MUHOKSEN KUNNAN HANKINTAOHJE

Transkriptio

1 MUHOKSEN KUNNAN HANKINTAOHJE Kunnanhallitus

2 SOVELTAMISALA Yleistä julkisista hankinnoista Julkisilla hankinnoilla tarkoitetaan sellaisia tavara-, palvelu- ja rakennusurakkahankintoja, joita valtio, kunnat ja kuntayhtymät, valtion liikelaitokset sekä muut hankintalainsäädännössä määritellyt hankintayksiköt tekevät oman organisaationsa ulkopuolelta. Julkiset hankinnat tulee tehdä hankintalainsäädännössä säädettyjä menettelytapoja noudattaen. Sääntelyn tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä. Tämän vuoksi hankinnat on pääsääntöisesti kilpailutettava avoimesti ja tehokkaasti, ja kilpailuun osallistuvia yrityksiä on kohdeltava tasapuolisesti ja syrjimättömästi. Julkisen hankinnan kilpailuttamiseksi hankintayksikön on valittava hankinnan luonteeseen soveltuva, hankintalainsäädännön mukainen menettelytapa. Hankinnan ennakoitu arvo, eli ylittääkö se EU-kynnysarvon tai kansallisen kynnysarvon vai ei, vaikuttaa valitun menettelytavan kulkuun. Yhteistä eri menettelytavoille on, että kilpailuttaminen tulee tehdä avoimesti. Hankinnan avoin kilpailuttaminen tarkoittaa muun muassa sitä, että hankinnasta ilmoitetaan riittävän laajasti. EU-kynnysarvot ylittävät hankinnat tulee ilmoittaa EU-laajuisesti. EUhankintailmoitukset tehdään HILMA:ssa, josta ne toimitaan automaattisesti julkaistavaksi Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (S-osa) sekä TED- tietokantaan (Tenders Electronic Daily). Yritykset voivat seurata eurooppalaisia hankintoja koskevia ilmoituksia myös sähköisten tietoverkkojen välityksellä; TED-tietokannasta löytyvät yhteenvetotiedot kaikista niistä kynnysarvot ylittävistä julkisista hankinnoista, jotka EU ja GPA -sopimuksen solmineet maat tehneet. TED:n osoite Uudistettu laki julkisista hankinnoista astui voimaan Lakia (348/2007) ja hankinta-asetusta (Vnp 614/2007) sovelletaan kaikkiin hankintoihin, jotka on aloitettu jälkeen. Hankintalain periaatteina ovat olemassa olevien kilpailuolosuhteiden hyödyntäminen sekä tarjoajien tasapuolinen, syrjimätön kohtelu ja avoimuus. Sen soveltamisalaan kuuluvat kuntien ja muiden julkisyhteisöjen tavara, palvelu- ja urakkahankinnat. jotka ylittävät kansalliset tai EU:n kynnysarvot. Euroopan yhteisöjen komissio tarkistaa kynnysarvot kahden vuoden välein. 2

3 Säätämällä kansalliset kynnysarvot ja jättämällä kansallisten kynnysarvojen alittavat hankinnat hankintalainsäädännön soveltamisalan ulkopuolelle on pyritty yksinkertaistamaan hankintamenettelyjä sekä vähentämään hallinnollisia kustannuksia pienissä hankinnoissa. Pienhankinnat on tarkoituksenmukaista toteuttaa kevyellä byrokratialla, mutta avoimesti kilpailuttamalla ja huomioimalla paikallinen yrityselämä. Koska hankintalaki ei koske kansallisten kynnysarvojen alittavia hankintoja, on tällä ohjeella ohjeistettu näitä hankintoja koskevat menettelyt myös. Valmistelussa on huomioitu myös Suomen Kuntaliiton laatimat Kuntien yleiset hankintaohjeet. 1. Hankinnat Muhoksen kunnassa Kuntien hankintoja ohjaa julkisia hankintoja koskeva lainsäädäntö sekä siihen liittyvä oikeuskäytäntö. Hankinnat pyritään tekemään siten, että valituksilta ja hankintojen täytäntöönpanon viivästymisiltä vältytään. Hankinnat tehdään lain mukaisesti, joustavasti ja oikea-aikaisesti. Muhoksen kunnan hankinnoissa noudatetaan tätä ohjetta sen lisäksi, mitä julkisista hankinnoista annetussa laissa (hankintalaki) ja kuntalaissa säädetään sekä kunnan säännöissä määrätään. Tätä ohjetta sovelletaan myös niissä konserniyhtiöissä ja erillisissä hankkeissa, joissa tilaajana on hankintalaissa tarkoitettu hankintayksikkö. Konserniyhtiöiden tulee varmistaa, kuuluvatko niiden hankinnat hankintalain soveltamisalaan. Lisäksi hankinnoissa tulee ottaa huomioon kunnan omat yksityiskohtaisemmat hankintojen toteuttamiseen liittyvät toiminta- ja menettelytapaohjeet. 2. Hankintatoiminnan tavoitteet Hankintatoiminnan tavoitteena on hankkia tavarat ja palvelut riittävän laadukkaina ja mahdollisimman kustannustehokkaasti. Välittömien hankintakustannusten lisäksi on oleellista hallita välillisiä hankintakustannuksia. 3

