Vastuunjakotaulukko kunnan kiinteistöihin kohdistuvissa hankinnoissa

Transkriptio

1 Tekninen lautakunta Vastuunjakotaulukko kunnan kiinteistöihin kohdistuvissa hankinnoissa 154/ / / /2012 Tekla 61 Kiinteistöjen käyttäjien ja ylläpitäjien välillä on ollut epäselvyyksiä mm. tilojen muutosten, laitteiden korjausten/hankintojen yms. töiden vastuun- ja kustannusten jaosta. Näiden epäselvyyksien vähentämiseksi, toiminnan tehostamiseksi ja yhteisen tasapuolisen linjauksen löytämiseksi on laadittu esityslistan liitteenä oleva vastuunjakotaulukko. Vastuunjakotaulukon laatimisen lähtökohtana on ollut, että selkeästi toiminnalle kuuluvat koneet, laitteet ja kalusteet ovat käyttäjien vastuulla ja niistä aiheutuvat kustannukset ovat käyttäjien vastattavia. Kiinteistöä palvelevat koneet ja laitteet kuuluvat puolestaan teknisille palveluille. Kiinteistön jatkuva kunnossapito ja sen vaatimat toimenpiteet kuuluvat teknisten palveluiden vastuulle, samoin niistä aiheutuvat kustannukset. Muutostyön tai korjauksen johtuessa käyttäjän tarpeista tai toiminnan muutoksesta, kustannusvastuu on pääsääntöisesti käyttäjällä, vastuu toteutuksesta on tällöinkin kiinteistön ylläpitäjällä. Uudisrakentamisen ja peruskorjausten yhteydessä hankittava ensikertainen kalustaminen kuuluu pääsääntöisesti teknisten palveluiden vastattavaksi projektille osoitetun määrärahan puitteissa. Valmistelu ja lisätiedot: toimistosihteeri Kaija Lehtonen, puh rakennuspäällikkö Markus Rantanen, puh. (044) Kasvope 72 Tekninen johtaja: Tekninen lautakunta hyväksyy alustavasti esityslistan liitteenä olevan vastuunjakotaulukon ja pyytää siitä muiden hallintokuntien lausunnot. Tekninen lautakunta: ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. _ Tekninen lautakunta pyytää lausuntoa liitteenä olevasta vastuunjakotaulukosta koskien kunnan kiinteistöihin kohdistuvia hankintoja. Irtaimistohankinnat kuuluvat ilman muuta kiinteistöä hallinnoivalle hallintokunnalle ja vastaavasti kiinteistöön kuuluvat kiinteistöä palvelevat hankinnat teknisille palveluille. Ongelma aiheutuu pääasiallisesti vastuunjakotaulukossa esitetyistä kohteissa tehtävistä työsuorituksista. Taulukko toteutuessaan aiheuttaa sen, että tiloja käyttävien hallintokuntien tulee varata talousarvioon

2 määrärahat joiltain osin kiinteistönhoitoon liittyviin kustannuksiin. Määrärahat ovat nykyisin teknisten palveluiden talousarviossa. Ko. määrärahojen jakaminen useaan eri hallintokuntaan ei vaikuta budjettiteknisesti järkevältä ratkaisulta. Aiemmin käytössä ollut kiinteistökohtainen oma talonmies-järjestelmä toimi hyvin ilman tätä ongelmaa. Jotta talousarvion valmistelussa tekniset palvelut osaavat varautua tuleviin korjaus- ja muutostöihin tulisi tiloja hallinnoivan hallintokunnan yhdessä teknisten palveluiden kanssa laatia suunnitelma ko. asioista ennen budjettivalmistelua. Esityslistan liitteenä teknisten palveluiden laatima vastuunjakotaulukko. Valmistelu- ja lisätiedot: hallinto- ja talouspäällikkö Jouko Koivunen, puh Sivistystoimenjohtaja: Kasvatus- ja opetuslautakunta esittää lausuntonaan seuraavaa: Esitetyssä muodossa olevaa taulukkoa ei tulisi ottaa käyttöön. Taulukko on toisaalta liian yksityiskohtainen, toisaalta sieltä puuttuu olennaisia tehtäviä. Vastuunjakotaulukon valmisteluun eivät ole ilmeisesti osallistuneet työtä suorittavat henkilöt eivätkä tulosyksikköjemme esimiehet. Toiminnan tehokkaan ja taloudellisen toteuttamisen kannalta on järkevää, että jokainen tulosalue keskittyy omaan osaamiseensa tuotettaessa palveluja kuntalaisille. Myöskään kiinteistöön liittyvien määrärahojen varaaminen jokaisen hallintokunnan talousarvioon ulkoisina menoina ei tunnu mielekkäältä. Tiiviissä yhteistyössä tekniset palvelut ja muut hallintokunnat pääsevät tehokkaimpaan ja koko kunnan kannalta taloudellisimpaan lopputulokseen. Mikäli vastuunjakotaulukko otetaan esitetyssä muodossa käyttöön, tulee kasvatus- ja opetuspalvelujen talousarvioon 2013 varata määrärahat niiden tehtävien suorittamiseen, jotka eivät taulukon mukaan kuuluisi enää teknisille palveluille. Kasvatus- ja opetuslautakunta: ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Kuvala Tekninen lautakunta pyytää lausuntoa liitteenä olevasta vastuunjakotaulukosta koskien kunnan kiinteistöihin kohdistuvia hankintoja. Irtaimistohankinnat kuuluvat ilman muuta kiinteistöä hallinnoivalle hallintokunnalle ja vastaavasti kiinteistöön kuuluvat kiinteistöä palvelevat hankinnat teknisille palveluille. Ongelma aiheutuu pääasiallisesti vastuunjakotaulukossa esitetyistä

3 kohteissa tehtävistä työsuorituksista. Taulukko toteutuessaan aiheuttaa sen, että tiloja käyttävien hallintokuntien tulee varata talousarvioon määrärahat joiltain osin kiinteistönhoitoon liittyviin kustannuksiin. Määrärahat ovat nykyisin teknisten palveluiden talousarviossa. Ko. määrärahojen jakaminen useaan eri hallintokuntaan ei vaikuta budjettiteknisesti järkevältä ratkaisulta. Aiemmin käytössä ollut kiinteistökohtainen oma talonmies-järjestelmä toimi hyvin ilman tätä ongelmaa. Jotta talousarvion valmistelussa tekniset palvelut osaavat varautua tuleviin korjaus- ja muutostöihin tulisi tiloja hallinnoivan hallintokunnan yhdessä teknisten palveluiden kanssa laatia suunnitelma ko. asioista ennen budjettivalmistelua. Vastuunjakotaulukko on esityslistan liitteenä. Valmistelu- ja lisätiedot: hallinto- ja talouspäällikkö Jouko Koivunen, puh Hallinto- ja talouspäällikkö: Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunta esittää lausuntonaan seuraavaa: Esitetyssä muodossa olevaa liian yksityiskohtiin menevää taulukkoa ei tulisi ottaa käyttöön. Toiminnan tehokkaan ja taloudellisen toteuttamisen kannalta on järkevää, että jokainen tulosalue keskittyy omaan osaamiseensa tuotettaessa palveluja kuntalaisille. Myöskään kiinteistöön liittyvien määrärahojen varaaminen jokaisen hallintokunnan talousarvioon ulkoisina menoina ei tunnu mielekkäältä. Tiiviissä yhteistyössä tekniset palvelut ja muut hallintokunnat pääsevät tehokkaimpaan ja koko kunnan kannalta taloudellisimpaan lopputulokseen. Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunta: hyväksyttiin yksimielisesti. Petu 108 Tekninen lautakunta pyytää lausuntoa liitteenä olevasta vastuunjakotaulukosta koskien kunnan kiinteistöihin kohdistuvia hankintoja. Vastuunjakotaulukko ei ole kaikilta osin tarkoituksenmukainen. Osa perusturvatoimen yksiköistä maksaa sisäistä vuokraa (esim. terveyskeskus, vanhainkoti ym.) ja osassa asukkaat (palvelukodit) maksavat vuokran huoneestaan ja yhteisistä tiloista tekniselle toimelle. Vastuunjakotaulukossa ei ole huomioitu mm. näitä asioita. Perusturvan perustehtävään ja osaamisalueeseen ei kuulu kiinteistöihin liittyvät tehtävät. Tehokkaan toiminnan kannalta on järkevää, että jokainen hallintokunta tuottaa omaan osaamiseensa liittyviä palveluita. Lisäksi ei ole taloudellista, että jokainen hallintokunta varaa erikseen rahat

4 talousarvioonsa kiinteistöihin liittyviin kustannuksiin. Perusturva toivoo tekniseltä toimelta joustavia käytäntöjä tuottaessaan sisäisiä palveluja muille hallintokunnille. Perusturvatoimi katsoo myös, että tilojen muutosten, laitteiden korjausten/hankintojen yms. töiden vastuun- ja kustannusten jakoa sekä aikataulutusta tulee selkiinnyttää ja käytäntöjä yhdenmukaistaa. Perusturvapalvelujen ensi vuoden talousarvioon ei ole varattuna kiinteistöön liittyviä määrärahoja. Valmistelu ja lisätiedot: sosiaalipalvelupäällikkö Katriina Uusitalo-Perkola, puh Sosiaalipalvelupäällikkö: Perusturvalautakunta esittää lausuntonaan seuraavaa: Vastuunjakotaulukko ei ole kaikilta osin tarkoituksenmukainen ja vaatii vielä täsmennyksiä. Mikäli vastuunjakotaulukko kuitenkin otetaan esitetyssä muodossa käyttöön, tulee perusturvapalvelujen vuoden 2013 talousarvioon varata määrärahat niiden tehtävien suorittamiseen, jotka eivät vastuunjakotaulukon mukaan kuuluisi teknisille palveluille. Perusturvalautakunta: ehdotus hyväksyttiin. Tekla Tekninen lautakunta on pyytänyt muilta hallintokunnilta lausuntoa kunnanomistamiin kiinteistöihin kohdistuvan vastuunjakotaulukon käyttöönotosta. Lausunnon antoivat kasvatus- ja opetuslautakunta, kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunta sekä perusturvalautakunta. Kaikissa lausunnoissa otettiin kantaa taulukon yksityiskohtaisuuteen ja kustannusten jakautumiseen. Lausunnoissa ei tullut esille selkeitä taulukon muutos- /parannusehdotuksia.taulukkoa on päivitetty saatujen lausuntojen perusteella ja kustannusvastuu eri toimenpiteisträ on merkitty x-kirjaimella. Valmistelu ja lisätiedot: rakennuspäällikkö Markus Rantanen, puh. (044) Tekninen johtaja: Vastuunjakotaulukkoon on pyydetty muilta hallintokunnilta lausunnot. Näissä lausunnoissa ei ole ollut merkittäviä muutosehdotuksia. Tekninen lautakunta hyväksyy vastuunjakotaulukon käyttöönottamisen alkaen niissä kiinteistöissä, joissa käyttäjänä on jokin toinen hallintokunta. Taulukkoa ei sovelleta niihin kiinteistöihin, joissa vuokralaisena on kunnan ulkopuolinen taho. Tekninen lautakunta:

5 Tekninen lautakunta päättää, että vastuunjakotaulukko otetaan käyttöön ja vastuunajakotaulukon käytöstä saatujen kokemusten perusteella taulukkoa päivitetään tarvittaessa vuoden 2014 talousarvion valmistelun yhteydessä. _ Khall Vastuunjakotaulukon vaikutukset talousarvioon ja sisäiseen tulosalueiden väliseen laskutukseen ovat jääneet usealle tulosalueelle epäselväksi ja asiasta on keskusteltu myös kunnan johtoryhmässä. Asiaa tulisi tarkastella ennen käyttöönottoa vielä tulosalueiden kanssa sekä toiminnallisten että taloudellisten syiden johdosta. Tästä syystä on tarkoituksenmukaista siirtää vastuunjakotaulukon käyttöönottoa. Valmistelu ja lisätiedot: Hallinto- ja henkilöstöpäällikkö Johanna Aalto, puh Kunnanjohtaja: Kunnanhallitus päättää, teknisen lautakunnan päätöksestä poiketen, että vastuunjakotaulukon käyttöönotto siirretään alkavaksi Khall 109 Kunnanhallitus Hyväksyttiin yksimielisesti päätösehdotus. Vastuunjakotaulukon käyttöönottamisen valmistelu ei ole edennyt kokouksessa määritellyllä tavalla. Vastuunjakotaulukon ei voida arvioida olevan valmis käyttöönotettavaksi Valmistelu ja lisätiedot: Hallinto- ja henkilöstöpäällikkö Johanna Aalto, p Kunnanjohtaja: Kunnanhallitus päättää, että vastuunjakotaulukkoa ei esitetyssä muodossa oteta käyttöön; ja lähettää asian tekniselle lautakunnalle valmisteltavaksi uudelleen. Tekla 27 Kunnanhallitus: Hyväksyttiin yksimielisesti päätösehdotus. Kunnan omistamien kiinteistöjen käyttäjien ja ylläpitäjien välillä on ollut pitkään epäselvyyksiä mm. tilojen muutosten, laitteiden korjausten/hankintojen yms. töiden vastuun- ja kustannusten jaosta. Tätä jakoa on pyritty selventämään jo vuonna 2012, kun vastuunjakotaulukon laadinta aloitettiin. Tämän jälkeen on kiinteistöpalveluihin tullut lukuisia

6 pyyntöjä myös kiinteistönhoitajien työnkuvauksen selvittämisestä ja yhtenäistämisestä eri kiinteistöissä. Liitteenä olevan vastuunjakotaulukon avulla pyritään, varsinkin kustannusten osalta, selkeyttämään nykyistä toimintamallia. Vastuunjakotaulukko on laadittu siten, että kiinteistössä tuotettavaa palvelua tai toimintaa palvelevat koneet, laitteet ja kalusteet ovat kiinteistöä käyttävän hallintokunnan vastuulla ja niistä aiheutuvat kustannukset ovat käyttäjien vastattavia. Kiinteistöä palvelevien koneiden ja laitteiden kunnossapidon vastuu ja kustannukset kuuluvat puolestaan teknisille palveluille. Tällaisia koneita ovat mm. ilmanvaihtokoneet, sähkökeskukset, automaattiset paloilmoitinkeskukset tms. Myös kiinteistöjen jatkuva kunnossapito ja sen vaatimat toimenpiteet kuuluvat teknisten palveluiden vastuulle, samoin niistä aiheutuvat kustannukset. Muutostyön johtuessa käyttäjän tarpeista tai kiinteistössä tuotettavan toiminnan muutoksesta, kustannusvastuu on pääsääntöisesti kiinteistöä käyttävällä hallintokunnalla, mutta vastuu toteutuksesta on tällöinkin kiinteistön ylläpitäjällä. Uudisrakentamisen ja peruskorjausten yhteydessä hankittava ensikertainen kalustaminen kuuluu pääsääntöisesti teknisten palveluiden vastattavaksi projektille osoitetun määrärahan puitteissa. Valmistelu ja lisätiedot: rakennuspäällikkö Markus Rantanen, puh. (044) Tekninen johtaja: Tekninen lautakunta päättää, että vastuunjakotaulukko otetaan noudatettavaksi alkaen. Tekninen lautakunta: ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. _