On aika rauhoittua Joulun viettoon. Haluamme kuitenkin vielä kertoa Teille Kipan tilannekatsauksen.

Transkriptio

1 Kirkon palvelukeskus, Kipa ASIAKASTIEDOTE KIPALAINEN 2/ AJANKOHTAISTA On aika rauhoittua Joulun viettoon. Haluamme kuitenkin vielä kertoa Teille Kipan tilannekatsauksen. Palvelukeskusta koskeva lakimuutos on edennyt ja virallisesti palvelukeskus aloittaa vuoden 2012 alusta. Täysistunto teki palvelukeskusta koskevia päätöksiä kokouksessaan Palvelukeskukselle valittiin johtokunta ja johtosääntö vahvistettiin. Johtokunta aloittaa työnsä vuoden alusta Johtokunnan kokoonpano Jukka Keskitalo, kansliapäällikkö, pj. Edustajat 1. Veikko Väisänen, JHTT- tilintarkastaja, täysistunnon edustaja, Kuopion hiippakunta 2. Pirjo Pöyhiä, palvelukeskuksen johtaja, Joensuu 3. Riitta-Sisko Tarkka, seurakuntayhtymän johtaja, Helsinki 4. Kristiina Mätäsaho, talouspäällikkö, Kittilä 5. Ingeborg Flythström, talouspäällikkö, Siuntio 6. Heikki Seppänen, talouspäällikkö, Hollola 7. Antti Viita, talouspäällikkö, Ilmajoki 8. Leena Rantanen, kirkkoneuvos 9. Jyri Klemola, lakimiesasessori, Jyväskylä (Ilpo Kähkönen, yhtymän johtaja, Oulu), varapj Varaedustajat 1. Freja Häggblom, esittelijäneuvos, täysistunnon edustaja, Porvoon hiippakunta 2. Pirjo Mäkinen, palvelukeskuksen johtaja, Oulu 3. Juha Tuohimäki, yhtymän johtaja, Vantaa 4. Annikki Klemola, talouspäällikkö, Nivala 5. Mona Lindfors, talouspäällikkö, Loviisa 6. Tapio Yliluoma, talouspäällikkö, Paimio 7. Martti Komu, talouspäällikkö, Sysmä 8. Tiina Snicker, talouspäällikkö, Mikkeli 9. Ritva Saario, lakimiesasessori, Helsinki Palvelukeskuksessa on myös parhaillaan menossa prosessiosaajien rekrytointi Oulun toimipisteeseen. Hakijoita olikin hyvin niin kirkon sisältä kuin myös ulkopuolelta. Palvelukeskuksen tehtävät ovat kiinnostaneet. Hakemuksia on tullut palvelukeskukseen lähes 400 ja hakuprosesseja on vielä käynnissä ihan loppuvuoteen Tämä on pitänyt Kipan henkilöstöhallinnon kiireisenä koko syksyn.

2 KIPAN JOHTO ESITTÄYTYY Seija Mäenpää, johtaja Hallintotieteiden maisteri Seija Mäenpää toimii palvelukeskuksen johtajana. Aiemmin Seija Mäenpää on toiminut Oulun kaupungilla palvelukeskuksen talous- ja kehittämispäällikkönä. Hänellä on jo toinen palvelukeskuksen perustaminen menossa ja palvelukeskuskokemusta on kertynyt lähes seitsemän vuotta. Hän korostaa asiakassuhteissa kumppanuutta ja asiakkaan sitoutumista yhdessä kehittämiseen. Tärkeänä hän pitää sitä, että asiakas kokee saavansa palvelukeskuksesta lisäarvoa kuten laadun paranemista ja pitkällä aikavälillä myös kustannussäästöjä. Palvelukeskushankkeen onnistumisessa hän pitää henkilöstöä tärkeimpänä voimavarana. Henkilöstömäärä on vielä pieni, mutta jo nyt näkee, että Kipan koko henkilöstö on sitoutunut tehtäviinsä. Hän iloitsee ja kiittää koko henkilökuntaa sekä johtotiimiä siitä, että he ovat lähteneet yhdessä innolla rakentamaan palvelukeskusta ja heidän kanssa on kiva tehdä työtä yhteisen tavoitteen eteen. Hän kiittelee myös tietojärjestelmähankkeessa mukana olevia määrittelijöitä, testaajia ja pilottiseurakuntia sekä toimittajien projektipäälliköitä. He ovat myös näyttäneet, että ovat valmiita työskentelemään yhteisen tavoitteen eteen. Johanna Laitila, henkilöstöpäällikkö Henkilöstöpäällikkö Johanna Laitila vastaa palvelukeskuksen henkilöstöasioista. Aiemmin Johanna on työskennellyt mm. Puolustusvoimilla siviilien henkilöstöasiantuntijana ja Metso Mineralsilla koulutuspäällikkönä. Johanna on suorittanut töiden ohella johtamisen erikoisammattitutkinnon ja työsuhdeasian tutkinnon ja sitä ennen opiskellut kasvatustieteen maisteriksi elinikäisen oppimisen koulutusohjelmasta. Johanna kertoo, että Kipassa on ollut alusta lähtien tekemisen meininki, mm. rekrytointeja tehdään kiivaaseen tahtiin. Johannan mielestä on hienoa olla luomassa uutta ja olla mukana palvelukeskuksen perustamisessa alusta lähtien. Hänestä työssä parasta on sen monipuolisuus ja haasteellisuus sekä erilaisten ihmisten kanssa työskenteleminen. Tulevaisuutta ajatellen Johanna toivoo, että palvelukeskus pystyy vastaamaan asiakkaiden odotuksiin, palvelukeskuksessa on hyvä työskentelyilmapiiri ja se koetaan houkuttelevana työpaikkana. Hannu Kallinen, tietohallintopäällikkö Tietohallintopäällikkö Hannu Kallinen vastaa tietojärjestelmähankkeen ja -hankintojen etenemisestä ja toimii hankejohtajana. Koulutukseltaan Hannu on Oulun yliopistosta valmistunut filosofian maisteri pääaineenaan tietojenkäsittelyoppi. Aiemmin Hannu on työskennellyt mm. Nokialla tuotekehityksessä monenlaisissa tehtävissä. Hänen aiempiin työpaikkoihinsa lukeutuvat myös Oulun Diakonissalaitos, Oulun Puhelin ja Oulun kaupunki. Hannun työt Kipassa ovat alkaneet vauhdikkaasti, ja hän kuittaakin, että mielenkiintoisten tehtävien parissa aika kuluu joskus liiankin nopeasti. Työssään hän pitää isojen kokonaisuuksien hallinnasta, ison palapelin kokoamisesta. Tulevaisuudelta Hannu odottaa, että hanke saadaan maaliin aikataulussa ja asiakkaat ovat tyytyväisiä. Lisäksi Hannu toivoo että palvelukeskus täyttää - ja mieluummin ylittää - asiakkaiden odotukset.

3 Anne Saloniemi, asiakaspalvelupäällikkö Asiakaspalvelupäällikkö Anne Saloniemi huolehtii Kipassa asiakkaiden vastaanottamisesta eli kolmesta asiakasprojektista vuodessa vuoteen 2017 saakka. Koulutukseltaan Anne on kauppatieteiden maisteri ja ennen siirtymistään Kipaan hän toimi Kirkkohallituksessa HETA -projektin projektipäällikkönä. Aiemmin Anne työskenteli Tornion seurakuntayhtymän talouspäällikkönä 16 vuoden ajan ja myös yrityspuolen työt ovat tuttuja. Työskentelyä Kipassa Anne kuvailee oikeaksi toiminnaksi. Vihdoin siis tapahtuu kun HETAssa hyvin suunniteltu näkyy nyt käytännössä, ja Anne antaakin suuren kiitoksen suunnittelussa mukana olleille työryhmille. Anne kertoo työnsä olevan inspiroivaa ja mukaansatempaavaa, hänestä töihin on mukava tulla joka aamu. Tulevaisuuden toiveissa siintää Kipan jatkuva kehitys ja yltäminen aina vain parempiin tuloksiin. Itselleen Anne asettaa tavoitteeksi positiivisen asenteensa säilyttämisen. Tuomas Halonen, henkilöstöhallinnon palvelupäällikkö Henkilöstöhallinnon palvelupäällikkö Tuomas Halosen vastuualueeseen kuuluvat palkanlaskenta, matka- ja kuluhallinta sekä henkilö- ja palvelussuhderekisteri. Hän toimii kyseisten prosessien prosessinomistajana ja henkilöstön esimiehenä. Koulutukseltaan Tuomas on kauppatieteiden maisteri ja ennen Kipaan tuloa hän työskenteli terveydenhuollon parissa aluepäällikkönä. Kipaa Tuomas kuvailee mahtavaksi ja mukavaksi työympäristöksi, jossa on tekemisen meininki ja vahva yhteishenki. Hänestä työssä on parasta sen haasteellisuus sekä mahdollisuus käyttää ja antaa kaikkea osaamistaan. Tuomas toivoo Kipan kasvavan tehokkaaksi palvelukeskukseksi, joka pystyy palvelemaan kirkon tarpeita ja toteuttamaan Kirkkohallituksen strategiaa sille kuuluvin osin. Hän myös odottaa, että hyvä henki ja tekemisen meininki säilyvät palvelukeskuksen kasvaessa, ja että palvelukeskus työntekijöineen suoriutuu tehtävistään aina vain paremmin. Outi Naamanka, taloushallinnon palvelupäällikkö Taloushallinnon palvelupäällikkö Outi Naamanka vastaa Kipan taloushallinnon prosesseista ja niiden kehittämisestä. Outi on koulutukseltaan filosofian maisteri pääaineenaan tietojenkäsittelytiede. Aiemmin Outi on työskennellyt UPM Kymmenellä SAP tietojärjestelmäprojekteissa sekä kansainvälisen palvelukeskuksen ja prosessikehityksen parissa. SAP -kokemusta hänelle on kertynyt reilut kymmenisen vuotta. Outi kertoo töiden Kipassa lähteneen liikkeelle viihtyisästi ja mielenkiintoisesti - ja luonnollisesti kiireisesti. Mielekästä työssä on mahdollisuus olla kehittämässä palvelukeskusta alusta alkaen, sekä mahdollisuus olla ihmisten kanssa tekemisissä. Outi mainitseekin asiakaspalvelun itselleen tärkeäksi osa-alueeksi työssään prosessien kehittämisen lisäksi. Tulevaisuudelta Outi odottaa, että Kipa pystyy vastaamaan hyvin asiakkaiden tarpeisiin ja täyttämään palvelukeskukselle asetetut odotukset ja pidemmällä aikavälillä katseet tähyävät toiminnan kokonaiskehittämiseen. ASIAKKAAT Pilottiseurakunnat tapasivat Oulussa. Tilaisuudessa käytiin läpi Kipan tilannekatsaus ja iltapäivä käytettiin keskustelutyöpajoissa. Työpajojen teemoina olivat mm. Mitä kaikkia käydään läpi asiakkaan kanssa kun he siirtyvät Kipan asiakkaiksi. Mikä on asiakkaan rooli pilotoinnissa? Kirjanpito- ja palkanlaskennan työpajoissa palvelupäälliköt esittelivät palvelukeskuksen sähköisiä rajapintoja ja keskusteltiin niistä tehtävistä, jotka jäävät palvelukeskuksen ja asiakkaan rajapinnassa asiakkaiden tehtäviksi. Tietojärjestelmätyöpajassa käytiin lävitse IT-valmistelujen aikatauluja ja määräaikoja. Yhteydenpitoa asiakkaisiin tiivistetään mm. eri kyselyjen muodossa. Seurakunnille kerrottiin myös, että Kipasta tullaan käymään kylässä alkuvuodesta, jolloin yhdessä pääsemme tarkemmalla tasolla käymään lävitse sopimukset liitteineen ja keskustelemaan heidän erityiskysymyksiä. Paljon tulee tapahtumaan lähikuukausina ja tiivis yhteistyö on avainsana, jotta palvelu olisi ja tuntuisi heti omalta ja tutulta. Yhteistyötä tiivistetään myös siten, että kevään aikana yhteistapaamisia tulee olemaan useita.

4 Pilottien lisäksi liittyy myös neljä muuta seurakuntataloutta asiakkaiksi ja heihin on pikkuhiljaa myös oltu yhteydessä. Yhteinen tapaaminen järjestetään vuoden alkupuolella, jotta heilläkin olisi turvallisempi olo vaikka ei pilottitekemisissä olekaan mukana ja ennen kaikkea he tapaavat toisensa, kohtalotoverit. Odotamme kovasti heihin tutustumista. TIETOJÄRJESTELMÄHANKE ETENEE Tietojärjestelmähanke etenee suunnitellusti. Määrittelyvaihde on hyvässä vauhdissa. Pilottiseurakunnilta on jo kyseltyjä erilaisista asioista. Kyselyt liittyvät tässä vaiheessa erityisesti asiakkaan tietojärjestelmäliittymiin. Liittymien päivitys/vastuunjakotaulukko on lähetetty pilottiseurakunnille täydennettäväksi. Liittymien määrittely- ja toteutustyö pilottien seurakuntatalouksien tietojärjestelmätoimittajien kanssa käynnistyy joulukuun puolessavälissä, jolloin päästään konkreettisesti etenemään liittymäasiassa. Valmisteluvaihe hyväksyttiin ohjausryhmän päätöksellä ja siirryttiin määrittelyvaiheeseen. Hankkeen määrittelytyöpajat käynnistyivät viikolla 41 ja ne saadaan pääosin päätökseen viikon 50 loppuun mennessä. Määrittelyvaiheeseen on suunniteltu työpajoja kaikkiaan 74 kpl ja näyttäisi, että työpajat toteutuvat suunnitellusti. Tavoitteena on, että määrittelyvaihe saadaan hyväksyttyä mennessä ja siirrytään toteutus ja testaus vaiheeseen. KIPALAISIA REKRYTOIDAAN OULUN TOIMIPISTEESEEN Palvelukeskuksessa oli marraskuussa auki 21 tehtävää. Hakemuksia saapui 47, hakijoita kaiken kaikkiaan oli 27. Hakijoita oli ympäri Suomen ja haastatteluun kutsuttiin kaikki, jotka täyttivät hakuilmoituksessa mainitut kriteerit. Kriteereinä olivat mm. että hakija on kirkon vakinaisessa palvelussuhteessa ja täyttää vaaditut hakukriteerit. Hakijoiden valintaprosessissa olivat mukana palvelukeskuksen johtaja Seija Mäenpää, henkilöstöpäällikkö Johanna Laitila ja taloushallinnon palvelupäällikkö Outi Naamanka tai henkilöstöhallinnon palvelupäällikkö Tuomas Halonen. Vaikka hakemuksia oli määrällisesti paljon, kaikkiin tehtäviin ei ollut hakijoita. Kahdeksan prosessiosaajan paikkaa on tällä hetkellä julkisessa haussa. Palvelukeskuksen controllerin tehtävä on ollut myös julkisessa haussa. Hakuaika päättyi Hakijoita oli kaikkiaan 33. Haastatteluprosessi on parhaillaan käynnissä. Uusien henkilöiden nimitykset löytyvät Sakastista Kipan sivuilta. Seuraavan kerran Kirkon palvelukeskus rekrytoi henkilökuntaa vuoden 2012 puolella. Rekrytoinneista tiedotetaan Sakastin Kipan uutisissa ja Kipalaisessa.

5 ETÄTYÖASIA KIINNOSTAA Etätyöhön liittyvä Gradu- tutkimus etenee. Tutkimukseen liittyvä kysely etätyöstä on lähetetty Kalajokilaakson pilottiseurakunnille joulukuussa. Kysely on lähetetty myös palvelukeskuksen esimiehille. Tutkimme Kipassa parhaita käytäntöjä etätyön toteuttamiseen. Tavoitteena on, että saisimme rakennettua parhaan mahdollisen etätyön toimintamallin ja, että Kipalaisina pystyisimme tuottamaan laadukkaita ja kustannustehokkaita palveluja asiakkaillemme myös etätyöpisteistä. VIESTINTÄÄ TEHOSTETAAN Kipan omat sivut on perustettu Sakastiin. Sivut löytyvät seuraavasta linkistä. Kipalainen löytyy myös Sakastin Kipan sivuilta. Tiedottamista pilottiseurakuntiin tehostetaan. Vuoden alussa otetaan käyttöön pilottitiedote, joka on luettavissa Sakastin Kipan sivuilta.