Heidi Luoto, Tammileirin johtaja (10 asia 1) Essi Virtanen, Tammileirin johtaja (10 asia 1)

Transkriptio

1 Piirihallitus Pöytäkirja 1 (10) Hallituksen kokous 11/2018 Aika: Torstaina klo Paikka: Partiotoimisto, Turku Läsnä: Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Ida Arminen varapuheenjohtaja, poistui 17 aikana Sanna Ahtiainen projektiministeri Anna Lagerroos yhteiskuntasuhdeministeri Teppo Laine alueministeri Susanna Koivisto viestintä ja markkinointiministeri Outi Kronlund jäsenhankintaministeri Maarit Pirinen kasvatusministeri Ville Sahlström talousministeri Helena Siivonen vapaaehtoistuen ministeri Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Pöytäkirja 11/18 Heidi Luoto, Tammileirin johtaja (10 asia 1) Essi Virtanen, Tammileirin johtaja (10 asia 1) 1. Kokouksen avaaminen Piirinjohtaja avasi kokouksen klo Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. Hallitus on päätösvaltainen, jos hallituksen puheenjohtajan tai varapuheenjohtajan lisäksi vähintään puolet muista jäsenistä on paikalla. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite) Hyväksyttiin hallituksen 9/2018 ja 10/2018 kokousten pöytäkirjat. Pöytäkirjat on toimitettu piirihallitukselle ja on julkaistu piirin nettisivuilla. Liite Kokouksen esityslista (liite) 5. Saapunut posti (liite) Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Käsitellään piirin saapunut posti. Liite kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi Louhen-Tyttöjen kolon avajaisissa piiriä edustavat Helena Siivonen ja Teppo Laine.

2 Piirihallitus Pöytäkirja 2 (10) 6. Kasvu Asia 1: Asia 2: Kuulumiset SP:n kasvun johtoryhmästä, jäsenhankintaministeri Outi Kronlund esittelee. Todettiin kuulumiset liitteen mukaan tiedoksi. Kasvutoimenpiteet L-SP:ssä, piirin varajohtaja Ida Arminen esittelee. Merkittiin kasvutoimenpiteet tiedoksi. 7. Rekrytointi piirissä Luottisten rekrytointi piirissä. Piirihallitus päätti kokouksessaan 6/2018 perustaa työryhmä pohtimaan luottisten rekrytointia piirissä. Työryhmä esitteli pohdintansa kokouksessa 7/2018 ja jatkoi työtään. Vapaaehtoistuen ministeri Helena Siivonen esittelee. Liite työryhmän raportti Merkittiin työryhmän raportti ja käyty keskustelu tiedoksi. Työryhmän työ on päättynyt. Työryhmään kuuluivat Noora Kankare, Susanna Koivisto, Teppo Laine ja Helena Siivonen. 8. Vuosikirja 2018 Piirihallitus päätti kokouksessaan 6/2018 yhdistää vuoden 2018 vuosikirjan ja toimintakertomuksen, ja hyväksyi kokouksessaan 7/2018 työryhmän työstämän uuden dokumentin sisällön. Viestintäja markkinointiministeri Susanna Koivisto esittelee yhdistetyn vuosikirjan ja toimintakertomuksen sisällysluettelon. Liite työryhmän esitys sisällysluetteloksi 9. Talous Hyväksyttiin vuoden 2018 yhdistetyn vuosikirjan ja toimintakertomuksen sisällysluettelo seuraavin muutoksin: vuosikirjan sisällysluetteloon lisätään strategian esittely ja vuosikirjassa keskitytään kilpailutoiminnassa piirin kilpailuihin. Työryhmä jatkaa työtään edelleen. SP:n valtakunnallinen markkinointikampanja Piirihallitus päätti kokouksessaan 7/2018 osallistua SP:n valtakunnalliseen markkinointikampanjaan. Piirinjohtaja ja toiminnanjohtaja tekivät piirihallituksen valtuutuksen mukaisesti aiesopimuksen piirin osuudesta (enimmillään 20307,80 euroa) SP:n kanssa. Markkinointikampanjan suunnitelma on muuttunut alkuperäisestä. Piirinjohtaja Stefan Stjärnstedt esittelee. Liite SP:n esitys markkinointikampanjaksi Päätettiin, että piiri on mukana muuttuneessa markkinointikampanjassa. Valtuutettiin piirinjohtaja ja toiminnanjohtaja tekemään uusi sopimus piirin osuudesta Suomen Partiolaisten kanssa. Piirinjohtaja toimittaa Suomen Partiolaisille piirihallituksen kommentit kampanjasta.

3 Piirihallitus Pöytäkirja 3 (10) 10. Piirin projektit (liite) Asia 1: Tammileiri 2019 Liite Tammileirin projektisuunnitelma Hyväksyttiin Tammileirin projektisuunnitelma. Merkittiin kuulumisista tiedoksi mm: 13 hakemusta mestaritasolle, lisää vielä tulossa. Iltanuotiolla on todella paljon porukkaa, onnistunut setti! Ensi vuonna uudestaan, silloin ainakin leirilaulu raikaa :) Lpk-päivän messupiste meni todella hyvin. Projektisuunnitelma on valmis. Lpk-postissa menee myös kysely yhteyshenkilöstä. Asia 2: Piirileiri 2020 Asia 3: Merkittiin kuulumisista tiedoksi mm: Staabi on valmis huoltopalvelujohtajaa lukuun ottamatta. Lpk-päivän messupiste meni tosi hyvin. Vuoden loppuun mennessä karkea runko projektisuunnitelmasta. Yhteiseen partioon Merkittiin kuulumisista tiedoksi mm: Yhteiseen partioon toimintamerkki on käytössä vielä ensi vuoden Moninaisuusluuppi + Moninaisuuden leiripaketit ovat nyt valmiina. Leiripaketit (yhteensä 5 kpl) ovat varattavissa Varaanin kautta. Moninaisuuden leiripaketti esittelyssä Lippukuntapäivän messuilla, nettisivuillamme ja seuraavassa Repolaisessa. Moninaisuuteen kasvamiseen ja myös toimintamerkin tekemiseen aktivoivat Moninaisuuden leiripaketit lähtevät L-SP:n Yhteiseen partioon hankkeen lahjana kaikille piireille Partioasemalta. Viimeinen kokous on Loppuraportti ei ole vielä valmiina. 11. SP:n kuulumiset Asia 1: Partioneuvoston ylimääräinen kokous II/2018 järjestettiin Kiljavalla Ida Arminen, Mirva Matikka ja Stefan Stjärnstedt osallistuivat. Merkittiin tiedoksi kuulumiset partioneuvostosta: Partioneuvosto II/ käsitteli seuraavat asiat: Kuuli SP:n hallituksen raportin sen toiminnasta Päätti esittää jäsenkokoukselle lausunnon, että yhdistyksen sääntömuutosesitys hyväksytään Kävi keskustelun yhdistyksen menettelytapasäännöstä (päätetään marraskuun partioneuvostossa) Päätti esittää jäsenkokoukselle lausunnon, että käynnistetään partion peruskirjan muutosprosessi ja partiolupauksen uudistaminen jäsenkokoukselle 2020 Hyväksyi partiolippukunnan laatuk riteerit (partiotoiminnan laadun kriteeritaulukko)

4 Piirihallitus Pöytäkirja 4 (10) Päätti esittää jäsenkokoukselle lausunnon, että partion tähtikartta hyväksytään hallituksen esityksen mukaan (tätä työstettiin yhdessä viikonlopun aikana) Asia 2: Laajennetut valiokunnat Helsingissä Merkittiin tiedoksi keskustelu laajennettujen valiokuntien asioista. Toiminnanaloittain piirihallitukselle tuotiin tiedoksi laajennettujen työryhmien asioista: ALUE: Alueelta edustajaksi Kris Loimaala Valmentajien ja valmentajavastaavien pestikuvaus. Työryhmä on päivittämässä valmentajien pestikuvauksia. Samassa yhteydessä valmentajavastaaville tehdään oma pestikuvaus. Mietitään yhdessä, mitä valmentajavastaavien pestiin voisi kuulua. Kerää piiristänne saadut kokemukset työstön tueksi. Aluetapaamisten materiaalit Aluevaliokunta tuottaa ja kerää muilta toiminnanaloilta valmiita materiaaleja aluetapaamisiin. Kerätään ajatuksia tarvittavien aluetapaamisten materiaalien aihesisällöistä sekä keskustellaan materiaalin ja aik ataulutuksen kehitystarpeista. Tiedoksi: PJ-käsikirjan päivitys Esitellään ansiomerkkiryhmä. Mietitään yhteisessä työstössä, miten ansiomerkkijärjestelmä toimii lippukunnissa kiittämisessä, ja miten valmentajat voivat tukea ansiomerkeillä kiittämisen kulttuuria. Palmu-hankkeen esittely. Palmu-hankkeen (aikuisena partioon liittyneiden pysyvyys partiossa) pilotissa mukaan lähteneet lippukunnat testaavat palvelumuotoiluprosessissa kehitettyjä tuotteita. Lippukuntatoiminnan laatukriteerit (aiemmin minimikriteerit) olivat testattavana pilottilippukunnissa. Kriteeristöä on muotoiltu palautteen perusteella ja se on hyväksytty partioneuvoston kokouksessa syyskuussa. Luodaan katsaus laatukriteereihin ja laatutyökalun kehittämiseen. VAPAAEHTOISTUKI Laajennettuihin lähdössä Suvi (KR), Helena (KR & ALR) ASIALISTALLA: Vapaaehtoistuen valiokunnan kuulumiset SP:n turvallisuusohjeiden uudistus Keskustellaan ja annetaan palautetta uudistuksesta. Mukavasti yhdessä -ohjeistus Kuullaan työryhmää. Osaamisen kehittyminen pestissä Työstetään ja pohditaan partion osaamisalueiden hyödyntämistä pestauksessa niin, että osaamisen kehittymistä voidaan entistä paremmin suunnitella ja seurata.

