Jäljempänä tarjouksen pyytäjää (Koy Sievin Jussi) kutsutaan tilaajaksi ja tarjouksen jättäjää toimeksisaajaksi.

Transkriptio

1 Kiinteistö Oy Sievin Jussi 1(11) TARJOUSPYYNTÖ KIINTEISTÖNHOITO- JA KUNNOSSAPITOPALVELUT Kiinteistö Oy Sievin Jussi on Sievin kunnan 100 % omistama vuokrataloyhtiö, jonka päätoimiala on asuntojen ja asuinkiinteistöjen hallinta. Koy Sievin Jussi omistaa ja hallinnoi Sievin keskustaajaman alueella tällä hetkellä 265 asuinvuokrahuoneistoa, joiden yhteenlaskettu huoneistoala on m2. Asuntokanta on ns. aravavuokrahuoneistoja. Huoltokohteisiin kuuluva Villenjärvi tulee poistumaan sopimuskohteista (mahdollisesti jo ennen sopimuksen voimaantuloa) ja Kotilanhaan kohteen rakennusten/huoneistojen määrä muuttunee sopimuskauden aikana, lisäksi sopimuskauden aikana voi tulla muita mahdollisia muutoksia huoltokohteisiin. Pyydämme tarjoustanne omistamiimme ja hallitsemiimme liitteen 1 mukaisten Sievin kunnassa sijaitsevien rivi- ja luhtitaloasuntojen kiinteistönhoito- ja kunnossapitopalveluista. Tarjouspyyntöön ei ole liitetty piirustuksia. Jäljempänä tarjouksen pyytäjää (Koy Sievin Jussi) kutsutaan tilaajaksi ja tarjouksen jättäjää toimeksisaajaksi. Sopimuskausi (lisäksi on varaus optioon, kahdeksi vuodeksi vuosi kerrallaan).

2 Kiinteistö Oy Sievin Jussi 2(11) SISÄLTÖ: 1 PERUSTIEDOT 1.1 Huoltokohteet 1.2 Tilaaja 1.3. Tilaajan yhteyshenkilö 1.4 Kiinteistöjen perustiedot 2 HANKINTAMUOTO 3 SOPIMUSMUOTO 3.1 Yleistä 3.2 Alihankkijat 4 SOPIMUSTEHTÄVÄN LAAJUUS 4.1 Toimitusaika ja tehtävän laajuus 4.2 Kiinteistöhuoltotoiminta 4.3 Työajan ulkopuoliset tehtävät 4.4 Työvälineet 4.5 Tietojärjestelmät 4.6 Aineet ja tarvikkeet 5 SOPIMUSASIAKIRJAT 5.1 Tarjouspyyntöasiakirjat 5.2 Sopimusasiakirjat 5.3 Asiakirjojen pätevyysjärjestys 6 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO 6.1 Palvelutuottajan vaihtuminen 6.2 Voimassaoloaika 6.3 Sopimustehtävien tekninen opastus 7 TOIMEKSISAAJAN VASTUUVELVOITTEET 7.1 Vakuutukset 8 TILAAJAN MAKSUVELVOLLISUUS 8.1 Sopimushinnan maksaminen 8.2 Sopimushinnan maksamisen edellytykset 8.3 Hinnantarkistusmenettely 8.4 Lisätyöt 9 TARJOUSPYYNTÖÖN VASTAAMINEN 9.1 Tarjousten vertailussa otetaan huomioon 9.2 Tarjouksessa esitettävät selvitykset 10 VALVONTA 10.1 Toimeksisaajan laadunvalvonta 10.2 Tilaajan laadunvalvonta 10.3 Raportointi tilaajalle 10.4 Reklamointi ja hyvitysmaksut 11 TOIMEKSISAAJAN JA TILAAJAN YHTEISTOIMINTA 11.1 Toimeksisaajan organisaation esittely 11.2 Yhteistyöpalaverit 11.3 Tilaajan kiinteistöissä toimiva toimeksisaajan henkilöstö 11.4 Toimeksisaajan käyttöön saamat tilat 12 ERIMIELISYYDET 12.1 Erimielisyyksien ratkaiseminen 13 TARJOUS 13.1 Tarjouksen muoto 13.2 Vaihtoehtotarjoukset, tarjousten hylkääminen ja hankinnan keskeyttäminen 13.3 Tarjouksen voimassaoloaika 13.4 Tarjoajien lisäkysymykset 13.5 Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus 13.6 Tarjouksen jättäminen 13.7 Tarjousten käsittely

