JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Liite 1 Strategian kuvaaminen strategiakartan avulla

Transkriptio

1 JHS 179 ICT-palvelujen kehittäminen: Kokonaisarkkitehtuurin kehittäminen Liite 1 Strategian kuvaaminen strategiakartan avulla Versio: keskustelutilaisuusversio Julkaistu: Voimassaoloaika: toistaiseksi Sisällys 1 Strategiakartta johdon työvälineenä Strategiakartan rakentaminen Toimenpidekarttojen rakentaminen Yhdessä tekemällä Karttojen eri tasot ja suhteet Esimerkki strategiakartasta ja toimenpidekartoista Strategian seuranta ja arviointi Strategiakartta johdon työvälineenä Strategiakartta on johdon työkalu strategian toimeenpanon tehostamisessa. Strategiakarttaa ryhdytään laatimaan siinä vaiheessa, kun organisaatio on tehnyt toimintaympäristön analyysin toimintansa tilasta. Strategiakartta tiivistää strategian toimeenpanon kannalta olennaisimmat ja tärkeimmät asiat yhteen kuvaan. Se luo tavoitteiden ja toimenpiteiden välille suhteen. Visuaalinen kartta voi jäsentyä seuraavasti: strategian tavoitteiden ja painoalueiden mukaisesti tai tulosprisman tai tuloskortin näkökulmien mukaisesti. Strategiakartta voi sisältää organisaation ylemmältä tasolta määriteltyjä yhteisiä sekä organisaation omia tavoitteita. Karttaa voidaan käyttää johtamisen eri tasoilla esim. ministeriöistä virastojen yksiköihin ja henkilötasolle asti tai kuntatasolta toimialoilta henkilötasolle asti. Karttaa voidaan käyttää myös strategian toimeenpanon seurannan ja arvioinnin välineenä sekä viestinnän välineenä. Strategiakarttaa voi hyödyntää toiminnan eri tasojen välisen keskustelun ja tuloksen sopimisessa ja fokusoinnissa.ylemmän tason, esim. ministeriön strategiakartta toimii lähtökohtana ko. ohjattavan viraston tai tulosalueen oman kartan rakentamisessa. Samoin organisaation sisällä voidaan rakentaa polku päästrategian mukaisesta kartasta osastojen ja yksiköiden karttojen kautta aina työntekijän tasolle asti. Miten rakennat strategiakartan? Miten strategiakartta rakennetaan? Strategiakartta muodostuu varsinaisesta strategiakartasta ja sitä tarkentavista toimenpidekartoista. Tee ensin strategiakartta, johon valitset vision ja organisaatiosi tärkeimmät tavoitteet. Tästä kartasta voit tarkentaa toimenpidekarttoja, jotka kuvaavat kullekin tavoitteelle omat toimenpiteet. 1/6

2 2 Strategiakartan rakentaminen a) Näkökulmien ja käsitteiden valinta Tunnista ensin, mistä johtamisen näkökulmista strategiasi on rakennettu. Yleisesti valtionhallinnossa on lähtökohtana tulosprisma, kuntasektorilla on taas usein käytössä tuloskortti. Strategiakartan näkökulmat ovat: yhteiskunnallinen vaikuttavuus (kansalainen, asiakas) toiminnallinen tuloksellisuus (organisoituminen, prosessit, laatu) henkilöstö (osaaminen) sekä talous (rahat ja infra). Kuva 1 Strategiakartta Kunnissa voidaan käyttää esim. tuloskortin mukaista jaottelua, jossa yhtenä näkökulmana on asiakas, toisessa prosessit, kolmannessa osaaminen ja neljännessä talous. Valitse korkeintaan neljä päänäkökulmaa karttaasi, jotta kartan strategisuus voi olla riittävän onnistunut ja terävä. Pyri käyttämään sitä johtamis- ja strategiakäsitteistöä, mikä on organisaatiossasi valittu yhteiseksi tavaksi hahmottaa tulevaisuutta ja toimintaa. b) Tavoitteiden valinta Priorisoi ja tee valintoja kartan rakentamisessa. Kun olet valinnut tärkeimmät johtamisen näkökulmat karttaasi, valitse kuhunkin näkökulmaan vision mukaisesti tärkeimmät tavoitteet. Pyri, ettei tavoitteita olisi yli 6 kpl/näkökulma. Ajattele mitä tarvitset ja kuvaa vain mikä on tarpeellista ja tärkeää. Kyse on valinnoista ja priorisoinneista. Yleensä kartoissa kuvataan vain toiminnan muutoksen kannalta tärkeimmät tavoitteet. 3 Toimenpidekarttojen rakentaminen Jatka strategiakartan tarkentamista siten, että valitse ensimmäinen näkökulma ja sitä tukevat tavoitteet (esim. yhteiskunnallinen vaikuttavuus) ja valitse kullekin tavoitteelle sopiva toimenpide. Tee näin kaikille näkökulmille ja niiden tavoitteille ja kuvaa niille omat, tarkentavat toimenpidekartat. 2/6

3 4 Yhdessä tekemällä JUHTA - Julkisen hallinnon tietohallinnon neuvottelukunta Strategiakartan ja sitä tarkentavien toimenpidekarttojen tuottaminen on suositeltavaa tehdä yhdessä ja sitouttavasti eri organisaatiotasojen ja sidosryhmien kanssa. Tämän tukee strategian viemistä toimintaan ja helpottaa strategian tulkintaa toiminnan eri tasoilla. Jos strategiakarttaa tulevia tavoitteita ja toimenpiteitä ei pystytä kuvailemaan selkeästi ja ymmärrettävästi, voi syynä olla se, että valitut tavoitteet ja toimenpiteet eivät ole riittävän konkreettisia tai valitut tavoitteet ovat vääriä. Hyvä tapa testata tavoitteen onnistumista on se, että miten helposti valitulle tavoitteelle on löydettävissä sopivat toimenpiteet sen saavuttamiseksi. Strategiakarttojen rakentamisessa on hyvä ottaa huomioon ketkä osallistuvat strategian toteuttamiseen ja millä rooleilla. Erityisen tärkeää on, että päästrategiaan valitut yhteiset, poikkihallinnolliset tavoitteet näkyvät karttojen sisällöissä. 5 Karttojen eri tasot ja suhteet Strategiakarttojen laadinnan lähtökohtana valtionhallinnossa on hallitusohjelma ja ministeriön sekä virastojen yhteistyössä tekemä hallinnonalan strategia. Kunnissa tärkeää on ottaa huomioon kaupunkistrategia ja siitä johdetut ohjelmat. Nämä vaikuttavat siihen, miten kaupunkien ja kuntien hallintokunnat toteuttavat sovitut tavoitteet ja toimenpiteet. Kunkin ohjaustason (esim. hallitusohjelma, ministeriön hallinnonala ja virastot) tarkastelu yhtenäisenä ohjaus- ja johtamisketjuna yksilötasolle asti helpottaa strategian tulkintaa ja viestintää tasolta toiselle. Erityisesti nivelkohdat siirryttäessä alemmalle tasolla on pohdittava huolella. 6 Esimerkki strategiakartasta ja toimenpidekartoista Maistraatti on kuvannut strategiansa alla olevalla tavalla. Ylimpänä on visio, sen alle on kuvattu pidemmän ajan (vuoteen 2022 saakka) strategiset tavoitteet: yhteiskunnalliset vaikuttavuustavoitteet, toiminnan tuloksellisuus ja voimavarat. Strategisten tavoitteiden lisäksi on kuvattu lyhyemmän ajan (vuoteen 2019) tavoitteita. 3/6

4 Kuva 2 Esimerkki maistraatin strategiakartasta Strategisten tavoitteiden ja tavoitteiden alle on kuvattu lyhyemmän ajan toimenpiteet. Kuva 3 Esimerkki maistraatin strategisesta tavoitteesta yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja siihen liittyvistä toimenpiteistä 4/6

5 Kuva 4 Esimerkki maistraatin strategisesta tavoitteesta toiminnallinen tuloksellisuus ja siihen liittyvistä toimenpiteistä Kuva 5 Esimerkki maistraatin strategisesta tavoitteesta voimavarat ja siihen liittyvistä toimenpiteistä 5/6

6 7 Strategian seuranta ja arviointi Kun organisaation strategia(-kartta) on hyväksytty, valitaan kullekin tärkeimmälle strategiselle tavoitteelle oma mittari. Mittarien kautta strategian toimeenpanoa seurataan ja ohjataan. Mittareista pyritään valitsemaan vain ne keskeisimmät, jotka kuvaavat parhaiten asetetun tavoitteen ja toimenpiteet toteutumista. Strategian seurannan välineenä voidaan käyttää myös liikennevalo-arviointia, jossa kukin valittu tavoite ja toimenpide arvioidaan liikennevalojen mukaisesti. 6/6