Susanna Koivisto viestintä- ja markkinointiministeri

Transkriptio

1 Piirihallitus Pöytäkirja 1 (8) Hallituksen kokous 5/2017 Aika: Torstaina klo Paikka: Turku, Partiotoimisto Läsnä: Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Ida Arminen varapuheenjohtaja (Skype) Sanna Ahtiainen kehitysministeri Maarit Heikkinen alueministeri Marika Hirvonen kasvatusministeri Susanna Koivisto viestintä- ja markkinointiministeri Outi Kronlund jäsenhankintaministeri Helena Siivonen vapaaehtoistuen ministeri Miikka Sipilä talousministeri Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Pöytäkirja 5/17 1. Kokouksen avaaminen Piirinjohtaja avasi kokouksen klo Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hallitus on päätösvaltainen, jos hallituksen puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet muista jäsenistä on paikalla. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1.) 4. Kokouksen esityslista (liite 2) : 5. Saapunut posti (liite 3) : Hyväksyttiin hallituksen 4/2017 kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja toimitetaan piirihallitukselle ja on julkaistu piirin nettisivuilla. Liite 1. Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Käsitellään piirin saapunut posti. Liite 3 kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi.

2 Piirihallitus Pöytäkirja 2 (8) 6. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Päätös Ei nimettäviä ryhmien jäseniä tai jaostojen puheenjohtajia. 7. Piirin toiminnanalojen kuulumiset (liite 4) Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Toiminnanalojen dl:t: piirihallitus sunnuntaina ja toimisto täydentää maanantaina klo 12 mennessä. Liitteet Todettiin piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset ja päätetään merkitä liitteiden mukaan tiedoksi, joista tärkeimpinä: VAPAAEHTOISTUKI (Aikuis- ja luottisryhmä): Menneet tapahtumat: Kohtaus, Sanna Tamminen osallistui - Kevään rekrykoulutus jouduttiin perumaan vähäisen osallistujamäärän vuoksi Tulevat tapahtumat: - Tapahtumia vain aikuisille: Puhutaan partiosta -seminaari (Partio Turussa 100 vuotta) ja Iltapurjehdus - Päätettiin siirtää luottiskoulutus syyskuusta lokakuuhun ohjatun rekrytointiprosessin vuoksi. Uusi päivämäärä on Meneillään oleva mentorointikierroksen päätöstapaaminen on ja sen valmistelut ovat työn alla. Viestintä - Repolaisessa 2/2017 ollut juttua aikuispartiosta - Luottissanomat tulossa. Sisällön DL 2.5., ilmestyy google. com/document/d/1mmtx2inhvmkk81j6hbr3ijm wwycb2mjkvpw KTagbQl8/edit Muuta: - Ryhmään rekrytoitu uusi jäsen, joka aloittaa aikuisluotsivastaavana. - Pestauksessa tukea tarvitsevat 23 lippukuntaa kontaktoidaan. Lippukunnille lähtee tämän kuun aikana sähköposti, missä selvitellään tarkempi tuen laatu. - Pohdittiin Johtajatulien piiriohjelmaa ja ajateltiin, että se voisi liittyä tilastoihin tai/ja se olisi jotakin käsillä tekemistä. Tuotos olisi ainutkertainen ja sen voisi saada vain osallistumalla kyseiseen ohjelmaosuuteen. Ideointia jatketaan seuraavassa kok ouksessa. Lisäideat ovat tervetulleita. - Kommentoitiin Vapaaehtoisryhmän johtajan merkkiä ja Vapaaehtoisryhmän osallistujan merkkiä (osaamismerkit). VIESTINTÄ ja MARKKINOINTI: - YSPit pitivät Salossa viestintäaiheisen koulutuksen: aikuisille oma ja samoajille oma - Partiopolku-lehden tekoa pohditaan yhdessä Hämeen kanssa - Partioviikolla pidettiin pääsiäismunajahti Turussa ja Porissa - Lähiaikoina nettiin tulossa lista, jossa on kaikki piirin tapahtumat: luottikset ja tapahtumiin osallistujat voivat varata somevuoroja itselleen, niin saadaan kaikki tapahtumat näkymään paremmin somessa - Someohjeet tehty, jaetaan kaikille luottiksille kevään aikana

3 Piirihallitus Pöytäkirja 3 (8) JÄSENHANKINTA: Yhteiseen partioon, kokous Menneet tapahtumat Riehakas ryhmä haltuun koulutus partiotoimistolla. Osallistujia 36, kouluttajina Karoliina Polvi, Turun Tähti-Tytöt, koulutuk sen ppdiat saatavissa Leenalta Leena osallistui koulutukseen: Vinkkejä ja materiaaleja erityistä tukea tarvitsevan nuoren kohtaamiseen Anne Tyrmi osallistui SP:n Moninaisuuden pyöreään pöytään Outi ja Anna piirin kevätkokouksessa ja Lippukuntafoorumissa, YhPalla oma ständi Tulevat tapahtumat HarrasteTärskyt SP:n YV-hankepäivä, Marjo ja Leena osallistuvat Riehakas ryhmä haltuun koulutus Porissa, kouluttajana Karoliina Polvi (Porin alueen koulutus, mutta avoin kaikille) - RAUTA-koulutus /Mari Lankinen, yhteistyössä Turun ja Kaarinan seurakuntayhtymän kanssa -> pystymme tarjoamaan koulutuksen vähintään 25 ryhmänohjaajalle Jäsenhankinta - Kirkkopäivät (jäsenhankinta + markkinointi) + SP:n kasvuryhmän kokous 4.5 (Outi osallistuu) YHTEISKUNTASUHDE JA KEHITYS: - Kokous Sihteeri on lopettamassa, ryhmässä on rekryn tarvetta. - Vaalivideo valituille edustajille valmis, spostien etsintä vielä vaiheessa. - Y-traineeohjelma uudistuu. Kerron tästä kokouksessa! - Seppopäivät Turussa syksyllä. Meidän puolesta asiaa hoitavat Leena ja Heidi. Meiltä pyydetty partiomaista iltaohjelmaa, mutta yritämme tuppautua myös keskusteluihin/järkätä niitä itse. - Partion Ystävät -konsepti käyttöön syksyllä. PIIRINJOHTAJAT: - Piirihallituksen pestikeskustelut on kaikki käyty - Stefan ja K-P tapasivat Hämeen piirin edustajia 5.4. ja vaihtoivat ajatuksia piirien käytännöistä (toimintakertomus ja vuosikirja, ministerit keräävät k uulumiset ph:lle taulukkoon, O365 plannerin käyttäminen tosun toteutumisen seuraamisessa, kevät- ja syyskokoukset lauantaisin) - Stefan osallistui L-S Partiosäätiön hallituksen kokoukseen - Stefan osallistui partio-organisaation kehittämistyöryhmän kokoukseen (+ Mirva Matikka L-SP:stä) - L-S Partiosäätiön kanssa on sovittu paraatipäivän 7.5. yhteisen kahvitilaisuuden kutsuvieraslistasta - Ida on rekrytoinut tilastotyöryhmän jäsenet - Ida teki piirin toimintasuunnitelmataulukot ja ohjeistuksen - Tilastotyöryhmä haalittu kasaan. Ei tavattu vielä. - Yammeriin on perustettu SP:n Kasvun koordinaatio -ryhmä; tarkoitus jakaa piirien kasvutoimenpiteitä

4 Piirihallitus Pöytäkirja 4 (8) TOIMINNANJOHTAJA/TOIMISTO: - K-P Seppoja kouluttamassa 4.4. Laviassa - Lippukuntapäivän fasiliteetit varattu - OKM:n valtionavun vaatimat dokumentit toimitettu SP:lle - Toimistokokous (muistio liitteenä) ALUE: KASVATUS: - AR:n kokous ollut , lpk - ja valmentajajaoston kokoukset tulossa AR:ssä vahvistettu vastaavien valmentajien pestikuvaukset, päivitetty ToSu ym pidetään lpk-koordinaattori Annikan ja lpk -jaoston pj:n Elinan kanssa palaveri lippukuntien tukemisesta Annikan osalta - 3. ja pidetään koulutukset lippukunnan johtamisen uudesta työnjaosta - Muutama rekry vaiheessa eli pestikeskustelut pitämättä pohdittu miten pestit merkitään Kuksaan niillä alueille, joilla ei ole koko tiimiä - Lippukuntaviisarit tulleet SP:ltä ajoissa! - Piirissä kaksi uutta valmentajakokoulutuksen käynyttä valmentajaa - Kohtauksessa mukana 3 valmentajaa - Poriin ollut viritteillä Tervetuloa partioon -kurssi, mutta siirtynee syksylle - Tullut ehdotus/ajatus partiolaisen hyvinvointiviikonloppu - koulutuksen/tapahtuman järjestämisestä vuonna SP:n partiotoiminnan laadun minimikriteeri-ryhmä kokoustaa ekan kerran Työstettiin o ohjelmatapahtumien arviointilomaketta käytettävämmäksi. Yritetään saada siitä myös täysin sähköinen lomake -> helpottaa tapahtumajärjestäjien ja oo:n arvioinnin tekemistä. o ensi vuoden piirin omaa ohjelmateemaa: Kisat. SP:n ohjelmapainotus on luotsitoiminta, joka ei kosketa kaikkia ikäkausia. Haluttiin nostaa kisoja esille ja samalla tämä tukee myös virallista ohjelmapainotusta. Lanseeraus Lippukuntapäivässä. Suunnitelmissa juttuja Repolaiseen, kisakummipankki, tutkitaan tilastojen kautta eri lippukuntien kisa-aktiivisuutta -> kontaktoidaan / avustetaan kisaamattomia lippukuntia, lisätään supekisojen kapasiteettia, yhteiskuljetuksia. - Kirahvit (oo:t ja ohjelmavalmentajat) kokoontuivat ensimmäistä kertaa Tutustuttiin toisiimme ja jaostojen toimintaan. Hyviä keskusteluja ja tulevaisuuden suunnitelmia. - Ohjelmaryhmän kokous aiheena pitkälti Tosu. - VOK:lla käytettävä materiaali täytyy uusia. Meripartiojaosto budjetoi sen ja yrittää saada osan kustannuksista SP:lle, koska samaa materiaalia käytetään myös SP:n kipparikursseilla. - Pyritään osallistumaan jollain kokoonpanolla SP:n kasvatustavoitteiden päivitys -kokoukseen. - Seuraava kokous Noormarkussa - Laajennettu ohjelmaryhmä Turussa

