HALLITUKSEN KOKOUS 5 / 2014

Transkriptio

1 LOUNAIS-SUOMEN PARTIOPIIRI 1(7) HALLITUKSEN KOKOUS 5 / 2014 Aika Keskiviikkona klo Paikka: Turun partiotoimisto PÖYTÄKIRJA Läsnä: Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Jussi Elo viestintäryhmä Maarit Heikkinen alueryhmä Laura Kajala koulutusryhmä poistui 8 jälkeen Inka Lähteenmäki ohjelmaryhmä saapui 9 aikana Anna Nyrhinen talousryhmä Sakari Warro projektitoiminta Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokouksen lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksytään hallituksen kokousten 3 ja 4 kokousten pöytäkirjat. Pöytäkirja on toimitettu hallituksen jäsenille sähköpostitse. Liite 1 ja 2 4. Työjärjestys Hyväksyttiin hallituksen kokousten 3/2014 ja 4/2014 pöytäkirjat. Pöytäkirjat on myös lisätty Piirin nettisivuille. Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 3 Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi niin, että 8 otetaan käsittelyyn 5 jälkeen sekä, lisättiin 16 asiat 3-7 sekä 17 ja Saapunut posti Käsitellään esityslistan liitteenä ollut saapunut posti. Liite 4 Päätettiin merkitä saapunut posti liitteen mukaan tiedoksi. Liite 4 6. Toimintaohjesäännön vahvistaminen Vahvistetaan Lounais-Suomen partiopiirin toimintaohjesääntö Vahvistettiin Lounais-Suomen partiopiirin toimintaohjesääntö alkaen. Lisäksi päätettiin päivittää toimintaohjesääntö piirin nettisivuille. Liite 5

2 2(7) 7. Piirin edustajat Lounais-Suomen Partiosäätiön hallituksessa Nimetään piirin edustaja säätiön hallitukseen kaudeksi Säätiön hallitukseen on aiemmin nimetty; Maria Lahtinen säätiön vuosikokoukseen 2015 saakka Mika Koutu säätiön vuosikokoukseen 2014 saakka. Piirinjohtaja on osallistunut säätiön hallituksen kokouksiin kutsuttuna. Käytiin keskustelua siitä, millaisia henkilöitä piirin kannattaa säätiöön nimittää. Totesimme, että piirihallitus haluaa edustajikseen säätiön hallitukseen henkilöt, joilla on sijoitus-, rakennus-, kiinteistö-, bisnes- ja säätiöosaamista. Piirinjohtaja on konsultoinut muiden piirien nimityksiä säätiöiden hallitukseen ja niissä korostuu usein asiantuntijuus. Jatkossa piirihallitus haluaa käydä keskustelu säätiöiden hallitusten kanssa siitä, millaisia henkilöitä säätiöiden hallituksiin olisi hyvä nimittää, minkä alojen osaajia säätiössä jo on ja millaisille olisi tarvetta jatkossa. Lisäksi todettiin, että olisi hyvä, että piirinjohto kävisi säätiön hallituksen puheenjohtajan ja asiamiehen kanssa vuosittain läpi asioita, yhteistyöstä, avustuksista ja muista yhdessä sovittavista asioista. Tämä korostuu nyt, kun toiminnanjohtaja ja säätiön asiamies ovat eri henkilöt. Piirihallitus tekee asiasta päätöksen nimeämisistä erillisessä sähköisessä kokouksessa myöhemmin. 8. Lounais-Suomen Partiopiirin strategia Lounais-Suomen Partiopiirille ollaan luomassa strategiaa tuleville vuosille. Piirin strategiaa varten on koottu työryhmä, jonka nimeämistä PH:n kokouksessa esitetään. Työryhmän pj. Wiki Wikström esittelee strategiatyöryhmän katsauksen. Kuultiin mm että: Strategiaan liittyviä kysymyksiä tullaan esittämään mm. Piirin kevätkisoissa, PJ-PK kurssit sekä Piirun LPKJ tapaamisessa. Strategiaan liittyvää tiedotus tulee näkymään mm. Repostissa ja Repolaisessa. Strategian tärkeimmät sidosryhmätyöskentelyt tulevat olemaan piirihallitus, LPK edustajat sekä piirin luottikset. Keskusteltiin mm. Miten osallistetaan lippukuntia, kohderyhmää, luottiksia, sekä miten pohjautuu SP:n strategiaan, ollaan laadittu toimintaympäristökuvausta ja sidosryhmäkuvausta Päätettiin merkitä strategiatyöryhmän katsaus tiedoksi. Liite 6 9. SP:n kuulumiset Laajennetut valiokunnat II/2014 Käsitellään laajennettujen asiat. 2 Käsiteltiin laajennettujen valiokuntien esityslistojen asioita. Erityisesti esitettiin huoli siitä, että esityslistoja laajemmin materiaalia ei juuri ollut tullut ja kaksivuotistoiminnanlinjauksista tai toiminnansuunnittelusta ei ollut mitään ennakkomateriaalia. Partioneuvosto I/14 ja ylimääräinen jäsenkokous Koska materiaaleja ei vielä ole käytettävissä palaa piirihallitus näihin huhtikuun toisessa kokouksessa.

3 3(7) 10. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat. Nimitettiin ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat ao. esityksen mukaan. Strategiatyöryhmä: Wiki Wikström, pj Lasse Lund Anniina Palola Janne Roslöf Inka Lähteenmäki Mari Kousa 11. Piirin toiminnanalojen kuulumiset Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Liitteet Todetaan liitteet ja päätetään merkitä liitteiden mukaan tiedoksi. Kuultiin toiminnanalojen kuulumisia, joista tärkeimpinä; Alue: Uusien lippukunnanjohtajien illassa Turussa noin 10 ihmistä, Porin vastaavaan tapahtumaan ilmoittautui 1, joka osallistui Webexin kautta. Piirin omien ohjaajapestien sisällön kehittäminen; alueohjaajapari, joista toinen keskittyy lpkj:n ja lpk:n tukemiseen ja toinen on sisältöasiantuntija. Aluekuvaustaulukot ajan tasalla vuoden 2014 aikana; avuksi myös muille ohjaajille, tavoitteena kokoava dokumentti alueen tilanteen muutoksista ja kehittymisestä. Tapahtumatarjotin on päivitetty. listakokoukset ja ohjelmakummivierailut ovat käynnissä. Y-toimikunnan ja talouden kanssa pidetään rajapintapalaveri Esitettiin myös kaksi piiripalautetta alueilta, koskien piirin järjestämien tapahtumien hinta/laatu suhdetta, sekä ilmanvaihtoa isoissa tapauksissa, kuten vuosikokouksissa. Koulutus: Tulevaisuudessa tulee olemaan kolme eri ryhmää. Varsinainen koulutusryhmä (KR), koostuu pj:stä, vastaavasta KO:sta sekä tarvittavasta määrästä KO:a. Laajennettu KR kokoontuu kahdesti vuodessa. Ryhmään kuuluu varsinainen KR, kurssijohtajat ja muut tärkeät kouluttajat tms.. Näiden lisäksi on Kouluttajat-ryhmä, joka on epävirallinen ryhmittymä mahdollisia ja halukkaita kouluttajia. Heihin pidetään säännöllisesti yhteyttä ja järjestetään tapaaminen n. kerran vuodessa. Kurssijohtajien tulee olla nykyisiä tai entisiä koulutusohjaajia. Huhtikuun kokouksessa teemana tulee olemaan 2015 ja pestitarkennukset ja toukokuun kokouksessa markkinointi. Syksyllä osallistumme jokaiseen aluetapaamiseen. Rekry-ilta järjestettiin Pallivahassa ja Luottisjaosto sai hyvää palautetta! Ohjelma: Ohjelmakummien aluekäynnit toteutuvat pääsääntöisesti huhtikuussa. Samoajajaoston luotsikontaktoinnissa kartoitetaan samoajatoiminnan tilaa lippukunnissa. Kontaktointi on loppusuoralla, puhelun saivat yli sata lippukuntaa. Kisajaosto on saanut valmiiksi suunnistuskisojen säännöt.

4 4(7) Talous: Adventtikalenterikampanjan palkitsemistilaisuus järjestettiin Partiomuseolla 8.3. Piirun päivitetty budjetti on tehty nyt ilmoittautumisten päätyttyä. Talousryhmään on tulossa uusia jäseniä. Viestintä Tiedotteissa parempi läpimeno, jos lpk lähettää itse. Kannustetaan lippukuntia tekemään tiedotteita medialle. L-SP:lle on perustettu oma Syksyn aloitusta mietitään parhaillaan. TVK Piiristä on osallistuttu Vaikuttamisen Inspiraatio sekä VBL-seminaariin. Partiomestari 2014 vartion valinta: Piiristä ilmoittautui kaksi vartiota, jotka molemmat ilmoitetaan SP:lle. SP:n strategiaa on tehty muiden piirien kanssa. Vuosikirja Ketunvuosi 2013 on ilmestynyt ja jaettu läsnä olleille lippukunnille kevätkokouksessa. TVK:n suunnittelupäivä pidetään Porissa 12. Piirin projektit 1 Kuullaan projektien valmistelutilanteista. Projektitoiminnasta vastaava Sakari Warro esittelee. Päätetään merkitä kuulumiset tiedoksi. Kuultiin projektien kuulumisia, joista tärkeimpinä: Piiru14 Staabissa ollaan varovaista tyytyväisyyttä ilmojen määrään. Ilmoa jatketaan, painon ollessa vanhemmissa ikäkausissa ja kesätyötakuussa. Leirin johdolla ei erityistoiveita PH:lle. Budjettija henkilöstösopeutusta tarvitaan, mutta usko on kova, että ainakin minimimäärä tekijöitä on ja saadaan. Vierailupäivävastaava on löytynyt. Zoonoosi Myrskypoikien toivomusponteen vastattiin kevätkokouksessa. Varsinainen selvitystyö on starttaamassa asiantuntijakaartin kartoittamisella. 2 3 Valitaan HuHu 2015 leirille johtajapari Todettiin, että rekrytointiprosessi on vielä kesken HuHu 2015 toimeksianto Siirretään seuraavaan kokoukseen 13. Uudet partiojohtajat Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Liite kokouksessa Päätettiin vahvistaa piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat.

5 5(7) 14. Piirihallitukselle tiedoksi 1. Vuoden 2013 SP:n tilastot on julkaistu, löytyvät teltasta ja liitteeltä. 2. Tapahtuneet luettelo. liite. 3. Mikko Sillanderille (PTP) haetaan koulutusohjaajavaltuuksia. 4. Toiminnanjohtaja jättänyt varauksen Ahtelan leirialueesta HuHu2015:a varten Piirin kevätkokoukseen osallistui 47 jäsenyhdistyksestä 118 äänivaltaista kokousedustajaa. 6. Partiotoimistot on suljettuna ja Porin toimisto on suljettuna perjantaina VBL-seminaarin johtamisen teesit 8. Lippukuntafoorumi. Tapahtumassa 99 osallistujaa, osallistujille tullaan lähettämään palautekysely. Päätettiin merkitä tiedoksi. 15. Piirin toiminnansuunnittelu Toiminnansuunnittelu vuosille Piirin varajohtaja Mika Kuusisto esittelee. 2 Merkittiin tiedoksi esitys TSYKLI-startti järjestetään 9. toukokuuta Turun toimistolla. Tapahtumaan voi osallistua Webexillä Porin toimistolta tai etänä. Piirihallitus kokoontuu 22. huhtikuuta pohtimaan mm. toiminnansuunnittelun painotuksia. Vuosikirjan 2014 päätoimittajan ja toimikunnan nimeäminen Piirinjohtaja Mari Kousa esittelee. Nimettiin päätoimittajaksi Sari Mantere, toimikunnan jäseniksi Maija-Liisa Laukkanen, Elli-Mari Huhtanen ja Mari Kousa. Toukokuussa sisällysluettelo PH:lle päätettäväksi. 16. Muut mahdolliset asiat 1 PH:n ylimääräinen sähköinen kokous, jotta saadaan valittua piirin esimerkillinen lpkj ja aktiivinen pj. (sovittava ajankohdaksi jälkeen) 2 Päätettiin pitää piirihallituksen ylimääräinen kokous 22. huhtikuuta klo 16:00 Turussa. Kokouksen aiheina ovat toiminnansuunnittelu, piirin tunnustuspalkinnot ja tulevassa partioneuvostossa käsiteltävät asiat. Lausuntopyyntö ehdotuksesta laiksi Teijon kansallispuistosta. Ympäristöministeriö varaa Lounais-Suomen Partiopiirille tilaisuuden antaa lausunto ehdotuksesta laiksi Teijon kansallispuistosta. Liitteenä lausuntopyyntökirje ja luonnos hallituksen esitykseksi (doc ja pdf). 3 4 Valtuutettiin piirinjohtaja Mari Kousa ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila tekemään piirin lausunto ehdotuksesta laiksi Teijon kansallispuistosta. Lippukuntapäivä Lippukuntapäivä järjestetään klo Turussa. Ohjeistus luottiksille lähtee viikolla 16. Partioparaatin 2014 tehtävänjako Merkittiin tiedoksi piirihallituksen jäsenten tehtävät paraatipäivänä.

6 6(7) 5 Toimiston kesän aukioloajat Keskustellaan partiotoimiston kesän aukioloajoista Päätettiin, että partiotoimistot palvelevat kesäajan eli arkipäivisin klo 9-15 välisenä aikana. Lomakautena toimistot ovat kiinni. Piiru14-leiriin liittyvästä päivystysajasta informoidaan erikseen. 6 7 Lippuvartion kulukorvaukset Päätettiin, että piirin lippuvartiolle maksetaan luottistaksan mukaiset kulukorvaukset pestiin liittyvien matkakulujen kompensoimiseksi. Tapahtumien peruutusmaksut Päätettiin, että peruutusmaksut peritään täysimääräisinä myös silloin, kun henkilön/henkilöiden peruutus/peruutukset aiheuttavat koko tapahtuman peruuntumisen. 17. Tapahtumien hinnat vuodelle 2015 Talousryhmä on valmistellut Piirin tapahtumien hinnoittelua vuodelle 2015 ja esittää PH:lle että hinnat pysyisivät vuoden 2014 tasolla myös vuonna Päätettiin talousryhmän esityksen mukaisesti, että tapahtumien hinnat pysyvät vuonna 2015 vuoden 2014 mukaisina. 18. Taltiointi : Piirin järjestämien tilaisuuksien taltiointi. Viestintäryhmän esitys: Virallisia kokouksia ei taltioida, jottei puheenvuoroja jäisi käyttämättä. Jotakuta saattaa nimittäin ahdistaa taltiointi. Todettiin, että seurataan taltiointipyyntöjen määrää ja taltioitujen esitysten katselukertoja. Pohditaan taltiointien todellista tarvetta, kun saadaan tarkempia lukuja. Kuvaus ja editointi vaativat paljon aikaa, joten todellinen hyöty ja tarve pitää pohtia tarkkaan. Piirillä ei tällä hetkellä olemassa aivan asiaan sopivaa kalustoa, kuvauksien kanssa oltaisiin siis luottisten oman kaluston varassa. Päätettiin palata asiaan toiminnansuunnittelun 2016 käynnistyessä. 19. Seuraavan kokouksen aiheita Kokouksen aiheita ovat mm. Piiriviisari, Lippukuntapäivä, Suunnistuskilpailujen säännöt, Tapahtuneet 20. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja kiitti osallistujia ja piirin varajohtaja Mika Kuusisto päätti kokouksen Uuno Kailaan runoon Marttyyrit. Pöytäkirjan vakuudeksi

7 7(7) Mari Kousa puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri