Sanna Ahtiainen projektiministeri poistui 24, asia 2 aikana

Transkriptio

1 Piirihallitus Pöytäkirja 1 (8) Hallituksen kokous 1/2018 Aik a klo klo Paik k a: Kokemäki Läsnä Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Ida Arminen varapuheenjohtaja Sanna Ahtiainen projektiministeri poistui 24, asia 2 aikana Anna Lagerroos yhteiskuntasuhdeministeri Teppo Laine alueministeri Susanna Koivisto viestintä ja markkinointiministeri - Skype Outi Kronlund jäsenhankintaministeri poistui 24, asia 2 aikana Maarit Pirinen kasvatusministeri poistui 24, asia 2 aikana Ville Sahlström talousministeri Helena Siivonen vapaaehtoistuen ministeri Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Esityslista 1/17 1. Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo toivottamalla kaikki uudet ja vanhat jäsenet tervetulleiksi piirihallituksen kokoukseen. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on piirinjohtaja tai piirin varajohtaja sekä yhteensä enemmän kuin puolet hallituksen kaikista jäsenistä. Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1) Hyväksytään hallituksen pidetyn kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja toimitetaan piirihallitukselle ja julkaistaan piirin nettisivuilla. Liite 1. Hyväksyttiin pöytäkirja. 4. Kokouksen esityslista (liite 2) Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite Saapunut posti (liite 3) Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Käsitellään piirin saapunut posti. Liite kokouksessa. Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi ja sovittiin tarvittavista toimenpiteistä. Mannerheimin Muistojuhlassa piirihallitusta edustavat Teppo Laine ja Anna Lagerroos.

2 Piirihallitus Pöytäkirja 2 (8) 6. Uudet partiojohtajat (liite 8) Asia Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Liite kokouksessa Päätettiin vahvistaa piirinjohtajan myöntämä partiojohtajavaltakirja 1 kpl. 7. Partioneuvoksen valinta Lounais-Suomen Partiopiirin syyskokouksessa valittiin Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry:n partioneuvoston jäsenehdokkaiksi ja piirin partioneuvoksiksi k ak sivuotiskaudek si Stefan Stjärnstedt, Pauli Engblom ja Maria Ruohola. Pauli Engblom valittiin Suomen Partiolaisten Partioneuvoston puheenjohtajaksi ja häneen tilalleen piirin partioneuvokseksi valittiin Mirva Matikka. Maria Ruohola on aloittanut Suomen Partiolaisten puheenjohtajana Maria Ruoholan tilalle partioneuvokseksi vuoden 2018 ajaksi työvaliokunta esittää piirin varajohtajaa Ida Armista. Valittiin Ida Arminen Lounais-Suomen Partiopiirin partioneuvokseksi vuodeksi Partioneuvoston varajäseniksi vuodeksi 2018 valittiin Maarit Pirinen, Teppo Laine, Helena Siivonen ja Susanna Koivisto. Suomen Partiolaiset vahvistaa partioneuvoston kokoonpanon kokouksessaan kevään aikana. 8. SP:n kuulumiset ja käytännöt Asia 1: Sovitaan SP:n asioiden mm. Partioneuvoston käsittelystä hallituksessa ja sovitaan varaneuvosten osallistumisesta Partioneuvoston kokouksiin. Sovittiin SP:n asioiden käsittelystä piirihallituksessa, että: piirihallituksen kokouksessa käsitellään Partioneuvoston oleelliset asiat (esityslista), joihin työvaliokunta mahdollisuuksien mukaan tekee päätösesityksen. piirihallituksen jäsenille toimitetaan sähköpostitse Partioneuvoston muistio kokouksen jälkeen. Päätettiin, että Partioneuvoston kokouksiin vuonna 2018 (PN I , Tulevaisuusseminaari ja mahdollinen ylimääräinen PN II ja PN (II) III ) osallistuvat: ensisijaisesti partioneuvos/ piirinjohtaja Stefan Stjärnstedt, partioneuvos Mirva Matikka ja partioneuvos/ piirin varajohtaja Ida Arminen. varaneuvosten osallistumisesta kokouksiin sovitaan erikseen, mikäli joku varsinaisista neuvoksista on estynyt. kokouksiin osallistuvat ilmoittavat itsensä kokouksiin ja s opivat keskenään matkajärjestelyistä kokouspaikalle.