4 Huomiota on kiinnitettävä suunnitelmallisiin hankintakäytäntöihin ja hankintojen kokonaisprosessin (valmistelu-kilpailutus-päätöksentekotiedotus-sopimus-sopimuksen valvonta) sujuvuuden hallintaan. Järkevällä hankintatoiminnalla kohdennetaan henkilö- ja tuotantoresursseja siten, että varsinaiseen toimintaan jää mahdollisimman paljon resursseja. 3. Yleiset hankintaperiaatteet Hankinnoissa on noudatettava avoimuuden, tasapuolisuuden, syrjimättömyyden ja suhteellisuuden periaatteita. Hankinnat suoritetaan taloudellisesti ja tarkoituksenmukaisesti. Hankinnoissa on käytettävä hyväksi olemassa olevat kilpailumahdollisuudet ja pyrittävä ostajan kannalta kokonaistaloudellisesti edullisimpaan lopputulokseen. Kestävän kehityksen periaatteet ja ympäristövaikutukset otetaan huomioon hankinnoissa valmisteluvaiheessa ja/tai tarjoajan kelpoisuusehtoja ja/tai hankinnan kohdetta määriteltäessä ja/tai tarjousten arviointikriteerinä. Hankinnoissa otetaan huomioon materiaalin kierrätys ja uudelleenkäyttö tuotteen elinkaaren lopussa. Hankinta voidaan keskeyttää perustellusta syystä. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjoukset perustellusta syystä. 4. Palvelutuotannon kilpailuttamisen periaatteet 1) Kunta hankkii palvelut omilta nettoyksiköiltä ja liikelaitoksilta ilman tarjouskilpailua 2) Kun kilpailutetaan palveluita, joissa kunnalla on omaa tuotantoa, on oman tuotannon kustannustaso selvitettävä ennen tarjouskilpailun järjestämistä. 3) Kunnan tuotantoyksiköt voivat osallistua ulkoisiin kilpailutuksiin perustellusta syystä. 4) Tilaustöitä ja -palveluita kunnan yksiköt voivat tuottaa ulkopuoliselle vahvistettujen hintojen perusteella. 4

5 5. Hankintojen ohjaaminen ja päätösvalta Kunnanhallitus Hyväksyy hankintaohjeen. Kunnanjohtaja Asettaa hankintojen ohjausryhmän. Ohjausryhmään nimetään edustajat kaikilta päävastuualueilta (toimialoilta) sekä keskushallinnosta. Lisäksi henkilöstöjärjestöt nimeävät oman edustajansa tarvittaessa, hyväksyy vuosittaisen ohjelman merkittävistä (kansallisen kynnysarvon ja EU-kynnysarvonylittävät) kilpailutettavista hankinnoista. Ohjelma toimitetaan kunnanhallituksen tietoon. Hankintojen ohjausryhmä Edesauttaa yhtenäisten toimintatapojen luomista kunnan hankintoihin ja niihin keskeisesti liittyvään päätöksentekoon, sopimuksiin, sopimusten seurantaan ja tiedottamiseen, avustaa päävastuualueita (toimialoja) niiden selvittäessä, onko jonkin palvelun osalta ulkopuolinen hankinta taloudellisesti ja toiminnallisesti edullinen verrattuna omaan toimintaan, seuraa hankintojen kokonaisuutta ja tekee tarvittaessa muutosehdotuksia hankintoja koskeviin periaatteisiin ja työnjakoon valmistelee ohjelman merkittävistä kilpailutettavista hankinnoista. Ohjelma sisältää luettelon keskitetyistä hankinnoista. Hallinto- ja talousjohtaja Toimii asiantuntijana ja avustaa päävastuualueita (toimialoja) niiden päätösvaltaan kuuluvissa merkittävissä hankinnoissa. Johtaa ja vastaa keskitettyjen hankintojen valmistelua. Tekee keskitettyjen hankintojen hankintapäätökset ja allekirjoittaa päätösten perusteella tehtävät sopimukset Keskitetyllä hankinnalla tarkoitetaan sellaista merkittävää tavaran tai palvelun hankintaa, joka koskee useita päävastuualueita (toimialoja). 5

