KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA IRTAIMEN OMAISUUDEN LUETTELOINTI- JA POISTO-OHJEET

Transkriptio

1 KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA IRTAIMEN OMAISUUDEN LUETTELOINTI- JA POISTO-OHJEET Nakkilan kunta Voimaantulo

2 SISÄLLYSLUETTELO 1. Yleistä Vastuuhenkilöt Irtaimistoluettelo ja irtaimistokortti Inventointi- ja poistoluettelo Poistetun irtaimiston käsittely Omaisuusmerkintä Muut määräykset...4

3 2 NAKKILAN KUNNAN KUNNALLINEN SÄÄDÖSKOKOELMA IRTAIMEN OMAISUUDEN LUETTELOINTI- JA POISTO-OHJEET Kunnanhallituksen hyväksymä /197 Voimaantulo Yleistä 2. Vastuuhenkilöt Kunnan taloussäännön 4.4 -kohdan mukaan kunnan kiinteästä ja irtaimesta omaisuudesta on pidettävä luetteloita. Irtaimen omaisuuden luettelointi- ja poisto-ohjeiden antaminen kuuluu kunnanhallitukselle. Irtaimistoluetteloinnin tarkoituksena on olla perustana irtaimiston säilyttämisen valvonnassa. Lisäksi luetteloinnilla edistetään irtaimiston tehokasta käyttöä sekä seurataan irtaimiston hoitoa, huoltoa, siirtoja, käytöstä poistamista ja myyntiä. Hallintokuntien on pidettävä hallussaan olevasta kunnan irtaimistosta irtaimistoluetteloa vähintään näiden ohjeiden edellyttämällä tavalla. Irtaimistoksi katsotaan varsinainen irtain omaisuus sekä kiinteistöjen irralliset ja helposti poissiirrettävät tarpeistoesineet. Irtaimistolla tarkoitetaan vuosikuluiksi kirjattavia hyödykkeitä, joiden arvo on alle euroa ja vähintään 84 euroa ilman arvonlisäveroa. Jos irtaimiston hankintaan on saatu valtionosuutta, on näiden ohjeiden lisäksi huomioitava myös valtion antamat ohjeet. Jokaisessa irtaimiston säilytyspaikassa on oltava nimetty henkilö irtaimistoluettelon pitäjänä. Luettelon pitäjän nimeää osastopäällikkö. Luettelon hoitoa valvoo osastopäällikkö tai muu esimies, jolle on johtosäännössä tai muulla delegointipäätöksellä annettu valtuus hankintapäätöksen tekemiseen. Tämä henkilö tekee myös päätöksen esineiden merkitsemisestä irtaimistoluetteloon, vastaa vuosittain suoritettavasta inventoinnista sekä poistoluettelon laadinnasta.

4 3 3. Irtaimistoluettelo ja irtaimistokortti Irtaimistoluetteloa pidetään Status- käyttöomaisuuskirjanpito-ohjelmalla. Irtaimisto kirjaantuu irtaimistoluetteloon ostoreskontran kautta kirjattaessa pienhankinnat tilille 5580 kalusto. Irtaimisto on yksilöitävä kirjattaessa niin tarkasti, että yksityiskohtainen inventointi voidaan näiden tietojen perusteella suorittaa. Ostoreskontrakirjauksen tekijä merkitsee sijoituspaikkaan saapuneet esineet Status-käyttöomaisuuskirjanpitoon saantoa koskevan tositteen tai muun asiakirjan perusteella. Jokaisesta esinenimikkeestä tehdään oma korttinsa (nimikekortti). Nimikekorteista saadaan toimintayksikkökohtaiset yhdistelmät, jotka helpottavat inventoinnin tekemistä. Toimintayksikkö voi olla kiinteistö, jossa hallintokunta toimii, hallintokunnan toimipiste tai yksittäinen huone. Säilytyspaikkoja ei saa tehdä niin laajoiksi, että irtaimistoon kohdistuvien tarkastusten suorittaminen tulee vaikeaksi. Hankintahinnaltaan alle 84 euron suuruisesta irtaimistosta voidaan pitää erillistä hankintaluetteloa, jos hallintokunnalla on siihen erityinen tarve. Irtaimisto merkitään käyttöomaisuuskirjanpitoon saantitavasta riippumatta. Irtaimistokorttiin ei merkitä - rakennuksiin, laitteisiin ja koneisiin kuuluvia kiinteitä osia - arvoltaan vähäisiä tai nopeasti kuluvia esineitä, joiden käyttöikä on alle kolme vuotta - kulutustavaraa eikä tarveaineita, joiden käyttöarvo lyhyessä ajassa loppuu tai laatu muuttuu niitä käytettäessä esim. ruokatavarat, polttoaineet, raaka-aineet ja puolivalmisteet - varastokirjanpidon alaista tavaraa - lainaksi tai vuokralle saatuja esineitä Irtaimistokorttiin on merkittävä - esineen nimike - omaisuusryhmä (pienhankinnoilla = irtaimisto) - irtaimiston säilytyspaikka (= toimintayksikkö) - tavaran toimittaja, merkki ja yksilöintitunnus (etenkin koneista ja laitteista) - kappalemäärä, hankintapäivämäärä ja hankintahinta ilman arvonlisäveroa - käytöstä poistamisvuosi 4. Inventointi- ja poistoluettelo Irtaimistoluettelot on vähintään kerran vuodessa ja tarpeen vaatiessa useammin inventoimalla tarkastettava. Inventoinnista on laadittava tarkastuskertomus, jonka vastuuhenkilö varmistaa nimellään. Tarkastuskertomuksen hyväksyy ao. hallintokunnan osastopäällikkö. Hyväksyminen merkitään viranhaltijan päätöspöytäkirjaan.

