Viite: 11/2014/LLA Lapin ammattikorkeakoulu Oy TARJOUSPYYNTÖ Liikelahjat Lapin ammattikorkeakoulu Oy Jokiväylä 11 C, 96300 Rovaniemi
Sisältö 1 LIIKELAHJAT... 4 1.1 Hankinnan kohde... 4 1.2 Yleiset vaatimukset... 4 1.3 Hankintamenettely... 4 1.4 Hankinnan aikataulu... 4 1.5 Osatarjoukset... 4 1.6 Vaihtoehtoiset tarjoukset... 5 2 Tarjouksen sisältö... 5 2.1 Tarjoushinnan ilmoittaminen... 5 2.2 Tarjousten käsittely... 5 2.2.1 Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset... 6 2.2.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen... 6 2.2.3 Tarjoajien valinta- ja tarjousten vertailuperusteet... 6 3 Muut tiedot... 6 3.1 Tarjouksen voimassaoloaika... 6 3.2 Tarjouksen ja palveluiden kieli... 6 3.3 Toimitusaikataulu... 6 3.4 Toimitusehto... 6 3.5 Laskutus- ja maksuehdot... 7 3.6 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys ja riitojen ratkaisu... 7 3.7 Hankintasopimuksen solmiminen... 7 3.8 Sopimuskausi... 7 2 (9)
3.9 Tarjouksen jättäminen... 7 3.10 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus... 8 3.11 Muut ehdot... 8 3.12 Lisätiedot ja kysymykset... 8 3 (9)
1 LIIKELAHJAT Lapin ammattikorkeakoulu Oy / hankintapalvelut pyytää tarjousta tämän tarjouspyynnön mukaisesti liikelahjoista. Hankintalain tarkoittama hankintayksikkö on Lapin ammattikorkeakoulu Oy (Y-tunnus 2528792-5) ja tarjouspyynnön kohteena oleva hankinta koskettaa Lapin ammattikorkeakoulun liikelahjoja. 1.1 Hankinnan kohde Tarjouspyynnön kohteena ovat liikelahjat, jotka on jaettu kolmeen osaan lahjan arvon mukaisesti. Liikelahjat ovat - Lapin AMK kynä (Liite 4.1), tilausmäärät: 300 kpl / 2014 ja 500 kpl / 2015, minimitilauserä 100 kpl / tilauserä - Lapin AMK nimikkotuote, arvo 30,00 maksimissaan (Liite 4.2), tilausmäärät: 300 kpl / 2014 ja 500 kpl / 2015, minimitilauserä 100 kpl / tilauserä - Lapin AMK nimikkotuote, arvo 15,00 maksimissaan (Liite 4.3), tilausmäärät: 300 kpl / 2014 ja 500 kpl / 2015, minimitilauserä 100 kpl / tilauserä. Tilaaja varaa mahdollisuuden määrien muuttamiseen suuremmaksi kuin edellä mainitut hankintamäärät mukaan lukien mahdollinen optio yhdestä (1) lisävuodesta hankintojen osalta. 1.2 Yleiset vaatimukset Hankinnan toteuttajalla tulee olla taloudelliset edellytykset toteuttaa tuotteiden toimittaminen (Liite 1). Tuotteille asetetut yleiset vaatimukset on kirjattu tuotekohtaisiin erittelyihin (Liitteet 4.1 4.3). 1.3 Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on kansallisen kynnysarvon yli oleva ja hankintailmoitus on julkaistu Lapin ammattikorkeakoulun kotisivulla (http://www.lapinamk.fi/fi/esittely/ajankohtaista/avoimet-kilpailutukset) ja www.hankintailmoitukset.fi - sivuilla. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007, lain muutos 321/2010) ja hankinta-asetusta (614/2007), sekä hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014, Tavarat) ellei toisin ole ilmoitettu tässä tarjouspyynnössä. 1.4 Hankinnan aikataulu Hankinnan tavoitteellinen aikataulu on 19.9.2014 mennessä hankintailmoitus julkaistaa HILMAssa ja Lapin AMK -kotisivuilla 2.10.2014 tarjousten jättöaika päättyy klo 15:00 3.10.2014 tarjousten avaustilaisuus (ei avoin tilaisuus) 6.10.2014 arvioitu päätöksen tekopäivä 1.5 Osatarjoukset Osatarjoukset hyväksytään. 4 (9)
1.6 Vaihtoehtoiset tarjoukset Vaihtoehtoiset tarjoukset hyväksytään. 2 TARJOUKSEN SISÄLTÖ Tarjous kootaan alla olevan luettelon mukaisesti kansioon ja siihen tulee sisältyä seuraavat selvitykset: 1. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot (Liite 1) - Rahoituksellisesta ja taloudellisesta tilanteesta - Tarjoajan riskiluokituksesta (Suomen Asiakastiedo Oy:n mukainen riskiluokitus) o Riskiluokitus 1-3, tarjoajan riskiluokka on hyväksyttävä o Riskiluokka 4, tarjoajan tulee antaa luotettava selvitys luottokelpoisuuden parantamistoimenpiteistä o Riskiluokka 5, tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta - Vastuuvakuutus ja vakuutusmaksut - Vakuutus muista vaadituista selvityksistä - Edellä mainitut asiakirjat toimitetaan tilaajalle niitä pyydettäessä (tarjouksen liitteenä niitä ei tarvitse erikseen toimittaa) 2. Yhteyshenkilö - Yhteyshenkilön osalta tulee täyttää henkilötietolomake (Liite 2) ja muutoksista yhteyshenkilön osalta tulee toimittaa tieto hyvissä ajoin, sekä vastaava henkilötietolomake - Yhteyshenkilön tulee osata suomen kieli sekä suullisesti että kirjallisesti hyvin, kommunikaatio tilaajien ja toimittajan välillä käydään suomen kielellä 3. Alihankkijoiden käyttäminen - Alihankkijaa käytettäessä tulee ilmoittaa, mikä osa tullaan teettämään alihankintana (alihankkija / alihankinnan kohde), (Liite 3) - Alihankkijan osalta tulee tarjoajan vakuuttaa, että alihankkija on merkattu sijoitusmaassaan ammatti- ja elinkeinorekisteriin, sekä on täyttänyt velvollisuutensa suorittaa Suomen tai sijoitusmaansa lainsäädännön mukaiset verot ja sosiaaliturvamaksut 4. Tarjouksen hintatiedot ja laadulliset tekijät (Liite 4.1 4.3) - Tarjouksen hintatiedot tulee esittää arvonlisäverottomina (alv 0%) nettohintoina liitteen mukaisin erittelyin - Hinnat ovat kiinteät 31.12.2015 saakka - Laatupisteytys 5. Mahdollisten liike- ja ammattisalaisuuksien ilmoittaminen - Tarjouspyynnön kohdan 3.7 mukaisesti 6. Tarjouksen voimassaoloaika - Tarjouksen tulee olla voimassa 31.12.2015 saakka 7. Muut ehdot 8. Muu mahdollinen informaatio 9. Sähköinen tiedoksiantaminen (Liite 5) 10. Tarjouksen päiväys ja allekirjoitus. 2.1 Tarjoushinnan ilmoittaminen Tarjoushinta ilmoitetaan arvonlistäverottomana (alv 0%) tarjouslomakkeen liitteellä 4.1-4.3. Tarjottujen hintojen tulee olla kiinteitä 31.12.2015 saakka. 2.2 Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan seuraavissa vaiheissa: 1. Tarjoajien soveltuvuuden toteaminen 5 (9)
2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu 2.2.1 Tarjoajan soveltuvuudelle asetetut vaatimukset Tarjoajan soveltuvuus määritellään tämän tarjouspyynnön kohdassa tarjouspyyynnön sisältö kohdassa 1 pyydettyjen tietojen ja selvitysten sekä tarjouspyynnön liitteellä 1 esitettyjen yksilöintitietojen perusteella. 2.2.2 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen Tarkistetaan, että tarjouksessa on esitetty kaikki tarjouspyynnössä edellytetyt tiedot. Tämä tarkoittaa sekä tarjouspyynnön liitteillä että itse tarjouspyynnössä yksilöityjä tietoja. 2.2.3 Tarjoajien valinta- ja tarjousten vertailuperusteet Arviointi suoritetaan hyväksyttyjen tarjousten kesken, jossa pisteytetään erikseen kokonaishinta ja laadulliset asiat. Kokonaistaloudellisesti edullisin (suurin pistemäärä) valitaan tuotteen toteuttajaksi. Painoarvopisteet ovat seuraavat: Lapin AMK kynä Hinta, painoarvo 70 pts, Liite 4.1 - Edullisin saa maksimipisteet ja seuraavat suhteellisesti (edullisin tarjous / vertailtava tarjous * 70 pts) Laatutekijät, painoarvo 30 pts, Liite 4.1 - Pisteytys liitteen mukaisesti. Lapin AMK nimikkotuotteet Laatutekijät, painoarvo 100 pts, Liitteet 4.2 4.3 - Pisteytys liitteen mukaisesti. 3 MUUT TIEDOT 3.1 Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla voimassa 31.12.2015 saakka. 3.2 Tarjouksen ja palveluiden kieli Kaikissa tarjouksen asiakirjoissa tulee käyttää suomen kieltä (lukuun ottamatta esitteet). Mahdolliset sopimusneuvottelut käydään suomen kielellä. 3.3 Toimitusaikataulu Ensimmäiset tuotteet tulee toimittaa kolmen (3) viikon kuluessa hankintapäätöksen saatua lainvoiman. Muuten toimittaja varautuu pitämään varastossa vähintään minimitilausmäärän hankinnan kohteena olevia tuotteita ja toimittamaan ne neljän (4) arkipäivän kuluessa tilauksesta tilaajalle. 3.4 Toimitusehto TOP (Finnterms 2001) tilaajan osoittamaan paikkaan (toimipaikkakunnat: Kemi, Rovaniemi ja Tornio). 6 (9)
