Taloyhtiön sopimusasiat

Transkriptio

1 Taloyhtiön sopimusasiat Oulu Timo Tossavainen Kiinteistöliiton yhteyspäällikkö Taloyhtio.netin päätoimittaja Suomen Kiinteistöliitto ry

2 Koulutuksen sisältö - sopimusten merkitys taloyhtiölle - isännöintisopimus - kiinteistönhuoltosopimus - siivoussopimus ja muut sopimukset - osto-osaaminen ja haluttu laatu - sopimusprosessi ja sopimushallinta - yleiset sopimusehdot - sopimusasiakirjat ja pätevyysjärjestys - sopimuksen osat - reklamointi - korvausvastuu - sopimuksen ajantasaisuus - sopimuksen päättäminen - kumppanuus - välineet ja työkalut hyviin sopimuksiin Suomen Kiinteistöliitto ry

3 Sopimusten merkitys taloyhtiölle Mitä sopimuksia taloyhtiöllä on? Isännöintisopimus Kiinteistönhoitosopimus Siivoussopimus Urakkasopimuksia ja pienurakkasopimuksia Työsopimuksia (talonmies, siivooja, tilapäiset) Tontin vuokrasopimus Kaukolämpö-, kaasu- ja/tai sähkösopimus Kaapeli-tv, laajakaista- ja muut liittymäsopimukset Hissi- ja muut huoltosopimukset Jätehuollon sopimukset Muita sopimuksia pitkä lista. Suomen Kiinteistöliitto ry

4 Sopimusten merkitys taloyhtiölle Taloyhtiön tulot päätetään pääosin yhtiökokouksessa hoitovastike ml. vesimaksu 84 %, vuokrat 6,3 % ja käyttökorvaukset 9,1 % varsinaisista tuotoista (Tilastokeskus: Asuntoyhtiöiden taloustilasto 2009) Taloyhtiön menot päätetään. missä ja miten? Millaisia kuluja taloyhtiöllä on? Kiinteistöverot, muut verot sekä viranomaismaksut ovat talon ulkopuolelta määräytyviä menoja Valtaosa taloyhtiön maksamista menoista perustuu sopimukseen, jonka taloyhtiö tehnyt Suomen Kiinteistöliitto ry

5 Sopimusten merkitys taloyhtiölle Mitkä kuluerät ei perustu sopimukseen? Hallitus tekee sopimukset taloyhtiön nimissä => kenen kanssa? => ajantasalla? => haluttu laatu, taso ja mitoitus? => hinta? Suomen Kiinteistöliitto ry

6 Sopimuksissa määritellään mitä halutaan sisältö, laajuus ja laatu Sopimuksessa hinnan lisäksi muitakin tärkeitä seikkoja * Halpa hinta on helppo saavuttaa, jos ei välitä mitä sillä saa Hinnalla ja laadulla yleensä keskinäinen yhteys Haluttu laatu ja palvelujen/tuotteiden/toiminnan sisältö määritellään sopimuksessa ja sen liitteissä Suomen Kiinteistöliitto ry

7 Isännöinnin ostaminen - laatu on valinta - ostoprosessin vaiheet - työkaluja käytettäväksi Taloyhtiö tapahtuma Helsinki Timo Tossavainen Kiinteistöliiton yhteyspäällikkö Taloyhtio.netin päätoimittaja Suomen Kiinteistöliitto ry

8 Laatu vai hinta tärkeämpää? Isännöintiä ostettaessa päätettävä mitä halutaan ja millä perusteella valitaan isännöintiyritys ja isännöitsijä Ei ole vain yhdenlaista isännöintiä! => Isännöintipalvelu on erilaista eri yrityksissä Halutaanko tilata tai tuottaa laatua? Vertailu ja valinnat vain hinnalla? Miten laatu esille ja vaikuttamaan valintaan?

9 Mitä on isännöinti jota ostetaan? Mitä kuuluu isännöintiin? Lainsäädännöstä jonkin verran osviittaa, mutta pääosa tehtävistä sovitaan isännöintisopimuksessa Mitä isännöitsijä tekee ja mitä isännöintiyrityksen muut toimihenkilöt tekevät? Isännöitsijän osaamisvaatimuksia tai ainakin odotuksia Tekniikka, talous, lakiasiat, viestintä ja vuorovaikutus, johtaminen jne. eli joka alan asiantuntija => realismia yhden ihmisen osata kaikki?

10 Miten saada hyvää laatua? Isännöintiyritysten vertailtavuus varmistettava Tarjouspyyntöjen laadintaan ja valmisteluun panostus => tarjoukset vertailukelpoisiksi, myös laadun osalta! Hallituksen osto-osaaminen kuntoon Ostoprosessin osaaminen Työvälineiden tuntemus ja hyödyntäminen Sopimushallinta jatkuvaksi toiminnaksi Taloyhtiön tahtotila selväksi Strategia millainen halutaan oman taloyhtiön olevan!

11 Taloyhtiön tahtotilan määritys Asunto-osakeyhtiössä suunnitelmallinen ja tavoitteellinen toiminta ylivoimainen strategia => Mitä reaktiivisempaa talon johtaminen on, sitä huonompi asumismukavuus korkeammat kustannukset

12 Taloyhtiön tahtotilan määritys Kun taloyhtiössä tehdään osakkaiden hyväksymä strategia, se yhtenäistää ja selkiyttää asukkaiden tavoitteita edesauttaa päätöksentekoa niin hallituksessa kuin yhtiökokouksessa sekä palvelujen hankinnassa helpottaa toiminnan johtamista ja arviointia

13 Palvelun laatu isännöinnissä Tekninen laatu Kokous- ja muut asiakirjat, raportit hallitukselle => henkilökunnan ammattitaito, työvälineet yms. Toiminnallinen laatu Asiakkaan käsitys yrityksen työskentelytavoista sekä palvelu- ja yrityskulttuurista => asenne ja joustavuus, palvelualttius ja toimitusnopeus, luottamuksen herättäminen, asiakasviestintä, laskutuspolitiikka Imagollinen laatu Yrityksen imago ja maine markkinoilla

14 Laatu on valinta mutta kenen? Kuka isännöinnin laadun valitsee? Tilaaja eli taloyhtiön hallitus tärkeimmässä roolissa! Isännöintiyritys ja isännöitsijä tuottavat valittua ja tilattua laatua Milloin isännöinnin laatu valitaan? Isännöintisopimusta valmisteltaessa ja tehtäessä Koko sopimuksen kestoajan, osana arkityötä Laadun seuranta jatkuvaa ja molemminpuolista

15 Isännöinti mitä ollaan tilaamassa? Isännöintipalvelun sisältö määritellään isännöintisopimuksessa ja sen liitteissä Ei yhtä ainoaa ja oikeaa isännöintiä Tilaajan tahto ja määrittelyt tarjouspyyntövaiheessa Isännöitsijän lisäksi isännöintiyrityksen muu henkilöstö Realismia: jos 21 taloyhtiötä isännöitävänä => alle 8 tuntia/talo/kuukausi Isännöitsijän lisäksi isännöintiyrityksen muu henkilöstö hoitaa monia tehtäviä, jotka isännöinniltä tilattu

16 Pätevyyden arviointi Isännöitsijän osaaminen Pohjakoulutus ja alan tutkinnot (IAT, ITS, AIT jne.) Työkokemus isännöintitehtävissä, muutoin relevantti Muun henkilöstön osaaminen Koulutus, työkokemus, osaamisen ylläpito ja kehittäminen ISA-auktorisointi Auditointi, kurinpitomenettely Lisätietoa ISA:sta:

17 Välineitä laadun hallintaan Tarjouspyyntöön ja sen liitteisiin haluttu laatu esille! Vuosittain keskustelu hallituksen ja isännöinnin kesken palaute- ja kehityskeskustelu, tyytyväisyys palvelun laatuun, sopimuksen ajantasaisuus ja päivitys, Asiakastyytyväisyyden mittaukset Referenssit & vuorovaikutus muiden asiakkaiden kanssa Hallituksen itsearviointi Laatujärjestelmä, raportoinnit, vuosikello ja muut välineet

18 Isännöintipalvelun laatu on valinta Tilaajan mietittävä haluttu laatutaso jo ennen tarjouspyyntöjen laittamista Laadun varmistus ja seurantamenettelyt sovittava etukäteen Laadun parantaminen sopimuskauden aikana on mahdollista sopimusta päivittämällä => vaikuttaa hintaan - luonnollisesti! Hyvästä laadusta kannattaa maksaa - huonoa ei kannata sietää, jos sitä ei ole tilattu!

19 Ostoprosessin vaiheet Isännöinnin ostamisessa ei kannata oikoa => taloyhtiön hallituksen toimittava tavoitteellisesti 1. Tarveselvitysvaihe => mitä halutaan Määritellään tavoitteet isännöinnille, nykytilan arviointi, tarpeiden selvitys 2. Suunnitteluvaihe => miten halu toteutetaan Isännöintihankinnan toteutuksen suunnittelu, määritellään haluttu palvelukokonaisuus, palvelukuvaus, valmistellaan asiakirjat 3. Tarjouspyyntövaihe => kenen kanssa yhteistyöhön Potentiaalisille tarjoajille tarjouspyynnöt

20 Isännöinnin ostaminen jatkuvaa Isännöinnin ostamisessa on taloyhtiön hallituksen kannalta kyse jatkuvasta toiminnasta! Tehdyn isännöintisopimuksen toimivuutta arvioitava, seurattava sen toteutumista ja noudattamista => huomiota sopimuksen aikaiseen elämään pelkästä ostotilanteesta Kiinteiden kuukausipalkkioiden lisäksi isännöintiyrityksillä on erillisveloitettavia palveluja, joiden hinnat hallituksen sovittava Mikään sopimus ei ole ikuinen => sopimusta tehtäessä mietittävä sen koko elinkaari aina päättymiseen saakka prosessien osalta

21 Sopimuksen päivitys vai kilpailutus Nykyisen isännöintisopimuksen ja palvelun toimivuuden arviointi Isännöintiyrityksen ja isännöitsijän vaihto ei aina ongelmatonta, pidemmät kumppanuudet tavoite Sopimuksen päivittäminen taloyhtiön tarpeita vastaavaksi pitäisi olla normaalia Jos sopimuksen päivittäminen ei onnistu yhteisymmärryksessä => isännöintipalveluiden ostaminen ja kilpailutus

22 Kilpailuttamista edeltävät toimet Strategiasta johdetaan tavoitteet onko hallituksella selvillä kiinteistön strategia eli millainen taloyhtiön halutaan olevan? kun strategia selvillä, sitä tavoitetilaa tukevat tavoitteet isännöinnille mahdollisia Suunnitelmallinen kiinteistöstrategia ei vain lyhytjänteistä kustannusajattelua kokonaistaloudellisuus (elinkaari)

23 Isännöintipalvelun tarpeiden määrittelyyn vaikuttaa monet seikat Kiinteistön ja sen tilojen käyttötarkoitus Kiinteistöllä olevat rakennukset ja niiden laitetekniset ominaisuudet Rakennusten ikä ja kunto Kiinteistön käyttäjien tarpeet Viranomaisten ja lainsäädännön vaatimukset => Eri taloille tarvitaan erilaista isännöintiä

24 Kilpailuttamisprosessi miten etenee ja millaisia vaiheita hankkeessa on? Ennen tarjouspyyntöä tehtävät toimenpiteet Tarjouspyynnön sisällön määrittely Tarjousten vertailu Sopimusneuvottelut Sopimuksen laadinta ja toimeenpano Sopimuksen aikaiset toimenpiteet => laadun hallinta ja varmistus tähtäimenä

25 Kilpailutusprosessi: Ennen tarjouspyyntöä Palvelun tarjoajien kartoitus - toimintakyky, referesssit, yhteiskunnalliset velvoitteet jne. Kilpailutuksen menettelytavoista päätökset Palveluntoimittajan valintakriteerien määrittely => haluttujen asioiden painotus Tarjouspyynnön liitteiden valmistelu, => tehtäväsisällöt ja -määrittelyt selkeiksi => Pyrkimys tarjousten vertailukelpoisuuteen ja haluttuun laatutasoon

26 Kilpailutusprosessi: Tarjouspyyntömäärittelyt Tarjouspyyntö on yksi sopimusasiakirja! Kuvataan mahdollisimman tarkasti ja yksiselitteisesti ne tehtävät ja toimenpiteet, joista tarjousta pyydetään => oikea mitoitus Tarjoajien tasaveroinen kohtelu, sama tieto kaikille tarjoajille tarjousten laatimiseksi Sopimukseen sisältyvät tehtävät vs. erillisveloitettavat työt Tilaajan tahdon määritys! => sitä saa mitä tilaa.

27 Kilpailutusprosessi: Tarjousten vertailu Kun tarjouspyynnöt liitteineen tehty huolella ja mietitty mitä tilataan, voidaan tarjouksia vertailla myös halutun laadun osalta Yhtenäisen tarjouspyyntölomakkeen käyttö parantaa vertailtavuutta Halvin tarjous ei kokonaistaloudellisesti aina edullisin (mm. kk-palkkio vs. erillisveloitus) Tavoitteena pitkäaikainen kumppanuus => tilaajan ja tuottajan etu

28 Kilpailutusprosessi: Sopimusneuvottelut Neuvotteluissa varmistetaan, että sopijaosapuolet ymmärtävät sopimuksen ehdot samalla tavalla Tavoitteena tulkinnanvaraisuuksien poistaminen ja ristiriitaisuuksien ehkäisy Täsmennykset ja muutokset kirjattava sekä liitettävä sopimusasiakirjoihin!!! Iltalypsy ei kuulu hyvään kauppatapaan => Parempi sopia etukäteen kuin riidellä jälkikäteen

29 Kilpailutusprosessi: Sopimuksen laadinta Kumppanin valintapäätös Laadinta sopimusteksti, liitteet ja järjestys Allekirjoitus voimaanastuminen Täytäntöönpano kohteen haltuunotto Tiedottaminen asukkaille infoa mitä tilattu, myöhemmin henkilöiden vaihtuessa tiedon kuljettava uusille toimijoille (hallitus) => ken leikkiin ryhtyy se leikin kestäköön

30 Kilpailutusprosessi: Sopimuksen aikana Isännöintipalvelun ostaminen on jatkuva prosessi -> se ei pääty sopimuksen tekoon Sopimuksen ylläpitäminen ja seuranta Laaduntarkkailu molemmin puolista Yhteydenpitomenettelyjen toimivuus Raportoinnin tapa ja määrä sopimuksessa Reklamointi, kehityspalaverit Asiakastyytyväisyyskyselyt

31 Ostoprosessin vaiheet tiivistelmä Isännöintipalvelun ostaminen ei pääty sopimuksen tekoon => siitä se vasta alkaa! Mieti mihin tarpeisiin palvelua ollaan ostamassa Älä oikaise ja kiirehdi tarjouspyyntöjen lähettämiseen, vaan valmistele hankinta kunnolla Päätä etukäteen isännöinnin ostamisen menettelytavat ja pelisäännöt Varmista sekä laadun että hinnan vertailtavuus Toimi kilpailutuksessa rehdisti

32 Työkaluja isännöinnin ostamiseen Yleiset sopimusehdot ja eettiset ohjeet Tarjouspyyntömallit, mallit liiteasiakirjoista Isännöintitehtäväluettelo Oppaita ja lomakkeita Kirjallisuutta Verkkopalveluja (esim.

33 Yleiset sopimusehdot ja eettiset ohjeet Isännöinnin eettiset ohjeet Kiinteistöliitto, Isännöintiliitto ja ISA julkaisivat 2008, korvasi aiemman Hyvä isännöintitapa -ohjeistuksen Isännöinnin yleiset sopimusehdot ISE julkaistiin 2007, korvasi aiemman KH & I YSE 2000:n Sisältönä sopimussuhteen yleisiä periaatteita, alihankkijan käyttö, hinnantarkistus, tietoturvallisuus, jne.

