Henkilöstön osallistaminen

Transkriptio

1 Henkilöstön osallistaminen OJR SJR Outi Sonkeri, Tero Manninen

2 Tavoitteet Merkittävä muutos yhdistyvien organisaatioiden henkilöstön näkökulmasta Tavoitteena on tuoda selkeyttä abstraktiin muutokseen Henkilöstön kaipaa vuoropuhelua muutoksesta ja käytännön asioista Ennakoiva henkilöstön osallistaminen auttaa epävarmuuden ja pelkojen hallinnassa Auttaa asiakkaiden palvelussa

3 Henkilöstön osallistamisen kehittämistoiveita Odotuksia ja toiveita laajempaan henkilöstön osallistamiseen hankkeen toimesta Henkilöstöä ei ole vielä kuultu laajasti Esimiehet keskiössä Kaikilla esimiehillä ei välttämättä riittävästi tietoa Kun esimiehet ovat mukana muutoksessa, he pystyvät viestimään ja osallistamaan työyhteisönsä

4 Mitä tehty tähän mennessä? Hankevalmistelu Lukuisia valmistelu- ja asiantuntijaryhmiä ja valmisteluverkostoja, joissa mukana laaja edustus luovuttavien organisaatioiden edustajia, substanssiosaajia ja käytännön tekijöitä Henkilöstöfoorumi Sovittu ydinviestikäytännöstä ja ydinviestien sekä henkilöstöfoorumin asialistoilla olevien asioiden käsittelystä luovuttavien organisaatioiden yt-elimissä Maakuntastrategian valmistelua tehty avoimesti. Valmistelutyöhön on osallistettu päättäjiä, asiantuntijaryhmiä ja muutoksessa mukana olevien organisaatioiden johtoryhmiä Avoin viestintä Materiaali kaikkien saatavilla www-sivuilla Viestintäverkostot HR-verkostot Henkilöstöfoorumi Luovuttavat organisaatiot Osa organisaatioista on osallistanut/muutosviestinyt/informoinnut jne. henkilöstöä Käytännöt ja osallistuminen vaihtelevaa

5 Suunniteltuja toimenpiteitä henkilöstön osallistamiseksi vuonna Maakuntastrategiaan liittyvä verkkoaivoriihi 2. Henkilöstön osallistamisen suunnitelman laadinta 3. Henkilöstön osallistamisen työkalun testaus 4. Henkilöstöviestintä 5. Henkilöstöraati

6 1. Maakuntastrategia, verkkoaivoriihi Strategiatyöhön liittyvää vuorovaikutusta jatketaan kutsumalla asukkaat ja sidosryhmät keskustelemaan tulevaisuudesta ja tavoitteista verkkoaivoriiheen Uuden maakunnan strategiseen suunnitteluun liittyvä verkkoaivoriihi on avoin keskustelualusta, johon voi osallistua periaatteessa kuka tahansa. Se mistä roolista kukin vastaa on vastaajan itsensä päätettävissä. Sama henkilö voi halutessaan osallistua jopa useaan otteeseen eri roolissa. Myös koko siirtyvälle henkilöstölle tarjotaan mahdollisuus osallistua strategiatyöhön saman verkkokeskustelun avulla Uuden maakunnan visio- ja päämääräluonnosten merkitys oman työn tulevaisuuden kannalta Odotukset uusille työyhteisöille, johtamiselle, henkilöstöpolitiikalle jne. Toteutetaan keväällä 2018

