Onnistunut muutosprosessi Oulun

Transkriptio

1 1 Onnistunut muutosprosessi Oulun Konttorissa Pirjo Mäkinen, Oulun Konttori, johtaja Oulun kaupunki Hallintokunta/ryhmä/tiimi Diasarjan otsikko

2 2 Yleistä Oulun Konttorista Perustettu tuottamaan Oulu-konsernille talouden ja hallinnon tukipalveluja (palvelukeskusmallilla) johtokunnan alainen nettoyksikkö Liikelaitos alkaen Henkilöstömäärä noin 270

3 3 Prosessiorganisaatio

4 4 Palveluvalikoima Kirjanpito ja tilinpäätökset Ostoreskontrapalvelut Myyntireskontra- ja laskutuspalvelut Kassa- ja maksuliikennepalvelut Henkilöstökassapalvelut Palvelussuhde- ja palkanlaskentapalvelut Eläkeneuvonta Tietojärjestelmien j t i pääkäyttäjäpalvelut l t Kaupunkilaispalvelut (Oulu10-palvelupiste, Oulu10-puhelinpalvelut, sähköiset palvelut OmaOulu.fi) Puhelunvälityspalvelut Virastomestari- ja turvallisuuspalvelut Päätöksenteon asiakirja- ja kirjaamopalvelut Painatuspalvelut l Tietopalvelut ja päätearkistointi Keskitetyt hankinnat ja hankintaneuvonta Tulkkipalvelut

5 5 Oulun Konttorin asiakkaat Konsernin sisäinen tuottaja - sisäiset asiakkaat Oulu-konsernin asiakkaat 10 hallintokuntaa 14 liikelaitosta 3 tytäryhteisöä Ulkoiset asiakkaat Seutuorganisaatio Kaupunkilaiset i Yhteishankintayksikön sopimusosapuolet (17 kpl) Pohjois-Suomen tulkkipalvelu n. 50% ulkoista myyntiä (2009)

6 6 Muutos tilaaja-tuottaja tuottaja malliin liikelaitokseksi - siirtymisestä Aiempi tilanne Käytössä oli hajautettu tuotantomalli, ainoastaan kirjanpito jo aiemmin keskitettyä Henkilökunta oli nykyisten asiakkaiden id henkilökuntaa Siirtyminen ns. palvelukeskusmalliin ja lähes heti liikelaitokseksi Muutos Palveluiden keskittäminen Henkilökunnan siirtyminen uuteen organisaatioon Tukipalvelusta asiantuntijaksi Entiset työkaverit nyt asiakkaita Palvelusopimusmalliin siirtyminen

7 7 Muutosvaiheen johtaminen Oulun Konttorissa Onnistumisen tuloksia Mittauslogiikka Arvot johtamisen välineenä Strategian käytännöllistäminen Muutosjohtaminen

8 8 Muutosjohtaminen Muutosjohtaminen

9 9 Muutosjohtamisen keskeiset osat Muutosvalmennus n. 500 henkilölle ennen aloitusta valmisteluprojekti muutosvalmiudet siirtyjille muutoksen välttämättömyys ja muutoksen hyödyt myös kielteisistä ja vaikeista asioista vapaa keskustelu ennakkokokemukset tulevasta työskentelymallista Strategian ja arvojen merkitysten yhdessä valmistelu, sen viestintä ja etenemisen mittaaminen Organisaation rakentaminen strategisia tavoitteita tukevaksi prosessiorganisaatio tiimiorganisaatio

10 10 Onnistumisen edellytykset muutosvaiheessa Konsernin johdon tuki muutokselle Avoin kommunikaatio, viestintä, muutosprosessin ymmärrys Oppiva organisaatio syntyy yhdessä tekemisen kautta tiimit mukana toiminnan ylösnostossa paljon vuorovaikutusta Selkeät tavoitteet ja mahdollisuus hahmottaa kokonaiskuva Identiteetti alkaa rakentua ammatti-identiteetti vahvistuu yksikköidentiteettiin ttii panostetaan t viestinnällä Sensitiivisyys, lähellä oleva johtaminen Luottamus alkaa syntyä luottamus tiimiin, johtoon, prosessin järkevyyteen

11 11 Arvot johtamisen välineenä Arvot johtamisen välineenä

12 12 Arvot johtamisen välineenä kulttuuri alkaa muuttua Asiakasnäkökulma Ratkaisemme asiakkaan tarpeet luovasti ja rohkeasti sekä joustavasti, vaihtoehtoja tarjoten. Näemme asiakkaan tarpeet t pidemmällä aikavälillä. Työyhteisönäkökulma y Olemme ennakkoluulottomia, uskallamme kyseenalaistaa. Otamme käyttöön uusia toimintatapoja ja menetelmiä. Olemme muutosvalmiita. Hyvä yhteistyömme, keskinäinen luottamuksemme, avoimuutemme ja toimiva tiedonkulkumme takaavat meille viihtyisän työilmapiirin, työhyvinvoinnin ja hyvän tiimin tuloksen. Sitoudumme yhteisiin päämääriin.