6 Hankinnan merkittävyyttä arvioitaessa kiinnitetään huomiota: Hankinnan kokonaisarvoon Hankinnassa tarvittaviin henkilö- ja ym. resursseihin Keskittämisellä saatavaan hyötyyn (esim. volyymit, hintavakaus, ennustettavuus) Hankinnan toteuttamiseen yhteistyönä seudullisesti tai jonkin muun organisaation kanssa 6. Hankintojen toteuttaminen Keskitetyt hankinnat Hallintopalveluiden tehtävänä on hoitaa keskitetyt hankinnat. Keskitetyn hankinnan kilpailuttamisprosessia ohjaa suunnitelmallisuus ja tavoitteellisuus sekä taloudellisuus. Keskitetysti kilpailutettavien palvelujen ja tavaroiden tarve on usein pitkäkestoista ja toistuvaa. Keskitetyt hankintasopimukset sitovat kaikkia kunnan yksiköitä. Keskitetyllä hankinnalla tarkoitetaan tässä valmiiksi kilpailutettua hankintaa, joka suoritetaan kunnan useamman päävastuualueen (toimialan) tai kuntakonsernin yksikön tarpeisiin. Keskitetyt hankinnat voidaan suorittaa myös julkisyhteisöjen yhteishankintana, hankintarenkaan tms. kautta. Muhoksen kunnan tieto- ja viestintätekniikkaa käsittävissä kaikissa laite- ja ohjelmistohankinnoissa on otettava yhteyttä hallintopalvelut / ICT -palvelut vastuualueeseen. Ohje koskee seuraavia laitteita: työasemat (pöytä- ja kannettavat tietokoneet) oheislaitteineen näytöt, dataprojektorit/tykit tulostimet, monitoimilaitteet yms. mobiili -laitteet: matkapuhelimet, PDA laitteet, Ipad/vast. pöytä ym. puhelimet usb -laitteet (ulkoiset muistit ja kovalevyt yms.) Kaikki ohjelmistohankinnat suoritetaan kokonaisuudessaan hallintopalvelut / ICT -palveluiden kautta. 6

7 Keskitetyissä hankinnoissa avustaa päävastuualue hankintojen kilpailutusta: (sulkeissa vastuullinen valmisteleva /päättävä hankkija): poltto- ja voiteluaineet (tekniset palvelut) rakentamispalvelut, rakennustarvikkeet (tekniset palvelut) siivoustarvikkeet, puhdistusaineet, wc- ja talouspaperit, (tekniset palvelut) sähkö-, lämpö- (tekniset palvelut) oppikirjat, koulutarvikkeet (opetus- ja varhaiskasvatuspalvelut) lehdet (hallinto- ja talouspalvelut) elintarvikkeet, pesuaineet, laitteet, (ruokapalvelut / tekniset palvelut) kuljetuspalvelut (hallintopalvelut) toimistotarvikkeet, tulostuspaperit, kirjekuoret, lomakkeet, allakat, kalvot, tarrat ja värit kopiokoneisiin (hallintopalvelut) esitteet (hallintopalvelut / vapaa-aikatoimi) atk-laitteet ja tarvikkeet, yhteiset ohjelmistot (hallintopalvelut/ ICTpalvelut) puhelin- ja datapalvelut, puhelinlaitteet (hallintopalvelut/ ICT-palvelut) kopiointi- ja tulostuspalvelut ja laitteet (hallintopalvelut/ ICTpalvelut) lomatoimen suojavaatteet (lomatoimi / hallintopalvelut) rahoitussopimukset, leasingsopimukset ym. (hallintopalvelut) asuntopalvelut (sosiaali - ja terveyspalvelut) Päävastuualueet (toimialat) toimittavat tarvittavat tiedot hallintopalveluille keskitettyjen hankintojen toteuttamista varten. Päävastuualueen (toimialat) hankinnat Päävastuualueet (toimialat) laativat omat hankintaohjelmansa, joissa määritellään ja ohjelmoidaan merkittävät hankinnat. Päävastuualueet (toimialat)) tulee aktiivisesti selvittää ulkopuolista markkinatilannetta ja oman tuotannon tehokkuutta suhteessa ulkopuolisiin palveluntuottajiin. Päävastuualueet (toimialat) vastaavat niiden hankintojen hoitamisesta, joissa päätösvalta kuuluu toimialan (päävastuualueen) lautakunnalle tai viranhaltijoille ja joita ei hoideta keskitetysti. Päävastuualueet (toimialat) hankintojen hoitaminen sisältää hankintojen valmistelun, kilpailuttamisen, päätöksenteon, sopimuksen tekemisen ja seuraamisen sekä sopimusaikaisen yhteistyön. 7

8 Päävastuualueet (toimialat) saavat tarvittaessa apua hallintopalveluista. 7. Menettelytavat Kunnan hankinnoissa noudatetaan hankinnan arvosta ja laadusta riippumatta hyvän hallinnon periaatteita sekä EY:n perustamissopimuksen mukaisia avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömän kohtelun sekä suhteellisuuden periaatteita Hankintamenettelyn valinta Hankinnoissa käytettävät kilpailuttamismenettelyt määritellään hankintalain 5 :n kohdassa. Hankinnassa on käytettävä ensisijaisesti avointa tai rajoitettua menettelyä. Neuvottelumenettelyä, suorahankintaa, kilpailullista neuvottelumenettelyä ja puitejärjestelyä voidaan käyttää :ssä säädetyin edellytyksin. Hankinnassa voidaan käyttää myös sähköisiä hankintamenettelyjä. ( /699) Rajoitetussa menettelyssä, neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä hankintayksikkö voi ennalta rajata niiden ehdokkaiden määrää, jotka kutsutaan tarjousmenettelyyn. Menettelyyn kutsuttavien ehdokkaiden vähimmäismäärä sekä tarvittaessa ehdokkaiden enimmäismäärä on ilmoitettava hankintailmoituksessa. Tarjoajiksi hyväksyttävät ehdokkaat on valittava noudattamalla hankintailmoituksessa esitettyjä ehdokkaiden soveltuvuutta koskevia vähimmäisvaatimuksia sekä objektiivisia ja syrjimättömiä perusteita. Ehdokkaita on kutsuttava tarjouskilpailuun hankinnan kokoon ja laatuun nähden riittävä määrä todellisen kilpailun varmistamiseksi. Tarjouskilpailuun on rajoitetussa menettelyssä kutsuttava vähintään viisi ehdokasta, jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä ehdokkaita on kutsuttava vähintään kolme, jollei soveltuvia ehdokkaita ole vähemmän. Neuvottelumenettelyssä ja kilpailullisessa neuvottelumenettelyssä menettelyn viimeisessä vaiheessa on todellisen kilpailun varmistamiseksi oltava riittävä määrä ehdokkaita, jos vaatimukset täyttäviä ehdokkaita tai ratkaisuja on riittävästi. 8

9 Tarjouskilpailuun on kutsuttava vähintään hankintayksikön ennalta vahvistama määrä ehdokkaita. Jos soveltuvia ehdokkaita on vähemmän, hankintayksikkö voi jatkaa hankintamenettelyä pyytämällä soveltuvia ehdokkaita esittämään tarjouksen tai aloittamaan neuvottelut. Tarjouskilpailuun voidaan ottaa vain ne ehdokkaat, jotka täyttävät vähimmäisedellytykset ja jotka ovat tehneet osallistumishakemuksen Kynnysarvot ja hankinnan ennakoidun arvon laskeminen Hankinnat jakautuvat laissa kolmeen kategoriaan niiden arvon perusteella Hankintalain piiriin kuuluvat hankinnat Hankintalakia tulee noudattaa kaikissa: 1) EY kynnysarvon ylittävissä ja 2) kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa: EY-kynnysarvot, direktiivin mukaiset menettelyt Kynnysarvot tarkistetaan kahden vuoden välein. Voimassa olevat kynnysarvot löytyvät mm. verkkosivulta KANSALLISET KYNNYSARVOT (HANKINTALAIN 15 ) Hankintalaji Tavara- ja palveluhankinnat Käyttöoikeussopimukset Kynnysarvo (euroa) Liitteen B (ryhmä 25) terveydenhoito- ja sosiaalipalvelut ja koulutuspalvelut yhteishankintana Rakennusurakat Käyttöoikeusurakat Suunnittelukilpailut

10 EU-KYNNYSARVOT (HANKINTALAIN 16 ) Hankintalaji Kynnysarvo (euroa) Valtion keskushallintoviranomainen Tavarahankinnat ja palveluhankinnat Rakennusurakat Käyttöoikeusurakat Suunnittelukilpailut Muut hankintaviranomaiset Kaikilla toimittajilla on oltava mahdollisuus saada riittävä tieto hankinnasta ja osallistua tarjouskilpailuun. Näistä hankinnoista on ilmoitettava valtakunnallisella julkisten hankintojen sähköisellä kanavalla (HILMA), EY-kynnysarvon ylittävissä hankinnoista HILMAA ylläpitävä Edita Publishing Oy lähettää hankintailmoitukset EU:n viralliseen lehteen ja sitä kautta myös verkkopalvelu TED:iin. Tarjouspyyntö on tehtävä kirjallisesti ja laadittava niin selvästi, että sen perusteella voidaan antaa yhteismitallisia ja keskenään vertailukelpoisia tarjouksia. Tarjouspyynnössä tai hankintailmoituksessa pyydetään toimittajia esittämään kirjallisesti ja määräaikaan mennessä tarjouksensa (40 ). Tarjouksista on hyväksyttävä se, joka on hankinnan tekijän kannalta kokonaistaloudellisesti edullisin hankinnan kohteeseen liittyvien vertailuperusteiden mukaan, tai se, joka on hinnaltaan halvin (72 ). Vertailuperusteet painoarvoineen on mainittava tarjouspyynnössä, joilla tiedoilla myös vertailut on tehtävä. Kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen vertailuperusteina voidaan käyttää esimerkiksi laatua, hintaa, teknisiä ansioita, esteettisiä ja toiminnallisia ominaisuuksia, ympäristöystävällisyyttä, käyttökustannuksia, kustannustehokkuutta, myynnin jälkeistä palvelua ja teknistä tukea, huoltopalveluja, toimituspäivää tai toimitus- tai toteutusaikaa taikka elinkaarikustannuksia (62 ). 10

11 Kansalliset kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa hankintapäätökseen tyytymätön ei jatkossa voi tehdä kuntalain mukaista oikaisuvaatimusta. Hankintapäätökseen tulee liittää oikaisuvaatimusohje ja valitusohje markkinatuomioistuimelle. Kansallisen kynnysarvon ylittävistä hankinnoista on hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tehtävä hankintaa koskeva kirjallinen sopimus (74 ). Kansallisen kynnysarvon ylittävissä hankinnoissa noudatetaan hankintalakia. Hankintalakia ei sovelleta kansalliset kynnysarvot alittaviin pienhankintoihin. Kansallisen kynnysarvon alittavat hankinnat (pienhankinnat) Kaikki kansalliset kynnysarvot ylittävät sekä EU-kynnysarvon ylittävät hankinnat kuuluvat hankintalainsäädännön soveltamisalaan. Kansallisen kynnysarvon alittaviin hankintoihin ei sovelleta hankintalakia (katso luku 8) 7.4. Hankinnan ennakoidun arvon laskeminen Hankinnan ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta ilman arvonlisäveroa. Arvoa laskettaessa on otettava huomioon myös hankinnan mahdolliset vaihtoehtoiset toteuttamistavat ja hankintasopimukseen sisältyvät optio- ja pidennysehdot sekä ehdokkaille tai tarjoajille maksettavat palkkiot tai maksut. Laskettaessa 15 :n 2 kohdassa tarkoitetun yhteishankinnan ennakoitua arvoa huomioon otetaan työvoimaviranomaisten rahoittama osuus hankinnasta. Rakennusurakan ennakoitua arvoa laskettaessa on otettava huomioon urakan arvo sekä sellaisten urakan toteuttamisessa tarpeellisten tavaroiden ennakoitu kokonaisarvo, jotka hankintayksikkö antaa urakoitsijan käyttöön. Jos hankinta toteutetaan samanaikaisesti erillisinä osina, kaikkien vastaavien osien ennakoitu kokonaisarvo on otettava huomioon hankintasopimuksen ennakoitua arvoa laskettaessa. Jos osien yhteenlaskettu arvo ylittää 15 :ssä tarkoitetun kansallisen kynnysarvon tai 16 :ssä tarkoitetun EU-kynnysarvon, jokaisen osan hankinnassa on noudatettava kyseisen kynnysarvon ylittäviä hankintoja koskevia säännöksiä siten kuin 4 luvussa säädetään. 11

12 Tavara- ja palveluhankintoihin sisältyviin osiin, joiden ennakoitu arvo on alle euroa, sekä rakennusurakoihin sisältyviin osiin, joiden ennakoitu arvo on alle 1 miljoona euroa, ei sovelleta tätä lakia 21 :n 1 momentissa säädetyllä tavalla, jos tällaisten osien yhteenlaskettu arvo on enintään 20 prosenttia kaikkien osien yhteisarvosta. Jos osan ennakoitu arvo ylittää 15 :ssä tarkoitetun kansallisen kynnysarvon, hankintayksikön on kuitenkin noudatettava tämän lain säännöksiä siten kuin 21 :n 2 momentissa säädetään. Ennakoidun arvon on pädettävä silloin, kun hankintayksikkö toimittaa hankintailmoituksen julkaistavaksi tai muuten aloittaa hankintamenettelyn. 8. KANSALLISEN KYNNYSARVON ALITTAVAT HANKINNAT ELI PIENHANKINNAT Pienhankinnoilla tarkoitetaan kansallisen kynnysarvon ( ilman arvonlisäveroa) alittavia tavaroiden ja palvelujen hankintoja. Ne eivät kuulu hankintalain piiriin. Kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa noudatetaan seuraavia menettelytapoja: 1) Riippumatta hankinnan toteuttamistavasta keskeiset kaupan ehdot tulee aina selvittää ennen kaupantekoa 2) Hankinnat tehdään pyytämällä kirjalliset tarjoukset tai muulla soveltuvalla tavalla 3) Perustellusta syystä tarjouskilpailua ei tarvitse järjestää 4) Jos hankinnasta on järjestetty tarjouskilpailu, hankinnasta tehdään ennen sopimuksen tekemistä kirjallinen päätös, joka lähetetään tiedoksi asianosaisille tarvittavine oikaisuvaatimusohjeineen Pienhankintoja tehtäessä on kuitenkin huomioitava hyvän hallinnon yleinen periaate, joka muun muassa takaa tarjoajille tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun. Hankintaa ei saa pilkkoa keinotekoisesti. Hankinnan arvon laskemisen perustana on koko hankintasopimuksen voimassaoloaikana tehtävien hankintojen kokonaisarvo, mukaan luettuna mahdollinen optio lisätilauksesta. 12

13 Optio ei voi ylittää puolta alkuperäishankinnan kokonaisarvosta. Ennakoitua arvoa laskettaessa perusteena on käytettävä suurinta maksettavaa kokonaiskorvausta mukaan lukien mahdollinen optio, joka saatetaan lautakunnan tiedoksi. Sellaisissa palveluhankintasopimuksissa, missä ei ilmoiteta kokonaishintaa, ennakoidun arvon laskennassa perusteena on käytettävä laskennallista 48 kuukauden hankinta-arviota. Puitejärjestelyssä hankinnan ennakoidun arvon laskennassa on käytettävä kaikkien puitejärjestelyjen keston ajaksi suunniteltujen hankintasopimusten ennakoitua kokonaisarvoa (19 ) Hankintamenettelyt kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa Avoin menettely Avoimessa menettelyssä hankinnasta ilmoitetaan julkisesti hankinnasta vastaavan tai yksikön parhaaksi katsomalla tavalla. Ilmoituksen perusteella kaikilla halukkailla toimijoilla on mahdollisuus pyytää tarjousasiakirjat ja tehdä tarjous. Avointa menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun hankitaan selkeästi määriteltäviä tuotteita tai palveluita ja kun kysymyksessä on hankinta, joka voidaan ratkaista vain hinnan perusteella. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttyjen tarjousten perusteella. Rajoitettu menettely Rajoitetussa menettelyssä tarjouksia pyydetään määrätyltä joukolta toimittajia, jotka arvioidaan luotettaviksi ja toimituskykyisiksi suorittamaan aiottu hankinta tai muu tehtävä. Mahdollisimman tasapuolisen kilpailutilanteen luomiseksi tarjouspyyntö lähetetään riittävän monelle yritykselle. Suositeltavana määränä pienissä hankinnoissa voidaan pitää vähintään kolmea toimittajaa. Rajoitettua menettelyä käytetään erityisesti silloin, kun huomiota on kiinnitettävä ehdokkaiden soveltuvuuteen ja kun toimittajan valinta suoritetaan tarjousten kokonaistaloudellisuuden perusteella. Hankintapäätös tehdään saatujen hyväksyttävien tarjousten perusteella. 13

14 Tarjoajien kanssa voidaan avoimessa ja rajoitetussa hankintamenettelyssä kansalliset kynnysarvot alittavissa hankinnoissa tarvittaessa käydä neuvotteluja (tekninen vuoropuhelu), joiden tarkoituksena on vain selventää tai täsmentää tarjousten sisältöä taikka tilaajan vaatimuksia. Tarjoajien tasapuolinen kohtelu ei kuitenkaan saa vaarantua. Neuvottelun käyminen yksinomaan tarjoushinnan tarkistamiseksi (ns. tinkimiskierros) on kiellettyä. Tässä tarkoituksessa neuvottelu on erotettava jäljempänä mainittavasta erityisestä neuvottelumenettelystä. Neuvottelumenettely Kansalliset kynnysarvot alittavat hankinnat voidaan suorittaa myös neuvottelumenettelyin ilman erityistä syytä toisin kuin sääntöjä kynnysarvot ylittävissä hankinnoissa. Neuvottelumenettely toi tapahtua usealta eri toimittajalta saadun tarjouksen perusteella tai neuvotellen heidän kanssaan ilman tarjous-menettelyä. Neuvottelumenettely ilman kilpailua eli suora hankinta on sallittua jäljempänä mainituin edellytyksin. Hankinta ilman kilpailutusta (suora hankinta) Hankinta ilman kilpailua eli suora hankinta on hankintalaissa mainittujen perus-teiden lisäksi mahdollista kansallisen kynnysarvon alittavissa hankinnoissa, jos hankinnan arvo on vähäinen (jäljempänä pienhankintojenkilpailutus) tai kilpailuttaminen on muutoin epätarkoituksenmukaista. Hankinnan vähäisyys on arvioitava myös hankintojen luonteen pohjalta. Suora hankinta on mahdollista esimerkiksi silloin, jos tarjouskilpailussa mahdollisesti saavutettavat hinta- tai muut ehdot eivät ilmeisesti ylitä kilpailun järjestämisestä aiheutuvia kustannuksia eli ns. transaktiokustannuksia. Suora hankinta on mahdollista myös silloin, kun tavaran tai palvelun laatu ja hintataso ovat tiedossa, tai kun hankittavaa tavaraa ei ole muualta saatavissa tai kysymyksessä on poikkeuksellisen kiireinen hankinta. Suorassa hankinnassa suoritetaan tilaus ilman tarjouspyyntöä tai tehdään hankintapäätös tarjouskilpailua järjestämättä vain yhdeltä toimittajalta pyydetyn tarjouksen perusteella. 14

15 Suora hankinta on erotettava tilauksista, jolta hankintayksiköt tai niiden alaiset organisaatioon kuuluvat toimivaltaiset viranhaltijat ja työntekijät tekevät kilpailutettujen sopimusten puitteissa. Tilaukset ovat tällöin jo kilpailutettujen sopimusten täytäntöön panemista eikä itsenäisiä muutoksenhakukelpoisia päätöksiä Pienhankintojen kilpailutus Pääsääntöisesti tavarat, asiantuntijapalvelut ja muut palvelut kilpailutetaan. Pienhankinnoissa ei ole ilmoitusvelvollisuutta HILMA:ssa. Käytetyn hankinta-menettelyn eri vaiheet dokumentoidaan asianmukaisesti myös pienhankintoja tehtäessä. Muhoksen kunnassa pienhankinnoissa noudatetaan seuraavia raja-arvoja. Pienhankinnoissa tule muistaa, että Muhoksen kunnassa on voimassa oleva investointien aktivointiraja euroa. Tavarat ja palvelut (hankinnat alle ) 1) Jos pienhankinnan arvo on alle 2000, riittää, että varmistetaan kustannusten kohtuullisuus. 2) Jos pienhankinnan arvo on , pyydetään tarjoukset noin 3-5 toimittajalta esim. sähköpostilla tai kirjeitse luotettavuuden varmistamiseksi. Hintavertailu voidaan tehdä myös muiden yritysten tarjoamien hintatietojen perusteella, esim. verkkokauppojen päivähinnat, lehdet, mainokset jne. Hankinta voidaan ratkaista ilman viranhaltijapäätöstä dokumentoimalla se tositeaineistoon tai sen liitteeksi erilliseen muistioon. Ratkaisuun tai tehtyyn päätökseen liitetään kuvaus hankintamenettelystä (esim. mistä tiedot on otettu), perustelut, hinta ja valinta. Ratkaisu tai päätös lähetetään tiedoksi niille, jotka ovat tehneet tarjouksen erillisen pyynnön perusteella. 3) Jos pienhankinnan arvo on 8500 (investoinnin alaraja) , hankinta kilpailutetaan (koskee avointa, rajoitettua tai neuvottelumenettelyä). Tarjoukset pyydetään kirjallisena noin 3-5 toimittajalta. Tarjouspyynnössä mainitaan valintakriteerit. 15

