Web -myyntilaskutus Käyttöönotto v Toukokuu (16) Versio Web -myyntilaskutus. Copyright Aditro. All rights reserved.

Transkriptio

1 Toukokuu (16) Versio Web -myyntilaskutus

2 Toukokuu (16) 1 Johdanto Pikaohje Yritysasetukset Käyttäjät ja käyttäjäroolit Käyttäjäroolit Käyttäjät Lukkiutunut käyttäjätunnus Siirtotiedostoasetukset UNC -polkuina Laskuohtelliin lähetettävien verkkolaskujen FTP -parametri Malliasiakkaat ja tuotteet, tilikoodit, laskulomakkeet Yleiset parametrit... 14

3 Toukokuu (16) Versio Johdanto Tikon Web myyntilaskutus on laskujen tallennukseen ja tulostamiseen tarkoitettu internetselaimella käytettävä Tikon Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksen lisäpiirre. Tikon Web myyntilaskutuksella tilitoimiston asiakas voi ylläpitää laskun perustietoja, tallentaa laskun ja sille liitetiedostoja sekä tulostaa laskun paperi- tai verkkolaskuksi. Sovellus voidaan ottaa käyttöön yrityksessä, joka on perustettu Tikon tilaustenkäsittely- ja laskutussovelluksella toimivaksi laskutusyritykseksi. Tikon Web myyntilaskutus vaatii erillisen asennuksen ja laitteistonsa, jotka on kuvattu dokumentissa Tikon ostolaskujen käsittelyn ja Web -myyntilaskutuksen asennusohje. Jos käytössä on myös Tikon ostolaskujen käsittely, asentuvat Tikon Web myyntilaskutus ja Tikon ostolaskujen käsittely samalla asennuksella, jos käyttölisensissä on käyttöoikeus molempii sovelluksiin Tässä dokumentissa kuvataan ne määritykset, jotka vaaditaan tehtäväksi, jotta tilaustenkäsitely- ja laskutussovellukseen perustettu laskutusyritys voi alkaa käyttää Web myyntilaskutusta. Tarvittavat asetukset tehdään pääsääntöisesti Tikon tilaustenkäsittely ja laskutus -sovelluksen kautta. 2 Pikaohje Seuraavassa on listattu muistilistana ne toimenpiteet jotka on käytävä läpi kun yrityksen laskuja aletaan käsitellä Web-myyntilaskutuksen kautta. Kukin kohta käsitellään laajemmin alempana omina kappaleinaan. Tummennetut vaiheet 2,3,4 ja 6 ovat välttämättömiä sovelluksen käytön aloittamiseksi yrityksessä 1. Yritysasetukset. Yritystietoihin merkintä web myyntilaskutus. Jos paperilaskut tulostetaan itse (ei operaattorin tulostuspalvelu käytössä) yritykselle merkintä Paperilaskutus 2. Käyttäjät ja käyttäjäroolit. Käyttäjille Web myyntilaskutukseen yrityskohtaiset ML käyttöoikeudet 3. Siirtotiedostoasetukset UNC-polkuina. Siirtotiedostoasetukset MT/5 ja MT/6 on esitettävä UNC polkuina 4. Laskuhotelliin lähetettävien laskujen ftp parametrille hakemistot UNC polkuina 5. Malliasiakkaat ja tuotteet, tilikoodit, laskulomakkeet. Perustetaan Web sovelluksen kautta lisättävien asiakkaiden ja tuotteiden avuksi mallit sekä otetaan mahdollisesti tilikoodit käyttöön, laskulomakkeiden nimeäminen Web-myyntilaskutuksen käyttöön 6. Yleiset parametrit. Tarkistetaan, että asennus on merkinnyt Web käyttäjien tulostushakemiston yleisiin parametreihin. Web sovellusten aikakatkaisun asetus

4 Toukokuu (16) 3 Yritysasetukset Asetaan yritykselle Tikon Web myyntilaskutus käyttöön merkitsemällä Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksella yritykselle tieto WEB myyntilaskutus (Valikkkotoiminto Ylläpito Uusi Ylläpito - Asetukset - Yritysasetukset - Yritykset - Tilaustenkäsittely -välilehti.) Laskut, joilla laskutusasiakkaalla ei ole verkkotunnusta voidaan tulostaa joko paperille tai lähettää verkkolaskuna operraattorin tulostuspalveluun. Jos yrityksellä ei ole verkkolaskuoperaattorin tulostuspalvelua käytössä, vaan ilman verkkotunnusta oleva laskut tulostetaan omalle kirjoittimelle, merkitse yritykselle Paperilaskutulostus (Valikkkotoiminto Ylläpito Uusi Ylläpito - Asetukset - Yritysasetukset - Yritykset - Tilaustenkäsittely -välilehti.). Yritykselle annettu paperilaskujen tulostustapa on oletus, joka voidaa vaihtaa laskujen tulostuksen käynnistyksessä.

5 Toukokuu (16) 4 Käyttäjät ja käyttäjäroolit Käyttäjät ja käyttäjäroolit määritellään Ylläpito, Asetukset Järjestelmäasetukset, Käyttäjät/Käyttäjäroolit valikossa. 4.1 Käyttäjäroolit Käyttäjärooli määrittelee oikeustasot, mihin toimintoihin käyttäjällä on oikeus. Käyttäjäroolilla määrätään myös onko käyttäjällä oikeus nähdä WEB myyntilaskutus sovelluksella kaikki yrityksen laskut vai vain ne laskut, jotka käyttäjä itse on tallentanut Web myyntilaskutukselle on perustettu seuraavat vakioroolit Ohjelman mukana toimitettavia käyttäjärooleja voi tarkastella, ja luoda uusia Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksen valikossa Ylläpito, Asetukset Järjestelmäasetukset Käyttäjäroolit.

6 Toukokuu (16) Jos roolilla on oikeus sekä selata että ylläpitää perustietoa, merkitään roolille valikko-oikeus toimintoon ja lisäksi tietojen muokkausoikeus. Maksuehdon ylläpito-toiminnolle on poikkeava roolikäsittely. Maksuehdolle voidaan antaa roolille joko vain oikeus lisätä maksuehtoja (Tietojen muokaus) tai myös oikeus muuttaa ja poistaa olemassa olevia maksuehtoja (lisäksi Poisto ja muutosoikeus ) Kaikkien tilausten käsittely on toiminto-oikeus joka määrää saako kyseisen roolin käyttäjä käsitellä WEB myyntilaskutus sovelluksella vain omia laskujaan vai yrityksen kaikkia laskuja

7 Toukokuu (16) 4.2 Käyttäjät Uusien käyttäjien perustaminen ja olemassa olevien käyttäjäjien tietojen muokkaus tehdään Ylläpito, Asetukset Järjestelmäasetukset Käyttäjät. Käyttäjätunnus Käyttäjän tunnus, vähintään 4, enintään 8 merkkiä pitkä. Nimi Käyttäjän nimi Salasana Salasana jota käytetään sovellukseen kirjautumisessa. Käyttökieli Kielivalinta Etäkäyttö Asetus annetaan mikäli käyttäjä on etäkäyttäjä.

8 Toukokuu (16) Itsepalvelun oikeudet välilehdellä määritellään käyttäjän rooli Web myyntilaskutukseen. Tällä välilehdellä määritelty rooli on käytössä jokaisella yrityksellä, mikäli käyttäjällä ei ole yhtään yrityskohtaista käyttöoikeustietoa. Valintalistasta valitaan Sovellusalue, ML Web myyntilaskutus, jolloin yrityslistaus päivittyy Mikäli käyttäjälle halutaan rajata Web myyntilaskutuksen käsittelyn oikeudet koskemaan vain tiettyjä yrityksiä, painetaan Muuta painiketta, jolloin avautuvaan ikkunaan annetaan määritykset.

9 Toukokuu (16) Kaikki yritykset Asetus annetaan, mikäli käyttäjälle halutaan antaa oikeudet kaikkiin yrityksiin Yrityksestä Yritys mistä lähtien oikeudet annetaan voimaan. Yritykseen Yrityi mihin asti oikeudet ovat voimassa. Rooli Valitaan rooli joka on voimassa määritellylle yritysvälille.

10 Toukokuu (16) 4.3 Lukkiutunut käyttäjätunnus Käyttäjän käyttäjätunnus lukkiutuu, jos salasana on syötetty väärin viisi kertaa peräkkäin. Tällöin käyttäjä saa viestin tunnuksen sulkemisesta ja kehotuksen olla yhteydessä järjestelmän ylläpitäjään käyttäjätunnuksen vapauttamiseksi. Käyttäjälle päivittyy asetus Ei käytössä kenttään, jolloin pääkäyttäjän tai riittävillä oikeuksilla varustetun Tikon käyttäjän tulee asetus poistaa, jotta kirjautuminen ostolaskujen käsittelyyn on mahdollista.

11 5 Siirtotiedostoasetukset UNC -polkuina Toukokuu (16) Jotta Web myyntilaskutus tunnistaa yrityksen käyttämät verkkolaskuhakemistot, on ne määriteltävä UNC polkuasetuksina. Hakemisto, jonne verkkolaskut tulostetaan on määritelty siirtoasetuksella MT/5. Muuta hakemisto, johon MT/5 asetus viittaa UNC poluksi levymäppäyksen sijaan. Verkkolaskun tulostus luo, samoin kuin Tilaustenkäsittely ja laskutussovelluksella verkkolaskun tulostus, automaattisesti hakemiston alle yritystunnuksen mukaisen hakemiston. Verkkolaskun liitetiedostot haetaan hakemistosta joka on määritelty siirtoasetuksella MT/6. Muuta hakemisto, johon MT/6 asetus viittaa UNC poluksi. Liitetiedostoasetus tehdään yrityskohtaisena asetuksena, jolloin jokaisella yrityksellä on oma liitehakemistonsa. Tiko käyttäjänä yritys suljettuna selataan Tilaustenkäsittely- ja laskutus sovelluksen toiminnolla Ylläpito Siirtotiedostot esiin halutut siirtotiedostoasetukset MT/5 ja MT/6. Varsinkin liitehakemistomääritys MT/6 on todennäköisesti laskutusyritykelle perustettu yritystasolle (Ylläpito Siirtotiedostot Siirtotiedostot yrityskohtaiset) Tarkistetaan mikä hakemistomääritys kyseiselle yritykselle on asetettu (esim yrityksen 10 MT/6 määritys)

12 Toukokuu (16) Jos hakemisto on määritelty levymäppäyksenä, se pitää määritellä UNC polkuna. Avataan toiminto Ylläpito Siirtotidostot Hakemistot ja muutetaan kyseinen hakemisto UNC poluksi

13 Toukokuu (16) 6 Laskuohtelliin lähetettävien verkkolaskujen FTP -parametri Jos yrityksen vrkkolaskuoperaattori on Laskuhotelli, voidaan laskut lähettää FTP lähetyksenä suoraan Laskuhotelliin. Jotta Web myyntilaskutus tunnistaa ftp parametrin hakemistot, on hakemistot Ftp-aineiston hakemisto ja Hakemisto palvelimella merkittävä UNC -polkuina Yrityksen verkkolaskujen lähetystapa (Toiminto) pysyy samana mikä on yrityksellä käytössä Tilaustenkäsittely- ja laskutussovelluksessa. Lähetystapa 2 käyttäytyy Web-myyntilaskutuksessa hieman eri tavalla kuin Tilaustenkäsittely- ja laskutussovelluksella laskutettaessa: Toiminto

14 1 = Ei käytössä 2 = Interaktiivinen Toukokuu (16) Kun laskutus valmistuu käyttäjältä kysytään lähetetäänkö tiedosto heti FTP osoitteeseen vai jätetäänkö se siirtohakemistoon, josta tidosto erikseen siirretään Tilaustenkäsittely- ja laskutussovelluksen toiminnolla Raportit Lasku Verkkolaskujen FTP siirto Web myyntilaskutuksessa Toiminto 2 = Interaktiivinen toimii hieman eri tavalla kuin Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksessa. Web myyntilaskutus sovelluksessa käyttäjältä ei kysytä laskutuksen valmistuttua haluaako hän lähettää laskutiedoston Laskuhotelliin heti vai siirtää myöhemmin lähetettäväksi. Tiedosto siirretään aina myöhemmin lähetettäväksi 3 = Automaattinen Laskutiedosto lähetetään heti laskutuksen valmistuttua FTP parametrin osoittamaan osoitteeseen 4 = Palvelimella Laskun tulostuksen jälkeen lasku tallentuu FTP lähetyshakemistoon, josta tilitoimiston ympäristöön asennettu FTP lähetyspalvelu, lähettää laskut minuutin välein Laskuhotelliin 5 = Worker työ, piirre ei vielä käytössä 7 Malliasiakkaat ja tuotteet, tilikoodit, laskulomakkeet Jotta uusien asiakkaiden ja tuotteiden perustaminen Web-myyntilaskutuksen kautta yksikertaistuu, on yritykseen hyvä perustaa malliasiakkaat ja mallituotteet tyypillisiä tapauksia varten. Mallituotteelta kopioidaan useimmat koodiarvot uuden tiedon oletusarvoiksi. Asiakas tai tuote näkyy Web ylläpidossa mallina, jos sille on merkitty Malliasiakas tai Mallituote Jos uuden Web-myyntilaskutuksen kautta tallennetun uuden tuotteen teidot perustuvat mallituotteeeseen, on myös tilit kopioitu mallilta. Tämän lisäksi tuotteelle määriteltyjen myyntitilien oikeellisuutta voidaan varmista ottamalla käyttöön tilikoodit. Tuotteelle merkitään vain tilikoodi ja tilikoodia vastaavat tilit on lueteltu Tilaustenkäsittely ja laskutus sovelluksessa (Ylläpito Ylläpito sovellus Tilaustenksittely Tilikoodit) Web-myyntilaskutuksen käyttäjällä on laskun tulostuksessa valittavanaan kaikkien niiden yritysten laskulomakkeet, joihin hänellä on käyttöoikeus ja lisäksi LASKU0000-sarjan mallilomakkeet. Jotta oikea lomakkeen valinta laskulle helpottuu, kannattaa lomakkeen nimeen merkitä jokin sovittu tunnus siitä, että lomake on web laskuille käytettävä lomake. 8 Yleiset parametrit

15 Toukokuu (16) WEB-käyttäjien tulostushakemisto Tarkista, että asennuksessa on asetettu Web tulostusten työhakemisto UNC polkuna, johon Application Pool Identity arvon käyttäjätunnuksella on luku/kirjoitusoikeus Web-sovellusten aikakatkaisu Sovelluksen aikakatkaisuominaisuus pakottaa käyttäjän kirjautumaan uudestaan sovellukseen, mikäli sovellukseen kirjautunut käyttäjä ei ole määritellyn aikakatkaisuarvon aikana käyttänyt sovellusta. Jos käytössä on myös Ostolaskujen käsittely sovellus, on aikakatkaisu yhteinen kummallekin sovellukselle Kenttään syötetään aika minuutteina, jonka jälkeen ohjelma sulkee sovelluksen mikäli käyttäjä ei ole käyttänyt sovellusta. Oletusarvona on 30 minuuttia.

16 Toukokuu (16)