Monetran Punainen lanka

Transkriptio

1 Monetran Punainen lanka

2 Helpotusta henkilöstöhallintoon, tarkkuutta taloushallintoon ja taitoa tulkkaukseen Monetra on talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus. Palveluihimme kuuluvat kirjanpito, osto- ja myyntireskontrapalvelut; maksuliikenne-, palkanlaskenta-, palkkakirjanpito-, matkan- ja kulunhallintapalvelut sekä järjestelmien pääkäyttäjyydet. Uusimpana kokonaisuutena palvelukeskukseemme kuuluu myös Tulkkipalvelu, joka tuottaa tulkkaus- ja käännöspalveluita viranomaisille ja kunta-asiakkaille. Viime vuosien aikana Monetra on saanut asiakkaikseen useita kuntia, oppilaitoksia sekä osakeyhtiöitä. Uusasiakkuusneuvotteluja on paraikaa aktiivisesti käynnissä. Monetran talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus sijaitsee Oulun keskustan tuntumassa, Vanhantullin alueella osoitteessa Arkistokatu 4. Monetra Tulkkipalvelu sijaitsee Oulun ydinkeskustassa osoitteessa Hallituskatu

3 Tomeraa tekemisen meininkiä Monetra on kasvanut vajaan kolmen vuoden aikana 90 työntekijän työnantajasta 170 henkilön työpaikaksi. Henkilöstömäärä on kasvanut pääosin liikkeenluovutuksella, mutta rekrytointiakin on tehty. Monelle siirtyminen palvelukeskusmaiseen työyhteisöön on uutta, mutta henkilöstö on sopeutunut muutokseen hyvin. Monetra on viime vuosina osallistunut Suomen Parhaat työpaikat -tutkimukseen ja 84 % henkilöstöstä pitää Monetraa todella hyvänä työpaikkana. Työtunnelmia mitataan muutaman kerran vuodessa fiilismittauksella. Henkilöstöä on eläköitynyt noin 10 % ja seuraavan kahden vuoden sisällä eläköityy toinen 10 %. Monetran johtaminen on organisoitu kahteen johtoryhmään: operatiiviseen ja strategiseen johtoryhmään. Operatiivinen johtoryhmä keskittyy esimiehiä ja tiimejä koskevien asioiden linjauksiin ja päätöksiin ja strateginen johtoryhmä strategisiin asioihin ja kehittämiseen. Vuonna 2014 hyödynnettiin edellisvuonna käyttöönotettua uutta taloushallinnon tietojärjestelmää, Aditro Intime Plussaa, joka muutti kaikkia talouspuolen prosesseja. Tämä vaati koulutusta, ohjeistusta ja käytännönläheistä neuvontaa. Tehokkuus ei vuonna 2014 kasvanut, joten tehokkuuden kasvattamisen painopiste on vuosissa Vuoden 2015 keskeisimmät tavoitteet ovat: Asiakastyytyväisyys: Arvosanan 9-10 antaneiden osuus vastauksista 70 % Johtamisjärjestelmän ja organisaation kehittäminen vastaamaan tehokkuusvaadetta ICT-tukimallin luominen ja uusi sopimus Oulun Tietotekniikan kanssa Prosessien tehostuminen keskimäärin 10 % kaudella Henkilöstön työhyvinvoinnin parantaminen ja työtyytyväisyyden voimistaminen edellisvuodesta. Lämmin kiitos kaikille monetralaisille hyvin tehdystä työstä, luotettavuudesta sekä kärsivällisyydestä uusien järjestelmien käyttöönotossa. Iso kiitos kaikille Asiakkaillemme ja yhteistyökumppaneillemme rakentavasta ja kehittävästä yhteistyöstä. Päivi Pitkänen toimitusjohtaja Monetra Oy Asiakastyytyväisyys on hyvällä tasolla, vaikka talousjärjestelmän käyttöönotto tuntui isona muutoksena myös asiakkaiden keskuudessa. Ensimmäinen valtakunnallinen asiakkuus FinnHEMS Oy saatiin loppuvuodesta Asiakasvastaavatoimintamallia pilotoitiin, ja se otettiin käyttöön kaikille asiakkaille alkuvuodesta Päätös Pohjois-Suomen tulkkipalvelun siirtämisestä Oulun kaupungilta Monetraan tehtiin loppuvuodesta 2014 ja se toteutui Kuluneena vuonna valmistauduttiin myös sote-uudistukseen. Monetra on valmis ottamaan vastaan mahdollisia uusia asiakkaita soten tuottaja-kuntayhtymistä ja ympärille jäävistä kunnista. Sote-uudistus ja sen mukanaan tuomat muutokset ovat Monetralle suuri mahdollisuus.

4 Arvomme Visiomme Monetran arvojen ja vision työstämisessä on ollut mukana koko henkilökuntamme. Arvot ohjaavat kaikkea toimintaamme. Kumppanuus Asiantuntijuus Tehokkuus ja uudistuminen Hyvä paikka tehdä työtä Olemme Suomen arvostetuin talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus ja kunta-alan toimijoiden tavoitelluin Kumppani. Kasvamme, saamme uusia asiakkaita ja olemme toimialan halutuin työpaikka. Tunnusmerkkejämme ovat pohjoisen tarmokas palveluasenne, kustannustehokkuus sekä yhtenäiset sähköiset järjestelmät. Kehitämme aktiivisesti kaikkia prosessejamme ja palveluvalikoimaamme yhdessä asiakkaan kanssa..

5 Tulkkipalvelussa asioidaan sujuvasti eri kielillä Pohjois-Suomen tulkkipalvelulle vuosi 2014 oli muutoksen valmistelua. Oulun kaupungin liikelaitoksen Oulun Konttorin alaisuuteen kuuluneen Tulkkipalvelun ulkoisten asiakkaiden osuus oli kasvanut tasolle, joka edellytti kuntalain muutoksen valossa toiminnan uudelleenjärjestelyä. Oulun kaupungin johdossa nähtiin viisaasti Tulkkipalvelun merkittävä rooli alueen viranomaisille ja elinkeinoelämälle: ei ole kansainvälistyvää Oulun seutua ilman toimivia tulkkaus- ja käännöspalveluja. Monetra tuntui heti ajatuksena sopivalta kodilta Tulkkipalvelulle. Näimme tulkkaus- ja käännöspalvelujen sopivan hyvin Monetran tuottamien tukipalvelujen tuotevalikoimaan. Tulkkipalvelu on tuottanut Monetran pääomistajille, Oulun kaupungille ja PPSHP:lle, tulkkaus- ja käännöspalveluja jo vuosia. Tämän lisäksi Tulkkipalvelu tuo mukanaan uusia asiakkuuksia, joille meidän on jatkossa ilo markkinoida myös osaavaa talous- ja henkilöstöhallinnon palvelua. Tulkkipalvelu toimii Monetran vision mukaisesti jo koko maassa. Vuoden 2015 alusta Tulkkipalvelu on ottanut puhuttujen vieraiden kielten lisäksi viittomakielen palveluvalikoimaansa viranomaisasiakkaiden toivomuksesta. Tulkkausmuodoista toivomme voivamme edistää paikan päällä tapahtuvan ja puhelintulkkauksen rinnalla videotulkkauksen käyttöä kustannustehokkaana etätulkkausmuotona. Kiitämme kaikkia monetralaisia lämpimästä vastaanotosta ja toivotamme asiakkaamme tervetulleiksi Monetran asiakkuuteen. Monetralaisuus tarkoittaa meille sitä, että kiinnitämme huomiomme asiakkaan tarpeisiin ja toiveisiin kehittääksemme vielä toimivampia palveluratkaisuja asiakkaidemme parhaaksi. Titta Heikkinen tulkkipalvelupäällikkö Tulkkipalvelun tiimi koostuu 14 asiantuntijasta, jotka huolehtivat tilausten koordinoinnista, laskutuksesta, tulkkaamisesta, kääntämisestä sekä toiminnan ja laadun kehittämisestä. Tulkkaamiseen ja kääntämiseen osallistuu tämän lisäksi reilusti yli 100 freelancer-tulkkia ja kääntäjää sekä alihankkijaverkostomme kaikkialla Suomessa.

6 Miksi valitsisit kumppaniksi Monetran? Samasta paikasta kaikki talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut sekä tulkkipalvelut kustannustehokkaasti ja luotettavasti Monetra toimii in house -periaatteella, jossa asiakkaat ovat myös omistajia. Näin asiakkaiden ei tarvitse kilpailuttaa palvelun ostamista Monetran osakkuus syntyy merkitsemällä yksi osake, arvoltaan nimellinen 500 Monetran asiakastoiminnan malli selkeyttää asiakkaan ja Monetran vastuut. Asiakkaan ja toimittajan välillä solmitaan palvelusopimus. Yhteistyö kanssamme on mutkatonta, kun laadimme yhdessä yksityiskohtaisen vastuumatriisin. Matriisissa määritellään, mitä Monetra ja mitä asiakas tekee ja mitä palveluita asiakas on tilannut. Hinnoittelumme riippuu prosessista ja työmääristä: mitä sähköisempi ja virheettömämpi toimintamalli on, sitä alhaisempi on hintakin. Hoidamme asiakassuhdetta säännöllisesti ja määrämuotoisesti yhteistyöpalavereissa, ohjausryhmissä ja laadunseurantajärjestelmän avulla. Kehitämme prosessejamme aktiivisesti yhdessä asiakkaamme kanssa ja palautteiden pohjalta. Asiakaspalvelu ja sen jatkuva kehittäminen on meille tärkeää. Nyt käytössämme ovat ryhmäsähköpostilaatikot, keskitetty puhelinvaihde, tulkkipalvelun palvelupuhelinnumero ja www-sivut. Vuonna 2015 keskitymme asiakaspalvelun sujuvoittamiseen ja tavoitteenamme on ottaa käyttöön asiakaspalvelun tiketöintijärjestelmä. Lämpimästi tervetuloa Kumppaniksemme! Iloinen ASIAKKAIDEN AJATUKSIA CASE NORDLAB ilme, hyvä asiakaspalvelukyky. Asioiden kehittämisestä keskustellaan ja etsitään tehokkaita toimintatapoja. Todella hyvä yhteistyö. Tiimiesimies erittäin hyvä, sitoutunut, tehokas ja osaava. Innokasta kehittämishenkeä. Monetra järjestää hyviä koulutuksia ja asiakastilaisuuksia. Puhelintulkkaus oli ammattitaitoista ja sujui erittäin hyvin. Tulkkaus oli asianmukaista ja jäi tunne, että tulkattava ja tulkki sekä oikeuslaitoksen henkilöstö ymmärsivät toisiaan. Kiitos loistavasta ja nopeasta palvelustanne!

7 Miten voimme palvella? Monetra lukuina, vuosi 2014 Käytössämme olevat järjestelmät ovat tärkeimpiä työkalujamme. Monipuolisen ja kattavan järjestelmävalikoimamme avulla voimme palvella joustavasti ja luotettavasti sekä suuria että pieniä asiakkaitamme. Talousjärjestelmä Aditro Intime Plus, lisänä myös laskutusja taloussuunnittelu IP-ostolaskujen käsittely (Basware) Maksuliikenneohjelma, palvelukeskusversio (Basware) GC-konsernitilinpäätösohjelma (Basware) Personec Käyttöomaisuus (Aditro) Personec FK ja Personec FK Monika -henkilöstöhallinnon ohjelmat (Aditro) Personec F ESS (Aditro) NorlicT-henkilöstöhallinnon ohjelma (Norlic) Prima-palkkahallinto-ohjelma (CGI) M2-matkustus- ja kulunhallintaohjelma (Logium) Fivaldi - talous- ja palkkahallinto-ohjelma (Visma Finnvalli) Talous- ja henkilöstöpalveluiden henkilöstömäärä 155, joista naisia 142 henkilöä eli 92 % ja miehiä 13 henkilöä eli 8 %. Tulkkipalveluiden henkilöstömäärä 14 ja lisäksi noin 100 freelanceria Henkilöstön keski-ikä on 49,8 vuotta (naiset) ja 36,4 vuotta (miehet). Vakinaisia/toistaiseksi voimassaolevia 134, määräaikaisessa työsuhteessa 28, työllistettyjä 5, sijaisia 14 (talous- ja henkilöstöhallinto) Sairauspoissaolot 2,7 % (ei muutosta vuoteen 2013) Henkilöstötyytyväisyys: 84 % henkilöstöstämme pitää Monetraa todella hyvänä työpaikkana Asiakastyytyväisyyden keskiarvo 8,6 (skaala 0 10) Liikevaihto 9,8 milj. euroa (kasvua 24 % vuodesta 2013) Liikevaihtoennuste vuodelle 2015: 11,3 milj. euroa (luku sisältää Tulkkipalvelun alkaen) Henkilöstökulut toimintamenoista 66,04 % Palkkalaskelmia kpl/kk (kasvua 3 %), yksittäisiä palkansaajia Palkanlaskennan oikeellisuus 99,6 % Ostolaskuja noin kpl/kk (kasvua 4 %) Ostoreskontran oikeellisuus 99,8 % Myyntilaskuja noin kpl/kk (kasvua 17 %) Erillisiä tilinpäätöksiä 40 Tulkkaustunnit noin / vuosi Käännökset sivua / vuosi

8 TALOUSHALLINTO kirjanpito- ja tilinpäätöspalvelut ostoreskontra- ja ostolaskujen käsittelypalvelut laskutuspalvelut myyntireskontrapalvelut maksuliikennepalvelut perintäpalvelut taloushallinnon tietojärjestelmien pääkäyttäjäpalvelut matka- ja kuluhallintapalvelut henkilövuokraus HENKILÖSTÖHALLINTO palkanlaskentapalvelut ja palkkioiden maksatus henkilöstöhallinnon tietojärjestelmien pääkäyttäjäpalvelut palkkakirjanpitopalvelut eläkeneuvonta palvelusuhdeasioiden neuvonta- ja koulutuspalvelut henkilövuokraus TULKKIPALVELU asioimistulkkaus viestinvälitys käännökset päivystys koulutus kielivalikoimassa yli 50 eri kieltä Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Arkistokatu 4, Oulu puh (vaihde palvelee arkisin klo 8 16) Tulkkipalvelu Hallituskatu D, PL 60, Oulu puh Sisältö: Sanja Starck, taitto: Tuomas Nissinen, kuvat: Vili Mäentausta ja Johanna Jänkälä. Kirjapaino: Erweko Oy