Kirkon palvelukeskus, Kipa ASIAKASTIEDOTE KIPALAINEN 1/2011 AJANKOHTAISTA ASIAKKAAT

Transkriptio

1 Kirkon palvelukeskus, Kipa ASIAKASTIEDOTE KIPALAINEN 1/ AJANKOHTAISTA Ensimmäisenä haluan palvelukeskuksen johtajana kiittää kaikkia, jotka ovat olleet edistämässä palvelukeskuksen suunnittelua Heta-projektissa. Heta-projektissa on tehty todella hyvää suunnittelutyötä lähes viiden vuoden aikana. Muutos on ollut ja tulee olemaan merkittävän suuri koko kirkon tasolla. Muutoksen ymmärtäminen ja siihen sopeutuminen vaatii aikaa niin organisaation tasolla kuin myös yksilötasolla. Tulemme panostamaan vuosittain osaltamme siirtyvien asiakkaiden valmennukseen. Heti elokuun alussa palvelukeskus uutena yksikkönä pääsi valmistelemaan talousarviota 2012 ja taloussuunnitelmaa Täysistunto hyväksyikin talousarvion esityksen mukaisesti kokouksessaan Talousarvion yhteydessä hyväksyttiin mm palvelukeskuksen asiakkaita kiinnostavat palvelumaksujen perusteet. Palvelukeskuksen palvelujen hinnat on hinnoiteltu tavoitetilan 2018 mukaisesti ja siirtymäkaudella yksikköhinnat ovat kaikille asiakkaille samansuuruiset. Asiakaskohtaiset palvelumaksut perustuvat asiakkaiden suoritemääriin. Palvelumaksut eivät kata palvelukeskuksen kustannuksia siirtymäkaudella ja palvelukeskuksen alijäämä hoidetaan omakatteisen rahaston turvin. Tavoitetilan mukainen hinnoittelu asettaa merkittäviä kehittämishaasteita siirtymäkaudella, jotta kustannussäästöt saadaan toteutettua ja hintataso pysymään nyt määritellyllä tasolla. Tämä tarkoittaa sitä, että prosesseja tulee kehittää, virtaviivaistaa ja sähköistää niin palvelukeskuksen kuin asiakkaan puolella sekä vastuut asiakkaiden ja palvelukeskuksen välillä tulee määritellä selkeästi. Oulun toimipisteen, Isokatu 9, suunnittelu (toiminnan, käytännön järjestelyt tms.) on myös käynnissä. Oulun toimipisteen koko tulee olemaan suunnittelukaudella noin 65 henkilöä. Täysistunto teki palvelukeskusta koskevia päätöksiä kokouksessaan Palvelukeskus sai nimen Kirkon palvelukeskus, Kipa ja ruotsin kielellä Kyrkans servicecentral, Kipa. Täysistunto hyväksyi myös asiakkaiden siirtymissuunnitelman vuosille Kirkon palvelukeskuksen viimeisen suunnitteluvaiheen loppuraportti merkittiin tiedoksi. ASIAKKAAT Keväällä täysistunnossa valittuihin pilottiseurakuntiin tuli muutoksia. Rovaniemen seurakunta jäi pois pilotoinnista kun taas Haukipudas ja Oulunsalo ilmoittivat halukkuutensa tulla mukaan. Palvelukeskuksen rakentaminen ja seurakuntien siirtyminen palvelukeskuksen asiakkaaksi etenee suunnitelman mukaisesti. Asiakkaiden on mahdollista aikaistaa tuloaan palvelukeskuksen asiakkaaksi esittämällä palvelukeskukselle muutosesityksen.

2 Asiakkaiden siirtymissuunnitelmasta voidaan todeta, että asiakkaiden siirtyminen painottuu siirtymäkauden loppupuolelle. Tällä on myös keskeinen vaikutus ajankohtaan etätyöpisteiden ja toimipisteiden perustamiseen lähivuosina, koska asiakkaiden ja volyymien määrä on vielä alkuvuosina vähäinen. Tavoitteeksi on yhdessä ohjelmatoimittajien kanssa asetettu, että palvelutuotanto käynnistetään , jolloin ensimmäiset asiakkaat (pilotit) otetaan vastaan (ks. tietojärjestelmähankkeen aikataulu). Asiakkaiden siirtymissuunnitelma Vuosi Asiakkaat TIETOJÄRJESTELMÄHANKE ETENEE Tietojärjestelmätoimittajat on valittu kesäkuussa ja sopimusneuvottelut on käyty. Sopimukset ovat virastokollegiossa viikolla 40. Sopimukset allekirjoitetaan Järjestelmätoimittajia ovat: Ydinratkaisu (kirjanpito, käyttöomaisuus, osto- ja myynti) SAP, Fujitsu Finland Oy Palkat (Saas), Lociga Oy Maksuliikenne, (SaaS) Basware Oyj Portaali- (SAP) ja matka ja kulujärjestelmä (SAP), Atos IT Solutions and Services Oy Henkilö- palvelussuhderekisteri (Saas), etaika Oy Hankkeen suunnitteluvaihe käynnistettiin heti syyskuussa samalla kun sopimusneuvotteluja käytiin. Hanke käynnistyi virallisesti Oulussa , jolloin pidettiin hankkeen Kick Off -tilaisuus ja samalla hankkeen ohjausryhmä kokoontui ensimmäisen kerran. Hankkeen ohjausryhmä nimettiin virastokollegiossa Ohjausryhmän jäsenet alkaen. Toimikausi päättyy kun tietojärjestelmien käyttöönotto on hyväksytty. Kirkkohallituksen edustajat Kirkkoneuvos, Leena Rantanen, pj Johtaja Seija Mäenpää Tietohallintojohtaja Aimo Karjalainen, Tietohallintopäällikkö Hannu Kallinen Aila Toivonen, sihteeri Toimittajien edustajat Tommi Nurmi (Fujitsu Finland Oy) Valentin Kononen (etaika Oy) Seppo Korhonen (Basware Oyj) Hellevi Kaisanlahti (Atos IT Solutions and Services Oy) Kari Tyyskä (Logica Oy)

3 Kuvia Kick Off tilaisuudesta Ohjausryhmä hyväksyi tietojärjestelmähankkeen aikataulun kokouksessa Tilaaja on valmistautunut hankkeeseen rekrytoimalla palvelukeskukseen järjestelmäasiantuntijan, henkilörekisterin (HP) pääkäyttäjän ja kaksi palvelupäällikköä, jotka toimivat myös projektipäälliköinä hankkeessa. Valitut henkilöt tulevat ottamaan tehtävänsä vastaan pääosin loka-marraskuun aikana. Seurakunnista on saatu hankkeeseen testaajia ja määrittelijöitä, joilla on vankka talousosaaminen. Hankkeeseen ostetaan myös kirkon ulkopuolelta tarvittavia asiantuntijapalveluja. Tietohallintopäällikkö Hannu Kallinen tulee toimimaan hankkeenjohtajana.

4 KIPALAISIA REKRYTOIDAAN OULUN TOIMIPISTEESEEN Kipalaiseksi on saatu myös Anne Saloniemi. Hän siirtyi Kipan asiakaspalvelupäälliköksi Tällä hetkellä Kipalaisia on siis viisi henkilöä. Olemme piakkoin saamassa myös palvelupäälliköt, järjestelmäasiantuntijan sekä henkilörekisterijärjestelmän pääkäyttäjän valituksi. Palvelukeskuksen rekrytoinnit tullaan suorittamaan vuosittain. siirtymiseen palvelukeskuksen asiakkaiksi sekä volyymimääriin. Rekrytoitavien määrä perustuu asiakkaiden Oulun toimipisteen prosessiosaajien rekrytoinnit käynnistyvät loka-marraskuun vaihteessa. Henkilöt aloittavat palvelukeskuksessa vuoden 2012 puolella. Rekrytoinnissa käytetään kirkkoverkkoa. Tämä tarkoittaa sitä, että ensin toteutetaan kirkon sisäinen haku, joka kohdistetaan koko kirkon vakinaiselle henkilökunnalle. Julkinen haku käynnistetään vasta sen jälkeen, kun sisäisellä hakuprosessilla ei saada riittävästi hakijoita. Linjattu rekrytointimenettely koskee seuraavia tehtäviä; kirjanpitäjät, palkanlaskijat, osto- ja myyntilaskujen, matka- ja kululaskujen ja maksuliikenteen hoitajat, pääkäyttäjät ja johdon sihteeri. ETÄTYÖASIA KIINNOSTAA Tutkimme Kipassa parhaita käytäntöjä etätyön toteuttamiseen. Tavoitteena on, että saisimme rakennettua parhaan mahdollisen etätyön toimintamallin ja, että Kipalaisina pystyisimme tuottamaan laadukkaita ja kustannustehokkaita palveluja asiakkaillemme myös etätyöpisteistä. Hyvällä suunnittelulla ja valmistelulla voimme varmistaa, että meillä Kipassa on tarjota tarvittaessa etätyömahdollisuus seurakuntatalouksista Kipaan hakeville työntekijöille. Milloin etätyöhön on mahdollista hakeutua ja kuka voi hakeutua? Etätyötä voidaan tarjota sen jälkeen kun Oulun toimipisteen toiminta ja osaaminen on saatu sellaiselle tasolle, että voimme tarjota etätyötä tekeville parhaan mahdollisen tuen. Etätyömahdollisuus työntekijälle ei välttämättä toteudu samana vuonna kun oma seurakuntatalous on siirtymässä palvelukeskuksen asiakkaaksi. Seurakuntatalouden siirtyessä palvelukeskuksen asiakkaaksi tulee huomioida siirtymisen aiheuttama lisätyö myös seurakuntatalouden puolella. Rekrytoinnit etätyöpisteisiin toteutetaan kirkon sisäisenä hakuna ja kohdennetaan kirkon vakinaiselle henkilöstölle (ei julkista hakumenettelyä). Kipaan voi hakeutua etätyöhän ne työntekijät, jotka ovat työskennelleet seurakunnissa palvelukeskuksen vastuulle siirtyvissä tehtävissä. Rekrytointi toteutetaan etätyöhön erillisellä hakuprosessilla. Missä etätyötä tehdään? Etätyöpiste on työnantajan, Kipan järjestämä työpiste. Tavoitteena on, että etätyöpisteessä työskentelee useampi työntekijä, jotka muodostavat osaamistiimin.

5 Missä etätyöpisteet sijaitsevat? Asiaa ei ole vielä selvitetty. Etätyöpisteiden sijaintiin vaikuttavat kulkuyhteydet perustettavaan etätyöpisteeseen sekä mahdollinen etätyöhön hakeutuvien määrä lähialueella. Mitä etätyöpisteissä tehdään? Etätyöpisteiden tehtäviä ei ole vielä määritelty, mutta ne voisivat olla esim. myyntilaskutusta tai palkanlaskentaa. VIESTINTÄÄ TEHOSTETAAN Asiakasviestintää tullaan tehostamaan Sakastin sivuilla. Lähiaikoina sakastiin perustetaan HeTa-sivuston tilalle Kirkon palvelukeskuksen, Kipan oma sivusto. Asiakastiedote, Kipalainen tulee ilmestymään Sakastin sivuille useita kertoja vuodessa.