Lahden ammattikorkeakoulu Oy ja Oy Toimittaja Ab. Hankintasopimus FellmanniCampuksen siivouspalveluiden toimittamisesta

Transkriptio

1 Hankintasopimus 1 (16) Lahden ammattikorkeakoulu Oy ja Oy Toimittaja Ab Hankintasopimus FellmanniCampuksen siivouspalveluiden toimittamisesta

2 Hankintasopimus 2 (16) 1. Sopijaosapuolet Sopimuksen tausta ja tavoitteet Sopimuksen kohde ja palvelun sisältö Ympäristökuormituksen vähentäminen Palveluntuottajan resurssit Turvallisuus Avainhallinta Palveluntuottajan taloudellisen tilanteen seuranta Vakuutukset Laskutus Tilaajan ja Palveluntuottajan myötävaikutusvelvollisuus Kokouskäytännöt Palvelun laadunhallinta Katselmukset ja auditointi Sopimuksen noudattamatta jättämisestä aiheutuvat hyvitykset Ylivoimainen este Vahingonkorvaus Sopimuskausi Sopijapuolten vastuu-/yhteyshenkilöt Sopimuksen siirtäminen tai muuttaminen Avustamisvelvollisuus palveluntuottajan vaihtuessa Sopimuksen purkaminen Sopimuksen irtisanominen Sopimuksen päättäminen Sopimuserimielisyydet Sopimusasiakirjat ja niiden pätemisjärjestys Sopimuksen allekirjoitus... 15

3 Hankintasopimus 3 (16) Siivouspalvelujen palvelusopimus 1. Sopijaosapuolet Tilaaja Tuottaja Lahden ammattikorkeakoulu Oy (jäljempänä Tilaaja ) (Y-tunnus ) PL Lahti Yrityksen virallinen nimi (jäljempänä Palveluntuottaja ) (Y-tunnus xxxxx) osoite 2. Sopimuksen tausta ja tavoitteet Tilaajasta ja Palveluntuottajasta käytetään myös nimitystä Sopijapuoli tai Sopijapuolet. 1. Tilaajan on kilpailuttanut julkisita hankinnoista annetun lain 1397/2017 mukaisesti FellamanniCampuksen, Kirkkokatu 27, Lahti, (jäljempänä Kohde ) siivoupalvelut xx julkaistulla hankintailmoituksella jonka perusteella Palveluntuottaja on tehnyt xx.xx.2017 päivätyn tarjouksen. Tarjouspyynnön ja tarjouksen perusteella Tilaaja ja Toimittaja ovat tehneet tämän sopimuksen. 2. Sopmuksen tavoitteena on että Palveluntuottajan toimittammat siivouspalvelut ovat jatkuvasti tasalaatuisia, oikeaaikaisia, ammattitaitoisesti toteutettuja ja että tuotettu siivouspalvelu tukee Kohteen kunnon, arvon ja ominaisuuksien säilyttämistä täyttäen jatkuvasti tilojen käyttäjien tarpeet ja odotukset. 3. Sopimuksen kohde ja palvelun sisältö 1. Sopimus koskee Tilaajan käytössä olevan Kohteen siivouspalveluita (jäljempänä Palvelut ). Kohteen tilat toimivat korkeakoulukirjastona, ravintola- ja seminaari/kokouspalvelu- sekä opiskelu- ja toimistotiloina. 2. Palveluntuottaja sitoutuu toimittamaan Palvelut tämän sopmuksen sekä alla olevissa liitteissä (1, 1B - 7) kuvattujen ehtojen, vaatimusten, kuvausten ja palvelutasojan mukaisesti: 1 Palvelun kuvaus 1 B Puhtausluokat 2 Pohjapiirustus 3 Hintaliite [tarjoajan täyttämä tarjouslomake] 4 Vaatimukset henkilöstölle [tarjoajan täyttämä tarjouslomake] 5 Laadunhallinta ja dokumetointi sekä palveluntuotanto muutostilanteissa [tarjoajan täyttämä tarjouslomake] 6 Palvelun käynistämis- sekä asiassuhteen hoito [tarjoajan täyttämä tarjouslomake] 7 JYSE 2014 Palvelut 3. Palvelun on koko sopimuskauden ajan vastattava sitä mitä on sovittu. Palvelun tulee täyttää Euroopan unionin suoraan velvoittavien säädösten, Suomen lakien ja asetusten sekä viranomaisten antamat määräykset.