7 2. Suunnitelma henkilöstön osallistamiseksi Kevään tavoite on laatia suunnitelma henkilöstön osallistamiseksi osaksi muutosta. Kevään työ sisältää kaksi kokonaisuutta: Osallistamissuunnitelman 1 2 laatiminen Osallistamismenetelmän testaaminen Suunnitelma henkilöstön osallistamisesta osaksi muutosta vuosille sisältäen Mitä henkilöstön osallistaminen tässä muutoksessa on? Miten henkilöstön osallistaminen toteutetaan? Miten henkilöstön osallistaminen muutokseen hallinnoidaan? Mikä on toimiva tapa osallistaa henkilöstö muutokseen ja kuinka se todetaan? LOGEn tarkoitus on poistaa aikaan ja paikkaan liittyviä rajoitteita, jotta hankevalmistelu voi osallistaa suuren henkilöstömäärän kustannustehokkaasti ja innostavasti. LOGEn ideana on tuoda oppiminen lähelle ihmisten omaa työarkea ja mahdollistaa säännöllinen työntekijöiden välinen keskustelu, joka lisää yhteistä ymmärrystä uuden organisaation muodostamisesta ja tulevista uudistuksista. LOGEn käytön avulla jokainen työntekijä pääsee myös osallistumaan oman työnsä määrittelyyn. LOGEssa hyödynnetään pelillistä lähestymistapaa, joka lisää käyttökokemuksen innostavuutta, tuottaa käyttäjälle edistymisen kokemuksia sekä synnyttää organisaatiolle arvokasta tietoa uudistuksen etenemisestä.

8 Kevään osallistaminen Syksyn osallistamissuunnitelman luonti 3. Suunnitelman luonti ja työvälineen testaus Osallistamiskierros 1 Osallistamiskierros 2 LOGE keskusteluiden tuloksien läpikäynti ja syksyn osallistamissuunnitelman päivitys 1 kierros LOGE keskusteluiden tuloksien läpikäynti ja syksyn osallistamissuunnitelman päivitys 2 kierros Loppupalaveri Aloituspalaveri Projektipalaveri Vko 17 LOGE keskustelut, pilotointi 1 kierros (10-20 keskustelua) Vko 22 LOGE keskustelut, pilotointi 2 kierros (10-20 keskustelua) LOGE keskusteluiden sisällön luominen 1 kierros LOGE keskusteluiden sisällön luominen 2 kierros

9 4. Henkilöstöviestintä, toimenpiteitä keväällä 2018 Laaditaan tarkennettu toimenpidesuunnitelma henkilöstöviestinnän toteuttamiseksi, kun lait tulevat voimaan Keinot, kanavat, välineet Roolit, vastuut, tehtävät Olemassa olevien muutosviestinnän kanavien käyttöä jatketaan Esim. uusimaa2019.fi, uutiskirje

10 Henkilöstöviestinnän vastuut Maakunta Laatii maakunnan perusviestin, strategian ja arvot Osallistaa maakunnan rakentamiseen Suunnittelee muutosviestinnän Tuottaa selkeää ja ymmärrettävää tietoa hankkeen etenemisestä * mikä muuttuu Henkilöstövalmisteluun, henkilöstösiirtoihin ja YTmenettelyihin liittyvä viestintä Luo kysymys-vastaus -toimintamallin Järjestää yhteisiä tilaisuuksia mm. esimiehille Tuottaa viestintäaineistoja, innostaa Luovuttava, muutoksessa mukana oleva organisaatio Mahdollistaa viestien välittymisen henkilöstölle, mm. välittää perusviestiä Toteuttaa muutosviestintää Kertoo, mitä muutos tarkoittaa ko. organisaatiossa ja henkilöstölle käytännössä Toteuttaa organisaation YT:n viestintää Vastaa henkilöstön kysymyksiin Esimiehet jatkavat viestintää edelleen organisaatiossaan

11 5. Henkilöstöraati Sama periaate kuin vasta perustetulla asukasraadilla (asukasasiantuntijat) Käytännössä työpajoja ja suunnitelmien kommentointia esim. intra, muutosviestintä, asiakasrajapinnan palvelut Lisäksi saavat tietoa valmistelutilanteesta Koko noin 50 henkilöä Hyöty: tieto valmistelusta kasvaa, varmistetaan asiakaslähtöisyyttä

12 Työyhteisöviestintä muutostilanteessa

13 Työyhteisöviestintä muutostilanteessa Ohessa on henkilöstöfoorumin 2/2018 työpajassa tehty näkemys siitä, mitä kuuluu hyvään työyhteisöviestintään Työpajan antia voi hyödyntää esimerkiksi muutosviestinnän/työyhteisöviestinnän huoneentaulun pohjana suunniteltaessa kunkin muutoksessa olevan organisaation viestintää pohdittaessa luottamusta herättävää viestintää (check list)

14 Käytä näitä, nämä herättävät luottamusta 1. Reaaliaikaisuus ja nopeus (kirjataan ja välitetään tieto heti) 2. Selkeys (kirjoitetaan ja puhutaan ymmärrettävästi) 3. Rehellisyys ja avoimuus (vaikeistakin aiheista pitää puhua; kertoa myös, mistä ei tiedetä) 4. Ytimekkyys ja kiteytys (ydinviesti, asian pihvi tuodaan esiin) 5. Viesti löytää vastaanottajansa (kohdennettu vastaanottajalle ja löydettävissä myöhemminkin, kanavista on sovittu) 6. Osallisuus (asioista pääsee keskustelemaan) 7. Ennakoitavuus (asiat on valmisteltu ja tiedetään, milloin mitäkin odottaa, säännönmukaisuus) 8. Monikanavaisuus (useammalla keinolla ja välineellä, jotta tavoitetaan kaikki) 9. Tiedon neutraalius ja oikeellisuus

15 Vältä näitä, luottamuksen rapauttajat 1. Virheellinen, väärä tieto 2. Epäselvyys 3. Sisällöttömyys 4. Ei kohdennu vastaanottajalle, väärät areenat 5. Väärään aikaan, liian myöhään 6. Luottamuksellisuuden väärinkäyttö 7. Kerrotaan vain lopputulos (ei kerrota valmistelusta) 8. Puhutaan ohi 9. Viestin ylitulkitseminen

16 Mistä halutaan kuulla? 1) Minua koskevat asiat (tärkein) Mikä koskee minun työtäni Työsuhde (palkka, työaika, työsuhdeturva) Mitä minulle tapahtuu (siirrynkö, mikä on työpaikka ja -piste) 2) Miten voin vaikuttaa ja muutoksen perusteet Osallistumismahdollisuudet Perusasiat, mikä säilyy, ja uudet asiat, mikä muuttuu Kuka päättää ja mistä vuosina , aikataulut 3) Organisaatio ja ympäristö Konteksti, mihin liittyy Uusi työyhteisö Miten palvelut muuttuvat Tietojärjestelmät Maakuntavaalit, maakunnan nimi Organisaatiorakenne, johto & esimiehet

17 Tärkeys Mitä keinoja käytetään? Henkilöstöinfot Osallistavat menetelmät, keskustelut Johdon roadshow, yksikkökokoukset, kahvipöytäkeskustelut Yleisimmin kysytyt kysymykset, verkkosivut (sis. ja ulk.), online kyselytunnit, sähköposti HUOM! monikanavaisuus Näitäkin hyvä hyödyntää: webropol kyselyt, videot ja livestream, skype, uutiskirjeet, some ja keskusteluryhmät, blogit, lehdet, tiedotusvälineet, maakuntakierros

18 Keitä toimijoita (ja mikä on heidän roolinsa)? Työntekijä Ottaa selvää Viestii omasta työstä Tiedon oikeellisuus Asukas, asiakas hakee tietoja Antaa palautetta Ryhmien jäsenet Tiedon vienti muihin organisaatioihin Tiedon tuonti omaan organisaatioon Vastaanottavan organisaation edustaja Viestintä Koukuttavat sisällöt Kanavat Johdon viestintätuki Välittää hiljaisia signaaleja Tietoa siitä, kuka tietää Viestin välittäjä Esimies Vastaa yksikön sisäisestä viestinnästä Alaisia koskevat asiat Ajantasainen tieto Keskeisimpiä rooleja Tarvitsee tukea Maku JN Ylin johto Viestinnän linjaukset Varmistaa viestinnän resurssit Antaa kasvot muutokselle Keskeinen viestijä Koko muutos Suuret linjat Henkilöstön edustajat Henkilöstönäkökul ma