3.5 Laskutus- ja maksuehdot Hankinnan maksuehto on 21 pv netto. Viivästyskorko on kulloinkin voimassa oleva Suomen Pankin vahvistama viivästyskorko. Laskutus tulee tehdä verkkolaskutuksena. Toimitus-, pienlisä- tai muitakaan lisälaskuja ei hyväksytä vaan ne tulee sisältyä tuotteen hintaan. Laskutusoikeus syntyy kun osakokonaisuus on hyväksytty suoritetuksi. 3.6 Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys ja riitojen ratkaisu Sopimusasiakirjojen pätemisjärjestys on 1. Sopimus (Tilaus) 2. Tarjouspyyntöasiakirjat 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot tavarahankinnoista (JYSE2014, Tavarat) 4. Tarjousasiakirjat Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet, joita ei saada sovittua sopijaosapuolten kesken, ratkaisee ensiasteena Lapin käräjäoikeus. 3.7 Hankintasopimuksen solmiminen Hankintapäätös (tilaus) voidaan panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja hakemusosoituksen tiedoksi. Tarjoajan katsotaan saaneen päätöksen tiedoksi, jollei muuta näytetä, seitsemän (7) päivän kuluessa kirjeen lähettämisestä. Hankinnasta tehdään kirjallinen hankintasopimus (tilaus) valitun palvelutuottajan kanssa ja se astuu voimaan kummankin sopijaosapuolen allekirjoitettua sen. 3.8 Sopimuskausi Alustava hankintakausi on 10/2014 12/2015. Tilaaja varaa mahdollisuuden option käyttämiseen hankinnan kohteista. Optiolla tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen jatkamiseen alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) lisävuodella. Optio voidaan toteuttaa tilaajan ja toimittajan välisellä sopimuksella ilman uutta tarjouskierrosta. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken kirjallisesti. 3.9 Tarjouksen jättäminen Tarjous liitteineen on toimitettava suljetussa kirjekuoressa viimeistään 2.10.2014 klo 15:00 mennessä osoitteeseen. Lapin ammattikorkeakoulu Oy Tarjous 11.2014 / Petri Ronkainen Jokiväylä 11 C 96300 Rovaniemi Kuoreen on merkittävä tunnus Tarjous: LLA 11.2014. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei käsitellä. 7 (9)
3.10 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Lainsäädännön mukaan hankinta-asiakirjat tulevat kaikille julkisiksi niiltä osin, kuin ne eivät ole salassa pidettäviä silloin, kun hankintaa koskeva sopimus tai tilaus on tehty. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- ja ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin välttämätöntä, pyydetään liike- ja ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittamaan erillisellä liitteellä, joka pyydetään merkitsemään selkeästi. Liitteessä pyydetään myös ilmoittaman lyhyt perustelu siitä, mihin perustuen kyse on liike- ja ammattisalaisuudesta. Tuotteen hintaa tai alennusprosenttia ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). 3.11 Muut ehdot Tilaajalla on oikeus hylätä tai rajata tarjoukset / hankinta tarpeisiinsa tai määräraharaameihinsa sopimattomina. Myös tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset, puutteelliset tarjoukset, sekä tarjoukset, joihin ei ole liitetty vaadittuja selvityksiä hylätään. Tarjoajalla ei ole oikeutta saada korvausta tekemästään tarjouksesta. Tarjouksen antaja on sopimusoikeudellisten periaatteiden nojalla vastuussa siitä, että se kykenee toimimaan tarjouksen mukaisesti. 3.12 Lisätiedot ja kysymykset Hankinnan valmistelijat ovat Kristiina Hintikka-Kukkola ja Petri Ronkainen. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä sähköpostitse osoitteeseen hankintapalvelut@lapinamk.fi viimeistään 26.9.2014 klo 15.00. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: LLA 11.2014. Vastaukset ovat luettavissa verkko-osoitteessa: http://lapinamk.fi/fi/esittely/ajankohtaista/avoimet-kilpailutukset/kysymykset-ja-vastaukset viimeistään 29.9.2014. Tarjouspyynnön liitteet on saatavissa excel-formaatissa hankintapalvelut@lapinamk.fi sähköpostiosoitteesta, mainitse otsikkokentässä Liitteet: LLA 11.2014. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Tilaaja ei vastaa muille kuin edellä mainittuun osoitteeseen toimitettuihin kysymyksiin. Lapin ammattikorkeakoulu Oy Ari Konu hallintojohtaja 8 (9)
LIITTEET Tarjouslomakkeet 1 6 (palautettava tarjouksen mukana allekirjoitettuna) 1. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat tiedot 2. Yhteyshenkilö 3. Alihankkijoiden käyttäminen 4. Tarjouksen hintatiedot ja laatutekijät 5. Sähköinen tiedoksiantaminen 9 (9)