Ring Neuvottelu. Käyttöohjeet

Transkriptio

1 Ring Neuvottelu Käyttöohjeet Versio 01/2015

2 PIKAOHJEET Ring Neuvottelu - JÄRJESTÄJÄ NEUVOTTELUN JÄRJESTÄJÄNÄ Elisa Ringin kanssa et tarvitse pin-koodeja Soita omaan neuvotteluusi Ring-liittymästäsi lyhytnumerolla 883 Liity omaan neuvotteluusi Ring-käyttöliittymästä Käynnistä verkkoneuvottelu Ringkäyttöliittymästäsi KUTSUJEN LÄHETTÄMINEN Lähetä osallistujille viesti, joka sisältää neuvottelun päivämäärän, ajankohdan, neuvottelunumeron sekä osallistujan PIN-koodin. Löydät osallistujan pin-koodin Tervetuloa-viestistä. Huom! Älä kerro henkilökohtaista puheenjohtajan PIN-koodiasi osallistujille. Maksuttomaan 0800-numeroon soittaminen on kokoukseen osallistuvalle ilmaista, puhelukustannukset veloitetaan sinulta kokouksen järjestäjänä. Maksulliseen numeroon soitettaessa osallistuja maksaa normaalit puhelinkustannukset, vain neuvottelukulut veloitetaan kokouslaskulla. Lähetä kansainvälisiä neuvotteluita varten osallistujille paikalliset neuvottelunumerot. Tervetuloa-viestissä on linkki kansainvälisiin numeroihin. Voit liittää kutsuun mukaan tämän linkin. NEUVOTTELUUN KUTSU RING- KÄYTTÖLIITTYMÄSSÄ Elisa Ringin kanssa et tarvitse pin-koodeja Liitä puhelinneuvotteluun painikkeella Ringsoittaa osoitekirjan kontaktillesi ja liittää hänet neuvotteluusi Lähetä kutsu sähköpostilla painikkeella sähköpostiohjelmasi avaa uuden viestin, johon on automaattisesti lisätty linkki Ring Neuvottelun verkkoneuvotteluun. Riittää, kun kirjoitat viesiin neuvottelun päivämäärän, kellonajan ja aiheen. Sivuilla 4-5 on lisää vaihtoehtoja, miten voit kutsua osallistujia neuvotteluihisi.

3 PIKAOHJEET Ring Neuvottelu - OSALLISTUJA Tervetuloa Ring Neuvotteluun Kokouksen järjestäjä on lähettänyt kutsun sähköpostilla. Kutsun ulkoasu vaihtelee riippuen tavasta, millä kutsu on lähetetty, mutta siitä löytyy joko puhelinnumero ja pin-koodi pelkkään puhelinneuvotteluun tai verkkoneuvottelun linkki tai molemmat. PUHELINNEUVOTTELUUN LIITTYMINEN 1. Soita kutsussa mainittuun numeroon 2. Anna kutsussa mainittu pin-koodi VERKKONEUVOTTELUUN LIITTYMINEN Klikkaa kutsussa olevaa web-linkkiä. Kun olet kirjautunut sisään verkkoneuvotteluun, näet ponnahdusikkunan, josta voit valita jonkin seuraavista vaihtoehdoista liittyäksesi äänineuvotteluun: Soita minulle: Valitse maasi, anna puhelinnumero, josta sinut tavoittaa, ja napsauta Soita minulle -painiketta. Soitan itse: Valitse maasi ja liity neuvotteluun soittamalla näytöllä näkyvään neuvottelunumeroon ja näppäilemällä PINkoodi. Olen jo liittynyt: Jos olet jo liittynyt neuvotteluun puhelimellasi, näppäile näytöllä näkyvä synkronointikoodi, jotta ääni- ja verkkoneuvottelusi voidaan yhdistää toisiinsa. Tämä on tarpeen osallistujaluettelon pitämiseksi ajan tasalla.

4 Ring Neuvottelu Kutsujen lähettäminen OSALLISTUJIEN KUTSUMINEN VERKKONEUVOTTELUUN Voit kutsua osallistujia neljällä eri tavalla: 1. Outlookiin asennettavalla painikkeella kalenterikutsuna 2. Ring-käyttöliittymästä 3. Neuvottelupalvelun hallintakäyttöliittymästä 4. Leikka-liimaa-menetelmällä Tervetuloa-viestin pin-koodin ja web-linkin välittämällä HUOM! Älä lähetä osallistujille omaa puheenjohtajan PIN-koodiasi (moderator code). KUTSU OUTLOOKISTA Voit luoda Outlookiin saatavilla olevan työkalupalkin avulla hetkessä kalenterikutsun, johon on valmiiksi syötetty neuvottelunumerot, osallistujien PIN-koodi, sekä pikalinkki verkkoneuvotteluun. Tee kalenterikutsu normaalisti ja lisää lopuksi Ring Neuvottelun tiedot Add Conference Details painikkeella. ASENNA OUTLOOK-TYÖKALUPALKKI Työkalupalkki on helpoin ja helpoin tapa lähettää kutsuja neuvotteluihin. Lataa se osoitteesta Jos yrityksesi ei salli tiedostojen lataamista, ota yhteyttä yrityksesi pääkäyttäjään. OUTLOOK-työkalupalkin käyttöönotto 1. Kun työkalupalkki on asennettu, siihen pitää syöttää järjestäjän verkkotunnus (web-login) ja pin-koodi, jotka löytyvät Tervetuloa-viestin MOBIILISOVELLUS-osasta. 2. Painikkeen asetukset löyvytät Conference-välilehdellä Manage your accounts painikkeen takaa 3. Syötä avautuvaan ikkunaan web-login ja pin-code

5 Ring Neuvottelu Verkkoneuvottelu & Puhelimen äänitaajuuskomennot JÄRJESTÄJÄN NÄKYMÄ Kun olet kirjautunut sisään verkkoneuvotteluun, näet työpöydälläsi kolme tapaa jakaa esityksen osallistujille: Koko näyttö Osa sovelluksista Asiakirja diaesityksenä Lisäksi käytössäsi on vasemmalla näkyvät neuvottelun hallintapainikkeet (selvitetty seuraavalla sivulla) Voit ladata haluamasi asiakirjan palveluun ja esittää sen osallistujille helposti katseltavana diaesityksenä. Tämä ei vaadi erillisen ohjelmiston asentamista, mutta esitystä ei voi muokata yhdessä kokoukseen osallistujien kanssa. Oman työpöydän tai sovelluksen jakaminen vaatii Verkkoneuvottelun lisäosan asentamisen ennen ensimmäistä kokousta! Painamalla valitsemaasi esitystapaa, saat esiin ponnahdusikkunan, jonka kautta hyväksyt asennettavan ohjelmiston käyttöehdot, ja saat ohjeet ja linkin ohjelmiston asentamiseen. Jos yrityksesi ei salli tiedostojen lataamista ja asentamista koneellesi, ota yhteyttä yrityksesi pääkäyttäjään. ÄÄNITAAJUUSKOMENNOT NEUVOTTELUN AIKANA HALLITSE NEUVOTTELUA PUHELIMELLASI Puheenjohtajan toiminnot: *0 Kutsu neuvottelun operaattoria *1 Mykistä / Poista mykistys omalta linjaltasi *2 Mykistä / Poista mykistys osallistujien linjoilta (Osallistujat eivät voi näppäillä *1 poistaakseen mykistyksen itseltään) *3 Aktivoi / Poista äänimerkki osallistujan kokoukseen liittymisestä ja poistumisesta *4 Lukitse / Poista neuvottelun lukitus *6 Päätä puhelu kun puheenjohtaja poistuu Osallistujan toiminnot: *0 Puhu neuvottelun operaattorille *1 Mykistä / Poista mykistys omalta linjaltasi *7 Liity välineuvotteluun / Palaa pääneuvotteluun *#1 Päätä neuvottelu *#2 Kuuntele osallistujien nimet ja/tai numerot *#5 Aloita / Lopeta tallennus *0 Pyydä operaattoria soittamaan uudelle osallistujalle #0 Kuuntele ohjevalikkoa #2 Personoi neuvottelusi tervetuloviesti #0 Kuuntele ohjevalikkoa *7 Liity välineuvotteluun / Palaa pääneuvotteluun

6 Ring Neuvottelu - Verkkoneuvottelu JÄRJESTÄJÄN TYÖKALUT Avaa soita minulle -ikkuna uudestaan Mykistä kaikki osallistujat tai oma linjasi Siirry koko näytön tilaan tai siirrä osallistujat koko näytön tilaan Laita kaikki osallistujat odottamaan ja kuuntelemaan odotusmusiikkia Keskustele järjestäjien, esittäjien tai kaikkien osallistujien kanssa Siirrä tiedosto kaikille osallistujille Edistyneet järjestäjän työkalut: Lukitse pääsy neuvotteluun Määritä laskutuskoodi Määritä osallistujien käyttöoikeudet OSALLISTUJALUETTELO Kun pidät kursoria osallistujan nimen päällä, näet seuraavat ohjauskomennot: Keskustele osallistujan kanssa Siirrä osallistujalle tiedosto Nimeä osallistuja uudelleen Muuta osallistujan tila esittäjäksi Lisää osallistuja osoitekirjaasi Katkaise osallistujan yhteys neuvotteluun Voit siirtyä edistyneisiin työkaluihin ja katsoa osallistujien puhelinnumeroita napsauttamalla KONSOLI-painiketta. Voit poistua napsauttamalla Takaisin vakionäkymään -painiketta. TALLENNUS Napsauta Tallennin-painiketta, jos haluat käynnistää synkronoidun ääni- ja verkkoneuvottelun tallentamisen. Näet näytön oikeassa alakulmassa vilkkuvan kuvakkeen, kun neuvottelua tallennetaan. Voit keskeyttää tai lopettaa tallentamisen koska tahansa. Tallenne on Elisa Neuvottelun hallintasivustolta Voit ladata tallenteen WMV- tai MP3-tiedostona tai jakaa linkin siihen. KESKUSTELU Keskustelukentät ovat näytön alaosassa. Voit pitää useita keskusteluja avoinna samanaikaisesti. Napsauta oikean yläreunan ratas-kuvaketta, jos haluat poistaa keskustelun tai tallentaa sen HTML- tai tekstitiedostona. NEUVOTTELUN LOPETTAMINEN Poistu neuvottelusta napsauttamalla Poistu neuvottelusta -tekstiä. Voit poistua lopettamatta neuvottelua, tai lopettaa neuvottelun, jolloin kaikkien osallistujien yhteys katkaistaan.

7 Ring Neuvottelu - Hallintatyökalu OMIEN ASETUSTEN HALLINTA JA AJASTETUT NEUVOTTELUT Ring Neuvottelun hallintaan on eri käyttöliittymä, kuin muihin Ringin asetuksiin. Hyödyntääksesi kaikkia Ring Neuvottelun ominaisuuksia, paina tervetuloviestin aktivoi Elisa Neuvottelun tunnuksesi -linkkiä Saat rekisteröitymislinkin sähköpostiisi. Paina linkkiä ja pääset luomaan käyttäjätunnuksen Ring Neuvottelun hallintatyökaluun. Linkin klikkaamisen jälkeen päädyt Account Registration Form-sivulle. Täällä luodaan: Login ID: esim. Sähköpostiosoitteesi Password, itse keksimäsi Ring Neuvottelun Hallintatyökalu Rekisteröitymisen jälkeen voit muuttaa asetuksiasi ja tehdä mm. ajastettuja neuvotteluvarauksia:

8 Hallintatyökalu HALLINTATYÖKALUN TOIMINNALLISUUDET Hallintasivuston kautta voit muuttaa asetuksia: Oletusasetusten muuttaminen Palvelun käyttöraportointi Ajastetut neuvottelut Tallenteiden haku ja jakaminen Kirjaudu Hallintatyökalun omiin asetuksiin: Anna rekisteröitymisessä määrittämäsi käyttäjätunnus ja salasana ja paina Enter painiketta. Hallintatyökalusta näet aina käytettävissä olevan puhelinneuvottelusi tiedot. Jokaisessa neuvotteluvarauksessasi sinulla on käytettävissä seuraavat komennot: Lisää Vaihtoehtoja = Pudotusvalikko, jossa lisää komentoja Käynnistä Verkkoneuvottelu = Voit käynnistää verkkoneuvottelusi tästä Vaihtoehtoiset numerot = Näyttää kaikki kansainväliset neuvottelunumerot Lähetä kutsu = Avaa sähköpostiohjelmaan uuden viestin, jossa on kutsun perustiedot valmiina Soita Minulle = Aloita Puhelinneuvottelu ja anna palvelun soittaa sinulle

9 Hallintatyökalu Ajastettu neuvottelu AJASTETTU NEUVOTTELU Luodaksesi ajastetun Verkkoneuvottelun kertakäyttöisellä salasanalla paina Create ja valitse Passcode Conference. Anna neuvotteluun tarvittavat tiedot: Neuvottelun aihe Päivä Aika Aikavyöhyke Neuvottelun kesto Osallistujien arvioitu lukumäärä* Verkkoneuvottelu (Anywhere) Nimen tallennus Neuvotteluun liittymisen asetukset (äänimerkki tai nimi) Neuvottelusta poistumisen asetukset (äänimerkki tai nimi) Paina lopuksi Submit näppäintä. *Veloitus tapahtuu todellisen osallistujamäärän mukaan. Saat varausvahvistuksen kokoustietoineen sähköpostiisi. Kun olet valmis, muista lähettää kutsut!