Ohjeet asiakirjan lisäämiseen arkistoon

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Ohjeet asiakirjan lisäämiseen arkistoon"

Onni Aho
9 vuotta sitten
Katselukertoja:

Ohjeet asiakirjan lisäämiseen arkistoon 1. Jos koneellesi ei vielä ole asennettu Open Office ohjelmaa, voit ladata sen linkistä joka löytyy Arkisto => Asiakirjapohjat sivulta seuran kotisivuilta.

1 Ohjeet asiakirjan lisäämiseen arkistoon 1. Jos koneellesi ei vielä ole asennettu Open Office ohjelmaa, voit ladata sen linkistä joka löytyy Arkisto => Asiakirjapohjat sivulta seuran kotisivuilta. Jos ohjelma puuttuu, niin lataa ohjelma ja tuplaklikkaa ladattua tiedostoa. Seuraa ohjeita ja asenna ohjelma. Open Office ohjelmaa tarvitset asiakirjojen kirjoittamiseen, tallentamiseen ja pdf-muotoon muuttamiseen. Seuran sivuille tallennettavien asiakirjojen on oltava pdf-muodossa. Jos ohjelman asennus ei onnistu, niin kysy tarvittaessa neuvoa seuran sivujen ylläpitäjältä. 2. Hae valmis asiakirjapohja seuran kotisivuilta, jos sinulle ei ole vielä omalla koneellasi asiakirjapohjaa. Valitse seuran kotisivuilta Arkisto => Asiakirjapohjat. Täältä voit valita valmiin kokouspöytäkirjapohjan tai esimerkiksi tyhjän asiakirjapohjan. Vie hiiri valittavan asiakirjapohjan päällä ja paina hiiren oikeaa näppäintä ja valitse Tallenna kohde nimellä. Katso alla oleva kuva 1. Kuva Tallenna asiakirja omalle koneellesi paikkaan josta löydät sen myöhemminkin. Katso kuva 2. Tiedoston nimeksi voit laittaa haluamasi nimen. Paina seuraavaksi Tallenna. Kuva 2. Kun painat Tallenna, niin tiedosto latautuu ja kuvan 3 kaltainen ikkuna avautuu. Jos koneellesi on asennettu Open Office ohjelma, niin Avaa nappia painamalla ladattu tiedosto avautuu.

Open Office ohjelmaa tarvitset asiakirjojen kirjoittamiseen, tallentamiseen ja pdf-muotoon muuttamiseen. Seuran sivuille tallennettavien asiakirjojen on oltava pdf-muodossa.

2 Kuva 2. Kuva 3.

4. Kun olet saanut valmiiksi tekemäsi asiakirjan (esim kokouspöytäkirja), niin tallenna se esimerkiksi nimellä talvikokous_12032011.

3 4. Kun olet saanut valmiiksi tekemäsi asiakirjan (esim kokouspöytäkirja), niin tallenna se esimerkiksi nimellä talvikokous_ Älä käytä tiedoston nimessä ä,ö kirjaimia tai pisteitä. Tiedoston voit tallentaa, kun valitset Open Office ohjelmassa vasemmasta yläkulmasta Tiedosto ja sieltä Tallenna Nimellä. Katso kuva 4. Kuva 4.

Älä käytä tiedoston nimessä ä,ö kirjaimia tai pisteitä.

5. Tallenna nyt tiedosto paikkaan josta löydät sen myöhemmin. Tarkista, että tiedoston tallennusmuoto on ODF-tekstiasiakirja (.odt). Paina Tallenna. Katso kuva 5. Kuva 5. 6.

4 5. Tallenna nyt tiedosto paikkaan josta löydät sen myöhemmin. Tarkista, että tiedoston tallennusmuoto on ODF-tekstiasiakirja (.odt). Paina Tallenna. Katso kuva 5. Kuva Seuraavaksi tallennetaan tiedosto pdf-muotoon. Avaa vasemmasta yläkulmasta Tiedosto ja sieltä Vie PDF:änä. Katso kuva 6. Sen jälkeen avautuu PDF asetukset ikkuna. Jos tiedostolle ei tarvitse asettaa salasanaa, niin painat vain Vienti. Jos haluat asettaa salasanan, niin mene seuraavaan kohtaan (Kohta 7.). Muutoin mene kohtaan Aseta salasana valitsemalla ylälehdestä kohta Suojaus (Katso kuva 7). Laita ruksi kohtaan Salaa PDF-asiakirja ja paina Aseta avaussalasana... Sen jälkeen ilmestyy ikkuna, joka pyytää asettamaan avaussalasanan. Anna salasana (=seuran pdf asiakirjojen salasana) ja vahvista salasana kirjoittamalla se toisen kerran. Lopuksi paina OK ja sen jälkeen Vienti. 8. Tämän jälkeen ohjelma kysyy tiedoston nimeä. Jos tiedosto nimi on haluttu (yleensä on, mutta muista ei äö-kirjaimia tai pisteitä), niin paina Tallenna. Muista tallentaa paikkaan josta löydät tiedoston myöhemminkin.

Jos tiedostolle ei tarvitse asettaa salasanaa, niin painat vain Vienti. Jos haluat asettaa salasanan, niin mene seuraavaan kohtaan (Kohta 7.

5 Kuva 6. Kuva 7.

6 9. Nyt asiakirja on valmis siirrettäväksi seuran sivuille. Mene seuran sivuille kohtaan Arkisto ja siellä kohtaan jonne haluat asiakirjan lisättävän. Jos haluat lisätä esimerkiksi kokouspöytäkirjan, niin mene kokouspöytäkirjasivulle. 10. Sen jälkeen paina Lisää pöytäkirja. 11. Sivusto kysyy käyttäjänimeäsi ja salasanaa. Anna ne ja paina Kirjautuminen. 12. Sen jälkeen paina Selaa (Kuva 8) ja valitse tietokoneeltasi tekemäsi PDF asiakirja ja paina Avaa. Anna kokouspäivämäärä tai esimerkiksi asiakirjan julkaisupäivämäärä. Kirjoita kokouksen nimi tai asiakirjan otsikko. Lopuksi paina Tallenna ja asiakirja siirtyy seuran sivuille kaikkien luettavaksi. Lopuksi voit kirjautua ulos ja tarkistaa, että asiakirjasi näkyy seuran sivuilla. Kuva 8. Jos on kysyttävää ota yhteyttä esimerkiksi seuran sivujen ylläpitäjään!

Anna ne ja paina Kirjautuminen. 12. Sen jälkeen paina Selaa (Kuva 8) ja valitse tietokoneeltasi tekemäsi PDF asiakirja ja paina Avaa.

Samankaltaiset tiedostot

VSP webmail palvelun ka yttö öhje

VSP webmail palvelun ka yttö öhje Kirjaudu webmailiin osoitteessa https://webmail.net.vsp.fi Webmailin kirjautumissivu, kirjoita sähköpostiosoitteesi ja salasanasi: Sähköpostin päänäkymä: 1: Kansiolistaus