Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 17.05

Transkriptio

1 Piirihallitus Pöytäkirja 1 (9) Hallituksen kokous 14/2016 Aika: klo Paikka: Turun Partiotoimisto -> Ravintola Sointu Läsnä: Mari Kousa-Kuusisto puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Sanna Ahtiainen kehitysministeri Ida Arminen jäsenhankinta ja markkinointi Maarit Heikkinen alueryhmä Marika Hirvonen ohjelmaryhmä Eeva Kivilä viestintäryhmä Helena Siivonen koulutusryhmä Miikka Sipilä talousryhmä Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri Esityslista 14/16 1. Kokouksen avaaminen Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus : Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on piirinjohtaja tai piirin varajohtaja sekä yhteensä enemmän kuin puolet hallituksen kaikista jäsenistä. 3. Edellisen kokouksen pöytäkirja (liite 1) : Hyväksyttiin hallituksen kokouksen 13/2016 pöytäkirja. Pöytäkirja toimitetaan piirihallitukselle ja julkaistaan piirin nettisivuilla. 4. Kokouksen esityslista (liite 2) : Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. : 5. Saapunut posti (liite 3) : Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Käsitellään piirin saapunut posti. Liite 3 kokouksessa : Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi.

2 Piirihallitus Pöytäkirja 2 (9) 6. Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat Ei nimettäviä 7. Piirin toiminnanalojen kuulumiset (liite 4) Kuullaan toiminannanalojen kuulumiset ja todetaan piirin kokoontuneiden ryhmien muistiot. Toiminnanalojen dl:t: piirihallitus maanantaina klo ja toimisto täydentää tiistaina klo mennessä. Liitteet Alue: Ohjelma: Todettiin piirin toiminnanalojen nostot ja kuulumiset, joista tärkeimpinä: AR:n kokous oli (muistio liitteenä), aluejaoston kokous oli (mm. YhPa-hanke kävi esittäytymässä) ja Eula-porukan kokous oli : tehty vuosikellot valmentajajaostolle ja alueryhmälle vuodelle 2017 Harrastetärskyistä (kehitysvammaisten tapahtuma keväällä) oltu yhteydessä: Leena Aula sovittu & ilmoitettu yhteyshenkilöksi Sytytyspalojen ensimmäinen kierros tehty, rekryilmo ryhmään tehty nettisivuille Lippis Lepää järjestetään Linda Hiekkaranta lopettaa vastaavan AO:n pestissä Etelä- Turkuun aktiivinen rekrytarve Luottissemman yhteydessä siirtymäriitti : aluejaoston&ao-pestien hautajaiset ja valmentajajaoston&- pestien nimiäiset Välipestikeskusteluja käyty, mutta suurin osa AO:ista jututtamatta Saloon pestataan aluetiimi (kaikki kolme valmentajaa) pilottialue kaikelle uudelle :). Elina Pekkarinen lopettaa Salossa AO:n pestiss ä. Saviseudulle mahdollisesti tulee seuraava aluetiimi (ehkä jopa 4 valmentajaa) Raumalla Matti Hautero lopettaa AO:n pestissä, jatkaja tiedossa mutta ei vielä pestattu Edellinen kokous pidettiin Oripäässä, Kangastuvalla. Akelakurssin suorittaneille on nyt tehty oma merkki Supejaoston toimesta. Talvikisojen valvoja Mari Piironen on vaihtunut Suvi Kajaseen. Kevätkisojen valvoja Hanna Kide Holmroos on vaihtunut Mikko Gene Lehtiseen. Kisajaoston pj on vaihtumassa, pestikeskustelua ei ole vielä pidetty. Jaostot ovat huolissaan tapahtumien muonitusten kustannuksista, koska ruoka tilataan tukusta loppuun asti prosessoituna (perunat kuorittuna ja pilkottuna jne). Keskusteltiin, voisiko piiri perustaa tilejä myös esim. Prismaan ja Citymark etiin, joissa toimii myös keräyspalvelu. Tähän saatiin KooPeelta jo vihreää valoa.

3 Piirihallitus Pöytäkirja 3 (9) Ohjelmaryhmässä ja jaostoissa otetaan työnalle luottispestien kaudet. Nyt osa luottiksista vetää jo ties kuinka monennetta kautta erinäisistä syistä. Tehtiin muutossuunnitelmia piirin järjestelyvuorotaulukkoon, jotta alueiden järjestelytaakka pienenisi. Tästä tehdään esitys seuraavaan PH:n kokoukseen. Seuraava kokous on Turun toimistolla. Koulutusryhmä: Viimeisimmät kokoukset ja 5.12., jälkimmäinen joulukok ous, josta ei muistiota Yhteiseen Partioon -hanke oli esittäytymässä KR:n kokouksessa, ja pj-kursseille tarkoitettu YhPa-materiaali oli testikäytössä jo vuoden viimeisellä pj-kurssilla. Huomioidaan myös, että kurssilaisilla on mahdollisuus tehdä johtamistehtävänsä lippukunnan oman YV -hankkeen parissa, kunhan johtamistehtävän kriteerit täyttyvät. Ilmoittautuminen kevään 2017 kursseille on päättynyt ja useimmilla kursseilla on vielä tilaa. Tehdään jälkimarkkinointia, jotta saataisiin kaikki kurssit täyteen. V uoden alusta lähtien kurssit järjestetään uusituilla sisällöillä (KoJ). KR:llä uusi logo. Otetaan käyttöön viimeistään vuodenvaihteessa ryhmän materiaaleissa. Päivitettiin toimintasuunnitelman liikennevaloja ajatellen toimintakertomusta Seuraava koulutusohjaajakoulutus on , johon liittyy myös oman osaamisen mukaan Kohtauksen yksilöllisesti valikoidut koulutukset (mm. Ko-Gi-ohjausmoduuli). Nappulaton-projektiin on ilmoittautunut mukaan 14 (/34) Ko-Gikurssin käynyttä, joilla projekti enemmän ja vähemmän kesken. Tavoitteena saada kaikille nappulat vuoden 2017 aikana. Ensimmäinen tapaaminen tällä porukalla oli Paikalla oli 7 kiinnostunutta ja 6 muun kanssa palataan asiaan nyt tapaamisen jälkeen. Osalla homma raportointia vaille valmis, osa aloittaa kehittämistehtävän alusta. Muutamalle nimettiin uusi ohjaaja. Vuodenvaihteessa ryhmässä lopettavat Henna Jagt, Mari Piironen ja Sanna Tamminen, joskin Sanna koordinoi Nappulaton-projektia vielä ensi vuoden. Seuraava kokous Aikuis- ja luottisryhmä: Tapahtumat - Mentoroinnin välitapaaminen partiotoimistolla (8 osallistujaa) - Aikuisluotsitapaaminen partiotoimistolla (17 osallistujaa) - Luottisten pikkujoulut pe (33 osallistujaa) Tulossa: - Luottisseminaari Kakolassa Ajankohtaisia asioita ja koulutuksia ainakin O365, sähköiset osaamismerkit ja graafinen ilme. Viestintä - Olemme käyttäneet jokaisen luottistapahtuman kohdalla suoraa viestintää luottiksille (suora sähköposti + fb-ryhmä). Patistelevatko myös ryhmien ja jaostojen pj:t? Kehittäminen - Ryhmä lähetti kaikille lpkj:ille vastauksia yleisimpiin toukokuun kyselyssä esille nousseisiin ongelmiin (tapahtumatarjotin, pestit,

4 Piirihallitus Pöytäkirja 4 (9) Talousryhmä: Viestintä ja It: rekrytointi, aikuisluotsi). - ALR:n uudeksi puheenjohtajaksi ryhtyy Heidi Luoto (pestikeskustelu ). Rekrytoimme myös uusia jäseniä, kun vanhoja lopettaa. Yhteistyö muiden tahojen kanssa - YhPa kävi esittäytymässä kokouksessamme. Talousryhmä kokoontuu klo Talousryhmä ei saanut joulukuulle kokousta aikaiseksi ihmisten joulukiireiden vuoksi. Loppuvuoden talousarvio löytyy omana liitteenä. Tämän hetkisen arvion mukaan tämän vuoden tulos tulee olemaan / Arvio perustuu viime vuoden kulu rakenteeseen ja tämän vuoden myynti arvioihin. Arvion on tehnyt Talousministeri. Tämän vuoden tammileiri tuotti noin , nouseva jäsenmäärä ja hyvä kalenterimyynti ovat auttaneet tuloksen syntyä. Adventtikalenterimyynnin viralliset tulokset eivät ole vielä selvillä, mutta varovaisen arvion mukaan piiri on tehnyt jälleen myyntiennätyksen yli kpl myynnillä (piirin osuus 2,23 / myyty kalenteri). Joulukorttipaketteja myytiin yli 6400 kpl (piirin osuus 3 / myyty paketti). Viralliset myyntimäärät selviävät pe Partio-lehden jakelu muuttuu 2017 vuoden alusta niin, että jokaiseen partiotalouteen lähetetään vain yksi lehti. Jos perheessä asuu useampi 1. jäsen, jotka haluavat saada oman lehden myös jatkossa, voi lehden käydä tilaamassa Kuksasta. Suomen Partiolaisten paperinen Lippukuntaposti muuttuu erikseen tilattavaksi vuoden 2017 alusta alkaen. Jos lippukunta ei halua paperista postia, ei sen tarvitse tehdä mitään. Jos lippukunta haluaa tilata paperisen postin, sen voi tilata Kuksasta. Jäsenhankinta ja markkinointi: Viestinnän ja markkinoinnin yhteiskokous Uuden organisaatiokaavion miettimistä mahdollisesti erillinen markkinointijaosto Y-asiat: Piirinjohtajat: Jäsenkokous takana - kiitos osallistujille! Vuosiselosteen L-SP:n kysymykset toimitettu Aapolle ja saatu kuittaus SP:llä toimistossa käynnissä organisaatiouudistus Toimintakertomus2016-ohjeet on jaossa sähköpostilla, Facessa ja Ketunkolossa! VIP Piirin Intran suunnittelu käynnistetty - palaveri SP:n kanssa pidetty perjantaina 16. päivä joulukuuta. Toiminnanjohtaja/toimisto: toiminnanjohtajien kokous ja illalla Pata-Skagin vuosikokous, jonka puheenjohtajana toimi Mari Kousa-Kuusisto ja Kalle-Pekka Mannila valittiin vuodeksi 2017 Pata-Skagin puheenjohtajaksi

5 Piirihallitus Pöytäkirja 5 (9) Toimiston viikkopalaverit (aamukahviskype) on päätetty siirtää alkaen tiistai-aamulle klo 9.00 joulukortit OK Joulukahvit sekä Porin, että Turun toimistolla Piirin intranetistä Skype pe Matka- ja kululaskut vuodelle 2016 tulee syöttää järjestelmään mennessä 8. Piirin projektit 1 2 Tammileirin loppuraportti Sanna Ahtiainen esittelee Merkittiin liitteenä oleva Tammileirin loppuraportti tiedoksi HuHu leirin johtajat HuHu leirin johtajaksi oli kolme hakijaa. Valintatoimikunta esittää johtajiksi Eero Kivistöä (Mellilän Menninkäiset) ja Vilhelmiina Lehteä (Louhen-Tytöt), jotka hakivat johtajiksi yhdessä. Valittiin Huhun johtajiksi Eero Kivistö ja Vilhelmiina Lehti 9. SP:n kuulumiset 1 PN 2/2016 Kuullaan partioneuvoksien raportti partioneuvoston kokouksesta, joka pidettiin Helsingissä. Merkittiin raportti tiedoksi, josta nostona: - PN oli linjannut, että EVP:nä voi osallistua kolmeen eri partiotapahtumaan, jonka jälkeen harrastuksen jatkuessa tulee maksaa jäsenmaksu. 10. Lippukuntatuen uudistus 1 Lippukuntatuen uudistus katsaus Maarit Heikkinen : Merkitään katsaus tiedoksi, josta nostoina: Tehty rekrytointisuunnitelma: Tulossa Kuksa-sessiot täsmämarkkinointia varten potentiaalisia tyyppejä lippukunnista saa ilmoitella Maaritille Rekryilmot tehty nettiin Pestit olemassa Kuksassa - Tanki päivittää AO:ien/valmentaijien osalta Ensimmäiset aluetiimit tiedossa :) Sovittu, että valmentajapesteistä ei nyt vielä tehdä piirille omaa pestikuvausta (SP:n tekemät olemassa), vaan arvioidaan myöhemmin onko sille tarvetta. Vastaavien valmentajien pestikuvaukset muokataan Hämeen tekemien mallien pohjalta. Keväällä tehty jalkautussuunnitelma toteutunut hyvin SP aloittanut viestinnän lippukuntiin, Repolaisessa ollut juttu aiheesta Valmentajakoulutus Kunstenniemessä; kaksi yhden hinnalla Yhtenä teemana SP:n Kohtauksessa

