5.12.2014 1 (8) Kuntayhtymän vuoden 2015 talousarvion täytäntöönpano-ohje 1. Yleistä Kuntayhtymän vuoden 2015 talousarvio, joka on suunnittelukauden 2015 2017 ensimmäinen vuosi, on hyväksytty yhtymähallituksessa 18.11.2014 ja 27.11.2014 yhtymävaltuustossa. Hyväksytyn talousarvion täytäntöönpano-ohje annetaan jäljempänä olevan mukaisena. Täytäntöönpano-ohje on voimassa toistaiseksi. Organisaatiouudistuksen voimaan astuessa ohjetta tarkistetaan. 2. Kuntayhtymän tulosalueet ja vastuuhenkilöt Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymässä on vastuualueet Kuntayhtymähallinto sekä Loimaan ja Uudenkaupungin tulosalueet. Kuntayhtymäjohtaja, talous- ja hallintojohtaja ja tulosalueen johdossa olevat rehtorit laativat vastuualueestaan (rehtoreilla tulosalue) käyttösuunnitelmat, jolla yhtymähallituksen määrittelemä talousarvion osamääräraha jaetaan eri käyttötarkoituksiin. Rehtorit vastaavat tulosalueista seuraavasti: osasto: 20 Loimaan tulosalue; vt. rehtori Petri Lähde 30 Uudenkaupungin tulosalue; rehtori Merja Koski Loimaan tulosalueen vt. rehtori vastaa myös oppilasasioista osastotasolla 22 Hämeentie, Turuntie ja Ylistaronkatu, 24 aikuiskoulutus ja 25 oppisopimuskoulutus ja hänen alaisuudessaan Loimaan tulosalueella rehtori ja apulaisrehtori seuraavasti: 21; Myllykyläntie apulaisrehtori Jouko Tevasaari 23; Lieto; rehtori Tarja Asula Kuntayhtymäjohtaja ja talous- ja hallintojohtaja toimivat toinen toistensa varahenkilöinä. Vastaavasti tulosalueiden sisällä rehtorit ja apulaisrehtorit toimivat toinen toistensa varahenkilöinä. Yhtymähallitus määrää tilivelvollisiksi esimiehiksi, jotka toimivat laskujen hyväksyjinä, kuntayhtymäjohtajan, talous- ja hallintojohtajan ja tulosalueiden rehtorit. Hallintosäännön 30 :n mukaan tulosalueen esimiehellä on oikeus määrätä vuosittain tulosalueensa laskujen hyväksyjät. Lisäksi yhtymähallitus on päättänyt, että Loimaan tulosalueella koulutusalavastaavilla on oikeus hyväksyä opiskelijoiden ruokailukorvaukset. Koulutustarkastajilla on oikeus hyväksyä laskut, jotka koskevat oppisopimusopiskelijoiden opintososiaalisia etuja sekä työnantajille suoritettavia koulutuskorvauksia. Käteiskassaoikeudet on päätetty erikseen.
5.12.2014 2 (8) 3. Määrärahojen käyttö ja tulojen perintä 3.1. Määrärahojen / osamäärärahojen käyttöoikeus Kuntayhtymän talousarviossa määrärahat on hyväksytty yhtymävaltuustossa osastotasolla 10, 20 ja 30 (=kuntayhtymä, Loimaan tulosalue, Uudenkaupungin tulosalue) ja lisäksi hankeosassa (investointiosa), tuloslaskelma- ja rahoitusosassa. Yhtymähallitus on hyväksynyt talousarvion osasto 3-tasolla; Kuntayhtymäjohtaja, talousja hallintojohtaja, Myllykyläntie, Hämeentie/Turuntie/Ylistaronkatu, Liedon toimipaikka, Aikuiskoulutus (Loimaa), Oppisopimustoimisto Loimaa, Kiinteistöt, Ruokapalvelut, Ammattistartti, Tulosaluehallinto Loimaa, Novidan opetus, Aikuiskoulutus (Novida), Oppisopimustoimisto Uusikaupunki, Kiinteistö (Novida), Ruokapalvelut (Novida), Yrityspalvelut (Novida), Tulosaluehallinto Uusikaupunki, Rahoitus, Rakennusinvestoinnit, Irtaimistoinvestoinnit. Vastuualueet (edellä mainitut) laativat kukin omalta osaltaan talousarviosta käyttösuunnitelman ja sopeuttavat menonsa yhtymähallituksen käyttösuunnitelmassaan hyväksymän rahoituksen tasolle. Vastuualueen esimiehellä on mahdollisuus delegoida vastuuyksikön alempien tasojen käyttösuunnitelma alaiselleen viranhaltijalle. Vastuualueet toteuttavat laatimaansa käyttösuunnitelmaa ja siihen liittyen osamäärärahojen käyttöä. Vastuualueen esimies valvoo ja vastaa vastuuyksikössään käyttösuunnitelman toteutuksesta ja siinä yhteydessä osamäärärahojen käytöstä. Kuntayhtymähallinnon menot on talousarviossa vyörytetty valtionosuustulojen mukaisessa suhteessa kustannuspaikoille sisäisinä menoina. Talousarvioon ja siitä johdettuun käyttösuunnitelmaan tarkoitettuja määrärahoja ja osamäärärahoja ei saa ylittää eikä käyttää muuhun tarkoitukseen kuin siihen, mihinkä ne on käyttösuunnitelman puitteissa tarkoitettu. Sitovuustaso valtuustoon nähden on kuntayhtymä, Loimaan tulosalue, Uudenkaupungin tulosalue, rahoitus ja investoinnit, jotka jakaantuvat rakennus- ja irtaimistoinvestointeihin. Yhtymähallitukseen nähden sitovuustaso on osasto 3 taso. Tämän alemman tason sitovuuksista päättävät ao. esimiehet. Jos osamääräraha ei riitä osoitettuun tarkoitukseen tai käyttösuunnitelmassa määritellyt rahoitukset ylittyvät tai alittuvat tai vastuuyksikön toiminnassa ja sen toteutuksessa tapahtuu muutoksia, on vastuualueen välittömästi tarkistettava laatimaansa käyttösuunnitelmaa. Mikäli vastuualuetaso määrärahoissa tulisi muuttumaan, on ajoissa tehtävä talousarvion muutosta koskeva anomus yhtymähallitukselle. Vuonna 2015 talousarviota korjaavia käyttösuunnitelmia laaditaan tarpeen vaatiessa kaksi. Ensimmäinen laaditaan helmikuussa tammikuun tilastointipäivän jälkeen. Toinen syksyllä. Menot ja tulot on kirjattava oikeille tileille, vaikka määräraha kyseisen tilin osan ylittyisikin. Tällä on merkitystä tilastoinnissa ja vaikutusta maksettaviin yksikköhintoihin. 3.2. Tulojen perintä Osastotaso 3:sta vastaava vastuuhenkilö on velvollinen huolehtimaan siitä, että kuntayhtymälle peritään kaikki voimassa olevat säädösten ja ohjeiden mukaiset maksut ja korvaukset ja että asianomaiset vastuuhenkilöt raportoivat perinnän toteutuksesta tarpeelliseksi katsottavassa laajuudessa yhtymähallitukselle.
