Maarit Heikkinen alueryhmä Laura Kajala koulutusryhmä poistui 11 aikana. Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri

Transkriptio

1 LOUNAIS-SUOMEN PARTIOPIIRI 1 HALLITUKSEN KOKOUS 1 / 2015 Aika klo Paikka: Turun partiotoimisto PÖYTÄKIRJA Läsnä Mari Kousa puheenjohtaja Mika Kuusisto varapuheenjohtaja Maarit Heikkinen alueryhmä Laura Kajala koulutusryhmä poistui 11 aikana Eeva Kivilä viestintäryhmä Inka Lähteenmäki ohjelmaryhmä Anna Nyrhinen talousryhmä Anniina Palola yhteiskuntasuhteet Ville Vesa markkinointi Kalle-Pekka Mannila toiminnanjohtaja, sihteeri 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin kokous lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. Hallitus on päätösvaltainen, jos läsnä on piirinjohtaja tai piirin varajohtaja sekä yhteensä enemmän kuin puolet hallituksen kaikista jäsenistä 3 Edellisen kokouksen pöytäkirja Hyväksytään hallituksen pidetyn kokouksen pöytäkirja. Pöytäkirja toimitetaan piirihallitukselle ja julkaistaan piirin nettisivuilla. Liite 1. 4 Työjärjestys Hyväksyttiin pöytäkirja. Puheenjohtaja esittelee kokouksen ohjelman ja esityslistan. Liite 2. Hyväksyttiin esityslista kokouksen työjärjestykseksi. 5 Saapunut posti Käsitellään piirin saapunut posti. Liite kokouksessa Päätettiin merkitä saapunut posti esityslistan liitteen mukaan tiedoksi ja sovittiin tarvittavista toimenpiteistä.

2 2(10) 6 SP:n kuulumiset 1 Sovitaan SP:n asioiden mm. Partioneuvoston käsittelystä hallituksessa ja sovitaan varaneuvosten osallistumisesta Partioneuvoston kokouksiin Sovittiin SP:n asioiden käsittelystä piirihallituksessa, että piirihallituksen kokouksessa käsitellään Partioneuvoston oleelliset asiat (esityslista), joihin työvaliokunta mahdollisuuksien mukaan tekee päätösesityksen piirihallituksen jäsenille toimitetaan sähköpostitse Partioneuvoston muistio kokouksen jälkeen. Päätettiin, että Partioneuvoston kokouksiin vuonna 2015 (8.2, , ) osallistuvat ensisijaisesti partioneuvos/ piirinjohtaja Mari Kousa, partioneuvos/ varajohtaja Mika Kuusisto ja partioneuvos Pauli Engblom varaneuvosten osallistumisesta kokouksiin sovitaan erikseen mikäli joku varsinaisista neuvoksista on estynyt kokouksiin osallistuvat ilmoittavat itsensä kokouksiin ja sopivat keskenään matkajärjestelyistä kokouspaikalle. 2 Sovitaan SP:n laajennettujen valiokuntien asioiden käsittelystä piirihallituksessa. (SP:n laajennettujen valiokuntien kokoukset ovat ja ) Sovittiin SP:n laajennettujen valiokuntien asioiden käsittelystä piirihallituksessa niin, että piirihallituksen kokouksessa käsitellään laajennettujen valiokuntien oleelliset asiat, joihin ryhmien puheenjohtajat tekevät päätösesityksen piirihallituksen jäsenille ja piirin vastaavien ryhmien jäsenille toimitetaan sähköpostitse laajennettujen valiokuntien muistio kokouksen jälkeen kokouksiin osallistuvat ilmoittavat itsensä kokouksiin ja sopivat keskenään matkajärjestelyistä kokouspaikalle. 