4 Hankintasopimus 4 (16) 4. Harvemmin tehtävien töiden ja perussiivousten ajankohdasta Palveluntuottaja laatii suunnitelmat, jotka tulee toimittaa ja hyväksyttää tilaajan yhteyshenkilöllä. 5. Palveluun kuuluvat työt tehdään palveluntuottajan työvälineillä, koneilla ja laitteilla. 6. Palveluun käytettävien työvälineiden, laitteiden ja koneiden tulee olla laadultaan käyttötarkoitukseen soveltuvia (ammattikäyttöön) sekä ympäristöystävällisiä tuotteita. 7. Kohteessa on sopimuksen alkaessa tilaajan omistama pyykinpesukone. Palveluntuottajalla on oikeus käyttää konetta veloituksetta, koneen huoltovastuu on palveluntuottajalla. Tilaajan pyykinpesukoneen rikkoutuessa käyttökelvottomaksi, Tilaaja ei hanki uutta konetta tilalle. Vastuu uuden pyykinpesukoneen hankinnasta asennuksineen kohteeseen on Palveluntuottajalla. Palveluntuottajan hankkimat koneet, ml pyykinpesukone jäävät palveluntuottajan omistukseen. 8. Tilaaja ei vastaa miltään osin laitteiden toimintahäiriöiden aiheuttamista vahingoista ja menetyksistä. Palveluntuottaja on vastuullinen hankkimaan vakuutukset omille koneilleen ja laitteilleen. Palveluntuottaja vastaa kaikkien koneiden ja laitteiden kuljetuskustannuksista. 9. Palveluntuottajalla on lupa käyttää veloituksetta sähköä ja vettä palvelun suorittamiseksi sopimuskohteessa. Palveluntuottaja huolehtii kustannuksellaan tilaajan hallinnassa olevien, palveluntuottajan käytössä olevien tilojen siivouksesta. Tiloja ja niissä olevia koneita ja laitteita ei saa käyttää muiden, kuin tilaajan sopimuksiin kuuluvien siivouspalvelujen tuottamiseen sekä palveluihin liittyvään huoltoon ja varastointiin. 10. Tilaaja vastaa hygieniatuotteiden (wc- ja käsipyyhepaperi, saippuat) ja vaihtomattopalveluiden hankinnasta kustannuksineen. Palveluntuottaja raportoi vaihtomattopalvelun toimivuudesta. 11. Palveluntuottaja vastaa kustannuksellaan kaikista ylläpito- ja perussiivoustehtävissä käytettävistä puhdistus, hoito- ja suojausaineista, jätesäkeistä, roskapusseista ja siivousvälineistä. Aineiden ja tuotteiden tulee olla laadultaan käyttötarkoitukseen soveltuvia (ammattikäyttöön) sekä ympäristöystävällisiä, minkä palveluntuottaja ottaa huomioon hankinnoissa, työmenetelmissä ja -ohjeissa. 12. Palveluntuottaja vastaa siivouspalveluiden tuottamiseen tarvittavien matkapuhelimien ja tietokoneiden hankinta- ja käyttökustannuksista. 13. Palveluntuottajan tulee huolehtia Tilaajan toimeksiannosta lisätöiden tekemisestä sopimus- kohteessa. Tilaus lisätyöstä tehdään aina etukäteen kirjallisesti, ellei lisätyön kiireellisyyden tai muun pakottavan syyn vuoksi lisätyöstä ole mahdollista sopia ennen työhön ryhtymistä. Lisätöistä ovat oikeutettuja sopimaan tilaajan edustajat ja palveluntuottajan työnjohto. Lisätuntien hinta määräytyy sopimuksen liitteen 3 hintaliitteen mukaisesti. Ellei liitteessä 3 ole määritetty veloitusperusteita, työstä sovitaan Palveluntuottajan laatiman kirjallisen laskelman tai tarjouksen perusteella 14. Tilaajalla on oikeus teettää lisätöitä muulla kuin tämän sopimuksen tarkoittamalla palveluntuottajalla tai tehdä ne itse. 15. Palveluntuottaja tuottaa palvelut huolellisesti, harkiten ja sellaisella ammattitaidolla, mitä voidaan kohtuudella olettaa ammattitaitoiselta ja kokeneelta palveluntuottajalta. Palvelu tuotetaan suomen kielellä.

5 Hankintasopimus 5 (16) 16. Palveluntuottaja toimittaa Tilaajalle Kohteen siivouspalveluiden hoitamisesta ajantasaiset sähköisessä muodossa olevat suunnitelmat ja dokumentaatiot. Kuvaukset ja dokumentaatio ovat tilaajan ja palveluntuottajan organisaation käytössä. 4. Ympäristökuormituksen vähentäminen 1. Palveluntuottajan on noudatettava kunnallisia jätehuoltomääräyksiä, sekä noudattaa ja ottaa huomioon toiminnassaan Lahden kaupungin jätehuoltomääräykset. Palveluntuottaja vastaa myös alihankkijoidensa menettelytavoista. Poikkeamista on raportoitava tilaajalle. 2. Palveluntuottaja hyödyntää alan viimeisintä tutkimustietoa siivouspalveluiden tuottamiseen tarvittavien menetelmien, aineiden,välineiden ja koneiden valinnassa siten, että ne ovat ympäristöystävällisiä. Palveluntuottaja kouluttaa henkilöstöään käyttämään uusia ympäristöystävällisiä menetelmiä. 3. Ympäristöä säästäviksi ja ympäristöä huomioiviksi tuotteiksi hyväksytään päivittäisessä palvelussa esimerkiksi: EU:n ympäristömerkin kriteerit täyttävä tuote pohjoismaisen ympäristömerkin kriteerit täyttävä tuote ja/tai pienen energiankulutuksen omaavat tuotteet. 4. Palveluntuottaja suunnittelee siivouspalvelut ottamalla huomioon puhtaustasovaatimukset, kohteen käyttötarkoituksen, rakennuksen sijainnin ja halutun lopputuloksen site että sen tuottamisessa on otettu huomioon ympäristön kuormituksen vähentäminen. 5. Palveluntuottaja ottaa ympäristön kuormituksen huomioon materiaalilogistiikassaan. Palveluntuottaja optimoi veden ja puhdistusaineiden käytön palvelun tuottamisessa käyttämällä mikrokuituisia siivousvälineitä, annostelemalla puhdistusaineita ohjeiden mukaan sekä koneellistamalla siivoustyötä. Siivoustekstiilien pesu tehdään koneellisesti. 6. Ympäristövaikutuksia tarkastellaan pääsääntöisesti tuotteen koko elinkaaren ajan eli raaka-aineiden hankinnasta valmistukseen, käyttöön ja loppukäsittelyyn. 7. Palveluntuottaja toimittaa käytettävien aineiden kemikaaliluettelon ja käyttöturvallisuustiedotteet tilaajalle sähköisessä muodossa. Palveluntuottaja vastaa käyttämiensä kemikaalien sopivuudesta. Palveluntuottaja vastaa myös alihankkijoidensa menettelytavoista ympäristöasioissa. Käyttöturvallisuustiedotteet on oltava käyttäjien ja palveluntuottajan henkilöstön saatavilla kussakin kohteessa. 5. Palveluntuottajan resurssit 1. Palveluntuottaja vastaa omien työntekijöiden perehdyttämisestä, työn opastuksesta, kouluttamisesta ja kehittämisestä niin, että sen työntekijöillä on edellytykset sopimuksen mukaisen palvelun tuottamiseen. 2. Työntekijällä tulee olla suullinen ja kirjallinen suomenkielen taito. Tilaajalla on oikeus arvioida kielitaidon riittävyys ja olla hyväksymättä työntekijä kohteeseen. 3. Palveluntuottaja on nimennyt vastuullisen työnjohtajan ja hänelle varahenkilön liitteessä 4, Vaatimukset henkilöstölle. 4. Mikäli palveluntuottajan palveluksessa oleva henkilö osoittautuu siinä määrin epäpäteväksi tai sopimattomaksi, että palvelujen suorittaminen siitä kärsii, eikä asia