3 Piirihallitus Pöytäkirja 3 (8) Asia 2: Sovitaan SP:n laajennettujen valiokuntien (Partion kevätpäivät Scoutella ja syksyn laajennetut ) asioiden käsittelystä piirihallituksessa. Sovittiin SP:n laajennettujen valiokuntien asioiden käsittelystä piirihallituksessa, että: piirihallituksen kokouksessa käsitellään laajennettujen valiokuntien oleelliset asiat, joihin ryhmien puheenjohtajat tekevät päätösesityksen. piirihallituksen jäsenille toimitetaan sähköpostitse laajennettujen valiokuntien muistio kokouksen jälkeen. kokouksiin osallistuvat ilmoittavat itsensä kokouksiin ja sopivat keskenään matkajärjestelyistä kokouspaikalle. 9. Piirinjohtajien työnjako Vahvistetaan piirinjohtajien työnjako. Vahvistettiin piirinjohtajien työnjako siten, että johdon keskenään jaettavista tehtävistä piirinjohtaja Stefan Stjärnstedt vastaa partiotoimistosta, yhteyksistä muihin partiopiireihin ja Suomen Partiolaisiin. Lisäksi vahvistettiin piirinjohtaja Stefan Stjärnstedtin vastuut: kasvatus, vapaaehtoistuki, projektit, y-suhteet, talous ja ansiomerkit. Varajohtaja Ida Armisen vastuut: alue, jäsenhankinta, kasvu, toimintasuunnitelma ja -kertomus sekä viestintä ja markkinointi. 10. Työvaliokunnan jäsenet Valitaan työvaliokunnan jäsenet vuodeksi Valittiin vuoden 2018 työvaliokunnan jäseniksi piirinjohtaja Stefan Stjärnstedt, varajohtaja Ida Arminen, toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila ja vapaaehtoistuen ministeri Helena Siivonen sekä kutsuttuina muita jäseniä tarpeen mukaan. 11. Piirihallituksen pestikeskustelut Piirihallituksen jäsenten pestikeskustelut. Päätettiin, että piirinjohtaja ja piirin varajohtaja käyvät hallituksen jäsenten kanssa pestikeskustelut helmikuun loppuun mennessä. 12. Ryhmien jäsenet, jaostojen puheenjohtajat ja valmentajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat erillisen liitteen mukaisesti. Piirihallitus on sähköpostikokouksessaan päättänyt nimetä Framil-2018 tapahtuman logistiikkapäälliköksi Jyrki Tuomisen Turun Metsänkävijät. Jokainen ministeri toimittaa piirihallituksen työvaliokunnan helmikuun kokoukseen mennessä toiminnanjohtajalle sähköpostilla luettelon ryhmien jäsenistä sekä jaostojen puheenjohtajista. Nimitykset vahvistetaan piirihallituksen helmikuun kokouksessa. Vahvistettiin Jyrki Tuomisen nimitys Framil-2018 tapahtuman logistiikkapäälliköksi.

