1 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

Transkriptio

1 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen Liikenneväyliä ja yleisiä alueita koskeva mittariprojekti Päijät-Hämeen kunnissa PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO PAKETTI Kuntien palvelurakenteiden kehittämisprojekti 1 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

2 Sisällys Projektin tavoitteet Työpajarakenne Mittaristo Käyttöönotto ja seuranta Lisätietoja 2 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

3 3 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen TekY-mittarit Projektin tavoitteet

4 Tavoite Helppokäyttöinen ja yksinkertainen tuottavuus- ja vaikuttavuustyökalu, jota voidaan käyttää johtamisen välineenä jonka avulla voidaan arvioida mihin tuloskortin näkökulmista resursseja tulee kohdentaa Pilottikohteena liikenneväylät ja yleiset alueet Hankkeeseen osallistuville kunnille muodostuu työskentelyn myötä yhteinen tapa lähestyä tuloskortin eri näkökulmia, saada vertailuaineistoa ja kehittää omaa toimintaansa. Tavoitteena on tuottavuus- ja vaikuttavuustyökalun avulla tunnistaa toimintatapojen eroja yksinkertaisella tavalla. 4 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

5 Tasapainotettu tuloskortti Tasapainotettu tuloskortti Balanced Scorecard on strategisen suunnittelun ja johtamisen työkalu Tuloskortin näkökulmat pitävät sisällään organisaation tavoitteet sekä keinot tavoitteiden saavuttamiseksi ts. viestivät, mihin halutaan mennä Asiakas: Toiminnan tuloksen ja vaikuttavuuden näkökulma Henkilöstö: Työyhteisön ja henkilöstön näkökulma Visio ja strategiset alueet Talous: Resurssien hallinnan sekä priorisoinnin näkökulma Prosessit: Organisaation rakenteen sekä toimintaprosessien näkökulma 5 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

6 Eteneminen Lähtökohtana mittarirakenteen valmistelulle oli vanha totuus: Sitä saat, mitä mittaat Mittareiden tulee tuottaa tietoa toiminnan parantamisesta ja auttaa kiinnittämään huomiota oikeisiin asioihin oikeat asiat ovat niitä, joita organisaatio on asetettu tekemään ja niitä mekanismeja, joiden avulla tekeminen saadaan aikaiseksi. Lähtökohdaksi mittareiden kehittämisessä tarvitaan selkeä käsitys organisaation strategiasta ja toiminta-ajatuksesta: pitää tietää, mitä organisaation toiminnalla tavoitellaan, mitkä asiat ovat tärkeitä, miten organisaatio tehtäväänsä toteuttaa ja miten tulokset syntyvät Strategia Prosessit Mittarit 6 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

7 7 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen TekY-mittarit Työpajarakenne

8 Eteneminen työpajojen sarja lähtökohtana ovat asetetut tavoitteet ja yleiset linjaukset tulokset syntyvät toiminnasta tunnusluvut kertovat, onko onnistuttu toimimaan tavoitteita edistävästi oleellista on tunnistaa ja mitata oikeat toiminnot ja niihin liittyvät tulokset 8 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

9 Strategiatarkastelun avulla tunnistettiin keskeiset tavoitteet ja kunnan asettamat painopistealueet Prosessitarkastelussa selvitettiin toiminnot, jotka toteuttavat strategisia tavoitteita ja tuottavat mitattavaa tai mitattua tietoa Mittaripajassa tehtiin valinta olemassa olevien ja potentiaalisten mittareiden välillä ja otettiin huomioon mittariston mahdollisimman helppo käyttöön otettavuus ja käytettävyys Lopputuloksena on malli teknisen sektorin mittareista kuntatekniikan alueella, Joiden avulla voi seurata kunnassa asetettujen keskeisten tavoitteiden toteutumista Joka on sovellettavissa ja laajennettavissa muille kunnan toimialoille Jotka huomioivat tasapainoisesti toiminnan tekemisen edellytykset ja saadut tulokset ja ajan myötä mahdollistavat johtopäätösten tekemisen näiden välisestä suhteesta 9 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen Työpajojen sarja

10 Työpajojen tulokset Asiakas: Strateginen tavoite Asukkaiden osallistuminen Asukasvaikuttavuus Ympäristön viihtyisyys ja toimivuus, vetovoimatekijät Asukastyytyväisyys (asukasraati, lähipalvelualueneuvosto tms) Elinkeinokyselyn tulos (LAKES tms) Asiantuntijaraati Strateginen tavoite Ammattitaito, osaaminen, monialaisuus Tyhykyselyn tulos Koettu koulutuksen hyödyllisyys Johtaminen Henkilöstö, osaaminen: Strateginen tavoite Talouden tasapaino Henkilöstön riittävyys Talous, resurssit: Satsaus liikenneympäristöön /m² Satsaus viherympäristöön /m² Investointitavoitteiden toteutuma / hankkeiden valmiusaste Käyttömenot / palkkamenot Henkilötyötunnit Strateginen tavoite Älykkäät ratkaisut Ydintehtäviin keskittyminen Prosessien tehokkuus Kuinka paljon prosesseista on kuvattu Tuottavuutta parantavat toimintatavat Ulkopuolinen tuotanto / oma tuotanto Suunnitelmavalmius teemaprojektien seuranta Prosessit, rakenteet: 10 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