5.12.2014 3 (8) Käteiskassaoikeudet saaneiden henkilöiden tulee tarkasti noudattaa päätöksestä ilmeneviä ohjeita. Myyntireskontraa käyttävien tulee noudattaa ohjetta, jonka mukaan laskusta lähtee yksi karhukirje, jonka jälkeen lasku siirtyy sähköisesti Intrum Justitia Oy:n perintään. Poikkeusta vaativissa tapauksissa otetaan yhteyttä talous- ja hallintojohtajaan. On myös huolehdittava siitä, että karhukirjeen laskun loppusummassa on mukana yhtymähallituksen hyväksymät perintäkulut, jotka tällä hetkellä ovat 5 euroa maksumuistutus ja viivästyskorko korkolain mukainen, tällä hetkellä 7,5 %. Viivästyskoron tarkistus tapahtuu vuodenvaihteessa ja siitä ilmoitetaan erikseen. 3.3. Menojen suorittaminen/tosite Kirjanpitolain mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman. Tositteesta tulee käydä ilmi ainakin vastaanottaja, laskun hyväksyjä, maksu-/luovutusajankohta, eräpäivä, laskun euromäärä sekä kirjaustili (tili, kustannuspaikka ja mahdolliset tunnisteet). Lisäksi laskun vastaanottajan tai hyväksyjän on syytä selventää laskun aihe, mikäli se ei käy riittävän selvästi ilmi lähetetystä laskusta. Selventäminen tapahtuu käytössämme olevassa sähköisessä laskujen kierrätyksessä käytössä olevalla muistilapulla. Seuraavassa on vielä yksityiskohtaisempia ohjeita laskujen käsittelyyn. 3.4. Vastaanottaja Vastaanottaja on se henkilö, joka toteaa ja todistaa työn suoritetuksi taikka tavaran tai muun palvelun saaduksi sellaisena kuin se on sovittu tai tarkoitettu. Vastaanottomerkinnän voi tehdä vain se henkilö, jolla on edellytykset reaalitapahtuman toteamiseen. Vastaanottajan on tarkistettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu ja että määrä on tarjouksen, rahtikirjan, kuormakirjan tai muun lähetysilmoituksen mukainen ja tavaran laatu hankintaehtojen mukainen. Ellei tositteesta ilmene mm. tavaran käyttötarkoitusta tai sijoituspaikkaa, on vastaanottajan tehtävä siitä merkintä muistilappuun. Vastaanottajan on varustettava sähköinen lasku tilimerkinnöillä (käytännössä tilimerkinnän saattaa ja saa tehdä myös toimisto) ja kuitattava lasku vastaanotetuksi. Suoritetussa toimenpiteessä on aina otettava huomioon mahdollinen esteellisyys. Koulutusaloilla koulutusalavastaava vastaa ostolaskujen vastaanottotarkastuksesta, vaikka tosiasiallisen oston tekisikin joku tiimin jäsenistä. Kaupassa tulee kuittaukset tehdä selväkielisesti ja merkitä näkyviin nimenselvennys, jotta laskusta tai lähetyslistasta voidaan todentaa, kuka oston on tehnyt ja sitä kautta tiedetään reitittää lasku heti oikealle osastolle. Ravintola- ja ruokapaikkalaskuihin on syytä vastaanottovaiheessa muistilapulle kirjoittaa osallistujien nimet ja tilaisuus, josta on ollut kysymys. Sähköisessä laskujen kierrätyksessä tulee käyttää muistilappua selventämään sitä, mitä lasku sisältää ja mihin hankkeeseen tai investointiin se liittyy, mikäli asia ei käy ilmi itse laskusta.
5.12.2014 4 (8) 3.5. Hyväksyminen Hyväksyjän on viime kädessä tarkastettava, että lasku on muodollisesti ja asiallisesti oikea, tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi, laskussa on oikeat tilimerkinnät ja menon suorittamiseen on käytettävissä määräraha. Mikäli hankinnasta on tehty päätös yhtymähallituksessa tai viranhaltijapäätös, on tarkistettava, että meno perustuu asianomaiseen päätökseen. Hyväksyjä on myös vastuussa siitä, että lasku on numeerisesti oikein (joko tarkistaa laskutoimitukset itse, tai tarkistuttaa jollakin muulla henkilöllä). Laskun HYVÄKSYJÄ vastaa siitä, että laskun KAIKKI merkinnät ja maksatukseen edellytetyt toimenpiteet täyttävät kaikki muodollisuudet ja tilinpidon vaatimukset. Tilimerkinnät seuraavat talousarvion ja siitä johdetun kirjanpidon luettelointia. Vastaanottaja ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö. Hyväksyjä kuittaa laskun hyväksytyksi, jonka jälkeen lasku lähtee reskontranhoitajan tekniseen hyväksyntään. Laskun hyväksyy esimies, joka on mainittu tämän täytäntöönpano-ohjeen 2-kohdassa. Yhtymähallitus voi antaa laskujen hyväksymisestä tarkennetun päätöksensä. Teknisen hyväksyjän on tarkastettava mm. tiliöinnin oikeellisuus ja arvonlisäverokirjaukset ja -summat. Laskun hyväksyjän on muistettava esteellisyyskysymykset (esimerkiksi, että ei mene hyväksymään omia matkalaskujaan). 3.6. Laskua koskevat merkinnät Verohallitus on antanut ohjeet laskujen muotomääräyksistä. Toimittajille tulee ilmoittaa virallinen nimemme, joka on Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymä. Laskutusosoite on: PL 146, 32201 Loimaa. Laskumerkintöjä koskevat vaatimukset löytyvät myös verohallituksen sivuilta: http://www.vero.fi/fi-fi/syventavat_veroohjeet ja täältä Arvonlisäverotus ja Laskua koskevat vaatimukset. Laskumerkintävaatimuksissa vähäisen laskun yläraja on 400 euroa. Tarkoittaa käytännössä sitä, että kaikkiin em. euroa ylittäviin laskuihin tulee olla merkittynä verohallituksen ohjeen mukaiset laskumerkinnät. Joten jokaisen laskuja käsittelevän on syytä kerrata, mitkä laskumerkinnät laskuissa on oltava, jotta meidän ei tarvitse pelätä arvonlisäverotuksen vähennys- tai palautusoikeuden menetystä. Niille toimittajille, joilla on valmius lähettää lasku sähköisenä, tulee antaa seuraavat tiedot: Verkkolaskuosoitteemme ja y-tunnuksemme ovat: OVT-tunnus / Verkkolaskuosoite Y-tunnus Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymä 003702040233 0204023-3 Aloittaessanne verkkolaskujen lähettämisen meille toimikaa oman verkkolaskuoperaattorinne antamien ohjeiden mukaisesti.
5.12.2014 5 (8) Verkkolaskuoperaattorimme on Logica Suomi Oy, välittäjätunnus (operaattoritunnus) 003703575029. 3.7. Maksumääräyksen antaminen 4. Raportointi 6. Hankinnat Maksumääräyksen antajana toimii kuntayhtymäjohtaja tai talous- ja hallintojohtaja. Tulosalueesta vastuussa olevat rehtorit antavat yhtymähallitukselle käyttösuunnitelmaan perustuvan raportin tarpeen mukaan tulosalueestaan. Raportoinnissa tulee ottaa huomioon toiminnan tuottavuus, taloudellisuus ja tuloksien vaikuttavuus. Taloustoimisto antaa talousarvion toteutumaraportteja tarvittaessa sekä muutoin vähintään kahden kuukauden välein. Kesäkuun lopun tilanteesta laaditaan välitilinpäätös. Hankintoja tekeviä pyydetään tutustumaan yleisiin hankintaohjeisiin. On muistettava riittävä tavaroiden ja palvelusten kilpailuttaminen (mahdollisuuksien mukaan tarjoukset pyydetään viideltä (5) tarjoajalta, neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä kolmelta). Hankintalain keskeisimmät periaatteet ovat: syrjimättömyys ja avoimuus kilpailuttamisvelvollisuus ja edullisimman tarjouksen valinta (joko kokonaistaloudellisesti edullisin tai hinnaltaan halvin). Lisäksi koulutuskuntayhtymämme hankinnoissa on korostettava kestävää kehitystä ja ympäristöystävällisyyttä. Arviointiperusteet on ilmoitettava tarjouspyyntöasiakirjoissa. Mikäli kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa valintakriteerinä on muu kuin hinta, on valintakriteerit (pisteytys) hyväksyttävä ennen tarjouskilpailun aloittamista. Hankinnat tulee suorittaa keskitetysti siten, että samanlaisia tavaroita ei jokainen osasto hanki erikseen ja yksitellen. Atk- hankinnat kilpailuttaa atk-päällikkö Loimaan tulosalueen osalta ja It-päällikkö Uudenkaupungin tulosalueen osalta. Koko kuntayhtymää koskevat atk-/tietoliikennehankinnat kilpailuttaa atk-päällikkö. Toimistotarvikkeet, sähkö, polttoöljy, siivousaineet ja -tarvikkeet sekä elintarvikkeet kilpailuttaa kuntayhtymähallinto, ellei muuta ole sovittu tai mennä mukaan valtakunnallisiin kilpailutuksiin (KL-kuntahankinnat). Vakuutukset, lainat ja muut rahoitusinstrumentit kilpailuttaa talous- ja hallintojohtaja. Koulutusalojen yhteiset kilpailutusmahdollisuudet tulee selvittää. Hankinnat on tehtävä kilpailun voittaneelta yritykseltä. Ilman esimiehen lupaa ja todella perusteltua syytä ei näitä hankintoja saa tehdä kiertäviltä kaupustelijoilta tai muilta toimittajilta.
5.12.2014 6 (8) Omien hankintojen kierrättäminen kuntayhtymän kautta on ehdottomasti kielletty. Omaa alennuskorttia ei voi käyttää bonusten kerryttämiseen kuntayhtymän hankintoja tehdessä. Kirjalliset tarjouspyynnöt tehdään asiakirjastandardin mukaisena asetteluna koulutuskuntayhtymän tai kuntayhtymän ammatti- ja aikuisopistojen virallisille kirjelomakkeille (logollinen). Neuvoa asiakirjastandardista voi kysyä tekstinkäsittelyn opettajilta. Tarjouspyynnöstä on käytävä ilmi soveltuvin osin seuraavat kohdat: hankinnan kohteen määrittely (esim. laatu ja tekniset ominaisuudet) hankinta (miten/mikä elin päättää hankinnasta, mitkä seikat vaikuttavat hankintapäätökseen) tarjoushinta (millaisena se tulee ilmoittaa) tarjousten voimassaoloaika sopimuskausi (mikäli tällainen tulee kysymykseen) osatarjoukset (otetaanko huomioon vai ei) valintaperusteet (luetellaan). Prosentteina tai pisteytyksenä ilmaistaan kriteereiden painoarvo. tarjouksen esittämistä koskevat vaatimukset (toimittajan yleiskuvaus, referenssilistat jne) määräaika tarjousten tekemiselle laskutus ja maksuehdot takuuehdot muut ehdot asiakirjojen julkisuus (pyydetään, että tarjoajat eivät kerro liikesalaisuuksia, koska asiakirjat pääsääntöisesti julkisia) noudatettavat sopimusehdot yhteistyösopimuksen laatiminen (jos kysymyksessä palvelusopimus) maininta siitä, että päätöksentekijä voi myös hylätä kaikki tarjoukset lisätiedot ja tiedusteluihin vastaaminen osoite, johon tarjoukset on toimitettava allekirjoitukset Hankintalaki koskee kuntien ym. julkisyhteisöjen kuten kuntayhtymien hankintoja. Sen piiriin kuuluvat tavarat, palvelut ja urakat. Laki ei koske mm. tavaroiden myyntiä, kiinteistöjen ostamista, myyntiä tai vuokrausta eikä lainan hankintaa.
5.12.2014 7 (8) Kansalliset kynnysarvot ovat ilman arvonlisäveroa seuraavat: tavarat ja palvelut 30.000 sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut sekä työvoimapalvelut 100.000 urakat 150.000 Kansallinen kynnysarvo tarkoittaa sitä, että sen yli menevät tulee kilpailuttaa ja niistä on ilmoitettava Hilma-kanavalla (www.hankintailmoitukset.fi). EU-kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa on ilmoitettava EU-tasolla. Jos tarjouspyyntö ja hankintailmoitus eroavat sisällöltään, noudatetaan hankintailmoituksessa ilmoitettua. Lain mukaan kansallisen kynnysarvon alittavia hankintoja ei tarvitse kilpailuttaa. Lounais-Suomen koulutuskuntayhtymän hankintaohjeiden mukaan nämäkin kilpailutetaan aivan pieniä hankintoja lukuun ottamatta (tavarat alle 3000, palvelut alle 5000 ). Alle kansallisen kynnysarvon olevissa hankinnoissa ei ole muutoksenhakua markkinaoikeuteen vaan hankintaoikaisu. Hankintarajat viranhaltijoille vuodelle 2015 ovat: Kuntayhtymäjohtaja Talous ja hallintojohtaja Tulosalueiden rehtorit Liedon opiston rehtori ja apulaisrehtorit Koulutustarkastaja ja vs. koulutustarkastaja Atk-päällikkö ja kiinteistöpäällikkö It-päällikkö ja talouspäällikkö 70 000 euroa 50 000 euroa 50 000 euroa 30 000 euroa 15 000 euroa 15 000 euroa 5 000 euroa Koulutusalavastaavat tavarat 3 000 ja palvelut 5 000 (eivät edellytä viranhaltijapäätöstä) Hankintarajat ylittävät hankinnat menevät ylemmän viranhaltijan tai yhtymähallituksen hyväksyttäväksi. Talousarvion täytäntöönpano-ohjeen ja kuntayhtymän yleisten hankintaohjeiden lisäksi tulosalueen rehtorit voivat antaa edellä mainittuja täydentäviä ohjeita omille tulosalueensa toimijoille. Hankintapäätökset tehdään Dynasty- asianhallintaohjelmalla.