34 Isännöintitehtäväluettelo => luetteloksi koottu esitys isännöintitehtävistä Isännöintitehtäväluetteloa käyttäen taloyhtiön hallitus pystyy tarjouspyyntöön määrittelemään ne isännöintitehtävät, jotka hallitus haluaa isännöintisopimukseen sisällyttää sekä mitkä palvelut hallitus haluaa sisällyttää kiinteään kuukausimaksuun ja mitkä erillisveloitettaviksi Kiinteistöalan Kustannus Oy:n julkaisu, Kiinteistöliiton jäsenille 10 % alennus

35 Lomakemalleja sopimuksen tekemiseen Tarjouspyyntö isännöinnistä -lomake Isännöintisopimus -lomake Kiinteistöalan Kustannus Oy julkaisijana Sopimushallinnan työkalut -lomakkeet ja mallit Isännöintisopimuksen laatimisohjeet, Tarjouspyyntö isännöinnistä -lomake, Kiinteistön perustiedot - lomake, Isännöinnin sopimusohjelma -malli, Isännöintisopimus -malli, Sopimusohjelma malli Julkaistaan päivitettyinä alkukesästä 2011,

36 Muita lomakkeita ja työkaluja Sopimuslomake.net -palvelu, (Rakennustieto Oy) KH X Isännöintipalveluiden hankinta. Palvelukuvauksen laatiminen. (2010) KH X Isännöintipalveluiden hankinta. Sopimusohjelman laatiminen. (2010) KH X Isännöintipalveluiden hankinta. Tarjouspyynnön laatiminen. (2010)

37 Kirjallisuutta ja tietolähteitä hallituksille Toimiva hallitus Taloyhtiön hallituksen käsikirja, (Kiinteistöalan Kustannus Oy) Hyvä hallintotapa taloyhtiössä (Kiinteistöalan Kustannus Oy) KiinteistöRYL 2009 (Rakennustieto Oy) Isännöintipalveluiden osto-opas (pdf, netissä) (Kiinteistöliitto Pirkanmaa) Taloyhtiöiden tietoportaali: (Kiinteistöliitto yhteistyötahoineen)

38 Isännöinnin ostamisen muistilista Hallitus määrittelee millaista isännöintiä taloon haluaa, älä lähetä tarjouspyyntöjä ennen tätä omaa mietintää Tarjouspyyntöön pitää panostaa aikaa ja ajattelua Hyödynnä lomakemalleja ja muita työkaluja Perehdy isännöinnin tarjoajiin haastattele! Isännöintisopimus kirjallisena, liitteet mukana Isännöitsijän valinta tärkeä päätös => harkinta huolella => Lisätietoa osoitteessa

39 Kiinteistöpalvelusopimukset => kiinteistön huoltosopimus => siivoussopimus Sopimuksen valmistelu ja palvelun hankintaprosessi hyvin samanlainen kuin isännöinnin osalta Isoin ero: huolto- ja siivoussopimuksia tehdessä taloyhtiön hallituksen tukena isännöitsijän osaaminen Yleiset sopimusehdot eriytetty 2007: ISE vs. KP YSE

40 Yleiset sopimusehdot KP YSE 2007 (Kiinteistöpalvelualan yleiset sopimusehdot) => korvasi KH & I YSE 2000 ehdot sekä SSLL ry:n YSE ehdot ISE 2007 (Isännöinnin yleiset sopimusehdot) => korvasi KH & I YSE 2000 ehdot

41 Sopimusasiakirjat Tarjouspyyntö Tarjous Neuvottelupöytäkirjat Yleiset sopimusehdot Palvelusopimusliitteineen Muut asiakirjat

42 Sopimuksen osat Sopimuskohde Sopimuksen osapuolet Toimeksiannon sisältö (yl. tarkempi palvelukuvaus liitteeksi) Sopimuksen voimassaoloaika (määräaikainen / toistaiseksi voimassa oleva) Sopimushinta ja hinnantarkistus Maksuehdot Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys

43 Sopimuksen osat Muut sopimusehdot Reklamointi Korvausvastuu Sopimuksen muuttaminen Sopimuksen päättäminen Ylivoimainen este Riitojen ratkaisu

44 Maksuehdot Maksuehdoista syytä sopia, jos ei sovittu, KP YSE :n mukaisesti kiinteän sopimushinnan maksuajankohta laskun erittelyt; kiinteäpalkkio yksikköhintojen mukaiset työt tarjouksen perusteella tehdyt työt arvonlisävero maksuajan pituus ja viivästyskorkoperusteet

45 Sopimushinta ja hinnantarkistus Sopimushinta on joko kiinteä (esim. kuukausihinta) tai yksikkökohtainen (esim. yksikköhintaluettelon mukainen, mikä laitettava sopimuksen liitteeksi) Hinnantarkistuksesta on syytä sopia erikseen, jos ei sovittu, määräytyy KP YSE :n mukaisesti tarkistusperusteet, tarkistusehdotus kirjallisesti ensimmäinen mahdollinen hinnantarkistusajankohta vuosittainen tarkistusajankohta hinnantarkistusehdotuksen ilmoitusajankohta irtisanomisaika, mikäli hinnantarkistuksesta ei päästä sopimukseen

46 Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys Mikäli sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan seuraavaa asiakirjojen pätevyysjärjestystä: 1. Palvelusopimus liitteineen 2. Neuvottelupöytäkirjat 3. Yleiset sopimusehdot 4. Tarjouspyyntö 5. Tarjous 6. Muut asiakirjat sopimuksessa mainitussa järjestyksessä

47 Reklamaatio Huomautus, ilmoitus tai vaatimus, jonka sopijapuoli tekee turvatakseen asemansa ja oikeutensa Toimii sen antajan kannanottona tiettyyn asiaan Jos ei ole tehty, sopimuskumppanilla on oikeus olettaa, että palvelun suorituksessa ei ole häiriöitä KP YSE :n ilmoitusvelvollisuus (7 ) => ei pidä aristella reklamaation tekemistä, sillä on parempi ilmaista tyytymättömyys mahdollisimman pian

48 Reklamointi milloin, miten ja kenelle? Aina kun syntynyt tai on syntymässä tilanne, jossa jokin ongelma tai häiriö vaarantaa osapuolen oikeudet tai antaa muille osapuolille mahdollisen aiheen esittää omia vaatimuksiaan nopea reagointi mahdollisimman varhaisessa vaiheessa Kirjallisesti Käytävä ilmi reklamaation syy, vaatimus tai varaus vaatimusten esittämiseen myöhemmin sekä mahdolliset ehdotukset jatkotoimenpiteistä Sopimuskumppanille

49 Reklamaation saaminen ja reagointi Jos on saatu reklamaatio ja siinä esitetty vaatimus on sopimuksenvastainen tai epätarkoituksenmukainen, on vastahuomautus esitettävä kirjallisesti mahdollisimman pian Muutamia päiviä muutama viikko Vaitiolo ja passiivisuus tulkitaan reklamaation hyväksymiseksi

50 Korvausvastuu Vahingonkorvausvastuun varalta palveluntoimittajalla hyvä olla vastuuvakuutus (esim / vahinko Tilaajalla oltava kohteen vakuutus (kiinteistövakuutus) Vahingonkorvausvastuusta on syytä sopia sopimuksessa välittömät / välilliset vahingot rajaus Välittömiä vahinkoja henkilö- ja esinevahingot Välillisiä vahinkoja taloudelliset ja puhtaat varallisuusvahingot korvausvastuun määrälle syytä sopia aina joku katto esim. max euromäärä tai tiettyjen kuukausien mukainen palvelumaksujen määrä per vahinkotapaus Vahinkotapahtumasta ilmoittamisaika sovittava

51 Sopimuksen muuttaminen Sopimusehtoihin, palvelukuvauksiin ja mahdollisiin lisäohjeisiin tehtävistä muutoksista on sovittava erikseen Muuttamismenettelystä on syytä sopia sopimuksessa muutokset kirjallisesti osapuolten hyväksyttävämuutokset ennen niiden voimaantuloa Sopimuksen siirtämisestä on myös syytä sopia Yleensä kirjataan, että sopijapuolilla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai sen osaa kolmannelle ilman toisen sopijapuolen kirjallista suostumusta esim. liikkeen luovutus- tai omistajan vaihtumistilanteiden varalta

52 Sopimuksen päättäminen IRTISANOMALLA Toistaiseksi voimassa oleva sopimus irtisanomalla Määräaikainen sopimus päättyy määräajan kuluttua umpeen Irtisanomisaika sovittava, jos ei ole sovittu, määräytyy yleisten sopimusehtojen mukaan (KP YSE ) Myös määrä-aikainen sopimus voidaan päättää heti, jos päättämistä haluava osapuoli korvaa toiselle osapuolelle irtisanomisaikaa tai jäljellä olevaa sopimusaikaa vastaavan sopimuskauden maksun

53 Sopimuksen päättäminen PURKAMALLA Sopimus päättyy välittömästi Purkuperuste oltava Suoritusvelvollisuuden olennainen laiminlyönti tai sopimuksen noudattamatta jättäminen Kirjallinen huomautus pohjalla Konkurssi tai yrityssaneeraus Palvelun toimittajan kuolema Vahinkoa kärsineen oikeudesta saada korvausta sovittava (sopimusrikkomus perusteena, korvauksen määrä)

54 Ylivoimainen este Lakko, saarto, työsulku tms. niihin verrattava työtaistelutoimenpide Valmius- tai puolustustilalaissa tarkoitettu poikkeuksellinen olosuhde tai vaikutuksiltaan niihin verrattava ylivoimainen este Sopijapuolilla ei suoritusvelvollisuutta ko. esteen aikana Vahingot korvataan vain, mikäli siitä on erikseen sovittu (huom! KP YSE ) Sopimuksen purkaminen vain, jos este keskeyttää sovittujen tehtävien suorittamisen määräämättömäksi ajaksi

55 Riitojen ratkaisu Sopimuksesta johtuvien erimielisyyksien ratkaiseminen ensisijaisesti neuvotteluteitse Jos neuvotteluteitse ei löydy ratkaisua, niin riitaisuus saatettava ratkaistavaksi joko käräjäoikeuteen (tilaajan kotipaikan mukaan); tai hidas, kallis, kynnys alhaisempi välimiesmenettelyyn nopea, kallis (jos 3 välimiestä), kynnys korkeampi

56 Hyvä kumppanuus huolto ja siivous Avoin ja luottamuksellinen neuvottelu- ja sopimussuhde Kohtuulliset sopimusehdot => hintaa alentava vaikutus vrt. mitä heikompi sopimusturva, sen kalliimmaksi palvelutuottajat palvelunsa hinnoittelevat (esim. ylipitkät irtisanomisajat, rajattomat vahingonkorvausehdot, kohtuuttoman pitkät maksuajat) Hyvä sopimus -> mielekäs molemmille sopijapuolille => mahdollisuus keskittyä kunkin omiin töihinsä Pitkäaikainen ja reilu yhteistyökumppanuus => apu nopeasti akuuttitilanteissa, muutoksista helpompi sopia

57 Kiinteistöpalvelujen ostaminen Sopimuksen aikana Ennen sopimusta /päivitystä Hoitotarpeet ja talon tiedot kokoon Kartoitus palvelun tarjoajista Tarjouspyynnön laadinta Tarjousten vertailu Sopimusneuvottelut Sopimuksen laadinta Sopimuksen aikainen toiminta, seuranta ja arviointi Sopimusta tehtäessä => Jatkuvaa toimintaa

58 Kiinteistöpalvelujen ostaminen

59 Haasteita kiinteistöpalvelujen ostamisessa Tietoa, ohjeita ja opastusta osto-osaamiseen Palveluntarjoajien löydettävyys Välineitä ja työkaluja ostamiseen (lomakkeet, asiakirjamallit yms.) Tieto tarjoajien pätevyydestä ja luotettavuudesta Tilaajan eli taloyhtiön kannalta ei hyvä tilanne, sillä kaikki em. info eri paikoissa => ei helposti käytettävissä

60 Kiinteistönhoidossa ongelmia aiheuttaa strategian ja suunnitelmallisuuden puute taloyhtiöissä hoitokulujen alentamiseksi jatkuva kilpailuttaminen huoltokirja ei ole toimiva; tiedon kertyminen ja käytettävyys kiinteistön elinkaaren aikana tiedotusta ei hoideta, tiedonkulku sovituista palveluista olematonta => laatu kärsii = > asiakastyytyväisyys kärsii

61

62 Palvelutarpeiden määrittelyyn vaikuttaa Kiinteistön ja sen tilojen käyttötarkoitus Rakennukset ja niiden laitetekniset ominaisuudet Rakennusten, laitteiden ja varusteiden ym. Ikä ja kunto Kiinteistön käyttäjien tarpeet!!! => palvelutehtäväluettelo ja mitoitus

63 Kiinteistöpalvelujen ostaminen Kiinteistöhuollon ja siivouksen ostoprosessi ja vaiheet samat kuin isännöinnin ostamisessa Työkaluja mm. KH-kortisto: ohjeet ja lomakkeet Malliasiakirjoja ja lomakkeita useilla tahoilla tarjolla Kiinteistöpalvelujen ostaminen kirja (Kiinteistöalan Kustannus Oy 2006)

64 Rakentamisen sopimusmenettelystä Perustana rakennusurakkasopimus Lähtökohtana sopimusvapaus Asunto-osakeyhtiö ei ole kuluttajan asemassa Kohtuuttomia ehtoja voidaan sovitella Käytetään yleensä YSE ehtoja YSE 1998 asiakirjamalleissa on laaja valikoima malleja käytettäväksi eri tilanteissa rakentamisessa Valmiit vakioehdot helpottavat ja nopeuttavat sopimuksen tekoa. Niiden noudattaminen tuottaa kustannushyötyä ja lisää oikeusvarmuutta.

65 Korjaushankkeen sopimusasiakirjat

66 Urakka-asiakirjojen sisältöjako Lähde: Rakennusteollisuus RT ry

67 Lähde: Rakennusteollisuus RT ry

68 Lähde: Rakennusteollisuus RT ry

69 YSE 1998 asiakirjamallit RT-ohjekortit RT Rakennusurakan yleiset sopimusehdot YSE 1998 RT Rakennusurakkasopimuksen laatiminen RT Urakkaohjelman laatiminen, talonrakennustyö RT Pienurakkasopimuksen laatiminen, rakennustekniset työt RT Pienurakkasopimuksen laatiminen, sähkötekniset työt RT Vastaanottotarkastuksen pöytäkirjan ja virheluettelon laatiminen RT Takuutarkastuksen pöytäkirjan laatiminen ja virheluettelon täyttömalli RT Maksuerätaulukon laatiminen RT Urakkatarjouspyynnön ja urakkatarjouksen laatiminen

70 YSE 1998 asiakirjamallit RT-lomakkeet RT Rakennusurakkasopimus RT Pienurakkasopimus RT Vastaanottotarkastuksen pöytäkirja RT Takuutarkastuksen pöytäkirja RT Virheluettelo RT Maksuerätaulukko RT Urakkatarjouspyyntö RT Urakkatarjous RT Asiakirjaluettelo

71 Taloyhtiön sopimusasiat Ostajan vastuulla on miettiä mitä on ostamassa! Luottamus syntyy siitä, että tehdään se mitä on luvattu ja luvataan vain sellaista, joka pystytään tekemään. Parempi sopia etukäteen, kuin kinastella jälkikäteen Lisätietoa osoitteesta Taloyhtio.net: