Helsingin jhtamisjärjestelmän ja timialamallin arviinti 2018 2019 Arviinnin lppuraprtin esitysmateriaali valtuustn seminaariin Lppuraprtti: 16.05.2019 Valtuustn seminaari: 13.-14.06.2019 KPMG Oy Ab
Jhtamisuudistuksen arviinnin tulksien esitys valtuustn puliväliseminaarissa Sisältökhdat: Lähtökhdat arviintiin Arviinnin tteutustapa Kiteytetysti esimiesten tulksista Nstja samansisältöisistä kysymyksistä luttamushenkilöille ja esimiehille Luttamushenkilöiden tulkset Yhteenvet 2
Lähtökhdat arviintiin Helsingin kaupunki tteutti histriansa suurimman rganisaati- ja jhtamisuudistuksensa 1.6.2017, kun uuden valtuustn alittaessa: kymmenet virastt krvattiin timialilla, siirryttiin prmestarimalliin, valtuust valitsi prmestarin jhtamaan kaupunginhallitusta ja neljä apulaisprmestaria jhtamaan timialalautakuntia. Uudistus li phjustettu edellisellä valtuustkaudella, ja sen tavitteena li, että: kuntavaalituls heijastuu suremmin kaupungin jhtamiseen, demkraattinen päätöksentek ja sen vaikuttavuus paranevat, kaupunginvaltuustn ja kaupunginhallituksen rli jhtamisessa vahvistuvat. Käytännössä uudistus vaikutti jkaisen Helsingin kaupungin työntekijän työympäristöön ja luttamushenkilön timintaympäristöön; vähiten uudistus kski Ste-timialaa, jka li tteuttanut uudistuksensa j 2013. Uudistuksen mittasuhteet livat pikkeukselliset. Kaupunginvaltuust päätti tteuttaa jhtamisuudistuksen arviinnin, jnka tehtävänä li tuttaa tieta: jhtamisuudistuksen etenemisestä, j saavutetuista vaikutuksista, asetettujen tavitteiden saavuttamisesta niin viranhaltijiden kuin luttamushenkilöiden näkökulmasta. 3
Arviinnin tteutustapa li yhdenmukainen sekä viranhaltijille että luttamushenkilöille Kyselyt seuraavasti Helsingin kaupungin Questback-kyselykneella: Kevään 2018 kysely 8.5.-5.6.2018. Kevään 2019 kysely 18.3.-8.4.2019. Syventävät haastattelut khdistettiin sekä luttamushenkilö- että esimiesjhtn: Kevään 2018 haastattelut 11.5.27.6.2018. Kevään 2019 haastattelut 1.3.10.4.2019 Esimiehet Luttamushenkilöt 600 500 400 300 200 100 0 261 538 528 241 Kevät 2018 Kevät 2019 150 125 100 75 50 25 0 250 200 150 100 50 0 238 228 61 50 Kevät 2018 Kevät 2019 20 15 10 5 Kysely lähti Kyselyyn vastasi Kysely lähti Kyselyyn vastasi Kevät 2018 41 Kevät 2018 27 Kevät 2019 40 Kevät 2019 22 20 25 Haastateltiin 30 35 40 45 10 15 Haastateltiin 20 25 30 35 4
Kiteytetysti esimiesten tulksista 1/3: Uudistus tukee Helsingin strategista tavitetta lla maailman timivin kaupunki Esimiesten yleisnäkemys jhtamisuudistuksesta n, että se n lunut hyvän phjan: tehdä kaupungin timinnasta asukaslähtöisempää, sallistaa kaupunkilaisia palveluiden kehittämiseen, samanaikaisesti timia tehkkaammin ja yhtenäisemmin. Lisäksi strateginen jhtaminen n parantunut, käytännössä mm. kaupunkikknaisuuden hjattavuuden parantumisen kautta, kska: timialja vähemmän, kaupunkia jhdetaan yhtenä kknaisuutena, vahva rli kaupungin jhtryhmällä ja prmestarilla, kansliapäällikkö niv virkamiesjhtamista yhteen, timialalautakunnilla selkeämmät kytkökset kaupunginhallitukseen. 5