7 Piirinjohtajien työnjako Vahvistetaan piirinjohtajien työnjako. Vahvistettiin piirinjohtajien työnjako siten, että johdon keskenään jaettavista tehtävistä piirinjohtaja Mari Kousa vastaa Partiotoimistosta, yhteyksistä muihin partiopiireihin ja Suomen Partiolaisiin. Lisäksi vahvistettiin, että piirinjohtaja Mari Kousa vastaa organisaatiomuutoksen jälkeen tukitiimin ja varajohtaja Mika Kuusisto toiminta-tiimin kokonaisuudesta yhdessä tiimin ministerien kanssa. 8 Työvaliokunnan jäsenet Valitaan työvaliokunnan jäsenet vuodeksi 2015 Työvaliokunta on pohtinut, että jatkossa työvaliokunnan kokouksiin osallistuisivat tiimien vastaavat toimihenkilöt, sekä tarpeen mukaan ministereitä. Alustava ajatus olisi seuraava: Helmikuu: Tilinpäätös, jäsenmaksu, tapahtumien hinnat, talousministeri Maaliskuu: Budjetointi, projektien tila, yhteiskuntasuhdeasiat, yhteiskuntasuhde- ja kehitysministeri sekä talousministeri Huhtikuu: Markkinointitempaukset, elokuun Uskalla kokea, jäsentilanne, jäsenhankinta- ja markkinointiministeri, alueministeri ja viestintäministeri

3 3(10) Toukokuu: Vapaaehtoisuus, luottikset, koulutusministeri Kesäkuu: Toiminnansuunnittelu 2016, välitarkastus toimintasuunnitelma 2014, painotukset, isot projektit, yhteiskuntasuhde- ja projektiministeri ja ohjelmaministeri Elokuu: Avustukset, apurahat, säätiöt, talousministeri ja yhteiskuntasuhde- ja projektiministeri Syyskuu: Toimintasuunnitelma, LPK-päivä Lokakuu: Syyskokous, toimintasuunnitelma, talousarvio, talousministeri Marraskuu: Toimintakilpailu 2016, ohjelmaministeri Joulukuu: Vuosi 2016 lippukunnat, alueministeri Valittiin vuoden 2015 työvaliokunnan jäseniksi piirinjohtaja Mari Kousa, varajohtaja Mika Kuusisto, toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila sekä kutsuttuina muita jäseniä tarpeen mukaan. 9 Repolainen, www- ja mahdolliset muut päätoimittajat Valitaan Repolaisen, www- ja mahdolliset muut päätoimittajat. Todettiin, että Repolaisen päätoimittaja Laura Rantanen jatkaa pestissään asti. Päätoimittajan rekryilmoituksen myötä on tullut mennessä kaksi hakemusta: Niko Sjöholm ja Sofia Savonen. Haku jatkuu vielä klo saakka. Päätettiin valita www-päätoimittaja myöhemmin. siirrettiin seuraavaan kokoukseen. 10 Ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat 1 Nimitetään ryhmien jäsenet ja jaostojen puheenjohtajat erillisen liitteen mukaisesti. Siirrettiin asia seuraavaan kokoukseen 11 Piirin toiminnanalojen kuulumiset ja toimintatavat Piirin toiminnanalojen vastaavat ovat koostaneet keskeiset kuulumiset ennen ph:n kokouksia yhteiseen powerpoint- pohjaan, google drivessa vähintään kaksi päivää ennen kokousta, jotta muut ovat voineet ennakkoon lukea keskeisistä asioista ja kysyä epäselviä asioita. Kokousmateriaalit on postitettu piirihallituksen jäsenille noin viikkoa ennen kokousta. Sovittiin siitä, että toiminnanalojen kuulumisia käsitellään joka kuukausi. Sovittiin, miten paljon aikaisemmin piirihallituksen kokousmateriaalit toimitetaan. Sovitaan mahdollisesti siitä, että kokousmateriaalit jaetaan Google Driven kautta. Sovitaan, että kukin ministeri toimittaa oman toiminnanalansa