6 Hankintasopimus 6 (16) tilaajan kirjallisestakaan huomautuksesta korjaannu, on tällainen henkilö Tilaajan kirjallisesta vaatimuksesta vaihdettava veloituksetta. 5. Palveluntuottaja varmistaa palvelun tasalaatuisuuden ja tavoitettavuuden vakituisen henkilöstön poissaolojen aikana, liitteen 5, Laadunhallinta ja dokumentointi sekä palvelutuotanto muutostilanteissa mukaisesti. 6. Palveluntuottaja tai hänen henkilöstönsä ei ole työ- tai virkasuhteessa tilaajaan hoitaessaan sopimuksenmukaisia tehtäviä. 7. Selvyyden vuoksi todetaan että Palveluntuottajan käyttämään alihankintaan sovelletaan JYSE 2014 ehtojen kohtaa 3. Nimetyt alihankkijat ovat: Oy XX AB Oy ZZ Ab 6. Turvallisuus 1. Palvelun tuottamiseen käytettävän henkilöstön on tilaajan tiloissa työskennellessään noudatettava tilaajan turvallisuus-, tietosuoja-, yleisiä käytössekä muita tilaajan ohjeita ja määräyksiä. Tilaajan on ilmoitettava etukäteen kaikista tällaisista palvelun tuottamiseen käytettävän henkilöstön noudatettaviksi tarkoitetuista menettelytapavelvoitteista. 2. Sopijapuolet sitoutuvat pitämään salassa toisiltaan saamaansa luottamuksellisiksi katsottavat aineistot ja tiedot, jotka ovat lain perusteella salassa pidettäviä sekä olemaan käyttämättä niitä muihin kuin sopimuksen mukaisiin tarkoituksiin. 3. Palveluntuottajan on selvitettävä palvelua suorittavalle henkilöstölle salassapitovelvollisuuden sisältö. Palveluntuottajan henkilöstöllä tulee olla voimassaoleva salassapitosopimus. 4. Palveluntuottajan henkilöstö ei saa tuoda kohteeseen ulkopuolisia henkilöitä. 5. Palveluntuottaja vastaa siitä, että sen käyttämät alihankkijat ovat kirjallisesti sitoutuneet näihin ehtoihin ja noudattavat näitä salassapitoa koskevia määräyksiä. 6. Kohteessa työskentelevien henkilöiden on käytettävä työssä ollessaan tunnistettavaa työasua ja kuvallista henkilökorttia, johon on merkitty työntekijän ja työnantajan nimi. 7. Palveluntuottaja ei saa käyttää sopimusta tai tilaajan nimeä markkinoinnissa ilman tilaajan suostumusta. Ellei toisin ole sovittu, palveluntuottaja saa kuitenkin käyttää sopimusta referenssitietona tehdessään tarjouksia hankintalainsäädännössä tarkoitetuille hankintayksiköille. 8. Tilaajalla on oikeus olla hyväksymättä palveluntuottajan kohteeseen asettamaa henkilöä, mikäli hän ei ole antanut lupaa suppean turvallisuusselvityksen teettämiseen. 9. Palveluntuottaja toimittaa pyydettäessä tilaajalle turvallisuussuunnitelman. 7. Avainhallinta 1. Tilaaja luovuttaa palvelutuottajan haltuun avaimet/tunnistimet. Palveluntuottaja vastaanottaa sekä luovuttaa kuittausta vastaan avaimet/tunnistimet. Tilaajan

7 Hankintasopimus 7 (16) luovuttamat avaimet/tunnistimet ovat henkilökohtaisia ja niitä ei saa luovuttaa eteenpäin (esim. sijaisilla omat avaimet/tunnistimet). Palveluntuottajan henkilöstön tulee noudattaa tilaajan avaimien/tunnistimien käytöstä esitetty menettelyä mm. kohteeseen saapuessa sekä poistuessa palveluntuottajan henkilöstö kirjautuu tunnistimilla kohteeseen. 2. Palveluntuottaja vastaa haltuunsa uskottujen avaimien/tunnistimien huolellisesta ja turvallisesta säilyttämisestä. Luovutetuissa avaimissa/tunnistimissa ei saa olla tilaajaan kohteisiin viittaavia tunnisteita. 3. Palveluntuottaja vastaa haltuunsa uskottujen avaimien ja/tai tunnistimien katoamisen johdosta mahdollisen vahingon torjumiseksi tehdystä välttämättömästä lukkojen uudelleen sarjoituksesta tai lukkojen vaihdosta sekä vahinkoon liittyvistä muista välttämättömistä suojelutoimenpiteistä aiheutuvista kustannuksista. 4. Mikäli se on kulloinkin vallitsevat olosuhteet huomioon ottaen mahdollista, sopivat palveluntuottaja ja tilaaja edellä mainittujen toimenpiteiden sisällöstä ennen niiden toteuttamista. Mahdolliset korvausvaatimukset esitetään palveluntuottajalle kirjallisina. 5. Tilaajalla on oikeus saada korvaus palveluntuottajan aiheuttamista aiheettomien hälytyksien aiheuttamista kustannuksista. 8. Palveluntuottajan taloudellisen tilanteen seuranta 1. Hankintaan sovelletaan lakia tilaajan selvitysvelvollisuudesta ja vastuusta ulkopuolista työvoimaa käytettäessä (1233/2006). Palveluntuottajan on toimitettava tilaajalle sopimuskauden aikana kahdentoista (12) kuukauden välein tilaajavastuulain mukaiset selvitykset. Tiedot eivät saa olla kolmea kuukautta vanhempia. 2. Jos rekisteröinnit arvonlisäverovelvolliseksi tai ennakkoperintärekisteriin vanhenevat sopimuksen voimassaoloaikana, palveluntuottajan on esitettävä uudet rekisteröinnit vuosittain joulukuun loppuun mennessä. Jos palveluntuottaja ei saa rekisteröintejään uusittua, tilaajalla on velvollisuus pidättää ennakot veroviranomaisen vahvistaman ennakkopidätysprosentin mukaisesti. 3. Palveluntuottajan ollessa Tilaajavastuu.fi-palvelussa, tilaaja voi tarkastaa selvitykset ed. mainitun palvelun kautta. 9. Vakuutukset 1. Palveluntuottajalla tulee olla lakisääteiset ja muut palvelun tuottamisen kannalta tarpeelliset vakuutukset. Vakuutusten tulee olla voimassa koko sopimuskauden ajan. 2. Palveluntuottajalla sekä tämän alihankkijoilla on oltava koko sopimuskaudelle yritystoiminnan vastuuvakuutus, jonka tulee olla riittävä suhteessa palvelun tuottamiseen liittyviin riskeihin. Palveluntuottajan on pyydettävä suostumus tilaajalta vakuutuksen irtisanomiseen. 3. Vakuutuksen on korvattava vahingot euroon saakka. Tilaajalle on esitettävä todistus hankintapäätöksen jälkeen ennen sopimuksen allekirjoittamista palveluntuottajan, palveluntuottajien sekä alihankkijoiden vastuuvakuutuksesta, joka vaaditaan tämän sopimuksen mukaisesti.

8 Hankintasopimus 8 (16) Palveluntuottaja vastaa omien koneidensa ja kalustonsa, työkalujensa ja muun omaisuutensa sekä työntekijöidensä vakuuttamisesta. 10. Laskutus 1. Laskutus tapahtuu kuukausittain jälkikäteen hintaliitteen, liite 3 mukaisilla hinnoilla. Laskujen tulee olla eriteltynä hintaliitteen 3 ja tehden työn mukaisesti sekä eriteltävä arvonlisävero. 2. Laskutusosoite on: Lahden ammattikorkeakoulu Oy, Laskut PL LAHTI Verkkolaskut: OVT-tunnus: Välittäjä: CGI Suomi Oy Välittäjän tunnus: Selvyyden vuoksi todetaan että maksuehto on JYSE 2014 kohda 10 mukainen, kuitenkin siten että Palveluntuottaja hyvittää palvelusuorituksen laiminlyönnistä tai laatupoikkeamista aiheutuneet sanktiot hyvityslaskulla, mikäli toimittaja ei Tilaajan vaatimuksesta viipymättä lähetä hyvityslaskua, voi tilaaja pidättää sanktiot maksamattomasta hinnasta. 4. Tiljaaja ei korvaa matkakustannuksia. 5. Hinnat, myös lisätöiden, ovat hintaliitteen, liite 3 mukaisia ja muutumattomia ensimmäisen 24 kuukautta sopimuskauden alusta lukien (kiinteä hinnittelukausi). 6. Sopiapuolella on oikeus kiinteä hinnoitelukaiden jälkeen muuttaaa hintoja allaolevan kaavan mukaisesti: Hm= H * [ (Indeksi A1 /Indeksi A0) -1] Missä Hm = hinnanmuutos (tarjouksen alkuperäisen hinnan ja uuden hinnan euromääräinen ero) H= sopimuksen mukainen perushinta (eli tarjouksessa tarjottu alkuperäinen yksikköhinta, esim /htp) A1= indeksin A arvo tarkistusajankohtana, viimeisin julkaistu arvo tarkistusajankohtana A0= Tilastokeskuksen indeksin Palvelujen tuottajahintaindeksit 2010=100 (TOL 2008) Toimialan 812 Siivouspalvelu pisteluku 2. vuosineljänneksellä Palvelujen tuottajahintaindeksi 2010=100 (TOL 2008) löytyy sopimuksen allekirjoitushetkellä: 24_tau_001_fi.html

