LIITE 2A SOPIMUSLUONNOS PALVELUSOPIMUS OPERAATTORIPALVELUT Tp /2018 Sopimusnumero XXXXX 1. Sopimuksen osapuolet 1.1. Palveluntuottaja XXXXX Yhteyshenkilö: Palveluntuottajan vastaavana henkilönä sopimuskauden alkaessa on NN, p. xxx. Muutoksesta on ilmoitettava tilaajalle kirjallisesti etukäteen. 1.2. Palvelun tilaaja Ilmajoen kunnan perusturva Y-tunnus: Y 018008-8 Yhteyshenkilöt sopimuskauden alussa: Puhelin, vaihde: 044 4191 250 Sähköposti: tytti.luoto@ilmajoki.fi 2. Sopimuksen tarkoitus ja kohde Tällä sopimuksella Ilmajoen kunnan perusturva tilaa palveluntuottajalta jäljempänä eritellyn vammaispalvelulain (jäljempänä VPL) sekä sosiaalihuoltolain (jäljempänä SHL) mukaisten kuljetuspalveluiden operoinnin, jonka järjestämiseen palveluntuottaja sitoutuu tässä sopimuksessa ja sen liitteissä määriteltyjen ehtojen mukaisesti. Operoinnilla tarkoitetaan matkojen tilausten vastaanottamista, välittämistä ja yhdistelyä. VPL- ja SHL-kuljetukset operoidaan Ilmajoen kunnan alueella. Tilaajan ja palveluntuottajan välisen sopimussuhteen sisältö määräytyy tämän sopimuksen sekä siihen liittyvien asiakirjojen perusteella. Ilmajoen kunta PL 23 Ilkantie 18 60801 Ilmajoki Puhelinvaihde (06) 419 1111 Telefax (06) 4247 317 www.ilmajoki.fi etunimi.sukunimi@ilmajoki.fi
2(9) 3. Sopimuskausi Sopimuskausi on 1.8.2018 31.7.2019. Tilaajalla on oikeus halutessaan jatkaa sopimusta yhden vuoden (1 vuosi) mittaisella optiokaudella (ajalle 1.8.2019 31.7.2020). Sopimuksen mahdollisesta jatkamisesta ilmoitetaan viimeistään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Päätökset ja sopimukset optioiden käytöstä tehdään erikseen. Toiminta pyritään aloittamaan mahdollisimman nopeasti, mutta viimeistään kaksi (2) kuukautta sopimuksen alkamisesta. Optiokaudelle sopimuksiin voidaan tehdä tilaajan ja asiakkaiden tarpeiden mukaisia pienimuotoisia muutoksia. 4. Palvelun sisältö 4.1. Hankittava palvelu sisältää: a) Tilausten välitystoiminnan, joka sisältää tilausten vastaanottamisen, tilausten reitityksen ja yhdistelyn sekä muodostuvien reittien optimoinnin. Matkojen yhdistelyjen tavoitteena on kustannusten kasvun hillitseminen. Samaan suuntaan ja samaan aikaan matkustavien asiakkaiden matkatilaukset tulee yhdistää aina, kun se on mahdollista ja tarkoituksenmukaista. Tarkoituksenmukaisuus määritellään tarkemmin tilaajan ohjeistuksessa. Tilausten välittämisessä ja yhdistelyssä hyödynnetään ensisijaisesti paikkakunnalla toimivaa palveluliikennettä b) Palvelussa käytettävä tilausten- ja matkojenvälitys- ja raportointijärjestelmä on palveluntuottajan hankkima c) Yksittäisten / yhdisteltyjen matkojen välityksen Ilmajoen kunnan perusturvan mahdollisen kilpailutuksen myötä kuljetussopimusten piirissä oleville palveluntuottajille. Em. palveluntuottajat hankkivat autoihinsa operaattorin järjestelmään yhteensopivan sovelluksen ja laitteen matkatilausten vastaanottamiseksi. d) Käyttöliittymän tai sovelluksen Ilmajoen kunnan perusturvan käyttöön asiakasprofiilien ylläpitoon ja raporttien käsittelyyn e) Asiakas- ja liikennöitsijäpalautteiden hallinnan ja raportoinnin f) Palveluntuottajan henkilökunnan asiakaspalvelun ympärivuorokautisesti (24/7) vuoden kaikkina päivinä g) Operaattorin raportit tilaajalle toiminnastaan, tilatuista matkoista ja myös saadusta asiakaspalautteesta erikseen sovitulla tavalla
3(9) h) Asiakkaiden matkojen lukumäärien seurannan siten, etteivät ne ylitä myönnettyjä matkamääriä. Jos asiakas tilaa matkan, joka ylittää myönnettyjen matkojen määrän, Palveluntuottajan on informoitava asiakasta siitä, että matka on hänelle omakustanteinen. Mikäli matka kuitenkin toteutetaan, on palveluntuottajan informoitava myös kuljettajaa ja kerrottava matkan olevan asiakkaalle omakustanteinen. Ilmajoen kunnan perusturva ei maksa välitystä ylimenevistä matkoista. 4.2. Palvelussa käytettävä järjestelmä Tilaus ja -välityspalvelussa käytettävä järjestelmä on palveluntuottajan hankkima ja se täyttää em. palvelulta vaadittavat ominaisuudet. Järjestelmällä seurataan myös asiakkaiden matkaoikeuden käyttöä. Em. ominaisuudella varmistetaan, ettei asiakas ylitä myönnettyjen matkojen määriä. Välitysjärjestelmään tallennetaan asiakasprofiilit, jotka sisältävät sosiaalihuollon asiakastietoja, joten palveluntuottajan käyttämän järjestelmän tulee täyttää sosiaalihuollon voimassa olevat tietosuoja- ja tietoturvalainsäädännön mukaiset vaatimukset (yleissääntely henkilötietolaki 529/1999). Järjestelmän on täytettävä voimaan tulleen EU:n tietosuojaasetuksen vaatimukset (2016/679). Järjestelmästä saadaan tilaajalle erilaisia raportteja, joista saadaan tietoja asiakkaan matkatiedoista esim. matkaoikeudet sekä ajettujen matkojen määrät. 4.3. Henkilöstö Palveluntuottaja vastaa siitä, että se on varannut palvelun tuottamiseen riittävän määrän tehtävien edellyttämää henkilökuntaa, joka on koulutettua, ammattitaitoista, osaavaa ja kokenutta, henkilökuntaa on saatavilla myös poikkeustilanteissa. Palveluntuottaja on varmistanut palvelun tuottamisen riittävällä, osaavalla ja perehdytetyllä varahenkilöstöjärjestelmällään, jolla taataan palvelun tasalaatuisuus ja tavoitettavuus Palveluntuottajan henkilökunnan asiakaspalvelu on ystävällistä ja asiallista. Tilaus- ja välitysjärjestelmää voi käyttää vain henkilö, jolle on annettu siihen käyttöoikeudet ja joka on koulutettu käyttämään järjestelmää. Asiakaspalvelussa huomioidaan asiakkaiden erityistarpeet, asiakkaina on mm. pitkäaikaissairaita, vammaisia ja erityistä tukea tarvitsevia henkilöitä. Asiakaspalvelun henkilökunnalla on hyvä suomenkielen taito. Asiakaspalvelijoilta edellytetään tilaajan alueen paikallistuntemusta, koska asiakkaat voivat tilata kuljetuksen myös paikan nimellä Palvelun tuottamiseen käytettävä henkilöstö on tämän kuvauksen mukaista ja se noudattaa voimassa olevia lakeja (mm. Henkilötietolaki 529/1999), asetuksia ja muita viran-
4(9) omaisten antamia määräyksiä sekä tietoturvaohjeistusta ja muita saatuja ohjeita. Henkilöstön tulee noudattaa sopimuksen liitteenä olevia henkilötietojen käsittelyn ehtoja. 4.4. Tilaukset ja matkojen välitys Tilausvälityskeskus ottaa tilaukset pääsääntöisesti vastaan puhelimitse, jota varten avataan puhelinnumero ainoastaan tilaajan asiakkaiden puheluita varten. Välityskeskuksen on vastattava puheluihin 120 sekunnin (2 minuutin) sisällä. Lisäksi aistivammaisia varten on oltava tekstiviestitilaus- ja sähköpostitilausmahdollisuus. Asiakkaan tulee saada vahvistus matkasta ja sen lähtöajasta viipymättä kuitenkin viimeistään 30 minuuttia tilauksen jälkeen. Asiakkaan tulee saada tarkoituksenmukainen kulkuneuvo tilaamalleen matkalle, tarvittavana matkustusajankohtana asuinpaikasta ja vuorokaudenajasta riippumatta. Operaattorin välityspalvelu perustuu tilaajan ylläpitämiin asiakasprofiileihin (mm. asiakkaan apuvälinetarve, mahdollinen omataksioikeus, saattajapalvelu). Puhelun tulee olla asiakkaalle pvm/mpm -hinnoittelun mukainen, eikä asiakkaalta saa veloittaa puhelusta minkäänlaisia palvelumaksuja. Jonotuksen tulee olla maksutonta. Jonotusajasta on informoitava asiakasta. Operaattori tallentaa kaikki vastatut puhelut. Tallenteet pitää säilyttää yhden kuukauden ajan, jonka jälkeen ne on tuhottava. Nauhoitteiden kuuntelu on mahdollista vain välityskeskuksen esimiehille. 5. Palvelun hinta Hinta x,xx / tilattu ja välitetty yhdensuuntainen matka (alv 0%). Lisäksi palveluntuottaja laskuttaa palvelun käyttöönottoon liittyvät välttämättömät kustannukset, kun palvelu on testattu ja käynnistynyt. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta periä muita maksuja tai laskutuslisiä. 6. Vakuutukset Palveluntuottajalla on koko sopimuskauden ajan voimassa olevat lakisääteiset ja muut palvelun tuottamisen kannalta tarpeelliset vakuutukset. Palveluntuottaja vastaa kaikista toimintansa palvelujen saajille aiheuttamista vahingoista. 7. Alihankinnat Palveluntuottaja ei käytä alihankintaa.
5(9) 8. Laskutus ja maksuehto Operaattori laskuttaa tilattujen yhdensuuntaisten matkojen välitystoiminnasta tilaajaa antamansa tarjouksen mukaisesti x /tilattu matka. Maksuaika on 21 pv netto hyväksyttävän laskun saapumisesta tilaajalle. Viivästyskorko on enintään voimassaolevan korkolain mukainen. Joulukuun lasku tulee olla perillä seuraavan vuoden tammikuun 10. pv eikä myöhemmin tullutta laskua makseta. Laskutus tapahtuu tilatuista matkoista kuukausittain jälkikäteen seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä hyväksytyn tarjoushinnan mukaisesti. Perustamiskustannukset laskutetaan tarjoushinnan mukaisesti palvelun testauksen ja käynnistymisen jälkeen. Laskut tulee lähettää ensisijaisesti verkkolaskuna. Laskut tulee laatia niin, että ne täyttävät laskuilta vaaditut edellytykset. Laskutus- yms. lisiä ei hyväksytä. Viivästyskorko on korkolain mukainen. 9. Seuranta ja raportointi Palveluntuottajan käyttämästä järjestelmästä saadaan erilaisia raportteja tilaajalle kuten esim. tietoja asiakkaan matkoista, ajettujen matkojen määristä, autoilija- ja kalustokohtaisia tietoja, yhdensuuntaiset matkat, yhdistellyt matkat, erittely VPL ja SHL -matkat, odotusajat, hidasajo, ym. Palveluntuottaja toimittaa vuosittain 31.12 mennessä tilaajalle ilman eri pyyntöä todistuksen siitä, että se on huolehtinut lakisääteisistä velvoitteista, kuten maksuunpannuista veroista ja työeläkelakein mukaisten maksujen maksamisesta. Todistusta ei tarvitse toimittaa, jos tiedot ovat ilman tilaajalle aiheutuvia kustannuksia saatavissa www.tilaajavastuu.fi -palvelusta. Palveluntuottaja vastaa kelpoisuustietojen tarkistamisesta omilta alihankkijoiltaan. 10. Rekisterinpito, asiakirjat, salassapito Palveluntuottaja noudattaa voimassa olevan tietosuojalainsäädännön edellyttämiä menettelytapoja ja henkilötietojen käsittelyä ja suojaamista koskevia säännöksiä. Palveluntuottaja vastaa siitä, että palvelu on kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön ja sopimuksen vaatimusten mukainen, ottaen erityisesti huomioon, mitä sisäänrakennetusta ja oletusarvoisesta tietosuojasta on säädetty.
6(9) Tilaaja on rekisterinpitäjä. Palveluntuottaja noudattaa henkilötietojen käsittelijänä tämän sopimuksen liitteenä olevia ehtoja henkilötietojen käsittelystä. Asiakirjojen säilytyksessä ja arkistoinnissa tulee huomioida tietosuoja- ja tietoturva-asiat. Asiakastiedot ovat salassa pidettäviä. Jos sähköistä asiakasjärjestelmää ei ole käytössä asiakirjat palautetaan tilaajalle veloituksetta palveluntuottajan sopimussuhteen päättyessä ja palveluntuottaja huolehtii omien tiedostojensa tuhoamisesta. Jos sähköinen asiakasjärjestelmä on käytössä, palveluntuottajan on huolehdittava siitä, että tiedot säilyvät palveluntuottajan omassa sähköisessä järjestelmässä niin kauan kuin asiakirjojen säilytysajoista määrätään ja huolehtii asiakirjojen lainmukaisesta hävittämisestä. Palveluntuottaja toimittaa palvelun tilaajalle tarvittavat asiakirjat (mm. yhteenvedot) sovitun toimintamallin mukaisesti. Asiakirjoihin, niiden säilytykseen ja luovutukseen sovelletaan lakia asiakkaan asemasta ja oikeuksista, lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta, henkilötietolakia, lakia sosiaalihuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä, lakia sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista, muita henkilötietojen käsittelyä koskevia säännöksiä kuten voimaan tulevaa tietosuoja-asetusta sekä tilaajan antamia ohjeita. Palveluntuottaja huolehtii siitä, että palveluja annettaessa ja asiakastietojen kirjaamisessa, asiakirjojen käsittelyssä, säilytyksessä, hävittämisessä ja luovuttamisessa sekä toiminnassa muutenkin noudatetaan salassapidosta, vaitiolovelvollisuudesta, tietosuojasta ja tietoturvasta sekä salassa pidettävien tietojen luovuttamisesta annettuja voimassa olevia säännöksiä. Sopijaosapuolet sitoutuvat antamaan toisilleen tiedot sopimuksen tehtäväalueeseen liittyvästä toiminnastaan, sen muutoksista ja kehittämissuunnitelmista. Kumpikin osapuoli sitoutuu pitämään salassa kaikki tietoonsa tulleet toista osapuolta koskevat liike- ja ammattisalaisuudet. Salassapitovelvollisuus pysyy voimassa myös tämän sopimuksen päätyttyä. Palveluntuottaja ei saa käyttää sopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman tilaajan suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottaja saa kuitenkin käyttää sopimusta referenssitietona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksiköille. 11. Laadulliset puutteet ja sanktio Jos palvelu poikkeaa siitä, mitä sopimusasiakirjoissa on sanottu palvelun sisällöstä ja laadusta, siinä on virhe. Todistustaakka siitä, että palvelu on suoritettu ammattitaitoisesti ja huolellisesti, on palveluntuottajalla. Ylivoimaisesta esteestä on ilmoitettava toiselle sopimusosapuolelle mahdollisimman pikaisesti sen ilmaannuttua.
7(9) Palveluntuottaja on korvausvelvollinen kaikesta aiheuttamastaan haitasta tilaajalle. Jos toiminnan aloitus viivästyy palveluntuottajasta johtuvasta syystä, tilaaja on oikeutettu perimään 500 sanktion jokaiselta viivästymisviikolta. Sopimuskauden aikana tehdyistä kirjallisista huomautuksista veloitetaan seuraavasti: 1. Huomautus, maksuton 2. Huomautus, tilaajalla on oikeus periä toisesta ja useammasta huomautuksesta haittakorvausta 2.000 / huomautus, alv 0 %. Palveluntuottajan tulee tilaajan kirjallisesta huomautuksesta korjata laatutasoaan yhden (1) viikon aikana. Mikäli palveluntuottaja ei toisen kirjallisen huomautuksen jälkeen korjaa toimintaansa viikon aikana, johtaa tämä sopimusvelvoitteen rikkomiseen. Kaikesta sopimuksen vastaisesta toiminnasta voidaan määrätä sanktio. Palveluntuottaja sitoutuu vuorovaikutteiseen yhteistyöhön palvelun tilaajan kanssa palvelujen laadun varmistamiseksi ja kehittämiseksi. Palveluntuottajalta odotetaan aktiivista otetta palvelujen ja toiminnan kehittämisessä yhteistyössä tilaajan kanssa. 12. Kartelliehto Palveluntuottaja vahvistaa tämän sopimuksen allekirjoituksella, ettei se ole tämän sopimuksen tarjouskilpailun aikana tai sopimuksen laatimishetkellä syyllistynyt kilpailulain tarkoittamaan keskenään kilpailevien elinkeinonharjoittajien väliseen kiellettyyn kilpailunrajoitukseen (kartelliin) kyseistä palvelua koskevilla markkinoilla tilaajan toiminta-alueella. Mikäli palveluntuottaja on toiminut vastoin tätä velvoitetta, tulee palveluntuottajan suorittaa tilaajalle sopimussakkona 20 % suoritetun ja maksetun palvelun kokonaisarvosta korkoineen sekä korvata sopimussakon ylittävät tilaajalle aiheutuneet vahingot. Näiden lisäksi palveluntuottajan on korvattava asian selvittämisestä aiheutuneet kustannukset ja oikeudenkäyntikulut korkoineen. Tämä sopimusehto on voimassa myös sopimuksen päätyttyä. 13. Muut ehdot Avustamisvelvollisuus palveluntuottajan vaihtuessa. Sopimuksen päättyessä palveluntuottaja on velvollinen veloituksetta kaikin kohtuullisesti odottavissa olevin tavoin avustamaan tilaajaa siirtymään uuden palvelusopimuksen piiriin. Tavoitteena on tehdä hankinnan siirtäminen mahdollisimman helpoksi ja joustavaksi.
8(9) Nämä toimenpiteet pitävät sisällään mm. palveluntuottajan velvollisuuden luovuttaa tilauspuhelinnumeron uudelle palveluntuottajalle. Tilaaja ei vastaa tilauspuhelinnumeron siirtoon liittyvistä kustannuksista. Avustamisvelvollisuus jatkuu siihen asti, kun sopimuksen päättymisestä on kulunut kolme (3) kuukautta. Sopimukseen sovelletaan JYSE2014 Palvelut sopimusehtoja, ellei muuta ole erikseen sovittu. 14. Sopimuksen irtisanominen ja purkaminen Tilaajalla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään välittömästi, jos palveluntuottajaa rasittaa hankintalain 1397/2016 80 :ssä mainittu pakollinen poissulkemisperuste tai hankintalain 81 :ssä mainittu harkinnanvarainen poissulkemisperuste. Tilaajalla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään välittömästi, vaikka edellä mainitut perusteet olisivat syntyneet vasta sopimussuhteen alkamisen jälkeen. Mikäli palveluntuottajalla on alimman oikeusasteen tuomio Hankintalain 80 ja 81 mukaisista rikoksista, palvelutuottaja asetetaan toimintakieltoon, vaikka tuomio ei ole vielä saanut lainvoimaa. Lisäksi tilaajalla on oikeus irtisanoa hankintasopimus päättymään välittömästi, jos tilaajana toimineen kunnan viranomaisen päätös tehdyn valituksen johdosta kumotaan ja päätöksen täytäntöönpano on tästä syystä keskeytettävä. Kumpikin osapuoli saa purkaa sopimuksen joko osittain tai kokonaan, jos toinen osapuoli on olennaisesti rikkonut sopimusvelvoitteitaan tai on ilmeistä, että olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan. Jos rikkomus on korjattavissa, sopijapuoli voi purkaa sopimuksen vain, jos rikkomus on toistuva tai rikkomukseen syyllistynyt sopijapuoli ei ole korjannut rikkomustaan kohtuullisessa ajassa siitä, kun toinen sopijapuoli on kirjallisesti huomauttanut rikkomuksesta. 15. Sopimuksen siirtäminen Palveluntuottajalla ei ole oikeutta ilman tilaajan etukäteen antamaa kirjallista suostumusta siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle. Jos Ilmajoen kunnan perusturvan tällä hetkellä tuottamien sosiaalitoimen palveluiden tuottaminen siirtyy uudelle organisaatiolle sosiaali- ja terveystoimen palvelujen uudistuksen yhteydessä, siirtyy tämä sopimus sellaisenaan oikeuksineen ja vastuineen uudelle, toimintaa jatkavalle taholle.
9(9) 16. Sopimuksen muutokset Sopimusosapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta vain kirjallisesti, muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun sopimusosapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet sopimusosapuolten toimivaltaisten edustajien toimesta. 17. Sovellettava laki ja erimielisyydet Sopimukseen sovelletaan Suomen lakia. Sopimuksen pätevyyttä, tulkintaa ja soveltamista koskevat erimielisyydet, joita sopijapuolet eivät voi keskenään sopia, jätetään Etelä-Pohjanmaan käräjäoikeuden ratkaistavaksi. 18. Sovellettavat ehdot ja asiakirjat Sopimusasiakirjoja noudatetaan seuraavassa järjestyksessä: 1. Tämä sopimus liitteineen 2. Tarjouspyyntö XXX 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE2014 Palvelut) 4. Tarjous xxx 19. Allekirjoitukset Tätä sopimusta on tehty kaksi saman sisältöistä kappaletta, yksi molemmille sopijapuolille. kuun. päivänä 2018 Ilmajoen kunnan perusturva Palveluntuottaja Liitteet Palvelun kuvaus Henkilötietojen käsittelyn ehdot JYSE2014 Palvelut