päätösesitykset toiminnanjohtajalle työvaliokunnan kokoukseen mennessä. Pohditaan yhdessä, milloin piirihallituksen vastuulla olevia tai toiminnanaloilta tulevia päätösasioita otetaan piirihallituksessa lähetekeskusteluun. Esimerkiksi, toimintasuunnitelma, adventtikalenterikampanja, talousarvio, jäsenmaksu, projektisuunnitelmat, lpk-päivä jne. Sovitaan piirihalllituksen viestinnästä, niin sisäisesti, kuin ulkoisesti. Mitä kanavia käytetään jne. Keskustellaan siitä, missä tapahtumissa työntekijät ovat läsnä. Sekä käydään pohdintaa siitä, mikä on työntekijöiden ja luottamushenkilöiden välinen välinen työnjako. Päätettiin merkitä muut kuulumiset tiedoksi joista tärkeimpinä: Alue: - AR:n vuoden ensimmäinen kokous , aluejaoston

4 4(10) - Ohjaajatapaaminen (17.) , 28 ohjaajaa jatkotyöstö ministerien voimin - Päivitetty aluekartta on tulossa piirin nettisivuille. - Sytytyspalojen uusi kierros MPY (3 lpk ) ja Kymmenykset (1 lpk , loput ), keväällä vielä tarjotaan keskusteluja Huittisiin. Koulutus: - KR:n vuoden ensimmäinen kokous pidetty Luottisseminaarissa noin 50 osallistujaa - Ohjaajatapaamisessa KR:ltä 6 edustajaa - Kummassakin Turvallisesti yhdessä -koulutusta tarjolla tulevien pj-kurssijohtajien ja kouluttajien ilta Laajennettu KR, kärkenä aikuisuus, Ko-Gi -ohjaajat ja Kurssijohtajat sekä KR:n oma kokous Ohjelma: - Rekrytointeja on tehtävä kiireellisesti esim. samoaja PJ ja vaeltaja PJ. - Tarpojaleiri Klaanin tilanne hyvä, rekrytoinnit ja mainontasuunnitelma ovat kunnossa, talousryhmäänkin oltu yhteydessä!? - Vaeltajan virkaehtosopimus -HuHu edition on valmistunut. HuHu-staabin käyttöön ja koko leirille tekijätapaamisessa Järjestelyvuorotaulukko viimeistä viilausta vaille valmis, tämän jälkeen aluejaosto syynää listan ja sen jälkeen PH:n tiedoksi. - Kohtauksessa järjestettävään ohjaajakurssille menossa yksi ohjelmaohjaaja. Talous: - Talousryhmän ensimmäinen kokous , SO:ista Ari Linkolehto paikalla: neuvoteltiin yhteistyöstä ja Arin osallistumisesta TR:n kokouksiin 2-3 krt. vuodessa. - Talouden murroksessa te ta kevään aikana: mukana SO, Säätiö ja Piiri, aikataulu tarkentuu lähemmin. - TR + tj + PiJot kokous sovittu: agendalla talousryhmän rooli - Adventtikalentereita myytiin ennätysmäärä. Myynnin kasvua edelliseen vuoteen verrattuna 7 %. Talousryhmä ruotii kalenterikettujen vastauksia. - Kuksa koulutuksia kannattaa mainostaa alueille, nyt jo muutamia aluekoulutuksia. Viestintä: - Viestintäryhmän ensimmäinen kokous oli Repolaisen päätoimittajaksi on hakenut kaksi (tilanne 22.1., dl 25.1.) - Toimitusjaostolle ja viville tarvitaan uudet puheenjohtajat - Repolaiseen tulossa rekryliite, jossa kootusti kaikki avoimet piiripestit? - Suunnitteilla Vinkkejä lippukuntien nettisivuille + someen -opas Uudenmaan malliin - HuHun ja Klaanin viestintävastaavat mukana vr:ssä - Capstone-projekti etenee. Pelin työnimi on Scout Away ja siinä on tarkoitus selvitä autiolta saarelta käyttämällä partiotaitoja. - Ilmoryhmä kokoontuu 5.2. Ryhmässä Eeva, Jussi, Silli, Lulu ja