Hankinta-asiamies sekä tilaajan että tarjoajan apuna Hankintaseminaari 7.11.2018 1
Keskinarkaus tausta LSHP vs. logistiikka- ja materiaalipäällikkö Kestävät Hankinnat, Sodankylä Tulevan hävittäjähankinnan teollisen yhteistyön kustannusten ja laillisuuden selvitys, VTV (Eduskunta) Poliisin materiaalihallinnon kehittämissuunnitelma (prosessijohtaminen), Poliisihallitus Maaseudun elinvoimaisuuden tutkiminen, Helsingin Yliopisto 2
Hankinta-asiamiehen tehtäviä Hankintaosaamisen lisääminen maakunnassa (sähköiset järjestelmät) Uusien hankintamenettelyjen esitteleminen (neuvottelu) Uusien käytänteiden lanseeraaminen (pienhankintaohjeet) Hankintojen avoimuuden edistäminen (pien/muut) Tarjouspyyntöjen löydettävyys / julkisten hankintojen näkyvyys Markkinavuoropuhelut Tietotaito laadukkaista hankinnoista (kriteerit) Hankintaprosessi (suunnittelusta sopimukseen) Reilun kilpailun varmistaminen 3
Elinvoimaisuus
Palvelut Työpaikat Verotulot
Elinvoimaa EI luoda puolustamalla oman kunnan rajoja VAAN avoimilla kilpailutuksilla ja fiksuilla kriteereillä!
Joka ikisen Lapin hankintayksikön esimiehen, joka käyttää veronmaksajien rahoja yksikössään, tulisi olla kiinnostunut organisaation roolista Lapin elinvoimaisuudessa. KAIKKIEN hankintayksiköiden ylimmän johdon tulee organisaatiossaan pitää huoli siitä, että jokainen substanssiyksikkö (ja jokaisen substanssiyksikön päällikkö) tietää, että osa heidän toimenkuvaansa on huolehtia siitä, että kaikkien ulkoa ostettavien palvelujen ja tuotteiden toteutus tulee tapahtua yhteistyössä toimittajien kanssa. Virkamiesten rooli ei siis ole vain substanssinsa toteuttaminen vaan AINA veronmaksajien rahaa käyttäessä muistaa sen linkki alueen elinvoimaisuuteen ja toimia tavalla, joka tukee tätä elinvoimaisuutta eikä nakerra sitä. 7
Lapin kunnat Asiat, joita kunta päättää ostaa ulkopuolelta, toteutetaan yritysmyönteisesti kun ne kilpailutetaan sen kokoisissa osissa, että alueen yritykset voivat tarjouspyyntöihin osallistua. Hankintalaki määrää kilpailuttamaan, mutta ei määrää sisältöä: on aivan kaupungin omien päätösten varassa mitä hankintaan ja ovatko kriteerit elinvoimaa vahvistavat. Hankintaohjeissa tulisi velvoittaa kilpailuttamaan tietyn kokoiset pienhankinnatkin avoimesti (muttei kankeasti). Sähköinen järjestelmä ei auta ellei siellä ole sisältöä. 8
Maakunnan haasteita
Kuntayhtiöt elinvoimaisuuden esteenä EK ja SY: Kuntien on vetäydyttävä markkinoilta Julkisen monopolin tilalle ei pidä syntyä yksityistä monopolia Vuoden vaihteessa astuvat voimaan tiukemmat rajat kuntien sidosyksiköiden mahdollisuuksille myydä palveluja kilpailluilla markkinoilla. Kuntayhtiöt ovat keksineet tapoja kiertää sääntelyä ja ne ovat laajentaneet markkinoilla toimimista. Suomen Yrittäjät (SY) ja Elinkeinoelämän keskusliitto EK vaativat kuntia vetäytymään markkinoilta. Vuodenvaihteessa astuvat voimaan tiukemmat rajat kuntien sidosyksiköiden eli palveluja omistajakunnilleen suoraan myyvien yhtiöiden mahdollisuuksille myydä palveluja myös muille kilpailluilla markkinoilla. Kunnat ovat reagoineet lähestyvään takarajaan toisin kuin toivottiin. Sen sijaan, että kuntayhtiöiden toiminta sopeutettaisiin sääntelyn vaatimuksiin, on keksitty uusi tapa kiertää sääntelyä ja laajentaa markkinoilla toimimista entisestään. Kuntien tehtävänä ei ole kilpailu yksityisten yritysten kanssa. Yleistyvä ja harmillinen ilmiö on, että kunta perustaa kaksi yhtiötä samalle toimialalle yhden omiin tarpeisiin ja toisen kilpailemaan yritysten kanssa.
