LAPIN SOTE-TUOTANTOALUEEN ASIAKASPROSESSEJA VALMISTELEVIEN TYÖRYHMIEN TYÖSKENTELYPROSESSI 17.6.15 AN/RR
Asiakasprosessityöryhmät (nimetty pth ohjausryhmä 21.1.2015) Perheiden palvelut Vammaisten palvelut Aikuisten psykososiaaliset palvelut Sairauksien ehkäisy ja hoito Toimintakyvyn edistäminen ja kuntoutus Saamenkieliset palvelut Ikäihmisten palvelut Päivystyksen ja ensihoito Toimintakyvyn edistäminen ja kuntoutus sekä saamenkielisten palveluiden työryhmän jäsenet osallistuvat muiden työryhmien työskentelyyn
Työryhmätyöskentelyn tavoitteet Luoda asiakaslähtöiset ja yhdenvertaiset integroidut sosiaali- ja terveydenhuollon palvelukokonaisuudet Lapin sairaanhoitopiirin alueelle Työskentelyssä tulee huomioida Kustannukset Vaikuttavuus ja tehokkuus Mittaaminen koko ajan mukana
Työryhmätyöskentely Työryhmän puheenjohtajana toimii kokenut sosiaali- ja terveystoimen johtavassa asemassa oleva viranhaltija, joka sopii kuntatyönantajansa kanssa työajan käytöstä (10 % työajasta) Koordinaattorina toimii sosiaali- tai terveysalan kehittäjätyöntekijä, joka käyttää työaikaa 20 % Työryhmät kokoontuvat kerran kuukaudessa 3 4 tunnin työpajoihin Työryhmän jäsenet (12) ovat kuntien/lshp/kolpeneen sosiaali- ja/tai terveysalan asiantuntijoita Puheenjohtajat ja koordinaattorit muodostavat verkoston, jossa sovitetaan yhteen työryhmien työskentely Työryhmätyöskentelyn koordinoinnista vastaavat Poske ja Pth-yksikkö ja esh kehittämisyksikkö yhteistyössä
Työryhmätyöskentelyn käynnistäminen 1.6. 30.9.2015 8.6. Koordinaattoreiden kokous 17.6. Lapin ja Länsi-Pohjan sote-alueen valmistelijoiden ja ryhmien puheenjohtajien ja koordinaattoreiden valmistelutyökokous Kesäalkusyksy Koordinaattorit kokoavat taustatietoa 23.6. Koordinaattoreiden kokous 13.8. Koordinaattorit ja puheenjohtajat 13.8.-10.9. Työryhmät 16.9. Sote-Savotan kehittäjätyöntekijöiden/koordinaattoreiden työryhmien puheenjohtajien sparraus alkaa? 17.-31.9. Työryhmät
Työryhmätyöskentelyn vaiheet ja aikataulu 1.8.2015-31.5.2016
I VAIHE NYKYTILAN ARVOINTI 1.8.2015 30.11.2015 Elokuun kokouksessa Työryhmätyöskentelyn aloitus: esitellään työryhmän tehtävät ja koordinaattoreiden keräämä taustatieto ja kartoitetaan alustavasti kehittämiskohteet sekä innostetaan, sitoutetaan ja ryhmäytetään työryhmän jäsenet Syyskuun kokouksessa Perustehtävän kirkastaminen Miksi palvelu on olemassa? Mitä palvelukokonaisuuksia prosessi sisältää, kuvataan nykyinen palvelutuotanto ja palvelutuotannon indikaattorit Lokakuun kokouksessa Asiakastarpeiden ja palveluaukkojen selvittäminen lainsäädännön, tilastojen ja tutkimusten valossa sekä asiakkaiden ja työntekijöiden näkemysten kokoaminen. Tarkastellaan perusprosesseja ja määritellään rajapinnat toisiin prosesseihin Marraskuun kokouksessa Arvioidaan mitkä ovat tärkeimmät kehittämiskohteet asiakasprosesseissa.
II UUSIEN PALVELUKOKONAISUUKSIEN INNOVOINTI 1.12.2015 31.3.2016 Joulukuun kokouksessa Ennakoidaan tulevaisuuden maailmaa: elämäntapa ja ihmisten arki, hyvinvointi ja sen vajeet Tammikuun kokouksessa Kuvataan mitä ihmiset itse tekevät oman hyvinvointinsa eteen (oma-apu, vertaisapu ja järjestöjen sekä yksityisten palveluiden tuottajat) Mihin tarvitaan julkisia palveluja Tarkastellaan perusprosesseja ja määritellään rajapinnat toisiin prosesseihin Helmi-maaliskuun kokouksissa Innovoidaan ja muotoillaan uusia, innovatiivisia, asiakkaiden tarpeista lähteviä ja sote-integroituja toimintatapoja, palveluprosesseja ja palvelukokonaisuuksia
III MÄÄRITELLÄÄN TULEVAISUUDEN ASIAKASPROSESSIT JA PALVELUKOKONAISUUDET 1.4. 30.5.2016 Huhtikuun kokouksessa Määritellään tulevat asiakasprosessit ja palvelukokonaisuudet Toukokuun kokouksessa Arvioidaan toteutuvatko asiakkaiden tarpeet/laki, osaamiseen perustuvat mahdollisuudet Tarkistetaan uusien palveluprosessien taloudelliset ja maantieteelliset reunaehdot ja osaamiseen liittyvät mahdollisuudet
Kehittäjäasiakasryhmien työskentely Tavoite: Asiakkaiden ja työntekijöiden osallisuuden lisääminen palveluiden kehittämisessä Kehittäjäasiakasryhmät: Toiminta asiakasprosessiryhmien rinnalla kunnissa kaikilla sisältöalueilta yksi ryhmä Työryhmän jäsen (kokoaa työntekijät ja asiakkaat) Työryhmän koordinaattori (tekee esityslistat ja muistiot, hoitaa käytännön asioita, raportoi) 1. Ryhmän tehtävän suunnittelu, työntekijöiden rekrytointi 2. Asiakkaiden rekrytointi (infot elokuu) Työntekijä pyytää mukaan, esite käteen tai lehti 3. Aloitustilaisuus (syyskuu) Tarkennetaan ryhmän tehtävä ja toiminta 4. Työskentelyvaihe (lokakuusta 2015-toukokuuhun 2016) Työskentely sidotaan asiakasprosessiryhmien työn etenemisen vaiheisiin: nykytilan kuvaus ja asiakkaiden tarpeet, uusien palvelumuotojen innovointi ja ehdotus tuleviksi uusiksi asiakasprosesseiksi ja palvelukokonaisuuksiksi. 5. Kokonaisraportointi Miten asiakkaiden ja työntekijöiden näkökulmat näkyvät ehdotuksessa 6. Jatkosuunnitelma/arviointi
Raportointialusta TR pvm TV pvm OR pvm 1. Nykytilan analyysi Koordinaattori valmistelee työryhmälle kuvauksen, joka perustuu tilastoihin, tutkimuksiin, selvityksiin, asiakaspalautteisiin ja kehittäjäryhmien kommentteihin. Työryhmän jäsenet tuovat analyysityöskentelyyn oman ammatillisen asiantuntijuutensa ja alueellisen erilaisuuden näkökulmat. Koordinaattori raportoi kuvauksen palvelukokonaisuuden nykytilasta, jossa on viittaukset käytettyihin lähteisiin. 2. Johtopäätökset ja kehittämiskohteet Työryhmä tekee nykytilan analyysiin vertaamalla nykytilaa lakeihin ja suosituksiin sekä asiakaspalautteeseen. Työryhmä valmistelee esityksen nykytilasta työvaliokunnalle. Työvaliokunta vahvistaa kehittämiskohteet ja suhteuttaa työryhmän esityksen palvelutoiminnan kokonaisuuteen. Työvaliokunta asettaa selkeät ja mitattavissa oleva tavoitteet jatkotyöskentelylle. Koordinaattori raportoi kirjaten johtopäätökset ja kehittämiskohteet ja perustelut. 3. Ratkaisuvaihtoehdot Työryhmä tutustuu vastaavaa uudistusta tehneiden ratkaisuihin sekä innovoi uusia vaihtoehtoja työvaliokunnan asettamien tarkempien tavoitteiden pohjalta. Työryhmä käyttää ideoinnissa soveltuvia luovia menetelmillä ja konsulttien sparrausta. Työryhmä esittää yhden tai useamman ratkaisuvaihtoehdon. Koordinoija raportoi vaihtoehdot ja talousosaajat laskevat eri vaihtoehtojen kustannusvaikutuksia 4. Esitys palvelukokonaisuudesta Työryhmä arvioi eri vaihtoehtoja asiakaslähtöisyyden, kustannusvaikuttavuuden ja työvaliokunnan asettamien tarkempien tavoitteiden näkökumista ja valitsee tavoitteet parhaiten saavuttaneen vaihtoehdon sekä tekee ehdotuksen jatkotoimenpiteistä. Koordinaattori kuvaa palvelukokonaisuuden ja kirjaa ehdotukset jatkotoimenpiteiksi. Työvaliokunta valitsee jatkotyöskentelyyn otettavan vaihtoehdon ja päättää palveluprosessikokonaisuuden mahdollisista muutoksista.
Sparraus Lappi Koordinaattoreille ja puheen johtajille 13.8 (0lemassa olevan tiedon hyödyntäminen) Työryhmille yhteinen tulevaisuus skenaario työpaja 16.9.15 Koordinaattoreille ja puheen johtajille II marraskuussa (analyysin teon tukeminen) Työryhmille yhteinen tulevaisuus skenaario työpaja tammikuussa (Innovaatiopaja) Koordinaattoreille ja puheen johtajille III maaliskuussa (ratkaisuvaihtoehtojen puntarointia) Koordinaattoreille ja puheen johtajille IIII huhtikuussa (ratkaisuvaihtoehdon valinta) Työryhmille yhteinen arviointi ja lopetus (prosessin arviointi ja jatkotyöskentely) TARVITTAESSA ASIAKASPROSESSITYÖSKENTELYN VETÄJILLE MAHDOLLISUUS KONSULTOIDA??
Ratkaistavia asioita Keitä prosessityöskentelyyn kytketään? Laajempi kuntalaisten, asukkaiden tiedotus ja kuuleminen kuuluvat toiseen PoSote prosessiin? Oppilaitokset, järjestöt ja yksityiset palveluntuottajat Voivatko työryhmät pyytää tukea Sparrauksen lisäksi? nykytilan analyyseihin syksyllä kustannusanalyysit kevät miten henkilöstöasiat Käytännön asiat kokoustilat www-sivut työskentelyalusta
Asiakasprosessiryhmien työskentely suhteessa Sote-uudistuksen toimeenpanoon 1. Nykytilan analyysi Kuvaus työryhmälle analyysityöskentely koordinaattori raportoi kuvauksen 2. Johtopäätökset ja kehittämiskohteet Nykytilan analyysi esittely työvaliokunnalle kehittämiskohteiden vahvistaminen + selkeiden ja mitattavissa olevien tavoitteiden asettaminen koordinaattori raportoi 3. Ratkaisuvaihtoehdot Uusien vaihtoehtojen innovointi ja esittely koordinaattori raportoi + talousvastaavat laskevat kustannusvaikutukset 4. Esitys palvelukokonaisuudesta Vaihtoehtojen arviointi parhaan vaihtoehdon valinta (työryhmä) jatkotyöskentelyyn otettavan vaihtoehdon valinta (työvaliokunta) 5. Palvelukokonaisuuden kuvaus (palvelukartta) PTH:n ohjausryhmän hyväksyntä 6. Toimeenpanovaiheen tarkistukset 7. Toimeenpano 8. Prosessien tarkempi kuvaaminen 9. Seuranta