Satu-Maija. Markkinointi ja jäsenhankinta: - Tavoitteena perustaa 2 lippukuntaa; 1 Poriin ja 1 Kiukaisiin. - Kasvuryhmä lähtee pikku hiljaa käyntiin. Muutama henkilömuutos tulossa viime vuoteen nähden. Louna-Jukola: - Jukola toivoo tapaamista piirin viestinnän ja Jukolan viestinnän kanssa mahdollisimman pian, jotta saataisiin partio näkökulmasta tehtävää Jukola markkinointia alkuun - Jukolan tekijöitä askarruttaa: että miten he näkyvät meidän toiminnassa. Kenties juttu Repolaiseen ja Partio-Lehteen. - Miten saadaan meripartio mukaan? - Olisiko mahdollista että Partiolaisille huivit kaulaan, myös suunnistajille jos mahdollista Mainostetaanko repolaisessa? - Olisiko partioon profiloituvan lastenmaailman nimi partiolaisten lastenmaailma vai keksittekö jonkun vielä nasevamman nimen tälle kokonaisuudeksi.

5 5(10) 12 Piirin projektit 1 - Tavoitteena saada yli 45 tekijää mukaan. Kiinnostuneita lippukuntia tällä hetkellä: HeTa. Kairankiertäjät ja Louhen tytöt miettivät johtajistossa asiaa vielä. Torstaina keskustelua Kymmenysten kanssa - La lapsia n aikuiset, su.n 100+ aikuiset = yhteisarvio n. 700hlö - Ville vetää Louna-Jukolan lastenmaailma järjestelyjä tällä hetkellä, kunnes lippukunnat ottavat vetovastuun. - Aitamainokset ja screenit, halutaanko lisäksi messupaketti mukaan vai halutaanko partioesittely lastenmaailman yhteydessä - Mitä halutaan sceeneille. SP vai L-SP? Tehdäänkö videot vai käytetäänkö SP:n youtube-kanavan partio Yhteiskunta-asiat: - Ensimmäinen kokous Sovitaan toimikunnan toimintatavoista, kokoonpanosta ja vastuualueista - Vuoden 2015 fokusalueina kevään eduskuntavaalit, Suomi Areena, lippukunnat ja heidän yhteistyökumppanien suhteet ja niiden parantamisen tukeminen - Tulossa myös Talousryhmän järjestämä johtajuusseminaari, jossa toimikunta avustaa Piirinjohtajat: - Toimintakilpailu tuloslaskenta käynnissä Jarkko Mäntymaan toimesta - Toimintakertomuksen kokoaminen käynnissä - vastuu Mika ja K-P - TVK:n kokouksista laaditaan PH:lle muistio niiltä osin, kuin tehdään päätöksiä tai sovitaan asioista, jotka eivät suoraan ilmene PH:n esityslistasta. - TSYKLI-startti o Perinteisesti on ollut huhtikuun puolessa välissä esim. maanantai o PH:n faceryhmässä keskustelun avaus sisällöstä - kerro ajatuksesi! - Toimiva partiojohtaja apuraha - VIP piirin ehdotuksille - Pestikeskustelut alkaneet - Mentorointi haku lippukunnan johtajille alkanut Kuullaan HuHun valmistelutilanteista. Yhteiskuntasuhde- ja projektiministeri Anniina Palola esittelee. - Leirin teema on digitaalisuus ja internetkulttuuri. Teema on ollut alusta asti läsnä projektissa siitä huolimatta, ettei sen aluksi tiedetty olevan teema leirin tekijöiden henkilökohtaisten kiinnostusten kohteiden vuoksi. - Leirin rakenne koostuu "tavallisista" ohjelmapisteistä teemanmukaisilla ja samoajamaisilla tehtävillä. Luvassa on muun muassa livetetristä, kiipeilyä, vesiohjelmaa, radiosuunnistusta. - Alkuperäinen ja toivottavasti toteutettava idea ohjelman suhteen on se, että leiriläiset saavat itse valita