9 Hankintasopimus 9 (16) Tammi-toukokuussa 2019 Toimittaja tai Tilaaja voi tehdä hinnanmuutosesityksen koskien ensimmäisen optiovuoden hintoja ja tammi-toukokuussa 2020 toisen optiovuoden hintoja. 7. Kohdat 8.5 ja 8.6 korvaavat JYSE 2014 ehtojen kohdat 9.1, ja Tilaajan ja Palveluntuottajan myötävaikutusvelvollisuus 1. Sen lisäksi mitä JYSE 2014 ehojen kohdassa 8 on määritetty sovelletan seuraavia ehtoja.. 2. Tilaajan on huolehdittava, että palveluntuottajan henkilöstö pääsee tarvittaessa käyttämään tilaajan tiloja tai laitteistoja sovitun mukaisesti. 3. Tilaaja tiedottaa kiinteistön käyttäjille sopimukseen kuuluvien tehtävien keskeisen sisällön. 4. Palveluntuottaja on velvollinen viipymättä ilmoittamaan tilaajalle kiinteistöllä havaitsemansa viat ja puutteet, jotka saattavat aiheuttaa vaaraa palveluntuottajan työntekijöiden työturvallisuudelle. Mikäli kiinteistön viat tai puutteet voivat aiheuttaa vakavan vaaran palveluntuottajan työntekijöiden työturvallisuudelle, palveluntuottaja vapautuu sopimustehtävien suorittamisesta kunnes vika tai puute on kirjattu, ilman, että tilaajalle syntyy oikeus purkaa sopimus tai lopettaa palvelumaksun suorittaminen. 5. Palveluntuottajalla on oikeus havaittuaan välitöntä korjausta vaativan vian tai puutteen tehdä tai teettää korjaus tilaajan lukuun heti, mikäli se suuremman vahingon välttämiseksi on tarpeellista eikä tilaajan vastuuhenkilö ole välittömästi tavoitettavissa. Jos havaittu vika tai puute voi aiheuttaa hengenvaaraa, palveluntuottajalla on oikeus ja velvollisuus eristää vaarallinen alue taikka jos se ei ole mahdollista, opastetauluilla tai muilla merkinnöillä järjestää opastus, jonka perusteella vaarallinen paikka voidaan turvallisesti kiertää. 6. Palveluntuottaja sitoutuu yhteistyöhön mahdollisten muiden tilaajalle palveluja kulloinkin tuottavien palveluntarjoajien kanssa siten, että palvelujen muodostama kokonaisuus toimii tilaajan kannalta mahdollisimman joustavasti ja keskeytyksettä. Jos yhteistyö aiheuttaa muita kuin vähäisiä lisäkuluja palveluntuottajalle, sopijapuolten on sovittava kulujen jakamisesta ennen lisäkuluja aiheuttavaan toimintaan ryhtymistä 7. Tilaajalle tehtävästä säännöllisestä raportoinnista sovitaan erikseen. 12. Kokouskäytännöt 1. Ennen siivouspalvelun käynnistämistä pidetään aloituskokous viimeistään kuukautta (1kk) ennen sopimuskauden aloitusta. 2. Aloituskokouksen ja käyttäjäkehityskokouksen tavoitteena on varmistaa, että siivouspalvelu käynnistetään ja toteutetaan asiakaskohteessa niin, että palvelulle asetetut laatutavoitteet saavutetaan siivouspalveluissa vähintään kolmen (3) kuukauden kuluessa palvelun aloittamisesta. 3. Aloituskokouksessa palveluntuottaja esittelee tilaajan edustajille siivouspalvelusta vastuullisen organisaation, siivouspalvelujen sisällön ja toteutuksen sekä laadunhallintajärjestelmään kuuluvat muut toimenpiteet sopimuskauden aikana. Aloituskokouksessa palveluntuottaja esittelee ja luovuttaa käyttäjille kohdekansion

10 Hankintasopimus 10 (16) ja siinä kuvatut toimintatavat asiakaskohteessa. Palveluntuottaja vastaa aloituskokousmuistioiden dokumentoinnista. 4. Tavoitteena on, että kohteen käyttäjät tuntevat siivouspalvelusopimuksen sisällön sekä tilaajan ja palveluntuottajan laadunhallintajärjestelmiin kuuluvat käytänteet. Aloituskokoukseen osallistuvat henkilöt ja ajankohta sovitaan tarkemmin sopimusneuvotteluissa. 5. Palveluntuottaja järjestää neljä (4) kertaa vuodessa tilaajan kanssa palaverin. Palaverin tarkoituksena on käsitellä palvelusopimuksen mukaisia asioita sekä kohdekohtaisesti kuluneen ja tulevan kuukauden tapahtumat. Kokouksen koollekutsusta sekä esityslistan laatimisesta vastaa palveluntuottaja. 6. Palveluntuottaja vastaa tilaisuuksien koollekutsumisesta lukuun ottamatta käyttäjäpalavereita, jotka kutsuu koolle tilaaja. Palveluntuottaja vastaa myös laadunhallintaan liittyvän kaiken tiedon, kuten kokous- ja palaveripöytäkirjojen sekä laaturaporttien dokumentoinnista ja toimittamisesta tilaajalle. Erillisiin katselmuksiin liittyvästä dokumentoinnista vastaa katselmuksen järjestäjä. Tietoa käytetään siivouspalvelun toteutuksen seurannassa sekä laadunarvioinnissa 13. Palvelun laadunhallinta 1. Palveluntuottaja seuraa, arvioi ja ohjaa laadunhallintajärjestelmänsä (liite 5) avulla Palvelun tuottamista kohteessa sekä kehitettää yhteistoimintaa Tilaajan kanssa. 2. Toimittaja hyödyntää laadnhallintajärjestelmän avulla kerättyä tietoa palvelun kehittämisessä. Toimittaja käyttää saatua tietoa ongelmien ennaltaehkäisemiseen, korjaaviin toimenpiteisiin ongelmien ilmettyä sekä toiminnan jatkuvaan kehittämiseen ja parantamiseen. 3. Palveluntuottaja vastaa siivouspalvelun tuottamista koskevien kohdekansioiden laatimisesta ja ylläpitämisestä sopimuskauden aikana. Kohdekansiot tulee olla siivoushenkilöstön käytössä kaikissa siivouskohteissa. 4. Palveluntuottaja arvioi tuottamansa palvelun laatua kaikissa kiinteistöissä päivittäin sekä säännöllisin väliajoin. Laadunarviointi suoritetaan vähintään kaksi kertaa vuodessa, mikäli tilaajan kanssa ei toisin sovita. Laadunarvioinnin tulokset dokumentoidaan ja toimitetaan tilaajalle. Laadunarvioinnin tulokset käsitellään yhdessä tilaajan ja palveluntuottajan kanssa. Palvelun laadun valvontaan sovelletaan siltä osin kuin tässä sopimuksessa ei muuta mainita JYSE-2014 Palvelut kohdan 5 ehtoja. 5. Laadunseurantajärjestelmän käyttö edellyttää sopimuksen aikana syntyvän tiedon järjestelmällistä dokumentointia niin, että tieto on ajantasaista sekä aina kaikkien osapuolten käytössä. Palveludokumentaation tulee olla suomenkielistä. 6. Tilaaja sopii palveluntuottajan kanssa dokumentointitavoista ennen seurannan aloittamista. 14. Katselmukset ja auditointi 1. Kumpikin sopijapuoli voi toimittaa sopimuskohteessa katselmuksen jonkin sopimustehtäviin liittyvän seikan tai olosuhteen toteamiseksi. Sopijapuolet pitävät katselmuksen yhteisestisovittuna aikana. Mikäli aikaa ei voida sopia, niin katselmus pidetään sitä pyytäneen sopijapuolen ilmoittamana aikana.

