Kirkon toimistohenkilöstö KiTo , Kouvola

Transkriptio

1 Kirkon toimistohenkilöstö KiTo , Kouvola Seija Mäenpää, johtaja

2 Kirkkohallituksen organisaatio Kirkon palvelukeskus, Kipa

3 Kirkon palvelukeskus Johtokunta aloitti Palvelukeskus rakentuu vuosina (lakimuutos) Päätoimipaikka Oulu, Isokatu 9 (vahvuus 2017 n. 65) Porvoon toimipiste 2014, tuottaa palvelut ruotsinkielellä (vahvuus 14) Muut toimipisteet Lahti (vahvuus 20) ja Kuopio (vahvuus 14), perustetaan 2014 Kuopio ja Lahti keskittyvät palkanlaskentaan Etätyöpisteasiaa tarkastellaan myöhemmin kun asiakkaita siirtyy enemmän

4 Kirkon palvelukeskus Asiakkaiden määrä yli 300 Henkilöstömäärä tavoitetilassa n Liikevaihto tavoitetilassa n. 11,2 M 9/2012 henkilöstömäärä 43 ja HTV 31. Kirkon sisältä rekrytoitu 40 % Kustannushyötytavoitteet (Kipa+ asiakasseurakunnat) 7 M /v siirtymäkauden jälkeen

5

6 Kirkon palvelukeskuksen palvelut Taloushallinnon palvelut Kirjanpito, tilinpäätökset, konsernitilinpäätökset Käyttöomaisuus Maksuliikenne Menojen käsittely Tulojen käsittely Viranomaistilitykset, tilastot ja raportit Pääkäyttäjäpalvelut Asiakastuki Henkilöstöhallinnon palvelut Palkat ja palkkiot Vuosilomat ja poissaolot Viranomaistilitykset, tilastot ja raportit Pääkäyttäjäpalvelut Asiakastuki Henkilö- ja palvelusuhderekisteri Pääkäyttäjäpalvelut Asiakastuki Matka- ja kululaskut Pääkäyttäjäpalvelut Asiakastuki

7 Kirkon palvelukeskuksen johtoryhmä HTM Seija Mäenpää, johtaja Tukipalvelut FM Hannu Kallinen, tietohallintopäällikkö KTM, Erja Jaatinen, controller TM Sirpa Miettunen, henkilöstön kehittämispäällikkö Asiakkuudet KTM Anne Saloniemi, asiakaspalvelupäällikkö Palvelutuotanto FM Outi Naamanka, taloushallinnon palvelupäällikkö KTM Tuomas Halonen, henkilöstöhallinnon palvelupäällikkö

8 Palvelutuotanto ja asiakkuudet Prosessiorganisaatio ja osaamistiimit Palvelukeskuksen organisaatio on prosessiorganisaatio Palvelutuotantoprosessi on jaettu kahteen pääprosessiin taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon prosesseihin ja asiakkuusprosessiin Palvelutuotantoprosesseja johtavat palvelupäälliköt Toimivat vastuualueensa esimiehinä ja prosessinomistajina Prosessit muodostavat osaamistiimejä (ostolaskutiimi, myyntilaskutiimi, kirjanpitotiimi, palkanlaskentatiimit ), tiimeihin nimetään tiimikoordinaattorit (ei esimiesvastuuta) Prosessinomistajuus myös muihin toimipisteisiin ja etäpisteisiin Muissa toimipisteissä toimipisteen vetäjä toimii toimipisteen esimiehenä Asiakkuuksia johtaa asiakaspalvelupäällikkö Toimii vastuualueensa prosessinomistajana Prosessinomistajuus myös muihin toimipisteisiin ja etäpisteisiin Palvelupäälliköillä ja toimipisteen vetäjillä määritellyt asiakasvastuut

9 Rekrytointilinjaus Rekrytointi Haku: aina ensin Kirkkoverkossa alla mainitulle kohderyhmälle Kirkon vakinaisessa virka- ja työsuhteessa olevat kirjanpito- ja palkanlaskentahenkilöstö Jos ei saada hakijoita, menee ulkoiseen hakuun Kipan tehtävänimikkeitä: kirjanpitäjä, palkanlaskija, ostoreskontran hoitaja, myyntireskontran hoitaja, maksuliikenteen hoitaja, pääkäyttäjiä

10 Tehtävän vaativuusryhmät Kirjanpitäjä 501, palkanlaskija 403, ostoreskontran hoitaja 403, myyntireskontran hoitaja 403, maksuliikenteen hoitaja 403 Kirjanpidon ja palkanlaskennan pääkäyttäjät 503 Muut pääkäyttäjät

11 Muuta henkilöstöstä Tiimikoordinaattori tehtävät osa työnkuvaa Projektitehtäviä osa työnkuvaa Pääkäyttäjät sijoittuneet: Asiakkaiden vastaanottoprojekteihin mm. koulutustehtävät Palvelutuotantoon

12 Kirkon palvelukeskuksen strategia Johtoryhmä Johtokunta Johtokunta

13 Kirkon palvelukeskuksen arvot

14 Arvojen toteutuminen Asiakkaan kohtaamisessa Tarjoamme vastuullista ja luotettavaa palvelua Kehitämme jatkuvasti omaa osaamistamme Tavoitteemme on aito luottamuksellinen kumppanuus ja asiakkaan tyytyväisyys Kipan sisäisessä maailmassa Arvostamme toisiamme ja kohtelemme toisiamme inhimillisesti Työyhteisössämme vallitsee keskinäinen avoimuus ja luottamus Näin meille rakentuu hyvinvoiva työyhteisö

15 Visio, toiminta-ajatus ja kriittiset menestystekijät Asiakas Asiakkaiden luottamuksen saavuttaminen Asiakkaiden vastaanottoprosessin onnistuminen Asiakkaiden siirtymisen aikaistaminen Visio Olemme ammattitaitoinen ja luotettava kumppani kirkon perustehtävän tukemisessa. Talous Talouden hallinta Tuottavuuden kehittyminen Kustannushyötyjen realisoituminen Prosessit Yhtenäinen toimintamalli ja sähköiset tehokkaat prosessit toimivat Kirkon palvelukeskuksen toiminta-ajatus Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö tuottaa kirkon talousyksiköille kirjanpidon ja palkanlaskennan palveluja laadukkaasti ja kustannustehokkaasti Henkilöstö Toimiva johtamisjärjestelmä Hyvä esimiestyö Osaava ja oikein resursoitu henkilöstö Hyvä projektiosaaminen Arvot ohjaavat toimintaa Tiimityö toimii

16 Strategiset päämäärät 2017 Seuraamme aktiivisesti toimintaympäristön muutoksia ja reagoimme joustavasti asiakkaiden tarpeisiin Tuemme asiakasta asiakkaan prosessien kehittämisessä mm. jakamalla parhaita käytäntöjä Huolehdimme toiminnan läpinäkyvyydestä niin, että luottamus ja kumppanuus asiakkaiden kanssa syntyy ja syvenee. Kehitämme palvelukeskuksen prosesseja niin, että prosessien yhtenäisyys, toimintavarmuus ja hinta-laatusuhde on tasolla joka takaa asiakastyytyväisyyden sekä mahdollistaa asiakkaille taloudellisia hyötyjä Perustamme suunnitelman mukaiset toimipisteet ja rekrytoimme henkilöstöä mahdollisimman paljon kirkon sisältä, jotta palvelukeskusmallille asetetut kustannushyödyt kokonaiskirkollisesti toteutuvat Huolehdimme palvelukeskuksen henkilöstön osaamisesta ja työhyvinvoinnista

17 Asiakkuuksien kehittäminen Arvot Selkeät rajapinnat Kipan toiminnan arvot tukevat asiakkuutta ja kumppanuuden kehittymistä Prosessit Sopimusohjaus Prosessien kehittäminen yhdessä asiakkaan kanssa Kumppanuus Palvelusopimusneuvottelut: - Palvelusopimus ja liitteet - Vastuunjakotaulukot Hinta-laatu Asiakkuus kehittyy kumppanuudeksi - Vuorovaikutus toimii Asiakaspalaute Asiakastyytyväisyys -> Luottamus Palaute ohjaa kehittämistä Toiminnan arviointi ja mittaaminen -> Jatkuva parantaminen Sähköiset rajapinnat ja virtaviivaiset prosessit -Yhtenäiset toimintatavat ja toimintavarmuus

18 Henkilöstön kehittäminen Toimintakulttuuri - toimintatapa valmennus - perehdytys Strategiatyö Toiminnan arvojen määrittäminen Kehittäminen > Yhtenäinen toimintatapa Tiimivalmennus Prosessien mallintaminen toiminnan arvojen jalkauttaminen -tiiminpelisäännöt -esimiesvalmennusta Osaamisen johtaminen - osaamiskartoitukset Systemaattinen osaamisen kehittäminen Ammatillinen koulutus -ammattitutkinnot - Räätälöitykoulutus - Täsmäkoulutus (projektiosaaminen, ruotsin kieli, tietotekniikka) Tietojärjestelmähanke sähköiset tuotantovälineet - koulutus - JET Osaaminen Laatu Tuottavuus Tehokkuus Jatkuva kehittäminen Toiminnan arviointi ja mittaaminen Palkitseminen Osaamisen kehittäminen Asiakastyytyväisyys Työtyytyväisyys

19 Asiakkaiden vastaanotto vuosittain Uusia asiakkaita vuosittain (LKM)

20 Asiakkaiden määrä ja rekrytointitarve Taloussuunnittelukauden asiakkaiden määrä ja rekrytointitarvearvio Asiakkaiden määrä Rekrytointitarve LKM Rekrytointitarve HTV Ta Ta Ts Ts Yhteensä

21 Mitä Kipassa tapahtuu? Asiakkaiden vastaanotto (info, koulutukset, työpajat) 10 kk johto + kouluttajat Tietojärjestelmähanke Siirrytään käyttöönottoprojekteihin pääkäyttäjät+ toimittajat + palvelupäälliköt Palvelutuotantotehtävät pääkäyttäjät ja tuotantohenkilöstö

22 Ensimmäiset asiakkaat Asiakkaita palvelutuotantoon Pilotit: Alavieskan, Haapaveden, Hailuodon, Haukiputaan, Kiimingin, Oulunsalon, Paltamon ja Utajärven seurakunnat sekä Oulun seurakuntayhtymän. Muut : Kiuruvesi, Kerava, Konnevesi ja Puolanka

23 Asiakasyhteistyö Kipan asiakkaiksi siirtyvien seurakuntatalouksien kanssa yhteistyö käynnistetään n. 10 kk ennen palvelutuotannon aloitusta. Asiakasinfossa käydään läpi mitä 10 kk aikana tapahtuu Aikataulut, tehtävät, koulutukset, työpajat Asiakkaan nimeävät yhteyshenkilöt Yhteyshenkilöt (yhteyshenkilö + vara) koulutetaan, yhteyshenkilöt kouluttavat seurakunnissa

24 Työnjako Kipan ja seurakuntien välillä Vastuunjako tehtävissä on määritelty vastuunjakotaulukossa Vastuunjakotaulukko on palvelusopimuksen liite Vastuunjakotaulukko käydään läpi asiakkaiden kanssa kun he siirtyvät palvelukeskuksen asiakkaaksi

25 Etätyö Voiko ja miten etätyötä tehdään? Muuttuuko työmatka?

26 Palvelukeskuksen henkilöstö juhlisti palvelutuotannon käynnistystä

27 Kysymyksiä, keskustelua Kiitos!