Johtamissopimus valtionhallinnon johtamispolitiikan ja johtamisen toimintaedellytysten luojana

Transkriptio

1 Johtamissopimus valtionhallinnon johtamispolitiikan ja johtamisen toimintaedellytysten luojana Ohje johtamissopimuksen laatimiseksi Valtionhallinnon johtajapolitiikka ja johtamissopimus Sopimuksen osapuolet Valtionhallinnon johtajapolitiikan eräänä tavoitteena on vahvistaa johtamisen tavoitteellisuutta ja johtajien tulosvastuuta. Johtajan aloittaessa johtamistehtäväänsä hänen henkilökohtaiset tavoitteensa tulee määritellä ottaen huomioon toimintayksikön tila ja tulevaisuuden haasteet. Myös johtajan valintamenettelyyn tulee aina sisältyä arviointi toimintayksikön kehittämishaasteista ja johtamistehtävän keskeisistä vaatimuksista jo ennen tehtävän ilmoittamista avoimeksi. Tämän perusteella voidaan hakea juuri sellaista johtajaa, joka parhaiten kykenee saavuttamaan johtamistehtävän, esimerkiksi viiden seitsemän vuoden, kaudelle asetetut tavoitteet. Johtamisen ammattitaitoon kuuluvat halu ja kyky toimia johtajana ja esimiehenä sekä valmius ottaa henkilökohtaista vastuuta tuloksista tulisivat selvitettäviksi valintamenettelyssä entistä perusteellisemmin, koska ne ovat tehtävässä onnistumisen tärkeimmät edellytykset. Ammattitaitoinen johtaja paitsi omaa riittävän monipuolisen osaamisen on myös taitava ihmisten johtaja. Johtamisen tavoitteenasettelun ja arvioinnin välineeksi sekä johdon kehityskeskustelujen avuksi on kehitetty johtamissopimus. Johtamissopimus tehdään yhtäältä ministeriön ja sen osaston taikka toisaalta ministeriön ja sen alaisen viraston tai muun toimintayksikön ylimmän johdon välillä (seuraavassa puhutaan lyhyyden vuoksi toimintayksiköstä). Johtamissopimus voidaan tehdä myös ministerin ja ministeriön kansliapäällikön välillä. Jos toimintayksiköllä on hallitus tai johtokunta, joka tekee sen puolesta tulossopimuksen, taikka jos johtamissopimuksen jonkin viraston tai muun toimintayksikön kanssa tekee käytännössä osastopäällikkö, voidaan johtamissopimus ministeriön harkinnan mukaan tehdä kansliapäällikön sijasta hallituksen tai johtokunnan taikka ministeriön osastopäällikön ja viraston tai muun toimintayksikön johtajan välillä. Keskusteluyhteyden luominen kansliapäällikön ja toimintayksikön johtajan välillä johtamissopimusprosessissa on kuitenkin tärkeää. Sopimus tehdään johtamistehtävään määräämisen yhteydessä yleensä koko tehtäväkaudeksi, esimerkiksi viideksi tai seitsemäksi vuodeksi. Sopimus voidaan tehdä myös jo aikaisemmin tehtävään määrätyn johtajan kanssa. Sopimuksessa määriteltävät tavoitteet ohjaavat johtajan työtä ja niiden perusteella arvioidaan tehtävässä onnistumista. Johtamissopimusmenettely tarjoaa myös mahdollisuuden keskustella johtajan tarvitsemasta tuesta. Ministeriötasolla johtamissopimuksen laadinnassa ja vuosikeskustelujen käymisessä kansliapäällikköä voi avustaa esimerkiksi ministeriön tulosohjauksesta vastaavan osaston päällikkö, hallintojohtaja ja/tai kansliapäällikköä hallinnonalan strategisessa ohjauksessa avustava kehittämispäällikkö. Kansliapäällikön aktiivinen rooli johtamissopimuksen laadinnassa ja sitä koskevissa keskusteluissa on toivottavaa. Virastotasolla johtajaa voi avustaa viraston hallintojohtaja tai vastaava.