5 Piirihallitus Pöytäkirja 5 (8) VAPAAEHTOISTUKI (Koulutusryhmä): Kokous 20.4.: - Päivitettiin toimintasuunnitelman 2017 liikennevalot ja kirjallinen arvio tätä hetkeä vastaavaksi - Sovittiin omakustanteisen KR:n vaatteen hankinnasta ja soviteltiin mallikappaleita - PJ-kurssitilastojen perusteella kontaktoitavat lippukunnat -asia siirrettiin seuraavaan kokoukseen - Aloitettiin toiminnansuunnittelu 2018, alustava tapahtumakalenteri on tehty, kurssinjohtajia ja koulutusohjaajien vastuualuejakoa pohdittiin - Kirjoitellaan vuoden 2018 Ilmo-tekstit yhdessä Pohdittiin mahdollisuutta muokata luotsikurssia monimuotoisemmaksi - Todettiin vuosiselosteen 2016 piirikysymyksiin tulleet vastaukset ja todettiin, että KR:llä ei ollut omia kysymyksiä - Käytiin keskustelua PJ-kurssien harjoitus-ea-välineistä ja siirrettiin asia kesäkuun kokoukseen - Päivitetään PJ-kurssien moduulijakoa syksyn kursseille kevään kurssien palautteiden perusteella - Ilmoittautuminen syksyn kursseille ja koulutustapahtumiin meneillään (päättyy 14.5.) - Seuraava kokous Ohjattu rekrytointiprosessi -työryhmä kokoontui 17.4., kirjattiin suunnitelma tavoitteista, luotiin aikataulu keväälle, jaettiin tehtävät. Seuraava tapaaminen Piirin projektit : Kirkkopäivät(Suvivirsikirkko : - Jyrki Tuominen koordinoi sunnuntain Suvivirsikirkkoa srk:n kanssa ja Mika Kuusisto hoitaa lippukuntien rekrytoinnin ja ohjeistamisen tapahtuman osalta - Palaveri Yhdessä työstetään vielä kirjeet Mahdollisuuksien markkinoiden näytteilleasettajille, kun kaupungilta saadaan aikataulut vahvistettua. Muuten askelmerkit kunnossa, ei muutosta aiempaan. - Ruokamyynti markkinoilla: 1 lpk perjantaina, 2 lpk:aa lauantaina ja 1 lpk pe+la keittomyynti - Ensi viikolla rekry iltahartausavustajista. Merkitään tiedoksi

6 Piirihallitus Pöytäkirja 6 (8) 9. SP:n kuulumiset (liitteet 5,6, ja 7) : Partioneuvosto II-kokous. Kuullaan piirinjohtajan raportti kokouksesta. Liitteenä 5,6 ja 7 kokousasiakirjat Merkitään raportti tiedoksi josta nostoina: - SPH raportoi 9 kohdan ohjelmansa toteuttamisen edistymisestä - SPH ei erikseen esitellyt toimintakertomusta - SP:n talous on hyvässä kunnossa, Roihu tuotti voittoa - Adventtikalenterin hinnaksi vuodelle 2018 päätettiin äänestyksen jälkeen 7 euroa nykyisellä jakosuhteella (lpk 2,90 euroa, partiopiiri 2,23 euroa ja SP 1,87 euroa). Kalenterin yritysmyyntiä kehitetään. - Valtion yleisavustuksen jakosuhdetta päätettiin olla muuttamatta eli nykyinen jakosuhde pysyy - Toiminnan painotukset pidettiin voimassa myös vuonna Päätettiin aloittaa strategian päivittämisprosessi ja laatia strategiamittarit tämän vuoden aikana - kokonaan uutta strategiaa ei tässä vaiheessa tehdä, päätös jatkosta jäsenkokouksessa Hyväksyttiin muutokset partiolippukuntien mallisääntöihin - Käytiin keskustelua lippukunnanjohtajatapaamisesta 2018 (jäsenkokouksen yhteydessä) - Opus-päivitystä jatketaan - kaikkia muutoksia ei oltu tehty partioneuvostoon mennessä - Kokouksen muistio on PH:n PN-kansiossa 10. Piirin tunnustuspalkinnot (liite 8) 1 Päätetään esimerkillinen lippukunnanjohtaja- ja aktiivinen nuori partionjohtaja tunnustuspalkinnot. Piirinjohtaja Stefan Stjärnstedt ja varajohtaja Ida Arminen esittelevät, hakemukset liitteessä 8. Valittiin esimerkilliseksi lippukunnanjohtajaksi Joel Lehtovirta, Halikon Siniset ry. Valittiin Aktiivinen nuori partiojohtaja -tunnustuspalkinnon saajaksi Tytti Kankaristo, RajakivenKiertäjät. Päätös on julkinen 7.5. klo Hyväksytään työvaliokunnan ehdotukset piirin apurahojen saajista (liite 9) Piirin apurahojen saajat Hyväksyttiin TVK:n ehdotukset piirin apurahojen saajiksi ja päätetään toimittaa esitykset Lounais-Suomen Partiosäätiölle ja Satakunnan Partiosäätiölle.

7 Piirihallitus Pöytäkirja 7 (8) 12. Talous 1 Talouskatsaus 1.-3/ Merkittiin tiedoksi talousministerin talouskatsaus. Piirin tilaisuuksien osanottomaksut ym. piirin perimät maksut seuraavalla toimintakaudella. Päätettiin säilyttää piiriin tilaisuuksien osanottomaksut vuoden 2017 tasolla. 3 Vuoden 2018 talousarvoin perusteet Päätettiin vuoden 2018 talousarvion perusteista ja merkittiin ne tiedoksi. 13. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Piirihallituksen paraatitehtävät 2. TVK on päättänyt ilmoittaa piirin Avoin raportti -kilpailuun, jonka järjestää PricewaterhouseCoopers Oy 3. Toiminnanjohtaja on vastannut Lions piirin yhteydenottoon Punainen Sulka hankeen tiimoilta Merkittiin tiedoksi 14. Markkinointijaoston perustaminen Viestintä- ja markkinointiministeri Susanna Koivisto: Esitämme, että perustetaan markkinointijaosto viestintä- ja markkinointiryhmän alaisuuteen. Jaoston puheenjohtajana toimii Pauliina Seulu (pestattu) ja sen jäseniä ovat Jarna Pahlberg, Jura Nurminen, Emma Paju, Emma Lehtonen ja Liisa Holmberg. Tavoitteena on tukea piirin ja lippukuntien kasvua markkinoinnin avulla. Partiolle näkyvyyttä. * Facebook-mainonta ym. some * messut (piiriin tulee pyyntöjä, pohditaan mihin mennään ja kuka menee) * markkinointimatskut (pisaraliput, banderollit, pöydät, pelit, julisteet, flyerit) * nettisivut, Repolainen, Luottissanomat, Lipp ukuntaposti, Medium Viestintä- ja markkinointiryhmä on varannut vuoden 2017 budjetista rahaa markkinointiin. Päätös Päätettiin perustaa markkinointijaosto esityksen mukaan. Jaoston puheenjohtajaksi valittiin kokouksessa 4/2017 Pauliina Seulu, Henrikin Tapulitytöt.

8 Piirihallitus Pöytäkirja 8 (8) 15. Muut mahdolliset asiat 1 Huomioidaan paraatiin liittyvä kiittäminen 2 Päätettiin, että marssikomentaja kokoaa listan kiitettävistä ja toimittaa listan tvk:lle heti paraatin jälkeen. Lippukuntafoorumin palaute, Marika Hirvonen Merkittiin tiedoksi lippukuntafoorumista saatu palaute. 16. Uudet partiojohtajat (liite 9) Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Liite kokouksessa Päätösesitys Päätettiin vahvistaa piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat, yhteensä 18 kpl. 17. Seuraavan kokouksen aiheita - tilastotyöryhmän katsaus - ohjattu rekrytointityöryhmän katsaus - toimintaohjesäännön päivitys, Maarit Heikkinen - Susanna Koiviston päätös ja tarjoiluvuoro 18. Kokouksen päättäminen - Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri