1(6) TARJOUSPYYNTÖ KIINTEISTÖJEN ULKOALUEIDEN HOIDOSTA 1. Hankinnan kuvaus Nurmijärven kunnan hankintapalvelut pyytää tarjoustanne kiinteistöjen ulkoalueiden hoidosta tarjouspyyntöasiakirjoista selviävällä tavalla sopimuskaudeksi 1.11.2015 31.10.2019. Sopimus koskee liitteessä 3 mainittujen kiinteistöjen ulkoalueita ja mahdollisesti sopimuskauden aikana tulevia uusia hoitokohteita. Sopimuskauden aikana hoitokohteita saattaa eri syistä jäädä pois hoidon piiristä. Ulkoalueiden hoitopalvelu sisältää kolme erilaista palvelukokonaisuutta, joita ovat: 1) Kunnan kiinteistöjen ulkoalueiden hoito 2) Ryhmäkasvien ja kanervien hoitopalvelut 3) Pensaiden alasleikkaus- ja kuorikatteen levityspalvelut Ulkoalueita, ryhmäkasvien ja kanervien hoito sekä pensaiden alasleikkaus ja kuorikatteen levitys hoidetaan tarjouspyyntöasiakirjojen kuvausten ja vaatimusten mukaisesti. 2. Hankintamenettely ja hankinnasta ilmoittaminen Hankinta on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä, jolla luodaan kiinteistöjen ulkoalueiden hoitoa koskeva puitejärjestely. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma -hankintailmoitusjärjestelmässä 22.6.2015, EU:n virallisen lehden TED-tietokannassa ja tarjouspyyntömateriaali on julkaistu Nurmijärven kunnan kotisivuilla Internetissä. 3. Asiakirjajulkisuus Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Asiakirjajulkisuuden osalta hankinnassa sovelletaan lakia viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tarjoajan mielestä mahdolliset liike- ja ammattisalaisuuksia koskevat tekstit pyydetään merkitsemään selvästi ei-julkinen merkinnällä. Tarjouskilpailun perusteella ratkaistavaa oikeustointa koskevat tarjousasiakirjat ovat julkisia asiakirjoja, mutta ne luovutetaan tiedon pyytäjälle seuraavasti: Asianosainen (esim. tarjouksentekijä) saa halutessaan asiakirjat nähtäväkseen jo päätöksen jälkeen. Liike ja ammattisalaisuudet eivät kuitenkaan tule julkiseksi, joten asianosaisillakaan ei ole oikeutta nähdä liike ja ammattisalaisuuksia. Jos asiakirjat sisältävät liike ja ammattisalaisuuksia, poistetaan ne näytettävistä asiakirjoista.
2(6) Muu kuin asianosainen (esim. kuntalainen) saa tarjouskilpailuun liittyvät em. asiakirjat, liikesalaisuuksia lukuun ottamatta, nähtäväkseen vasta, kun hankintasopimus on tehty. Tarjouksen vertailuhintatieto ei ole salassa pidettävä tieto. 4. Tarjouksen sisältö ja tarjoukselta vaaditut yleiset ehdot Tarjous on tehtävä liitteenä olevilla tarjouslomakkeilla siinä muodossa kuin tarjouspyynnössä on pyydetty. Tarjouslomakkeiden alkuperäistä sisältöä tai muotoa ei saa muuttaa. Tarjous ei saa olla miltään osin ehdollinen eikä siihen saa asettaa varaumia. Tarjoukseen liitetään vaaditut selvitykset ja todistukset sekä muut vaaditut asiakirjat. Tarjoajan tarjoamien palvelujen tulee täyttää tarjouspyynnön ja sen liitteiden asettamat vaatimukset. Tarjouksen on oltava suomenkielinen. Tarjouspyynnössä vaaditun tiedon, selvityksen tai asiakirjan puuttuminen voi johtaa tarjoajan sulkemiseen pois tarjouskilpailusta. Tarjoajaa pyydetään kiinnittämään huomiota siihen, että tarjous on laadittu huolellisesti, realistisesti, tarjouspyynnön mukaisesti ja sen ehdot täyttäen. Tarjoajien syrjimättömän kohtelun vaarantavat tulkinnanvaraiset, puutteelliset ja epäselvät tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. 5. Hinnat ja hintojen voimassaolo Kaikki hinnat ilmoitetaan 0 % alv-hintoina. Hinnat ovat nettohintoja, joihin ei hyväksytä mitään laskutus-, toimitus- tai muitakaan lisiä. Tarjoushinnat ovat voimassa koko sopimuskauden. 6. Hankinnan jakaminen, osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset Kiinteistöjen ulkoalueiden hoito jakautuu kolmeen osakokonaisuuteen: Ulkoalueiden hoitopalvelut, ryhmäkasvien ja kanervien hoitopalvelut ja pensaiden alasleikkaus- ja kuorikatteen levityspalvelut. Kustakin osa-alueesta tehdään omat päätöksensä seuraavasti: 1) Ulkoalueiden hoitopalvelut. Ulkoalueiden hoitopalveluista tehdään aluekohtaiset päätökset. Tarjoaja voi tarjota yhtä tai useampaa tarjousliitteessä mainittua hoitoaluetta kokonaisuudessaan (Rajamäki, Röykkä, Kirkonkylä ja Klaukkala). Tarjottavan hoitoalueen jokaista kohdetta on tarjottava. Hoitoaluetta koskevaa osatarjousta ei oteta huomioon. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 2) Ryhmäkasvien ja kanervien hoitopalvelut. Tarjous on kokonaistarjous eikä sitä voi sitoa hoitoalueisiin. Kunta tilaa palveluja tarpeen mukaisesti. Palveluntuottajaksi valitaan yksi tarjoaja. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.