5 4 Investoinnin yhteydessä ja tarvittaessa muulloinkin on ehdotettava poistettavaksi esineet, jotka ovat hävinneet, menettäneet käyttöarvonsa tai tulleet hallintokunnalle tarpeettomiksi. Poistoista laaditaan poistoluettelo, johon on merkittävä poistettavien esineiden nimike, kappalemäärä, poiston syy ja poistamistapa. Allekirjoitetun ja tarkastetun poistoluettelon hyväksyy ao. hallintokunnan osastopäällikkö. Hyväksymisen jälkeen tehdään poistomerkinnät irtaimistoluetteloon. 5. Poistetun irtaimiston käsittely 6. Omaisuusmerkintä 7. Muut määräykset Hallintokunnan osastopäällikkö päättää poistettujen esineiden osalta niiden uudelleenkäyttöönotosta, myynnistä tai hävittämisestä. Käyttökelpoiset esineet voidaan myydä toiselle hallintokunnalle, antaa vaihdossa tai myydä ulkopuolisille sekä myydä kunnan omalle henkilökunnalle. Myynti tapahtuu julkisesti kirjallisten ostotarjousten perusteella. Osastopäällikkö voi luovuttaa tarpeetonta irtaimistoa myös suoraan toiselle hallintokunnalle. Luovutus voi tapahtua veloituksetta. Käyttöarvoltaan vähäisiä irtaimistoesineitä osastopäällikkö voi lahjoittaa yleishyödylliseen tarkoitukseen. Myynti- tai luovutuspäätöksestä on tehtävä merkintä päätöksen tehneen viranhaltijan päätöspöytäkirjaan. Poistettu irtaimisto, jolla ei ole enää käyttöarvoa, on hävitettävä polttamalla, kaatopaikalle toimittamalla tai muulla osastopäällikön päättämällä tavalla. Mahdollisista museoesineistä on ennen myyntiä tai hävittämistä ilmoitettava Satakunnan Museolle. Irtaimiston myynnistä kertyneet rahat on tilitettävä talousosastolle, josta ne ohjataan myyjänä olevan hallintokunnan tulotilille. Irtaimisto on varustettava kunnan omistusmerkillä. Se on tehtävä kaikkiin sellaisiin esineisiin, joihin merkintä voidaan vaikeuksitta, esinettä pilaamatta tai kohtuuttomia kustannuksia aiheuttamatta tehdä. Käytöstä poistettua esinettä myytäessä on omistusmerkintä mitätöitävä. Omistusmerkintä voidaan tehdä esineestä riippuen esim. merkintäkynällä tai leimasimella. Irtaimistoluettelot, poistoluettelot ja muut irtaimistokirjanpitoon liittyvät asiakirjat on säilytettävä vahvistettujen arkistomääräysten mukaisesti. Luetteloimattoman irtaimiston poistossa noudatetaan soveltuvin osin näitä ohjeita.

6 5 Talousosasto antaa näitä ohjeita täydentäviä ohjeita esim. käyttöomaisuuskirjanpito-ohjelman käytöstä. Näiden ohjeiden liitteenä on malli irtaimistokortista (nimikekortti), toimintayksikön omaisuuden yhdistelmästä (nimikkeiden sijainti) sekä inventaariluettelosta ja poistoluettelosta. Lisäksi liitteenä ovat ohjeet ko. raporttien ottamisesta Statuksesta.