TOIMITILOJEN SUUNNITTELUPERUSTEET

Transkriptio

1 TOIMITILOJEN SUUNNITTELUPERUSTEET Toimintamalli tarveselvitys ja hankesuunnitteluvaiheissa KV seminaari Tekninen johtaja Anu Näätänen

2 MIKSI OHJEITA PÄIVITETÄÄN Edelliset ohjeet vuodelta 2002 Yhtenäiset pelisäännöt ja eriosapuolten roolien selkeyttäminen nykyisessä organisaatiomallissa Työkalu keskusten johdolle/ käyttäjille, tilaajille ja tilakeskukselle Resurssien tarkoituksenmukainen käyttö Henkilöstö Talous Varmistetaan että suunnitellaan hyviä perustiloja, käytettävää ja tarkoituksenmukaista, mutta ei extraa Strategisten linjausten huomioon ottaminen tilasuunnittelussa Uutena näkökulmana alueellisen toimitilasuunnittelun malli (esim. Karsikon koulu, Pataluodon kampus)

3 MITEN ETENEE Pohjana 2003 käyttöön otettu ohje: Toimitilahankkeiden suunnitteluperusteet tarveselvitys ja hankesuunnitteluvaiheissa Muutostarpeita on käyty läpi viranhaltijayöpajakokouksia, jossa käyty läpi tarkennustarpeita Tuodaan tilatyöryhmään ja kaupunginjohtoryhmään kommenteille Haetaan myös poliittisen johdon linjaus Tuodaan kaupunginhallituksen käsittelyyn Sovittu, että tilakeskus päivittä erikseen hankesuunnittelun teknisen ohjeen

4 HAVAITUT PUUTTEET Miten varmistetaan isojen strategisten linjausten huomioon ottaminen yksittäisten hankkeiden suunnittelussa? Eri toimijoiden tarpeiden yhteensovitus ketä kuullaan, missä linjataan? Päätöksentekoprosessin selkiyttäminen eri kokoisissa hankkeissa

5 MIHIN PYRITÄÄN Tavoitteena tulee olla alueellisen toimitilasuunnittelun malli Eri toimintojen synergiaetujen löytäminen Palveluverkkokokonaisuuden järjestämien kuntalaisten kannalta järkevällä ja taloudellisesti kestävällä tavalla. Vaihtoehtojen aito selvittäminen (kokonaisuus)

6 MIKÄ MUUTTUU Osapuolten roolit selkiytyvät Päätöksenteko selkiytyy Aiempaa paremmin jo suunnittelun alkuvaiheessa esillä: Strategiset linjaukset Yhteistoimintamahdollisuudet ja tilojen tehokas yhteiskäyttö Ratkaisujen kokonaistaloudelliset vaikutukset

7 VIRANHALTIJAORGANISAATION ROOLIT Keskus / käyttäjä Toiminnalliset seikat ja tulevaisuuden näkymät Uutena asiana mukaan valmisteluun aina taloushallinnosta vastaava Yhtenäisen linjan varmistaminen samankaltaisissa hankkeissa Tilojen toiminnallisuus käytännön työssä Konsernihallinto/ tilaaja Strategiset linjaukset, tarpeiden yhteensovittaminen, kokonaisnäkemys sekä taloudesta että toiminnasta Tarveselvityksen käynnistymisestä sovittava aina vastuullisen tilaajan kanssa Tilakeskus Vastuu suunnitelman teknisistä osioista ja koko suunnitelman kokoamisesta Tilatyöryhmä Tiedonkulun varmistaminen Tieto kaikista käynnistyvistä/käynnissä olevista suunnitteluhankkeista (vakioasiaksi esityslistalle) Palveluiden alueellinen yhteensovittaminen

8 TARVESELVITYSVAIHE Taustalla muuttuneet tilatarpeet (kapasiteetti, palveluverkonmuutos, kunto) Tarveselvityksen tulee vastata kysymykseen Miksi tämä hanke tarvitaan. Yleisenä linjana on tilojen käytön tehostaminen Alueellinen tarveselvitys lähtökohtana ja vain erikoistapauksissa yksittäistä rakennusta koskeva selvitys Tarveselvitysvaiheessa arvioidaan aina myös hankkeen kokonaistaloudellisia vaikutuksia (investoinnit, käyttötalous, muutos vaiheen kustannukset) Kaikkien osapuolten tehtävänä on tarkastella hanketta mm. kaupungin strategisten linjausten, kokonaistalouden ja palveluverkon näkökulmasta Selvitetään vaihtoehtoisia ratkaisumalleja, joista yksi valitaan jatkosuunnittelun pohjaksi Tarvittaessa arvio myös kiinteistöstä luopumisesta ns. hallittu alasajo Päätöksenteko => valitaan yksi vaihtoehto, millä mallilla jatketaan suunnittelua

9 HANKESUUNNITTELU Hankesuunnitteluryhmän kokoonpano ja vetäminen Poliittisen ohjausryhmän tarve (vrt. Siilainen) Yhdenmukainen toimintamallin keskenään vastaavissa hankkeissa Aikataulu ja osapuolten vastuut suunnittelun etenemisestä Tilatarpeiden mitoituksen ja laatutason ohjauksen periaatteet Päätöksentekoprosessi Hankesuunnitelman hyväksyminen hallintosäännön ja talousarvion täytäntöönpano- ohjeiden mukaisesti (KH/ KV) Tuottajalautakuntien kuuleminen?

10 MUUTA SELVITETTÄVÄÄ Laaditaanko omia mitoitussuosituksia (vrt. Helsingillä oma päiväkotien mitoitusohje) Käyttäjänhankinnat ja toimintavarustus Selvitetään riittävän ajoissa Asettavat vaatimukset Taide yms. elementit hankkeessa Kustannukset ja vastuut selkeästi mukana päätöksen teossa