13 13 Esimerkki arvojen toimivuuden mittaamisesta Mittari Ratkaisemme asiakkaan tarpeet luovasti ja rohkeasti sekä joustavasti, vaihtoehtoja tarjoten. Tulos 2008 Oulun Konttorin henkilöstöstä 88 % on samaa mieltä, että toimimme määriteltyjen arvojen mukaisesti Arviointiasteikko Täysin samaa mieltä Lähes samaa mieltä Hieman samaa mieltä Täysin eri mieltä Jokseenkin eri mieltä Hieman eri mieltä

14 14 Strategian käytännöllistäminen Strategian käytännöllistäminen

15 15

16 16 Oulun Konttorin strategiakartta

17 17 Strategian käytännöllistäminen johtamisessa Tärkeiden asioiden jatkuva esilläpito Tehokas sisäinen viestintä Palkitsemisen sitominen strategiasta johdettuihin tavoitteisiin välietappien palkitseminen - juhlistaminen tulospalkkiomalli Osaamisen johtaminen strategiaa tukeva koulutus osaamiskartoitus: strategiset osaamiset ja ammattiosaamiset strategiasta johdettuja räätälöidyt ammattitutkinnot Vuorovaikutteinen päivittäisjohtaminen Mittaaminen ja seuranta

18 18 Käytännön keinovalikoimaa käytännöllistämisessä Viestintäkeinoja Koulutukset tiimiytyminen, asiakaspalvelu, sisäinen yrittäjyys Teemaseminaarit Perehdyttäminen Liikennevalot Henkilökuntainfot Johdon ja tiimien tapaamiset Johdon toiminta i t linjassa, esimerkillä johtaminen Päivittäisvuorovaikutus

19 19 Mittaus- ja arviointilogiikka Mittauslogiikka

20 20 Mittaus- ja arviointilogiikka onnistumisen varmistaminen Systemaattinen jatkuva mittaaminen ja arviointi BSC- mittaristo, prosessimittarit, tiimitavoitteet liiketoimintaraportit arvojen mittaaminen asiakastyytyväisyyden mittaaminen tiimitoiminnan arviointi henkilöstötyytyväisyys: kyselyt, työyhteisöpysäkki osaamisen arvioinnit Arviointitulosten i t läpi käynti henkilöstön kanssa ja uusien tavoitearvojen asettaminen yksilö-, tiimi- ja prosessitasolla johdon ja tiimien tapaamisissa henkilöstöinfot ja seminaarit Oulun kaupunki Konttori

21 21 Onnistumisen tuloksia Onnistumisen tuloksia

22 22 Onnistumisen tuloksia Työn tuottavuuden kehittyminen Taloushallinto-, henkilöstöhallinto- ja hallintoprosessit 38,5 % (54 htv) Virastomestaripalveluissa t i l i noin 8 % Kustannussäästöt hyödyt kahdessa vuodessa n. 2,3 M, joka on 16,3 % käyttökuluista (pitkä tähtäin yli 5 vuotta kehittämispotentiaali 19 % KOKO PROSESSEISSA,,jossa mukana myös asiakkaan puolella kulkeva osa, alakanttiin arvioitu!) Deloitte Oy 5,08: Oulussa isoin kehittämispotentiaali jo asiakkaiden puolella Asiakastyytyväisyys koko ajan hyvällä tasolla

23 Kaupunkien SSC Benchmarking Deloitte Oy 5,08 Helsinki

24 24 Benchmarking-tulokset

25 25 Työhyvinvointi (Zef) Kaipaa kehittämistä Asiat ok 1. Tunnen työyksikköni perustehtävän 2. Tunnen työyksikköni tavoitteet 3. Tunnen oman työni konkreettiset tavoitteet 4. Saan aikaan tavoitteen mukaisia asioita 5. Tiedän, ketkä ovat asiakkaitani 6. Toimintamme on aina asiakaslähtöistä 7. Koen onnistuvani työssäni 8. Olen ylpeä siitä, mitä saamme aikaan Kokonaisuudessaan työhyvinvointi ollut koko ajan hyvällä tasolla

26 Kunniamaininta tuottavuusyhteistyöstä Yleisesittely

27 Kunniamaininta tuottavuusyhteistyöstä Oulun Konttori sai työmarkkinajärjestöjen Tuottavuuden pyöreän pöydän myöntämän tunnustuksen tuottavuusyhteistyöstä Tuottavuuden kehitys on toteutunut t t t yhdessä henkilökunnan kanssa asetettujen tavoitteiden mukaan. Henkilöstön työtyytyväisyys on säilynyt muutoksessa hyvällä tasolla Yleisesittely

28 28 Kiitos! PL 27, Oulun kaupunki ki Puh. (08)