Kunnanvaltuuston hyväksymä 12.4.2010 Dnro 1207/454/2008 KIRKKONUMMEN KUNNAN TALONRAKENNUSHANKKEET HANKEOHJE Astuu voimaan 19.4.2010 SISÄLLYSLUETTELO Yleistä...1 Talonrakennushankkeen prosessi...1 Hankkeen organisointi...1 1. Tarveselvitys...2 2. Hankesuunnitelma...4 3. Hankkeen sijoittaminen investointiohjelmaan ja jatkotoimenpiteet...6 4. Toteutussuunnittelu...7 5. Rakentaminen...8 6. Käyttöön luovuttaminen...8
2
1 Yleistä Hankeohjetta sovelletaan talonrakennushankkeisiin joiden kokonaiskustannusten arvioidaan ylittävän 500 000 (alv0). Tätä pienemmät hankkeet toteutetaan toimialan tai tilahallinnon aloitteesta käyttötalouden määrärahalla. Pienempää hanketta valmisteltaessa noudatetaan soveltuvin osin tämän ohjeen periaatteita. Tämän hankeohjeen lisäksi noudatetaan voimassaolevia hankintaohjeita ja lakeja. Talonrakennushankkeen prosessi Kirkkonummen kunnan talonrakennushankkeita koskeva prosessi jakaantuu seuraaviin vaiheisiin: 1 Tarveselvitys (kesto 3-12 kk) 2 Hankesuunnitelma (kesto 6-15 kk) 3 Hankeen sijoittaminen investointiohjelmaan 4 Toteutussuunnittelu (kesto 12-24 kk) 5 Rakentaminen (kesto 9-24 kk) 6 Käyttöön luovuttaminen Hankkeen organisointi Tarveselvitysten ja hankesuunnitelmien laatimista varten kunnassa toimii kolme hankeryhmää; sivistystoimen hankeryhmä, perusturvan hankeryhmä ja monitoimihankeryhmä. Kunnanhallitus asettaa hankeryhmät toimikaudekseen sekä valitsee puheenjohtajat ja varapuheenjohtajat. Sivistystoimen toimialan hankeryhmässä on yhteensä kuusi (6) jäsentä ja kuusi (6) varajäsentä seuraavasti: neljä kunnanhallituksen nimeämää edustajaa, yksi sivistyslautakunnan edustaja, yksi palvelutuotannon johtokunnan edustaja. Hankeryhmän kutsusta suomenkielisen varhaiskasvatus- ja opetuslautakunnan puheenjohtaja, ruotsinkielisen varhaiskasvatus- ja opetuslautakunnan puheenjohtaja, nuorisolautakunnan puheenjohtaja tai liikuntalautakunnan puheenjohtaja voivat osallistua kokoukseen asiantuntijoina silloin kun tarveselvitys/hankesuunnitelma koskee heidän tehtäväaluetta. Varaedustajina toimivat em. toimielinten varapuheenjohtajat. Sivistystoimen toimialajohtaja nimeää ryhmään kaksi viranhaltija-asiantuntijaa, joista toinen toimii myös ryhmän sihteerinä. Yhdyskuntatekniikan toimialajohtaja nimeää ryhmään kaksi tilahallinnon viranhaltija-asiantuntijaa.
2 Perusturvan toimialan hankeryhmässä on yhteensä kuusi (6) jäsentä ja kuusi (6) varajäsentä seuraavasti; neljä kunnanhallituksen nimeämää edustajaa, yksi perusturvalautakunnan edustaja ja yksi palvelutuotannon johtokunnan edustaja. Perusturvan toimialajohtaja nimeää ryhmään kaksi viranhaltija-asiantuntijaa, joista toinen toimii myös ryhmän sihteerinä. Yhdyskuntatekniikan toimialajohtaja nimeää ryhmään kaksi tilahallinnon viranhaltija-asiantuntijaa. Mikäli palveluverkon kannalta on tarpeellista, että hankesuunnitteluvaiheessa perustetaan monitoimihanke, hankesuunnitelman käsittelee monitoimihankeryhmä ( 7 jäsentä), jonka kokoonpano on seuraavaa ja edustajat ovat edellä mainituista ryhmistä; neljä kunnanhallituksen nimeämää edustajaa yksi sivistystoimen hankeryhmän edustaja yksi perusturvan hankeryhmän edustaja ja yksi palvelutuotannon johtokunnan edustaja. Sivistystoimen ja perusturvan toimialajohtajat nimeävät ryhmään yhteensä kaksi viranhaltijaasiantuntijaa, joista toinen toimii myös ryhmän sihteerinä. Yhdyskuntatekniikan