3 Kiinteistö Oy Sievin Jussi 3(11) 1 PERUSTIEDOT 1.1 Huoltokohteet Tarjouspyynnön kohteet on lueteltu liitteessä nro 1. Ne sijaitsevat Sievin keskustan ja sen taajaman alueella. Niiden sijainti on esitetty karttaliitteessä nro Tilaaja Kiinteistö Oy Sievin Jussi Sievi 1.3. Tilaajan yhteyshenkilö Toimitusjohtaja Merja Haavisto Sievi Puhelin Sähköposti: merja.haavisto@sievi.fi 1.4 Kiinteistöjen perustiedot Kiinteistöjen perustiedot on kerrottu liitteessä nro 1. Tiedot ovat ohjeellisia ja tarjouksen antajan on perehdyttävä asiakirjoihin sekä kiinteistöihin hyvin ennen tarjouksen jättämistä. Kohdekiinteistöihin järjestetään tilaajan ilmoittamana aikana tutustumiskäynti, johon tarjoajan osallistuminen on pakollista. Tutustumiskäynnistä laaditaan pöytäkirja, johon osallistujat kirjataan sekä yhteenveto kysymyksistä ja vastauksista. Pöytäkirja toimitetaan kaikille osallistujille. Ilmoittaudu tutustumiskäyntiin viimeistään 2 viikkoa ennen tarjouksen jättöpäivää. 2 HANKINTAMUOTO Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU kynnysarvot ylittävä palveluhankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä asetusta julkisista hankinnoista (614/2007). Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat on saatavissa suomen kielellä. Tarjoajan halutessa tarjousasiakirjat muulla kielellä, kääntäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina. 3 SOPIMUSMUOTO 3.1 Yleistä Tilaajan ja toimeksisaajan välillä tehdään kiinteistöhuoltosopimus. Sopimustehtävistä maksetaan tarjouksen mukainen kokonaishinta. Lisäksi sopimus sisältää yksikköhintaluettelon. 3.2 Alihankkijat Toimeksisaajan on esitettävä tilaajan hyväksyttäväksi kaikki käyttämänsä alihankkijat. Toimeksisaaja ei myöskään ole oikeutettu siirtämään koko palvelukuvauksen mukaista tehtäväkokonaisuutta alihankkijan suoritettavaksi. Myös alihankkijoiden tulee toimittaa tilaajavastuulain mukaiset asiakirjat. 4 SOPIMUSTEHTÄVÄN LAAJUUS 4.1 Toimitusaika ja tehtävän laajuus

4 Kiinteistö Oy Sievin Jussi 4(11) Tehtävään kuuluvat, kiinteistönhoidon palvelukuvauksissa kuvatut tehtävät ja työt suoritetaan tarjouspyyntöasiakirjojen mukaisesti. Työt tehdään pääsääntöisesti normaalina työaikana klo 7:00-16:00 ellei palvelukuvauksessa toisin mainita. Sopimuksen mukaiset työt tulee aloittaa Kiinteistöhuoltotoiminta 1. Kiinteistönhoitajan tehtäviin valitaan tilaajan hyväksymä henkilö. 2. Kiinteistönhoitajan tehtäviin kuuluu kiinteistöhuoltosopimuksen tehtäväosassa määriteltyjen töiden suorittaminen. 3. Kiinteistönhoitaja on vakituinen sopimuskohdetta hoitamaan nimetty vastuuhenkilö. 4. Kiinteistönhoitaja toimii toimeksisaajan työnjohdon alaisuudessa työskennellen tilaajan kanssa solmitun kiinteistöhuoltosopimuksen mukaisesti. 5. Kiinteistönhoitaja on töissä kiinteistönhuoltoalueella (kokonaisuus, joka muodostuu perustietoluettelossa mainituista huoltokohteista piha-alueineen) arkipäivisin klo 07:00-16:00 jollei toisin sovita (*). 6. Toimeksisaajan on taattava kiinteistönhoitajalle riittävästi aikaa kiinteistöhuoltosopimuksen mukaisten töiden suorittamiseen. 7. Toimeksisaaja järjestää kaiken tarvittavan tukitoiminnan, apuhenkilöstön ja materiaalit sekä välineet kiinteistönhoitajalle kiinteistönhuoltosopimuksen toteuttamiseen. 8. Toimeksisaaja järjestää kiinteistönhoitajan vuosiloman ja muun vapaan sekä mahdollisen sairasloman ajaksi kohdekiinteistöihin kiinteistönhoitajalle sijaisen, joka on perehtynyt kiinteistönhoitoon hoitoalueella. Sijaisuuksista on informoitava tilaajaa. 9. (*) Kiinteistönhoitajan mahdolliset työajanlyhennyksien (pekkaset) pitämistapa on sovittava tilaajan kanssa. 10. Toimeksisaaja valvoo kiinteistöissä tarvittavat koneelliset lumityöt niin, että kiinteistönhoitaja tekee pääsääntöisesti vain käsilumityöt, jollei toisin sovita. (Konelumityöt hoitaa kolmas osapuoli, jota toimeksisaajan tulee valvoa.) 11. Kiinteistönhoitajan sekä yrityksen yhteystiedot on ilmoitettava asukkaille ilmoitustaululla, jos sellainen on (kuva vastuuhenkilöstä) sekä jakamalla tiedotteet asuntoihin. Yhteystiedot on jaettava sopimuksen alkaessa sekä aina kun joku yhteys- tai vastuuhenkilöistä muuttuu. 12. Vastuuhenkilöiden vaihdokset kiinteistönhoitoalueella on hyväksytettävä tilaajalla. 13. Kiinteistönhoitaja sekä työnjohto ovat velvollisia osallistumaan asukastapaamisiin erikseen sovittavalla tavalla. 14. Kiinteistönhoitajan ja työnjohtajan tulee olla normaalina työaikana tavoitettavissa puhelimella ja heillä tulee olla sähköpostiosoite. 4.3 Työajan ulkopuoliset tehtävät Työajan ulkopuolisista hälytyskäynneistä ja niistä johtuvista toimenpiteistä on raportoitava kirjallisesti kuukausittain tilaajalle. Normaalityöajan ulkopuolella toimeksisaajalla tulee olla ympärivuorokautinen päivystys hälytysten vastaanottoa ja tarvittavia toimenpiteitä varten. Toimeksisaaja pitää yllä 24/7 toimivaa päivystystä, johon kiinteistöiltä lähtevät sähköiset (esim. rakennusautomaatiohälytykset) sekä henkilöiden ja viranomaisten tai muiden vastaavien tahojen tekemät ilmoitukset ohjataan. Toimeksisaaja järjestää päivystystoiminnan niin, että päivystäjän saapumisaika kiinteistölle on enintään puoli tuntia siitä hetkestä, kun päivystäjä on työpyynnön saanut.

5 Kiinteistö Oy Sievin Jussi 5(11) Hälytystapauksissa toimeksisaaja tekee tarkastuskäynnin kiinteistöön välittömästi ja ryhtyy toimenpiteisiin vaaran torjumiseksi sekä mahdollisten vahinkojen estämiseksi. Muihin toimenpiteisiin ei toimeksisaajalla ole oikeutta ryhtyä ilman tilaajan suostumusta. Kaikista työajan ulkopuolisista hälytyskäynneistä ja -toimenpiteistä on raportoitava mahdollisimman nopeasti tilaajaa esim. sähköpostilla. Vakavissa tapauksissa tehdään puhelinilmoitus mahdollisimman nopeasti tilaajalle. 4.4 Työvälineet Kaikki kiinteistönhoidon edellyttämät työt tehdään toimeksisaajan työvälineillä, -koneilla ja -laitteilla. 4.5 Tietojärjestelmät Toimeksisaaja käyttää ja ylläpitää osaltaan tilaajan kiinteistönpidon tueksi tulevaisuudessa otettavia tietojärjestelmiä, esim. internetin kautta toimivia huoltokirja- ja työmääräinohjelmia. Toimeksisaaja suorittaa myös talonkirjojen siirron ja ylläpidon tilaajan määrittelemällä sähköisellä järjestelmällä. Toimeksisaaja hankkii ja kustantaa tarvittavat yhteydet ja yhteydenpitovälineet tietojärjestelmiin kaikista toimipisteistään. Tilaajalla on käytössään Koki -kiinteistönpitojärjestelmä, jota toimeksisaajan on käytettävä. Toimeksisaaja saa koulutuksen kyseisen järjestelmän käyttämiseen. 4.6 Aineet ja tarvikkeet Toimeksisaaja hankkii tilaajan maksettavaksi kuuluvat töissä tarvittavat kiinteistön laitteiden varaosat, aineet ja tarvikkeet tilaajan laskuun (esim. iv-suodattimet, puhaltimien hihnat, lamput, vesi- ja wc-kalusteiden varaosat sekä lannoitteet), tilaajan antamisen ohjeiden mukaan tilaajan osoittamasta liikkeestä. Edellä mainittujen hankintojen yleiskustannuslisät sisältyvät sopimus- tai yksikköhintoihin. Tilaajalle tulevissa koontilaskuissa on vähintään oltava kustannuspaikka, huoneiston tiedot tai muut vastaavat tiedot. Lisäksi tilaaja selvittää, kuka tarvikkeita haki sekä mitä on hankittu ja miksi. Toimeksisaaja hankkii ja kustantaa ulkoalueiden hiekoitushiekan ja liukkauden torjunnassa käytettävät aineet sekä tavanomaiset voiteluaineet (esim. lukkojen, saranoiden ja ovipumppujen voiteluun). Toimeksisaaja järjestää ja kustantaa pihan harjaukset sekä kausitöissä kerättyjen jätteiden kuljetukset jätemaksuineen. Seuraavaan taulukkoon on koottu hankintavastuut aineille ja tarvikkeille. Aineet ja tarvikkeet Tilaaja Toimeksisaaja hankkii maksaa hankkii maksaa Vesi X X Sähkö X X Kiinteistön laitteiden varaosat X X Huolloissa tarvittavat aineet X X Lamput, sulakkeet, valaisinkuvut, valopainikkeet X X Sekoittajat, pistorasiat hanat, tiivisteet ym. vesilaitteet X X Tavanomaiset voiteluaineet X X Hiekoitushiekka X X Paikkaustaimet, lannoitteet X X Kiinteistön laitteiden varaosien hankinnat tekee toimeksisaaja tilaajan laskuun tilaajan antamien ohjeiden mukaisesti. 5 SOPIMUSASIAKIRJAT 5.1 Tarjouspyyntöasiakirjat Tarjouspyyntöasiakirjat ovat saatavilla liitteineen maksutta sähköisenä Hilman hankintailmoituskanavasta. Asiakirjat on lueteltu tarjouspyyntöasiakirjassa.

6 Kiinteistö Oy Sievin Jussi 6(11) 5.2 Sopimusasiakirjat Sopimuksessa käytetään tilaajan hyväksymää lomaketta (liite nro 3). Jollei toisin ilmoiteta, noudatetaan kiinteistöalan yleisiä sopimusehtoja KP YSE Sopimuksen liiteasiakirjoina käytetään tarjouspyyntöasiakirjoja ja toimeksisaajan antamaa tarjousta. 5.3 Asiakirjojen pätevyysjärjestys Asiakirjojen pätevyysjärjestys on seuraava: 1. Kiinteistönhoitosopimus liitteineen 2. Palvelukuvaukset 3. Yleiset sopimusehdot (KP YSE 2007) 4. Tarjouspyyntö 5. Muut tarjouspyyntöasiakirjat 6. Tarjous 6 SOPIMUKSEN VOIMASSAOLO 6.1 Palvelutuottajan vaihtuminen Kiinteistönhoitotöiden palvelutuottajan vaihtuessa suoritetaan tilaajan ilmoittamana ajankohtana luovutuskatselmus, johon osallistuvat entinen ja uusi toimeksisaaja. 6.2 Voimassaoloaika Sopimus on voimassa 5 vuotta ja enintään 2 optiovuotta vuosi kerrallaan. Tilaaja päättää yksin mahdollisen optiovuoden käyttämisestä. Tilaaja ilmoittaa optiovuoden käyttämisestä 4 kk ennen sopimuskauden päättymistä. Sopimuksen purkamisessa noudatetaan yleisiä sopimusehtoja (KP YSE 2007). 6.3 Sopimustehtävien tekninen opastus Sopimustöiden alkaessa tarvittavat avaimet toimeksisaajan käyttöön luovuttaa toimitusjohtaja Merja Haavisto. Teknisen opastuksen kohdekiinteistöihin antaa toimitusjohtaja Merja Haaviston tehtävään valtuuttama henkilö (opastusaika sovitaan erikseen). 7 TOIMEKSISAAJAN VASTUUVELVOITTEET 7.1 Vakuutukset Toimeksisaajalla on oltava yritystoiminnan vastuuvakuutus. Vakuutustodistus on esitettävä viimeistään, kun kiinteistönhoitosopimus allekirjoitetaan. Toimeksisaajan on pyydettävä suostumus tilaajalta vakuutusturvan muutoksiin ja vakuutusturvaan tehtävät muutokset on esitettävä tilaajalle. Toimeksisaaja vastaa vahingosta, jonka toimeksisaajan palveluksessa oleva henkilöstö työssään tai laiminlyödessään tehtävänsä mahdollisesti aiheuttaa tilaajalle tai kolmannelle osapuolelle ,00 euroon saakka kussakin tapauksessa erikseen. Vakuutukseen liittyvät ehdot ja omavastuuosuuden määrä hyväksytetään tilaajalla ennen sopimuksen allekirjoitusta. Mahdolliset korvausvaatimukset esitetään kirjallisina toimeksisaajalle. Toimeksisaaja vastaa työkalujensa, laitteidensa ja muun omaisuutensa sekä työntekijöidensä vakuuttamisesta. 8 TILAAJAN MAKSUVELVOLLISUUS

7 Kiinteistö Oy Sievin Jussi 7(11) 8.1 Sopimushinnan maksaminen Tilaaja maksaa toimeksisaajalle sopimushinnan kuukausittain kiinteistöittäin eritellyn laskun mukaan. Maksupäivä on kyseisen kuukauden 15. päivä. Lisätöistä laskutetaan erikseen kuukausittain kiinteistöittäin eriteltynä. Lisätöissä maksuehto on 21 päivää laskun saapumisesta. 8.2 Sopimushinnan maksamisen edellytykset Sopimushinnan maksamisen edellytyksenä on, että toimeksisaaja on suorittanut kaikki kiinteistönhoitosopimuksen tehtävät sopimuksen edellyttämällä tavalla. Sopimustehtävien laiminlyönnistä suoritetaan ensisijaisesti hintahyvitys, joka perustuu laatusopimukseen, mikäli sellainen on laadittu. 8.3 Hinnantarkistusmenettely Hinta on kohteittain kiinteä kullekin sopimusvuodelle erikseen. Huoltokohteista poistuvat kiinteistöt pienentävät sopimushinnan kuukausittaista maksuerää tarjoushintaerittelyn mukaisesti. Mikäli työmäärä sopimuksen voimassaoloaikana muuttuu oleellisesti, se vaikutuksesta sopimushintaan neuvotellaan erikseen. 8.4 Lisätyöt Toimeksisaajan tulee antaa yksilöity tarjous ennen lisätyöhön ryhtymistä, mikäli se on mahdollista. Lisätöistä laskutettaessa on laskuun liitettävä kuvaus tehdystä työstä sekä varmistettava sopimuksen mukainen laskutusoikeus. Toimeksisaajan hankintarajat päättää tilaaja. Laskussa on vähintään oltava kustannuspaikka, huoneiston tai muun vastaavan tiedot, tilaaja, tekijä sekä se, mitä on korjattu ja miksi. Tilaajan hyväksymistä lisätöistä maksetaan tarjouksessa ilmoitetuin yksikköhinnoin. Erikseen sovitut vikakorjaustyöt toimeksisaaja laskuttaa kuukausittain ja eriteltynä kiinteistöittäin. Lisätöistä laskutetaan erikseen kuukausittain kiinteistöittäin eriteltynä. Lisätöissä maksuehto on 21 päivää laskun saapumisesta. Edellä mainittujen töiden ja hankintojen yleiskustannuslisät sisältyvät sopimus- tai yksikköhintaan. 9 TARJOUSPYYNTÖÖN VASTAAMINEN Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen vertailuperusteiden avulla. 9.1 Tarjousten vertailussa otetaan huomioon: Tarjoushinta (painoarvo 50 %) Kiinteistönhoitajan ammattitaito (painoarvo 30 %) - työkokemus - koulutus, perustutkinto, ammattipassi tms. - erityistaidot kiinteistöhuoltotyössä, LVISA tms. Organisaation tekninen tuki (painoarvo 10 %) Kiinteistönhoidon työtuntimäärä (painoarvo 10 %) 9.2 Tarjouksessa esitettävät selvitykset Tarjoushintataulukko liitteenä nro 4.

8 Kiinteistö Oy Sievin Jussi 8(11) Tarjouksen tekijän on annettava tilaajalle liitteen nro 5 mukaiset selvitykset toiminnastaan. Selvityksen perusteella arvioidaan tarjouksenantajan kelpoisuutta tarjouspyynnön mukaisen toiminnan tuottamiseen. Tarjouksen tekijän on annettava tilaajalle selvitys palvelua koskeviin vaatimuksiin liitteellä nro 6. Mitoitus ja työtunnit Tarjouksenantajan on ilmoitettava liitteessä nro 4 työtuntien määrä kiinteistöittäin (tuntia/kk). Tarjouksessa on ilmoitettava kiinteistönhoitajien lukumäärä. On huomattava, että kiinteistönhoitajien määrä ei kerro suoraan työtuntimäärää kohteessa. 10 VALVONTA 10.1 Toimeksisaajan laadunvalvonta Toimeksisaaja on velvollinen tilaajan vaatimuksesta suorittamaan laadunvarmistuskäynnin kiinteistössä/kiinteistöissä ja laatimaan käynnistä kirjallisen raportin. Laadunvarmistusraportin muodon ja laajuuden hyväksyy tai päättää tilaaja. Toimeksisaaja on velvollinen kiinteistöhuoltosopimuksessa sovitulla sopimushinnalla tekemään huolellisesti kaikki kiinteistöhuoltosopimuksen edellyttämät tehtävät sopimuksessa määritellyn hoidon tason ja alalla noudatettavan hyvän kiinteistönhoitotavan mukaisesti. Toimeksisaajan on valvottava mahdollisten aliurakoitsijoidensa työsuoritusta ja lopputulosta Tilaajan laadunvalvonta Tilaaja valvoo toimeksisaajan työprosessia ja lopputulosta. Tilaajalla on oikeus tutkia toimeksisaajan toimintaa niiltä osin, mikä on tarpeellista sopimustehtävien toteutumisen varmistamiseksi. Tilaajan laadunvalvonta ei vähennä toimeksisaajan vastuuta Raportointi tilaajalle Tilaaja edellyttää toimeksisaajalta säännöllistä tapahtuma- ja puolivuotisraportointia. Raportointi tehdään kiinteistötietojärjestelmän kautta tai muulla sovittavalla tavalla Reklamointi ja hyvitysmaksut Laatuvaatimusten ja huoltotyöohjeiden vastaisesta lopputuloksesta reklamoidaan kirjallisesti toimeksisaajaa. Mikäli toimeksisaaja ei tilaajan kirjallisesta huomautuksesta huolimatta mahdollisen nopeasti korjaa laiminlyöntiä (1 työpäivä ellei tilaajan huomautuksessa muuta aikaa esitetä) ja tilaajalla on oikeus pidättää sopimusmaksuista sen suuruinen hintahyvitys, mitä laiminlyödyn tehtävän teettäminen maksaisi tilaajalle. Tilaaja voi vaihtoehtoisesti teettää laiminlyödyn työn sopimuksen mukaisen työn valitsemallaan tekijällä ja laskuttaa työstä toimeksisaajaa. 11 TOIMEKSISAAJAN JA TILAAJAN YHTEISTOIMINTA 11.1 Toimeksisaajan organisaation esittely Tarjouksenantaja liittää tarjoukseen lyhyen esittelyn yrityksestään (laajemmalla alueella toimiva yritys paikallisorganisaatiosta) ja mainitsee mahdollisen www-sivun osoitteen. Kuvauksessa pitää myös nimetä henkilö, joka toimii yhteyshenkilönä tilaajaan päin (kuva ja yhteystiedot) Yhteistyöpalaverit Tilaaja ja toimeksisaaja pitävät yhteistyöpalavereja, joiden pitoajan ja -paikan päättää tilaaja.

9 Kiinteistö Oy Sievin Jussi 9(11) Toimeksisaajan on sitouduttava kehitysyhteistyöhön tilaajan kanssa. Yhteistyön tarkoituksena on kiinteistönhoidon kehittäminen kohteissa. Lisäksi tilaajan ja toimeksisaajan välillä käydään laajempi kehityskeskustelu vähintään kerran vuodessa. Keskusteluissa käydään läpi muun muassa laatujärjestelmien toimivuus, asiakastyytyväisyyden tilanne, työmäärät, reklamaatiot ja energiatavoitteissa pysyminen. Kaikissa teknisissä ja muissa töissä on tavoitteena järjestelmien ja laitteiden pitkä elinikä sekä kohtuulliset käyttökustannukset Tilaajan kiinteistöissä toimiva toimeksisaajan henkilöstö Pyydettäessä toimeksisaaja ilmoittaa tilaajalle kohdekiinteistöä hoitavien henkilöiden henkilötiedot, osoitteet ja sosiaaliturvatunnukset. Lisäksi toimeksisaaja pyytää nimettyjä henkilöitä tarvittaessa toimittamaan henkilökohtaisen rikosrekisteriotteen tapauksessa, jossa laki sitä vaatii. Tilaaja pitää itsellään oikeuden evätä tarkastuksien perusteella epäsopivat henkilöt Toimeksisaajan käyttöön saamat tilat Toimeksisaaja huolehtii tilaajan omistamien, toimeksisaajan käytössä olevien tilojen sekä sähkökeskustilojen, lämmönjako- ja konehuoneiden sekä niihin välittömästi liittyvien käytävätilojen puhtaanapidosta ja siivouksesta. 12 ERIMIELISYYDET 12.1 Erimielisyyksien ratkaiseminen Erimielisyydet ratkaistaan KP YSE 2007:n 22 :n mukaisella välimiesmenettelyllä. 13 TARJOUS 13.1 Tarjouksen muoto Tarjouspyynnön liitteenä on annettu: 1. Kiinteistöjen perustiedot (liite 1) 2. Karttaliite kiinteistöjen sijainnista (liite 2) 3. Kiinteistöpalvelusopimusmalli (liite 3) 4. Tarjoushintalomake (liite 4) 5. Kysymyslomake tarjoajaa koskevista vaatimuksista (liite 5) 6. Kysymyslomake palvelua koskevista vaatimuksista (liite 6) 7. Palvelukuvaus/vastuurajat (liite 7) Tarjoushinnat on ilmoitettava liitelomaketta nro 4 käyttäen verollisina (sis. alv 24 %). Tarjoushinnat annetaan kiinteistöittäin. Tarjouksen tulee olla tarjouspyyntöasiakirjojen mukainen eikä tarjoukseen saa liittää omia ehtoja. Tilaajalla on oikeus hylätä omia ehtoja sisältävä tarjous. Tarjous voidaan hylätä, mikäli tarjoushinta tai sen perusteet ovat epämääräiset tai puutteelliset tai jos tarjous on saapunut myöhästyneenä. Tarjous voidaan myös hylätä, mikäli tarjoushinta on tilaajan mielestä liian alhainen tai korkea verrattuna toimeksisaajan ja/tai tilaajan arvioimaan henkilötyömäärään. Tarjoukseen tulee liittää veroviraston antama jäämärekisteriote, eläkevakuutuslaitoksen antama todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta sekä todistukset ennakonpidätysrekisteröinnistä ja arvonlisäverovelvolliseksi rekisteröinnistä. Kyseiset asiakirjat eivät saa olla kahta (2) kuukautta vanhempia. Tilaaja omistaa kaikki oikeudet tarjouspyyntöasiakirjoihin.

10 Kiinteistö Oy Sievin Jussi 10(11) 13.2 Vaihtoehtotarjoukset, tarjousten hylkääminen ja hankinnan keskeyttäminen Tilaaja ei hyväksy vaihtoehtoisia eikä osatarjouksia. Tilaaja pidättää itselleen oikeuden hylätä kaikki tarjoukset. Tilaaja pidättää itselleen oikeuden keskeyttää hankinta kokonaan tai osittain Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen tulee olla sitovana voimassa kunnes sopimus työn suorittamisesta on allekirjoitettu, kuitenkin vähintään saakka Tarjoajien lisäkysymykset Tarjouspyyntöä koskevat lisäkysymykset otetaan vastaan ainoastaan kirjallisena tilaajan edustajan sähköpostiosoitteeseen Kysymykset on lähetettävä viimeistään klo mennessä. Vastaukset kysymyksiin toimitetaan samansisältöisesti kysyjästä riippumatta kaikille palautussähköpostiosoitteen em. osoitteeseen ilmoittaneille. Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin tai tietopyyntöihin ei voida vastata, vaan tarjoajien tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Pyydämmekin kaikkia tarjoajia viipymättä tämän tarjouspyynnön luettuaan ilmoittamaan sähköpostiosoitteensa tilaajan edustajalle Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Hankintaa koskevat asiakirjat tulevat julkisiksi seuraavasti: - Hankintapäätös tulee julkiseksi, kun se on allekirjoitettu. Tällöin julkisiksi tulevat mm. tarjouksen valintaan vaikuttaneet seikat, hinnat ja muu sisältö. - Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. - Yleisesti julkisiksi tarjousasiakirjat tulevat, kun hankintaa koskeva sopimus on tehty. Salassa pidettävät asiakirjat eivät tule koskaan julkisiksi. Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- tai ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot mahdollisuuksien mukaan muusta aineistosta tarjouksessaan. Hintaa ei pidetä liike- tai ammattisalaisuutena (JulkL 11 ). Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen Tarjouksen jättäminen Tarjous toimitetaan paperisena liitteineen. Tarjouksen tulee saapua tilaajalle suljetussa kirjekuoressa viimeistään tarjouspyynnössä ilmoitettuna ajankohtana. Kirjekuoressa tulee olla merkintä "Kiinteistönhuoltotarjous". Tarjousasiakirjat on toimitettava suomen kielellä. Tarjoukset on jätettävä viimeistään perjantaina klo mennessä. Tarjoukset toimitetaan osoitteeseen: Kiinteistö Oy Sievin Jussi Merja Haavisto SIEVI 13.7 Tarjousten käsittely

11 Kiinteistö Oy Sievin Jussi 11(11) Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu 4. Hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen 5. Hankintasopimuksen solmiminen (liitteen nro 3 mukaisesti) Sievissä Merja Haavisto Tämä asiakirja on Kiinteistö Oy Sievin Jussin omaisuutta. Sen kopioiminen, siteeraaminen ja edelleen jakelu on kielletty ilman etukäteen annettua kirjallista lupaa. Asiakirjoissa annetut tiedot tai mielipiteet on saatu tai muodostettu asiakirjan laatimisen ajankohtana voimassa olleiden tietojen perusteella. Kiinteistö Oy Sievin Jussi ei takaa esitettyjen tietojen virheettömyyttä. Asiakirjan tiedoissa mahdollisesti olevien puutteiden oikaisupyynnöt on esitettävä kirjallisena. Asiakirjan vastaanottajan on tarkistettava asiakirjan sisältö. Kiinteistö Oy Sievin Jussi pidättää kaikki oikeudet muutoksiin.