16 Ilman kilpailuttamista tehdystä hankinnasta liitetään tositeaineistoon tai sen liitteeksi erilliseen muistioon kuvaus hankintamenettelystä, perustelut, hinta ja valinta. Hankinnasta tehdään (kohdissa 2 ja 3) Dynasty asianhallintaohjelmaan viran-haltijapäätös, josta käy ilmi kuvaus hankintamenettelystä, perustelut, hinta ja valintapäätös. Päätös lähetetään tiedoksi tarjouksen antaneille. Pienhankintaa ei saa pilkkoa tai jakaa osiin hankintaa tehdessä vaan hankinta on suoritettava kokonaisuutena Rakennusurakat ( ) 1) Arvoltaan vähäiset urakat euroa. Kilpailutus tehdään aina. Hintatiedot voidaan kysyä myös sähköpostilla. Hankinnasta tehdään viranhaltijapäätös Dynasty -asianhallintaohjelmaan. 2) Arvoltaan merkittävät urakat Tarjouspyyntö lähetettävä vähintään 3 5 tarjoajalle. Hankintapäätöksestä tehdään viranhaltijapäätös Dynasty- asianhallintaohjelmaan. Hankinnasta laaditaan kirjallinen vähintään urakkasopimus. Sosiaali- ja terveysala ( ) Suoraa menettelyä voidaan käyttää enintään alle euron perusturvan palveluhankinnoissa. Yli 5000 euron palveluhankinnasta tehdään viranhaltijapäätös Dynasty -asianhallintaohjelmaan. 9. Vakuudet 10. Osaaminen Hankintayksikön on tarvittaessa vaadittava vakuus hankinnan toteuttamista varten. Vakuudeksi voidaan hyväksyä raha- tai vakuutuslaitoksen antama omavelkainen takaus tai tilaajan hyväksymä muu luotettava vakuus. Vakuuden tarpeen määrittelee hankinnan toteuttava yksikkö. Hankintoja tekevän henkilöstön osaamisen ja markkinatuntemuksen tulee olla riittävää siten, että yleiset hankintoihin liittyvät periaatteet ja hankintojen lainsäädännöstä sekä hankintoihin liittyvästä muista säädöksistä johtuvat käytännöt hallitaan. 16

17 11. Esteellisyys Tarjouksen, hankintaa koskevan sopimuksen ja tuotteen tai palvelun tarkistamiseen osallistuvan henkilön tulee olla esteetön. Esteellisyydestä hankinta-asioissa on voimassa, mitä siitä on erikseen säädetty kuntalaissa ja hallintolaissa. 12. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen laatimisessa on noudatettava yleisten asiakirjojen julkisuudesta annettuja säännöksiä. Tarjouspyyntö on julkinen, kun se on allekirjoitettu. Hankintaa, urakkaa ja tarjousasiakirjan käsittelyä varten laaditut selvitykset ovat yleisölle julkisia, kun sopimus on allekirjoitettu. Asianosaiselle ne ovat julkisia kun hankintapäätös on tehty. Kirjallisina tehdyt hankintapäätökset perusteluineen on pidettävä julkisesti nähtävänä ja niistä on tiedotettava kuntalain ja hankintalain edellyttämällä tavalla. 13. Noudattamisen valvonta Hankintaohjeen noudattamisen valvonta kuuluu normaaliin esimiestyöhön. Muhoksen kunnassa on voimassa sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan ohje jossa on yksityiskohtaiset ohjeet valvonnalle. 14. Voimaantulo Tämä hankintaohje tulee voimaan Tätä ohjetta muutetaan tarvittaessa periaatteella, hallintosäännön tai lainsäädännön muuttuessa (hankintalain muutosten johdosta). 17