Kiteytetysti esimiesten tulksista 2/3: Muutksen taustalla vusikymmenien aikana juurtunut itsenäisten virastjen timintakulttuuri ja pienempien kknaisuuksien jhtamisen käytännöt; rganisaatirakenteet vi uudistaa yhdellä päätöksellä vusineljänneksessä, mutta työyhteisökulttuurin muuttaminen vie päämäärätietisestikin jhdettuna pari vutta. Uudistustyö n vielä kesken Arviinti nstaa esille selkeitä haasteita, jtka liittyvät: hallinnn keskittämiseen timialilla, työnjan selkeyteen timialjen ja kaupunginkanslian kesken, päätöksenten valmistelun jhtamisrlien epäselvyyteen, esimiesten kasvaneeseen työkurmaan hallinnllisissa asiissa ja työssä jaksamiseen. Useissa aihealueissa uuden työnjan ait sisäistäminen ja man rlin ttaminen ja vanhasta lupuminen n sapulten välillä kesken; nnistuminen edellyttää muuttumista työnjan kaikilta sapulilta, mikä vaatii aikaa, tistja, hjausta ja yhteistä tahttilaa. 6
Kiteytetysti esimiesten tulksista 3/3: Kkemus n tunut myös plarisituvia näkemyksiä kehityksiä Systemaattinen kehitystyö vie uudistusta khti asetettuja tavitteita Peräkkäin tehdyistä kyselyistä näkyy teemja, jiden kehityksessä yhdet näkevät psitiivista ja tiset haasteellista kehitystä: jhtamisen rlien ja vastuiden selkeydestä, mahdllistaak uusi timialarakenne ketterämmän ja palveluhenkisemmän timinnan, vatk digitaaliset vurvaikutusvälineemme timivia ja riittäviä; rganisaatiuudistus itsessään ei pista aikaisempia haasteita yhteistyössä, js ne vat jhtuneet tiednpuutteista, prsesseista, jhtamiskäytännöistä jne. piirteistä, jtka siirtyivät sellaisenaan uuteen rakenteeseen. Arviinnin aikana n tunnistettuihin haasteisiin j tartuttu eri työpajissa ja yhteistyökeskusteluissa. Systemaattisen, jatkuvan kehitystyön kautta uusi rganisaati arkipäiväistyy, eli timii kk ajan sujuvammin. 7
Nstja samansisältöisistä kysymyksistä Kysytty teema Päätöksentek: pliittinen päätöksentek ja virkamiesvalmistelu vat säilyneet selkeästi erillään Päätöksentek: apulaisprmestareiden ja timialajhtajien tehtävien ja vastuiden jak n selkeä Päätöksentek: timialalautakunnan ja jastjen päätöksenten sekä timialan valmistelutyön yhteentimivuus n vahvistunut Luttamushenkilöiden timintaedellytykset: luttamushenkilöillä n päätöksentessa riittävät tiedt timialani tilanteesta 4 14 Luttamushenkilöt kevät 2019 44 24 4 10 16 30 4 14 44 40 42 32 40 38 * Esimies-vastaajista ylin jht ja palvelukknaisuuksien jhtajat, 21 kpl. 5 5 43 43 14 5 Esimiehet* kevät 2019 10 5 14 19 48 5 71 48 43 24 Ylin jht ja palvelukknaisuuksien jhtajat vat esimiehistä ne timijat, jtka vat eniten vurvaikutuksessa luttamushenkilöiden kanssa. Yhtenäinen tilannekuva kaupungin ylimmän jhdn ja luttamushenkilöiden kesken n perusedellytys kehitystimenpiteiden tehkkaalle käynnistämiselle ja tteuttamiselle. Luttamushenkilöt ja ylin jht arviivat hyvin yhtenevästi, nk pliittinen päätöksentek ja virkamiesvalmistelu säilyneet selkeästi erillään jhtamisuudistuksen myötä. Vastausten plarisitumista liittyy arviintiin nk apulaisprmestareiden ja timialajhtajien tehtävien ja vastuiden jak selkeä. Ylin jht arvii psitiivisemmin, nk luttamushenkilöillä päätöksentessa riittävät tiedt timialan / kaupungin tilanteesta, ja nk timialalautakunnan ja jastjen päätöksenten sekä timialan valmistelutyön yhteentimivuus vahvistunut jhtamisuudistuksen myötä. 8
Luttamushenkilöiden tulksista 1/5: Päätavitteista kaksi klmesta n selkeästi tteutunut Luttamushenkilöiden näkemyksestä jhtamisuudistuksen kautta: kuntavaalituls välittyy aikaisempaa ikeudenmukaisemmin kaupungin ylimmän pliittisen jhdn valinnissa. kaupunginvaltuustn ja kaupunginhallituksen rli kaupungin jhtamisessa n vahvistunut. uudistuksen tavitteena lleista 3 päätavitteesta 2 selkeästi tteutunut. Muita vahvasti nnistumisen pulella levia asiita livat: prmestarimalli, uudet lautakunnat ja timialat vat selkeyttäneet kaupunkikknaisuuden hjattavuutta, prmestarin ja apulaisprmestareiden tehtävien ja vastuiden jak, prmestareiden, kaupunginhallituksen ja valtuustn työnjak, prmestaristn timinta arjessa. 9
Luttamushenkilöiden tulksista 2/5: Luttamushenkilöiden näkökulmasta erityisen psitiiviset viimeaikaiset kehityssuunnat Onk nyt vuden aikana jkin asia tai piirre Helsingin jhtamisjärjestelmässä kehittynyt hyvin tai pikkeuksellisen hyvin parempaan suuntaan? 1. Prmestarin ja apulaisprmestarin rlit prmestari n selkeä keulahahm, kaupungin kasvt, prmestari/ apulaisprmestarit lähempänä muita pliittisia päättäjiä kuin jhtavat virkamiehet aikaisemmassa mallissa. 2. Tiednkulku apulaisprmestarien välityksellä yhteys virkahenkilöstön ja luttamushenkilöiden välillä n parantunut, tiet lautakunnan linjauksista kulkee paremmin. 3. Prmestarin ja apulaisprmestarien kyky ajaa kaupungin etua prmestari ja apulaisprmestarit vat ttaneet kantaa kaupungin kannalta tärkeisiin asiihin ja saaneet aiempaa enemmän julkisuutta kannantille, Helsingin jhdn näkyvyys valtakunnallisesti ja kyky ajaa kaupungin etuja n vahvistunut. 10
Luttamushenkilöiden tulksista 3/5: Muiden tavitteiden salta edellytetään lisäkkemusta Luttamushenkilöiden vastauksissa li jakaantuneita näkemyksestä siitä, nk jhtamisuudistus parantanut: demkraattista päätöksenteka ja sen vaikuttavuutta, päätöksenten läpinäkyvyyttä, luttamushenkilöiden timintaedellytyksiä mm. strategiseen hjaukseen, tiednkulkua kaupungin ja luttamushenkilöiden välillä, plarisituneita vastuksia vahvistivat avimet vastaukset, jissa viitattiin puluekentän jakaantumiseen prmestari- ja ei-prmestari -pulueisiin. Muita selkeästi vielä haasteellisina nähtyjä asiita livat: asukaslähtöisyyden ja sallistamisen parantuminen uudistuksen myötä, nk uusi jhtamisjärjestelmä keventänyt byrkratiaa Helsingissä, lautakuntien työmäärän suuruus ja jastjen timinnan kehittämistarpeet, timialjen ngelmat timitilayhteistyössä, jtka heijastuvat luttamushenkilöille asti. 11
Luttamushenkilöiden tulksista 4/5: Luttamushenkilöiden näkökulmasta erityisen haastavat viimeaikaiset kehityssuunnat Onk nyt vuden aikana jkin asia tai piirre Helsingin jhtamisjärjestelmässä kehittynyt liian paljn ei-tivttuun tai haasteelliseen suuntaan? 1. Vallan keskittyminen / demkratian tila asiiden valmistelua hjataan ja päätöksentekn sallistutaan prmestaristn timesta, tiet ja valta keskittyvät tietyille pulueille (prmestaripulueet). 2. Tehtävämäärät lautakunnissa laajat asiakknaisuudet ja päätettävien asiiden suuri määrä, jastjen heikk hyödyntäminen. 3. Timialjen yhteistiminnan haasteet erityisesti muiden timialjen yhteistyö KYMPin kanssa tilista. KYMPillä n vastuu kaupungin kiinteistöistä, nyt yhteistyö timialjen kanssa näyttäytyy luttamushenkilöille hitaana ja ntuvana. 12
Luttamushenkilöiden tulksista 5/5: Luttamushenkilöiden näkökulmasta erityisen uudet kehityssuunnat Onk näkyvillä tai syntymässä jkin kehityssuunta tai ilmiö, jka luttamushenkilötiminnan näkökulmasta pitäisi humiida Helsingin jhtamista ja jhtamisjärjestelmää edelleen kehitettäessä? 1. Lautakuntien ja jastjen työjak jastjen ja lautakuntien rlien ja tehtävien tarkastelu nykykkemuksen perusteella. 2. Prmestarin / apulaisprmestarien valta prmestaristn käyttämän vallan arviinti suhteessa asetettuihin tavitteisiin, apulaisprmestareiden pliittisen hjauksen määrän arviinti milla timialilla. 3. Valtuustn rli alitteiden käsittely 4. Minkälaisen kaupungin me haluamme-keskustelu tämä n käyty strategiatyössä, mutta nyt kaupungin tilanne n j eri, tarve seuraavaan keskusteluun ja arviintiin nykytilanteessa sekä nyt tunnistettujen timintaympäristön tulevaisuuskuvavaihtehtjen näkökulmasta, uudet Helsingin skenaarit. 13
Yhteenvet Arviinnin tehtävänä li tuttaa ajantasaista tieta jhtamisuudistuksen j saavutetuista vaikutuksista sekä etenemisestä ja asetettujen tavitteiden saavuttamisesta sekä viranhaltijiden että luttamushenkilöiden näkökulmasta Esimiesten salta keskeiset nstt: uudistus tukee Helsingin tavitetta lla maailman timivin kaupunki, uudistustyö n vielä kesken, tunnistettu myös plarisituvia näkemyksiä, systemaattinen kehitystyö vie uudistusta khti tavitteita. Luttamushenkilöiden salta keskeiset nstt: päätavitteista kaksi klmesta n selkeästi tteutunut, muiden tavitteiden salta edellytetään lisäkkemusta. Seuraavaksi n lennaista, miten sekä virkamiesjht että luttamushenkilöjht ttaa humin arviinnin nstamat näkökulmat ja ilmiöt, sekä lu mahdllisuuksia ja antaa yhteisiä linjauksia psitiivisen suunnan edelleen vahvistamiseen, ja haasteiden kyseessä llessa niiden ratkaisemiseen. 14
Kiteytys: mahdlliset tweetit arviinnin tulksista Olemme mudstuneet yhdeksi vahvemmaksi kknaisuudeksi Meillä n selkeä ja yhteinen strategia ja tällä rakenteella sitä n helpp tteuttaa Vielä n työtä jatkettava sisäisten prsessien ja vastuutahjen selkiyttämisessä sekä vanhasta pisppimisessa Työ vielä kesken ja siksi n ennenaikaista tdentaa timinnan tuttavuuden ja kustannustehkkuuden parantumista Uskn, että saavutamme taludellisia ja asiakashyötyjä, kska tarkastelemme asiita nyt enemmän laajempana kknaisuutena. Sitä kautta saamme erilaisia yhteisiä hyötyjä Sisäisen asiakkuuden palvelumallia ei le ymmärretty kansliassa eikä vielä aina timialjen hallinnssa Timeenpann haaste timialilla, että kehittäminen khdistuu aina samihin avainhenkilöihin. Pitää pystyä laajentamaan tekijöiden ja uudistajien rinkiä Prmestarimalli n parantanut demkraattista päätöksenteka ja vaikuttavuutta sekä vahvistanut kaupunginvaltuustn ja hallituksen rlia kaupungin jhtamisessa Pliittinen aspekti tullut vahvemmaksi päätöksentessa: asiat n hyvin jumpattu kaupungin hallituksessa, ennen kuin ne etenevät valtuustn Yhdessä timiva prmestarist parantaa timinnan hjattavuutta APOjen kautta ja yleisemminkin lautakuntien yhteistyö virkamiehistöön päin timii ja tiet kulkee Yhteys kaupunkilaisten suuntaan n vahvistunut prmestaristn timinnalla Haastava yhdistää: pitkät asialistat ja ist materiaalimäärät sekä npeus- ja ketteryystavitteet. Tulksena kurmitusta ja kiirettä. Siirtyykö myös valtaa virkamiehille? Js haluaa vaikuttaa asiihin, tulee vida lla mukana lautakuntatyöskentelyssä. Kaupunginhallituksessa vaikea enää vaikuttaa Mahdlliset tweetit esimiesten vastauksista Mahdlliset tweetit luttamushenkilöiden vastauksista 15
KIITOS! Tästä n hyvä jatkaa. 13.06.2019 Arviinnin lppuraprtin esitysmateriaali valtuustn seminaariin