ohjelmansa tietystä ohjelmapaletista. Kaikki eivät siis käy kaikilla ohjelmapisteillä ja samoajilla on vaikutusvaltaa omaan ohjelmaansa. Tähän on kehitetty jo systeemi toteutettavaksi.tämän toteutuminen riippuu ohjelman rekrytilanteesta. - Leirin nettisivut ovat huhuleiri.fi. Taustatietoa sen verran, että valittiin huhuleiri.fi, jotta samaa nettisivua voi käyttää myös tulevilla HuHuilla. - Leirin suunnittelu käynnistyi käytännössä viime elokuussa, kun saatiin staabi kokoon. Ydintiimit jokaisen staabin alla olivat kasassa lokakuuhun mennessä, tosin rekrytoinnissa on edelleen haasteita tietyillä aloilla. Tällä hetkellä tilanne on kaikilla muilla staabinaloilla vähintäänkin kohtuullisen hyvä - Ohjelma tuottaa ongelmia. Ohjelmapistevastaavat olivat jo lähes kasassa ennen joulua, kunnes muutama vastaavista ilmoitti, ettei voikaan hoitaa hommaa. Tällä hetkellä tilanne on se, että ohjelma leirille pystytään toteuttamaan muttei kaikilta osin niillä suunnitelmilla kuin aikaisemmin haaveiltiin (valinnaisuus).

6 6(10) - Alustava, alkuperäinen ja phn hyväksymä budjetti laadittiin syyskuussa. Budjetti on tällä hetkellä rukkauksen alla Innan, Paulin ja talousryhmän edustajan sekä HuHun talousauttajan Otto Tuonosen kanssa, koska konkreettiset kulut ovat vasta nyt suurelta osin selviämässä. Ollaan tehty päätös, että kaikkia mahdollisia hankintoja pyritään lykkäämään ilmoittautumisen loppumisen jälkeiseen aikaan, kunnes tiedetään osallistujien määrä about. Kahdessa kuukaudessa kyllä kerkiää hankkimaan tämän kokoisen leirin konkreettiset hankinnat niinkin valmiilla infralla kuin Sauvossa on. 2 Päätettiin merkitä kuulumiset tiedoksi. Kuullaan Talvileirin valmistelutilanteesta. Yhteiskuntasuhde- ja projektiministeri Anniina Palola esittelee. - Paikka on nyt varma ja varattu ja kaupungilta suullinen hyväksyntä leirialueen käyttöön, kirjallisena ensi viikolla. - Ydinstaabi on vielä vajaavainen. - Rekry ei ole lähtenyt käyntiin odotetusti, ns "varmat" leirin johtaja Johannes Perkkola on varmistunut ja talousministeri ilmoitti että taloudesta vastaava löytyi heidän puolesta. - Budjettia tehdään, kunhan Johannes saa ph:lta pohjan osallistuvista ikäkausista ja muista leiriin liittyvistä tapahtumista. 3 : Päätettiin merkitä kuulumiset tiedoksi. Tammileirin toimeksianto. Piirihallitus kävi joulukuun kokouksessaan lähetekeskustelua siitä, mitä asioita Tammileiri leirin projektitoimeksiannossa tulisi olla. Lähetekeskustelussa nousi esiin mm. - leiri tulee järjestää sudenpentu- ja seikkailijaikäisille - leirillä tulee olla laadukasta ohjelmaa sudenpennuille ja seikkailijoille - leirin tulee huomioida Roihu kaikin mahdollisin tavoin, jotta kaikki ikäkaudet kokevat olevansa osa Roihua - leirin tulee mahdollistaa, ei vielä partiolaisten osallistuminen leirille - leirin tulee huomioida vuoden 2016 ohjelmapainotus - strategian tulee toteutua Tammileirillä - parijohtajuus Hyväksyttiin Tammileiri 2016-leirin toimeksianto ja valtuutettiin yhteiskuntasuhde- ja projektiministeri Anniina Palola käynnistämään leirinjohtajien rekrytointi

7 7(10) 13 Piirin edustajat Lounais-Suomen Partiosäätiön hallituksessa Piiri nimittää Lounais-Suomen Partiosäätiön hallitukseen kaksi jäsentä, jotka ovat erovuorossa vuorovuosina. Lisäksi piirinjohtajalla on kokouksissa läsnäolo-oikeus. Tänä vuonna erovuorossa on Seppo Lahtinen (Kalle Virtanen 2016). Piirinjohtaja Mari Kousa on pyytänyt säätiön hallitukselta, että hallitus kävisi helmikuun kokouksessaan kokonaisvaltaisesti keskustelua siitä, minkälaista osaamista sätiön hallitukseen kokonaisuudessaan kaivataan. Piirihallitus nimittää edustajansa hallitukseen helmi- tai maaliskuun kokouksessa, riippuen säätiön kokouksien ajankohdista. : Käytiin keskustelua aiheesta ja todettiin, että asiaan palataan maaliskuun kokouksessa. 14 Piirin kevätkokouksen koollekutsuminen :n kevätkokouksen koolle kutsuminen. : Päätettiin kutsua koolle :n kevätkokous klo 14 alkaen Saloon ja julkaistaan kutsu Repolaisessa 1 /2015 ja 2/2015 sekä valtuutettiin toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila hoitamaan kokoukseen liittyvät käytännön järjestelyt. 15 Piirihallituksen ja työvaliokunnan kokousajat Päätetään piirihallituksen ja työvaliokunnan vuoden 2015 kokousajat. Päätettiin pitää piirihallituksen ja työvaliokunnan kokoukset seuraavasti: TVK PH Paikka Partiomylly Päätettiin lisäksi, että työvaliokunnan ja hallituksen kokoukset alkavat kello alkaen, jollei muuta ilmoiteta päätöspuheenvuoro ja kokoustarjoilut ovat sukunimen mukaisessa aakkosjärjestyksessä (esteestä ilmoitettava tvk:hon mennessä).

8 8(10) 16. Todetaan piirihallituksen vastuulla vuonna 2015 olevien tilaisuuksien vastuuhenkilöt ja käydään keskustelua tavoitteista/ odotuksista 1 Kevätparaati järjestetään Turussa. Päätetään paraatin komentaja, juhlapuhuja ja keskustellaan paraatin teemasta. Paraatin komentajana on toiminut ph-iältään vanhin jäsen. Mahdollisuuksien mukaan vuorovuosina tyttö- ja poika Päätettiin nimetä paraatin komentajaksi Mika Kuusisto, ja hän laatii ehdotuksen juhlapuhujasta ja paraatin teemasta. Piirin kevätkokous järjestetään Salossa ja syyskokous Turussa ja tapahtumien johtajina toimivat piirinjohtajat. Keskustellaan kokouksiin liittyvistä järjestelyistä ja tehdään tarvittavia päätöksiä (mm. oheisohjelmat, yhteiskuljetus ja kokoustarjoilut). Valtuutettiin toiminnanjohtaja hoitamaan käytännönjärjestelyt Lippukuntafoorumi, Toimisto/PH -tapaamiset ja Lippukuntapäivä sekä Luottisseminaari Sovittiin lippukuntafoorumin vastuuhenkilöiksi; Mari ja Maarit sekä Inka, Lippukuntapäivän vastuuhenkilöiksi; Mika, Eeva ja Ville. Luottisseminaariin palataan seuraavassa kokouksessa. Keskustellaan työntekijöiden osallistumisesta piirin tapahtumiin v 2015 (mm. lippukuntapäivään, luottisiltaan, luottisseminaariin, ohjaajatapaamisiin, paraatiin) Päätettiin merkitä keskustelu tiedoksi. 17 Muistettavia vuonna 2015 Sovitaan toimenpiteistä muistettavien osalta seuraavasti: Polussa oleville 50-, 60,- jne. vuotta täyttäville postitetaan piirin merkkipäiväonnittelukortti Lisäksi päätetään, että piirin tapahtumia järjestävien lippukuntien kiitos-diplomit postitetaan mahdollisimman nopeasti tapahtuman jälkeen Päätettiin esityksen mukaan ja todetiin, että toimisto hoitaa nämä automaattisesti. 18 Piirihallitukselle tiedoksi 1. Adventtikalentereita myytiin lippukuntien toimesta; 2014 ( (tilitetty) / tilattiin 2013 ( (tilitetty (19.12) / tavoite tilattiin kpl) 2012 ( (til ) / tavoite ja tilattiin kpl) 2011 (45800 (til ) / tavoite ja tilattiin kpl) 2010 (44413/ tavoite ja tilattiin kpl) 2. Arkkipiispan syntymäpäivävastaanotolla piiriä edusti piirinjohtaja ja ohjelmaministeri 3. Vuorineuvos Erik Rosenlewin säätiöltä ei avustusta piirille 4. Henkilökunnan talvilomat pidetään liitteenä olevan taulukon mukaisesti (liite 3) 5. Kutsu Mettäsä kisoihin 7.2, Inka Lähteenmäki edustaa PH:ta 6. Partiosäätiön avustus vuodelle Maarit Salmisen opinnäytetyö Piirun verran parempaa ulkoista viestintää (liite 5) Päätettiin merkitä tiedoksi asiat

9 9(10) 18 Taloushallinnon palvelut Partiopiirin taloushallinnon palveluiden hankinta Suomen Partiolaiset ry:ltä Osana piirin resursointiprosessia piirinjohtaja Mari Kousa ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila ovat valmistelleet vuoden 2014 toimiston uudelleen organisoitumista, jota on ohjannut strategia Prosessi on ollut monivaiheinen ja se on sisältänyt sekä luottamushenkilöiden, että toimihenkilöiden resursoinnin kehittämistä. Osana tätä prosessia esitettiin syyskokoukselle myös kahden lisäministerin valintaa, jotta pääsisimme paremmin tekemään strategian mukaisia asioita normaalien piirin tehtävien lisäksi. Resursointiprosessin osana piiri on osallistunut Allianssi ry:n vetovoimakoulutukseen, jossa kehittämistehtävä on ollut juurikin resursointi. Kuinka saada olemassa olevat taloudelliset ja toiminnalliset resurssit vastaamaan paremmin piirin todellisia tarpeita ja tukemaan strategiaa. Selvää oli alusta alkaen, että juurikaan lisää taloudellisia resursseja ei ole heti käytössä. Resursointiprosessin aikana kuultiin niin muiden partiopiirien, kuin eri järjestöjen toimintamalleja, tutustuttiin heidän toimintoihinsa ja tehtäväjakoihinsa, erityisesti toimihenkilöpuolella. Toteamus oli, että resurssia strategian toteuttamiseen tarvitaan lisää, resursseja pitää hankkia ulkopuolelta tai osittaisella työntekijällä. Tilanteessa päädyttiin siihen, että ainoat ulkoistettavat palvelut ovat taloushallinnon tai viestinnän kokonaisuudet tai niiden osat. Osaksi resursointiprosessi nousi siis prosessi talouspalveluiden ulkoistamisesta ja tätä kautta resurssien käyttämisestä muualle. sillä se olisi todennäköisesti edullisempaa, kuin lisätyöntekijän palkkaaminen. Syksyn 2014 loppupuolella Suomen Partiolaiset ry Finlands Scouter rf tarjosi piireille mahdollisuutta ostaa taloushallinnon palveluita. Toiminnanjohtaja selvitti, onko hinta kilpailukykyinen ja kyseli suullisesti hintoja. Piirihallitus keskusteli ulkoistamisesta joulukuun kokouksessaan osana laajempaa resursointi prosessia ja valtuutti toiminnanjohtajan ja talousministerin käymään sopimusneuvottelut Suomen Partiolaiset ry Finlands Scouter rf:n kanssa talouspalveluiden ulkoistamiseksi. Toiminnanjohtaja pyysi vielä tarjouksia kirjallisesti. Vertailu oli osin vaikeaa, sillä ainoastaan työnhinta oli täysin vertailukelpoinen. Emce, jossa halunnemme pysyä, kun koko partiokenttä siihen on siirtymässä/siirtynyt on käytössä vain harvoilla tilitoimistoilla. Tilitoimistojen yksilöidyt hinnat eivät kerro tarkkaa kokonaiskustannusta. Talousryhmän edustus, talousministeri, toiminnanjohtaja ja piirinjohtaja kävivät tammikuun alussa keskustelua siitä, mikä tilanne tarkalleen on ja totesivat, että tässä kohtaa SP taitaa olla ainut realistinen vaihtoehto talouspalveluiden ulkoistamiselle. Tommi Tähtinen lupasi kommentoida sopimusta ja kertoa, mitä sopimuksessa tarkalleen tulisi määritellä, jotta piirin oikeusturva ja palvelutaso varmasti olisi riittävä. Toiminnanjohtaja toimitti nämä reunaehdot (liite 4) tiedoksi Suomen Partiolaisille. Päätettiin solmia sopimus talouspalveluiden ulkoistamisesta Suomen Partiolaiset ry:n kanssa liitteen mukaisesti ja valtuuttaa toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila hoitamaan käytännön järjestelyt.

10 10(10) 19 Piirin pankkitilien käyttöoikeudet Vahvistetaan piirin pankkitilien käyttöoikeudet. Todettiin piirin tilien käyttöoikeuksien olevan Mari Kousalla, taloussihteeri Ami Heikkisellä ja toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannilalla 20 Muut mahdolliset asiat 1 Yhdistyksen jäsenyysasiat Laitilassa toimiva Laitilan Eräsissit niminen lippukunta on rekisteröitynyt Laitilan Eräsissit ry ja se on merkitty PRH:n yhdistysrekisteriin rekisterinumerolla Lippukunta anoo piirin jäsenyyttä. Liite numero Toiminnanjohtaja Kalle-Pekka Mannila esittelee 2 Hyväksyttiin yksimielisesti partiolippukunta Laitilan Eräsissit ry:n jäsenanomus liitteen mukaan. Piirun kaatajaisten kuluvaraus Piiru- piirileirin kaatajaisiin on pyydetty joulukuussa 2014 piirihallitukselta varausta Ajatuksena on, että jokainen työtehtävissä ollut kutsutaan kaatajaisiin. Leirinjohdolta on pyydetty arviota osallistujamäärästä. Osallistujamäärää ei ole osattu arvioida, mutta kyseessä tulee olemaan iltatilaisuus Turussa. : Päätettiin varata Piirun kaatajaisiin 20 /osallistuja, kuitenkin korkeintaan Varaus huomioidaan kirjanpidossa vuoden 2014 luvattuna kuluna. 21 Seuraavan kokouksen aiheita - päätetään kevätkokoukselle tehtävästä jäsenmaksuesityksestä - vuoden 2014 toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen valmistelu - päätetään ILMON ja Ilonan tuottamisesta - kokoustarjoilu - piirihallitus nimeää kv-asioista vastaavan henkilön ja heidät kutsutaan koolle kerran vuodessa SP.n kansainvälisten yhteyksien valiokunnan kokoukseen. Piiri nimeävät kv-asiat jonkun piirihallituksen jäsenen vastuulle. - Repolaisen päätoimittajan valinta. - päätösvuoro Mika Kuusisto 22 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja Mari Kousa päätti kokouksen Kalle-Pekka Mannila Sihteeri