1 Yleistä. Lakisääteisyys

Transkriptio

1 Arkistointi

2 2 Sisällys 1 Yleistä Palvelunhallinta Käynnistys ja oikeudet Arkistoinnin käynnistys Käyttöoikeustasot Käyttöoikeuksien määritys Arkiston käyttö Ajon poisto Haku Hakukenttä Pikkuikkunan toiminnot Dokumenttityyppi Arkistosta materiaalin vienti kovalevylle Tiedoston lisääminen Fivaldi aineistot Käyttötiedot... 24

3 3 1 Yleistä Fivaldi Arkisto on asiakirjojen hallintajärjestelmä, jolla voidaan jakaa ja hallita kaikenlaisia sähköisiä asiakirjoja (mm. MS Office asiakirjat, PDF, lomakkeet, skannatut tiedostot, kuvat sekä ääni- ja videotiedostot). Arkistosta voidaan näyttää mm. word dokumentit ilman, että käyttäjällä on MS-Officea (html). Käyttöliittymänä on Internet-selain, jolla käyttäjä voi etsiä, tallentaa, hallinnoida ja jakaa dokumentteja. Etsiminen tapahtuu nopeasti ja helposti dokumenttien sisällön (vapaasana haku) ja/tai liittyvien hakukenttien (metatiedot) avulla. Arkistoitavien dokumenttien formaatiksi suositellaan PDF/A. Järjestelmään voidaan tuoda automaattisesti dokumentteja Fivaldista, joko ajastetusti tai toimintoon liittyen. Fivaldista siirtyviä dokumentteja ovat mm. - Myyntilaskut - Ostolaskut - Matka-/kululaskut - Raportit - Palkkalaskelmat - Kirjanpidon tositteet Arkistoon voi manuaalisesti tallentaa mitä tahansa tiedostoja. Tallennus on mahdollista yksitellen tai useampi tiedosto kerrallaan. Tiedostoja tallentaessa voi hyödyntää Fivaldin rekistereitä, jolloin kaikkia hakutietoja ei tarvitse tallentaa käsin vaan nämä voidaan poimia valintalistalta (esim. asiakas / toimittaja, tositenumero). Tiedostoon voidaan määrittää, missä näkymissä tiedosto näkyy. Tällä tavoin voidaan myös muodostaa näkymiä käyttäjätarvekohtaisesti. Esimerkiksi hallitusten jäsenille tehdystä näkymästä näkyy heti heille tärkeät dokumentit. Dokumentit indeksoidaan (vapaasana/sisältö haku) yöaikaan. Joten sisältöhaku uusien tiedostojen osalta toimii tallennusta seuraavana päivänä. Lakisääteisyys Fivaldi Arkistolla voidaan toteutaa yrityksen lakisääteiset arkistointitarpeet. Fivaldi palvelussa tiedostot on kopioitu myös erillisen levyjärjestelmään sekä lisäksi on nauhavarmistus. Nämä sijaitsevat maantieteellisesti eri paikassa kuin Fivaldi järjestelmän palvelimet

4 4 2 Palvelunhallinta Arkistoinnin kaikki oikeudet käyttö, muutos, lisäys ja poisto voi laittaa kaikille arkiston käyttäjille. Vaikka käyttäjälle on annetu kaikki oikeudet, niin silti hänellä ei vielä tässä vaiheessa ole mitään oikeuksia itse arkistoon. Pääkäyttäjän pitää arkiston asetuksissa määrittää käyttäjille oikeudet mitä voivat tehdä hakemisto- tai tiedostokohtaisesti. Arkiston pääkäyttäjä hallinnoi muiden arkiston käyttäjien oikeuksia. Tämä käyttöoikeus laitetaan vain yhdelle käyttäjälle. Käyttötiedot-oikeudet antaa käyttäjätunnukselle oikeuden tarkastella kuinka paljon tiedostoja on tallennettu arkistoon ja kuinka paljon tilaa ne vievät. Perustiedot-oikeudet laitetaan käyttäjälle, joka käyttää arkistoa, on tarve määrittää dokumenttityyppejä, mutta ei ole tarvetta myöntää muille käyttöoikeuksia. Roolit-oikeudet, annetaan käyttäjälle, jolla on oikeus luoda käyttöoikeustasoja ja hallinnoida toisten käyttöoikeuksia. Tiedostojen vienti-oikeudet sallii tiedostojen viemisen arkistosta kovalevylle.

5 5 3 Käynnistys ja oikeudet 3.1 Arkistoinnin käynnistys Arkisto Perustiedot Määrittele arkistointiasetukset kohdan Perusasetuksissa valitaan mistä sovelluksista halutaan aineisto arkistoon, ja mistä kaudesta alkaen. Arkistoon ajettavat raportit voi valita sovelluksittain tai voi valita Fivaldin lakisääteiset raportit ja aineistot, jolloin arkistoon ajetaan kaikki lakisääteiset raportit ja aineistot. Määrittele arkistointiasetukset kohdan Edistyneet asetukset kohdasta voidaan valita raporttikohtaisesti haluamansa arkistoitavat raportit. Ulkoisille aineistoille on kaksi eri tallennuskansiota, hallintokansio ja palkkojen aineistot. Palkkojen aineistot liittyvät ainoastaan palkka-aineistoihin. Hallintokansiosta saadaan arkistointia varten dokumenttityypit ja hakukentät kaikkea pakollista ulkoista aineistoa varten esimerkiksi verohallinnondokumentit, yhtiöoikeusdokumentit ja pöytäkirjat. Arkiston käynnistyksen yhteydessä määritellään arkistoon pääsevät käyttäjät. Määrittele arkistointiasetukset -näkymän alaosan painikeesta lisää käyttäjä/käyttäjäryhmä voidaan lisätä käyttäjälle oikeudet koko arkistoon. Vaihtoehtoisesti jokaiselle perusasetukset näkymän moduulille voidaan määritellä oikeudet käyttäjäkohtaisesti painikkeesta Määritä oikeudet. Vastaavasti edistyneet asetukset näkymässä määritellään oikeudet käyttäjille raporttikohtaisesti.

6 6 Huom! Arkiston käynnistyksen tekee aina arkiston pääkäyttäjä ja hän voi käynnistää vain sellaiset raporttiajot joihin hänen käyttäjätunnuksella on oikeus. Esimerkiksi palkkojen raporttiajoja ei voi käynnistää ellei ole oikeuksia palkkoihin. 3.2 Käyttöoikeustasot Perustiedot- roolit näkymässä näytetään arkistoon määriteltyjen roolien käyttöoikeustasot ja millaisia oikeuksia mikin taso sisältää. Nämä oikeudet tulevat arkistoinnin käyttöönotossa. Lisäksi, käyttäjä voi luoda omaan tarpeeseen sopivia käyttöoikeustasoja. Käyttöoikeustasot voivat olla yrityskohtaisia tai yleisiä, jolloin ne ovat käytössä koko ympäristössä kaikilla yrityksillä. Lukittuja tasoja ei voi muokata, eikä lukitusta voi niiden osalta avata.

7 7 3.3 Käyttöoikeuksien määritys Käyttöoikeudet voi myös määrittää arkiston käynnistyksen yhteydessä (ks. 3.1.) Selailu näkymässä olevan pikkuikkunan Oikeudet välilehdellä voidaan määritetään käyttäjille oikeuksia arkiston hakemistoihin ja tiedostoihin. Jos käyttäjä on palvelunhallinnassa liitetty Arkistokäyttäjä ryhmään tai käyttäjälle on annettu arkisto-oikeudet, arkiston pääkäyttäjä voi määrittää mihin arkistossa käyttäjätunnuksella pääsee. Arkiston Pääkäyttäjä oikeudella pääsee kaikkialle ja voi määrittää muiden oikeuksia. Kaikki Arkiston pääkäyttäjä(t) listataan pikkuikkunan oikeudet välilehdellä. Oikeudet ylemmältä tasolta on oletuksena kaikissa kansioissa. Jos annetaan käyttäjätunnukselle oikeus arkiston juureen, pääsee hän oletuksena kaikkialle arkistoon. Suosituksena on, että arkiston puolella ei myönnettäisi mitään oikeuksia käyttäjäryhmille vaan käyttäjäkohtaisesti. Tällöin arkiston pääkäyttäjällä on varma tieto kenellä on oikeus mihinkin arkistoituun tietoon.

8 8 4 Arkiston käyttö Materiaalin voidaan ajaa Fivaldista arkistoon eri tavoin. Suositeltavin tapa on automaattinen. Automaattisen arkistoajon asetukset valitaan oman tarpeen tai ajettavan aineiston mukaisesti. Aineistot ajetaan ajastetusti arkistoon esimerkiksi päivittäin, vuosittain tai kausittain. Kun kausi saadaan suljettua, ajetaan kyseinen kausi arkistoon. Samoin voi toimia jokaisen tositelajin kohdalla. Kun tositelaji suljetaan, viedään se kokonaisuudessaan arkistoon. Raporttien arkistointiajot ajetaan raporttitulostimesta. Kohteen voi tallentaa ennalta valittuun hakemistoon tai tallennushakemiston voi itse valita. Kaikki kohteet voidaan tallentaa myös useampiin paikkoihin. Tällöin sama raportti näkyisi esimerkiksi kahdessa eri paikassa tallennuskohteiden mukaisesti. Arkiston pääkäyttäjä voi halutessaan lukita tallennuskohteen. Tällöin kaikki ajot, ja muu tallennettava tieto on tallennettava oletuskohteeseen. Tämä toimenpide mahdollistaa sen että, kaikki samankaltainen tieto tallennetaan aina samaan paikkaan, huolimatta siitä kuka sen tallentaa. Tiedostoja voidaan lisätä arkistoon myös manuaalisesti (kts kpl 5.)

9 Ajon poisto Automaattisen ajon poisto tapahtuu alla olevan kuvan mukaisesti. Ensin klikataan raporttitulostimessa näytä tallennetut ajot painiketta ja saadaan seuraavanlainen näkymä: Tämän jälkeen valitaan poistettava ajo, esimerkiksi laskupäiväkirja (myre) klikataan tallennusnimeä ja saadaan esiin kyseinen raporttiajo:

10 10 Tässä kohtaa muutetaan kohdasta Tallennustyyppi Automaattinen -> Esikäsittely. Tämän jälkeen klikkaa vain tulost/tallenna painiketta. 4.2 Haku Haussa voidaan valita dokumenttityypin mukaan mitä haetaan. Hakukenttiä ja dokumenttityyppejä arkistossa on esitallennettuna fivaldin sisäisiä aineistoja varten. Hakukenttiä ja dokumenttityyppejä käyttäjä voi tehdä myös itse. Sisältöhaku hakee tietoja dokumentista itsestään. Jokaisesta dokumentista tehdään indeksointi, jonka jälkeen haku onnistuu sisällön perusteella. Indeksointi tapahtuu yöllä, joten uutta dokumenttia voidaan hakea sisältöhaulla tallennusta seuraavana päivänä.

11 Hakukenttä Käyttäjälle tuodaan valmiiksi Fivaldin omiin raportteihin tarvittavat hakukentät. Käyttäjä voi itse luoda tarvitsemiaan hakukenttiä ulkoisille aineistoille. Kentän tyypiksi voidaan valita tekstimuotoinen, numeerinen tai päivämäärä. Lisäksi käytössä on lista-tyyppi. Tämä mahdollistaa, että käyttäjä luo itse listan arvoista, jotka kenttään voidaan syöttää. Fivaldi arkistoon on myös luotu valmiiksi eri tietoa sisältäviä rekistereitä, joita voidaan valita kentän tyypiksi. Esimerkiksi kun yritys-tyyppiseen kenttään syötetään tekstiä, niin järjestelmä hakee samalla kannasta kaikki löytyvät hakuvaihtoehdot käyttäjän valittavaksi. Kaikien hakukentien edessä kirjainyhdistelmä REK tarkoittaa sitä, että kentän tieto tulee Fivaldin rekisteristä.

12 Pikkuikkunan toiminnot Kun on valittuna tiedosto tai hakemisto, voidaan vieressä olevan pikkuikkunankohdassa selite muokata tiedoston tai hakemiston nimeä. Alareunasta löytyy Kopioi, Siirrä, Lisää sijaintiin ja Poista komennot, jotka koskevat valittua dokumenttia tai hakemistoa. Eli dokumentti voidaan kopioda toiseen kohteeseen tai siirtää toiseen kohteeseen, jolloin dokumentti ei jää vanhaan sijaintiin. Lisää sijaintiin poikkeaa kopioinnista siinä,että sitä kautta voidaan luoda uusi hakemistopolku ko. dokumentille. Poista komento poistaa tiedoston tai hakemistopolun valitusta hakemistosta alkaen.

13 13 Kun valitaan tietojen sijaan hakukenttä välilehti, voidaan muokata tiedoston tietoja jos ne ovat virheellisiä. Esimerkiksi voidaan vaihtaa dokumenttityyppiä. 4.5 Dokumenttityyppi

14 14 Fivaldi arkistossa on määritelty valmiiksi yleisimmät dokumenttityypit. Tarvittaessa niitä voidaan kuitenkin muokata. Muokkaaminen tapahtuu perustietojen dokumenttityypit-sivulla, jossa näkyy listattuna olemassa olevat dokumenttityypit. Valitsemalla yhden dokumenttityypin, voi nähdä sen sisältämät tiedot eli selitteen sekä oletustallennuskohteen. Lisäksi dokumenttityyppiin sidottuja hakukenttiä voidaan lisätä, poistaa tai uudelleen järjestää. Dokumenttityypit on jaoteltu kuuteen ryhmään: 1 Asiakastiedot, 2 Yhtiöoikeus, 3 Tilinpäätökset, 5 Sopimukset, 6 Kirjeenvaihto Perustiedot dokumentit näkymän ryhmittely painikkeen alta voidaan ryhmiä luoda lisää, poistaa tai muuttaa niiden järjestystä. Perustiedot dokumentit näkymän pikkuikkunan kenttien merkitykset: Täppä kohdassa Pak. tarkoitaa, että dokumenttia tallentaessa tämä tieto on dokumentille pakollinen. Tiedostoa ei voida tallentaa ilman, että tälle hakukentälle on määritetty tieto. Täppä kohdassa Ei tal. tarkoittaa, että tietoa ei voi tallentaa. Tätä voidaan käyttää esimerkiksi jos olisi pakollinen päiväys. Kausi ja tilikausi hakukentissä olisi Ei tal. täppä laitettuna, jolloin dokumenttia syöttävä henkilö ei voisi valita kautta vaan tieto tulisi aina tuolla korvaussäännöllä tiedoksi. Oletuskohdetta ei voi vaihtaa tarkoittaa, että dokumentti on aina tallennettava oletus tallennuskohteeseen eikä dokumentin tallentaja voi tallentaa dokumenttia muuhun tallennuskohteeseen. Ei manuaali lisäystä. Tämä vaihtoehto on täpättynä niissä dokumenttityypeissä, jotka tulevat automaattisesti fivaldista, esim. Raportit. Dokumenttityypit-sivulla voidaan tehdä myös muita toimenpiteitä. Voidaan lisätä uusi dokumenttityyppi, jolle annetaan aluksi vain selite. Lisäksi olemassa oleva dokumenttityyppi voidaan kopioida, jolloin selitettä lukuun ottamatta kaikki tiedot kopioituvat täsmälleen samanlaisina.

