0 Perusmateriaali. 0:2 Kuvaus Oamkin laadunvarmistusjärjestelmästä sekä järjestelmän kytkeytymisestä. 0:4 Laadunvarmistusjärjestelmän kehityshistoria

Transkriptio

1 0 PERUSAINEISTO

2 0 Perusmateriaali SISÄLLYS 0:1 Oulun seudun ammattikorkeakoulu (Oamk) 0:2 Kuvaus Oamkin laadunvarmistusjärjestelmästä sekä järjestelmän kytkeytymisestä toiminnanohjaukseen 0:3 Laatukäsikirja 0:4 Laadunvarmistusjärjestelmän kehityshistoria 0:5 SWOT Oamkin laadunvarmistusjärjestelmästä 0:6 Yhteenveto laadunvarmistusjärjestelmän perusteella havaituista keskeisistä kehittämiskohteista ja käynnistetyistä / toteutetuista toimenpiteistä

3 PERUSMATERIAALI 0:1 Oulun seudun ammattikorkeakoulu (Oamk) Oulun seudun ammattikorkeakoulu (Oamk) on Pohjois- Suomen suurin ja monialaisin ammattikorkeakoulu. Oamkissa työskentelee 886 eri alojen osaajaa (opetushenkilöstöä 536 ja tukipalveluhenkilöstöä 350). Tutkinto- opiskelijoita oli yhteensä Oamkin budjetin loppusumma oli 69 miljoonaa vuonna 2011.Oamkin ylläpitäjänä toimii Oulun seudun koulutuskuntayhtymä (OSEKK), jonka toimialat ovat ammattikorkeakoulu (Oamk), ammattiopisto (OSAO) ja kuntayhtymäpalvelut (KYP). Oamkissa on kuusi yksikköä: Tekniikan yksikkö, Sosiaali- ja terveysalan yksikkö, Liiketalouden yksikkö, Kulttuurialan yksikkö, Luonnonvara-alan yksikkö sekä Ammatillinen opettajakorkeakoulu. Oamk toimii pääosin Oulussa, sivukampukset ovat Oulaisissa (sosiaali- ja terveysala) ja Raahessa (tekniikka ja liiketalous). Hallinto toimii rehtorin toimistossa. Yksiköiden toimintaa ohjataan prosessien kautta. Strategiset ohjaus- ja johtamisprosessien avulla varmistetaan toiminnan tehokkuus ja systemaattisuus (kuva1). Ydinprosesseja ovat Opetus ja oppiminen sekä Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta. Tukiprosesseihin kuuluvat Viestintä, Tietohallintoja IT-palvelut sekä Kirjasto ja tietopalvelut. Prosessien avulla tapahtuva toiminnanohjaus on esitelty perusmateriaalissa (0:2) ja yksittäiset prosessit kohteiden alla (NÄYTÖT 1: 1, 2 a, 2 b, 2d: 1, 2d: 3 ja 2d: 5). Opiskelijamäärältään Oamk on maan viidenneksi suurin ja hakijamäärältään neljänneksi suosituin. Oamkissa on 27 suomenkielistä ja kolme englanninkielistä ammattikorkeakoulututkintoon johtavaa koulutusohjelmaa sekä kahdeksan suomenkielistä ja kaksi englanninkielistä ylempään ammattikorkeakoulututkintoon johtavaa koulutusohjelmaa. Ammattikorkeakoulussa toimii yksi Suomen viidestä ammatillisesta opettajakorkeakouluista. Nuorten tutkintoon johtavan koulutuksen aloituspaikat (1 490) jakautuivat yksiköittäin kuvan 2 mukaisesti. Vuoden 2010 tilastoinnin mukaan 80 % uusista opiskelijoista tulee entisen Oulun läänin alueelta. Oululaisten osuus on 48 %. Lapista on peräisin 9 % ja muualta maasta 11 % opiskelupaikan vastaanottaneista. Vuoden 2010 sijoittumisselvityksen (kuva 3) mukaan tutkinnon suorittaneista 79 % jää Pohjois-Pohjanmaalle. Pohjois- Suomeen sijoittuu jopa 85 %. Etelän suuriin kaupunkeihin sijoittuu 12 % tutkinnon suorittaneista. Loput sijoittuvat suhteellisen tasaisesti kaikkiin muihin maakuntiin. Ammattikorkeakoululaki Opetus- ja kulttuuriministeriön ja ammattikorkeakoulun välinen sopimus Kuntayhtymästrategia Oulun seudun ammattikorkeakoulun strategia Strategiset ohjausja johtamisprosessit Viestintä Tietohallinto- ja IT-palvelut Tehtävä Opetus ja oppiminen Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta Osaaminen ja hyvinvointi Kirjasto- ja tietopalvelut Kehittämispalaute Kuva 1. Oamkin prosessikartta

4 Kuva 2. Aloituspaikat (nuorten tutkintoon johtava koulutus) aloittain vuonna 2011, yhteensä valm., % 2009 valm., % Oulun seutu Hki-Tre-Tku-Jkylä 12 9 Raahen seutu 7 6 Oulun Eteläinen 5 5 Lappi 3 4 Itä-Suomi 3 1 Vaasa-Seinäjoki 2 3 Koillismaa 2 1 Kainuu 2 2 Ulkomaat 1,5 0,7 Pohjois-Pohjanmaa Pohjois-Suomi Muu maa Kuva 3. Oulun seudun ammattikorkeakoulussa tutkinnon suorittaneiden asuinpaikat 2010: 2005 (N=1003) ja 2009 (N=1082) valmistuneet.

5 PERUSMATERIAALI 0:2 Kuvaus Oamkin laadunvarmistusjärjestelmästä sekä järjestelmän kytkeytymisestä toiminnanohjaukseen Oamkin laadunvarmistusjärjestelmä (kuva 1) kattaa ammattikorkeakoulun koko toiminnan, tuottaa toiminnan parantamisen kannalta tarkoituksenmukaista tietoa ja palvelee jatkuvaa kehittämistä ja johtamista. Oamkissa laadunvarmistusjärjestelmällä tarkoitetaan menettelytapoja ja prosesseja, joiden avulla ylläpidetään ja kehitetään toiminnan laatua sekä toteutetaan strategiaa. Resurssina toimivat tarpeelliset tietojärjestelmät ja korkeakouluyhteisön jäsenet ovat keskeisiä toteuttajia. PDCA-sykli eli Oamkin laatuleipä pyörähtää prosessien sisällä ja varmistaa tulokseksi osaamista ja hyvinvointia alueelle. Laadunvarmistusjärjestelmä toimii samalla toiminnanohjausjärjestelmänä. Järjestelmä todentuu prosesseittain järjestetyssä henkilöstöintra Heimossa ( Laadunvarmistusjärjestelmän toimivuutta Oamkin tasolla ja yksiköissä arvioidaan strategisiin ohjaus- ja johtamisprosesseihin liittyvässä johdonkatselmuksessa (ks. NÄYTTÖ 6:2), joka pidetään ammattikorkeakoulussa keväisin. Joka toinen vuosi toteutetaan sisäinen auditointi (ks. NÄYTTÖ 6:1) henkilöstön, opiskelijoiden ja sidosryhmien yhteistyönä. Työyhteisön tilaa ja suorituskykyä seurataan säännöllisten kehityskeskustelujen, työolobarometrien ja riskikartoitusten avulla (ks. NÄYTTÖ 2e:1). Havaittujen kehittämistarpeiden osalta arvioidaan myös järjestelmän muutostarvetta. Laadunvarmistusjärjestelmää on lisäksi kehitetty palautteen perusteella ja kehittämistoimet on käyty läpi Oamkin laadunvarmistus- ja laatukoordinaattoreiden työryhmissä. Laatupolitiikka Laadunvarmistuksen perustana on Oamkin laatupolitiikka sekä siihen kytköksissä oleva strategia 2015 Osaamisella hyvinvointiin. Laadukas toiminta on Oamkin kilpailutekijä. Laadukas toiminta tarkoittaa Oamkissa hyvin tehtyä jokapäiväistä työtä. Johtajien ja koko muun ammattikorkeakouluyhteisön sitoutuminen ja osallistuminen ovat laadunvarmistuksen onnistumisen tärkein edellytys. Ammattikorkeakoulussa edistetään laatukulttuuria ja laatuun liittyvää osaamista, kehitetään itsearviointia ja osallistutaan ulkoisiin arviointeihin. Oamkin laatukäsityksen mukaan hyvät tulokset saavutetaan, kun ammattikorkeakoulun toimintaa suunnitellaan, seurataan, arvioidaan ja kehitetään systemaattisesti. Dokumen- Kuva 1. Oamkin laadunvarmistusjärjestelmä