toimialajohtaja nimeää ryhmään yksi tilahallinnon viranhaltija-asiantuntijaa. Toimialajohtajilla on läsnäolo- ja puheoikeus toimialansa ja monitoimihankkeen hankeryhmän kokouksissa. Hankeryhmien kokouksiin voi osallistua yhdyskuntatekniikan toimialajohtaja ja myös muita asiantuntijoita. Valmistelu tapahtuu toimialoilla toimialajohtajan johdolla, monitoimihankkeissa yhdyskuntatekniikan toimialajohtajan johdolla. Hankesuunnitelman hyväksymisen jälkeen palvelutuotannon johtokunta vastaa rakennuttamisesta tämän hankeohjeen mukaisesti. 1. Tarveselvitys Lähtökohtana on kunnanvaltuuston hyväksymä palveluverkkosuunnitelma/rakentamisohjelma/investointisuunnitelma ja toimialan näkemys toimintansa pitkäntähtäyksen tavoitteista sekä keinoista niiden toteuttamiseksi. Kiinteiden kustannusten pitämiseksi kohtuullisina tavoitteena on myös toiminnan sopeuttaminen käytettävissä oleviin tiloihin. Toimialan hankeryhmä laatii käyttäjätoimielimen esityksestä palveluverkkosuunnitelmaan/rakentamisohjelmaan/investointisuunnitelmaan perustuvan tarveselvityksen. Liikuntalautakunta valmistelee oman tehtäväalueensa tarveselvitysehdotukset ja toimittaa ne sivistystoimen hankeryhmälle. Tilahallinto vastaa peruskorjaushankkeiden tarveselvitysehdotuksien laatimisesta ja esittää ne ao. hankeryhmälle. Peruskorjaushankkeiden tarveselvitysehdotuksiin liitetään kuntotutkimus tai kuntoselvitys. Tarveselvitys laaditaan viimeistään 3 vuotta ennen hankkeen toteutussuunnittelua. Joissakin erityisen kiireellisissä hankkeissa tarveselvitys voidaan tehdä myöhemminkin.
3 Tarveselvityksessä tulee kiinnittää erityistä huomiota mm seuraaviin seikkoihin; vaihtoehtoiset palvelutuotantotavat, vaihtoehtoiset tilanhankintamallit (myös kumppanuusmallit), yhteiskäyttöisyys sekä esitys tilanhankintavaihtoehdosta. Tarveselvityksestä tulee käydä ilmi seuraavat seikat; Tarpeen määrittely o toiminnan kuvaus, nykytilanne ja tuleva kehitys o nykyiset käyttäjämäärät, ennusteet tulevasta o käytössä olevat tilat, niiden käyttöaste ja kunto o toiminnan muutokset, toiminnan tarkoituksenmukainen järjestäminen o seuraukset, mikäli hanke viivästyy tai jää toteutumatta o hankkeen kiireellisyys Tavoitteiden asettelu o tarvittavien tilojen arvioitu määrä ja tarkoituksenmukaisin sijainti o tilojen suunniteltu käyttöikä o arvioidut henkilöstöresurssit ja kokonaiskustannukset o vaihtoehtoiset palveluntuotantotavat o yhteiskäyttöisyys Ratkaisumallit o Tilanhankintavaihtoehdot oma/kumppanuushanke, osto, vuokraus, korjaus, uudisrakentaminen, tyyppipäiväkoti, tyyppikoulu o Mahdollisuudet valtionosuuksien saamiseksi o Rakennuspaikat o Alustavat kustannusselvitykset o Tilanhankintavaihtoehtojen alustava vertailu o Tavoiteaikataulu Jos ratkaisumallina on ns. tyyppirakennus esitetään tarveselvityksessä rakennuksen lopullinen rakennuspaikka, kustannusarvio ja vaikutukset käyttötalouteen Hankepäätösehdotus Hankeryhmä pyytää palvelutuotannon johtokunnan lausunnon tarveselvityksestä sekä toimittaa tarveselvityksen päätösehdotuksineen ao. lautakunnalle (sivistyslautakunta, suomenkielisen varhaiskasvatus- ja opetuslautakunta, ruotsinkielisen varhaiskasvatus- ja opetuslautakunta, liikuntalautakunta, nuorisolautakunta, perusturvalautakunta) käsiteltäväksi. Kunnanhallitus hyväksyy tarveselvityksen ja sijoittaa hankkeen alustavasti investointiohjelmaan.
4 Kuva 1, prosessikaavio, tarveselvitys 2. Hankesuunnitelma Kunnanhallitus päättää hankesuunnitelman laatimisesta. Ns. tyyppirakennusten osalta ei tehdä hankesuunnitelmaa vaan hanke sijoitetaan investointiohjelmaan ja siirrytään toteutussuunnitteluvaiheeseen. Hankesuunnitelma pohjautuu tarveselvitykseen. Hankesuunnitelman pohjalta tehdään päätös mm. hankkeen laajuudesta, toiminnallisista ja teknisistä tavoitteista, käyttötarkoituksesta, kustannusvaikutuksista ja toteuttamisajankohdasta. Toimialan hankeryhmä laatii hankesuunnitelman ja pyytää valmisteluvaiheessa tarvittavat lausunnot eri tahoilta. Hankkeen tavoitehinta lasketaan tilaohjelman, niistä laaditun viitesuunnitelmien ja laatutasomääritysten (rakennustapaseloste) sekä muiden erityissuunnitelmien (mm alustavat pohjatutkimukset, kuntokartoitukset, elinkaari/energia-analyysit yms) pohjalta Hankesuunnitelman valmistuttua toimialan lautakunta (sivistyslautakunta, suomenkielisen varhaiskasvatus- ja opetuslautakunta, ruotsinkielisen varhaiskasvatus- ja opetuslautakunta, liikuntalautakunta, nuorisolautakunta, perusturvalautakunta) käsittelee sen ja esittää kunnanhallituksen ja kunnanvaltuuston hyväksyttäväksi. Hankesuunnitelman tulee olla valmis vähintään kaksi vuotta ennen hankkeen rakentamista. Joissakin erityisen kiireellisissä hankkeissa aikataulu voi olla poikkeava. Yli neljä vuotta vanhojen tarveselvitysten ja hankesuunnitelmien ajanmukaisuus tarkistetaan ennen toteutussuunnittelun aloittamista ja tarvittaessa ne päivitetään ja hyväksytään kuten edellä.
5 Hankesuunnitelman sisältö on seuraava Hankkeen nimi, hankeryhmä ja toimeksianto Tilan hankintatapa Vaihtoehtovertailut (oma/kumppanuushanke, osto, vuokraus, korjaus, uudisrakentaminen, muu) Rakennuspaikan rakennuskelpoisuus o osoite o tiedot rakennuspaikan omistus- ja hallintaoikeudesta sekä o kaavoitustilanne ja liikenneratakisut o alustavat maaperätutkimukset Huonetilaohjelma liitteet; o kaavakartta selityksineen o alustavat pohjatutkimukset o luettelo huonetiloista ja hyötyalat (hym2)tiloittain, yhteenlaskettuna ja per henkilöä (käyttäjä), o liitteet; tilaohjelma luettelo o yhteiskäyttömahdollisuudet Tekniset ratkaisut, varusteet ja laitteet o rakennetekniset ratkaisut o LVIA- ja sähkötekniset järjestelmät o ympäristö- ja elinkaaritavoitteet (lämmitysmuoto, energialuokan tavoitetaso, jätehuolto yms.) o turvajärjestelyt o piha-alueet (pihasuunnitelma) o kalusteet Hankkeen kustannusarvio o rakennuskustannukset kiintokalusteineen o mahdollinen valtionosuus Vaikutukset käyttötalouteen Muut selvitykset o liitteet o toiminnan käynnistämiskustannukset (ensikertainen kalustaminen, tarvikkeet, varusteet, laitteet) o kiinteistön käyttötalouskustannukset ja sisäinen vuokra o käyttäjähallintokunnan käyttötalouskustannukset o elinkaari/energia-analyysi
o peruskorjaushankkeissa rakennustyön aikaiset väliaikaistilat ja toimintaolosuhteet korjaus- ja muutostyön aikana (tarvittaessa) Toteuttamisajankohta o perustuu hankkeen tarpeellisuuteen ja kiireellisyyteen, o huomioitava mahdolliset maa-alueiden hankintaa, kaavoitusta, poikkeamislupaa, työllisyysnäkökohtia ja rahoitusmahdollisuuksia koskevat seikat 6 Kuva 2, prosessikaavio, hankesuunnitelma 3. Hankkeen sijoittaminen investointiohjelmaan ja jatkotoimenpiteet Hankesuunnitelman hyväksymiskäsittelyn yhteydessä konsernihallinto laatii hankkeelle rahoitussuunnitelman ja selvittää hankkeen vaikutukset kunnan taloussuunnitelmaan. mm. o eri rahoitusvaihtoehdot; oma-, yksityinen- (kumppanuusmallit), muu rahoitus Rahoitussuunnitelmassa otetaan huomioon mahdollinen valtionosuus. Konsernihallinto huolehtii valtionosuuden hankkimisesta tulosalueiden valmistelun pohjalta. Jos hanke toteutetaan ns. kumppanuusmallilla palvelutuotannon johtokunta kilpailuttaa hankkeen hankesuunnitelman perusteella. Palvelutuotannon johtokunta toteuttaa hankkeen, jos sille on taloussuunnitelmassa varattu riittävä määräraha. Jos talousarviossa on osoitettu hankesuunnitelmasta poikkeava määräraha, hankesuunnitelma päivitetään.
7 4. Toteutussuunnittelu Palvelutuotannon johtokunta nimeää hankkeelle projektipäällikön, joka vastaa hankkeesta ja käynnistää toteutussuunnittelun, kun hankesuunnitelma on hyväksytty ja hankkeen rahoitus on hyväksytty taloussuunnitelmaan ja talousarviossa on varattu suunnittelumääräraha hanketta varten. Hankkeen tulee olla massoittelultaan luonnonympäristöön sopiva julkinen rakennus, joka suuruudeltaan ja muodoltaan sopeutuu ympäristökokonaisuuteen. Suunnittelussa huomioidaan tilojen ja järjestelmien terveellisyys ja turvallisuus nykymääräysten mukaan sekä pyritään kestävän kehityksen mukaisiin ja käyttökustannusten kannalta edullisiin tilaratkaisuihin, rakenteisiin ja materiaaleihin. Projektipäällikkö vastaa toteutussuunnittelusta virkatyönä. Käyttäjän edustajat, asiantuntijat ja valvontaviranomaiset mm. terveysvalvonta, työ- suojelu, väestönsuojelu, vammaisneuvosto osallistuvat toteutussuunnitteluun ja antavat lausuntoja siitä. Mikäli hankesuunnitelmasta poiketaan, muutoksen hyväksymisestä päätetään hankesuunnitelman hyväksymisprosessin mukaisesti. Vähäiset muutokset hankesuunnitelmaan (vaikutus toteutusaikatauluun alle 6 kk, taloussuunnitelmaan alle 50 000, ei merkittäviä toiminnallisia muutoksia) hyväksyy palvelutuotannon johtokunta. Hankkeen toteutussuunnitelmat (L1, L2) ja pääpiirustustasoiset suunnitelmat hyväksyy palvelutuotannon johtokunta. Kustannusarviot päivitetään tarpeen mukaan tässä yhteydessä. Hankkeen toteuttamisajankohta määrittyy sitovasti kun hankkeen toteutusmäärärahat on hyväksytty talousarvioon ja taloussuunnitelmaan. Kuva 3, Toteutussuunnittelun prosessikaavio
5. Rakentaminen 8 Rakentamispäätöksen tekee palvelutuotannon johtokunta hankkeen pääpiirustustasoisten suunnitelmien hyväksymisen yhteydessä edellyttäen,että hankkeen rakentamiselle on varattu riittävä määräraha. Rakentaminen toteutetaan hyväksyttyjen suunnitelmien ja talousarviomäärärahan mukaisesti siten, että talousarvioon varataan vähintään 5 % lisä- ja muutostyövaraus. Rakennussuunnittelusta, rakentamisen valmistelusta, toteuttamisesta ja valvonnasta vastaa projektipäällikkö virkatyönä. Päätökset urakoitsijavalinnoista tekee palvelutuotannon johtokunta. Projektipäällikkö raportoi hankkeen etenemisestä ja kustannustilanteesta ainakin käyttösuunnitelman raportoinnin yhteydessä. Käyttäjän edustajilla on mahdollisuus osallistua työmaakokouksiin. Kuva 4, Rakentamisen prosessikaavio 6. Käyttöön luovuttaminen Rakennuskohteen ottaa vastaan projektipäällikkö ja tilahallinnon edustajat. Ensikertaisen kalustamisen toteuttaa käyttäjä. Projektipäällikkö huolehtii ylläpito- ja käyttäjähenkilökunnan koulutuksesta. Kohteen takuuasioista vastaa projektipäällikkö, joka myöskin tekee hankkeesta taloudellisen loppuselvityksen ja huolehtii asiakirjojen arkistoinnista, vakuutus- ja vakuusasioista. Taloudelliset loppuselvitykset sisällytetään Palvelutuotannon johtokunnan toimintakertomukseen.
Takuuaika on kaksi vuotta. Projektipäällikkö ottaa vastaan käyttäjien palautteen virheistä, suorittaa ensimmäisen vuoden välitarkastuksen sekä varsinaisen takuutarkastuksen ja valvoo, että urakoitsijat korjaavat takuuaikana havaitut virheet. Takuuajan päätyttyä alkaa rakennuksen normaali käyttö. 9 Kuva 5, Käyttöönoton prosessikaavio