3(6) 3) Pensaiden alasleikkaus- ja kuorikatteen levityspalvelut. Tarjous on kokonaistarjous eikä sitä voi sitoa hoitoalueisiin. Kunta tilaa palveluja tarpeen mukaisesti. Palveluntuottajaksi valitaan yksi tarjoaja. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Tarjoajaa kehotetaan kiinnittämään huomiota tarjoamiensa kokonaisuuksien toiminnallisuuteen ja logistiikkaan. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei oteta huomioon. 7. Tarjousten käsittelyvaiheet Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn vaan se suljetaan pois tarjouskilpailusta. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjousten käsittelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjouspyynnön mukaisten tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen tekeminen ja päätöksen tiedoksianto 6. Hankintasopimuksen tekeminen. Hankintasopimus syntyy vasta kun se on allekirjoitettu. Tarjoaja, joka ei täytä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen tai siten puutteellinen, että sitä ei voi enää jälkikäteen täydentää, suljetaan pois tarjouskilpailusta. 8. Hankinnan ratkaisuperuste, tarjousten vertailu ja vertailuperusteet Kiinteistöjen ulkoalueiden hoitoa koskevat hankinnat ratkaistaan alueittain omina hankintapäätöksinään (Rajamäen alue, Röykän alue, Kirkonkylän alue ja Klaukkalan alue). Hankinnan ratkaisuperuste on halvin alueen kokonaishinta. Ryhmäkasvien ja kanervien hoitopalvelut ratkaistaan kokonaisuutena ja ratkaisuperuste on halvin kokonaishinta. Pensaiden alasleikkauspalvelut ja kuorikatteen levittämispalvelut ratkaistaan kokonaisuutena ja ratkaisuperuste on halvin kokonaishinta. Sopimuskauden aikana mahdollisesti käyttöön otettavien uusien kiinteistöjen ulkoalueiden hoito, uusien ryhmäkasvien ja kanervien hoitokohteiden hoitaminen tai uusien pensaiden alasleikkaus- ja kuorikatteen levityskohteiden hoitaminen siirtyy valituille palveluntuottajille sopimushinnalla. 9. Hankintapäätöksen tekeminen, sopimukset syntyminen ja sopimuskausi
4(6) Nurmijärven kunnan hankintapalvelut tekee hankinnasta kirjallisen hankintapäätöksen, jotka perustuvat tällä tarjouspyynnöllä saatujen tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin. Hankintapäätökset perusteluineen lähetetään tiedoksi kaikille asianosaisille tarjoajien ilmoittamiin sähköpostiosoitteisiin. Palveluntuottajaksi valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimukset allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi ja EU kynnysarvon ylittävien hankintojen odotusaika 21pv päätöksen tiedoksiannosta on kulunut umpeen. Tarjous on tarjoajaa sitova tarjouksen voimassaoloajan loppuun saakka, mutta tilaajan puolelta sopimuksen sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. Valitun tarjoajan tulee allekirjoittaa sopimus viivytyksittä ja viimeistään 14 päivän kuluessa siitä kun sopimusasiakirjat on toimitettu sopimuskumppanille Sopimuskausi alkaa 1.11.2015 tai kun sopimus on allekirjoitettu ja jatkuu 31.10.2019 saakka. 10. Sopimuksen soveltaminen Sopimuksen soveltamisessa noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Toimittajan tarjous liitteineen tarjouspyynnön mukaisessa laajuudessa 5. KP YSE 2007 niiltä osin kuin ei ole ristiriidassa edellisten kanssa Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan edellä mainittua järjestystä toisiaan täydentäen siten, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus. 11. Hankinnan muut ehdot Hankintamenettely voidaan keskeyttää osittain tai kokonaan todellisen syyn perusteella esim. jos yksikään tarjous ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla tai tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia tai olosuhteet muuttuvat tarjouskilpailun aikana sellaisiksi että hankintayksikkö ei voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia tai tarjoukset ovat liian kalliita, jolloin käytettävissä oleva määräraha ei riitä. Kunta ei sitoudu palvelujen vähimmäistilausmäärään vaan tilaa palveluja tarpeittensa mukaisesti. Jos sopimuskauden aikana kunta aloittaa toiminnan uudessa kiinteistössä, tarkistetaan hoitoalueen kokonaishintaa siitä alkaen, kun hoito alkaa. Jos sopimuskauden aikana jokin kiinteistö jää pois hoidon piiristä, tarkistetaan hoitoalueen kokonaishintaa siitä lukien, kun kiinteistöä ei enää hoideta. Kaikki tarjousasiakirjat on oltava suomenkielisiä. 12. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä.