2 2/5 Johtamissopimuksen ja tulossopimuksen suhteesta Johtamissopimusmenettely yhdistää johtamisen kehittämisen tulosohjaukseen. Johtamissopimuksen tulisi olla osa toimintayksikön ohjausprosessia, joten sen on oltava yhteensopiva tulossopimuksen ja kehysbudjetin kanssa. Tulosten mittaamisen kannalta on suositeltavaa käyttää johtamissopimuksessa siinä laajuudessa kuin mahdollista samoja indikaattoreita kuin tulossopimuksessa. Johtamissopimuksessa tulee välittyä ministeriön kansliapäällikön näkemys hallinnonalan eri toimintayksiköiden tilasta ja kehitystarpeesta sekä keskeisten tavoitteiden priorisoinnista. Johtamissopimuksessa kuvataan, miten toimintayksikön tulee kehittyä ja mitä johtajan odotetaan tekevän halutun kehityksen aikaansaamiseksi. Johtamissopimus on luonteeltaan strateginen ja päämääräkeskeinen. Se lisää ohjaajan ja ohjattavan strategista vuoropuhelua ja antaa sille aikaa sekä menettelytavan. Johtamis- ja tulossopimukset ovat myös keskeisimpiä keinoja edistää koko valtionhallinnon yhteisiä tavoitteita ja ottaa valmistelussa huomioon horisontaaliset, hallinnonalarajat ylittävät näkökulmat. Konsernitason tavoitteet ovat yksi osa johtamista, minkä tulisi näkyä myös johtajalle asetetuissa tavoitteissa ja hänen toiminnassaan. Parhaimmillaan johtamissopimukset edistävät hallinnon uudistumista ja tukevat johtoa muutosten toimeenpanossa. Johtamissopimuksessa ei tulisi sellaisenaan toistaa tulossopimuksessa esitettyä: tulossopimus ohjaa organisaatiota, johtamissopimus johtajan toimintaa. Johtamissopimus on näin johtamisen ja johtajien kehittämisväline, jolla on voimakas yhteys organisaation sisäiseen johtamisjärjestelmään se ei ole tulossopimuksen tavoin organisaation tehtävien ohjaamisen väline, joskin molemmissa tulee ottaa huomioon poikkihallinnolliset, muiden ministeriöiden kanssa yhtenevät tai yhteiset tavoitteet. Siinä missä tulossopimus määrittää toimintayksikön tavoitteet ( mitä tehdään ), johtamissopimus määrittää sen, mitä johtajan tulee tehdä näiden tavoitteiden saavuttamiseksi ( miten tehdään ). Varsinainen johtamissopimus on henkilökohtaista arviointia koskevia ja mahdollisia muita salassa pidettäviä asioita lukuun ottamatta julkinen asiakirja. Johtamissopimuksen tavoitteiden arviointi sekä tulospalkkio Johtajan onnistumisen arvioinnin lähtökohta on toimintayksikölle asetettujen tuloksellisuustavoitteiden saavuttamisessa. Arvioinnissa tulisi olla mukana niin valtionhallinnon, asiakkaiden kuin henkilöstönkin näkökulma. Siten arviointiperusteisiin tulisi sisältyä mm. tuottavuuden kehitystä, asiakastyytyväisyyttä ja henkilöstön työtyytyväisyyttä kuvaavia arvioita ja/tai mittareita, esimerkiksi asiakas- ja henkilöstökyselyiden tuloksia. 360-asteen arviointi on suositeltava, laajasti eri näkökulmat sisältävä arviointimenetelmä. Johtamissopimuksen ohjaavaa vaikutusta ja houkuttelevuutta johtamisen arvioinnin ja kehittämisen välineenä voidaan parantaa liittämällä siihen sopimuksen toteutumisasteesta riippuva tulospalkkio. Tulospalkkio maksetaan tuloksellisen toiminnan vapauttamista voimavaroista, siis asianomaisen toimintayksikön toimintamenomäärärahoista. Tulospalkkio edellyttää aina kirjallista johtamissopimusta. Johtamissopimuksen koko sopimuskaudeksi sovittujen tavoitteiden toteutumista arvioidaan vuosittain vertaamalla tuloksia vuositavoitteisiin. Valtiovarainministeriön päätös VM 005:00/2005 ( ) Valtion ylimmän virkamiesjohdon