6 tointi on keskeinen osa laadunvarmistusta. Tämä jatkuvan parantamisen kehä on kuvattu Oamkissa laatuleipänä (kuva 2). Laatu, kuten leipä, kuuluu jokaisen korkeakouluyhteisön jäsenen arkeen. Oamkin intraperheeseen kuuluu myös alumni-intra Aimo, joka toimii alumnien yhteisenä viestintävälineenä; intrassa on alumniyhdistyksen jäsenten esittelyt sekä ajankohtaista asiaa yhdistyksen toiminnasta (ks. NÄYTTÖ 4:6). Dokumentointi Kytkeytyminen toiminnanohjaukseen Oamkin laadunvarmistusjärjestelmä todentuu henkilöstöintra Heimossa (ks. NÄYTTÖ 7:1). Heimon sisältö on jäsennelty prosesseittain, ja se on ensisijainen laatudokumenttien käyttö- ja säilytyspaikka. Sieltä löytyy ajantasainen dokumentointi, kuten prosessikuvaukset, niihin liittyvät asiakirjat sekä seurantaan liittyvät tunnusluvut. Laadunvarmistukseen liittyvä materiaali on siis helposti kaikkien saatavilla. Laadunvarmistusjärjestelmän ja toiminnanohjauksen dokumentointi intraan takaa sen, että Oamkin järjestelmäkokonaisuus tulee tutuksi kaikille henkilöstön jäsenille. Opiskelijaintra Oivassa (ks. NÄYTTÖ 7:1) on opiskelun kannalta tärkeät laatudokumentit. Opiskelijaintrassa käytetään opiskelijan osaamisen kehittymisen näkökulmaa: opiskelijaintra on kattava oppimisportaali, jossa on työvälineitä ja erilaisia tiedotus-, neuvonta- ja ohjauspalveluita. Oiva toimii myös opettajien jokapäiväisenä työvälineenä ja palautekanavana opintojaksokohtaisine oppimisympäristöineen. Oamkissa toiminnanohjausjärjestelmä toimii samalla laadunvarmistusjärjestelmänä. Ylläpitäjänä toimii Oulun seudun koulutuskuntayhtymä (OSEKK), joka mm. hyväksyy ammattikorkeakoulun johtosäännön. Ammattikorkeakoululla on oma hallitus, joka mm. hyväksyy ammattikorkeakoulun sisäistä hallintoa koskevat säännöt. Linjaorganisaatio saa toimivaltansa ylläpitäjän delegoinnin ja ammattikorkeakoululainsäädännön perusteella. Toiminnanohjaus noudattaa matriisimallia eli yksiköiden toimintaa ohjataan toiminnanohjaus-, ydin- ja tukiprosessien kautta (kuva 3). Toiminnanohjauksen kytkeytyminen laadunvarmistukseen on varmistettu yhteisellä tietovarastolla, joka sijaitsee henkilöstöintra Heimossa. Tämä Oamkin tarpeisiin suunniteltu ja itse kehitetty järjestelmä on jäsennelty prosesseittain. Prosessien sisällä navigaatio tapahtuu PDCA-syklin eli laatuleivän Laatuleipäresepti Raaka-aineet: 1 osa suunnittelua 1 osa toteutusta 1 osa seurantaa 1 osa arviointia 1. Suunnittele leipä huolella. Käytä apuna laadun reseptikirjaa. 2. Vaivaa raaka-aineet taikinaksi. 3. Lisää sopivasti dokumentointia ja kehittämistä. 4. Anna taikinan kohota yön yli. 5. Valitse parhaat välineet toteutusta varten. 6. Pyöritä taikinasta laatuleipiä. 7. Paista leivät kypsäksi. Tarkista paistoaika vuosikellosta. 8. Seuraa paistumista. Varo etteivät leivät pala. 9. Maistele lopputulosta ja mieti, miten voisit kehittää leivän makua. Kuva 2. Oamkin laatuleipäresepti

7 mukaisesti. Heimosta löytyvät prosessikuvaukset, prosesseihin liittyvät toiminnot ja tehtävät vastuuhenkilöineen ja ajankohtineen sekä seurantaan liittyvät tunnusluvut ajantasaisine toteumatietoineen. Heimo toimii lisäksi henkilöstön sähköisenä työpöytänä, joka sisältää ajantasaiset tiedot ja toimivat linkitykset. Se mukautuu kunkin henkilön työtehtävään ja sitä voi jokainen personoida henkilökohtaisten intressien mukaisesti. Hakupalvelun taustalla on Mini-Google-tekniikka ja se mahdollistaa tehokkaan tietojen hakemisen. OSEKK Amk-hallitus Yksikönjohtajat Rehtorin toimisto Amok Asko Karjalainen Kultt Riitta Tötterström Liike Päivi Vesala Luova Jukka Tikkanen vs. Sote Kari Virolainen Tekn Jyrki Laitinen vs. Rehtori Jouko Paaso Strateginen ohjaus ja johtaminen Vararehtori Risto Kimari Ydinprosessien omistajat Anne Anttinen Irene Isohanni Tukiprosessien omistajat Minna Koistinen Timo Remes Anne-Maria Haapala Opetus ja oppiminen Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta Tukiprosessit Kirjasto- ja tietopalvelut Tietohallinto- ja IT-palvelut Viestintä Kuva 3. Toiminnanohjaus Oamkissa mukailee matriisimallia.

8 PERUSMATERIAALI 0: 3 Laatukäsikirja Laatukäsikirja sijaitsee henkilöstöintra Heimossa sähköisenä. Se on kopioitu tähän materiaaliin mukaan paperiversioksi (Heimo: Toiminnanohjaus > Laadunvarmistus > Laatukäsikirja). Ammattikorkeakoulun hallitus merkitsi tiedoksi laatukäsikirjan kokouksessaan Laadunvarmistus Laadunvarmistustyön tavoitteena on korkeakoulun toiminnan ja tulosten jatkuva parantaminen koko henkilöstön ja opiskelijoiden voimin. Työllä tavoitellaan myös laatutietoisuuden lisääntymistä. Laadunvarmistustyö pohjautuu ammattikorkeakoulun visioon, arvoihin ja strategisiin päämääriin. Strategiaa toteutetaan prosesseissa päätettyjen menettelytapojen mukaisesti. Toimintaa suunnitellaan, seurataan, arvioidaan ja kehitetään systemaattisesti. Laadunvarmistusjärjestelmän kehittäminen nykyisen mallin mukaiseksi alkoi vuonna Laadunvarmistustyötä on tehty tätä aiemmin toimintaa suunnittelemalla, seuraamalla, arvioimalla ja kehittämällä. (Kuva 1.) Tämä laatukäsikirja on kuvaus siitä, mistä asioista Oulun seudun ammattikorkeakoulun (Oamk) laadunvarmistusjärjestelmä rakentuu, mikä on ammattikorkeakoulun laatukäsitys ja -politiikka ja miten laadunvarmistamiseen vaikuttavat seikat on dokumentoitu. Oamkin laatukäsitteistö on liitteenä. Laatukäsikirja on koko ammattikorkeakoulun yhteinen. Laatukäsikirjaa täydentävät Toiminnanohjaus Oulun seudun ammattikorkeakoulussa, rehtorin päätös ja Strategisten ohjaus- ja johtamisprosessien sekä tukiprosessien kuvaaminen ja toimintamalli, rehtorin päätös , 546 Tutkimus- ja kehitystyön -prosessin kuvaaminen, rehtorin päätös ja Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotyön ydinprosessien osaprosesseista, rehtorin päätös Opetus ja oppiminen -prosessin kuvaaminen, rehtorin päätös Laatukäsikirjaa on käsitelty rehtorin toimiston laatukokouksessa ja , Oamkin laatukoordinaattoreiden kokouksessa ja , opintoasioiden Toiminnan kehittäminen jatkuu LAADUN PORTAAT Yksiköiden tarkennukset prosesseihin Navigaattori-järjestelmä linkitykset koulutusohjelmatason seurantaa varten yhteenvetonäkymät TTS-suunnittelupohjat KS-pohjat oamk.fi 2011 Oamk-strategia T&k-strategia Toiminnan suunnittelua, seurantaa, arviointia ja kehittämistä (käyttösuunnitelmat, tilastot, t&k-tosu, t&k-toke...) Laatuprojekti Yksiköissä laatutyötä 2005 Opetus ja oppiminen aloittaa prosessien kuvaamisen uudella mallilla Tki-työn prosessikuvaukset Laatukoulutukset alkavat Yleinen opiskelijapalautekysely Tukiprosessien kuvaukset Strategisten ohjaus- ja johtamisprosessien kuvaukset Prosessien arviointisuunnitelmat Rehtorin toimisto: laatukoordinaattorit laaturyhmä Henkilöstöintran uudistus alkaa Prosessikarttakuva Tietojärjestelmien kehittämistä Strategian päivittäminen Tunnuslukutietokannan tekeminen alkaa 2008 Matriisimalli toiminnanohjaukseen Ydinprosessien kehittämissuunnitelmat Henkilöstöintra käyttöön Opiskelijaintran uudistus alkaa Yksiköihin: laatukoordinaattorit laaturyhmät Laatuympyräkuva Tunnuslukutietokanta käyttöön Oamkin laatukäsikirja 2010 Strategia 2015 Kehittämissuunnitelma Strategiauudistus Laadunvarmistusjärjestelmäkuva Johdonkatselmukset alkavat Alumni-intra Laatuleipurikonsepti Sisäinen auditointi I Suomenkielinen opiskelijaintra Sisäinen auditointi II Opiskelijan laatureseptikirja Oamkilaisen opas Henkilöstön laatuopas Englanninkielinen opiskelijaintra Yhtenäinen opintojaksopalaute Opintojen etenemisen seuranta ryhmätasolla intraan www-sivu-uudistus Ulkoinen auditointi DOKUMENTOINNIN KEHITTÄMINEN HENKILÖSTÖ, OPISKELIJAT JA SIDOSRYHMÄT LAATUTYÖHÖN Kuva 1. Laadunvarmistustyön eteneminen Oamkissa.

9 työryhmässä ja tutkimus- ja kehitystyön laatutiimissä sekä yksikönjohtajien kokouksessa Laatukäsikirja on merkitty tiedoksi ammattikorkeakoulun hallituksessa Tämän jälkeen laatukäsikirjan sisältöjä on päivitetty tarpeen mukaan Toiminnanohjaus Oamkissa Rehtori vastaa toiminnan ohjauksesta ja laadunvarmistusjärjestelmästä ammattikorkeakoulussa. Vararehtori koordinoi laadunvarmistustyötä Oamkin tasolla. Heidän tukenaan toimivat rehtorin toimiston laatukoordinaattorit sekä laadunvarmistustyöryhmä, johon kuuluvat laatukoordinaattoreiden lisäksi ydin- ja tukiprosessien omistajat Oamkin tasolla. toimivat yksikön laatukoordinaattori sekä yksikön laadunvarmistustyöryhmä, johon kuuluvat laatukoordinaattorin lisäksi prosessinomistajat yksiköissä sekä ympäristövastaava. Yksiköiden toimintaa ohjataan matriisimallin mukaisesti prosessien kautta. Yksikön prosessinomistaja huolehtii siitä, että yksiköissä toimitaan Oamkissa sovittujen linjausten mukaisesti. Yksiköissä toimintaa kehitetään johtotiimien lisäksi esimerkiksi laadunvarmistustyöryhmissä, tutkimus- ja kehitystyön tiimeissä ja koulutusohjelmatiimeissä. Oamkin toiminnanohjausmalli varmistaa laadunvarmistustyön nivoutumisen johtamiseen (kuva 2). Oamkin koko henkilökunta, opiskelijat sekä ulkoisten sidosryhmien edustajat osallistuvat laadunvarmistustyöhön. Kuva 2. Toiminnanohjauksen organisointimalli Oamkissa. Laadunvarmistuksen linjaukset sovitaan sovitaan Oamkin laadunvarmistus työryhmässä, josta asiat viedään käsiteltäväksi yksikönjohtajien ja laatukoordinaattoreiden työryhmän kokouksiin. Keskeiset laadunvarmistukseen liittyvät asiat käsitellään ammattikorkeakoulun hallituksessa. Ydin- ja tukiprosessien omistajat vastaavat prosessinsa laadunvarmistuksesta koko Oamkissa. He toimivat oman prosessinsa työryhmän puheenjohtajina. Prosessien työryhmiin kuuluu vastaavan prosessin omistaja jokaisesta yksiköstä. Yksikönjohtaja vastaa siitä, että yksikön laadunvarmistustyö etenee Oamkin linjausten mukaisesti. Hänen tukenaan Henkilöstö vastaa oman tehtäväalueensa toiminnan laadun kehittämisestä osana normaalia työtä kehityskeskusteluissa sovittavien periaatteiden mukaisesti. Tärkeimmät sidosryhmät on määritelty syksyllä 2010 laadunvarmistustyöryhmässä strategian linjausten mukaisesti. Samalla on määritelty myös niiden rooli ja osallistuminen laadunvarmistustyöhön. Opiskelijat osallistuvat laadunvarmistukseen strategisten ohjaus- ja johtamisprosessien, ydin- ja tukiprosessien sekä laatukoordinaattorien työryhmissä. Opiskelijoita on jäseninä jokaisessa koulutusohjelmatiimissä. Lisäksi opiskelijat anta-