15 Arkistosta materiaalin vienti kovalevylle Arkistosta voidaan viedä materiaali omalle kovalevylle selailu näkymän pikkuikkunan Vie valitut painikkeella. Selailu näkymästä voidaan valita hakemisto, mistä halutaan viedä materiaalia omalle kovalevylle ja sieltä edelleen CD:lle. Painike avaa Java ikkunan, josta voi valita mitkä tiedostot haluaa viedä. Ikkuna näyttää kaikki tiedostot mitä kyseisestä kansiosta ja alikansioista löytyy.

16 16 Download painikkeella järjestelmä vie kaikki valitut tiedostot kohteeseen joka määritellään save to: kohdassa. Myös hakutuloksen voi viedä haluamaansa kohteeseen.

17 17 Tässä on haettu yhden tilikauden kaikki dokumentit, yhteensä löytyi 374 dokumenttia ja painikkeella vie haun tulos saadaan vietyä haussa löytyneet tiedostot omalle koneelle. Painikkeesta aukeaa sama java ohjelma kuin mitä aukeaa selailu näkymästä tiedostoja vietäessä omalle koneelle.

18 18 5 Tiedoston lisääminen Tiedoston lisääminen aloitetaan selailu näkymän lisää tiedosto painikkeesta. Kun tiedostoa lisätään ensimmäiseksi on sille valittava dokumenttityyppi. Jos ei löydy sopivaa dokumenttityyppiä kannattaa kääntyä pääkäyttäjän puoleen, joka voi tarvittaessa tehdä uuden dokumenttityypin. Alla olevassa kuvassa näkyy dokumenttityyppien ryhmittely. Valitaan mitä dokumenttityyppiä tallennettava tiedosto edustaa. Valitaan pakollinen tieto tallennettavaksi, tässä tapauksessa mitä yhtiöoikeusasiakirjaa kyseinen tiedosto edustaa.

19 19 Kohdassa Tallennuskohde näkyy mustalla hakemistot jotka eivät ole ko. dokumentin hakukenttiä ja sinisellä tekstillä näkyy mitkä hakemistot muodostuu hakukentistä. Hakemistorakenne muodostuu sitä mukaa kun arkistoidaan dokumentteja. Fivaldi ei luo tyhjiä kansioita vaan kun viedään dokumentti arkistoon niin silloin luodaan ko. dokumentille tarvittavat kansiot. Tiedosto haetaan seuraavaksi. Tämä tapahtuu Selaa.. painikkeella.

20 20 Valitaan haluttu tiedosto omalta koneelta, tässä tapauksessa Yhtiöoikeus on ko. dokumentin nimi.

21 21 Tallenna painikkeella saadaan kyseinen tiedosto tallennettua sähköiseen arkistoon. Heti tallennuksen jälkeen järjesteämä näyttää mihin kansioon kyseinen tiedosto tallennettiin.

22 22

23 23 6 Fivaldi aineistot Perustiedot-näkymän aineistot välilehdeltä löytyy arkistoitava materiaali mitä ei saa raporttitulostimesta. Eli kaikki laskut ja muut juoksevat aineistot, kuten tiliotteet, palkkalaskelmat yms.

24 24 Aineistolle valitaan tallennuskohde ja tiedot joita halutaan aineiston hauissa käyttää. Tiedoston nimi muodostuu tässä tapauksessa myyntilaskunnumerosta (kent_84). Aineistojen hakukenttiin on olemassa esivalitut tiedot. Täälläkin näkyy tallennuskohde, mustalla kiinteät hakemistot ja sinisellä hakukentästä tuleva kansio. Nämä asetukset tulevat arkistomallin kautta ja käyttäjän ei niitä tarvitse itse määritellä. 7 Käyttötiedot Käyttötiedoista voi tarkastella kuinka paljon yritykset ovat arkistoineet. Käyttötietoja voi selailla yritys kerrallaan tai kaikki samanaikaisesti. Käyttöä voi tarkastella myös haluamalla ajanjaksolla.