4 Piirihallitus Pöytäkirja 4 (8) 13. Piirin toiminnanalojen kuulumisten raportointi ja toimintatavat (liite 4) Piirin toiminnanalojen vastaavat ovat koostaneet keskeiset kuulumiset ennen ph:n kokouksia yhteiseen powerpoint-pohjaan, Jemmassa vähintään kaksi päivää ennen kokousta, jotta muut ovat voineet ennakkoon lukea keskeisistä asioista ja kysyä epäselviä asioita. Kokousmateriaalit on lähetetty piirihallituksen jäsenille noin viikkoa ennen kokousta. Sovittiin siitä, että käsitellään toiminnanalojen kuulumisia joka kuukausi. Sovittiin, että piirihallituksen kokousmateriaalit toimitetaan n. viikkoa ennen kokousta. Sovittiin siitä, että kokousmateriaalit jaetaan Jemman kautta, joka on piirihallituksen työtila. Sovittiin, että kukin ministeri toimittaa oman toiminnanalansa päätösesitykset toiminnanjohtajalle työvaliokunnan kokoukseen mennessä. Sovittiin piirihallituksen viestinnästä, niin sisäisesti, kuin ulkoisesti. Mitä kanavia käytetään jne. Päätettiin merkitä muut kuulumiset tiedoksi, joista nostoina: VAPAAEHTOISTUKI (Aikuis- ja luottisryhmä) - Joulukokous , ei asialistaa, muutamat ajankohtaiset asiat käytiin läpi - Seuraava kokous (päivän suunnittelukokous) - Luottisseminaarin valmistelut erittäin hyvällä mallilla, reilut 70 ilmoittautunutta - Organisaatiossa toimiminen koulutus ( ) valmistelut hyvässä vauhdissa - Piirirekrystä lähtenyt viesti puhiksille (18.12., muistutusviesti 9.1.). Pesti-ilmoitukset tulee jättää mennessä - Luottiskoulutus Osaamismerkkiprojekti loppuu toistaiseksi L-SP:n osalta, sillä sama homma tehdään Ko-Gi-kehittämistehtävänä toisessa piirissä - Toinen mentorointivastaava rekrytoitu, pestaus alkuvuoden aikana Aikuistapahtumat: 5.2. Yhteisvastuu-luistelu, Kupittaa 7.3. Pöllöretki, Ruissalo VAPAAEHTOISTUKI (Koulutusryhmä) Joulukokouksen kuulumisia: - Käytiin läpi alkuvuoden koulutusten ilmoittautumiset ja sovittiin muutamalle kurssille jälki-ilmoittautumisajat - Koulutusohjaajakoulutukseen osallistuu 2 - KR:n kehitys- ja kokousviikonloppu Tamminen luottissemman jälkeen - Laajennettu Koulutusryhmä Ko-Gi-ohjaajille LPK-leirinjohtamiskurssi tammikuulta peruttiin vähäisen osallistujamäärän vuoksi - PJ-kurssinjohtajien kokouksessa 9.1. käytiin läpi yhteiset tavoitteet ja käytännöt tälle vuodelle

5 Piirihallitus Pöytäkirja 5 (8) - Tammikuun aikana lähestytään niitä piirin lippukuntia, joissa ei ole yhtään Ko-Gi-koulutuksen käyneitä ja kannustetaan osallistumaan koulutuksiin - Ko-Gi-koulutuksiin 2018 ilmoittautuminen käynnissä VIP VIESTINTÄ JA MARKKINOINTI (+ IT) -W ivi Teinilä (Yläneen Korpijunkkarit) aloittanut somevastaavana -Uusi O365-koulutus pidetään keväällä -YSP-jaoston toiminta vähenee tänä vuonna, uudet ja vanhat YSPit pestataan eri viestinnän pesteihin, moni YSP on ollut innoissaan uudistuksesta -Markkinointijaostolla ei ole puheenjohtajaa, tarkoitus pitää jaoston " käynnistyskokous" helmikuussa Susannan johdolla, jonne uudet ja vanhat kiinnostuneet tulisivat ja toivottavasti saataisiin pj valittua -Partiotoimittajakoulutus tulossa maaliskuussa Y-ASIAT JA PROJEKTIT HuHu - Ilmoittautumislomakkeen kysymykset lähes valmiit - Ilmoittautumisohje työnalla, lähtee lippukuntiin mahdollisimman pian TOIMINNANJOHTAJA/TOIMISTO - Toimiston päiväkokous ja tiistaisin klo 9.00 aamupalaverit - Toimintakertomus alkaa työllistämään, viikon 7 aikana kommentointivalmis - Tilinpäätös etenee (Mira ja talousryhmä) tilintarkastus Toiminnanjohtajien kokous Kansanedustajien ja järjestöväen aamutreffit Porissa - Heikki Hese Tolvasen läksiäiset 1.2. Helsingissä - SP:n toiminnansuunnittelukokous 3.2. Helsingissä - Toiminnanjohtaja lomalla viikon Piirin edustajat Lounais-Suomen Partiosäätiön hallituksessa Piiri nimittää Lounais-Suomen Partiosäätiön hallitukseen kaksi jäsentä, jotka ovat erovuorossa vuorovuosina. Lisäksi piirinjohtajalla on kokouksissa läsnäolo-oikeus. Tänä vuonna erovuorossa on Kalle Virtanen, (Mari Kousa-Kuusisto 2019). Piirihallitus nimittää edustajansa hallitukseen helmi- tai maaliskuun kokouksessa, riippuen säätiön kokouksien ajankohdista. Käytiin keskustelua aiheesta ja pohdittiin, millaista osaamista säätiössä piirin mielestä olisi hyvä olla. 15. Piirin kevätkokouksen koollekutsuminen Lounais-Suomen Partiopiiri ry:n kevätkokouksen koolle kutsuminen. Päätettiin kutsua koolle Lounais-Suomen Partiopiiri ry:n kevätkokous klo 14 alkaen Poriin ja julkaistaan kutsu Repolaisessa 1/2018 (ilm ) ja 2/2018 (ilm. 6.4.) sekä valtuutetaan toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila hoitamaan kokoukseen liittyvät käytännön järjestelyt.

