Sonera Neuvottelupalvelut Microsoft Office 365 -sisäänsoittopalvelu. Pikaopas

Transkriptio

1 Sonera Neuvottelupalvelut Microsoft Office 365 -sisäänsoittopalvelu Pikaopas

2 Sisältö Johdanto... 2 Järjestelmävaatimukset... 2 Vinkkejä audioneuvottelutoiminnon käyttöön... 3 Audioneuvotteluasetukset... 3 Pitomusiikkitoiminto (Music on Hold)... 5 Yleisön mykistystoiminto (Mute Audience)... 6 Neuvottelun päättäminen ja osanottajien yhteyden sulkeminen

3 Johdanto Skype for Business Online -palveluusi sisältyy Neuvottelupalvelut-niminen integroitu audioneuvotteluratkaisu, joka mahdollistaa verkkokokouksiin ja -neuvotteluihin osallistumisen miltä tahansa työasemalta tai matkaviestinlaitteelta. Skypessä voit käynnistää neuvottelut saman tien Meet Now -toiminnon avulla tai varata nettineuvottelun tai neuvottelupuhelun Microsoft Outlookin Meeting-neuvottelulisäosan avulla. Pikaoppaasta löydät hyödyllisiä vinkkejä Neuvottelupalvelujen käyttöön. Järjestelmävaatimukset Integroitu audioneuvotteluratkaisu Neuvottelupalvelut on saatavilla kaikissa Microsoft Skype for Business Online -palvelua käyttävissä organisaatioissa joko osana Microsoft Office 365 for Enterprises -ohjelmistopakettia tai erillisenä palveluna. Microsoft-lisenssien on oltava EMEA-alueelta hankittuja. 2

4 Vinkkejä sisäänsoittopalvelun käyttöön Näiden vinkkien avulla saat täyden hyödyn audioneuvotteluista. Audioneuvotteluasetukset Skype Meeting -neuvottelun äänen saa liitettyä kolmella eri tavalla. Audioneuvotteluun voi liittyä Skypessä tietokoneen mikrofonia ja kaiuttimia tai kuulokkeita käyttäen, pyytämällä palvelua soittamaan haluttuun numeroon tai soittamalla neuvotteluun vapaavalintaisesta puhelimesta. Oletusarvoisesti Skype näyttää Join Meeting Audio -ikkunan ja pyytää valitsemaan jonkin edellä mainituista vaihtoehdoista aina neuvotteluun liittymisen aluksi. Tässä osiossa kerrotaan, miten voit asettaa haluamasi vaihtoehdon automaattisesti kaikille Skype Meeting -neuvotteluillesi niin, ettei valintaa tarvitse tehdä jokaisella käyttökerralla erikseen. Use computer audio. Select one of your saved phone numbers or enter a new one. Go to the meeting and dial in later. Audioneuvotteluihin liittymisen oletusvalinnan asettaminen: 1. Klikkaa Skype for Business -päävalikon rataskuvaketta ja valitse Tools > Options. 3

5 2. Valitse Skype for Business Options -näytöltä sivun vasemmassa laidassa olevasta valikosta Phones. Jos olet määritellyt puhelinnumeroita Outlook-profiiliisi, Skype täyttää ne automaattisesti puolestasi. 3. Vahvista valinta tai lisää uusia puhelinnumeroita, joihin neuvotteluista soitetaan. Hallinnoi tallennettuja puhelinnumeroitasi. Skype Meetings. Aseta audioneuvotteluiden oletusasetukset. 4. Valitse vasemmanpuoleisesta valikosta Skype Meetings. 5. Kohdassa Joining conference calls valitse Join meeting audio from -pudotusvalikosta: 4

6 > Skype for Business, jos haluat käyttää tietokoneen mikrofonia ja kaiuttimia neuvottelussa. > A phone number, jos haluat, että neuvottelusta soitetaan sinulle tallentamaasi numeroon. > Do not join audio, jos haluat itse soittaa neuvotteluun. Poista tämä valinta, jos haluat tehdä tästä oletusliittymistavan. 6. Jos haluat käyttää valitsemaasi vaihtoehtoa kaikissa Skype Meeting -neuvotteluissa, poista valinta ruudusta Before I join meetings, ask me which audio device I want to use. Näin palvelu muistaa valintasi ja vältyt valitsemasta audioneuvotteluun liittymistavan joka kerralla erikseen. Pitomusiikkitoiminto (Music on Hold) Jos yrityksesi käyttää pitomusiikkitoimintoa, neuvottelun kokoonkutsuja ja osanottajat soittavat audioneuvottelusillalle Skype-asiakasohjelman käyttämisen sijaan. (Jos Skypeasiakasohjelmaa käytetään, pitomusiikki kytketään pois päältä, kun ensimmäinen osanottaja on suorittanut audioneuvotteluun liittymisvaiheen (Join Meeting Audio). Lisäksi neuvottelujen kokoonkutsujan täytyy soittaa neuvotteluun ja syöttää puheenjohtajan pääsykoodin. Vieraat kuulevat tällöin musiikkia eivätkä voi keskustella keskenään ennen kuin kokoonkutsuja on paikalla. Huom: Jos et ole varma, mikä puheenjohtajan pääsykoodi on, ota yhteyttä Skypen pääkäyttäjään. 5

7 Yleisön mykistystoiminto (Mute Audience) Jos haluat mykistää kaikki neuvottelun osanottajat, avaa Participants-paneeli ja klikkaa kohtaa Participant Actions. Valitse Mute Audience. Kaikkien osanottajien linjat on nyt mykistetty. Huom: Jokainen puhelimen välityksellä neuvotteluun osallistuva henkilö voi lisäksi itse mykistää ja avata oman linjasta valitsemalla 6. Yleisön mykistyksen poisto (Unmute the Audience) Kaikki puhelimella osallistuvien mykistys poistetaan valitsemalla Participant Actions Unmute Audience. Tietokonetta käyttäville näytetään viesti, jossa kerrotaan, että esityksenpitäjä on mykistänyt puhelun. Nämä osanottajat voivat mykistää oman linjansa käyttämällä osanottajan ohjaustoimintoja. 6

8 Ei Participant Actions -painiketta Jos et näe Participant Actions -painiketta, Skype-neuvottelujen asetuksiin on määritelty, että kaikilla osanottajilla on samat liittymisoikeudet. Määrittele rooliksi Presenter (Esityksenpitäjä). Avaa Microsoft Outlook ja sieltä Skype Meeting Options. Vasemmanpuoleisessa valikossa on kohta Permissions. Klikkaa ja sitä ja valitse avautuvista vaihtoehdoista Who s a presenter?. Valitse pudotusvalikosta tarvittava rajoitus. Meeting Options -asetukset löytyvät, kun luot uuden neuvottelun. Muokkaa Skype-kutsun asetuksia klikkaamalla Meeting-välilehdellä kohtaa Skype Meeting. Esiin tulevat Skypeasetukset, mukaan lukien neuvotteluasetukset sisältävä Meeting Options. 7

9 Neuvottelun päättäminen ja osanottajien yhteyden sulkeminen Disconnect-painike sulkee audioyhteyden neuvotteluun, mutta ei katkaise osanottajien yhteyttä neuvotteluun. Neuvottelu päätetään ja osanottajien yhteys katkaistaan klikkaamalla More Options ( ) painiketta ja valitsemalla End Meeting. Lopeta neuvottelu. Katkaise kaikkien audioneuvottelun osanottajien yhteys. Sulje. Audioyhteyden sulkeminen. 8