Asiakas vs. Toimittaja TKO? IT Niina Tirri Jarno Malaprade

Transkriptio

1 Asiakas vs. Toimittaja TKO? IT Niina Tirri Jarno Malaprade

2 Asiakas Lapin korkeakoulukonserni (LUC) Kemi-Tornionlaakson kuntayhtymän (LAPPIA), Rovaniemen koulutuskuntayhtymän (REDU) ja Lapin yliopiston (LAY) muodostama strateginen yhteenliittymä Korkeakoulukonsernin strategiasta johdettu yhteisen tietohallinnon linjaukset ja toimintasuunnitelma sekä tavoitteet

3 Toimittaja Tietotalo Perustettu ammattilaista Liikevaihto 3,2 M Toimipisteet: Keilaranta, Espoo ja Napapiiri, Rovaniemi Liiketoiminnan alueet Sisällönhallinta ja verkkoviestintä Projektinhallinta (EPM) Matkailun verkkoliiketoiminta ja toiminnanohjaus

4 Infoweb-järjestelmähanke Yhteinen www-julkaisujärjestelmä Lapin korkeakoulukonsernille (LAPPIA, LAY, REDU) Aikaisemmin toteutettu saman toimittajan vanhemmalla versiolla (SevenWeb), jokaisella osapuolella oma järjestelmänsä Järjestelmää ei kilpailutettu Eri osapuolet olivat päivittämässä järjestelmän uutta versiota Päätettiin yhdistää kaikki samaan järjestelmäratkaisuun

5 Järjestelmähankkeissa ongelmia? Järjestelmätoimittajan valinta on kuin bingoa Työmäärät arvioidaan pieleen; toimittaja arvioi alakanttiin tarjouskilpailuun, asiakas ei osaa arvioida välttämättä ollenkaan Asiakkaalla ei ole aikaa järjestelmän määrittelyyn ennen kilpailutusta Huonosti tehty työ on toimittajalle tuottavampaa Ihmiset, joilla on toimialaosaamista, mutta harvemmin minkäänlaista ohjelmistoteknistä osaamista, testaavat järjestelmiä. Tämä ei ole ammattimaista testaamista, koska sanavarasto ei riitä ohjelmiston kuvaamiseen Eniten testaamisessa tuottaa ongelmia vääntäminen siitä, onko kyseessä bugi vai muutospyyntö. Ja saako vääntämisestä laskuttaa. Arvioilta 90% maailman hankinnoista tehdään toimittajia kilpailuttamalla, joka on vasta toimitusketjujen hallinnan ensimmäinen vaihe. Usein syyllinen ei ole kilpailuttaminen, vaan asiakkaan puolelta huonosti suunniteltu tai organisoitu hankinta.

6 Asiakas vs. Toimittaja MEILLÄ MENI NÄIN...

7 LAY REDU Lappia LUC MKKK MTI KTI Kirjasto Avoin AMK Avoin YO SoleNovo Sininen meteoriitti ITpalvelut Kielikeskus RAMK LAO LKYO KTAMK TKI AOL Arktinen keskus Barentsinfo Tietotalo Sole OPS Meteor Tukipyyntö Tarjous Tilaus Ongelman selvitys Ongelman selvitys Laskutus Reklamointi Käyttäjähallinta Järjestelmien Järjestelmien integrointi Räätälöinti Sivujen Sivujen perustaminen Nykytila

8

9

10

11

12 Asiakas vs. Toimittaja MITEN NYKYTILASTA SELVITTIIN?

13 Ratkaisun toteutus Perustettiin pääkäyttäjäverkosto Valittiin/päätettiin jokaiselle organisaatiolle oma pääkäyttäjä sekä lisäksi LUCin koordinoiva pääkäyttäjä Sovittiin pääkäyttäjien tehtävät ja vastuut Ylläpitosopimus Sovittiin ylläpitosopimuksessa siitä, miten oikeasti toimitaan, ei pelkästään sopimusteknisistä asioista Laadittiin tukipalvelu- ja kehitysprosessi

14 Tavoitetila Pääkäyttäjä LAY Pääkäyttäjä LAPPIA koordinoiva Pääkäyttäjä LUC Pääkäyttäjä REDU IT-palvelut Tietotalo

15 Pääkäyttäjien tehtävät Organisaatioiden pääkäyttäjät Jatkoivat omissa vanhoissa tehtävissään, mutta lisäksi toimivat verkostossa Koordinoiva pääkäyttäjä Kehittelee yhteisiä asioita ja toimintatapoja Kokoukset, laskutus, käyttäjähallinta, prosessit, sopimus, järjestelmän kehitys, yhteistyö... Opettelee ymmärtämään eri osapuolia Diplomaatin tehtävänä on ylläpitää kontaktipintaa ja keskusteluyhteyttä, kun taas voimakkaat reaktiot ovat poliittisen päätöksenteon alaisia ratkaisuja Wikipedia-

16 Pääkäyttäjän paikka Pääkäyttäjä Asiakas Asiakas Toimittaja ITpalvelut Toimittaja ITpalvelut

17 LAY REDU Lappia LUC MKKK MTI KTI Kirjasto Avoin AMK Avoin YO SoleNovo Sininen meteoriitti ITpalvelut Kielikeskus RAMK LAO LKYO KTAMK TKI AOL Arktinen keskus Barentsinfo Tietotalo Sole OPS Meteor Tukipyyntö Tarjous Tilaus Ongelman selvitys Ongelman selvitys Laskutus Reklamointi Käyttäjähallinta Järjestelmien Järjestelmien integrointi Räätälöinti Sivujen Sivujen perustaminen Nykytilasta...

18 ... tavoitetilaan LKYO AOL RAMK LAO KTAMK Arktinen keskus TKI Barentsinfo LAY REDU Lappia MTI MKKK KTI Avoin AMK Avoin YO LUC Kirjasto Kielikeskus Sole OPS Meteor ITpalvelut SoleNovo Sininen meteoriitti Tietotalo

19

20 Ymmärryksen muodos taminen

21 Asiakas vs. Toimittaja KILPAILUTUS- JA TOTEUTUSMALLIT

22 Kilpailutus ja projektityö Epäonnistumisen ABC - toimivia oikoteitä epäonnistumiselle: 1. Kilpailuta projekti hengiltä. 2. Kilpailuta kaikki projektit samalla mallilla. 3. Tilaa tuote ratkaisemaan toimintamallin tai -kulttuurin ongelma. Älä kehitä ratkaisua ja toimintatapoja yhdessä (ihmisiä on hankala motivoida ja sitouttaa!). 4. Vaadi valmis, virheetön tuote - älä varaa tilaa ratkaisun kehittämiselle. 5. Ulkoista vastuu - vastuun voi aina ulkoistaa koska sen kantaminen ja jakaminen on haasteellista. Kyllä toimittajasta pääsee kyllä eroon jos se ei itse keksi. 6. Ulkoista operationaalinen taso - palkkaa organisaatioon ulkopuolinen konsultti vetämään projektia puolestasi. Älä anna konsultille projektin päätäntävaltaa. 7. Aliresursoi - oma suunnittelutyö, sisällöntuotanto, toimintamallien muutos hoituvat kyllä kunhan toimittaja toimittaa ensin toimivan ratkaisun. 8. Strategiattomuus - katsotaan projektin jälkeen, miten sen ratkaisut voi perustella. Palvelustrategia, viestintästrategia, sisältöstrategia Leuka rintaan ja reippaasti kohti uusia pettymyksiä! Katselmoi projektit avoimesti, tunnista virheet ja opi (myös) yhdessä toimittajan kanssa. Epäonnistunut projekti ei tee tilaajasta tai tuottajasta välttämättä huonoa.

23 Kilpailutus ja projektityö 1. Kaikkea ei kannata kilpailuttaa - kilpailutuksen kulut vs. saavutettu säästö. Julkisen sektorin yksi kilpailutettu hankinta vaatii keskimäärin hieman alle 100 työtuntia. (Tieke) Keskitetystä ratkaisusta kilpailuttamalla hajaannukseen - vaikutukset prosesseihin, toiminnan laatuun ja pitkän aikavälin kustannustehokkuuteen. 2. Kilpailutuksen kulut lisätään tarjoukseen. PK-yritykset tippuvat kilpailusta pois - ei ole varaa osallistua. 3. Millainen projekti muodostetaan? Tiedämme tarkalleen, mitä pitää tehdä, missä ajassa ja paljon se saa maksaa (Vesiputous) Uskallamme myöntää, ettei tavoitetilasta ole täydellisen tarkkaa kuvaa (Agile) Ymmärrämme, että jatkuvalla mittaamisella ja analysoinnilla saavutamme käyttäjien tarpeita palvelevan ratkaisun. 4. Kilpailutetaan määrällisin kriteerein (hinta, aikataulu) vaikka laadulliset tekijät tekevät projektista onnistuneen tai epäonnistuneen. Ei ole uskallusta, osaamista, näkemystä, tietoa, tapaa kilpailuttaa hankintoja esimerkiksi ketterän mallin mukaan. Sähköinen huutokauppa ( laki) ja dynaaminen hankintajärjestelmä.

24 Kilpailutus ja projektityö Onnistumisen ABC - onnen oikoteitä: 1. Tunne kilpailuttamismallit ja hyödynnä niistä opittu - tavoitehinta, tavoiteaikataulu, laatukriteerit, käänteinen kilpailutus. Pyydä rohkeasti konsultilta tai luottotoimittajalta tukea. 2. Tunne projektimallit, niiden edut ja ansat - käytä niitä rohkeasti soveltaen ja sovi yhteiset toimintatavat. 3. Sovi ja tunne roolit - kehitä osaamista tavoitteellisesti ja roolipohjaisesti. 4. Kommunikointi ja verkosto - ei toteuteta irrallisia juttuja. 5. Projektin omistajaksi henkilöt, joilla on valta, vastuu ja osaaminen. Projektin omistaja toimii tulkitsevana liisterinä, ymmärtää toimittajan ja oman organisaation tekemisen, mittaa ja analysoi ennen päätöksiä ja kantaa vastuun päätöksistään. 6. Ymmärrä, mikä on tuotteen ja ratkaisun ero projektin aikana ja sen jälkeen. Aika

25 Toimittajan ratkaisuja Jatkuvan kehityksen toimintamalli - palvelukumppanuus. Toimittajan kokemus ja liiketoimintaymmärrys Parhaimmillaan ymmärrystä juuri sinun organisaatiosi liiketoiminnasta ja operatiivisesta toiminnasta Tietopääoman ja yhteisen ymmärryksen rakentamisen työkaluja Kroppaa likoon - palvelukumppanuus Säännölliset tapaamiset ja executive brief Kehityspolku, kehityksen vuosikello Webinaarit Responsiivinen design vs. mobiilisivusto Digitaalinen markkinointi ja -kauppa Venäjällä Mobiili- ja pilvipalvelut työssä

26 Asiakas vs. Toimittaja MITÄ TÄSTÄ ON OPITTU JA MITEN TOIMITAAN SEURAAVALLA KERRALLA?

27 Opetus On opittu, että pitää ajatella miten toimintaa halutaan kehittää, ei sitä, mihin järjestelmä pystyy asiakkaan ja toimittajan väliin tarvitaan tulkki pelkkä verkoston luominen ei riitä kehityksen tulee olla avointa pitää opetella paljon asioita Seuraavalla kerralla osataan huomioida kokonaisuus paremmin ja kysyä oikeammanlaisia kysymyksiä

28

29 Yhteenveto Oman ymmärrystason nostaminen Opetellaan kysymään oikeita kysymyksiä Opetellaan ymmärtämään eri osapuolten osaamisalueita Avointa yhteistyötä ja vastuunjakoa palkanmaksajasta riippumatta Yhteistyö kehittää toimintaa Toiminta kehittää järjestelmää Toimiva järjestelmä tehostaa yhteistyötä, toimintaa ja lisää käyttäjätyytyväisyyttä Olemme parempia asiakkaita ja toimittajia

30 Kiitos.