LASKUTUSOHJELMAN KÄYTTÖOHJEET. Finnish Net Solutions Oy

Transkriptio

1 LASKUTUSOHJELMAN KÄYTTÖOHJEET

2 SISÄLLYSLUETTELO Yleistä...3 Asetukset...3 Käyttäjähallinta...3 Uuden käyttäjän lisääminen...3 Tuotteet...4 Tuotteen lisäys ja muokkaus...4 Asiakkaat...5 Asiakkaan lisäys ja muokkaus...6 Laskut...7 Uuden laskun lisäys ja laskun muokkaus...8 Asiakkaan tiedot...8 Laskurivit...8 Liitetiedoston lisääminen laskuun...9 Liitetiedoston poistaminen laskusta...9 Liitetiedoston noutaminen...10 Laskun lähettäminen...10 Laskun lähetystavat...10 Keskeneräiset laskut...11 Toistuvat laskut...12 Reskontra...12 Maksetuksi merkintä...12 Yksitellen...12 Useampi lasku kerralla...13 Raportit...13

3 Yleistä Ohjelmisto avataan käynnistämällä tietokoneen www-selain ja siirtymällä palvelun url-osoitteeseen. Järjestelmään kirjaudutaan käyttäjätunnuksilla ja salasanalla. Www-selaimeksi suosittelemme Mozilla Firefox selaimen uusinta versiota. Www-selainkäyttöisyys tarkoittaa samalla, että käytössä ovat normaalit selaimen toiminnot (esim. sivulta haku CTRL + F -näppäinyhdistelmällä, sivun tulostus). Tekstin syöttökenttien välillä siirtymiseen voi käyttää näppäimistön tabulaattoripainiketta. Www-selaimesta tulee sallia ponnahdusikkunat palvelimen osoitteesta, selaimen pyytäessä lupaa ponnahdusikkunoiden sallimiseen. Järjestelmän tuottamat tulosteet tulostuvat pääosin PDF-tiedostomuodossa. Varmista, että työasemissa joissa Laskutusohjelmaa käytetään on ajantasaiset versiot Mozilla Foxit Reader ohjelmasta. Sitä käytetään apuvälineenä PDF-tiedostojen tulostamiseen Laskutusohjelmasta. Kun Laskutusohjelmasta tulostetaan, avatuvat tulosteet Reader ohjelmaan esikatseluun ennen paperille tulostumista. Varsinainen paperille tulostus tapahtuu esikatselutilassa tulostimen kuvaa klikkaamalla tai painamalla näppäimistöltä CTRL + P. Seuraavissa luvuissa opastetaan ohjelman käyttöön tarkemmin. Asetukset Ottaessasi ohjelman käyttöön on tärkeätä että Asetukset-sivulla olevat kentät täytetään mahdollisimman kattavasti. Yrityksen nimi on välttämätön tieto. Ilman sitä ei laskun luominen onnistu. OVT-tunnus on pakollinen verkkolaskuja lähetettäessä. ALV-kannan voi poistaa tyhjentämällä halutun alv- kentän ja painamalla Tallenna-painiketta. Lähettäjän sähköposti: Tähän osoitteeseen lähetetään kuittaus vastaanotetusta sähköpostilaskusta. Käyttäjähallinta Käyttäjätunnusten hallinta suoritetaan tällä sivulla. Olemassa olevan käyttäjän salasanaa voidaan vaihtaa Salasana-painikkeesta. Käyttäjä voidaan poistaa painamalla Poista-painiketta. Käyttäjän pääsyä käyttäjähallintaan voidaan rajoittaa Käyttäjähallintaan pääsy-otsikon alla olevasta painikkeesta käyttäjäkohtaisesti. Painikkeen ollessa asennossa Kyllä, hyväksytään kyseisen käyttäjän pääsy käyttäjähallintaan. Painikkeen ollessa asennossa Ei, rajoitetaan kyseisen käyttäjän pääsy käyttäjähallintaan. Uuden käyttäjän lisääminen Uusi käyttäjä lisätään Uusi käyttäjä-painikkeesta. Käyttäjätunnus on tunnus jolla kirjaudutaan sisään Laskutusohjelmaan. Kirjainkokoa ei oteta huomioon. Salasana ja Salasanan vahvistus kenttiin syötetään käyttäjätunnuksen salasana. Salasanan minipituus on 1 merkkiä. Suositeltavaa on, että salasana sisältää isoja ja pieniä kirjaimia sekä numeroita (Esim. Sala53Sana). Mikäli salasana unohtuu, voi käyttäjä jolla on pääsy

