Kirkon palvelukeskuksen asiakastiedote 2/

Transkriptio

1 KIRKON PALVELUKESKUS kipalainen Kirkon palvelukeskuksen asiakastiedote 2/ Kipan palvelutuotanto käynnistyi Paljon on tapahtunut vuoden aikana. Nyt saamme iloita, että Kipan toiminta on käynnistynyt ja palvelutuotanto on alkanut tavoitteen mukaisesti Perusasiat ovat kunnossa ja toimivan kokonaisuuden kehittäminen jatkuu uusien seurakuntatalouksien siirtyessä Kipan asiakkaiksi vuosien aikana. Onnistuneen palvelutuotannon käynnistymisestä kiitos pilottiseurakunnille Nyt on aika kiittää -tapahtuma Pilottiseurakuntien kiitostilaisuus järjestettiin Oulussa Vanhassa Pappilassa Tilaisuuteen osallistui pilottiseurakuntien/seurakuntayhtymien kirkkoherroja ja yhteyshenkilöitä. Tilaisuudessa saimme ensimmäisiltä asiakkailta palautetta palvelujen kehittämiseksi. Asiakkailta tuli myös konkreettisia hyviä ideoita asiakaspalvelun parantamiseksi. Palvelutuotannon asiakastukea tullaan palautteen perusteella kehittämään asiakkaiden toivomaan suuntaan. Tästä tulemme tarkemmin tiedottamaan seuraavassa kipalaisessa. Seija Mäenpää johtaja Yhteistyö pilottiseurakuntien kanssa on sujunut hyvin ja ymmärrystä asioiden keskeneräisyyteen on löytynyt, mikä pilotointiin kuuluukin. Erityisesti matka- ja kulujärjestelmän käyttäjille, kaikille seurakuntien työntekijöille, muutos on ollut suuri. Olemme olleet samassa veneessä asiakkaiden kanssa. Molemminpuolinen yhteistyö on edennyt hyvään lopputulokseen ja on aika nostaa katse tulevaisuuteen ja jatkaa kehittämistä. Kiitos Kipan ensimmäisille asiakkaille Kipa kiittää lämpimästi kaikkia pilottiseurakuntien/seurakuntayhtymien kirkkoherroja, talouspäälliköitä ja taloustoimistojen henkilökuntaa sekä kaikkia niitä jotka ovat edistäneet yhteistä tavoitetta. Pilottiseurakunnat: Alavieskan, Haapajärven, Haapaveden, Hailuodon, Haukiputaan, Kiimingin, Oulunsalon, Paltamon, Utajärven seurakunnat sekä Oulun seurakuntayhtymä. Seurakuntataloudet: Kiuruvesi, Kerava, Konnevesi ja Puolanka, jotka tulivat Kipan asiakkaiksi , ovat myös antaneet merkittävän panostuksensa Kipan palvelutuotannon käynnistämiseen. 1

2 Kipa tiedottaa Porvoon toimipisteen palvelupäällikkö valittu Porvoon toimipisteen palvelupäälliköksi on valittu diplomiekonomi, kauppatieteiden maisteri EM Soili Wallin. Soili Wallin siirtyy Kirkon palvelukeskukseen Porin seurakuntayhtymän pääkirjanpitäjän tehtävistä. Hän on toiminut myös vs. talouspäällikkönä Porin seurakuntayhtymässä. Kirkon palvelukeskuksen (Kipan) asiakkaaksi siirtymiset vuosittain yhdessä erässä 2014 alkaen Arvot ja strategia ohjaavat toimintaa Kirkon palvelukeskuksen strategia työ käynnistettiin helmikuussa Koko henkilökunta osallistui arvoseminaareihin, joissa palvelukeskuksen toiminnan arvot määriteltiin. Yhteiset arvomme ovat avoimuus, kumppanuus, työhyvinvointi, inhimillisyys, osaaminen ja luottamus. Arvojen määrittelyä ohjasivat kirkon arvot ja kirkkohallituksen strategia. Tämän jälkeen käynnistettiin tiimivalmennukset, joissa tiimit määrittelevät toiminnan arvojen sisällöt tiimien pelisäännöiksi. Strategiatyötä jatkettiin arvojen pohjalta valmistelemalla johtoryhmän kanssa palvelukeskuksen visio, toiminta-ajatus, strategiset päämäärät, kriittiset menestystekijät, strategiset tavoitteet ja vuositavoitteet 2013 sekä mittarit. Johtokunta hyväksyi kokouksessaan Kirkon palvelukeskuksen strategian. Kirkon palvelukeskuksen arvot Kirkkohallitus on aikoinaan pyytänyt seurakuntatalouksilta tietoa siitä, että minä vuonna siirto sopisi seurakuntataloudelle parhaiten. Kirkkohallituksen täysistunto on vahvistanut siirtymävuodet esitettyjen toivomusten mukaisesti. HeTa-projektin aikana määriteltiin, että siirtymäeriä olisi vuodessa kolme; 1.1., 1.5 ja 1.9. Nyt kun Kipan tuotanto on lähtenyt käyntiin ja siirtymiset on voitu suunnitella tarkemmin aikatauluineen ja tehtävineen, olemme arvioineet asiaa uudelleen. Vuonna 2013 on siirtymäeriä on vielä kolme ja näiden kolmen erän vastaanottotehtävät on aloitettu. Vuoden 2014 alusta lukien Kipaan siirrytään yhdessä erässä vuoden vaihteessa. Pystymme - tarjoamaan useampia koulutuspäivämääriä - antamaan enemmän aikaa eri siirtotehtäville - tukemaan pidempään siirtyvää seurakuntataloutta Tällä tavalla voimme palvella Kipaan siirtyviä asiakkaitamme parhaiten. Kysymyksiin vastaa asiakaspalvelupäällikkö Anne Saloniemi, p s-posti anne.saloniemi@evl.fi Visio Olemme ammattitaitoinen ja luotettava kumppani kirkon perustehtävän tukemisessa. Toiminta-ajatus Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö tuottaa kirkon talousyksiköille kirjanpidon ja palkanlaskennan palveluja laadukkaasti ja kustannustehokkaasti. 2

3 Henkilöstöhallinnon palvelupäällikön terveiset asiakkaille Joulu on jo ovella. Kun katson mennyttä vuotta taaksepäin, niin voin vain kiittää Kipan työntekijöitä ja asiakkaitamme hyvästä ja rakentavasta yhteistyöstä. Olemme yhdessä saaneet paljon aikaiseksi, mutta löytäneet toisaalta paljon asioita, joita voimme kehittää. Kipa täti haluaa jatkossakin kuulla kehitysehdotuksia. Kesä ja syksy 2012 olivat työntäyteisiä, niin asiakkaalla kuin Kipan työntekijöillä. Henkilöstöhallinnossa teimme kaikkemme, jotta ensimmäisten virkapalkkojen maksaminen saatiin varmistettua. Kaikki saivat palkkansa, mutta kuten palvelukeskuksien käyttöönottoon kuuluukin, niin korjauksia täytyi tehdä heti tai seuraavassa palkka-ajossa. Loppujen lopuksi korjattavaa oli todella vähän; noin 50 henkilölle meni ylimääräinen palkkalaji maksuun koska se oli vahingossa tullut tietojen siirrossa Kipa järjestelmään, yhdelle henkilölle meni palkka 60% verolla Kipan virheestä johtuen, joku oli jäänyt saamatta palkkaansa koska tilinumero oli järjestelmässä väärin niin täytyi suorittaa myöhemmin pikamaksu. Kaiken kaikkiaan erinomainen suoritus, jos mietitään millaisella aikataululla käyttöönotto tehtiin. Virkapalkkojen jälkeen tulivat vuoroon tuntipalkat, palkkiot ja työsuhteisten palkat. Myös ensimmäiset matkalaskut maksettiin. Tuotannon tukeen tulleiden tukipyyntöjen ja palautteen näkökulmasta tuntipalkat, palkkiot ja matkalaskut aiheuttivat eniten kysymyksiä. Näihin kysymyksiin tuleekin eniten panostaa. Jos kysymyksistä otetaan muutamia poimintoja ja mitä on viety kehityspuolelle, niin asiakaskoulutusta kehitetään asiakaslähtöisemmäksi, asiakkaalle tehdään selkeät toimintaa tukevat ohjeet/opasteet Kipan akkunaan ja matkalaskujen osalta täytyy kehittää yksittäistä matkustajaa tukevia ratkaisuja. Kehityksen tavoitteenahan on loppujen lopuksi kuitenkin se, että jokainen seurakunnan työntekijä tietää mitä tekee, miten tekee ja sovellukset tukevat häntä tässä tehtävässä. Näin saamme yhdessä prosessit toimimaan sujuvasti ja viimein kannattavasti. Kun katson eteenpäin, joulunkin yli, näen seuraavan asiakaserän vastaanoton ja taas ensimmäisten palkkojen maksun. Hyvällä yhteistyöllä ja tekemisen meiningillä saavutamme tavoitteemme! Kirkon palvelukeskuksen väki tukee kirkon hengellistä perustehtävää Olemme taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon ammattilaisia sekä heitä tässä työssä tukevia asiantuntijoita. Meitä on tällä hetkellä sekä kirkon sisältä (n. 50 %), että ulkopuolelta tulleita työntekijöitä, yhteensä 45 henkilöä (tavoitetilassa v yhteensä 130 henkilöä). Henkilöstön monikulttuurinen tausta ja uuden organisaatiomme melkoinen rakentumisvauhti luovat haasteita, joihin me yhdessä tiimeissä töitä tehden tartumme. Olemme tietoisia roolistamme kirkon perustehtävän tukijoina. Panostamme voimakkaasti henkilöstömme perehdytykseen ja työhyvinvoinnin tukemiseen. Yksi merkittävä rooli perehdytyksessä on liittymisemme kirkon ydintehtävään; sekä tiedollisesti että osallistumalla kirkon hengelliseen toimintaan. Perehdymme tiimivalmennuksissa kirkon ytimeen Raamatun tekstein, kirkkovuoteen, kirkon organisaatioon ja päätöksentekoon sekä tutustumme seurakunnan toimintaan vierailemalla seurakunnissa (alla kuva vierailusta Kempeleen seurakuntaan). Panostamme myös yhteisömme hengelliseen rakentumiseen mm. osallistuimme kiirastorstain messuun. Meidät vihittiin tehtäviimme Oulun tuomiokirkossa (mahduimme nipin napin polvistumaan alttarille yhdessä). Kaikki kirkon työ on hengellistä, näin me työmme Kipassa miellämme. Elämme siunattua joulun ja ensimmäisen oman joulumessun odotusta. Sirpa Miettunen henkilöstön kehittämispäällikkö, pappi Palvelukeskus haluaa nimensä mukaan palvella seurakuntia kumppanina kirkon sisällä. Me täällä Kipassa olemme samassa veneessä seurakuntien kanssa. Jaamme yhdessä samoja kokemuksia ja tunteita, joita kirkon ja koko yhteiskunnan jatkuvat muutokset saavat meissä aikaan. Tuomas Halonen henkilöstöhallinnon palvelupäällikkö 3

4 Kokemuksia taloushallinnon puolelta Kipassa eletään kiireisiä aikoja. Taloushallinnon puolella urakka alkoi omalla kohdallani vuosi sitten siinä vaiheessa, kun sopimukset toimittajien kanssa olivat tehty ja määrittelyt tuli saada järjestelmätoteutusta varten valmiiksi. Heta-projektin aikana tehdyt määrittelyt antoivat meille kuitenkin hyvät eväät lähteä jatkamaan tätä määrittelytyötä. Määrittelyvaiheen jälkeen testauk- set, koulutukset ja konversiot tulivat tutuiksi meille kaikille. Taloushallinnon tuotantotoiminnan aloittamisessa suurimmat haasteet olivat operaattoripalvelussa. Operaattorille skannattavaksi lähetetyt laskut eivät tulleet Kipaan sovittujen palveluaikojen mukaisesti, täten emme saaneet kaikkia laskuja kiertoon, emmekä siten myöskään maksuun eräpäivien mukaisesti. Operaattorin kanssa ongelmia selviteltiin ja niitä saatiin korjattua. Tällä hetkellä ostolaskuprosessi toimii jo suhteellisen hyvin. Toisena haasteena operaattoripuolessa olivat verkkolaskut. Niihin liittyviä pankkisopimuksia jouduimme vielä tuotantovaiheessakin täydentämään. Pilottiseurakuntien kokemukset ja palautteet olemme ottaneet kiitollisina vastaan ja niiden perusteella olemme kehittäneet järjestelmää sekä myös asiakkaaksi siirtymisprosessia. Prosessien kehittämisen otamme Kipassa vakavasti ja sen eteen teemme kovasti töitä. Tuotantotoiminnan aloittamisessa haluan omalta osaltani vilpittömästi kiittää pilottiseurakuntia. Tiedän töitä olleen paljon ja pilottiseurakuntien työntekijöiltä vaadittiin erityistä venymistä, jotta tuotantotoiminnan aloitus oli mahdollista. Kaikkien muiden muutoksien ja töiden lisäksi he hoitivat hienosti myös näitä Kipan tehtäviä. Vielä kerran, iso kiitos heille! Kun ajattelen seurakuntien viiden vuoden siirtymisjaksoa Kipan asiakkaaksi, mieleeni tulee toki paljon työtä, mutta näen tämän myös mahdollisuutena olla mukana tekemässä isoa muutosta kirkon sisällä. Odotan myös innolla uusiin ihmisiin tutustumista ja sitä, mitä kaikkea voimme heiltä Kipassa oppia. Siirtymävaihe tulee olemaan haastava, ja siitä ei ainakaan tekemisen meininkiä tule puuttumaan. Uskon, että yhdessä tehden onnistumme, mutta yksin tehden tähän ei pystyisi meistä kukaan. Kipan tuotannon käynnistyminen -asiakasprojekti Niin sitä lähdettiin noin vuosi sitten pilottien kanssa toden teolla valmistautumaan ensimmäiseen tuotantoon siirtymiseen. Joulukuussa 2011 pilotit osallistuivat järjestyksessä toiseen tilaisuuteen, siihen mennessä heille oli lähtenyt jo muutama kysely. Kyselyjä lähti ainakin kahdeksan kaiken kaikkiaan (lisäksi muutama tarkennuskysely) ja pilotit vastasivat niihin kiitettävästi. Ihailemme vieläkin pilottien pitkämielisyyttä. Emme voineet tietää, mitä kaikkea vielä tulisi vastaan, joten emme voineet paljoa heille etukäteen kertoa. Kevätkausi oli yhtä säpinää. Kiersimme Seijan kanssa kaikki ensimmäisen erän eli siirtyvät seurakunnat. Pitkin ja poikin maata. Asiakastapaamiset olivat erittäin antoisia. Meidät otettiin ihanasti vastaan. Saimme yhdessä käydä lävitse ne muutokset, jotka näkyvät seurakunnassa Kipaan siirtymisen jälkeen. Toivottavasti pystyimme omalta osaltamme antamaan hyödyllisiä vastauksia kysymyksiin. Keväällä pidimme toisen erän infotilaisuuden Oulussa ja ruotsinkielisille asiakkaille Helsingissä. Kiersimme asiakkaiden luona. Lisäksi osallistuimme tilaisuuksiin, joihin meidät oli erikseen kutsuttu tiedottamaan Kipasta. Ennen heinäkuun lomia olimme kuvanneet asiakkaan vastaanottoprosessin, joka antaa meille hyvät työkalut rakentaa vastaanotto asiakkaillemme sopivaksi. Rakennettu malli yhtenäistää ja selkeyttää, mitä toimintoja seurakunnan siirtyminen Kipaan sisältää. Näin voimme jakaa vastuut selkeästi. Vihdoin tuotanto käynnistyi. Kanssakäyminen seurakuntien kanssa on ollut mielenkiintoista, opettavaista, kasvattavaa ja ennen kaikkea olemme yhdessä seurakuntien kanssa rakentaneet uutta toimintatapaa kirkon sisälle. Kiitämme vielä kerran pilottiseurakuntia antoisasta yhteistyöstä! Anne Saloniemi asiakaspalvelupäällikkö Outi Naamanka taloushallinnon palvelupäällikkö 4

5 Kirkkohallituksen yleiskirje Nro 19/2012 Olethan lukenut Kirkkohallituksen yleiskirjeen 19/2012. Yleiskirjeessä on paljon tärkeitä ja ajankohtaisia asioita Kipasta. Yleiskirje löytyy Sakastista Kirkon palvelukeskuksen ajankohtaisista asioista. Hyvää Joulua! God Jul! Kiitämme hyvästä yhteistyöstä ja toivotamme rauhaisaa joulun aikaa sekä onnea vuodelle 2013 Vi tackar för det goda samarbetet och önskar en fridfull jul och all lycka under år