Ohjeet ARTSin todistushakemusten käsittelyyn eage-järjestelmässä

Transkriptio

1 Oppimisen IT / EY Ohjeet ARTSin todistushakemusten käsittelyyn eage-järjestelmässä 1. Käsittelyprosessi Automaattiviestit Viesti opiskelijalle Viesti käsittelijöille Hakemuksen käsittely eagessa Asiantuntijan käsittely (vaihe 2) Tutkinto hyväksyttävissä (vaihe 3) Hakemuksen siirtäminen arkistoon Hakemuksen palauttaminen edelliseen vaiheeseen Kommenttien lisääminen Sähköpostiviestien lähettäminen eagesta Ohjeita ja apua ongelmatilanteissa

2 1. Käsittelyprosessi eage-hakemuksella opiskelija hakee tutkintotodistusta Taiteiden ja suunnittelun korkeakoulusta. Suora linkki todistushakemukseen: Käsittelyprosessissa on kolme vaihetta: 1. Hakemuksen täyttäminen Opiskelija 2. Asiantuntijan käsittely Koordinaattori 3. Tutkinto hyväksyttävissä ARTS oppimispalvelut Kun hakemus on käsitelty, käsittelijä voi siirtää hakemuksen eagen arkistoon, jolloin opiskelijalle lähtee automaattiviesti, jossa on linkki päätökseen. 2. Automaattiviestit eage lähettää automaattiviestin sekä opiskelijalle että virkailijalle, kun opiskelija lähettää todistushakemuksen. Viestejä on mahdollisuus muokata tarpeen mukaan. 2.1 Viesti opiskelijalle Olet laittanut asian vireille sähköisessä asiointijärjestelmässä. Asian nimi: Todistushakemus (ARTS) Asian tunnistenumero: {case_id} Jos sinulla on kysyttävää valmistumisestasi, ota yhteyttä oman koulusi oppimispalveluihin. Liitä tämä tunnistenumero viestiisi asian käsittelyn nopeuttamiseksi. Tutkinnon suorittaneilta kerätään palautetta. Palaute on ensiarvoisen tärkeää tutkintojemme sisällön ja yliopiston toimintojen kehittämisen sekä yliopiston rahoituksen kannalta. Toivottavasti annat palautetta! Linkki asiaan järjestelmässä, jonka kautta voit seurata asian etenemistä järjestelmässä. {case_link} Sinun ei tarvitse vastata tähän viestiin, tämä on järjestelmän automaattisesti lähettämä ilmoitus. 2.2 Viesti käsittelijöille Saat automaattiviestin kaikista hakemuksista sen jälkeen, kun opiskelija on lähettänyt hakemuksen käsiteltäväksi. Viestissä olevasta linkistä pääset suoraan hakemukseen. Viestistä näkyy myös asian tunniste. eagen Automaattiviestit on mahdollista kytkeä pois päältä kohdasta: Järjestelmä >> Käyttäjätiedot >> Sähköposti-ilmoitukset. 2

3 Automaattiviesti käsittelijöille: --- Uusi asia odottaa käsittelyä Asia: Todistushakemus (ARTS) Opiskelija: {opiskelijan_nimi} Asian tunniste: Linkki hakemukseen: Suoritettava tutkinto: taiteen maisteri Pääaine (taiteen kandidaatti): Pääaine (tekniikan kandidaatti): Koulutusohjelma (taiteen maisteri): Koulutusohjelma (arkkitehtuuri): Koulutusohjelma (maisema-arkkitehti): Älä vastaa tähän viestiin, tämä on järjestelmän automaattisesti lähettämä ilmoitus Hakemuksen käsittely eagessa 3.1 Asiantuntijan käsittely (vaihe 2) 1. Kirjaudu Aalto-tunnuksilla eageen osoitteessa eage.aalto.fi 2. Kirjautumisen jälkeen tulet Odottavat-näytölle, josta löytyvät kaikki eage-hakemukset, joihin sinulla on käsittelyoikeus. Uusimmat hakemukset näkyvät ylimpänä. 3. Valitse ensin asia: EDU_TODISTUS_ARTS Todistushakemus (ARTS) ARTSin todistushakemukset ohjautuvat kaikki samaan työjonoon. Odottavat-näytöllä hakemuksia voi suodattaa eri tavoin. Jos haluat käsitellä vain tietyn ohjelman hakemuksia, voit käyttää suodattimia: 4. Valitse käsiteltävä hakemus klikkaamalla ikonia. 3

4 5. Tulet Asian tiedot -näytölle. 6. Voit lukita hakemuksen Lukitse itsellesi käsiteltäväksi-painikkeella. 7. Avaa opiskelijan hakemus kohdasta Hakemuslomake. Mahdolliset liitetiedostot löytyvät HOPSvälilehdeltä. 8. Valitse Korkeakoulun valmistelu/päätös -lomake Tarkista opiskelijan suoritukset, täytä tarvittavat kohdat käsittelylomakkeelle ja Tallenna. Nämä tiedot eivät näy opiskelijalle. 9. Mene takaisin Asian tiedot -välilehdelle 10. Voit lähettää hakemuksen eteenpäin seuraavaan vaiheeseen Lähetä seuraavaan vaiheeseen - painikkeella. 11. Hakemus siirtyy Tutkinto hyväksyttävissä -vaiheeseen todistuksentekijöille. 4

5 3.2 Tutkinto hyväksyttävissä (vaihe 3) 1. Kirjaudu Aalto-tunnuksilla eageen osoitteessa eage.aalto.fi 2. Kirjautumisen jälkeen tulet Odottavat-näytölle, josta löytyvät kaikki eage-hakemukset, joihin sinulla on käsittelyoikeus. Uusimmat hakemukset näkyvät ylimpänä. 3. Valitse ensin asia: EDU_TODISTUS_ARTS Todistushakemus (ARTS) ARTSin todistushakemukset ohjautuvat kaikki samaan työjonoon. Odottavat-näytöllä hakemuksia voi suodattaa eri tavoin. Jos haluat käsitellä vain tietyn ohjelman hakemuksia, voit käyttää suodattimia: 4. Valitse käsiteltävä hakemus klikkaamalla ikonia. 5. Tulet Asian tiedot -näytölle. 6. Lukitse asia itsellesi Lukitse itsellesi -painikkeella. 5

6 7. Valitse Korkeakoulun valmistelu/päätös -lomake OPISKELIJAN SUORITUKSET: tarkista tarvittavat kohdat ja mahdolliset kommentit. Harmaalla näkyvät tiedot eivät näy opiskelijalle KORKEAKOULUN PÄÄTÖS: Täytä lomakkeelle Päätöspäivämäärä ja tieto päätöksestä (hyväksytty/hylätty) ja Tallenna lomake. Vihreällä merkityt tiedot näkyvät opiskelijalle asian seuranta -välilehdellä, kun hakemus on käsitelty ja siirretty arkistoon. 8. Mene takaisin Asian tiedot -välilehdelle 3.3 Hakemuksen siirtäminen arkistoon 1. Kun hakemus on loppuun käsitelty, voit lähettää hakemuksen arkistoon Asia loppuunkäsitelty. Lähetä arkistoon -painikkeella. Hakemus poistuu tällöin työjonosta. Opiskelijalle lähtee tällöin seuraava automaattiviesti: Todistushakemuksesi on käsitelty, päätöstiedot ovat nähtävissä eage-järjestelmässä. Asia: Todistushakemus (ARTS) Asian tunniste: Jos valmistuit diplomi-insinööriksi, maisteriksi, arkkitehdiksi tai tohtoriksi, muistathan, että Aaltokäyttäjätunnus ja sähköposti ovat voimassa 4 kuukautta valmistumispäivästä. Siirrä tärkeät viestit ja tiedostot sähköpostistasi ja verkkolevyltä itsellesi talteen. Älä vastaa tähän viestiin, tämä on järjestelmän automaattisesti lähettämä ilmoitus

7 2. Opiskelija näkee päätöstiedon järjestelmästä vasta, kun hakemus on siirretty arkistoon. Opiskelijan näkymä päätöstietoihin: 4 Hakemuksen palauttaminen edelliseen vaiheeseen Hakemus on mahdollista palauttaa edelliseen käsittelyvaiheeseen tai poikkeustapauksissa takaisin opiskelijalle. Opiskelijan palauttaessa asian uudelleen järjestelmässä, se tulee uudelleen käsiteltäväksi. Klikkaa Palauta aiempaan vaiheeseen -painiketta ja valitse vaihe mihin haluat hakemuksen palauttaa. 7

8 5 Kommenttien lisääminen Hakemukseen voi lisätä kommentteja omaa käsittelyä helpottamaan tai tiedoksi toisille virkailijoille. Opiskelija ei näe tallennettuja kommentteja. 1. Lukitse asia käsiteltäväksi 2. Valitse Lisää kommentti 3. Kirjoita kommentti ja tallenna. 4. Kommentteja voi kirjoittaa useita. Niitä ei voi muokata tai poistaa järjestelmästä tallentamisen jälkeen. 8

9 6 Sähköpostiviestien lähettäminen eagesta eagesta on mahdollista lähettää sähköpostia opiskelijalle. Opiskelijalle lähetetyt sähköpostit tallentuvat asian tietoihin ovat kaikkien käsittelijöiden nähtävillä. eageen ei voi vastaanottaa sähköposteja, joten lähettäjäksi kannattaa valita joko oma sähköpostiosoite tai koulun yhteinen sähköpostiosoite. 1. Paina lähetä sähköpostia käyttäjälle: 2. Voit kirjoittaa haluamasi viestin tai käyttää valmiita viestipohjia. 3. Voi valita lähettäjän alasvetovalikosta. 4. Viestit tallentuvat kohtaan Lähetetyt sähköpostit. 7 Ohjeita ja apua ongelmatilanteissa Lisää ohjeita esim. raporteista ja hakemuksen palauttamisesta opiskelijalle löytyy osoitteesta Ongelmatilanteissa voi ottaa yhteyttä eagen helpdeskiin: eage@aalto.fi. Viestissä kannattaa mainita hakemuksen kuusinumeroinen tunniste (esim. Asian tunniste: ). 9