11 11 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen TekY-mittarit Mittaristo

12 Mittarirakenne Hollolan aineistolla 12 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

13 Esimerkki skaalatusta aineistosta Alkuperäinen data: Asukas LSKT-kysely Talous Talous: satsaus liikenneylläpitoon (eur/m2) 0,86 0,82 0,76 Talous: satsaus puistojen hoitoon (eur/m2) 0,24 0,27 0,22 Prosessit prosessikuvaustavoite 3,2 3,8 3,8 omatuotanto/ulkopuolinen tuotanto 0,11 0,10 0,09 suunnitelmavalmius 2,7 4,2 3,8 Henkilöstö TYHY-kysely 3,9 4,02 4,04 Henkilöstö Hollola: skaalattu data Asukas 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Talous Skaalattu data: Asukas 3,00 2,00 2,50 Talous 3,00 3,30 4,30 Prosessit 3,30 4,00 3,87 Henkilöstö 4,00 4,00 4,00 Prosessit *) LSKT-kysely = Lahden seudun kuntatekniikka, asukaskysely katujen hoidon tasosta TYHY-kysely = työhyvinvointikysely 13 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

14 Aineiston skaalaus - vastaavuustaulukko Asukastyytyväisyys / jalankulku- ja pyöräteiden kunto: 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 4,00 4,50 5,00 < Aineistoa tarkastelemalla määritellään tuloksille arvosana Jokaiselle mittarille luodaan oma vastaavuustaulukkonsa, jonka avulla aineisto arvotetaan yhteismitalliseksi Edut: Oma linjaus tai painotus pisteisiin Mahdollisuus nostaa esiin vähäisiäkin muutoksia Haitat: Lisävaihe Ennakkopohdinta ja linjaus Luotettavuus? 14 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

15 Aineiston skaalaus Alkuperäinen data: Asukas LSKT-kysely Talous Talous: satsaus liikenneylläpitoon (eur/m2) 0,86 0,82 0,76 Talous: satsaus puistojen hoitoon (eur/m2) 0,24 0,27 0,22 Prosessit prosessikuvaustavoite 3,2 3,8 3,8 omatuotanto/ulkopuolinen tuotanto 0,11 0,10 0,09 suunnitelmavalmius 2,7 4,2 3,8 Henkilöstö TYHY-kysely 3,9 4,02 4,04 Skaalattu data: Asukas 3,00 2,00 2,50 Talous 3,00 3,30 4,30 Prosessit 3,30 4,00 3,87 Henkilöstö 4,00 4,00 4,00 Asukastyytyväisyys / jalankulku- ja pyöräteiden kunto: 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 4,00 4,50 5,00 < tarkastellaan alkuperäistä dataa Henkilöstö pisteytetään alkuperäinen data vastaavuustaulukkoon pisteytetty data kootaan excel-taulukkoon kuvaajaksi Hollola: skaalattu data Asukas 4,0 3,0 2,0 1,0 0,0 Prosessit Talous Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

16 16 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen TekY-mittarit Käyttöönotto ja seuranta

17 Mittariston kehittämisja käyttöpohdintaa Nelikentän mittareita voi käyttää itsenäisinä, mutta ajan myötä hahmottuu näkökulmien keskinäiset suhteet Toimintamallin muutoksen vaikutus esim. asukastuloksiin Taloudellisten resurssien merkitys toimintaan 17 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

18 Etenemistapa Mitä pitäisi olla, että mittarit voidaan ottaa käyttöön? Lyhyellä aikavälillä käyttöön otettavia mittareita? Kuntien valmiudet ottaa mittaristo käyttöön? Mittareiden lukujen tulkinta? 1. Päätös mittariston käyttöön ottamisesta 2. Olemassa olevan aineiston kartoitus ja kokoaminen 3. Aineiston syöttäminen excel-taulukkoon 4. Kuvaajien luominen 5. Mallin toiminnan seuranta ja arviointi, tarvittaessa korjaaminen 18 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen

19 19 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen TekY-mittarit Lisätietoja

20 Lisätietoja Lauri Kuukasjärvi, Päijät-Hämeen liitto Puh , Heikki Salonsaari, Hollolan kunta Puh , Päivi Ahlroos, Sito Oy Puh , PÄIJÄT-HÄMEEN LIITTO PAKETTI Kuntien palvelurakenteiden kehittämisprojekti 20 Teknisen ja ympäristötoimen mittareiden laatiminen