10 vat säännöllisesti palautetta yleisen opiskelijapalautekyselyn ja opintojaksoilta kerättävän oppimispalautteen keinoin. Opiskelijakunta OSAKOn kautta opiskelijat ovat mukana myös laadunvarmistusjärjestelmän jatkuvassa kehitystyössä Prosessit Ammattikorkeakoulun ydinprosesseja ovat opetus ja oppiminen sekä tutkimus- ja kehitystyö. Tukiprosesseja ovat viestintä, tietohallinto ja IT-palvelut sekä kirjasto- ja tietopalvelut, minkä lisäksi strategiset ohjaus- ja johtamisprosessit ohjaavat kaikkien prosessien toimintaa. (Kuva 3.) 2. Laadunvarmistusjärjestelmä Laadunvarmistusjärjestelmä kattaa ammattikorkeakoulun koko toiminnan, tuottaa toiminnan parantamisen kannalta tarkoituksenmukaista tietoa ja palvelee jatkuvaa kehittämistä ja johtamista. Oamkissa laadunvarmistusjärjestelmällä tarkoitetaan menettelytapoja ja prosesseja, joiden avulla ylläpidetään ja kehitetään toiminnan laatua sekä toteutetaan strategiaa (kuva 4). Laadunvarmistusjärjestelmä toimii toiminnanohjausjärjestelmänä. Järjestelmä todentuu henkilöstöintrassa. LAADUSSA ON HYVÄ PAISTATELLA Ammattikorkeakoululaki Opetus- ja kulttuuriministeriön ja ammattikorkeakoulun välinen sopimus Kuntayhtymästrategia Oulun seudun ammattikorkeakoulun strategia Strategiset ohjausja johtamisprosessit Viestintä Tietohallinto- ja IT-palvelut Strategia Laatupolitiikka Linjaukset ja ohjeet oamk.fi Suunnittelu Toteutus Arviointi Dokumentointi Seuranta Tehtävä Opetus ja oppiminen Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta Kirjasto- ja tietopalvelut Osaaminen ja hyvinvointi Resurssit Korkeakouluyhteisö: henkilöstö, opiskelijat; sidosryhmät Intranetit, tietojärjestelmät, tietokannat Prosessit Strateginen ohjaus ja johtaminen Opetus ja oppiminen Tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta Viestintä, Tietohallinto ja ITpalvelut, Kirjasto ja tietopalvelut Kehittämispalaute Osaaminen ja hyvinvointi Kuva 3. Oamkin prosessikartta. Strategisia ohjaus- ja johtamisprosesseja johtaa rehtori. Opetuksen ja oppimisen ydinprosessia johtaa opintoasioiden johtaja ja tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoimintaa tutkimusja kehitysjohtaja. Viestinnän tukiprosessia johtaa viestintäpäällikkö, kirjasto ja tietopalvelut -tukiprosessia kirjaston johtaja sekä tietohallinto ja IT-palvelut tukiprosessia IT-johtaja. Prosessit jakautuvat osaprosesseihin. Prosessinomistaja vastaa oman prosessinsa toiminnasta ja kehittämisestä. Prosesseja suunnitellaan prosessinomistajien johdolla. Prosesseja toteutetaan intrassa olevien kuvausten mukaisesti, niitä arvioidaan arviointisuunnitelman mukaisesti ja kehitetään arvioinnin pohjalta. Strategiassa asetettuihin tavoitteisiin pyritään konkretisoimalla välitavoitteet vuositason toimintasuunnitelmassa. Prosessien kehittämisestä ja tavoitteiden saavuttamisesta raportoidaan muun muassa osavuosikatsausten ja toimintakertomusten kautta Laatupolitiikka Laadukas toiminta on Oamkin kilpailutekijä. Laadukas toiminta tarkoittaa Oamkissa hyvin tehtyä jokapäiväistä työtä. Johtajien ja koko muun ammattikorkeakouluyhteisön sitoutuminen ja osallistuminen ovat laadunvarmistuksen onnistumisen tärkein edellytys. Ammattikorkeakoulussa edistetään laatukulttuuria ja laatuun liittyvää osaamista, kehitetään itsearviointia ja osallistutaan ulkoisiin arviointeihin. Oamkin laatukäsityksen mukaan hyvät tulokset saavutetaan, kun ammattikorkeakoulun toimintaa suunnitellaan, seurataan, arvioidaan ja kehitetään systemaattisesti. Dokumentointi on keskeinen osa laadunvarmistusta. Kuva 4. Oamkin laadunvarmistusjärjestelmää havainnollistetaan leipomo-kuvalla. Hyvät tulokset saavutetaan, kun ammattikorkeakoulun toimintaa suunnitellaan, seurataan, arvioidaan ja kehitetään systemaattisesti. Dokumentointi on keskeinen osa laadunvarmistusta. Tämä jatkuvan parantamisen kehä on kuvattu Oamkissa laatuleipänä. Laatu, kuten leipä, kuuluu jokaisen korkeakouluyhteisön jäsenen arkeen. Laadunvarmistusjärjestelmän toimivuutta Oamkin tasolla ja yksiköissä arvioidaan strategisiin ohjaus- ja johtamisprosesseihin liittyvässä johdonkatselmuksessa, joka pidetään ammattikorkeakoulussa keväisin. Joka toinen vuosi toteutetaan sisäinen auditointi henkilöstön, opiskelijoiden ja sidosryhmien yhteistyönä Suunnittelu Ammattikorkeakoulun toiminta ja laadunvarmistustyö perustuvat strategiaan, johon on kirjattu Oamkin missio, visio, arvot ja toimintaperiaatteet, profiili ja painoalat sekä strategiset päämäärät ja toimenpidekokonaisuudet. Strategiassa on huomioitu Opetus- ja kulttuuriministeriön ja ammattikorkeakoulun välinen sopimus ja Oulun seudun koulutuskuntayhtymän strategia. Toimintaa ohjaa myös ylläpitäjän henkilöstöstrategia. Oamkin strategiaa tarkennetaan kehittämissuunnitelmassa, joka laaditaan strategiakaudeksi ja jota päivitetään tarvittaessa kehittämistoimenpiteiden arvioinnin yhteydessä. Prosessit tekevät vuosittain toimintasuunnitelman, joka sisältää strategian toteutumisen seurannan kannalta keskeiset mittarit ja kehittämiskohteet. Suunnittelu-osioon kuuluvat prosesseittain ainakin seuraavat asiakirjat:

11 Strategiset ohjaus- ja johtamisprosessit: Opetus- ja kulttuuriministeriön ja ammattikorkeakoulun välinen sopimus (Tavoitesopimus) Oamkin strategia Kehittämissuunnitelma Henkilöstöstrategia Toiminta- ja taloussuunnitelma (TTS) Ydin- ja tukiprosessit: Toimintasuunnitelmat 2.2. Toteutus Oamkin toiminnan kannalta on olennaisen tärkeää, että organisaation kaikki jäsenet tietävät, miten vastuut jakautuvat ja tuntevat menettelytavat. Toimintaa ohjaavat erilaiset ohjeet, päätökset ja säännöt, jotka löytyvät kootusti henkilöstöintrasta. Prosessikuvauksista käy ilmi prosessin keskeiset tiedot, esimerkiksi tavoitteet ja tarkoitus sekä prosessin toteutus, kuten toiminnot ja tehtävät, niiden vastuutahot (rehtorin toimisto, yksikkö), aikataulut ja prosessien toimijat. Toteutus-osioon kuuluvat prosesseittain ainakin seuraavat asiakirjat: Strategiset ohjaus- ja johtamisprosessit: Toiminnanohjaus Oamkissa Ohjeet, päätökset ja säännöt Prosessikuvaukset Ydin- ja tukiprosessit: Prosessikuvaukset Ohjeet ja oppaat 2.3. Seuranta Prosessien mittareita on mahdollista seurata henkilöstöintranetissa prosessien seuranta-välilehdillä. Seurantatiedot tulevat kuntayhtymän yhteisestä Navigaattorista ja Oamkin tunnuslukutietokannasta. Ajantasaiset mittaustulokset ja niiden sen hetkinen toteutuminen ovat jokaisen henkilöstön jäsenen nähtävillä. Tunnusluvuista raportoidaan amk-hallituksessa, yksiköiden johtajien kokouksissa ja prosessien työryhmissä. Ammattikorkeakoulu raportoi ylläpitäjälle toiminnan tuloksista osavuosikatsauksilla. Seuranta-osioon kuuluvat prosesseittain ainakin seuraavat asiakirjat: Strategiset ohjaus- ja johtamisprosessit: Tunnuslukujen seuranta amk-hallituksessa, yksiköiden johtajien kokouksessa ja yksikön johtoryhmässä (kokousmuistiot) Osavuosikatsaukset Ydin- ja tukiprosessit: Prosessin keskeisten kehittämiskohteiden seuranta amkhallituksessa, yksikönjohtajien ja prosessien työryhmissä (kokousmuistiot) Osavuosikatsaukset 2.4. Arviointi Oamkin toimintaa ja laadunvarmistusjärjestelmän toimivuutta arvioidaan vuosittain yksiköittäin toteutettavissa johdonkatselmuksissa ja joka toinen vuosi sisäisissä auditoinneissa. Johdonkatselmuksissa sovitaan myös sisäisten auditointien tulosten pohjalta nousseet keskeiset kehittämiskohteet. Johdonkatselmukset raportoidaan ammattikorkeakoulun johdolle ja hallitukselle. Yksilötasolla arviointi tapahtuu kehityskeskusteluissa. Ylläpitäjälle ammattikorkeakoulu arvioi toimintaansa toimintakertomuksessa. Toiminnan laadusta viestitään ammattikorkeakouluyhteisölle, potentiaalisille hakijoille ja sidosryhmille. Arviointi-osioon kuuluvat prosesseittain ainakin seuraavat asiakirjat: Strategiset ohjaus- ja johtamisprosessit: Prosessin arviointisuunnitelma Johdonkatselmuksen raportti Kehityskeskustelut (esimies alainen -arvio) Toimintakertomus ja tilinpäätös Ydin- ja tukiprosessit: Prosessien arviointisuunnitelmat (ydinprosessit) Toimintakertomus 2.5. Dokumentointi Henkilökunnan intranetin sisältö on jäsennelty prosesseittain. Intranet on ensisijainen laatudokumenttien käyttö- ja säilytyspaikka. Sieltä löytyy ajantasainen dokumentointi, kuten prosessikuvaukset, niihin liittyvät asiakirjat sekä seurantaan liittyvät tunnusluvut. Opiskelijaintrassa on opiskelun kannalta tärkeät laatudokumentit. Opiskelijaintrassa käytetään opiskelijan osaamisen kehittymisen näkökulmaa: opiskelijaintra on kattava oppimisportaali, jossa on työvälineitä ja erilaisia tiedotus-, neuvontaja ohjauspalveluita. LIITTEET LIITE 1. Käsitteet