5.12.2014 8 (8) 7. Irtaimistojen luettelointi Pienhankinta on arvoltaan yli 200 euroa ja/tai käyttöikä on vähintään kolme vuotta. Ostoreskontrassa kirjattaessa laskua kalustotilille 4580, ohjelma antaa kolme vaihtoehtoa: paluu, käyttöomaisuustiedot, hyödykekeräilyyn. Kirjaaja valitsee: hyödykekeräilyyn, josta kirjanpitäjä kirjaa käyttöomaisuuskirjanpidossa pienhankinnaksi. Vuosikuluiksi kirjataan alle 10 000 maksavat laite- ja kalustohankinnat. Vuosikuluiksi kirjattavat laite- ja kalustohankinnat sisältyvät käyttötalousosan määrärahoihin. Irtaimistojen poistoista on laadittava erilliset yksilöidyt luettelot, jotka on toimitettava taloustoimistoon. Irtaimistojen luettelointia hoidetaan jatkossa kuntayhtymän ICT hankintojen osalta 3 Step:n raportointiohjelmalla sekä leasing-rahoitettavien että suorana ostona tehtävien hankintojen osalta. Irtaimiston myynnistä päättää Hallintosäännön 12 :n mukaan talous- ja hallintojohtaja ja talouspäällikkö Novidan alle 5 000 euron irtaimiston osalta (talous- ja hallintojohtajan delegointipäätös 10/2012). 8. Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Yleisohje kunnan ja kuntayhtymän tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen laatimisesta määrää, että yhtymähallituksen on toimintakertomuksessa tehtävä selkoa, miten sisäinen valvonta ja siihen sisältyvä riskienhallinta on kuntayhtymässä järjestetty, onko valvonnassa havaittu puutteita ja miten sisäistä valvontaa on tarkoitus kehittää. Yhtymähallituksen on annettava siis selonteko sisäisen valvonnan järjestämisestä. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että organisaatiomme joka tasolla on käytävä läpi seuraavien asioiden toimivuus, sen puutteet sekä kehittämistarpeet: 1. säännösten, määräysten ja päätösten noudattaminen 2. tavoitteiden toteutuminen, varojen käytön valvonta, tuloksellisuuden arvioinnin pätevyys ja luotettavuus 3. riskienhallinnan järjestäminen 4. omaisuuden hankinnan, luovutuksen ja hoidon valvonta 5. sopimustoiminta 6. arvio sisäisen tarkastuksen järjestämisestä Kuntalain 13 :n kohta 3 a:n mukaan valtuuston tulee päättää kunnan ja kuntakonsernin sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan perusteista. Määräys koskee myös kuntayhtymiä. Riskienhallinnan tulee olla järjestelmällistä ja kattaa olennaiset kuntayhtymän toimintaan ja talouteen liittyvät riskit. Sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan käytännön menettelytavoista annetaan vuoden mittaan lisäohjeita. Loimaa 16. päivänä joulukuuta 2014 KUNTAYHTYMÄN YHTYMÄHALLITUS Leena Virtanen Puheenjohtaja Leena Suonkanta pöytäkirjanpitäjä