Projektin tilannekatsaus

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Projektin tilannekatsaus"

Hannes Hukkanen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Kuntasektorin yhteinen KA Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Projektin tilannekatsaus Heini Holopainen Kuntien Tiera Oy

2 Sisältö» Taustaa Mitä tarkoitetaan viitearkkitehtuurilla Hyödyt Projektin organisoituminen» Projektin tilanne ja aikataulu» Asianhallinnan viitearkkitehtuuriin sisältyvät kuvaukset» Asianhallinnan viitearkkitehtuuri Prosessit Käsiteet Looginen järjestelmäjako Liitteet 2 [pvm]

Asianhallinnan viitearkkitehtuuriin sisältyvät kuvaukset»

3 Taustaa 3 [pvm]

4 Mitä on viitearkkitehtuuri? Viitearkkitehtuuri on rajatun arkkitehtuurikokonaisuuden abstrakti toimittaja- ja toteutusneutraali rakenne. Se on esitys arkkitehtuurikokonaisuuden loogisista osista ja niiden välisistä suhteista. Viitearkkitehtuurilla ohjataan arkkitehtuurisuunnittelua halutunlaiseen toteutusrakenteeseen. Viitearkkitehtuuri voi olla organisaation sisäinen, toimialaan liittyvä tai yleinen looginen rakennemalli. Viitearkkitehtuurin pohjalta voidaan tehdä erilaisia ratkaisumalleja kokonaisuuden toteuttamiseksi. 4

Se on esitys arkkitehtuurikokonaisuuden loogisista osista ja niiden välisistä suhteista.

5 Hyöty näkökulma Asianhallinnan viitearkkitehtuurin avulla parannetaan ja ohjataan kunnan asianhallinnan kehittämistä yhdenmukaiseen sähköistettyyn ja automatisoituun malliin, jossa on lainsäädännön vaatimukset huomioitu. Yhdenmukaisella prosessilla ja tiedon elinkaarenhallinnan (ml. metatietomallin) avulla parannetaan myös välillisesti kuntien yhteentoimivuutta ja liittymäintegraatioita alueellisissa yhteentoimivuushankkeissa. Kuntalaisille tarjottavien sähköisten palvelujen integraatio asianhallintaan mahdollistaa asioiden käsittelyn tilan seurannan yhdenmukaisen ja yhtenäisen sähköisen asianhallinnan menettelyn ansiosta. 5

metatietomallin) avulla parannetaan myös välillisesti kuntien yhteentoimivuutta ja liittymäintegraatioita alueellisissa yhteentoimivuushankkeissa.

6 Tavoitteet Asianhallinnan ja sen toiminnallisten kokonaisuuksien suunnittelu sellaiseen tavoitetilaan, jossa automatisoinnilla / sähköistämisellä saadaan aikaiseksi tavoitellut hyödyt. Lainsäädännöstä tulevien vaatimusten esittäminen prosessikuvauksissa. Kuvataan, mitä vaatimuksia lainsäädäntö asettaa prosessille ja prosessin eri kohdille sekä miten säädöksen vaatimus on otettu suunnittelussa huomioon. Pääpaino toiminnallisilla vaatimuksilla eli prosessikuvauksella. Keskitytään määrittelyssä asian- ja asiakirjallisen tiedon hallintaan. 6

Kuvataan, mitä vaatimuksia lainsäädäntö asettaa prosessille ja prosessin eri kohdille sekä miten säädöksen vaatimus on otettu

Projektiryhmä ja ohjausryhmä Vaihe1 ja Vaihe2 Ohjausryhmässä on edustettuina:» VM» Kuntaliitto» Turku» Vantaa» Pieksämäki (vaihe1)» Pori (vaihe1)» Kuntien Tiera Projektiryhmässä on

7 Projektiryhmä ja ohjausryhmä Vaihe1 ja Vaihe2 Ohjausryhmässä on edustettuina:» VM» Kuntaliitto» Turku» Vantaa» Pieksämäki (vaihe1)» Pori (vaihe1)» Kuntien Tiera Projektiryhmässä on ollut mukana edustettuina:» Kuntaliitto» Espoo (vaihe 1)» Pieksämäki (vaihe1)» Pori» Turku» Vantaa» Tampere (vaihe1)» Kiuruveden kaupunki» Ylä-Savon Sotekuntayhtymä» Kuntien Tiera 7

Projektiryhmässä on ollut mukana edustettuina:» Kuntaliitto» Espoo (vaihe 1)» Pieksämäki

8 Projektin tilanne ja dokumentaatiorakenne 8 Heini Holopainen Tapahtuma

9 Viitearkkitehtuurin kokoukset Pidetyt ja tulevat työpajat:» Työpaja 1: ma klo » Työkokous ma » Työpaja » Työpaja klo » Työkokous klo » Työkokous , » Työkokous , 9: » Työkokous , 9:30-16:00» Työkokous , 12-14:30» Työkokous , 8: , Järjestelmäpalvelut ja skenaariokuvaukset- vimeistely» Työpaja 25.9 klo kokonaisuuden läpikäynti, katselmoinnin saate» Katselmointityöpaja, klo 9: » Työpaja viikolla 50, (vielä auki) 9

30» Työkokous 20.8.2015, 9:30-16:00» Työkokous 31.8.2015, 12-14:30» Työkokous 15.9.2015, 8:30-11.

10 Projektin aikataulu Vaihe / tehtävä 1. Suunnittelu ja aloitus 2. Viitearkkitehtuurin rakenne 3. Sidosarkkitehtuurien huomioiminen 4. Integraatioarkkitehtuuri loogisella tasolla 5. Järjestelmäarkkitehtuuri loogisella tasolla 6. Tiedon tallentamisen menetelmät ja skenaariot 7. Asianhallinnan hallinnointimalli 8. Katselmointi, loppuraportointi ja hyväksyntä 2015 Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Tammikuu Projektityö Katselmointi kunnissa Ohjausryhmän kokous 2016 Aikataulu Projektin aikataulu Vaihe / tehtävä 2015 Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu 1. Suunnittelu ja aloitus 2. Viitearkkitehtuurin rakenne 3. Sidosarkkitehtuurien huomioiminen 4. Integraatioarkkitehtuuri loogisella tasolla 5. Järjestelmäarkkitehtuuri loogisella tasolla 6. Tiedon tallentamisen menetelmät ja skenaariot 7. Asianhallinnan hallinnointimalli 8. Katselmointi, loppuraportointi ja hyväksyntä Projektityö Katselmointi kunnissa Ohjausryhmän kokous 10

Katselmointi, loppuraportointi ja hyväksyntä 2015 Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu Kesäkuu Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Tammikuu Projektityö Katselmointi kunnissa

11 Viitearkkitehtuurin kuvaukset Dokumentaation tilanne Asianhallinnan_viitearkkitehtuuri, päädokumentaatio viimeistelyssä Liite1 Asianhallinta_sanasto, viimeistelyssä Liite 2 Asianhallinnan hyödyt (excel), valmis Liite 3_Asianhallinnan_eri_metatiedot (metatietojen selitykset ja arvojoukot), viimeistelyssä Liite 4 Case-esimerkit_asianhallinta, viimeistelyssä Liite 5 Sidosarkkitehtuurit ja huomioitavat ohjeet (excel), valmis Liite 6 Kuntasektorin_viitearkkitehtuuriprojektin asettaminen, valmis [pvm] 11

3_Asianhallinnan_eri_metatiedot (metatietojen selitykset ja arvojoukot), viimeistelyssä Liite 4 Case-esimerkit_asianhallinta,

12 Asianhallinnan viitearkkitehtuuri 12 Copyright Kuntien Tiera Oy

13 Asianhallinnan toiminnallinen ympäristö Asianhallinta on osa tiedonhallinnan kokonaisuutta. Tämän viitearkkitehtuurin kohde on kuvassa keskellä oleva asianhallinnan kokonaisuus. 13

14 Asianhallinnan määritelmä Asianhallinta Asianhallinta on asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen käsittelyn ohjaamista niiden koko elinkaaren ajan. Asianhallintaan sisältyy asiankäsittely, asiakirjahallinta ja arkistointi. Asiankäsittely Asiankäsittely tarkoittaa viranomaisen prosessia, jossa asia käsitellään laissa määritellyn hallintomenettelyn mukaisesti. Asiankäsittelyn päävaiheet ovat vireilletulo, valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, täytäntöönpano ja seuranta. Asiakirjahallinta Asiakirjatiedon hallinta koko sen elinkaaren ajan, asiakirjan luonnista hävittämiseen. Arkistointi Asiakirjojen pysyvä tai pitkäaikainen säilytys ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti. 14

Asiankäsittely Asiankäsittely tarkoittaa viranomaisen prosessia, jossa asia käsitellään laissa määritellyn hallintomenettelyn mukaisesti.

15 Tiedonhallintaa pääasiassa säätelevä lainsäädäntö [pvm] 15

16 Lainsäädännön asianhallinnalle asettamat vaatimukset [pvm] 16

17 Asianhallinnan prosessikartta Kukin asianhallinnan prosessi on kuvattu omana kokonaisuutena ja tarvittaessa avattu tarkemmiksi vaiheiksi. Asianhallinnan asiakasprosesseja ovat kunnan palvelutuotanto sekä ohjaus- ja tukiprosessit. Kunnan asiakas on myös asianhallinnan prosessin asiakas. Asianhallinnan tukiprosesseja, jotka luovat edellytyksiä asianhallinnalle ja avustavat niiden toimintaa, ovat tiedonohjaus, master datan hallinta, käyttövaltuushallinta ja tiedolla johtaminen 17

Kunnan asiakas on myös asianhallinnan prosessin asiakas.

18 Asianhallinnan prosessi-integraatiomalli 18

19 Asianhallintaan liittyvät roolit Yllä kuvatut roolit ovat asianhallinnan prosesseissa toimijoina. Roolien nimet eivät ole yhtä kuin tehtävänimike tai virkanimike vaan enemmän työrooleja 19

20 Asiankäsittelyn prosessi-integraatiomalli Asian käsittely hallintomenettelyn mukaan Jokaisesta asiankäsittelyn vaiheesta on tarkempi prosessikuvaus 20

21 Asiakirjahallinnan prosessi-integraatiomalli Asiakirjojen ja asiakirjallisen tiedon elinkaaren hallinta, jolla varmistetaan asiakirjoihin sisältyvien tietojen saatavuus, käytettävyys, suojaaminen ja eheys. 21

22 Arkistoinnin prosessi-integraatiomalli Asiakirjojen määräaikainen tai pysyvä säilyttäminen 22

23 Asianhallinnan käsitemalli 23

24 Tunnistetut koodistot 24

25 Asianhallinnan metatietomalli pohjautuu JHS176- suosituksen määrityksiin 25

26 Looginen järjestelmäjako- Järjestelmäpalvelut 26

27 Kiitos Tietoja projektin etenemisestä antavat: 27

Samankaltaiset tiedostot

Kuntasektorin yhteineset viitearkkitehtuurit Tiedon- ja asianhallinta Johtamisjärjestelmä

Kuntasektorin yhteineset viitearkkitehtuurit Tiedon- ja asianhallinta Johtamisjärjestelmä Kurttu-seminaari 2013 18.4.2013 Helsinki Heini Holopainen, Sari Valli Sisältö Tiedon- ja asianhallinnan viitearkkitehtuuri