Mikä niissä InHouse-yhtiöissä on vikana? Miten vaikuttaa palvelun laatuun se, että toimittaja tietää, ettei asiakas tule vaihtamaan palveluntuottajaa? Reklamointi on haasteellista kun sanktiotkin päätyy maksamaan asiakas. Julkisuuslaki ei toteudu. Liiketoiminnan riski veronmaksajilla. Hinnoittelu vaikeaa kun toiminta ei ole markkinaehtoista. Vääristää markkinoiden toimintaa eli syö oikeiden yritysten liiketoimintaa 11
Hansel laki SY ei kannata valtakunnallisia yhteishankintayksiköitä eikä varsinkaan velvoitetta niiden käyttöön, koska hankkiessaan alueiden puolesta markkinat käytännössä sulkeutuvat pk-yrityksiltä. Mielestämme maakunnat ovat kooltaan sekä johtamis- ja strategiaosaamiseltaan riittäviä toteuttamaan tarvittavat julkiset hankinnat siten, että uuden hankintalain tavoitteet toteutuvat KL-Kuntahankintojen perustamista vuonna 2008 perustellaan lakiluonnoksessa halulla tuoda tehokkuutta suurivolyymisiin hankintoihin niissä kohteissa, joissa ei ole paikallista tarjontaa. Tämä ei kuitenkaan ole toteutunut. Kunnat käyttävät KL- Kuntahankintojen kilpailuttamia puitesopimuksia myös tilanteissa, jossa paikallista tarjontaa olisi. Tämä sulkee markkinoita. Kuntien on vaikeaa irtautua KL-Kuntahankintojen sopimuksista sopimusehtojen kuten pitkän sopimuskauden vuoksi. 12
Miten hankintayksikkö voi tukea alueen elinvoimaisuutta? Luo hankintastrategia, joka ohjaa priorisoimaan Pk-yritysten osallistumismahdollisuudet. Laadi hankintaohjeet, jotka tukevat hankintastrategian toteutumista. Seuraa hankintojen kehittymistä asianmukaisilla mittareilla (kilpailutukset, tarjoukset, ostot, pienhankinnat, YVA:t, markkinavuoropuhelut) Hanki keskitetysti vain sellaista, mitä alueelta ei voi ostaa! Edistä sähköisten järjestelmien käyttöönottoa (tarjouspyynnöt, sopimukset, toimittajat) Älä luota vanhoihin tarjouspyyntöihin vaan tarkastele kriteerejä kriittisesti! Järjestä markkinavuoropuhelutilaisuuksia, hankintailtoja ja yritystapaamisia Kilpailuta hankinnat avoimesti 13
Yritysten rooli
Miten yritys voi edistää tuloksekkaita hankintoja? Ole aktiivisesti yhteydessä hankintayksikköön & osallistu hankintatilaisuuksiin. Pyri kommentoimaan tarjouspyyntöä ennen julkaisua mikäli se sinulle lähetetään. Huolehdi, että tarjouksesi vastaa juuri siihen, mitä pyydetään. Tarjousten vertaaminen tapahtuu kirjallisen aineiston perusteella eli ethän luota, että hankintayksikkö tuntee palvelusi esimerkiksi aiemman kokemuksen perusteella. Liitä tarjoukseen kaikki vaaditut asiakirjat. Tarkista, että pakolliset kriteerit ovat edellytysten mukaiset. Älä lisää tarjouksen vastaisia ehtoja! Lue koko tarjouspyyntö läpi ennen kysymys-vastausvaihetta ja lähetä kysymykset ennen kysymysten esittämisajan päättymistä. Huolehdi asiakirjojen toimittamisesta ajallaan koko sopimuskauden! 15
Molemminpuolinen ymmärrys
Ei kukaan piruuttaan tee huonoja hankintoja! Substanssitoimijat eivät ole hankinta-ammattilaisia eikä hankintalaki tulkintoineen kenellekään uppoa kertalukemalla Hankinta-asiantuntijat eivät puolestaan ole substanssiasiantuntijoita eivätkä voi tehdä tarjouspyyntöä yksin! Kuntien budjettirytmi johtaa kilpailutuskiireeseen keväällä Luottamushenkilöillä oltava myös tieto hankintalaista ja hankintaprosessin vaatimista resursseista Hankintayksiköt Julkisten hankintojen logiikka eroaa B2B hankintaprosessista: fokus on muodollisessa prosessissa eikä yhteistyössä Omaa liiketoimintaa pyörittäessä julkisten hankintojen byrokraattiset vaatimukset saattavat tuntua turhalta Hankintapäätöksiä ja lisätietopyyntöjä ei aina ole kirjoitettu selkokielellä, johon olisi näppärä reagoida On raja niissä resursseissa, jotka yrityksen kannattaa panostaa hankintaan, koska tulos epävarma Yritykset 17
18 Hankinta-asiamies edistää hankintaosaamista ja kilpailua ei toteuta hankintoja, tee tarjouksia tai edusta yhtä toimijaa. Hankinta-asiamies edistää reiluja kilpailutuksia ja avoimia markkinoita!
Ota yhteyttä hankinta-asiamieheen jos yrityksenä mietit Miten huolehtia, että alasi seuraava julkinen kilpailutus toteutettaisiin yritysmyönteisesti Onko hankintaa kilpailutettu ollenkaan Syrjiikö tai suosiiko tarjouspyyntö tiettyä tarjoajaa Ovatko hankinnan kohteen kriteerit epäselvät tai ehdot kohtuuttomat Onko pisteytys toteutettu tasavertaisesti ja onko päätöstä perusteltu riittävästi Miten hankintayksikköön saa yhteyden ja voiko kilpailutuksista keskustella etukäteen Miten hankintaprosessit julkisissa organisaatioissa etenevät ja miten niihin voidaan vaikuttaa Onko mahdollinen suorahankinta ollut perusteltu Onko tarjouspyyntöjen hinnoittelumalli looginen Mitä tietoja julkisuuslain perusteella voidaan odottaa jaettavaksi 19
Ota yhteyttä hankinta-asiamieheen jos hankintayksikkönä mietit, Tuleeko hankinta kilpailuttaa Miten hankinnan kohde tulisi määritellä Onko Pk-yritysten osallistumismahdollisuudet huomioitu ja miten se voitaisiin toteuttaa Mitkä ovat pakollisia kriteerejä, joilla varmistetaan minimilaatu Miten hinta-laatusuhde käytännössä määritellään Millainen hinnoittelumalli olisi toimiva Miten sähköisiä järjestelmiä hyödynnetään Miten markkinavuoropuhelu voidaan toteuttaa Mikä hankintamenettely hankintaan soveltuisi Onko hankintaohjeistus ajantasalla 20
Susanna-Sofia Keskinarkaus hankinta-asiamies p. 044 509 0277 susanna-sofia.keskinarkaus@yrittajat.fi Twitter: @SusannaSofia Instagram: skeskinarkaus Facebook: Susanna-Sofia Keskinarkaus LinkedIn: yrittajat.fi Susanna-Sofia Keskinarkaus 21