5(6) 13. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 31.1.2016 saakka. Tarjous sitoo tarjouksentekijää siihen saakka kunnes hankinnasta on tehty päätös ja sopimus. Sen jälkeen kun sopimus on tehty, sitoo tarjous voittanutta tarjoajaa mutta ei enää muita tarjoajia. 14. Yhteydenpito ja tarjouspyyntöön liittyvien lisätietojen saaminen Tarjouspyyntöön ja sen sisältöön liittyviä lisätietoja annetaan ainoastaan kirjallisesti. Kilpailutukseen ja tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset kysymykset ja tietopyynnöt tulee toimittaa 6.8.2015 klo 16.00 mennessä sähköpostilla osoitteeseen: hankintapalvelukeskus(at)nurmijarvi.fi Kaikkiin tehtyihin kysymyksiin ja tietopyyntöihin vastataan ja vastaukset julkaistaan Nurmijärven kunnan kotisivuilla viimeistään 14.8.2015 osoitteessa: http://www.nurmijarvi.fi/kuntatieto_ja_paatoksenteko/ilmoitustaulu/tarjouspyynnot Tarjoajia pyydetään seuraamaan Nurmijärven kunnan kotisivuja tarjousten jättöpäivään saakka, jotta saavat tietoonsa kysymysten, lisätietopyyntöjen ja vastausten tuottamat mahdolliset täsmennykset ja lisätiedot. 15. Tarjouksen jättäminen Kirjallinen tarjous liitteineen tulee toimittaa kirjallisessa muodossa suljetussa kuoressa 21.8.2015 klo 12.00 mennessä. Kuoreen tarjoustunnus: Kiinteistöjen ulkoalueiden hoitopalvelut. Postiosoite: Käyntiosoite: Nurmijärven kunta/hankintapalvelukeskus PL 37 01901 Nurmijärvi Nurmijärven kunta/ hankintapalvelukeskus Keskustie 2 B 01900 Nurmijärvi 16. Tarjoajan sähköpostiosoite Hankintapäätös annetaan tarjoajille tiedoksi sähköisellä tiedoksiannolla sähköpostitse. Tarjouksessaan tarjoajan tulee ilmoittaa sähköpostiosoite, jonne hankin-
6(6) tapäätös lähetetään. Sähköpostin häiriötön toiminta ja saapuvien viestien seuranta on tarjoajan vastuulla. 17. Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liitteistä: Tarjouspyyntö Liite 1 Tarjoajan kelpoisuus Liite 2 Tarjouspyynnön mukaisuus Liite 3 Ulkoalueiden hoito alueet, hoitokohteet ja hintatarjouslomake Liite 4 Pensaiden alasleikkaus- ja kuorikatteet levitys hankinnan ratkaisuperusteet ja hintatarjouslomake Liite 5 Ryhmäkasvien ja kanervien hoito - hankinnan ratkaisuperusteet ja hintatarjouslomake Liite 6 Ulkoalueiden hoito tehtävänkuvaus A 2 hoitoluokka Liite 7 Ulkoalueiden hoito tehtävänkuvaus A 1 hoitoluokka Liite 8 Sopimusluonnos ulkoalueiden hoito Liite 9 Kiinteistöpalvelualan yleiset sopimusehdot (KP YSE 2007) Kari Ylitie hankintajohtaja Nurmijärven kunta