tulospalkkiojärjestelmä sisältää tulospalkkiomenettelyä koskevia ohjeita. Johtamissopimuksen vuosittaiset kehityskeskustelut Johtajan ja hänen esimiehensä välillä on tarpeen käydä kehityskeskustelut kuten koko muunkin henkilöstön osalta käydään. Kehityskeskusteluissa käsitellään paitsi tavoitteita, toiminnan suuntaamista ja tulosten arviointia myös johtajan henkilökohtaista kehittymistä johtajana. Keskustelut on tarpeen käydä vähintään kerran vuodessa ja aina tarvittaessa. Vuoden alkupuolella, viimeistään huhtikuun puoliväliin mennessä, käytävässä vuosittaisessa keskustelussa arvioidaan systemaattisesti, miten johtamissopimuksessa asetetut vuositavoitteet on saavutettu, miten johtaja on onnistunut omassa toiminnassaan ja mitä tulisi tehdä toisin. Arviointi on mahdollista tehdä viraston tilinpäätöksen valmistuttua, mutta kuitenkin viimeistään maaliskuun lopulla. Kansliapäällikkö arvioi johtajan suoriutumisen tarvittaessa yhteistyössä hänen puolestaan

3 3/5 johtamissopimuksen toimintayksikön johtajan kanssa tehneen hallituksen, johtokunnan tai osastopäällikön kanssa ja, jos johtamissopimukseen sisältyy tulospalkkioelementti, tekee siitä esityksen valtiovarainministeriölle huhtikuun loppuun mennessä. Valtiovarainministeriö tekee päätöksen tulospalkkion maksamisesta niin, että palkkio voidaan maksaa viimeistään heinäkuussa. Tulospalkkiota voidaan maksaa vuosittain enimmillään 8 % vuosipalkasta. Johtamissopimusprosessin aikana olisi hyvä pohtia myös erilaisia henkilöstön palkitsemisen keinoja ml. tuloksellisuuteen perustuvat taloudellisen palkitsemisen muodot. Tarvittaessa voidaan käydä puolivuotis- tai välikeskustelu, jonka yhteydessä johtaja raportoi, miten toimintayksikkö edistyy vuositavoitteiden saavuttamisessa ja arvioi omaa suoritustaan ja työhyvinvointiaan sekä mahdollisia tarvitsemiaan kehittymis- tai tukitoimenpiteitä. Kansliapäälliköllä on näin tilaisuus saada vuosikeskustelujen välilläkin ajankohtaista tietoa johtajalta. Keskustelu antaa mahdollisuuden käsitellä toimintayksikön strategista kehittämistarvetta siltäkin osin, mitä ei ole (vielä) kirjattu itse johtamissopimukseen. Mikäli toimintayksikön toimintaa tai sen kehittämissuunnitelmaa joudutaan sopimuksen tekemisen jälkeen muuttamaan syistä, jotka eivät olleet sopimuksen tekemisen yhteydessä tiedossa, esimerkiksi toimintaympäristössä tapahtuneiden muutosten vuoksi, on johtamissopimuksessa asetettuja pitkän tai lyhyen aikavälin tavoitteita tarkistettava. Luontevimmin se tapahtuu vuotuisten keskustelujen yhteydessä, mutta kiireellisessä tilanteessa säännönmukaisia keskusteluja odottamatta. Myöhempien vuosien vuositavoitteita saattaa myös olla tarkoituksenmukaista täsmentää. Johtamissopimus- ja tulospalkkiomenettelyn aikataulu tiivistetysti Johtamistehtävän sisältöä ja tavoitteenasetantaa koskevat strategiset keskustelut käydään ja sopimus tehdään Johtamissopimuksen vuosittaiset kehityskeskustelut ja vuositavoitteiden arviointi Kansliapäällikkö toimittaa arvioinnin tulokset ja tulospalkkioehdotuksensa valtiovarainministeriölle Valtiovarainministeriö käsittelee ehdotukset Tulospalkkio maksetaan Puolivuotiskeskustelut käydään tarvittaessa Aina uuteen johtamistehtävään määräämisen yhteydessä voidaan tehdä myös aiemmin tehtävään määrätyn johtajan kanssa Vuosittain huhtikuun puoliväliin mennessä Huhtikuun loppuun mennessä Kesäkuun puoliväliin mennessä Viimeistään heinäkuun palkanmaksun yhteydessä