12 PERUSMATERIAALI 0: 3, LIITE 1. Käsitteet Käsite Alaprosessi Ammattikorkeakouluyhteisö Arviointi Asiakas Määritelmä Jos laaja prosessi on tarvetta jakaa toimintojen sijasta suppeampiin prosessikokonaisuuksiin, käytetään Oamkissa käsitettä osaprosessi. Jos osaprosessi on tarvetta jakaa suppeampiin prosessikokonaisuuksiin, käytetään käsitettä alaprosessi. Lähde: Laamanen - Tinnilä 2002 Ammattikorkeakouluyhteisön muodostavat Oamkin henkilöstö ja opiskelijat. Lähde: Ks. amk-laki 3 Arviointi on systemaattista arvon määrittämistä ja esiin nostamista tai tavoitteisiin vertaamista ja suorituksen mittaamista suhteessa asetettuihin kriteereihin. Arviointi ymmärretään prosessina, jonka tavoitteena on kehittämistarpeiden ja -ehdotusten esiin nostaminen. Oamkissa sovelletaan kehittävän arvioinnin periaatetta. Lähde: Korkeakoulujen arviointineuvosto Asiakas on taho, jonka tarpeita organisaatio pyrkii toiminnallaan tyydyttämään. Asiakas on yksi organisaation sidosryhmistä. Ammattikorkeakoulun ulkoisia asiakkaita ovat muun muassa: potentiaaliset opiskelijat, yritykset ja organisaatiot sekä yhteiskunta Ammattikorkeakoulun sisäisiä asiakkaita ovat: henkilöstö, opiskelijat ja yksiköt. Soveltaen yksikönjohtajat, Laamanen-Tinnilä 2002 Auditointi Benchmarking Itsearviointi Johdonkatselmus Auditointi tarkoittaa riippumatonta ulkopuolista arviointia, jossa selvitetään, onko laadunvarmistusjärjestelmä tavoitteiden mukainen, tehokas ja tarkoitukseen sopiva. Auditoinnissa ei oteta kantaa tavoitteisiin tai toiminnan tuloksiin sinänsä, vaan arvioidaan niitä prosesseja, joilla korkeakoulu hallitsee ja kehittää koulutuksen ja muun toiminnan laatua. Lähde: Korkeakoulujen arviointineuvosto Benchmarking eli esikuva-analyysi tai vertailuanalyysi tarkoittaa oman toiminnan vertaamista toisten toimintaan. Benchmarking auttaa tunnistamaan oman toiminnan heikkouksia ja laatimaan niiden kehittämiseen tähtääviä tavoitteita sekä kehitysideoita. Benchmarking voi olla esimerkiksi strategioiden vertailua, prosessien vertailua tai mittareiden vertailua. Lähde: Niinikoski - Karjalainen 2002 Itsearviointi on yksikön tai organisaation omaan toimintaan, sen edellytyksiin ja tuloksiin kohdistuvaa, yksikössä itse suoritettua arviointia. Se on keino saada tietoa arviointikohteesta ja työkalu oman toiminnan kehittämiseen. Itsearviointi voi olla oma-aloitteista tai ulkopuolisen tahon edellyttämää. Lähde: Korkeakoulujen arviointineuvosto Johdonkatselmus on osa johtamisjärjestelmää ja sen avulla arvioidaan strategisten linjausten ja TTS:n toteutumista. Samalla tarkastellaan prosessien toimivuutta ja niihin liittyviä kehittämistarpeita. Johdonkatselmus on osa laadunvarmistusta ja laadunvarmistusjärjestelmän arviointia. Johdonkatselmuksen avulla toteutetaan jatkuvan parantamisen periaatetta ammattikorkeakoulussa. Johdonkatselmuksissa sovitaan keskeiset kehittämiskohteet yksiköittäin. Johdonkatselmukset toteutetaan vuosittain, ja tuloksista raportoidaan ammattikorkeakoulun hallitukselle.

13 Kehittävä arviointi Kehityskeskustelut Laadunvarmistus Laadunvarmistusjärjestelmä Kehittävä arviointi on yksi arvioinnin muodoista. Arviointi on kehittävää silloin, kun se sitoo toiminnan arvioinnin sen aktiiviseen kehittämiseen. Lähde: Koli-Silander 2002 Henkilökohtaiset kehityskeskustelut ovat tärkeä osa strategioiden ja tavoitteiden toteuttamis- ja arviointiprosessia. Henkilökohtaisissa kehityskeskusteluissa tarkastellaan henkilön tehtäviä, vastuita ja osaamisen kehittämistä ammattikorkeakoulun sekä lähityöyhteisön tavoitteiden toteuttamisessa. Kehityskeskustelu on luottamuksellinen ja siinä käsitellyt henkilökohtaiset asiat pidetään keskustelijoiden välisenä. Henkilökohtaiset kehityskeskustelut perustuvat edelliselle vuodelle sovittuihin henkilökohtaisiin tavoitteisiin ja strategiaan sekä painopistealueisiin, jotka täsmentyvät yksikkökohtaisiksi tavoitteiksi. Henkilökohtaisten kehityskeskustelujen tavoitteena on: arvioida tavoitteiden toteutumista ja antaa molemmin puolin palautetta kuluneen vuoden toiminnasta keskustella ja sopia henkilökohtaisista tavoitteista ja resursseista päivittää tarpeen mukaan tehtävänkuvaus keskustella ja sopia osaamisen kehittämisen toimenpiteistä lyhyellä ja pitkällä aikavälillä keskustella ja antaa molemmin puolin palautetta yhteistyön toimivuudesta ja sen kehittämisestä sekä arvoista arvioida henkilökohtaista ja työyhteisön työhyvinvointia. Laadunvarmistuksella tarkoitetaan niitä menettelytapoja, prosesseja tai järjestelmiä, joiden avulla turvataan ja kehitetään korkeakoulun, sen järjestämän koulutuksen ja muun toiminnan laatua. Laatutyö tarkoittaa usein samaa kuin laadunvarmistus, mutta joskus laatutyöllä viitataan myös laadunvarmistusjärjestelmien kehittämiseen. Lähde: Korkeakoulujen arviointineuvosto ja OPM Käsite laadunvarmistusjärjestelmä pohjautuu englanninkieliseen käsitteeseen qualityassurancesystem, joka kattaa sekä laadunhallinnan että laadun kehittämisen. Laadunvarmistusjärjestelmää voidaan käyttää kahdessa merkityksessä: sillä voidaan tarkoittaa yksittäisen korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmää tai kansallista korkeakoulutuksen laadunvarmistusjärjestelmää. Korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmällä tarkoitetaan laadunvarmistuksen organisaatiosta, vastuunjaosta, menettelytavoista, prosesseista ja resursseista muodostuvaa kokonaisuutta. Kansallisella laadunvarmistusjärjestelmällä tarkoitetaan kokonaisuutta, joka muodostuu korkeakoulujen, Korkeakoulujen arviointineuvoston ja opetus- ja kulttuuriministeriön menettelytavoista ja prosesseista sekä lainsäädännöstä korkeakoulutuksen laadun varmistamiseksi. Lähde: Korkeakoulujen arviointineuvosto

14 Laadunvarmistustyöryhmä Laadunvarmistustyöryhmät toimivat sekä Oamkin tasolla että yksiköissä. Oamkin laadunvarmistus -työryhmään kuuluu rehtorin toimiston laatukoordinaattoreiden lisäksi ydinja tukiprosessien omistajat Oamk-tasolla. Puheenjohtajana toimii rehtori. Työryhmässä sovitaan laadun parantamiseen tähtäävistä toimenpiteitä sekä arvioidaan toimenpiteiden onnistumista. Koulutusyksiköissä laadunvarmistustyöryhmään kuuluvat pääsääntöisesti yksikönjohtaja (pj), yksikön laatukoordinaattori sekä ydin- ja tukiprosessien omistajat yksikkötasolla. Laadunvarmistustyöryhmänä voi toimia myös yksikön johtoryhmä. Työryhmässä kehitetään ja toteutetaan laadun parantamiseen tähtääviä toimenpiteitä yksikkötasolla Oamkin linjausten mukaisesti. Kirjastoyksikössä laadunvarmistustyöryhmään kuuluvat kirjaston johtaja, kirjaston laatukoordinaattori ja 1-2 prosessinomistajaa. Laadunvarmistustyöryhmän lisäksi jokaisessa toimipisteessä on nimetty laatuvastaava. Nämä yhdessä kehittävät ja toteuttavat laadun parantamiseen tähtääviä toimenpiteitä yksikkötasolla Oamkin linjausten mukaisesti. Viestintäpalvelujen viikoittain kokoontuva johtotiimi toimii viestinnän laadunvarmistustyöryhmänä. Lisäksi Viestintäpalveluissa pidetään kuukausittain palaveri, jossa käsitellään palautteita. Viestinnän tukiprosessin asioita käsitellään kuukausittain viestintävastaavien työryhmässä. IT-palveluiden laadunvarmistustyöryhmään kuuluvat IT-johtaja, laatukoordinaattori sekä prosessinomistajat. Laatu Laatukoordinaattori Laatukulttuuri Laatukäsikirja Laatustrategia Osaprosessi PDCA-sykli Laadulla tarkoitetaan laadunvarmistuksen menettelytapojen, prosessien ja järjestelmien tarkoituksenmukaisuutta suhteessa tavoitteisiin tai tarkoitukseen. Tällöin laatu on tavoitteiden saavuttamista, josta on näyttöä. Lähde: Korkeakoulujen arviointineuvosto Laatukoordinaattori suunnittelee, kehittää ja tukee ammattikorkeakoulun laadunvarmistustyötä. Rehtorin toimistossa toimii kaksi laatukoordinaattoria (opintoasioiden laatukoordinaattori ja tkitoiminnan laatukoordinaattori), jotka suunnittelevat koko Oamkin laadunvarmistustyötä vararehtorin johdolla. Lisäksi jokaisessa yksikössä toimii oma laatukoordinaattori. Laatukulttuuri sisältää sekä laadun kehittämiseen tähtäävät toimenpiteet että yksilöllisen ja kollektiivisen sitoutumisen laadun ylläpitämiseen ja kehittämiseen. Lähde: Korkeakoulujen arviointineuvosto ja OPM Laatukäsikirja esittelee Oamkin laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuuden ja laadunvarmistustyön periaatteet. Laatukäsikirjassa kerrotaan Oamkin laatukäsitys ja -politiikka, laatutyön vastuutahot sekä muut laadun varmistamiseen vaikuttavat seikat. Oamkissa ei ole erillistä laatustrategiaa. Laatukäsikirjassa on esitelty laatukäsitys ja -politiikka, jotka toimivat periaatekokoelmana kehittämistoimien taustalla. Jos laaja prosessi on tarvetta jakaa toimintojen sijasta suppeampiin prosessikokonaisuuksiin, käytetään Oamkissa käsitettä osaprosessi. Jos osaprosessi on tarvetta jakaa suppeampiin prosessikokonaisuuksiin, käytetään käsitettä alaprosessi. Lähde: Laamanen - Tinnilä 2002 PDCA-syklituleesanoista Plan, Do, Check, Act. PDCA-sykli on ongelman ratkaisumalli ja kehittämismenetelmä, jatkuvan parantamisen kehä. Muita nimiä on muun muassa Demingin laatuympyrä ja PDCAkehityssykli. PDCA perustuu ympyrään, jota kierretään: ensin suunnitellaan (plan), sitten tehdään (do). Tekemisen jälkeen tarkistetaan (check) ja tehdään tarvittaessa korjaukset (act). Korjausten jälkeen ympyrässä palataan alkuun eli suunnitteluun. Kehittäminen nähdään spiraalina, päättymättömänä prosessina - jokaisen ympyrän kierroksen jälkeen ollaan kierroksen lähempänä tavoitetta. Kehittämisen osittaminen sykleihin, ympyrän kierroksiin, perustuu jatkuvan oppimisen ajatukseen. Kehittämisspiraalin aikana myös lopullista tavoitetta voidaan tarkistaa. PDCA-sykli on yksi keskeisiä työkaluja jatkuvassa parantamisessa, laatujohtamisessa ja prosessinkehittämisessä. Oamkissa jatkuvan parantamisen kehä on kuvattu laatuleipänä.

15 Prosessi Prosessikaavio Prosessikartta Prosessin omistaja Prosessin rajapinta Prosessin työryhmä Sidosryhmä Tehtävä Toiminto Tukiprosessi Ydinprosessi Prosessi on joukko toisiinsa liittyviä toistuvia toimintoja ja niiden toteuttamiseen tarvittavia resursseja, joiden avulla panokset (input) muutetaan tuotoksiksi (output). Mikä tahansa toiminto tai kehityskulku voidaan kuvata prosessina. Ammattikorkeakoulun toiminnan kannalta keskeiset prosessit esitetään prosessikartassa. Lähde: Laamanen - Tinnilä 2002 Prosessikaavio on kaavion muotoon piirretty esitys, jossa graafisesti esitetään tietyn prosessin toiminnot, tietovirrat ja roolit tai henkilöt. Prosessikartta on ammattikorkeakoulun tasolla tehty graafinen kuvaus prosesseista ja niiden välisistä yhteyksistä. Prosessin omistaja on prosessista vastuussa oleva henkilö. Prosessinomistajan tehtävänä on huolehtia, että prosessi kuvataan, prosessia mitataan ja arvioidaan sekä prosessia kehitetään. Prosessin omistaja huolehtii, että Oamkissa toimitaan prosessissa määriteltyjen linjausten mukaisesti. Lähde: Soveltaen Laamanen - Tinnilä 2002 Prosessin rajapinnalla tapahtuu prosessien välistä vuorovaikutusta. Siitä käytetään joskus myös ilmaisua liityntäpinta tai yhdyspinta. Jokaisen ydin- ja tukiprosessin kehittämisen tukena toimii työryhmä. Prosessin työryhmän puheenjohtajana toimii prosessin omistaja ammattikorkeakoulun tasolla. Jäseniä ovat vastaavan prosessin omistajat yksiköissä. Prosessin työryhmässä seurataan tunnuslukuja, arvioidaan prosessia ja sovitaan sen kehittämisestä. Ammattikorkeakoulun ulkopuolinen ryhmä tai organisaatio, jolla on intressi joidenkin ammattikorkeakouluun liittyvien asioiden suhteen. Sidosryhmiin kuuluvat muun muassa ammattikorkeakoulusta valmistuneet, muiden korkeakoulujen henkilöstö ja opiskelijat, työnantajat ja yhteiskunta. Lähde: Soveltaen Korkeakoulujen arviointineuvosto Prosessissa suoritettu työ, jonka tekee yksikkö, ryhmä tai henkilö. Toiminto koostuu useista tehtävistä. Lähde: Soveltaen Laamanen - Tinnilä 2002 Toiminto on joukko tehtäviä, joiden avulla saadaan aikaan tietty tuotos (output). Prosessin toiminnot esitetään prosessikuvauksessa. Tukiprosessi luo edellytyksiä ydinprosessin toiminnalle. Luonteeltaan tukiprosessi on organisaation sisäinen. Oamkissa tukiprosesseja ovat viestintä, tietohallinto ja IT-palvelut sekä kirjasto- ja tietopalvelut. Ydinprosessi kertoo organisaation perustehtävän. Ammattikorkeakoulun perustehtävät on määritelty ammattikorkeakoululaissa. Oamkin ydinprosesseja ovat opetus ja oppiminen sekä tutkimus- ja kehitystyö.

16 PERUSMATERIAALI 0: 4 Laadunvarmistusjärjestelmän kehityshistoria Nykyisen laadunvarmistusjärjestelmän kehittäminen alkoi vuonna 2005 (kuva 1) opetuksen ja oppimisen prosessien kuvaamisella. Seuraavana vuonna alkoi toimia Oamkin laadunvarmistus -työryhmä ja Rehtorin toimiston laatukoordinaattorit aloittivat työnsä. Järjestelmäkokonaisuutta alettiin suunnitella systemaattisesti. Intraa uudistettaessa päätettiin laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuus istuttaa osaksi henkilöstöintran käyttöliittymää ja dokumentoida kokonaisuus sinne (ks. NÄYTTÖ 7: 1). Prosessikuvauksia työstettiin vaiheittain ja kehitettiin tietojärjestelmiä osaksi intrakokonaisuutta. Henkilöstöintran lisäksi päätettiin tehdä opiskelijaintra opettajien ja opiskelijoiden päivittäiseksi työkaluksi, jossa on opiskelun tueksi olennaista tietoa kootusti yhdessä paikassa. Alumni-intra tehtiin alumnien viestinnällisiin tarpeisiin. Yksiköissä aloittivat laatukoordinaattorit työnsä (ks. NÄYT- TÖ 5a: 3) vuonna Muun muassa sisäiset auditoinnit (ks. NÄYTTÖ 6: 1) otettiin käyttöön toimintajärjestelmän arvioimiseksi, minkä perusteella toimintaa ja järjestelmää on kehitetty eteenpäin. Eri kehitysprojektit ovat jatkuneet useamman vuoden ajan ja niihin on osallistunut henkilöstöä, opiskelijoita ja ulkoisten sidosryhmien edustajia. Toiminnan kehittäminen jatkuu LAADUN PORTAAT Yksiköiden tarkennukset prosesseihin Navigaattori-järjestelmä linkitykset koulutusohjelmatason seurantaa varten yhteenvetonäkymät TTS-suunnittelupohjat KS-pohjat oamk.fi 2011 Oamk-strategia T&k-strategia Toiminnan suunnittelua, seurantaa, arviointia ja kehittämistä (käyttösuunnitelmat, tilastot, t&k-tosu, t&k-toke...) Laatuprojekti Yksiköissä laatutyötä 2005 Opetus ja oppiminen aloittaa prosessien kuvaamisen uudella mallilla Tki-työn prosessikuvaukset Laatukoulutukset alkavat Yleinen opiskelijapalautekysely Tukiprosessien kuvaukset Strategisten ohjaus- ja johtamisprosessien kuvaukset Prosessien arviointisuunnitelmat Rehtorin toimisto: laatukoordinaattorit laaturyhmä Henkilöstöintran uudistus alkaa Prosessikarttakuva Tietojärjestelmien kehittämistä Strategian päivittäminen Tunnuslukutietokannan tekeminen alkaa 2008 Matriisimalli toiminnanohjaukseen Ydinprosessien kehittämissuunnitelmat Henkilöstöintra käyttöön Opiskelijaintran uudistus alkaa Yksiköihin: laatukoordinaattorit laaturyhmät Laatuympyräkuva Tunnuslukutietokanta käyttöön Oamkin laatukäsikirja 2010 Strategia 2015 Kehittämissuunnitelma Strategiauudistus Laadunvarmistusjärjestelmäkuva Johdonkatselmukset alkavat Alumni-intra Laatuleipurikonsepti Sisäinen auditointi I Suomenkielinen opiskelijaintra Sisäinen auditointi II Opiskelijan laatureseptikirja Oamkilaisen opas Henkilöstön laatuopas Englanninkielinen opiskelijaintra Yhtenäinen opintojaksopalaute Opintojen etenemisen seuranta ryhmätasolla intraan www-sivu-uudistus Ulkoinen auditointi DOKUMENTOINNIN KEHITTÄMINEN HENKILÖSTÖ, OPISKELIJAT JA SIDOSRYHMÄT LAATUTYÖHÖN Kuva 1. Oamkin laadunvarmistusjärjestelmän kehityshistoria.

17 PERUSMATERIAALI 0: 5 SWOT Oamkin laadunvarmistusjärjestelmästä Oulun seudun ammattikorkeakoulun SWOT laadunvarmistusjärjestelmästä on laadittu yhteistyössä yksiköiden kanssa. Lukuvuonna rehtorin toimisto ja yksiköiden johtoryhmät laativat SWOT:t, jotka laitettiin sisäiseen auditointiin materiaaliksi. Näiden pohjalta laadittiin keväällä 2011 kooste. Lukuisia kehittämistoimenpiteitä aloitettiin heikkouksien ja uhkien poistamiseksi. Syksyllä 2011 SWOT päivitettiin ja sitä käsiteltiin rehtorin toimiston laadunvarmistustyöryhmässä sekä toimitettiin tiedoksi laatukoordinaattoreille ja yksikönjohtajille. VAHVUUDET Toiminnan ja päätöksentekojärjestelmän läpinäkyvyys: dokumentaatio prosesseittain sekä ajantasainen informaatio ovat keskitetysti intrassa koko henkilökunnan saatavilla. Kattava laadunvarmistusjärjestelmä tuo toimintaan selkeyttä, yhtenäisyyttä ja auttaa hahmottamaan kokonaisuutta sekä yhtenäisten toimintatapojen sisäistämistä ja soveltamista prosessit kuvattu aikataulut näkyvillä vastuut selkeästi esitelty. Hyvien käytänteiden leviäminen Oamkissa ja korkeakoulusektorilla. Palautejärjestelmien tulokset ja muu seurantatieto intrassa helpottaa toiminnan arviointia ja suunnittelua; olennainen mittaristo toiminnan seuraamisessa ja arvioinnissa. Sisäiset auditoinnit tuottavat tietoa laadun parantamiseksi. Toimintaa on järjestelmällisesti kehitetty niiden pohjalta. Motivoitunut, innovatiivinen ja ammattitaitoinen henkilöstö. Monialaisuutta tukevat toimintamallit käytössä, esimerkiksi monialaiset työryhmät. HEIKKOUDET Suuren korkeakoulun ohjausjärjestelmä koetaan monimutkaisena ja vaikeasti hahmotettavana. Samanaikaiset kehityshankkeet ja muutokset voivat jäädä priorisoimatta eivätkä ehdi käytännön tasolle ennen seuraavaa kehittämisaaltoa. Ylläpitäjän kehittämistoimet eivät aina ajastu Oamkin kehittämistoimien mukaisesti. Riittämättömän laadun tunnistus osassa prosesseja ei ole systemaattista. Dokumentaation ja tiedon runsaus, sijoittelu ja jatkuva päivittyminen. Esimiesten rooli laadunvarmistuksen jalkauttamisessa epäselvä; vastuu liiaksi yksikön hallinnon vastuulla. Yksiköiden erilaiset käytänteet järjestelmien osalta. Sidosryhmien osallistamisessa laadunvarmennukseen on edelleen kehittämistarpeita. Yhtenäinen asiakkuuden hallinta vielä valmisteilla. Henkilöstöintra Heimon ja opiskelijaintra Oivan kaikkia käyttömahdollisuuksia ei hahmoteta. Henkilöstön sitoutuminen: ei nähdä järjestelmän yhteyttä arkityöhön. Tietojärjestelmien integraatio. MAHDOLLISUUDET Laadunvarmistuksen ymmärtäminen arkisena työnä, johon sitoudutaan. Toiminnan yhtenäistäminen koko organisaatiossa ja hyvien käytänteiden leviäminen. Toiminnan kehittäminen laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon avulla parantaa Oamkin tulosta ja tuo sitä kautta enemmän resursseja ydinprosessien mukaiseen toimintaan. Intran tehokkaampi hyödyntäminen viestintäkanavana, toiminnan ohjauksen tukena sekä perehdytyksen välineenä. Vastuiden määrittely selkeyttää johtamista, rooleja, menettelytapoja ja toimintaa > järjestelmä tukee ja helpottaa työntekoa ja tyytyväisyys paranee. Sidosryhmätoiminnan näkyväksi tekeminen jämäköittää toimintaa. Vuosikellojen ja prosessitietokannan ajastusten hyödyntäminen mahdollistaa ennakoinnin. Palautejärjestelmästä saatavaa tietoa hyödynnetään nykyistä tehokkaammin: systemaattisuus mahdollistaa järjestelmän monipuolisen kehittämisen. UHAT Laadunvarmistusjärjestelmä ei kokonaisuutena hahmotu ja sitä ei osata hyödyntää tehokkaasti, esimerkiksi toiminnan ohjauksessa. Henkilöstö ei sitoudu laadunvarmistukseen ja laadunvarmistustyö koetaan erillisenä omasta työstä. Introista tulee liian massiivisia järjestelmiä, joiden päivitys ja ylläpito vaatii paljon resursseja. Ydinprosessien omistajilla on paljon seuranta-, päivittämis- ja toimeenpanovastuuta > järjestelmän haavoittuvuus poikkeustilanteissa. Yksiköiden hyvien toimintatapojen ja järjestelmien sovittaminen Oamkin yhteiseen järjestelmään ja OSEKK:n hallinnollisten järjestelmien yhteensovittaminen laadunvarmistusjärjestelmään ei onnistu.