6 Piirihallitus Pöytäkirja 6 (8) 16. Piirihallituksen ja työvaliokunnan kokousajat Päätetään piirihallituksen ja työvaliokunnan vuoden 2018 kokousajat. Tvk esittää, että päätetään pitää piirihallituksen ja työvaliokunnan kokoukset seuraavasti: TVK PH Paikka Turku klo Pori klo Päätettiin lisäksi, että työvaliokunnan ja hallituksen kokoukset alkavat kello alkaen, jollei muuta ilmoiteta. päätöspuheenvuoro ja kokoustarjoilut ovat sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä (esteestä ilmoitettava tvk:hon mennessä). 17. Todetaan piirihallituksen vastuulla vuonna 2018 olevien tilaisuuksien vastuuhenkilöt ja käydään keskustelua tavoitteista/ odotuksista Asia 1: Kevätparaati järjestetään Turussa. Vahvistetaan juhlapuhuja ja keskustellaan paraatin teemasta. Valitaan paraatin komentaja. Asia 2: Asia 3: Asia 4: Valittiin paraatin komentajaksi Helena Siivonen ja todettiin paraatin järjestelyjen tilanne. Piirin kevätkokous järjestetään Porissa ja syyskokous Raumalla ja tapahtumien johtajina toimivat piirinjohtajat. Keskustellaan kokouksiin liittyvistä järjestelyistä ja tehdään tarvittavia päätöksiä (mm. oheisohjelmat ja kokoustarjoilut). Päätettiin kokousten järjestelyistä Lippukuntafoorumi kevätkokouksen yhteydessä (vastuuhenkilöt: Susanna Koivisto/Outi Kronlund/Teppo Laine), Toimisto/PH - tapaaminen (piirinjohtajat) ja Lippukuntapäivä Turussa (piirinjohtajat ja Maarit Pirinen) sekä Luottisseminaari (Stefan Stjärnstedt ja Helena Siivonen). Sovittiin tapahtumien vastuuhenkilöt ja käytiin lähetekeskustelua. Vierailut piirin tapahtumissa ja lippukuntien juhlissa. Sovittiin vastuista vierailujen osalta piirin tapahtumissa. Lippukuntien juhliin osallistutaan aina, kun se vain suinkin on mahdollista.

7 Piirihallitus Pöytäkirja 7 (8) 18. Muistettavia vuonna 2018 Sovittiin toimenpiteistä muistettavien osalta seuraavasti: Kuksassa oleville 50-, 60-, jne. vuotta täyttäville postitetaan piirin merkkipäiväonnittelukortti, automaattisesti toimiston toimesta. Lisäksi päätetään, että piirin tapahtumia järjestävien lippukuntien kiitos-diplomit postitetaan mahdollisimman nopeasti tapahtuman jälkeen Päätettiin esityksen mukaan ja todettiin, että toimisto hoitaa nämä automaattisesti. 19. Piirihallitukselle tiedoksi Asia 1: Sivistunnit: Piirille on myönnetty sivistuntia vuodelle Päätettiin merkitä tiedoksi asiat. 20. Piirin pankkitilien käyttöoikeudet Vahvistetaan piirin pankkitilien käyttöoikeudet. Todetaan piirin tilien käyttöoikeuksien olevan piirinjohtaja Stefan Stjärnstedtillä, pääkirjanpitäjä Mira Aarikka-Paavolaisella ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannilalla. Kok oustauk o Päätettiin piirin tilien käyttöoikeudet olevan piirinjohtaja Stefan Stjärnstedtillä, pääkirjanpitäjä Mira Aarikka-Paavolaisella ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannilalla. Kok ousta jatk ettiin k lo Tilastotoimikunta Tilastotoimikunnan katsaus, Ida Arminen. Merkittiin tiedoksi Ida Armisen raportti, jossa mm. mainittiin että toimikunta tarvitsee lisäjäseniä. Sovittiin myös, että PH:n kuulumisiin lisätään Kasvu-dia joka kokoukseen. Toimikunta ottaa selvää ja analysoi tietoa sytytyspalakeskusteluista ja lippukuntapuheluista. Toimikunta tuo esityksen ajankohtaisesta jäsentilanteesta ja lyhyen tähtäimen toimenpiteistä helmikuun kokoukseen. Pidemmän tähtäimen toimenpiteiden ja kasvusuunnitelman aikataulusta päätetään myöhemmin. 22. Viestintä- ja markkinointisuunnitelma Lounais-Suomen Partiopiirin viestintä- ja markkinointisuunnitelma, Susanna Koivisto viestintä ja markkinointiministeri. 23. Kasvuntekijät Siirrettiin seuraavaan kokoukseen. Kasvuntekijät Lounais-Suomen Partiopiirissä Kuultiin piirinjohtajan alustus kasvuntekijöistä. Ohjeistus jatkotoimista tulee piirihallitukselle helmikuun alkuun mennessä.

8 Piirihallitus Pöytäkirja 8 (8) 24. Muut mahdolliset asiat (liite 5) Asia 1: YhPa-hankkeen jalkautussuunnitelma Asia 2: Asia 3: Outi Kronlund esitteli YhPa-ryhmän valmisteleman jalkautussuunnitelman (liite 5). Käytiin lähetekeskustelua suunnitelmasta ja todettiin keskustelua jatkettavan yhdessä YhParyhmän kanssa. Käydään läpi toiminta-, hankinta-, matkustusohjesääntö sekä palkitsemisohje Merkittiin käyty keskustelu tiedoksi ja todettiin päivitysvastuut: toimintaohjesääntö ja tarpeelliset liitteet: työvaliokunta, paitsi hankinta- ja matkustusohjesääntö talousministeri yhdessä toiminnanjohtajan kanssa sekä palkitsemisohje: toiminnanjohtaja. Työvaliokunta ohjeistaa korjaukset seuraavaan työvaliokunnan kokoukseen mennessä. Ministerit tarkastavat omien ryhmiensä pestien oikeellisuuden. Piirikohtaiset strategian mittarit Päätettiin järjestää tapaaminen Turun partiotoimistolla viikolla 8 tai 9 piirihallituksen ja ryhmien puheenjohtajien (tai muun edustajan) kanssa. Tapaamisen työskentelyä johtavat ulkopuoliset alustajat. 25. Seuraavan kokouksen aiheita päätetään kevätkokoukselle tehtävästä jäsenmaksuesityksestä päätetään ILMOn ja Ilonan tuottamisesta. valitaan piirilehden päätoimittaja, www-päätoimittaja ja mahdolliset muut päätoimittajat valitaan ansiomerkkitoimikunnan jäsenet erovuoroisten tilalle valitaan piirin edustajat Lounais-Suomen Partiosäätiön hallitukseen saadaan tiedoksi L-S partiosäätiölle ja Satakunnan partiosäätiölle lähetetty piirin kuulumiskirje viestintä- ja markkinointisuunnitelma päätösvuoro Sanna Ahtiainen 26. Kokouksen päättäminen Piirinjohtaja päätti kokouksen klo 9.45 Pöytäkirjan vakuudeksi Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri