Tuettujen hankkeiden koulutus Vapaaehtoispalvelu (ESC11 ja ESC13)

Tuettujen hankkeiden koulutus 13.8.2019 Vapaaehtoispalvelu (ESC11 ja ESC13) jutta.kivimaki@oph.fi

Hankkeiden hallinnoinnista: Sopimukset

Hankesopimuksen osat Osa I - Erityisehdot (= allekirjoitettu hankesopimus) Sopimus on vain KTn ja edunsaajan välinen Liitteet: Liite I: Yleiset ehdot (2019) (löytyy netistä) Liite III: Rahoitus- ja sopimussäännöt (löytyy netistä) Liite IV: Sovellettavat korvausmäärät Liite V: Volunteering agreement Liite VI: Pankkitieto- ja maksatuslomake 14/08/2019 Opetushallitus 3

Hankesopimuksen numero hankenumeron rakenne: 2019-2-FI01-ESCxx-xxxxxx käytä yhteydenpidossa: - 6 viimeistä numeroa ja - hankkeen nimeä 14/08/2019 Opetushallitus 4

Sopimukset Lukekaa sopimuksen mukana sähköpostitse tuleva saatekirje! ÄLÄ TEE ITSE MUUTOKSIA SOPIMUKSIIN, esim. lisää allekirjoittajia. edunsaajan pitää palauttaa Opetushallitukseen: 2 kpl sopimuksia allekirjoitettuna ja maksatuslomake a) paperisena sopimuksen mukana allekirjoitettuna sekä b) word-muodossa sähköpostitse escsopimus@oph.fi 14/08/2019 Opetushallitus 5

Hankkeiden hallinnoinnista: Muutokset ja niiden vaikutukset hankesopimukseen

Muutokset edunsaajaorganisaatiossa Yhteystietojen muutoslomakkeella voi tehdä virallisen ilmoituksen: organisaation yhteystiedot muuttuvat hankkeen yhteyshenkilö vaihtuu hankkeen laillinen edustaja vaihtuu 14/08/2019 Opetushallitus 7

Muutoksia, joita EI voi tehdä Hankkeen alkuperäisen sisällön ja/tai tavoitteen muuttaminen kokonaisuudessaan 14/08/2019 Opetushallitus 8

Hankkeessa saa tehdä ilman sopimusmuutosta Toimintojen pituuksia voi muuttaa haetusta Liikkuvuuksien määriä (flow) saa muuttaa haetusta Liikkuvuuksien suuntia saa muuttaa haetusta Hanke tulee toteuttaa hyväksytyn hankehakemuksen ja liitteessä II kuvattujen hankkeen yleistavoitteiden mukaisesti Liikkuvuuksien tulee noudattaa Euroopan solidaarisuusjoukkojen ohjelmaoppaassa kyseisen toimintotyypin osalta vahvistettuja tukikelpoisuusehtoja. Myönnettyä rahoitussummaa ei saa ylittää Liikkuvuuden toimintotyyppiä ei saa muuttaa Mahdolliset sopimusmuutokset tulee tehdä aiemmin kuin 1kk ennen sopimuksen päättymistä 14/08/2019 Opetushallitus 9

Hankkeessa saa tehdä ilman sopimusmuutosta Ns. Könttäsummien (matkustus, organisaatiotuki, taskuraha, kielituki,) sisällä voi muuttaa tukea näiden kululuokkien kesken tai kululuokkaan inkluusiotuki vapaasti kuitenkin niin, että toiminto toteutuu sääntöjen mukaan Poikkeuksellista kuluista saa siirtää 10% muihin kululuokkiin Oheistoimintojen (complementary activities) myönnetystä rahasta saa siirtää, enintään 10 % mihin tahansa muuhun budjettikohtaan. hanke tulee toteuttaa hyväksytyn hankehakemuksen ja liitteessä II kuvattujen yleisten tavoitteiden mukaisesti 14/08/2019 Opetushallitus 10

PORTAALI

ESC Kaikki osallistuvat nuoret rekisteröityvät Euroopan solidaarisuusjoukkojen tietokantaan, josta organisaatiot käyvät merkitsemässä heidät hankkeisiinsa Tarjouksen voi lähettää vasta rahoituksen saaneesta hankkeesta kummankin osapuolen allekirjoitettua sopimus Nuoria voi valita joko Tekemällä omasta hankkeesta mainoksen Lähettämällä tarjouksen tietyillä kriteereillä (esim. teema) nuorille Valitsemalla jo sovitun nuoren hänen rekisteröintinumeronsa perusteella 14/08/2019 Opetushallitus 12

Pääsy PASS:iin pääsy on akkreditointilomakkeen LAILLISEN tai YHTEYSHENKILÖN sähköpostista tehdyillä EU login -tunnuksilla Sivulla http://europa.eu/youth/solidarity Click on the "Administrator login" button at the bottom of the European Youth Portal pages. Use their EU Login / ECAS account to authenticate themselves to the system. Select "European Solidarity Corps PASS" from the list of online tools available to them after they login. 14/08/2019 Opetushallitus 13

Placement Administration and Support System (PASS) 14/08/2019 Opetushallitus 14

PASS organisaation tiedot 14/08/2019 Opetushallitus 15

PASS tarjouksen tekeminen (1/4) 14/08/2019 Opetushallitus 16

Nuoren valinta (1/2) 14/08/2019 Opetushallitus 20

Nuoren valinta (1/2) 14/08/2019 Opetushallitus 21

Mobility Tool+

Mobility Tool+ (MT+) Portaalin kautta valitun nuoren tiedot siirtyy suoraan MT+ Hyväksytyt hankkeet lisäävät MT+ kumppaninsa Kaikki hankkeessa mukana olevat organisaatiot voivat lähettää kutsun nuorelle portaalin kautta Osallistumistodistuksen voi lähettää vain, jos nuori on täyttänyt EU-surveyn Suosittelemme kaikille nuorille osallistumistodistuksen lähettämistä 14/08/2019 Opetushallitus 23

ESC Funded projects ESC Portal and MT+ Applicant organisation Partner organisations ESC Registered candidates ESC Project approved Fill in participant report Manage project Add partners Add participant to project Participant report received Close project MT+ Info about project available for ESC Portal Send info about the receiving Partners can also send offers Send participant data and info about offer accepted Send info on certificates issued ESC Portal Can send offers for a specific project Offer sent Accept offer Issue certificate Partners: needs to hold a QL and be contact person or legal representative accreditation of the organisation

Mitä MT+ kirjataan -Vapaaehtoinen -Vapaaehtoisen perustiedot siirtyvät suoraan portaalista, kun vapaaehtoinen on hyväksynyt tarjouksen -Tiedot ovat MT+ vain lukumuodossa, niitä ei voi muokata - Organisaatiot - Hakemuksessa mainitut kumppaneista siirtyy suoraan tiedot MT+ - ns. Uudet kumppanit lisätään organisaatio-välisivulle ja kunkin kumppanin laillinen ja kontaktihenkilö kontaktit-välilehdelle -Accompanying Person - Tiedot mahdollisista saattajista merkitään MT+ - Poikkeus ESC13, jossa myös saattajan matkat on poikkeuksellisia kuluja -Etukäteisvierailuille osallistujat -Tiedot osallistujista merkitään MT+ 14/08/2019 Opetushallitus 25

Pakolliset liitteet ESC11, ESC13 Mahdollisen APVn ohjelma Vapaaehtoisen esimerkkiviikko Lyhytkestoisissa hankkeissa (<59pv) ohjelma koko hankeajalta, myös tulovalmennuksen ohjelma 14/08/2019 Opetushallitus 26

Pakolliset liitteet Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional Costs) Hyväksytään myönnetyistä, toteutuneista kuluista 100 % Kulujen käyttötarve tulee käydä ilmi sekä raportoidusta budjetista että loppuraportista a) Oleskeluluvat, rekisteröintikulut ja saattajien kulut b) Ennakkotapaamisen (APV) osallistujien täysihoitokulut eli majoitus ja ruokailut c) Muut sopimuksessa määritellyt hyväksyttävät kustannukset: Laskuihin perustuva todiste maksuista (=skannatut kuitit) Todisteessa on näyttävä laskuttajan nimi ja osoite, laskun määrä, valuutta ja päivämäärä Muistakaa virallinen valuuttalaskuri, valuutta muunnetaan ja ilmoitetaan aina euroina ( ) Vaihtokurssin kuukausi ja vuosi valitaan sen mukaan milloin NA on allekirjoittanut sopimuksen! http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/inforeuro/inforeuro_en.cfm 14/08/2019 Opetushallitus 27

Osallistujat 14/08/2019 Opetushallitus 28

Jos nuoret tiedot eivät siirry MT+, paina RETRIEVE NOW 14/08/2019 Opetushallitus 29

Aktiviteetit 1. Aktiviteetti tulee kuvata omanaan (juokseva A1, A2 jne numero) Jokaiselle hanketyyppille (APV, yksilöhanke, tiimihanke) Jokaiselle vastaanottavalle taholle 2. Jokaisessa, myös suoraan hakemuksesta siirtyneisiin aktiviteetteihin tulee käydä täyttämässä kohta vastaanottavasta tahosta, ja toiminnan tapahtumapaikasta ennen nuoren kiinnittämistä aktiviteettiin Alasvetovalikosta näkyy kaikki hankkeeseen merkityt kumppanit 3. ESC13 aktiviteetteihin riittää toiminnan kuvausruudussa lyhyt 1-2 lause vapaaehtoisen perustehtävästä 14/08/2019 Opetushallitus 30

Management of Activities Tiedot aktiviteetti välilehdelle tulevat suoraan hakemuksesta ja niitä pystyy muuttamaan kohdasta update 14/08/2019 Opetushallitus 31

Vapaaehtoisen liittäminen aktiviteettiin ja FLOWn lisääminen 1. Vaihtoehto A PARTICIPANTS -välilehdeltä 2. Liitä vapaaehtoinen aktiviiteettiin 1. Valitse nuori/ nuoret, jotka haluat kiinnittää aktiviteettiin 14/08/2019 Opetushallitus 32

Vapaaehtoisen liittäminen aktiviteettiin ja FLOWn lisääminen 1. Vaihtoehto B ACTIVITIES -välilehdeltä 14/08/2019 Opetushallitus 33

Hankkeiden hallinnoinnista: Talousasiat

Valuuttalaskuri Virallinen valuuttalaskuri löytyy täältä Ajankohtana käytetään kuukautta jolloin Kansallisen toimiston (NA) edustaja on allekirjoittanut sopimuksen. 14/08/2019 Opetushallitus 35

Ennakkomaksu Ennakkomaksu 80 % kokonaistuesta 1. edunsaaja allekirjoittaa ja palauttaa sopimukset 2. kansallisen toimiston edustaja allekirjoittaa sopimukset - Tästä 30 päivän kuluessa ennakko maksuun 14/08/2019 Opetushallitus 36

Loppumaksu ja -raportti Edunsaaja toimittaa hankkeen loppuraportin 60 päivän kuluessa hankkeen päättymispäivästä. Loppuraportti täytetään Mobility Tool+:ssa (MT+). Loppusuoritus max. (20%) on kertamaksu, joka kattaa loput hankkeen toteutuksesta aiheutuneista tukikelpoisista kuluista. Huom! Ei automaattisesti 20 % myönnetystä, vaan toteutuneen perusteella 14/08/2019 Opetushallitus 37

LIITE 3 -rahoitussäännöt Kertoo hankkeiden rahoitussäännöt selkeästi MT+ raportoidaan Matkustus, organisaatiotuki, taskuraha, inkluusiotuki ja kielituki ns. könttäsummina Todelliset kulut kuitein tulee osoittaa poikkeuksellisista kuluista Kaikki kuitit tulee säilyttää 6-vuotta (Suomen kirjanpitolaki) Tarvittaessa kaikki kulut tulee pystyä osoittamaan kansalliselle toimistolle 14/08/2019 Opetushallitus 38

Kulujen todentaminen tarvittaessa 1/3 Matkustaminen / organisaatiotuki - toimintotuki Tositteena todiste osallistumisesta toimintoon ilmoituksena, jonka ovat allekirjoittaneet vapaaehtoinen ja vastaanottava organisaatio vapaaehtoisen ja vastaanottavan organisaation nimi toiminnon tarkoitus (vapaaehtoispalvelu xx-paikassa) alkamis- ja päättymispäivät 14.8.2019 Opetushallitus

Kulujen todentaminen tarvittaessa 2/3 Organisaatiotuki hallintotuki: Todennetaan kuvaamalla toimintojen toteuttaminen loppuraportissa Taskuraha: Todennetaan osoittamalla, että edunsaaja on maksanut osallistujalle koko taskurahan, osallistujan pankkitilille tehdystä siirrosta annetun tositteen tai osallistujan allekirjoittaman kuitin muodossa. Kielituki: kurssitodistus, jossa osallistujan nimi, opetettu kieli, kielivalmennustuen muoto ja kesto sekä kurssin järjestäjän allekirjoitus ja/tai oppimateriaalin ostolasku, jossa näkyy opetettava kieli, laskun esittävän elimen nimi ja osoite, summa ja valuutta sekä laskutuspäivä ja/tai osallistujan allekirjoittama ja päiväämä ilmoitus, jossa on osallistujan nimi, opetettu kieli ja saadun kielivalmennustuen muoto ja kesto 14/08/2019 Opetushallitus 40

Kulujen todentaminen tarvittaessa 3/3 Inkluusiotuki: Todennetaan kuvaamalla hankkeessa toteutetut lisätoimet loppuraportissa sekä Mobility Tool+ tulee raportoida osallistujan osallistumisen esteistä sekä niistä lisätoimista, joita tämän osallistumisen tukemiseksi on tehty. Nuoren todistus osallistumisesta, jonka ovat allekirjoittaneet osallistuja ja vastaanottava organisaatio ja jossa esitetään osallistujan ja organisaation nimet, toiminnon tarkoitus sekä sen alkamis- ja päättymispäivät. 14/08/2019 Opetushallitus 41

Oleskelulupa Jokainen EU:n ulkopuolelta tuleva vapaaehtoinen tarvitsee oleskeluluvan EI VIISUMIA Ohjeet löytyvät https://migri.fi/vapaaehtoistyo Oleskeluluvan saaminen kestää minimissään 6 viikkoa Oleskelulupaa varten tulee käyttää OPH:lta saatavaa oleskelulupahakemuspohjaa, joka on laadittu MIGRIn kanssa yhdessä Julkaistaan myöhemmin netissä, toistaiseksi sen saa vain pyynnöstä 14/08/2019 Opetushallitus 42

Euroopan solidaarisuusjoukot Tulovalmennukset 2019

Tulovalmennukset 2019 Vapaaehtoisten saapumiset kannattaa suunnitella tulovalmennusten mukaan. Lyhytkestoisissa hankkeissa edunsaaja järjestää tulovalmennuksen itse. Tulovalmennukset 2019 29.5. 3.6.2019 (ke ma) 14. 19.10.2019 28.10 2.11.2019 14/08/2019 Opetushallitus 44

Koulutuksia

Koulutuksia Suomessa Uudet toimijat vapaaehtoistyö 29.8. Helsinki, vip 12.8. https://bit.ly/30x49qw Kansainvälistymismahdollisuudet enemmän tukea tarvitseville 3.9., vip 28.8. https://bit.ly/2wfs4ve Uudet toimijat harjoittelu ja työ 4.9.2019, vip 28.8. https://bit.ly/2vpitfi SAVE THE DATE Verkostotapaaminen akkreditoituneet/ql organisaatiot 27.-28.11. Majvik Palanneiden tapaaminen ; vuosina 2018-2019 vapaaehtoisjaksonsa päättäneet 28.-29.11. Majvik 14/08/2019 Opetushallitus 46