18 PERUSMATERIAALI 0:6 Yhteenveto laadunvarmistusjärjestelmän perusteella havaituista keskeisistä kehittämiskohteista ja käynnistetyistä / toteutetuista toimenpiteistä Laadunvarmistusjärjestelmän perusteella havaittuja keskeisiä kehittämiskohteita on noussut esiin muun muassa sisäiset auditointien, johdonkatselmusten, opiskelijapalautejärjestelmän, henkilöstökyselyjen sekä sidosryhmäkyselyjen perusteella. Sisäisten auditointien perusteella laadituissa yksikkökohtaisissa kehittämiskohdetaulukoissa on kattava koonti näistä (ks. NÄYTTÖ 6:1). Tähän materiaaliin koottuja keskeisiä kehittämiskohteita käsiteltiin Oamkin laadunvarmistus -työryhmässä ja laatukoordinaattorityöryhmässä Kokouksissa laadittiin yhteenveto kehittämiskohteista ja käynnistetyistä / toteutetuista toimenpiteistä. Keskeisimmiksi kehittämiskohteiksi on havaittu laatukulttuurin kehittäminen, korkeakouluyhteisön osallistaminen ja viestintä, sidosryhmien osallistuminen laadunvarmistukseen sekä tietojärjestelmien integraatio. Strategiassa sisäisiksi kehittämiskohteiksi on nostettu myös kansainvälisyys, yrittäjyys ja kestävä kehitys (ks. NÄYTÖT 1:2 ja 1:3). Laatukulttuurin kehittämiseksi ja korkeakouluyhteisön osallistamiseksi laatutyötä on tehty näkyväksi joka yksikössä läpi organisaation. Sympaattinen laatuleipuri (ks. NÄYTTÖ 5:1) on antanut kasvot laadunvarmistustyölle ja arkistanut teemaa mm. sarjakuvien avulla. Laatukiertueilla (ks. NÄYTTÖ 5:1) henkilöstölle ja opiskelijoille on kerrottu Oamkin laatukäsityksestä: laatutyö on oman työn suunnittelua ja kehittämistä. Laatuvisaa tekemällä opiskelijat ja henkilöstö ovat ansainneet laatuleipiä kotiin viemisiksi. Laatukoulutuksia (ks. NÄYTTÖ 4:7) on järjestetty neljästi lukuvuodessa jo vuodesta Laatukulttuurin kehittämiseksi on laadittu selvitys (ks. NÄYTTÖ 7:3) ja julkaistu oppaita (ks. NÄYTÖT 5a:2 ja 7:2). Johdon sitoutumista todistavat mm. laadunvarmistukseen liittyvien työryhmien aktiivinen toiminta sekä hallinnossa että yksiköissä ja laatukoordinaattorien rekrytointi yksiköihin (ks. NÄYTTÖ 5a:3). Korkeakouluyhteisön osallistamista ja viestintää on kehitetty Keskusteleva korkeakouluyhteisö -viestintäohjelman (ks. NÄYTTÖ 2d:2) sekä laadunvarmistuksen viestintäsuunnitelman (ks. NÄYTTÖ 4:1) mukaisesti. Opiskelijoiden, henkilöstön ja sidosryhmien tiedontarpeita on selvitetty kyselyn (ks. NÄYTTÖ 5b:1) avulla syksyllä 2011, ja viestintää suunnataan kyselyn tulosten perusteella. Uuden henkilöstön perehdytys (ks. NÄYTÖT 2e:1) tapahtuu Heimon avulla, jolloin laadunvarmistusjärjestelmä tulee luontevaksi osaksi omaa työtä. Myös introjen käyttökoulutuksilla (ks. NÄYTTÖ 7:1) pyritään samaan. Sidosryhmien osallistumisen kehittämiseksi Oamkissa on laadittu sidosryhmäsuunnitelma (ks. NÄYTTÖ 4:5). Kaikki yksiköt järjestävät sidosryhmätapaamisia vähintään kerran vuodessa sekä keräävät palautetta tarpeen mukaan. Esim. Tekniikan yksikössä tapaamisten formaattia on muutettu palautteen perusteella yksikkökohtaisesta osastokohtaiseksi. Koulutusta suunnitellaan tiiviissä yhteistyössä sidosryhmien kanssa (ks. NÄYTÖT 2a:1 ja 2c:5). Koulutusohjelmatiimien toimintamallissa on linjattu (ks. NÄYTTÖ 4:3), että jokaiseen tiimiin tarvitaan sidosryhmien edustus. Sisäiset auditoinnit (ks. NÄYTTÖ 6:1) toteutetaan läheisessä yhteistyössä sidosryhmien kanssa. Sidosryhmiä kutsutaan avajaisiin, kulttuuriproduktioihin ja vastaaviin tilaisuuksiin. Tietojärjestelmien kehitystyö on jatkuvaa; järjestelmärajapintojen yhteensovittaminen ja toimintojen yksinkertaistaminen käyttäjän näkökulmasta on parhaillaan käynnissä. Elokuussa 2011 toteutettiin kirjautumiskäytäntöjen yhtenäistäminen. Asiakasrekisterin kehitystyö on käynnissä, tavoitteena on saada toiminnanohjaukseen liittyvät vastuut henkilöstöintra Heimoon henkilöstöluokkien kautta, ei henkilöiden nimien kautta. Eri järjestelmien yhteyshenkilöt on selkeästi merkitty Heimoon, ja keskitetty Helpdesk palvelee joustavasti. Tarpeen mukaan järjestettävät käyttökoulutukset liittyen mm. oppimisympäristöihin ja introjen helpottavat henkilöstön ja opiskelijoiden jokapäiväistä toimintaa.