6 Piirihallitus Pöytäkirja 6 (9) Uudistus tuntuu innostavan myös vanhoja alueohjaajia; tuntuu että tehdään ja viedään eteenpäin jotain järkevää Pohdittu tarvitaanko lippukuntien ohjelma- ja pestijohtajille omat FB-ryhmät (lpkj:lle on jo) 2 Aluetoiminnanalan organisoituminen alkaen Lippukuntatuen uudistuksen myötä myös aluetoiminn an organisoitumista on mietitty uudelleen. Muutoksen myötä pestinimikkeet muuttuvat ja toiminnallisesti erityisesti jaostotoimintaa on pyritty muovaamaan siihen suuntaan, että jaostossa toimivat valmentajat saavat pestiinsä tarvittavan tuen ja että valmentajilla on aikaa toimia myös omalla alueellaan. Organisaatiossa on kuitenkin haluttu säilyttää valmentajien vahva piiriyhteys ja status piiriluottiksina. Uudistuksen myötä alueohjaajien pestit päättyvät ja käyttöön otetaan alkaen lippuk unta-, ohjelma- ja pestausvalmentajan pestit. Lippukuntakoordinaattori Tarja Nummi tekee tarvittavat merkinnät Kuksaan. Vaikka alueella ei vielä olisi olemassa kaikkia valmentajia (=aluetiimi), niin huolehditaan siitä, että jokaisella alueella on Kuksaan merkittynä kaikki kolme valmentajaa eli tarvittaessa sama henkilö nimettynä kolmeen eri valmentajapestiin. Aluejaoston nimi muutetaan lähtien valmentajajaostoksi (VaJa). Jaostokokousten lisäksi valmentajat tapaavat toisiaan Torilla tavataan - tapaamisessa 1-2 kertaa vuodessa. Ohjelma- ja pestausvalmentajat osallistuvat 1-2 kertaa vuodessa OR:n/KR:n kokouksiin. Piirissä otetaan alkaen käyttöön vastaavien valmentajien pestit. Vastaava lippukuntavalmentaja on alueryhmän jäsen ja vastaa lippukuntavalmentajien pestikohtaisenosaamisen tukemisesta. Vastaava ohjelmavalmentaja on ohjelmaryhmän jäsen ja toiminnanalan linkki alueryhmässä ja vastaa ohjelmavalmentajien ohjelmaosaamisen tukemisesta. Vastaava pestausvalmentaja on koulutusryhmän jäsen ja toiminnanalan linkki alueryhmässä ja vastaa pestausvalmentajien toiminnanalaan liittyvän osaamisen tukemisesta. Lippukunnanjohtajien mentoroinnin käyttöönottoa ja kehittämistä tuetaan ensisijaisesti piirin aikuis - ja luottisryhmän toimesta yhteistyöss ä alueryhmän ja valmentajien kanssa. : Vahvistetaan alueryhmän valmistelema liitteenä oleva aluetoiminnanalan uusi organisointimalli sekä nimikkeisiin tehtävät muutokset.

7 Piirihallitus Pöytäkirja 7 (9) 11. Talousasiat Talousnäkymä vuoden 2016 loppuun. Miikka Sipilä Kuultiin talousministerin positiivinen talouskatsaus ja merkittiin se tiedoksi. 12. Uudet partiojohtajat (liite 5) Vahvistetaan piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat. Liite kokouksessa Päätettii vahvistaa piirinjohtajan myöntämät partiojohtajavaltakirjat yhteensä 42 kpl. 13. Viestintä- ja markkinointisuunnitelma Lounais-Suomen Partiopiirin viestintä- ja markkinointisuunnitelma Jäsenhankinta ja markkinointiministeri Ida Arminen ja viestintäministeri Eeva Kivilä Siirrettiin asia tammikuun 2017 kokoukseen päätettäväksi 14. Kevätkokouksen ajankohdan siirto Lounais-Suomen Partiopiirin kevätkokous on päätetty toimintasuunnitelmassa järjestettävän Työvaliokunta esittää piirihallitukselle kokouksen siirtämistä viikolla eteenpäin useiden päällekkäisten tapahtumien vuoksi. Päätetään siirtää piirin kevätkokous pidettäväksi Turussa

8 Piirihallitus Pöytäkirja 8 (9) 15. YV-hankkeen budjetti A sia Piiri on vuoden 2017 talousarviossa budjetoinut yhteisvastuuhankkeelle Suomen Partiolaisten tukiosuudeksi. Suomen Partiolaisilta saadun tukipäätöksen mukaan tukiosuus tulee olemaan Liitteenä uusi talousarvioesitys. Hyväksyttiin YV-hankkeen talousarvio esityksen mukaan. 16. Muut mahdolliset asiat 1 2 Vuosiselosteen piirikysymykset. Kysymykset on toimitettu keskusjärjestön tiedonhallintakoordinaattori Aapo Kiiluselle Todettiin vuosiselosteen piirikysymykset Partion henkilöstöpolitiikan linjaukset Partiotyönantajat-Scoutsarbetsgivarna ry:n vuosikokous hyväksyi henkilöstöpolitiikan yhteiset linjaukset. Seuraavaksi linjaukset pitäisi saada astumaan voimaan eri puolilla ja Partiotyönantajat esittääkin, että jokainen partiotyönantajayhteisö vahvistaisi omissa hallituksissaan yhteiset henkilöstöpolitiikan linjaukset käyttöön. Vastuu linjausten päivittämisestä ja ajantasaistamisesta mm. lainsäädännön ja työehtosopimusten valossa on Partiotyönantajien hallituksella, joka aina tehdessään tarkistuksia informoi niistä ja jos tarvetta suuremmalle linjamuutokselle ilmenee niin ennen muutoksia toteuttaa tarvittavat kommenttikierrokset. 3 Piirihallitus vahvisti partion yhteiset henkilöstöpolitiikan linjaukset käyttöön Lounais-Suomen Partiopiirissä. Toimintaohjesäännön päivitys aloitetaan Päivitetty teksti tulee sekä vanhan että uuden piirihallituksen ja toimiston kommentoitavaksi mennessä. Kommentit & korjaukset tulee tehdä mennessä. Kommenttien perusteella korjattu versio hyväksytään piirihallitusten & toimiston yhteisessä kokouksessa Toimintaohjesäännön liitteiden (10 kpl) päivittämisestä sovitaan erikseen. Sovittiin toimintaohjesääntöön liitteiden päivitysvastuut seuraavasti: Organisaatiokaavio: toimisto Pestit: Kaikki Säännöt: Kaikki Taloussääntö: Talousministeri Vaalitoimikunnan tehtäväkuvaus: Y-ministeri Palkitsemisohje: toiminnanjohtaja + ministerit Projektitoiminnanalan kuvaus: Projektiministeri

9 Piirihallitus Pöytäkirja 9 (9) 4 Suomi 100 Finland Luonnon päivät Satakunnan luontopäivä Porin mielenterveysseura kutsuu Lounais -Suomen Partiopiiriä mukaan järjestämään PT-kilpailutyyppistä tapahtumaa Satakunnan luontopäivä Liitteenä sähköposti Päätetään tapahtumaan mukaan lähtemis estä helmikuun kokouksessa 17. Piirivaate : : Piirivaatteen hankinta, Eeva Kivilä PH 9/2016: Päätetään hankkia piirivaatteet Spreadshirt nettikaupasta. Piirivaatteiden logoa varten perustetaan kilpailu, jonka viestintäministeri lanseeraa. Kilpailu päättyy lippukuntapäivään ja voittaja saa 50 suuruisen palkinnon Spreadshirt nettikaupasta Päätettiin kumota piirivaatehanke. 18. Seuraavan kokouksen aiheita vahvistetaan piirinjohtajien työnjako valitaan työvaliokunnan jäsenet keskustellaan piirin edustajista Lounais-Suomen Partiosäätiön hallituksessa sovitaan piirihallituksen pestikeskustelut sovitaan vastuista vierailujen osalta piirin tapahtumissa nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat päätetään kevätkokouksen koollekutsumisesta päätetään piirihallituksen vuoden kokousajat vahvistetaan piirin pankkitilien käyttöoikeudet. käydään läpi toimintaohje- ja hankintaohjesääntö läpi viestintä- ja markkinointisuunnitelman hyväksyminen 19. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen Mari Kousa-Kuusisto puheenjohtaja Kalle-Pekka Mannila sihteeri