Tarkkuutta taloushallintoon helpotusta henkilöstöhallintoon!

Transkriptio

1

2 Tarkkuutta taloushallintoon helpotusta henkilöstöhallintoon!

3 Monetra Oy Osakeyhtiö tukipalvelujen järjestämismuotona Kokemuksia Terveys- ja Talouspäivät Hämeenlinna Päivi Pitkänen toimitusjohtaja Monetra Oy

4 Mikä Monetra? Monetra on voittoa tavoittelematon, Oulun kaupungin (80 %) ja Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymän (20 %) perustama talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus uusina asiakkaina ja omistajina aloittivat NordLab ja Limingan kunta OSEKK aloitti asiakkaana ja omistajana tavoitteena on saada myös muita uusia asiakkaita Monetra aloitti toimintansa Monetra sijaitsee Oulun keskustan tuntumassa

5 Lukuja Monetrassa työskentelee 130 henkilöstö- ja talousalan ammattilaista, joista valtaosa on siirtynyt Monetraan liikkeenluovutuksella asiakasomistajilta Naisvaltainen työyhteisö; miehiä vajaat 10 Keski-ikä on 51 vuotta (naiset), 39 vuotta (miehet) Henkilöstötyytyväisyys 4,6 (asteikko 1-6) Asiakastyytyväisyys 8-9,5 (asteikko 4-10) Liikevaihtoennuste 2013 vajaat 10 miljoonaa euroa Työehtosopimuksia 12, palkkalaskelmia /kk Ostolaskuja noin /kk, myyntilaskuja noin /kk

6 Monetran tuottamat palvelut Henkilöstöhallinnon palvelut palkanlaskenta, palkkakirjanpito, tilitykset, pääkäyttäjäpalvelut, eläkeneuvonta, lisien valmistelu Ostolasku- ja ostoreskontrapalvelut ostoreskontran hoito, pääkäyttäjäpalvelut Myyntilasku- ja myyntireskontrapalvelut laskujen siirto kirjanpitoon ja reskontraan, myyntireskontran hoito, perinnän hoito, pääkäyttäjätehtävät Kirjanpitopalvelut kirjanpito tilinpäätöksineen ja konsernitilinpäätöksineen, käyttöomaisuuden hoito, pääkäyttäjätehtävät ja perusraportointi Maksuliikennepalvelut maksujen lähettäminen ja vastaanotto, tiliotteiden käsittely Matkustuksen- ja kululaskujen hallintapalvelut Asiakaspalvelu Henkilöstövuokraus Myös muiden järjestelmien pääkäyttäjyys ja palvelun tarjoaminen (taloussunnittelu, laskutus, työaikatiedot) Koulutus- ja asiantuntijapalvelut

7 Monetran visio 2015 Kukaan ei ole yksin niin vahva kuin olemme yhdessä OlemmePohjois-Suomen arvostetuin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus ja kunta-alan toimijoiden tavoitelluin Kumppani. Kasvamme, saamme uusia asiakkaita ja olemme toimialan halutuin työpaikka. Tunnusmerkkejämme ovat pohjoisen tarmokas palveluasenne, kustannustehokkuus sekä yhtenäiset sähköiset järjestelmät. Kehitämme aktiivisesti sekä henkilöstö- ja talousprosessia että palveluvalikoimaamme yhdessä asiakkaan kanssa.

8

9 Asiakkuus Monetrassa Monetra toimii in house -periaatteella, jossa asiakkaat ovat myös omistajia eikä asiakkaiden siten tarvitse kilpailuttaa palvelun ostamista Jos Monetra hoitaa myös kunnan tytäryhtiön palvelun, ko. osakeyhtiön tulee myös erikseen olla Monetran osakas, jotta Monetran in house asema ei vaarannu Monetran osakkuus syntyy merkitsemällä yksi osake, a 500e Monetralla on itsellään omistuksessaan ko. osakkeita, joten ylimääräistä yhtiökokousta ei Monetrassa merkinnän takia tarvita, hallituksen päätös riittää Asiakkaan ja Toimittajan välillä tehdään palvelusopimus Palvelun yksityiskohdat sekä Asiakkaan ja Toimittajan välinen työnjako kuvataan vastuumatriisissa, joka tehdään yhdessä Asiakkaan kanssa