5 Piirihallitus Pöytäkirja 5 (10) Vuoden 2019 Kohtaus-tapahtuma Keskustellaan koulutustapahtumasta sekä siihen liittyvistä toiveista. Vapaaehtoistoiminnan linjaukset Päivitetty dokumentti esitellään laajennetuille, minkä jälkeen se menee SPH:lle ja PN:lle hyväksyttäväksi. Uudistuva partion johtamiskäsitys Sukelletaan syvälle partiojohtamisen olemukseen ja kerätään piireiltä ajatuksia siitä, mitä partion johtamiskäsityksen tulisi olla. KASVATUS Laajennettuihin lähdössä Emilia Kaasinen ja Jaana Eronen Piirien ja SP:n vastuulla olevat ohjelmatapahtumat. Tutustutaan tähtikarttaan, jonka SP:n hallitus esittää partioneuvostolle. Sähköinen aktiviteettikortti- ja toiminnansuunnittelusovellus. Tutustutaan partio-ohjelman digitalisaatioon liittyviin demoihin ja kerätään palautetta. Käydään läpi perhepartion nykytilannetta ja suunnitelmia. Työstetään perhepartiokonseptia. Tilannekatsaus kisauudistuksesta. Tiedoksi työelämätaitojen puitteissa toteutetut aktiviteetit ja materiaalit. Käydään läpi ohjelmapainotuksen suunnitelmia SP:ssä ja piireissä. Tutustutaan työryhmän valmistelemaan ohjelmavalmentajien pestikuvaukseen. Pohditaan, miten varmistetaan luotsitoiminnan jatkuva kehittäminen ja tuki. Tutustutaan meripartioryhmän toimintaan. Evästetään johtamisen kehittämistä meripartiotoiminnassa. Katsomuskasvatuksen linjaukset. VIESTINTÄ JA MARKKINOINTI Partion verkkosivut ja piirisivupohja Partiomedioiden tulevaisuus valtakunnallisesti KASVU Kasvutavoitteet erityisesti piiritasolla ja kasvun toimenpiteet juuri nyt ja toimintasuunnitelmissa Kasvun johtaminen - miten sitä tehdäänkään Isot ja uudet ajatukset kasvusta Kasvuklinikka: tuo ilosi, jaa huolesi eli kanssariemua ja tukea YHTEISKUNTASUHTEET Srk-vaalit 2018 yhteiskuntasuhteiden ajankohtaisia asioita toimintakalenteri 2019 partion ulkoiset edustajat eduskunta- ja EU-vaalit kumppanuudet piirien projekteissa

6 Piirihallitus Pöytäkirja 6 (10) Asia 3: Asia 4: SP:n työryhmien kuulumiset Merkittiin kuulumiset tiedoksi: Partion päätöksenteko: Työryhmä kokoontuu vielä kerran viimeistelemään työryhmän työskentelyn raportoinnin. Kasvun aikuisrekryn koordinaatiotyöryhmä (Riikka S.): " Olemme aikuisrek ryn koordinaatioryhmässä pitäneet k aksi skypepalaveria ja työstäneet materiaalia lippukunnille rekrytoinnin avuksi. Materiaalin on tarkoitus olla hyvin simppeliä esim. näin rekrytoit vanhempainillassa ja materiaali julkaistaan netissä vielä tämän syksyn aikana." SP:n jäsenkokous , piirinjohtaja Stefan Stjärnstedt esittelee. Merkittiin tiedoksi keskustelu L-SP:n jäsenkokoukseen liittyvistä järjestelyistä ja muista ajankohtaisista asioista. Delegaatio on kokoontunut ensimmäisen kerran Toinen kokoontuminen on Turun partiotoimistolla. 12. Vuosiselosteen 2018 piirikysymykset Keskustellaan vuoden 2018 vuosiselosteeseen lisättävistä L-SP:n piirikohtaisista kysymyksistä. Piirinjohtaja Stefan Stjärnstedt esittelee. Liite yhteenveto aiemmista piirikysymyksistä Merkittiin keskustelu tiedoksi. Jokainen toiminnanala pohtii mennessä, mitä haluaa vuosiselosteessa lippukunnilta kysyä. Stefan Stjärnstedt toimittaa kysymykset SP:lle. 13. Menneet tapahtumat Lippukuntapäivä järjestettiin Turussa Merkittiin tiedoksi koonti lippukuntapäivän palautteista, keskustelu lippukuntapäivästä ja kehitysehdotukset seuraavaksi vuodeksi. 14. Tulevat tapahtumat Lounais-Suomen Partiopiirin syyskokouksen järjestelyt. Merkittiin tiedoksi järjestelyiden tilanne. Syyskokousposti on lähtenyt lippukuntiin Vaalit syksyllä 2018 Lounais-Suomen Partiopiirin vaalitoimikunnan kuulumiset syyskokouksen 2018 ehdokastilanteesta, viestintä- ja markkinointiministeri Susanna Koivisto esittelee. Merkittiin ehdokastilanne tiedoksi

7 Piirihallitus Pöytäkirja 7 (10) 16. Piirin toiminnanalojen kuulumiset (liitteet) Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Toiminnanalojen dl:t: piirihallitus su ja toimisto täydentää maanantaina Liite Todettiin liitteet ja päätettiin merkitä liitteiden mukaan tiedoksi, josta nostoin mm: TOIMINNANJOHTAJA/TOIMISTO Toiminnanjohtaja osallistunut piirileiri2020 palavereihin Turun kaupungin kanssa -> vihreää valoa alueelle Toiminnanjohtajien kokous Arkkipiispan tapaamisessa toiminnanjohtaja ja piirinjohtaja, yhdessä säätiön edustajien kanssa Projektityöntekijän rekry on alkanut, ilmoitukset TS:ssä ja Aamusetissä (ottivat yhteyttä ja saatiin todella edullinen ilmoitus) Toimistokokous (muistio liitteenä) Riikka ja Marianna edustivat piiriä Siviksen syntymäpäivillä ALUE Valmentajien rekry käynnissä. Ensisijaisesti pyritään löytämään valmentajat alueille, joissa on vajausta. Sytytyspalakeskustelut alueille etenee suunnitelman mukaisesti VAPAAEHTOISTUKI (Aikuis- ja luottisryhmä) Kokouksen kuulumisia: Laura k äy pestikeskustelut ryhm än jäsenten kanssa lokamarraskuun aikana, ja Helena Lauran kanssa Kevään 2019 aikuisten tapahtumia ja niiden ajankohtia suunniteltiin Käytiin läpi, missä mennään luottisten pikkujoulujen (14.12.) ja luottisseminaarin (19.1.) kanssa ja sovittiin jatkosta Luottisseminaariin tullut muutamia sisältötoiveita (kiitos niistä!) Pohdittiin Kuksan käyttöönottoa piirirekryyn ja siirrytään siihen jossain vaiheessa Mentorointiohjelmaan 2019 on haku käynnissä saakka (sekä aktoreita että mentoreita kaivataan!) Käytiin läpi Lippukuntapäivän palautetta Seuraava kokous Aikuistapahtumat: Verenluovutusviikko Luovuuslilja Partiolaisten kauneimmat joululaulut VAPAAEHTOISTUKI (Koulutusryhmä) Kokouksen kuulumisia: SP:n Koulutusohjaajaverkoston puheenjohtajat vierailivat kokouksessa: käytiin keskustelua siitä, mitä toiveita KR:llä on verkoston toiminnan suhteen ja muista ajankohtaisista asioista Käytiin läpi lpk-päivän suunnitelmat, tarkennettiin niitä ja sovittiin messupöydälle tuotavien vastuista Pohdittiin Laajennetun KR:n (pestausvalmentajille) sisältöä

8 Piirihallitus Pöytäkirja 8 (10) Piirirekryn kautta saatiin yksi yhteydenotto, kontaktoidaan kiinnostunut Käytiin laajennetun vapaaehtoistuen valiokunnan asiat läpi Sovittiin KR:n oman viikonlopun ajankohta tammikuulle luottissemman yhteyteen Keskusteltiin viimeistenkin tiedostojen siirrosta Drivestä Jemmaan Luotsikoulutuksen moninaisuusmateriaali valmis Seuraava kokous Laajennettu KR , jonka jälkeen oma kokous KASVATUS Anna Kronlund aloittaa KV- ja aatejaoston OO:na TALOUS Joulukortteja jäljellä noin 1500, ostettu varasto saadaan todennäköisesti tyhjennettyä melkein kokonaan tänä vuonna Adventtikalentereita tilattu kpl, 98 lippukuntaan. Tällä viikolla soittokierros lippukuntiin, jotka eivät ole vielä tilanneet kalentereita. Joulukorttipaketteja on tilattu 5050 kpl, 50 lippukuntaan. Varastossa tällä hetkellä alle tuhat pakettia! VIESTINTÄ JA MARKKINOINTI Pöytäkirjaan: Repolaisella logokilpailu menossa. Valittavana on 3 logoa, joista äänestetään. Study in Turku messut meni hyvin! Oli paljon partiosta kiinnostuneita. Uusia pihapelejä tullut molempiin toimistoihin Lippukuntapäivässä koulutus " viestintä kasvun tukena". Koko toiminnanalan yhteinen viikonloppu tulossa Myös ryhmien ja jaostojen viestintävastaavat sekä projektien viestintäihmiset on kutsuttu paikalle. YHTEISKUNTASUHTEET 3 uutta jäsentä y-ryhmään PIIRINJOHTAJAT SP:n tulevaisuusseminaari ( , paikalla Stefan, Ida, Mirva ja Kalle-Pekka) Tietoa jäsenmäärästä, kasvusta, strategiasta ja valtakunnallisesta markkinointikampanjasta Yhteistä työstöä tulevaisuusskenaarioista, strategian ja kasvun toteuttamisesta sekä partiotapahtumien tähtikartasta L-SP:n jäsenkokousdelegaatio piti ensimmäisen kokouksensa L-SP:n edustajana SP:n ansiomerkkien kehittämisryhmässä toimii Pasi Mikkonen Stefan ja Kalle-Pekka tapasivat arkkipiispan yhdessä L-S Partiosäätiön edustajien kanssa Stefan osallistui L-S Partiosäätiön hallituksen kokoukseen

9 Piirihallitus Pöytäkirja 9 (10) 17. Ryhmien jäsenet, jaostojen puheenjohtajat ja valmentajat Nimitetään ryhmien jäsenet, jaostojen puheenjohtajat ja valmentajat. Nimitettiin ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat ao. esityksen mukaan: Y-ryhmään jäsenet Viivi Larri, Naantalin Siniset Aada Yliniskala, Littoisten Pirtapiiat Iida Yliniskala, Littoisten Pirtapiiat KV-ja aatejaoston ohjelmaohjaaja: Anna Kronlund, Rantakaarinat Koulutusryhmän jäseneksi: Niko Sjöholm, Turun Metsänkävijät. 18. Piirihallitukselle tiedoksi Partiopiirin myöntämä piirin huomionosoitus. Merkittiin tiedoksi. 19. Piirin joulukorttilistaus (liite) Piirin joulukorttilistaus. Toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila esittelee. Liite piirin joulukorttilistaus 20. Muut asiat Päätettiin, että ministerit tarkistavat listan oman toiminnanalansa osalta mennessä, jonka jälkeen työvaliokunta käy listauksen läpi. Tarvikkeiden lainaus partiotoimistoilta ulkopuolisiin tapahtum iin (asia siirretty piirihallituksen kokouksesta 9/2018). Toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila esittelee. Piirihallitus päätti, ettei piirin tavaroita lainata partion ulkopuolisiin tapahtumiin. Talousryhmä tarkentaa lainausohjeita mahdollisimman pian ja antaa sen tiedoksi ryhmille ja jaostoille.

10 Piirihallitus Pöytäkirja 10 (10) 21. Seuraavan kokouksen aiheita päätetään piirihallituksen vastuulla seuraavana toimintakautena olevien tilaisuuksien vastuuhenkilöt hyväksytään piirin markkinointisuunnitelma seuraavalle vuodelle hyväksytään toimiston joulun aukioloajat ja henkilökunnan talvilomat toimintakertomus laajennettujen valiokuntien kuulumiset päätetään ILMOn tuottamisesta vuodelle 2019 syyskokouksessa valitut piirihallituksen jäsenet kutsutaan kokoukseen Ida Armisen tarjoiluvuoro 22. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen Stefan Stjärnstedt puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri