Uusimaa 2019: Henkilöstön osallistamissuunnitelma Talent Vectia 11.6.2018
Sisältö 1. Henkilöstön osallistamisen tavoitteet 2. Osallistamisen tasot, vaiheet ja menetelmät 3. Muutoksen kohderyhmät ja käsiteltävät sisältöteemat 4. Osallistamiskonsepti ja osallistamisen aikajana 5. Osallistamisen vastuut: maakunta ja luovuttava organisaatio 6. Osallistamisen taso ja laajuus 7. Osallistamisen polut per kohderyhmä 8. Osallistamisen toteuttaminen per sisältöteema 9. Osallistamismenetelmät 10. Muutoksen mittaaminen 2
Uusimaa 2019: Henkilöstön osallistamisen tavoitteet Merkittävä muutos yhdistyvien organisaatioiden henkilöstön näkökulmasta Tavoitteena on tuoda selkeyttä abstraktiin muutokseen Henkilöstö kaipaa vuoropuhelua muutoksesta ja käytännön asioista Ennakoiva henkilöstön osallistaminen auttaa epävarmuuden ja pelkojen hallinnassa Auttaa asiakkaiden palvelussa 1,6 miljoonaa asukasta Siirtyvä henkilöstö Päättäjät (luovuttavien organisaatioiden johto, poliittiset päätöksentekijät) Henkilöstön osallistaminen alkaa, kun lainsäädäntö astuu voimaan, maakunta perustetaan ja väliaikainen valmistelutoimielin aloittaa 3
Osallistamisen tasot muutoksessa Lisää tietoisuutta muutoksesta Muutoksen alkuvaiheessa ihmiset kaipaavat tietoa siitä, miksi muutos toteutetaan ja mitä hyötyjä sillä saavutetaan Samoin halutaan tietoa siitä, mikä muuttuu ja erityisesti mitä muutos tarkoittaa itselle Luo mahdollisuuksia vaikuttaa muutokseen Muutos on helpompi ymmärtää ja sitoutua siihen, mikäli on mahdollisuuksia vaikuttaa muutoksen lopputuloksiin ja osallistua muutoksen tekemiseen Muutos koetaan enemmän omaksi, jos siinä näkyy oma käden jälki Vakiinnuta muutos Varmista osaaminen ja into toimia Muutos konkretisoituu, kun sovitaan toimenpiteistä, aikatauluista ja vastuista Muutoksen etenemisestä halutaan tietoa onnistuuko tämä, mistä on saatu hyviä kokemuksia? Muutokseen sitoutumista auttaa, jos on mahdollisuus antaa palautetta mitä pitää korjata ja edelleen kehittää Muutokseen mukaan lähtemistä auttaa tunne siitä, että osaa ja pystyy toimimaan uudessa tilanteessa on tarvittavat tiedot ja taidot Samoin uusia toimintatapoja lähdetään kokeilemaan rohkeammin, jos tiedetään että niiden käytäntöön vientiin saa tukea 4
Tuottavuus ja motivaatio Osallistamisen vaiheet Luo tietoisuutta miksi muutos tärkeä, mitkä ovat hyödyt, mitkä ovat vaikutukset Ymmärrys Ota mukaan vaikuttamaan: oma jälki /panos muutokseen Varmista että ihmisillä/organisaatiolla on kyvykkyys toimia uudessa tilanteessa. Organisoi tuki muutoksen käyttöönottovaiheeseen. Nosta onnistumiset esiin, kannusta ja palkitse. Nosta kehittämisehdotukset esiin ja sovi etenemisestä. Luottamus Sitoutuminen Omistajuus Mittaa edistymistä..mittaa vaikuttavuutta Aika 5
Osallistamismenetelmät Esimerkkejä menetelmistä Mahdollisuudet ratkaisujen tuottamiseen Taitojen ja toimintatapojen omaksuminen ja harjoittelu Toimintatapojen käytäntöön vienti, arviointi ja edelleen kehittäminen Vakiinnuta muutos Mahdollisuudet kysymysten ja kommenttien esittämiseen Tiedon jakaminen Mahdollisuudet näkemysten ja ideoiden esiin tuomiseen Luo mahdollisuuksia vaikuttaa muutokseen Varmista osaaminen ja into toimia Koulutukset ja valmennukset (F-2-F) Klinikat (tuki käytäntöön vientiin, akuutit kysymykset) Sprintti-työskentely: käytäntöön vienti - sparraus - käytäntöön vienti - sparraus jne. Lisää tietoisuutta muutoksesta Verkkosivut, uutiskirjeet, blogit, videot, live stream Online kyselytunnit- ja teemastudiot Ylimmän johdon tilaisuudet Henkilöstöinfot, johdon road show, Kick-off tilaisuudet Johtoryhmä-, yksikkö-ja tiimipalaverit, esimiesalaiskeskustelut Valmennukset (muutoksen läpivienti) Verkkoaivoriihi Teemakeskustelut virtuaalisella alustalla Pull event tilaisuudet (näkemysten, kysymysten ja huolenaiheiden esiin saaminen) Hackathon tilaisuudet (toimenpiteiden, ratkaisujen tai sisältöjen työstäminen) Työpajat Webropol-kyselyt Videoklipit, E-Learning Playbookit Työyhteisöpeli Pull event tilaisuudet ja työpajat Tavoitekeskustelut yksilötasolla Edistymistä mittaavat kyselyt Digitaaliset keskustelukanavatja ryhmät 6
Muutoksen kohderyhmät ja käsiteltävät sisältöteemat Muutoksen kohderyhmät Teemat Muutoksen tavoitteet ja vaikutukset Maakuntastrategia Muutosvaikutukset lainsäädännöstä ja strategiasta - mikä muuttuu Palvelustrategia Palvelualueet Ylin johto Asukas ja asiakas Asiakasrajapinta - miten toimimme Esimiehet Henkilöstö Uusi organisaatiomalli ja johtamiskäytännöt Talouden johtaminen Organisoituminen ja käytännöt uudessa rakenteessa - miten toimimme Henkilöstön johtaminen Organisaation toimintakulttuuri Tietojärjestelmät Tuki muutokselle - mitkä asiat tukevat muutosta Muutosvalmiudet 7
Sisältöteemat Muutoksen tavoitteet ja vaikutukset Maakuntastrategia Palvelustrategia Näistä asioista viestimme Lainsäädännöstä tuleva pohja muutokselle Uudenmaan maakunta- ja sote-uudistuksen tavoitteet, hyödyt ja vaikutukset Maakuntastrategian sisältö: strategiset tahtotilat ja strategiset mittarit Palvelustrategian sisältö Näihin asioihin osallistamme Mahdollisuuteni vaikuttaa muutoksessa Maakuntastrategian vaikutus palvelualueen / yksikön/ tehtäväalueiden painopisteisiin: mihin keskitymme tekemisessä, valinnat, poisvalinnat, kriittiset menestystekijät, strategiset hankkeet Palveluja koskevien muutosten käytäntöön vienti: palvelutavoitteet sekä palveluiden tuottamista ja järjestämistä koskevat muutokset Edistymisen seuranta Strategian toimeenpanon tiekartan luonti: vaiheistus tavoiteltaviin tuloksiin Edistymisen seuranta 8
Sisältöteemat Asukas ja Asiakas Organisaatiomalli ja johtamiskäytännöt Talouden johtaminen Henkilöstön johtaminen Näistä asioista viestimme Muutokset asiakaspoluissa Konsernirakenne-ja ohjaus: juridinen, hallinnollinen, toiminnallinen Talouden johtaminen uudessa organisaatiossa Henkilöstöpolitiikan ja HR käytäntöjen sisältö Näihin asioihin osallistamme Asiakaspolkujen tunnistaminen, kriittiset pisteet Toiminta / vuorovaikutus asiakasrajapinnassa Uuden organisaatiorakenteen toimeenpano: rakenteen, roolien ja vastuiden sekä johtamisfoorumien -ja prosessien käytäntöön vienti Uuden organisaatiorakenteen toimeenpanon varmistaminen: edistymisen ja haasteiden tunnistaminen, jatkokehitettävät asiat Talouden johtaminen käytännössä: talouden ennustamistapa, talousarvion / budjetin rakentaminen, rahavirtojen seuranta uusilla palvelualueilla, palveluiden hinnoittelu, kustannusrakenteet Edistymisen seuranta HR käytäntöjen mukaan toimiminen, prosessit ja työvälineet Edistymisen seuranta Edistymisen seuranta 9
Sisältöteemat Organisaation toimintakulttuuri Tietojärjestelmät Muutosvalmiudet Näistä asioista viestimme Näihin asioihin osallistamme Uuden organisaation toimintakulttuurin sisältö Uuden organisaation toimintakulttuurin sisällön rakentaminen strategisten tavoitteiden ja arvojen pohjalta: toimintatavat ja yhteistyön tekemisen tavat, joita halutaan edistää uudessa organisaatiossa Uudessa organisaatiossa käyttöön otettavat järjestelmät Järjestelmien käytön omaksuminen Johtaminen ja esimiestyö muutoksen eri vaiheissa (vision rakentaminen, sitouttaminen, toimeenpano) Arvojen mukainen johtaminen ja toiminta Henkilökohtainen muutoskyvykkyys ja valmius toimia muutoksessa (resilienssi) Toimintakulttuurin mukaan toimiminen käytännössä Edistymisen seuranta 10
Osallistamisen aikajana Uudistuksen tavoitteisiin, hyötyihin ja vaikutuksiin liittyvä viestintä (verkkosivut, uutiskirjeet, blogit, videot, live stream) Muutostuki as a service johdolle ja esimiehille hankkeen ajan Osallistamisen toteuttaminen käytännössä: Virtuaalivalmennukset johdolle ja esimiehille osallistamisen toteuttamisesta omissa organisaatioissa. Osallistamiskonseptin, saatavilla olevan muutostuen ja osallistamismenetelmien läpikäynti. Mahdollisuuteni vaikuttaa muutoksessa mihin ja millä tavalla haluan olla mukana vaikuttamassa: Webropol-kysely tai verkkoaivoriihi Maakuntastrategian vaikutus palvelualueisiin, yksiköihin ja tehtäviin Ylimmän johdon tilaisuus Online-kyselytunnit ja/tai onlineteemastudio Henkilöstöinfot, johdon road show Ohjatut teemakeskustelut virtuaalisella alustalla tai verkkoaivoriihi Vakiintuneet kanavat: johtoryhmä-, yksikkö -ja tiimipalaverit Palvelustrategian vaikutus tuotettaviin palveluihin Ylimmän johdon tilaisuus Online-kyselytunnit ja/tai onlineteemastudio Ohjatut teemakeskustelut virtuaalisella alustalla tai verkkoaivoriihi Vakiintuneet kanavat: johtoryhmä-, yksikkö -ja tiimipalaverit Uuden organisaatiomallin ja johtamiskäytäntöjen toimeenpano Ylimmän johdon tilaisuus Online-kyselytunnit ja/tai onlineteemastudio Henkilöstöinfot, Kick-off -tilaisuudet Vakiintuneet kanavat: johtoryhmä-, yksikkö -ja tiimipalaverit, esimiesalaiskeskustelut Maakuntastrategian pohjalta tekemisen painopisteiden valinta ja käytäntöön viennin suunnittelu Hackathon-tilaisuus palvelualuetasolla (toimenpiteiden työstäminen) Työpajat yksikkötasolla Tavoitekeskustelut Palveluja koskevat muutokset palvelustrategian pohjalta Hackathon-tilaisuus palvelualuetasolla (toimenpiteiden työstäminen) Työpajat yksikkötasolla Tavoitekeskustelut Asiakaspolkujen tunnistaminen; kriittiset muutokset asioinnissa Työpajat Digitaaliset vapaamuotoiset kanavat ja keskusteluryhmät Talouden ja henkilöstön johtamiseen (toimintamallit, käytännöt, prosessit) sekä tietojärjestelmiin liittyvät valmennukset Esimiesvalmennukset (arvojen mukainen johtaminen, muutosjohtaminen) Muutoksen edistymisen mittaaminen Uuden organisaatiomallin toimeenpanon edistymisen seuranta Pull event tilaisuudet (näkemykset esiin) Johtoryhmä-, yksikkö-ja tiimipalaverit Palvelustrategian käytäntöön vienti Sprintti-työskentely Maakunta-ja palvelustrategian eteneminen Pull event tilaisuudet (näkemykset esiin) Hackathon tilaisuudet (ratkaisujen työstäminen esiin tuotuihin haasteisiin) Työpajat yksikkötasolla Johtoryhmä-, yksikkö-ja tiimipalaverit Uuden organisaation toimintakulttuurin sisällön rakentaminen Teemakeskustelut virtuaalisella alustalla tai verkkoaivoriihi Hackathon-tilaisuus (sisällön työstäminen) Toimintakulttuurin käytäntöön vienti ja edistymisen seuranta Työyhteisöpeli Pull event tilaisuudet (näkemykset esiin) Johtoryhmä-, yksikkö-ja tiimipalaverit Tavoitekeskustelut Klinikat - käytäntöön viennin tuki Väliaikaishallinto, syksy 2018 Käynnistymisvaihe, kevät ja syksy 2019 Toiminta alkaa, 1/2020 > 11
Osallistamisen vastuut: maakunta ja luovuttava organisaatio Hanke Luovuttava, muutoksessa mukana oleva organisaatio Osallistamissuunnitelman tekeminen (tämä dokumentti) Osallistamissuunnitelman kommentointi Muutostuki as a service (=Muutostuki PMO): tukee luovuttavia organisaatioita osallistamisen suunnittelussa ja toteuttamisessa Muutostuki PMO antaa käytännön tukea osallistamisaktiviteettien toteuttamiseen ja eri osallistamismenetelmien käyttämiseen. Muutostuki PMO:n rakentaminen edellyttää lisähenkilöresursointia. Lisäksi on pohdittava, missä vaiheessa PMO perustetaan ja suunniteltava sen käytännön toteutus. Seuraavien osallistamisaktiviteettien toteuttaminen (yhteistyössä luovuttavan organisaation kanssa): Viestinnän sisältöjen ja materiaalien tuottaminen Viestinnän toteuttaminen eri kanavien kautta: Henkilöstöä varten tehdään oma Uusimaa2019.fi sivusto sisältäen mm. uutiskirjeet, blogit, videot Virtuaaliset tilaisuudet/menetelmät: Live stream, online-kyselytunnit, onlineteemastudiot, ohjatut teemakeskustelut virtuaalisella alustalla, verkkoaivoriihet F-2-F tilaisuudet: Ylimmän johdon tilaisuudet, johdon road show, Pull event ja Hackathon tilaisuudet Sprintti-työskentely Koulutukset, valmennukset, E-Learning, videoklipit, playbookit Työyhteisöpeli Edistymistä mittaavat kyselyt Muutostuen/Muutostuki PMO:n hyödyntäminen osallistamisaktiviteettien toteuttamisessa Seuraavien osallistamisaktiviteettien toteuttaminen (yhteistyössä Hankkeen/muutostuki PMO:n kanssa): Uusimaa 2019 hankkeen tuottaman viestinnän sisältöjen ja materiaalien hyödyntäminen luovuttavan organisaation viestinnässä. Viestinnän toteuttaminen luovuttavan organisaation käytössä olevien viestintäkanavien kautta: esim. intra, uutiskirjeet, blogit, videot. Henkilöstöinfot, Kick-off tilaisuudet Klinikat (tuki asioiden käytäntöön vientiin) Muutoksen käsittely vakiintuneissa kanavissa: johtoryhmät, yksikkö-ja tiimipalaverit, esimies-alaiskeskustelut, kehittämispalaverit/työpajat Palautteen kerääminen osallistamisaktiviteettien vaikuttavuudesta Syötteiden/palautteen antaminen osallistamisaktiviteettien vaikuttavuudesta: mikä toimii, mikä ei toimi, mitä uusia aktiviteetteja tarvitaan henkilöstön osallistamiseksi muutokseen Mallin luonti muutoksen edistymisen seurantaan: mittarit/kyselyt, toteutusajankohdat, mittareiden/kyselyiden tulosten käsittelytapa Muutoksen edistymisen seuranta: miten suunnitellut muutosaktiviteetit toteutuvat, mikä on sitoutumisen taso muutokseen, mikä on tavoiteltavien toimintatapamuutosten käytäntöön viennin aste Muutoskyselyiden toteuttaminen 12