4 käyttäjähallintaan syöttää kyseiselle käyttäjälle uuden salasanan. Vanhaa salasanaa ei tällaisissa tapauksissa kysytä. 4 Uusi käyttäjä tallennetaan Tallenna-painikkeesta. Peruuta-painikkeella poistutaan ikkunasta tekemättä muutoksia. Tuotteet Tuotteiden hallinta suoritetaan tällä sivulla (ks. kuva 1). Olemassa olevia tuotteita voidaan hakea kirjoittamalla tuotteen kuvaus tai osa kuvauksesta (tällöin hakuun sisällytetään kaikki tuotteet joiden nimi sisältää hakukenttään syötetyn merkkijonon) hakukenttään. Haun tulokset tulostuvat alla olevaan listaan. Oletuksena listataan kaikki tuotteet. Olemassa olevaa tuotetta voidaan muokata klikkaamalla tuotteen koodia (ks. kuva1, sininen nuoli) tai painamalla Muokkaa-painiketta (ks. kuva1, punainen nuoli) halutun tuotteen kohdalta listasta. Tuote voidaan poistaa painamalla Poista-painiketta kyseisen tuotteen kohdalta. kuva 1. Tuotteen lisäys ja muokkaus Uusi tuote lisätään Uusi tuote-painikkeesta (ks. kuva 1, musta nuoli). Tuotteen lisäys- ja muokkausnäkymät ovat samanlaiset (ks. kuva 2). Pakolliset kentät on merkitty *-merkinnällä. Tuotteen hinnan voi syöttää joko Veroton hinta- tai Verollinen hinta-kenttään. Ohjelma laskee automaattisesti syötetystä arvosta joko verottoman tai verollisen hinnan. Ohjelma käyttää laskennassa sillä hetkellä valittuna olevaa alv-prosenttia.

5 Toistumisaika-kenttään syötetään tuotteen laskutusjakso päivissä. Kyseessä voi tällöin olla esim. vuosimaksu jolloin Toistumisaika-kenttään syötetään haluttu toistumisaika vuorokausina. Jos tuotetta ei laskuteta toistuvasti, voidaan tämä kenttä jättää tyhjäksi. 5 Tuote tallennetaan Tallenna-painikkeesta. Peruuta-painikkeella poistutaan ikkunasta tekemättä muutoksia. Kuva 2. Asiakkaat Asiakkaiden hallinta suoritetaan tällä sivulla (ks. kuva 3). Olemassa olevia asiakkaita voidaan hakea asiakkaan nimen, asiakasryhmän tai asiakasnumeron perusteella. Haun tulokset tulostuvat alla olevaan listaan. Oletuksena listataan kaikki asiakkaat. Jättämällä kaikki hakukentät tyhjiksi palauttaa haku kaikki asiakkaat. Hakutuloksen voi viedä Excel-tiedostoon Vie hakutulos Exceliinpainikkeesta (ks. kuva 3, sininen nuoli). Olemassa olevaa asiakasta voidaan muokata klikkaamalla asiakkaan nimeä tai painamalla Muokkaa-painiketta (ks. kuva 3, punainen nuoli) halutun asiakkaan kohdalta listasta. Asiakas voidaan poistaa painamalla Poista-painiketta kyseisen asiakkaan kohdalta.

6 Kuva 3. Asiakkaan lisäys ja muokkaus Uusi asiakas lisätään Uusi asiakas-painikkeesta. Asiakkaan lisäys- ja muokkausnäkymät ovat samanlaiset (ks. kuva 4). Pakolliset kentät on merkitty *-merkinnällä. Pakollisten kenttien lisäksi on hyvä täyttää asiakkaan perusyhteystiedot. Esim. Itellan Ipost-laskua ei voi lähettää jos perusyhteystietoja ei ole täytetty. Verkkolasku vaatii ovttunnuksen (yleensä 0037 ja Y-tunnus). Asiakasryhmä-valikosta voi valita asiakasryhmän. Mikäli yhtään ryhmää ei ole olemassa voidaan sellainen luoda. Tämä tapahtuu kirjoittamalla uuden ryhmän nimi Lisää uuteen asiakasryhmäänkenttään. Tällä tavalla luodut asiakasryhmät poistuvat automaattisesti jos ryhmässä ei ole yhtään jäsentä. Asiakas tallennetaan Tallenna-painikkeesta. Peruuta-painikkeella poistutaan ikkunasta tekemättä muutoksia. Kuva 4.

7 Laskut Laskujen hallinta suoritetaan tällä sivulla(ks. kuva 5). Olemassa olevia laskuja voidaan hakea hakulaatikon sisältämien hakukenttien perusteella. Jos jokin hakuperuste sisältää kaksi hakukenttää, syötetään ensimmäiseen kenttään aina minimiarvo ja toiseen kenttään maksimiarvo. Oletuksena ensimmäisen kentän arvo on minimi ja toisen kentän arvo maksimi. Haun tulokset tulostuvat alla olevaan listaan. Oletuksena listataan kaikki valmiit laskut ja toistuvat laskut joiden päivämäärään on 14pv. Lasku on valmis silloin kun se on saanut laskunumeron. Jättämällä kaikki hakukentät tyhjiksi palauttaa haku oletushakutuloksen. Hakutuloksen voi viedä Excel-tiedostoon Vie hakutulos Exceliin-painikkeesta. Olemassa olevaa laskua voidaan muokata klikkaamalla laskun numeroa tai painamalla Muokkaapainiketta halutun laskun kohdalta listasta. Laskun voi tulostaa Tulosta-painikketta painamalla (ks. kuva 5, punainen nuoli). Tällöin laskusta avautuu esikatselu PDF-tiedostomuodossa, josta sen voi edelleen tulostaa paperille. Laskun voi lähettää Lähetä-painikketta (ks. kuva 5, sininen nuoli) painamalla. Lähetä-toimintoa käsitellään yksityiskohtaisemmin kappaleessa Laskun lähettäminen. Lasku voidaan poistaa painamalla Poista-painiketta kyseisen laskun kohdalta. Kuva 5.

8 Uuden laskun lisäys ja laskun muokkaus Uusi lasku lisätään Uusi lasku-painikkeesta. Laskun lisäys- ja muokkausnäkymät ovat samanlaiset (ks. kuva 6). Jos lasku tallennetaan Tallenna valmiina-painikkeesta, antaa järjestelmä laskulle numeron. Jos lasku tallennetaan Tallenna keskeneräisenä-painikkeesta, sille ei vielä anneta numeroa ja se siirtyy Keskeneräiset laskut-sivulle. Peruuta-painikkeella poistutaan ikkunasta tekemättä muutoksia. Asiakkaan tiedot Laskuun on tärkeää täyttää asiakkaan perusyhteystiedot. Esim. Ipost-laskua ei voi lähettää jos perusyhteystietoja ei ole täytetty. Verkkolasku vaatii ovt-tunnuksen eli asiakkaan verkkolaskuosoitteen. Järjestelmään tallennetun asiakkaan tiedot voidaan hakea painamalla Valitse asiakas-painiketta (ks. kuva 6, punainen nuoli). Näin avautuu ponnahdusikkuna josta voi valita halutun asiakkaan. Myös kirjoittamalla Asiakas-kenttään (ks. kuva 6, sininen nuoli) asiakkaan nimen alun ja valitsemalla pudotusvalikosta haluttu asiakas, täyttää ohjelma automaattisesti asiakkaan muutkin tiedot. Asiakkaan tiedot voidaan poistaa painamalla Poista valinta-painiketta (painike tulee näkyviin vasta kun asiakas on valittu). Jos Tallenna/päivitä asiakkaan tiedot asiakaskortistoon-ruutu(ks. kuva 6, musta nuoli) on merkitty valituksi, tallentaa järjestelmä joko uuden asiakkaan kortistoon tai päivittää olemassa olevan asiakkaan tietoja. Olemassa olevan asiakkaan tiedot päivitetään jos asiakas on valittu asiakaskortistosta. Muuten ohjelma luo uuden asiakkaan kortistoon. Tämä pätee sekä uutta laskua luotaessa että olemassa olevaa muokattaessa. Laskurivit Laskurivin voi kirjoittaa joko käsin tai valitsemalla tuotteen Valitse tuote kortistosta-painikkeella (ks. kuva 6, oranssi nuoli) tietokannasta. Jos tuote valitaan tietokannasta, avautuu ruudulle ponnahdusikkuna josta tuotteen voi valita. Tässä ikkunassa voi myös luoda uuden tuotteen painamalla Lisää tuote arkistoon-painiketta. Tuotteen valinnan jälkeen ohjelma kirjoittaa automaattisesti laskurivin. Laskurivin voi poistaa painamalla Poista-painiketta.

9 Kuva 6. Liitetiedoston lisääminen laskuun Laskuun voi tallentaa useita liitetiedostoja. Liitetiedoston voi tallentaa laskua luotaessa tai muokattaessa. Liitetiedosto tallennus onnistuu seuraavien ohjeiden mukaan: 1. Paina Selaa-painiketta(ks. kuva 6, harmaa nuoli) 2. Etsi kiintolevyltäsi haluamasi tiedosto ja valitse Avaa Nyt Liitetiedostot-otsikon alle pitäisi olla ilmestynyt liitettävän tiedoston osoite sekä Poistapainike. Liitetiedostoa ei ole vielä tässä vaiheessa tallennettu, se tallennetaan samalla kun lasku tallennetaan. Ohjelma ilmoittaa tällöin onnistuneesta laskun sekä liitetiedoston tallennuksesta. Liitetiedostoja voi tallentaa useita kerralla. Huomioitavaa! Jos laskuun tallennetaan liitetiedostoja, täytyy laskun vastaanottaja olla tallennettu asiakaskortistoon tai vaihtoehtoisesti vastaanottaja täytyy tallentaa asiakkaaksi laskun tallennuksen yhteydessä merkitsemällä Tallenna/päivitä asiakkaan tiedot kortistoon-ruutu valituksi. Tämä on välttämätöntä jotta asiakas voi noutaa laskun liitteet asiakasnumeronsa ja laskun numeron perusteella. Liitetiedoston poistaminen laskusta Liitetiedoston poistaminen laskusta onnistuu painamalla liitetiedoston nimen vieressä olevaa Poista-painiketta.

10 Liitetiedoston noutaminen Jos asiakkaalle lähetetty lasku sisältää liitetiedoston, näkyy se laskussa lisätietorivinä. Tällä rivillä on kirjoitettuna WWW-osoite (määritelty laskutusohjelman asennusvaiheessa erilliseen asetustiedostoon), josta asiakas voi noutaa laskuun liitetyt liitetiedostot. Osoitteessa avautuu ensin kirjautumisruutu joka pyytää laskun numeroa sekä asiakasnumeroa. Asiakkaan antaessa pyydetyt tiedot, pääsee hän eteenpäin - mikäli liitetiedostoja löytyy kyseisillä tiedoilla - ruutuun josta hän voi avata liitetiedostot tai tallentaa ne omalle tietokoneelleen painamalla liitetiedoston nimistä linkkiä (ks. kuva 7, musta nuoli). Kuva 7. Laskun lähettäminen Jos uusi lasku tallennetaan painamalla Tallenna valmiina-painiketta avautuu ohjelmassa automaattisesti Laskun lähetys-sivu. Tällä sivulla voi valita laskun lähetystavan. Jos laskun asiakkaan tietoihin tallennettu lähetystapa on oletuksena valittuna. Huom! Laskun lähettäminen tässä vaiheessa ei ole välttämätöntä. Painamalla Peruuta-painiketta, siirryt Laskut-sivulle ja voit lähettää laskun toisena ajankohtana. Laskut-sivulla voit lähettää laskun painamalla Laskut-listasta Toiminnot-otsikon alta Lähetäpainiketta (ks. kuva 5, sininen nuoli) riviltä jolla lähetettävä lasku on. Laskun lähetystavat Laskun eri lähetystavat ovat Posti, Sähköposti, Postin lähetyspalvelu(ipost) ja Verkkolasku. Lähetystapa valitaan klikkaamalla hiiren osoittimella lähetystavan vasemmalla puolella olevaa ympyrää, jolloin ympyrän keskelle ilmestyy musta piste. Lasku lähetetään painamalla Lähetäpainiketta. Valitsemalla lähetystavaksi Postin ja merkitsemällä Tulosta PDF-ruutu valituksi, ohjelma merkitsee laskun lähetetyksi kirjeitse (Laskut-sivulla merkitty pienellä kirjekuorella). Ohjelma tulostaa samalla laskun PDF-tiedostomuodossa josta sen voi edelleen tulostaa paperille ja lähettää

11 kirjekuoressa asiakkaalle. Asiakkaan yhteystiedot on mitoitettu niin että ne näkyvät ikkunallisesta kirjekuoresta. Jos valittu lähetystapa on sähköposti, täytyy osoitekenttään (ks. kuva 8, punainen nuoli) kirjoittaa vastaanottajan sähköpostiosoite, ellei se jo oletuksena siinä ole. Ohjelma lähettää vastaanottajalle sähköpostin jonka liitetiedostona lasku on. Sähköpostin asetuksia voi muuttaa ohjelman Asetuksetsivulla. Jos lähetystavaksi valitaan Postin lähetyspalvelu, täytyy laskun vastaanottajan perusyhteystiedot olla täytetty. Muuten ohjelma antaa varoituksen josta on myös linkki (ks. kuva 8, sininen nuoli) laskun tietojen muokkaamiseen. Tätä kautta voi nopeasti täyttää laskusta puuttuvat yhteystiedot. Verkkolasku laskutustapaa käytettäessä täytyy laskuun olla tallennettuna vastaanottajan Ovttunnus. Muuten ohjelma antaa varoituksen josta on myös linkki(ks. kuva 8, sininen nuoli) laskun tietojen muokkaamiseen. Tätä kautta voi nopeasti täyttää puuttuvan Ovt-tunnuksen. 11 Kuva 8. Keskeneräiset laskut Uutta laskua luotaessa tai jo olemassa olevaa muokattaessa voi laskun tallentaa keskeneräisenä. Tällöin laskulle ei vielä anneta numeroa, päivämäärää tai eräpäivämäärää. Keskeneräiset laskut näkyvät Keskeneräiset laskut-sivulla. Keskeneräisen laskun voi tallentaa valmiiksi laskuksi painamalla muokkaa-painiketta. Lasku siirtyy tällöin muokkaustilaan. Muokkaustilassa (ks. kuva 6), sivun alareunasta löytyvää Tallenna valmiina-painiketta painamalla, tallennetaan lasku valmiiksi. Tällöin ohjelma siirtyy laskun lähetys-tilaan jossa laskun voi lähettää valitulla lähetystavalla tai jättää lähettämättä painamalla Peruuta-painiketta. Keskeneräiset laskut-sivulla näkyvät myös ns. toistuvat laskut joita käsitellään kappaleessa Toistuvat laskut.

12 Toistuvat laskut Jos tallennettava lasku sisältää tuotteita joiden hinta on määritetty toistumaan tietyin väliajoin (esim. vuosimaksu), tekee ohjelma uuden/uusia laskun/laskuja kyseisistä tuoteriveistä. Nämä laskut tallennetaan keskeneräisinä mutta niille annetaan valmiiksi päivämäärä sekä eräpäivä tuotteen toistumisaika huomioon ottaen. Laskut löytyvät Keskeneräiset laskut-sivulta. Kuitenkin 14 päivää ennen laskujen määrättyä päivämäärää ne tulevat näkyviin myös Laskut-sivulla. Siellä laskut voidaan tallentaa valmiiksi ja lähettää eteenpäin asiakkaalle. Reskontra Reskontra-sivulta (ks. kuva 9) löytyvät kaikki laskut jotka on lähetetty. Reskontrassa olevia laskuja voidaan hakea hakulaatikon sisältämien hakukenttien perusteella. Jos jokin hakuperuste sisältää kaksi hakukenttää, syötetään ensimmäiseen kenttään aina minimiarvo ja toiseen kenttään maksimiarvo. Oletuksena ensimmäisen kentän arvo on minimi ja toisen kentän arvo maksimi. Haun tulokset tulostuvat alla olevaan listaan. Oletuksena listataan kaikki lähetetyt laskut. Jättämällä kaikki hakukentät tyhjiksi palauttaa haku oletushakutuloksen. Laskun voi tulostaa Tulosta-painikketta painamalla. Kuva 9. Maksetuksi merkintä Yksitellen Laskuja voi merkitä maksetuksi yksitellen painammalla Merkitse maksetuksi-painiketta (ks. kuva 9, punainen nuoli) halutun laskun kohdalla. Niin tekemällä ohjelma avaa Laskujen merkintä maksetuksi-sivun. Maksettu yhteensä-kenttään tulostetaan oletuksena laskun summa, ellei laskusta ole jo maksettu osaa. Siinä tapauksessa kentässä on oletuksena aiemmin maksettu summa.

13 Maksettu yhteensä-kentän vieressä näkyy aina laskun summa. Lasku merkitään maksetuksi syöttämällä Maksettu yhteensä-kenttään maksettu summa ja painamalla Merkitse maksetuksipainiketta. 13 Useampi lasku kerralla Laskuja voi myös merkitä maksetuksi useampi kerralla painamalla hakulaatikon yläpuolella vasemmalla olevaa isoa Merkitse maksetuksi-painiketta(ks. kuva 9, sininen nuoli). Tällöin apuna käytetään pankin tiliotetiedostoa. Ohjelma tukee tällä hetkellä Osuuspankin CSV-tilitiedostoa. 1. Paina Merkitse maksetuksi-painiketta (ks. kuva 9, sininen nuoli) 2. Paina "Selaa" painiketta ja valitse tiliotetiedosto tietokoneesi kovalevyltä. 3. Valittuasi tiedoston, paina Lataa tiedosto-painiketta. 4. Tarkista että kaikki laskut jotka haluat merkitä maksetuksi, on valittu (tällöin kyseisen laskun kohdalla rivin oikeassa reunassa oleva pieni ruutu on merkattu). 5. Paina lopuksi Merkitse valitut maksetuksi-painiketta. Raportit Raportit-sivulla voit tulostaa laskutuspäiväkirjan, suorituspäiväkirjan ja avoimet laskut-raportin. Raportit sopivat esimerkiksi kirjanpitäjälle toimitettavaksi. Raportteja voi tulostaa vain yksi kerralla. Syötä päivämääräkenttiin haluttu aikaväli ja paina haluamasi raportin kohdalta Avaa-painiketta. Raportti avautuu PDF-tiedostomuodossa. Päivimäärä-kentissä oletuksena olevat arvot tulostavat edellisen kuukauden raportit.