Esim. elo-syyskuussa tai tarpeen mukaan Johtamissopimuksen sisältö ja käytettävät lomakkeet Johtamissopimukseen kirjataan ainakin seuraavat asiat: sopimusosapuolet sopimuskausi toimintayksikön strategiset kehittämistavoitteet koko sopimuskauden ajalle sekä vuosittain arvioinnin periaatteet, menetelmät ja mahdolliset tunnusluvut. Johtamissopimuksen laadinnassa käytetään tämän muistion liitteinä olevia lomakkeita, joissa todetaan johtamisen lähtökohtatilanne ja kehittämistavoitteet sekä vuositavoitteiden onnistumisen arviointi. Nämä liitelomakkeet samoin kuin johtamissopimus ovat henkilökohtaista arviointia ja mahdollisia muita salassa pidettäviä asioita lukuun ottamatta julkisia.

4 4/5 Varsinaisen johtamissopimuksen mallilomake on liitteenä 1 (JS1). Sopimuksen liitelomakkeet 2 ja 3 ovat johtamisen tilannekuvaus (JS2) ja kehittämistavoitteet (KT). Johtamisen tilannekuvauksen mallilomake on apuväline, jota ei tarvitse käyttää, jos tilanneanalyysi voidaan tehdä toisinkin. Kehittämistavoitteita koskeva lomake tukee suunnitteluprosessia. Se on tärkeää täyttää tarkasti erityisesti ensimmäisen ja myöhemmin kulloinkin seuraavan vuoden tavoitteiden osalta ja riittävän tarkasti sopimuskauden muiden vuosien osalta niin, että se mahdollistaa riittävän strategisen suunnittelun ja visioinnin sopimuskaudelle. Johtajan onnistumisen arviointia varten on lomake 4 (JOA). Johtamissopimuksen mallilomake (JS1) Varsinainen johtamissopimuslomake sisältää neljä toimintayksikön johdon vastuulla olevaa kehittämisaluetta, johtaminen ja johtajuus, henkilöstö, palvelukyky ja laatu sekä tuottavuus. Varsinaisessa johtamissopimuslomakkeessa todetaan tiiviissä muodossa näiden vastuualueiden keskeinen sovittu sisältö ja koko sopimuskauden tavoite. Näitä täsmennetään kehittämistavoitteita koskevassa lomakkeessa niin, että erityisesti ensimmäisen ja kulloinkin seuraavan vuoden tavoitteet esitetään mahdollisimman täsmällisesti käyttäen hyväksi myös numeerisia mittareita. Palvelukykyä ja laatua sekä tuottavuutta koskevat osiot kytkeytyvät toiminnan vaikuttavuuteen ja tuloksellisuuteen yhdessä henkilöstön aikaansaannoskyvyn ja laadukkaan sekä vaikuttavuutta aikaansaavan johtamisen rinnalla. Kehittämistavoitteet on tarkoituksenmukaista eritellä kehittämisalueittain tilannekuvauksen jaottelun mukaisesti, siis erikseen johtamisen ja johtajuuden, henkilöstön, toimintayksikön palveluiden kehittämisen ja tuottavuuden kehittämisen osalta. Kehittämisalueita voidaan myös painottaa eri tavoin johtamistehtävästä ja tilanteesta riippuen. Esimerkkejä tavoitteista kehittämisalueittain: Johtaminen: yhteisestä missiosta, päämääristä ja toimintaperiaatteista sopiminen johtamisjärjestelmän kehittäminen oman johtamisen kehittäminen, innostava johtaminen ja esimiestyö onnistuminen seuraavan johtajaportaan valinnoissa organisaation aikaansaannoskyvyn parantaminen palautteen antaminen ja palkinta verkostojen ja sidosryhmien rakentaminen ja hyödyntäminen poikkihallinnollisen yhteistyön vahvistaminen Henkilöstö: töiden yleinen organisointi henkilöstön saatavuuden ja osaamisen varmistaminen (mm. henkilökiertoa/liikkuvuutta hyödyntäen) työhyvinvointi, työkyky ja motivaatio henkisten voimavarojen hallinta Palvelukyky: laatujärjestelmän käyttöönotto toimintaprosessien kehittäminen lainsäädännön laatu Tuottavuus: organisaation uudistaminen tietojärjestelmien kehittäminen ja hyödyntäminen toimintojen ulkoistaminen.

5 Johtamisen tilannekuvaus (JS2) 5/5 Kehyspäätös ja tulossopimus muodostavat perustan johtamissopimuksen laatimiselle ja siinä sovittaville toiminnan tavoitteille sekä käytettävissä oleville resursseille. Sopimuksen laadinnan lähtökohdaksi on tarpeen tunnistaa organisaation ajankohtainen tilanne johtamisen kannalta edellä kuvatulla tavalla voimassaoleva tulossopimus huomioon ottaen. Tilannekuvauksen laadinnassa voidaan hyödyntää myös johtamistehtävän edellisen haltijan kuulemista. Tilannekuvaukseen tulisi sisällyttää arviot: koko valtionhallintoa koskevista poikkihallinnollisista tavoitteista toimintayksikköä koskevilta osin koko hallinnonalan vaikuttavuustavoitteista ja rakenteellisista muutostarpeista pitemmällä tähtäimellä viraston nykytilasta ja yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta seuraavien osa-alueiden mukaan johtamisesta ja johtajuudesta henkilöstön osaamisesta, motivaatiosta ja hyvinvoinnista palvelukyvystä ja laadusta sekä tuottavuudesta Edellä todetun mukaisesti tilannekuvauslomaketta ei ole tarpeen täyttää, jos tilanneanalyysi on mahdollista tehdä muulla tavalla. Toimintayksikön kehittämistavoitteet ja painopisteet (KT) Johtamissopimuksen keskeisimmän osan muodostavat johtajan henkilökohtaiset tavoitteet toimintayksikön kehittämiseksi. Ne muodostavat myös sopimuksen toteutumisen arvioinnin perustan. Kehittämistavoitteet sovitaan johtamissopimuksen keston, siis viiden - seitsemän vuoden tähtäimellä ja em. tavalla varsinaista johtamissopimuslomaketta täydentäen erityisen tarkasti ensimmäisen ja kulloinkin seuraavan vuoden osalta ja riittävän tarkasti näitä seuraavien vuosien osalta niin, että se mahdollistaa toimintayksikön strategisen suunnittelun sopimuskaudella. Tavoitteet pilkotaan näin erikseen vuositavoitteiksi, jotta toteutumista on mahdollista seurata vuositasolla. Se tuo arvioijalle mahdollisuuden myös antaa palautetta ja puuttua mahdollisiin epäkohtiin jo varhaisessa vaiheessa sekä edellyttää tilanteen korjaamista. Vuositavoitteiden tulisi heijastua myös seuraavaan tulossopimukseen. Johtajan onnistumisen arviointi (JOA) JOA-lomake täytetään aina silloin, kun johtamissopimukseen on sovittu liittyvän tulospalkkioelementti. Muissa tapauksissa sitä voidaan käyttää johtajan onnistumisen arvioinnin tukena sen mukaan kuin kulloinkin katsotaan tarkoituksenmukaiseksi. Lomakkeeseen sisältyvät henkilökohtaista arviointia koskevat tiedot eivät ole julkisia. Päätöksen tulospalkkion maksamisesta tekee valtiovarainministeriö ao. ministeriön kansliapäällikön esityksen pohjalta. Johtamissopimus- ja tulospalkkiomenettely