TARJOUSPYYNTÖ PÄÄKIRJASTON JA LIIKUNTAHALLIN SIIVOUSPALVELUN HANKINNASTA

1 (10) Diaarinro 111/2019 9.4.2019 TARJOUSPYYNTÖ PÄÄKIRJASTON JA LIIKUNTAHALLIN SIIVOUSPALVELUN HANKINNASTA 1. Hankinnan kohde ja laajuus Pyydämme tarjousta Turengissa sijaitsevan pääkirjaston ja liikuntahallin kokonaisvaltaisesta siivouspalvelusta ajalle 1.8.2019-31.7.2021 (+ 1 ja + 1 optiovuotta, joiden käytöstä tehdään erilliset päätökset). Kiinteistössä on aula-kahviotila, kirjasto ja kirjastoauto, toimistoja, lukusali, varastoja, luokkatila, asiakas wc:t, liikuntasali ja yleisurheilutila, katsomo, pukeutumis- ja peseytymistilat, sauna ja kuntosali. Lisäksi kiinteistössä on henkilökunnan tiloja ja kiinteistöhoidon käytössä olevat tekniset tilat. Aukioloajat: Kirjasto: Ma 10.00 19.00 Ti - pe 12.00 19.00 La 10.00 14.00 Lehtilukusali: Ma - pe 9.00 19.00 La 9.00 14.00 Liikuntahalli ja kuntosali: Joka päivä 6-22.00 Arkipyhien ja kesäaikojen poikkeavat aukioloajat ilmoitetaan ajankohtaisesti kunnan nettisivuilla www.janakkala.fi Ylläpitosiivouspalvelu tuotetaan 5 x viikossa arkisin klo 6-24 välillä, arkipäivillä tarkoitetaan päiviä maanantaista perjantaihin. Viikonlopun siivoustarve määritellään ja tilataan erikseen varauksien ja kiinteistössä järjestettävien tapahtumien mukaisesti. Perussiivoukset kiinteistössä voidaan jaksottaa koko vuoden ajalle. Hankittavaan kokonaisvaltaiseen siivouspalveluun liittyy suunnittelu, laadunhallinta ja -seuranta yhteistyössä tilojen käyttäjien ja kunnan puhtauspalvelun kanssa. Edellytämme säännöllisen omavalvontaohjelman toteuttamista palvelun laadun varmistamiseksi. Janakkalan kunta Kunnanvirasto Puh. (03) 68 011 Juttilantie 1 14200 Turenki

2 (10) Sopimus tehdään ajanjaksolle 1.8.2019-31.7.2021 + 1 + 1 optiovuotta. 2. Hankintamenettely ja sopimusehdot Tilattavan siivouspalvelun kuvaus ja laatuvaatimukset on esitetty liitteessä 1. Hankinnassa noudatetaan avointa menettelyä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon 25 ylittävä hankinta. Hankintailmoitus tarjouspyyntöasiakirjoineen julkaistaan HILMA - palvelussa. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (1397/2016). Hankinnassa noudatetaan ensisijaisesti tarjouspyynnön mukaisia ehtoja. Toissijaisesti noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014). Tarjoaja ei saa liittää tarjouksensa liitteeksi omia tai oman alansa sopimusehtoja. Tarjoajan omat tai tarjoajan oman alan ehdot otetaan sopimukseen mukaan soveltuvin osin ja tästä sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos yhtään tarjousta ei ole hyväksytty. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta jos saadaan vain yksi (1) hyväksyttävissä oleva tarjous tai jos ostajaryhmittymän käytössä olevat rahat eivät riitä hankinnan toteuttamiseen. Pidätetään oikeus keskeyttää hankinta, jos tarjouspyynnössä ilmenee jälkikäteen virhe, joka ei ole mahdollistanut tarjoajien tasapuolista kohtelua tai jos toimintaympäristössä on tapahtunut sellaisia muutoksia, joiden perusteella tarjouspyyntö ei ole omiaan tuottamaan tarkoituksenmukaista ratkaisua. Muulta osin pidätetään oikeus keskeyttää hankinta muissa lainsäädännön sallimissa rajoissa. Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia ostajalta korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään automaattisesti tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Osatarjouksia ei hyväksytä. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Hankintapäätös ei luo sopimussuhdetta ostajan ja myyjän välille. Hankintapäätös tai muu vastaus ei ole oikeustoimilain tarkoittama tarjouksen ehdoton hyväksyminen vaan sopimus syntyy sopimusasiakirjan allekirjoituksella, joka tehdään kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus ostajan ja valitun toimittajan välillä katsotaan syntyneeksi vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankinnasta on allekirjoitettu erillinen kirjallinen sopimus.

3 (10) Asiakirjojen pätevyysjärjestys: 1. Sopimus 2. Sopimuksen liitteet 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2014) 5. Tarjous liitteineen Hankintasopimus laaditaan ostajan (eli tarjouksen pyytäjän) sopimuspohjalle. Tehtävä sopimus astuu voimaan 1.8.2019 ja on voimassa 31.7.2021 lisättynä + 1 + 1 vuoden optiolla, ellei sitä jommankumman sopijapuolen toimesta kirjallisesti irtisanota. Irtisanomista ei tarvitse perustella. Ennen irtisanomista on toiselle sopijapuolelle poikkeuksetta varattava mahdollisuus neuvotteluihin, jotka on saatettava päätökseen 14 päivän kuluessa neuvottelupyynnön esittämisestä. Tilaajalla on oikeus sanoa koko syntyvä hankintasopimus irti kolmen (3) kuukauden irtisanomisajalla. Palveluntuottajan puolelta irtisanomisaika on kuusi (6) kuukautta. Sopimusvelvoitteiden täyttämisessä todetut puutteet ratkaistaan ensisijaisesti sopijapuolten välisin neuvotteluin, joissa pyritään sopimaan välittömästä virheen oikaisemisesta, yhteisesti hyväksytystä sopimuksen tulkinnasta sekä osoitetun vahingon täysimääräisestä korvaamisesta toiselle osapuolelle. Jos edellä mainituilla puutteellisuuksilla on niiden kohteeksi joutuneelle osapuolelle oleellinen merkitys, eikä edellä mainituissa neuvotteluissa päästä sopimukseen, on puutteellisuuksien kohteeksi joutunut osapuoli oikeutettu purkamaan sopimuksen ilman irtisanomisaikaa sekä saamaan toiselta osapuolelta täysimääräisen korvauksen sopimuksen purkautumisesta aiheutuneesta vahingosta enintään irtisanomisajalta. Palveluntuottaja huolehtii siitä, että palvelun sisältö ja laatu ovat tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisia. Sopimuskauden alkaessa palvelun tilaaja ja tuottaja varmistavat yhteisen käsityksen siitä, mitä liitteen 1 puhtaustaso käytännön työssä tarkoittaa. Kohteen tilojen ja pintojen sen hetken kunto tarkastetaan ja kirjataan. Tilaaja ja tuottaja kirjaavat yhteisen käsityksen siitä, miltä tilojen ja pintojen tulee näyttää päivittäisen siivouksen jälkeen ja miltä perussiivouksen jälkeen. Mikäli tämä taso ei toteudu, tuottaja on velvollinen tekemään tarvittavat toimenpiteet asian parantamiseksi. Tilaajan oma siivoustyönjohto tekee yhteistyötä tuottajan kanssa laadun varmistamiseksi. Lisäksi voidaan haluttaessa käyttää ulkopuolista auditoijaa. Palvelun tilaaja voi teettää molempien sopimusosapuolten hyväksymällä ulkopuolisella arvioijalla teknisen laadun arviointikierroksia kohteissa tarpeellisin väliajoin. Laadun tulee täyttää tarjouspyyntö/tarjous/sopimusasiakirjoissa määritelty taso. Sopimus sisältää velvoitteen tuottaa tilaajalle sovittavin väliajoin raportti palvelutuotannon laadun seurannasta.

4 (10) Sopimus sisältää velvoitteen raportoida tilaajalle tilojen kunnosta (mm. huomatut vesivahingot) ja pienten puutteiden korjaustarpeesta, esim. rikki menneet kalusteet, saippua- ja pyyheannostelijat. Palveluntuottajalla tulee olla omaisuus-, vastuu-, keskeytys- ja oikeusturvavakuutus. Tarjouspyynnössä olevissa tiloissa, niiden käyttötarkoituksissa tai aukioloajoissa voi sopimuskauden aikana tapahtua muutoksia, jotka vaikuttavat tämän tarjouspyynnön kohteena olevan toiminnan järjestämiseen ja laajuuteen. Tällöin tarjousmenettelyn tuloksena laadittavaa hankintasopimusta tarkistetaan tarvittavin osin, eikä tarjouksen antajalla ole oikeutta vaatia vahingonkorvausta ko. muutoksista johtuen. Tarjouksen antaja sitoutuu tähän ehtoon. Tarjoushinnat on annettava liitteellä nro 3. Hinnoitteluliite on tarjoajan tarjoamien osakokonaisuuksien suhteen palautettava täydellisesti ja pyydetyllä tavalla täytettynä. Muita hintaehtoja ei hyväksytä. Pidätetään oikeus hylätä tarjous, joka sisältää tarjotun osakokonaisuuden suhteen vain osittain tai puutteellisesti täytetyn hinnoitteluliitteen. Hinnoittelun on kaikilta osin sisällettävä tarjouspyynnössä esitetyt ehdot. Hinnanmuutosperusteet (tekijät, joihin hinta on sidottu) tulee selvittää tarjouksessa. Hinnat on ilmoitettava euroina ( ) eivätkä ne saa sisältää valuuttasidonnaisuuksia, eli valuuttariskiä ostajalle. Mahdollisista hinta-, tarjous- ja tuotemuutoksista tulee ilmoittaa 3 kk ennen muutoksen voimaantuloa. Tilaaja pidättää oikeuden hyväksyä tai hylätä ilmoitetut muutokset. Muutoksista tulee ilmoittaa kirjallisesti ja muutos voi astua voimaan vasta tilaajan hyväksymisen jälkeen. Hinnanmuutosperusteet eivät saa lain mukaan perustua indeksiehtoihin. Kaikissa hinnoissa on oltava eriteltynä arvonlisäveroton ja verollinen hinta. Hinnanmuutoksia voi esittää myös tilaaja. Tilaajan esittämien hinnanmuutosten käsittelyaika voi olla korkeintaan yksi (1) kuukausi. Hinnankorotusehdotuksia ei tulla ensimmäisen sopimusvuoden aikana käsittelemään (pl lainsäädännön mukaiset korotukset). Hinnantarkistuksia alaspäin on mahdollista tehdä koko sopimuskauden ajan.

5 (10) 3. Asiakirjojen julkisuus Tarjousasiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) sekä hankintalaki (1397/2016) 138. 4. Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus sekä tarjousten vertailu 4.1 Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu 4.2 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Talous ja toiminnallisuus Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain 80 86 mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä palvelun tuottamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjoajien vertailussa tilaaja tulee kiinnittämään erityistä huomiota tarjoajien taloudelliseen vakavaraisuuteen ja maksukykyyn sekä yrityksen tuloskehitykseen. Tilaaja tulee myös kiinnittämään huomiota muihin tarjoajan taloudellista asemaa tarkasteleviin mittareihin (esim. omavaraisuus, velkaantuneisuusaste). Palveluntarjoajalla tulee olla taloudelliset edellytykset palvelun tuottamiseen. Tarjoajan tulee antaa tarjouksen liitteenä seuraavat tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset ja todistukset tai muu luotettava selvitys seuraavien vaihtoehtojen mukaisesti: Tilaajavastuu.fi:n Luotettava Kumppani yritysraportti tai todistus tai muu luotettava selvitys seuraavista: selvitys merkinnästä ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin (Patentti ja rekisterihallituksen ja verohallinnon yhteinen yritystietojärjestelmä), kaupparekisteriote, todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että verovelkaa koskeva maksusuunnitelma on tehty todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä eläkemaksuja koskeva maksusopimus on tehty todistus tapaturmavakuutuksen ottamisesta, todistus vastuuvakuutuksesta, selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista

6 (10) Tekniset edellytykset Toimintaedellytyksiä arvioitaessa kiinnitämme huomiota seuraaviin edellytyksiin: Kaikkien käytettävien menetelmien, laitteiden, koneiden ja tuotteiden on sovelluttava tarkoitetun tilan ja pinnan puhdistukseen (huom. vastuunjakotaulukko). Siivouksen tulee olla kirjaston ja liikuntahallin tilojen käyttötarkoitukseen ja ominaisuuksiin sopeutettua. Pyydämme kuvaamaan käytettävät puhdistusmenetelmät, tarvittavat laitteet ja siivouskoneet. Kokemus ja osaaminen Edellytämme siivousalan kokemusta ja osaamista sekä yritystoimintaan liittyvää osaamista omassa yrityksessä tai toisen palveluksessa hankittuna. Edellytämme selvitystä yrityksen referensseistä vastaavantyyppisistä kohteista ja selvitystä vastaavien palvelujen tuottamisen kokonaisliikevaihdosta 3 viimeisen vuoden ajalta. Edellytämme, että kohteessa työskentelevällä henkilöstöllä on ammatilliset edellytykset palvelun tuottamiseen. Toiminnasta vastaavalla henkilöllä (palveluesimies tai vastaava) tulee olla riittävä, alalle soveltuva koulutus, kokemusta esimiestehtävistä ja / tai käytännön työstä. Pyydämme toimittamaan selvityksen toiminnasta vastaavan henkilön alan koulutuksesta ja työkokemuksesta. Pyydämme selvitystä kaikkien työntekijöiden ammatti- ja perehdyttämiskoulutuksesta heidän tullessaan yritykseen töihin (sisältäen välineiden-, pesuaineiden jne. sekä eri siivousmenetelmien käyttöön liittyvän koulutuksen). Pyydämme kuvaamaan koulutuksen sisältöä ja laajuutta. Pyydämme selvittämään työntekijöiden käytännön perehdyttämisen heidän aloittaessaan uudessa kohteessa (mukaan lukien sijaisten perehdyttäminen). Pyydämme kuvaamaan, kuinka tarjoaja perehdyttää työntekijät ko. kohteiden siivoustyöhön: onko perehdyttämiseen kirjallinen yhtenäinen toimintaohje, joka toteutetaan aina työntekijän aloittaessa uudessa kohteessa, miten varmennetaan, että siivoojalla on ammattitaitoa siivota juuri kohteen tyyppisiä tiloja, kuinka kauan perehdyttämiseen käytetään aikaa jne. Pyydämme kuvaamaan henkilöstön koulutussuunnitelman ja koulutustoteuman edelliseltä vuodelta siivouspalveluyksikön osalta. Laadunvarmistus ja toiminnan kehittäminen Edellytämme yhteistyökumppaneiltamme toimivaa laadunhallintajärjestelmää tai muuta kirjallista käytössä olevaa menetelmien ja toimintatapojen kuvausta, jolla palvelujen laatu varmistetaan ja sitä kehitetään. Edellytämme vuorovaikutteista yhteistyötä kunnan kanssa palvelujen laadun varmistamiseksi. Odotamme myös toimittajiltamme aktiivista otetta palvelutoiminnan kehittämisessä.

7 (10) Pyydämme toimittamaan kuvauksen toimittajan laadunhallinnasta, omavalvonnasta ja toiminnan kehittämisestä, jossa täsmennetään seuraavia osa-alueita: * laadunhallintajärjestelmä tai muu kirjallinen käytössä oleva menetelmien ja toimintatapojen kuvaus. * asiakaspalautejärjestelmä; miten ja kuinka usein asiakaspalaute kerätään, kerätäänkö palaute toimittajan vai ulkopuolisen arvioijan toimesta, kuinka palautteet arvioidaan ja hyödynnetään palvelujen kehittämisessä, kuinka ne dokumentoidaan ja kuinka niistä raportoidaan tilaajalle. * toimenpiteet palvelujen ja toiminnan kehittämiseksi. 4.3 Tarjouksen edellytykset Tarjotun palvelun tulee vastata tarjouspyynnön ja sen liitteiden kuvausta sekä niissä mainittuja vaatimuksia. Pyydämme toimittamaan kuvauksen kohteessa tehtävästä työstä. Kuvauksen tulee sisältää vähintään seuraavat näkökohdat: * kuvaus töiden organisoimisesta kohteessa * kuvaus päivittäin suoritettavasta työstä, paljonko työtunteja käytetään, kohteeseen tulevan henkilöstön määrä ja työajat. Työmäärät ja hinnoittelu tulee esittää taulukon määrittämässä muodossa (liite 3). 4.4 Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointiperusteita ovat: hinta painoarvo 50 % laatu painoarvo 50 %. Hintatiedot ilmoitetaan liitteenä olevaan taulukkoon. Hintapisteet lasketaan siten, että ylläpitosiivouksen halvimmalle vuosihinnalle annetaan 50 hintapistettä ja muiden tarjoushintojen hintapisteet lasketaan siten, että halvimman tarjouksen hinta jaetaan vertailtavan tarjouksen hinnalla ja tämä kerrotaan 50:llä. Laatukriteerit arvostellaan niin, että jokaiselle laatukriteerille annetaan pisteet suoraan verrannollisesti painotusprosenttiin, esim. toimintavarmuudesta voi saada pisteitä asteikolla 1 30 siten, että 30 pistettä on paras pistemäärä.

8 (10) Laadun painoarvo (50 %) koostuu seuraavista kriteereistä: 1. Toimintavarmuus 1-30 p 2. Laatutakuu 1-15 p 3. Valitusten vastaanottaminen ja niiden käsittely 1-2 p 4. Tavoitettavuus 1 2 p 5. Palvelun ympäristövaikutukset 1 p Toimintavarmuus Kohteille laskettu päivittäinen ylläpitosiivousaika, max. 20 p. Palveluntarjoajalla on toimiva sijaisjärjestelmä, max. 10 p. Palveluntarjoaja takaa palvelun toimittamisen ja laadun toteutumisen jokaisena toimintapäivänä, max. 10 p. Laatutakuu Palvelun tuottaja/tarjouksen tekijä on tutustunut kirjasto-liikuntahallinhallin toimintaolosuhteisiin max. 5 p. Palvelun tuottaja arvioi laadun toteutumista tämän tarjouspyynnön ja sopimuksen vaatimusten näkökulmasta riittävän usein, jotta tilaajan määrittämän palvelutason toteutuminen turvataan, max. 10 p. Valitusten vastaanottaminen ja niiden käsittely Tuottajalla on systemaattinen kirjattu toimintatapa valitusten vastaanottamiseksi, käsittelemiseksi ja korjaavien toimenpiteiden suorittamiseksi, 1 p. Tilan käyttäjien on mahdollista seurata palvelun toteutumista, 1 p. Tavoitettavuus Tilaajalla on mahdollisuus tavoittaa palveluesimies työpäivinä klo 8.00-16.00, 1 p. Palveluesimiehellä on nimetty varahenkilö. Yhteydenotto on mahdollista tehdä samana päivänä toimenpiteitä aiheuttavassa asiassa puhelimitse tai kiireettömissä asioissa sähköpostitse. Palveluesimiehellä on mahdollisuus käydä siivottavassa kohteessa viimeistään seuraavana päivänä yhteydenotosta, kaikki edellä mainitut 1 p. Palvelun ympäristövaikutukset Palveluntarjoajalla on systemaattinen tapa ottaa huomioon ympäristövaikutukset pesuaineiden ja siivousvälineiden käytössä sekä työmenetelmien suunnittelussa, 1 p. 5. Alihankkijoita koskevat ehdot Tuottaja voi hankkia määrittämänsä osan palveluista tilaajan hyväksymältä alihankkijalta. Alihankkijoita koskevat samat tässä tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset kuin tuottajaa. Tuottaja vastaa alihankkijan työstä kuten omastaan ja alihankkijoiden työn tulee olla tässä tarjouspyynnössä kuvatun laatutason mukaista.

9 (10) 6. Tarjoushintojen ja työmäärien esittäminen Tilaaja on mitoittanut kohteet ja kokemuksen myötä on muotoutunut kuva työmäärästä, jota tässä tarjouspyynnössä kuvatun laatutason ylläpitäminen ko. kohteissa vaatii. Tarjoaja määrittää ylläpitosiivouksen ja perussiivouksen osalta ehdottamansa kokonaistyömäärän tiloille (liite 3). Mikäli nämä poikkeavat oleellisesti (yli 30 %) tilaajan omalle työlle määrittämistä arvoista eikä täten ole todennäköistä, että tässä tarjouspyynnössä asetettu laatutaso saavutetaan, tilaaja voi tarjouksen kelpoisuutta arvioidessaan sulkea pois tarjouksen tarjouspyyntöä vastaamattomana. Tarjousta koskevat hinnat täytetään hintatarjouslomakkeeseen (liite 3). Vuosihintaan kuuluu ylläpitosiivous ja perussiivous eriteltynä. Tarjouspyyntöön kuulumattomista erikseen tilattavista siivoustöistä ilmoitetaan veloitettava tuntihinta. 7. Maksuehdot 8. Tilat ja välineet Maksuehdot ovat yleisten sopimusehtojen mukaiset. Laskutusrytmi ja veloituksen jakautuminen eri kuukausille sovitaan sopimuksen solmimisvaiheessa. Tarjouspyynnön kohteena ovat kaikki kiinteistön käytössä olevat tilat. Kiinteistön siivoustilat ja -kaapit ovat palvelun tuottajan käytössä. Palvelun tuottaja hankkii toimintaan vaadittavat työvälineet, koneet ja aineet ja vastaa niiden riittävyydestä, huollosta ja kunnossapidosta. Vastuunjakotaulukko on liitteessä 2. Tuottaja sitoutuu noudattamaan kunnan ohjeita ja turvallisuusmääräyksiä tiloissa liikkumisen, avainten hallinnan, vaitiolovelvollisuuden ym. suhteen. 9. Kohteeseen tutustuminen Tarjoajilla on mahdollisuus tutustua kirjasto-liikuntahallin tiloihin ja toimintaolosuhteisiin keskiviikkona 24.4.2019 klo 8.00, os. Koulutie 2 a, 14200 Turenki. 10. Tarjouskilpailuun liittyvät kysymykset Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset tulee toimittaa sähköpostitse 25.4.2019 mennessä osoitteeseen hankinnat.tilapalvelu@janakkala.fi Kysymyksiin laaditaan kirjallinen vastaus niiden käsittelyn jälkeen. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset Julkaistaan Janakkalan kunnan internet-sivuilla viimeistään 6 päivää ennen tarjousten jättöajan umpeutumista osoitteessa: https://www.janakkala.fi/ajankohtaista/tarjouspyynnot-ja-hankinnat/

10 (10) 11. Tarjousten jättäminen Tarjous tulee toimittaa suljetussa kirjekuoressa keskiviikkoon 8.5.2019 klo 12.00 mennessä osoitteeseen: Janakkalan kunta Tekninen lautakunta Mirka Pakarinen Juttilantie 1 14200 Turenki Kirjekuoreen tulee näkyvästi merkitä KIRJASTO-LIIKUNTAHALLIN SIIVOUSPALVELUT. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon ja ne palautetaan avaamattomina. tai vaihtoehtoisesti sähköpostilla osoitteeseen: hankinnat.tilapalvelu@janakkala.fi Janakkalassa 9.4.2019 Jukka Vahila tekninen johtaja Janakkalan kunta LIITTEET LIITE 1 LIITE 2 LIITE 3 LIITE 4 LIITE 5 Tilattavan siivouspalvelun kuvaus ja laatuvaatimukset Kustannusvastuut Hintatarjous- ja työaikaliite Tilaluettelo Pohjapiirustukset

1 (3) TILATTAVAN SIIVOUSPALVELUN KUVAUS JA LAATUVAATIMUKSET KIRJASTO- LIIKKUNTAHALLIN TILAT (Koulutie 2 A, 14200 Turenki) 9.4.2019 LIITE 1 Kirjasto- liikuntahellin tilat ovat tiloja, joiden siivous vaatii erityisosaamista ja saumatonta yhteistyötä tilaajan oman henkilöstön ja asiakkaiden kanssa. Päivittäisen ylläpitosiivouksen tärkein tavoite on taata tilojen käyttäjille turvalliset ja terveelliset olosuhteet. Säännöllinen ja kävijämäärään suhteutettu riittävä siivous ylläpitää tilojen toimivuutta ja viihtyisyyttä. Ylläpitosiivous Työkorkeus on päivittäisessä ja viikoittaisessa ylläpitosiivouksessa 180 cm, harvemmin tehtävissä siivoustöissä ja harvemmin tehtävässä siivouksessa huonekorkeus. Ylläpitosiivous tehdään 6-22.00 ottaen huomioon käynnissä oleva toiminta. Puhtaustaso Kirjasto- liikuntahallin vaatima puhtaustaso. Siivouksen jälkeen kaikissa tiloissa on hyvä yleisjärjestys ja hyvä puhtaustaso. Tilan puhtaus siivouksen jälkeen: Vapaat pinnat ovat puhtaat. Kalusteet ovat siistit ja järjestyksessä. Näkyvää pintapölyä ei ole. Lattiapinnoilla, pystysuorilla pinnoilla ja kattopinnoilla saa olla pinttynyttä likaa. Lattioissa voi olla kulkujälkiä ja kulkuväyliä. Tilan puhaus siivouskertojen välillä: Siivottavilla pinnoilla voi olla jonkin verran likaa. Lattioilla voi olla irtolikaa, kiinnittynyttä likaa ja pinttynyttä likaa. Tasopinnoilla ja sisusteilla lika voi olla irtolikaa ja kiinnittynyttä likaa. Kosketuspinnoilla lika voi olla irtolikaa ja tahroja. Pystysuorilla pinnoilla ja kattopinnoilla lika voi olla irtolikaa, kiinnittynyttä likaa ja pinttynyttä likaa. Lattioissa voi olla jonkin verran kulkujälkiä ja kulkuväyliä. Siivottavat kohteet Kirjaston kaikki asiakastilat, käytävät, aulat, tuulikaapit, eteiset. Liikuntahallin tilat Kirjasto- liikuntahallin toimistotilat /kokous/ ja työtilat Ajoitus ja työmenetelmät Lattiapintojen, vapaiden tasopintojen ja kosketuspintojen pyyhintä ja puhdistus päivittäin Ovimattojen imurointi päivittäin Lattiapintojen, vapaiden tasopintojen ja kosketuspintojen pyyhintä ja puhdistus 1 x viikko Puhtaustaso siivouksen jälkeen 1. siivouksen jälkeen lattiat ja kosketuspinnat ovat tahrattomat ja puhtaat, kuntolaitteet puhdistetaan. 2. häiritseviä tahroja ei esiinny ikkunoissa, ovissa, peileissä, seinissä tai kalusteissa 3. roska-astiat ovat tyhjät ja puhtaat 4. oven kahvat ovat puhtaat 5. ikkunalaudat, peilit ja peilihyllyt, tasot, työpöydät, hyllyt ovat puhtaat 6. kalusteiden pystypinnat ovat puhtaat 7. tekstiilikalusteet ovat pölyttömät ja tahrattomat 8. hygienia- ja saniteettitarvikkeita on riittävästi käytössä 9. tilojen sisäilma on raikas 1. siivouksen jälkeen lattiat ja kosketuspinnat ovat tahrattomat ja puhtaat 2. häiritseviä tahroja ei esiinny ikkunoissa, ovissa, peileissä, seinissä tai kalusteissa 3. roska-astiat ovat tyhjät ja puhtaat 4. oven kahvat ovat puhtaat 5. ikkunalaudat, peilit ja peilihyllyt, tasot, työpöydät, hyllyt ovat puhtaat 6. kalusteiden pystypinnat ovat puhtaat 7. tekstiilikalusteet ovat pölyttömät ja tahrattomat 8. hygienia- ja saniteettitarvikkeita on riittävästi käytössä 9. tilojen sisäilma on raikas

2 (3) 9.4.2019 LIITE 1 Siivottavat kohteet Kirjaston, tilat, käytävät, aulat, portaat, tuulikaapit, eteiset, liikuntahalli ja pukuhuoneet Kirjasto, aula ja vastaavat tilat, toimistot ja muut työtilat, käytävät, aulat, portaat, tuulikaapit, eteiset, liikuntahalli ja pukuhuoneet Kirjaston vapaat lattiapinnat, aulat, käytävät, liikuntahallin tilat, juoksurata, pukuhuoneet Ajoitus ja työmenetelmät Kalusteiden pyyhintä tai harjaus 1 x kk Ylätasojen ja hyllyjen pyyhintä vapailta pinnoilta 1 x kk Ylätasojen puhdistus vapailta pinnoilta 1 x kk Valaisimien puhdistus 1 x kk Yleisten tilojen kukkien kastelu 1 x viikko Tekstiilikalusteiden imurointi 2 x vuosi Ovien ja oven pielien puhdistus 2 x vuosi Lattioiden koneellinen puhdistus, hoito ja kiillotus pintamateriaalin mukaisesti 2 x vuosi käytävät, aulat, eteiset ja tuulikaapit 2 x viikko liikuntasali 5x viikko Puhtaustaso siivouksen jälkeen 1. siivouksen jälkeen pinnat ovat pölyttömät ja puhtaat 1. siivouksen jälkeen pinnat ovat pölyttömät ja puhtaat 1. siivouksen jälkeen lattiat ovat puhtaat, tahrattomat, pintamateriaalin mukaisesti hoidettu WC-, pesu- ja pukuhuonetilat Siivottavat kohteet Lattiapintojen ja kosketuspintojen puhdistus päivittäin Kalusteiden ja suihkulaitteiden pesu päivittäin Ajoitus ja työmenetelmät 1. siivouksen jälkeen tilojen kaikki pinnat ja kalusteet ovat puhtaat, tahrattomat ja hygieeniset 2. roska-astiat ovat tyhjennetty 3. saniteettitarvikkeita on riittävästi käytössä 4. tilojen sisäilma on raikas Puhtaustaso siivouksen jälkeen

3 (3) WC-, pesu- ja pukuhuonetilat Wc- ja pesutilojen lattiakaivojen pesu 1 x kk Valaisimien puhdistus 1 x kk 9.4.2019 LIITE 1 1. siivouksen jälkeen pinnat ovat puhtaat, tahrattomat ja hygieeniset Siivoushuoneet Siivous 1 x viikossa 1. siivouksen jälkeen pinnat ovat pölyttömät ja puhtaat 2. tiloissa on hyvä yleisjärjestys Varastot ja vastaavat tilat Siivous 1 x vuosi 1. Siivouksen jälkeen pinnat ovat pölyttömät ja puhtaat saunatilat Siivous 1 x viikossa 1. siivouksen jälkeen tilojen kaikki pinnat ja kalusteet ovat puhtaat, tahrattomat ja hygieeniset 2. roska-astiat ovat tyhjennetty 3. saniteettitarvikkeita on riittävästi käytössä. 4. tilojen sisäilma on raikas

LIITE 2 Siivouspalvelun kustannusvastuutaulukko: käyttö ja investoinnit Kuka vastaa käyttökustannuksista Kuka vastaa investointikustannuksista Tilaaja Tuottaja Tilaaja Tuottaja Tilat työ- ja sosiaalitilat x x sähkö x x vesi x x jätehuolto x x kiinteät kalusteet x x lattianhoitokoneet, imurit, muut Kalusto- ja välineet siivouskoneet x siivousvälineet x siivous- ja pesuaineet x wc- ja käsipaperi, saippua x x tekstiilit x x kynnysmatot x x pesukone x Henkilöstö rekrytointi x x työnjohto x x työntekijät x x varahenkilöstö x x toimistotyöntekijät kuten palkanlaskenta ja laskutus x x palkat ja sosiaalivakuutusmaksut x x vastuuvakuutukset x x koulutus x x terveydenhuolto x x työasut ja turvavälineet, suojaimet x x IT-laitteet ja ohjelmistot puhelin, fax ja modeemi x x atk-laitteet x x atk-ohjelmistot, esim. mitoitusohjelmat x x käyttökoulutus x x matkapuhelin x x

LIITE 2 Palveluprosessin vastuut Tilojen käyttösuunnitelma Tilojen siivottavuudesta huolehtiminen Asiakaslähtöinen ajoitussuunnittelu Tilojen mukainen menetelmä- ja työaikamitoitus Mahdolliset laatu-, ympäristö- ja turvallisuusjärjestelmät Kenen vastuulla toimenpide on? Tilaaja Tuottaja x x x x x Siivouksen laatutason määritys ja valvonta x x Kunnan/asiakkaiden laatuvaatimusten erityispiirteiden huomiointi hankinnoissa x x Asiakastyytyväisyys: asiakaspalautejärjestelmät Palvelutuotteen arviointi ja kehittäminen x x x

LIITE 3 HINTATARJOUS- JA TYÖAIKALIITE Tarjoudumme suorittamaan kirjasto-liikuntahalli kiinteistön siivoustyöt kokonaishintaan tarjouspyynnön liitteessä mainittujen asiakirjojen mukaisesti arvonlisäverottomaan (alv. 0 %) hintaan: Kirjasto: ylläpitosiivous / vuosi perussiivous / vuosi Liikuntahalli: ylläpitosiivous / vuosi perussiivous / vuosi Erikseen tilattavat työt / tunti Tarjoudumme tuottamaan kiinteistön siivouspalvelun tarjouspyynnössä mainittujen asiakirjojen mukaisesti seuraavilla työtuntimäärillä: Kirjasto: Ylläpitosiivous tuntia / päivä Perussiivous tuntia / vuosi Liikuntahalli: Ylläpitosiivous tuntia / päivä Perussiivous tuntia / vuosi Yhteyshenkilömme on puh. Sähköpostiosoite:* *annamme tilaajalle luvan toimittaa hallinnolliset päätökset yms. muut tiedoksiannot sähköpostitse, pnä kuuta 20 Allekirjoitus ja nimenselvennys

Tilaluettelo / huoneistot Rak./Huoneisto JAN4428 Pääkirjasto Osoite Koulutie 2 A, 14200 Turenki Huoneisto HuoNro Tila m² Tyhjä Kohdistamattomat tilat Tyhjä 101 Tuulikaappi ja kirjojen palautus 3,5 * Tyhjä 102 Tutkija 8,5 * Tyhjä 103 Käytävät 23,5 Tyhjä 104 Kirjojen vastaanotto ja korjaus 27,0 * Tyhjä 105 ATK-tallennus 15,0 * Tyhjä 106 Siivouskomero 2,5 * Tyhjä 107 Henkilökunnan kahvio ja ensiapu 19,0 * Tyhjä 109 Henkilökunnan sos.tila + wc 15,5 * Tyhjä 110 Autokirjastonhoitaja 9,5 * Tyhjä 111 Kirjastonjohtaja 18,0 * Tyhjä 112 Osastonjohtaja 10,0 * Tyhjä 113 Kulttuuritoimi 10,0 * Tyhjä 114 Lastenkirjastonhoitaja 14,0 * Tyhjä 115 Telekaappi 0,5 * Tyhjä 116 Sähköjakokaappi 1,0 * Tyhjä 117 Kirjavarasto 90,0 Tyhjä 118 Tuulikaappi / hajusulku 2,0 * Tyhjä 119 Autotalli 80,0 * Tyhjä 120 Kirjastosali 636,0 Tyhjä 121 Hiljaiset lukupaikat 29,0 * Tyhjä 122 Janakkala huone 24,5 * Tyhjä 123 Satusoppi 26,0 Tyhjä 124 Lehtivarasto 7,5 Tyhjä 125 Lehtisali 97,0 Tyhjä 128 Lipunmyynti, vaxi 7,0 Tyhjä 128a Lipunmyynti, vaxi 7,5 Tyhjä 129 Yleisökahvio 87,0 Tyhjä 130 Kahviokeittiö 20,0 Tyhjä 140 Opetustila 70,0 * Tyhjä 141 Varasto 5,0 * Tyhjä 144 SOS / M 7,0 Tyhjä 202 Parvi 70,0 Tyhjä 203 Porras parvelle 10,0 Yhteensä 1 453,0 YT Yhteiset tilat YT 126 Aula, näyttelyt 175,0 YT 127 Tuulikaappi 7,0 * YT 136 Naulakkovarasto, näyttelytelinevarasto 15,5 * YT 137 WC 10,0 * YT 138 Inva-wc, lastenhoitohuone 7,0 * YT 139 WC 11,5 * YT 142 Käytävä 17,0 * YT 143 Käytävä 9,0 * YT 146 Taukotila 4,5 * YT 147 SOS / N 8,0 * YT 150 Siivousvälineet, siivousvaunut 9,5 * YT 151 VSS iv-laitetila 7,0 * YT 152 Siivousvälinehoito 10,0 * YT 153 Lämmönjakohuone 15,0 * YT 154 Tele, puhelin 8,0 * YT 155 Sähköpäätaulu 7,0 * YT 156 Tuulikaappi 4,5 YT 201 Tekninen tila, IV-konehuone 56,0 Yhteensä 381,5 Tilat yhteensä 1 834,5 Kiinteistötieto 2013 Haahtela-kehitys Oy Sivu 1/3

Tilaluettelo / huoneistot Rak./Huoneisto Osoite JAN4429 Liikuntahalli Koulutie 2 A, 14200 Turenki Huoneisto HuoNro Tila m² Tyhjä Kohdistamattomat tilat Tyhjä 001 Likainen käytävä 74,0 Tyhjä 002 Pukuh. opett. 12,0 * Tyhjä 003 WC 2,0 * Tyhjä 004 Suihku 2,0 * Tyhjä 005 Pallovarasto 10,5 * Tyhjä 006 Pukuh. 25,0 * Tyhjä 007 Pesuhuone 14,5 * Tyhjä 008 WC 1,5 * Tyhjä 009 Siivoushuone 5,0 * Tyhjä 010 Pukuh. 25,0 * Tyhjä 011 WC 1,5 * Tyhjä 012 Pukuh. 25,0 * Tyhjä 013 Pesuhuone 14,0 * Tyhjä 014 INVA-WC 6,0 * Tyhjä 015 INVA-pukuhuone 25,0 * Tyhjä 016 WC 1,5 * Tyhjä 017 Käytävä 7,5 * Tyhjä 018 WC 1,5 * Tyhjä 019 Opett. pukuhuone 11,0 * Tyhjä 020 WC 2,0 * Tyhjä 021 Suihku 1,5 * Tyhjä 022 Käytävä 7,5 Tyhjä 023 Varasto 11,5 * Tyhjä 024 Sähkö 4,5 * Tyhjä 025 Pukuh. 24,0 * Tyhjä 026 Pesuhuone 5,5 * Tyhjä 027 INVA-WC 4,0 * Tyhjä 028 Pukuh. 24,0 * Tyhjä 029 Pesuhuone 6,0 * Tyhjä 030 WC 1,5 * Tyhjä 031 Porras 5,0 Tyhjä 032 Pukuhuone 10,5 * Tyhjä 033 WC 1,0 * Tyhjä 034 Pesuhuone 3,5 * Tyhjä 035 Sauna 10,0 * Tyhjä 036 Pesuhuone 3,0 * Tyhjä 037 Pukuhuone 11,0 * Tyhjä 038 WC 1,5 * Tyhjä 039 Käytävä 11,0 * Tyhjä 040 Testihuone 11,0 * Tyhjä 041 Hieroja 7,5 * Tyhjä 042 Varasto 12,0 * Tyhjä 043 Juoksurata ja heittopaikka 397,0 Tyhjä 044 Tuulikaappi 1,5 * Tyhjä 045A Seur.var. 2,0 * Tyhjä 045B Seur.var. 2,0 * Tyhjä 046 Siivouskomero 3,0 * Tyhjä 047 Kuntosali 88,0 * Tyhjä 048 Voimailu 39,0 * Tyhjä 049 Liikuntasali 910,0 Tyhjä 050 Tuulikaappi 18,0 Tyhjä 051 Varasto 90,0 Tyhjä 052 Porrashuone 6,5 * Tyhjä 053 Porrashuone 9,0 * Tyhjä 201 Katsomoparvi 102,5 Tyhjä 202 Siivouskomero 3,5 Tyhjä 203 IV-konehuone 80,0 Tyhjä 204 Varasto- ja kanavatilaa 88,0 Yhteensä 2 283,5 Kiinteistötieto 2013 Haahtela-kehitys Oy Sivu 2/3

Tilat yhteensä 2 283,5 Molemmat tilat yhteensä 4 118,0 Kiinteistötieto 2013 Haahtela-kehitys Oy Sivu 3/3