11 Hankintasopimus 11 (16) 2. Sopimuksen alkaessa, viimeistään kaksi (2) viikkoa ennen sopimuskauden alkamista, suoritetaan aloituskatselmus kohteessa tilaajan ilmoittamana ajankohtana. Aloituskatselmuksessa tarkastetaan tilojen kunto ja taso. 3. Selvyyden vuoksi todetaan että Tilaajan tarkastusoikeuteen sovelletaan JYSE 2014 kohtaa Sopimuksen noudattamatta jättämisestä aiheutuvat hyvitykset 1. Tilaajalla on oikeus periä Palvelun tuottajalta sankioita, mikäli Palveluntuottaja ei noudata tätä sopimusta. Sopimuspoikkeamista aiheutuvat reklamaatio- ja hyvityskäyntänteet on esitetty alla olevissa kohdissa. Laiminlyönti Toistuva laiminlyönti Merkittävä laiminlyönti Määritelmät Tarkoittaa puutteellisesti hoidettua siivouspalvelua, josta on tehty reklamaatio ja puutetta ei voida pitää merkityksettömänä Tarkoittaa tilannetta jossa toimittaja ei ole korjannut reklamaatiota sovitussa ajassa tai samasta aiheesta on reklamoitu useamman kuin kerran viimeisen kolmen kuukauden aikana Tarkoittaa terveydellistä vaaraa tai haittaa tai merkittävää taloudellista vaaraa tai haittaa aiheuttava poikkeama palvelutuotannossa Sanktiot Laiminlyönti 1,0 % hintaliitteen yhteenlasketusta 12 kk palveluhinnasta Toistuva laiminlyönti 2,0 % hintaliitteen yhteenlasketusta 12 kk palveluhinnasta Merkittävä laiminlyönti 4,0 % hintaliitteen yhteenlasketusta 12 kk palveluhinnasta 2. Tilaajan edustaja reklamoi palveluntuottajalle havaitsemansa laiminlyönnistä sähköpostitse. Palveluntuottaja kuittaa reklamaation vastaanotetuiksi lähettäjälle vuorokauden kuluessa. 3. Palveluntuottajan tulee toimittaatilaajalle reklamaatioista kahden työpäivän sisällä kirjallinen selvitys, jossa on kuvattu o Sanktioon johtanut sopimuspoikkeama, o Ajankohta, o Kohde o Ehdotus aikatalutetutuista korjaavista ja ehkäisevistä toimenpiteistä, o Hyvityksen summa. 4. Aikataulu korjaaville ja ehkäiseville toimenpiteille on o Puuttuva siivous enintään päivä o Muut korjaavat toimenpiteet enintään kaksi päivää o Ehkäisevät toimepiteet enintää kaksi viikkoa elleivät Tilaaja ja Toimittaja sovi ylläolevasta poikkeavasta aikataulusta.

12 Hankintasopimus 12 (16) 16. Ylivoimainen este 17. Vahingonkorvaus 5. Palveluntuottaja raportoi sähköpostilla korjaavien ja ehkäisevien toimenpiteiden toteuttamisesta. Tilaajan edustaja hyväksyy tehdyt toimenpiteet. 6. Tavoitteena on, että syntyneet poikkeamat tunnistetaan ja korjataan mahdollisimman nopeasti niin, että asiakkaiden kokeman palvelun laatu säilyy tavoitteen mukaisena. Poikkeamatietoja käytetään toiminnan kehittämisessä 7. Jos sopijapuolet eivät pääse yksimielisyyteen siitä, onko palvelun lopputulos sopimuksen mukainen, on palveluntuottajalla näyttövelvollisuus siitä, että suoritus on tehty oikein ja että lopputulos on sopimuksen mukainen. 8. Laiminlyönnin osalta yllämainittu sanktio on yksinomainen seuraus. Toistuvan ja merkittävän laiminlyönnin osalta tilaajalla on lisäksi oikeus vahingonkorvaukseen mikäli aiheutuneet välittömät vahingot ylittävät sanktion määrän. 9. Perussiivouksen osalta Tilaaja on oikeutettu 50 % suuruiseen hyvitykseen kohteen perussiivouksen verottomasta vuosihinnasta, mikäli perussiivouksia ei ole suoritettu palveluntuottajan laatiman, kohdan 3.4 suunnitelmassa esitetyn mukaisesti ja poikkeama ei ole merkityksetön. Erityisesti todetaan että Kohteen kumilattioiden ohjeiden mukaisen pesun laiminlyönti on aina merkityksellinen poikkeaman. 1. Selyyden vuoksi todetaan että Ylivoimaiseksi esteeksi katsotaan JYSE 2014 Palvelut kohdassa 14 esitetyt seikat. 2. Palveluntuottajan on noudatettava kunnan poikkeusoloista laatimaa ohjeistusta. Ohjeistusta päivitetään tilaajan edustajien ja palveluntuottajan kanssa yhteisesti tarvittavin väliajoin. 3. Toiminnan keskeytyminen pandemian tai muun hätätilan aikana annetun viranomaismääräyksen johdosta katsotaan ylivoimaiseksi esteeksi. 1. Selvyyden vuoksi todetaan että vahingonkorvauksiin sovelletaan JYSE 2014 kohtia 16 ja Sopimuskausi 1. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta, alkaen Lisäksi tilaaja varaa oikeuden kahden vuoden mittaiseen optiokauteen. Tilaaja ilmoittaa kirjallisesti Palveluntuottajalle option käytöstä erillisellä päätöksellä viimeistään Sopijapuolten vastuu-/yhteyshenkilöt 1. Tuottaja sitoutuu asettamaan riittävän, Liitteen 4, Vaatimukset henkilöstölle, mukaisen ja ammattitaitoisen henkilöstön palvelun tuottamiseen. Tarjouksessa nimettyjä päävastuullista työnjohtajaa tai varahenkilöä ei saa vaihtaa ilman Tilaajan kirjallista suostumusta. 2. Mikäli työnjohtaja tai varahenkilö joudutaan perustellustasyystä vaihtamaan Palveluntuottaja sitoutuu asettamaan tehtävään uuden vastaavan ammattitaidon omaavan henkilön ja hyväksyttämään uuden henkilön Tilaajalla.

13 Hankintasopimus 13 (16) 3. Mikäli Palveluntuottaja vaihtaa työnjohtajan tai varahenkilön ilman Tilaajan suostumusta, on tilaajalla oikeus periä Palveluntuottajalta 2500,00 euron sopimussakon. Palvleuntuottajalla ei kuitenkaan ole velvollisuutta maksaa sakkoa, mikäli henkilön vaihdos johtuu Palveluntuottajasta riippumattomasta syystä (kuten perhevapaa, henkilön irtisanoutuminen, sairastuminen) ja Palveluntuottaja asetaa tehtävään uuden vastaavan ammattitaidon omaavan henkilön jonka Tilaaja hyväksyy. 4. Tuottajan tulee huolehtia henkilöstönsä ammattitaidon säilymisestä ja kehittämisestä. Tuottaja vastaa alihankkijan työstä kuin omastaan. 5. Kumpikin sopijapuoli nimeää yhteyshenkilön, jonka tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa sopimuksen toteutumiseen liittyvistä asioista. Yhteyshenkilöllä ei ole oikeutta muuttaa sopimusta. Sopijapuolen on viivytyksettä ilmoitettava kirjallisesti edustajan ja/tai yhteyshenkilön vaihtumisesta toisen sopijapuolen yhteyshenkilölle. Yhteyshenkilöt ovat: Sopimusasiat Kohteen vastaava Sopimusasiat Kohteen vastaava Tilaaja Nimi Puhelin Sähköposti Palveluntuottaja Nimi Puhelin Sähköposti 20. Sopimuksen siirtäminen tai muuttaminen 1. Selvyyden vuoksi todetaan että sopimuksen siirtämiseen tai muutamiseen sovelletaan JYSE 2014 Palvelut kohdan 22 ehtoja. 2. Sovittujen palvelujen sisällön, laatutason, työaikojen tai niistä maksettavien korvausten muuttaminen on mahdollista ainoastaan sopijapuolten yhteisellä kirjallisella sopimuksella. 3. Tilaajalla on oikeus pyytää Palveluntuottajalta palvelujen muuttamista tai Palveluntuottaja voi itse sitä esittää, jolloin Palveluntuottajan tulee antaa viiden päivän sisällä pyynnöstä tai omasta vaatimuksesta tilaajalle kirjallinen arvio seuraavista asioista: muuttamisen vaikutuksista sopimuksen hintaan, maksuperusteista sekä siitä milloin muutostoimenpiteet tulevat voimaan. 4. Palveluntuottajan tulee antaa viipymättä tilaajan pyynnöstä kaikki aiheellinen lisäinformaatio sopimusehtoon vaikuttavista tekijöistä, jotta tilaaja voi arvioida ehdotetun muutoksen vaikutuksia. Muutos kuvataan kirjallisesti ja menettelytapa kuvataan. Kummallakin osapuolella on vastuu omalta osaltaan muutostoimenpiteiden toteuttamisesta. Yksittäisen kohteen kohdalla tapahtuvat muutokset astuvat voimaan yhden (1) kuukauden kuluessa muutosilmoituksesta. Muutokseen johtavia tapahtumia ovat esim. käyttäjien siirtyminen väistötiloihin, kohteen myynti, toiminnan loppuminen tai vuokrasopimuksen päättyminen. Muutoksia koskevat kuvaukset ja sopimukset liitetään siivouspalvelusopimuksen liitteiksi. 5. Jos sopijapuolet yhdessä tai toinen heistä toteaa, että sopimuksen sisältöä ja hintaa tulee tarkistaa sopimuksen tavoitteiden toteutumiseksi, sopijapuolten on käytävä

14 Hankintasopimus 14 (16) tähän liittyvät neuvottelut. Muutostarve voi perustua olosuhteiden tai sopijapuolten tarpeiden muuttumiseen. 6. Sopimuksen perustana olevissa tiedoissa havaitut virheet tai muutokset on viipymättä ilmoitettava toiselle sopijapuolelle. Sopijapuolella on oikeus vaatia sopimuksen muuttamista oikeiden tietojen mukaiseksi. 21. Avustamisvelvollisuus palveluntuottajan vaihtuessa 1. Selvyyden vuoksi todetaan että Toimittajan avustusvelvollisuuteen sopimuksen päättyessä sovelletaan JYSE 2014 ehtojen kohtaa Sopimuksen purkaminen 23. Sopimuksen irtisanominen 1. Sopimuksen purkamiseen sovelletaan JYSE 2014 ehtoja. JYSE 2014 ehtojen kohdan 13.6 mukaisena viipymättömänä aikana, jolloin Toimittajan tulee korjata virhe, pidetään kahta viikkoa. 2. Sen lisäksi mitä JYSE 2014 ehdoissa on määritetty, Tiaajalla on oikeus purkaa sopimus mikäli tuottaja ei pysty aloittamaan toimintaansa sopimuksen mukaisesti. 1. Sopimuksen Irtisanomisaika on palvelun tuottajan puolelta kuusi (6) kuukautta ja palvelun tilaajan puolelta kolme (3) kuukautta. Sopimus on irtisanottava kirjallisesti. 2. Lisäksi Tilaajalla on oikeus irtisanoa sopimus välittömästi: - päättymään sopimuskauden aikana, jos kiinteistön käyttötarkoitus muuttuu ja/tai tilaajan päävuokrasuhde päättyy ennen vuokrasopimuskauden päättymistä. - jos palveluntuottajaa rasittaa hankintalain 1397/2016 mukainen pakollinen poissulkemisperuste Palveluntuottajan tulee toimittaa viranomaisen todistus siitä ettei sitä rasita hankintadirektiivin (2014/24/EU)* mukainen pakollinen poissulkemisperuste tai hankintalain (348/2007) 53 :n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettu pakollinen poissulkemisperuste heti kun sellainen on viranomaisen järjestelmästä saatavilla. 3. Muilta osin noudatetaan JYSE 2014 Palvelut kohdassa 18. ehtoja. 24. Sopimuksen päättäminen 1. Sopimuksen päättyessä, viimeistään viisi (5) viikkoa ennen sopimuskauden päättymistä, suoritetaan luovutuskatselmukset kohteessa tilaajan ilmoittamana ajankohtana. Luovutuskatselmuksessa tarkastetaan tilojen kunto sekä todetaan, onko sopimuksen mukaiset tehtävät hoidettu kyseisen ajankohdan vaatimalla tavalla. 2. Luovutuskatselmuksista ja korjaavien toimenpiteiden arvioinnista tehdään pöytäkirja, jossa todetaan kiinteistön kunto ja palveluntuottajan velvoitteet ja korjausaikataulu. Aikataulussa tulee huomioida, että sopimuksen mukaiset tehtävät on saatettu päätökseen ennen palvelusopimuksen päättymistä. Tilaaja voi käyttää katselmuksissa ulkopuolista tahoa, joka todentaa palvelun laadun sopimuksen mukaisilla laadun arviointimenetelmillä.

15 Hankintasopimus 15 (16) 3. Sopimuksen päättymisen seurauksena palveluntuottaja luovuttaa tilaajalle palvelun suorittamiseen liittyvät asiakirjat, avaimet, raportit, laskelmat ja muut tiedot, jotka liittyvät palveluntuottajan palvelujen tuottamiseen sopimuskohteissa. 4. Palveluntuottajan tulee vapauttaa käytössään olevat tilat sekä luovuttaa palveluntuottajan käytössä oleva tilaajan omaisuus välittömästi tilaajan käyttöön sekä poistaa kohteesta palveluntuottajan irtaimisto. 5. Viimeinen maksuerä maksetaan vasta, kun tilaaja on hyväksynyt avainten, raporttien ja asiakirjojen siirtoon liittyvät asiat sekä hyväksynyt laatukatselmuksessa havaittujen poikkeamien korjaukset sopimuksen päättymisestä. 25. Sopimuserimielisyydet 1. Sopimuserimiellisyydet käsitellään JYSE 2014 Palvelut kohdan 24. ehtojen mukaisesti. 2. Sopimuksesta johtuvat erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti sopimusosapuolten välisissä neuvotteluissa. Ellei neuvotteluissa löydetä ratkaisua, erimielisyydet ratkaistaan Päijät-Hämeen käräjäoikeudessa. 26. Sopimusasiakirjat ja niiden pätemisjärjestys 1. Sopimusasiakirjat koostuvat seuraavista dokumenteista ja niiden keskinäinen pätevyysjärjestys on seuraava: Tämä sopimus 1 A Palvelun kuvaus 1 B Puhtausluokat 2 Pohjapiirustus 3 Hintaliite [tarjoajan täyttämä tarjouslomake] 4 Vaatimukset henkilöstölle [tarjoajan täyttämä tarjouslomake] 5 Laadunhallinta ja dokumetointi sekä palveluntuotanto muutostilanteissa [tarjoajan täyttämä tarjouslomake] 6 Palvelun käynistämis- sekä asiassuhteen hoito [tarjoajan täyttämä tarjouslomake] 7 JYSE-2014 Palvelut, yleiset sopimusehdot 2. Sopimuksen ja sen liitteiden ollessa ristiriidassa sovelletaan sopimusta. Liitteiden osalta pienemmällä numerolla oleva liite on aina ensisijainen. 27. Sopimuksen allekirjoitus Tätä sopimusta on laadittu kaksi (2) samasanaista kappaletta, yksi (1) kullekin sopijapuolelle. xxxxx. 201x Lahdessa. 201x Oy Toimittaja Ab Lahden ammattikorkeakoulu Oy nimenselvennös, titteli nimenselvennös, titteli

16 Hankintasopimus 16 (16)