10 Oleellisimmat erot osakeyhtiön ja muiden organisointimallien välillä 1/2 Voittoa tavoittelematon osakeyhtiö omistajille ei tavoitella voittoa vaan kustannustehokasta palvelua ja hallittua (mielellään alenevaa) hintakehitystä vs. yksityinen sektori edellyttää oikeanlaista tavoiteasentantaa ja -seurantaa Osakeyhtiölain mukainen osakkaiden yhdenvertainen kohtelu tasavertainen ja oikeudenmukainen hinnoittelu vs. yksityinen sektori, julkinen sektori asiakkuudesta huolehtiminen toimintamallit, kehittämispanostukset Toiminnan itsenäisyys ja joustavuus perustuu luottamukseen, edellyttää hyvää raportointi- ja yhteistyömallia yhtiökokouksella ja erityisesti hallituksella iso rooli vs. julkinen sektori itsenäiset päätökset esim: hinnoittelu, rekrytointi, yhteistyösopimukset, kehityspanostukset, järjestelmähankinnat määrämuotoinen ja säännöllinen yhteistyö asiakkaiden kanssa: omistajat mukana palvelun ohjausryhmissä

11 Oleellisimmat erot osakeyhtiön ja muiden organisointimallien välillä 2/2 Emon omistajaohjauksen periaatteet osakeyhtiö hankkii palvelujaan omistajiltaan, ellei perustellusta syystä toisin päätetä Tuloverovelvollisuus vs liikelaitokset Kassanhallinta ja rahoituksen järjestäminen Emon konsernitili

12 Hallitus Oulun kaupunki Timo Autio, puheenjohtaja Heidi Kemppainen Miia Wennström Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Juha Jääskeläinen, henkilöstöjohtaja Jouko Nissinen, Pyhännän kunnan kunnanjohtaja Oulun kaupungin jäsenet ovat valtuutettuja. Asiantuntijajäsenenä talouspäällikkö Armi Tauriainen.

13 Governance-malli Määrämuotoinen yhteistyö asiakkaiden kanssa Asiakasklubit Tiedotteet asiakkaille Toiminnan kehittäminen Asiakastyytyväisyys Palveluiden dokumentointi Palvelukuvaukset Työnjakomatriisi ja työohjeet Asiakastietokansio Tuotantosuunnitelma, aikataulut Laadunseuranta Palveluprosessi Mittarit ja raportointi Laadunvarmistusmenetelmät Poikkeamien seuranta Auditoinnit Tukitoiminnosta ydintoiminnaksi Aineiston toimitusmuoto Asiakaspalvelu, asiakastuki Kommunikointimuodot Asiakaspalvelun pelisäännöt Uuden asiakkuuden käyttöönotto Järjestelmäympäristö Palveluorganisaatio Soveltuvuus palvelutuotantoon Sähköisyyden taso Itsepalvelun määrä Järjestelmän käytön auditointi Roolit ja vastuut Organisointimalli Osaaminen Henkilöstötyytyväisyys

14 Monetran toimintamalli yhteistyön sujuvuuden varmistamiseksi Palvelusopimus, jonka liitteenä ovat palvelukuvaukset työnjako- ja vastuumatriisit mitä tekee Monetra ja mitä asiakas palvelu yleensä yhteyshenkilöille ja/tai esimiehille, tarvittaessa myös palkansaajille hinta työmäärän ja prosessien mukainen: hyvä pohja kehittämiselle mitä sähköisempi toimintamalli, sitä alhaisempi hinta hintaa tarkistetaan 1-2 kertaa/vuosi, jotta varmistutaan kyseisen asiakkaan osalta todellisiin kustannuksiin perustuvasta laskutuksesta Määrämuotoinen ja säännöllinen yhteistyö yhteyshenkilöiden välinen suora kommunikointi yhteistyöpalaveri säännöllisin väliajoin osallisina yhteyshenkilöt Monetrasta ja asiakkaalta palvelun ohjausryhmä osallisina Monetran ja asiakkaan johto Laadunseuranta

15 Kysymyksiä? Kommentteja?

16 Ota yhteyttä: Monetra Oy Päivi Pitkänen Toimitusjohtaja Arkistokatu 4, Oulu

17