TEKNINEN KESKUS. Käyttösuunnitelmatavoitteet Hallinnon palvelut. Vastuuhenkilö: Anneli Ruotsalainen

Transkriptio

1 TEKNINEN KESKUS Käyttösuunnitelmatavoitteet 2016 Hallinnon palvelut Vastuuhenkilö: Anneli Ruotsalainen Ajoneuvojen talousprosessin kehittäminen ja uudistaminen lean-hankkeena saatetaan loppuun Hallinnon prosesseja uudistetaan eläköitymisen korvaamiseksi Toimintamallien yhtenäistäminen, parhaiden käytänteiden tunnistaminen ja monistaminen Hallinnon palvelujen toimivuus turvataan toimivilla työ- ja varajärjestelyllä Henkilöstön osaamista monipuolistetaan ja syvennetään Henkilöstö on motivoitunut työnsä kehittämiseen, keskinäinen yhteistyö on toimivaa ja yhteisten pelisääntöjen mukaista Työergonomiaan ja työssä jaksamiseen kiinnitetään huomiota Ajoneuvojen talousprosessin uudistaminen lean-hankkeena on valmistunut. Ajoneuvolaskutuksessa on siirrytty automaattisiin sisäisiin eriin, mikä on vähentänyt käsilaskutuksen minimiin. Tuntipalkkakirjaukset ovat yksinkertaistuneet tilien määrän vähentyessä, tunti-ilmoituslomaketta on selkiytetty ja se on koekäytössä. Eläköitymisen korvaamiseksi on perehdytty eri työtehtäviin. Hallinnon prosessien uudistaminen ja yksinkertaistaminen on meneillään. Työ- ja menettelytapoja on yhtenäistetty ja ohjeita päivitetty esim. laskujen käsittelyn osalta. Hallinnon palvelut ovat toimineet hyvin henkilöstömuutoksista ja poikkeustilanteista huolimatta. Hallinnon henkilöstön osaaminen on monipuolistunut tehtävävaihtojen ja -järjestelyjen myötä. Henkilöstö on kehittänyt omaa työtään yhteistyössä ja yhteisten sovittujen toimintatapojen mukaisesti. Osalla hallinnon henkilöstöä on jo käytössä sähköinen työpöytä, joka parantaa työergonomiaa oleellisesti.

2 Kiinteistöpalvelut Kiinteistönhoito Vastuuhenkilö: Esa Sivonen Sähköisen työpyyntöjärjestelmän ja huoltokirjan käytön laajentaminen ja kehittäminen Kiinteistöpalveluiden yhteistyökierrosten jatkaminen kiinteistöjen käyttäjien kanssa Henkilöstön työssä jaksamiseen vaikuttaminen työjärjestelyin ja varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein Yksikön toiminnan mittareiden kehittäminen Sähköinen työpyyntöjärjestelmä on lähtenyt hyvin käyntiin ja on todettu toimivaksi. Kiinteistöpalveluiden yhteistyökierros viedään loppuun viimeisten koulujen ja päiväkotien osalta syksyn aikana. Kehityskeskustelut on aloitettu henkilöstön kanssa ja niitä jatketaan syksyn aikana. Kiinteistönhoitajat ovat suorittaneet osaamiskartoituksen ja koulutustarpeita kartoitetaan. Kantakaupungin kiinteistöjen mitoitus on aloitettu, tulokset saadaan elokuussa ja tulevalla tuloksella arvioidaan henkilöstön mitoituksia kiinteistöissä. Kiinteistönhoidon mitoitusten uusiminen Kantakaupungin kiinteistöjen mitoitukset on aloitettu ja tuloksia saadaan elokuun aikana. Kiinteistönhoidon ostopalvelutoiminnan toteutumisen arviointi ja laajentamismahdollisuuksien selvittäminen Yksikön toiminnan ja talouden yhteensovittaminen Reijolan ja Niittylahden kiinteistönhoidon ostopalvelu ISS:n kanssa on sujunut hyvin. Ostopalveluiden laajentamismahdollisuuden selvitystyö on kesken. Tilaajaa informoidaan yhteisissä palavereissa mahdollisista lisäja muutostöistä. Talous toteutuu talousarvion mukaisesti. Talotekniikka Vastuuhenkilö: Ville Matilainen Sähköisen työpyyntöjärjestelmän ja huoltokirjan käytön laajentaminen ja kehittäminen Sähköisen huoltokirjan toimialakohtaiset palvelualueet tullaan ottamaan käyttöön syksyllä. Sähköisestä huoltokirjasta saa kattavia raportteja mm. energiankulutuksiin liittyen. Tätä

3 ominaisuutta hyödynnetään jatkossa paremmin ja raporttipohjien kehitys on käynnissä tähän liittyen. Yksikön toiminnan mittarien kehittäminen Kiinteistöpalveluiden yhteistyökierrosten jatkaminen kiinteistöjen käyttäjien kanssa Yksikön toiminnan ja talouden yhteensovittaminen Kiinteistöhoidossa käyttöön otettua executive-raportointimallia (käytetään mm. reagointiaikojen seurantaan) voidaan laajentaa talotekniikan puolelle kun toimialakohtaiset palvelualueet on saatu käyttöön. Jatkossa energiankulutuksia seurataan tarkemmin ja energiaraporttien hyödyntämistä yhtenä toiminnan mittarina harkitaan otettavaksi käyttöön. Yhteistyökierroksia jatkettiin maaliskuussa ja tänä vuonna tapaamisia on pidetty yhteensä 9 kappaletta. Vuosihuoltotyöt painottuvat kesän ja syksyn ajalle, talous tasapainottuu loppuvuoden aikana. Rakennustekniikka Vastuuhenkilö: Mika Virnes Tilaaja tuottaja sopimuksen uudistaminen ja kehittäminen Sopimuksen työohjelman sisältö on päivitetty tilausta vastaavaksi. Kunnossapitohankkeiden laadukas toteuttaminen Sähköisen työpyyntöjärjestelmän ja huoltokirjan käytön laajentaminen ja kehittäminen Henkilöstön työssä jaksamiseen vaikuttaminen työjärjestelyin ja varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein Välitön puuttuminen kiinteistöillä tapahtuviin vikatilanteisiin, esim. katto ja putkivuotoihin Yhteistyön lisääminen kaupunkikonsernin muiden kiinteistötoimijoiden kanssa Kunnossapitohankkeiden työt ovat tähän asti toteutuneet työohjelman mukaisesti. Hankkeet on toteutettu kustannustehokkaasti ja laadukkaasti. Työnjohdossa on otettu käyttöön työpyyntöjärjestelmän kokeilu. Varhaisen tuen mallin mukaiset toimenpiteet ovat käytössä. Kehityskeskustelut aloitettiin toukokuussa, viimeiset kehityskeskustelut ovat elokuussa. Vikatilanteisiin on reagoitu alle tunnissa, kohteella aloitetaan välittömästi suojaustoimenpiteet, tällöin vältytään lisävaurioilta. Ensimmäinen palaveri pidettiin muiden kiinteistötoimijoiden kanssa maaliskuussa 2016, yhteistyötä jatketaan säännöllisillä tapaamisilla.

4 Sovittujen vuosihuolto- ja kunnossapitotyöohjelmien toteutuminen suunnitellusti Yksikön toiminnan ja talouden yhteensovittaminen Tiivistettiin yhteistyötä tilakeskuksen kanssa, työohjelmien toteutumisen seurannassa siirryttiin kuukausipalavereista viikkopalavereihin. Talous on toteutunut suunnitellusti. Työohjelman muutokset huomioidaan tarkemmin talouden seurannassa. Talous toteutuu talousarvion mukaisesti. MAS Liikuntapaikat Vastuuhenkilö: Esa Sivonen Latuseurantaohjelman käytön kehittäminen Latuseurantaohjelman kehittäminen liikuntapalveluiden ja Softroin kanssa viedään loppuun syksyn aikana. Latuverkoston ja kenttien hoidon toimenpideaikojen määrittäminen ja hoidon kehittäminen Yksikön toiminnan ja talouden yhteensovittaminen Kenttien kunto -ja hoitokartoitustyötä jatketaan edelleen. Latujen osalta hoitokartoitustyö toteutetaan hiihtokauden alussa. Talous ja toiminta toteutuvat talousarvion mukaisena. Tekninen huolto Vastuuhenkilö: Ville Matilainen Siun Soten suunnitteluun osallistuminen sote-alueen teknisen huollon osalta Yksikön toiminnan ja talouden yhteensovittaminen Siun Soteen suunnitteluun osallistuttiin ja näyttäisi siltä että suunniteluun ei ole enää loppuvuodesta tarvetta enempää osallistua. Teknisen huolto antoi omat näkökulmat rekisteröitävien painelaitteiden, sähkötöiden johtajuuden ja lääkkeellisten kaasujärjestelmien suhteen. Talous on toteutunut talousarvion mukaisesti. Siivouspalvelut Vastuuhenkilö: Anneli Ruotsalainen Uusien siivouskohteiden käynnistäminen ja haltuunotto (Sireenipiha, Senioripiha 3) Toteuma Niinivaaran palvelukoti Sireenipihan, Suunnistajantien vammaisten ryhmäkodin ja keskustan toimistojen lisäksi hoidettiin onnistuneesti kantakaupungin kolmen päiväkodin

5 (Punahilkka, Karsikko ja Soutajanpuisto) siirtotilojen siivousjärjestelyt. Ylläpidetään nykyisen siivouksen laatutaso, yläpölyjen säännölliseen poistoon kiinnitetään erityistä huomiota Asiakkuuksia kehitetään kohdekohtaisten asiakaspalavereiden avulla Siivouspalvelun sopimuksen mukainen laatutaso on saatu pidettyä kohtuullisen hyvällä tasolla. Muutoksiin ja poikkeustilanteisiin on reagoitu heti. Säännölliseen neljä kertaa vuodessa tehtävään yläpölyjen poiston tärkeyteen on kiinnitetty erityisesti huomiota. Yhteistyön kehittämispalavereita on pidetty tila- ja toimintamuutosten yhteydessä sekä hygienia-asioiden tiimoilta mm. terveydenhuollon kohteissa. Erittäin hankalien yläpölyjen poistokierto tihennetään kolmen vuoden välein tehtäväksi ja yläpölyjen poistot toteutetaan yhteistyössä kiinteistöpalveluiden kanssa tehtyjen suunnitelmien mukaisesti Henkilöstön osaamiseen ja työssä jaksamiseen vaikutetaan ohjaustoiminnan, työjärjestelyjen, varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein Erittäin hankalien yläpölyjen poisto on toteutunut suunnitellusti 10 koulu- ja päiväkotikohteessa kesän aikana. Työkiertoon ja työssä jaksamiseen liittyviä siivoushenkilöstön työaika- ja työjärjestelyjä on tehty erittäin paljon. Palveluesimiehen vuorotteluvapaan sijaisuus on hoidettu sisäisin työjärjestelyin palveluesimiesten ja ohjaavan laitoshuoltajan kesken. Järjestelyn aikana ohjaaminen on keskittynyt lähinnä uusiin työntekijöihin ja sijaisiin. Loppukeväästä käynnistettiin koko siivoushenkilöstöä koskeva sähköisen asioinnin ja viestinnän sisäinen hanke. Sen tavoitteena on ict-laitteiden ja sähköisten järjestelmien avulla parantaa henkilöstön yhteydenpitoa ja tavoitettavuutta, tietojen hakumahdollisuuksia ja käsittelyä, tarviketilausten tekemistä, työn laadunvalvontaa. Siivouspalvelut yksikkö on mukana Siun Soten valmistelutyössä tukipalvelujen järjestämisen osalta Siivouspalveluiden esimiehet ovat osallistuneet Siun Soten ruoka- ja siivouspalvelujen suunnittelupalavereihin. Siivoushenkilöstölle on pidetty asian etenemisestä infotilaisuus kesäkuussa, henkilöstö on ajan tasalla ja odottavalla, rauhallisella mielellä.

6 Ravintopalvelut Vastuuhenkilö: Pirjo Mäkinen Siilaisen uuden tuotantokeittiön onnistunut vaiheittainen käynnistäminen Uuden tuotantotavan käyttöönotto palvelukeittiöissä Pataluodon, Enon ja Pyhäselän keittiöissä tapahtuvien toimitusmuutosten onnistunut läpivieminen Kotipalveluaterioiden uuden tuotantotavan organisointi Prosessien jatkokehittäminen Ruokapalvelun omavalvonnan sähköisen ohjelmiston kehittäminen yhteistyössä Sensire Oy:n kanssa Uusi keittiö on luovutettu käytäjille Käynnistys tapahtuu tuotannon osalta vaiheittain, koulujen ruokatoimitus alkaa , noin 2500 annosta/pv. Tavarantoimituksissa on hiukan myöhästymisiä, mutta ei käynnistystä haittaavia. Siilaisen omavalvontasuunnitelma on tehty. Ruokien kuljettajat on valittu. Reseptien, ruokalistojen ja prosessien kehittäminen lounaiden osalta on tehty ja kehittäminen jatkuu. Heinäkuussa aloitti 11 työntekijää, syysloman jälkeen henkilöstömäärä lisääntyy toiminnan laajentuessa. Siilaiselta ruuan saavien koulujen palvelukeittiöhenkilökuntaa on koulutettu ja koulutus jatkuu elokuussa. Näihin yksiköihin tarvittavat laitemuutokset on Tilakeskuksen osalta tehty kesän aikana. Työaikamitoitus ja käynnistyksen avustaminen on suunniteltu. Muutokset on suunniteltu ja aikataulutettu sekä henkilöstösiirrot tehty. Muutokset tapahtuvat vaiheittain Siilaisen käyttöönoton mukaan. Kotipalvelun uusi tuotantotapa alkaa ja annospakkauslaitehankinta on tehty. Hankintatoimi on tehnyt kotipalveluannosten kuljetustarjouspyynnön Hilmaan. Annosten tuotekehitys keskittyy syksyyn kun laitteisto on saatu. Aromi ohjelman lisäosa kotipalveluaterioita varten on hankittu. Siilaisen keittiön prosessien kehittäminen jatkuu keittiön esimiesten johdolla syksyllä omalla henkilökunnalla. Kuumatoimituskeittiöiden Lean-projekti jatkuu vielä syksyn. Palvelukeittiöiden prosessien kuvaaminen käynnistetään syksyllä. Siilaisen ja sen tuotannossa olevien palvelukeittiöiden laiteasennukset on tehty ja ohjelmisto on perustietojen syöttö- ja koekäyttövaiheessa. Loput ohjelmakehityksen osat, mm. kuljetusten seurantaosuus, syntyvät syksyn aikana. Projektiin anotaan lisämäärärahaa kuumakeittiöiden laitehankintojen aikaistamiseksi.

7 Henkilöstön tieto-taidon ja työhyvinvoinnin edistäminen muutoksessa työnohjauksen ja koulutuksen keinoin Siun Soten suunnitteluun osallistuminen sote-alueen ja peruskaupungin tulevan ruokapalvelutoiminnan osalta Henkilöstökoulutuksia on järjestetty vuoden aikana. Keväällä oli omavalvonnan täydennyskoulutus koko henkilöstölle. Syksyllä jatketaan tehtäväkohtaisia koulutuksia. Uusiutuvien tiimien tiimikoulutuksia on syksyllä. Suunnittelutyössä on oltu mukana. Kuntatekniikan palvelut Varikko Vastuuhenkilö: Petri Ratilainen Lean-hankkeen kehittämistoimenpiteiden toteutus Korjaamon organisaatiomuutoksen toimeenpano Korjaamon kehittäminen etenee. Varikon tehtäväkokonaisuus siirtyi 6.6 alkaen kunnossapitopäällikkö Petri Ratilaiselle. Varikon piha-alueen käytön suunnittelun läpivienti ja toimenpiteiden käynnistäminen Varikon piha-alueen suunnittelu on käynnissä. Suunnittelua toteuttaa FCG Suunnittelu ja tekniikka Oy. Rakentaminen Vastuuhenkilö: Ilkka Ratilainen Uuden henkilöstön perehdyttämiseen panostetaan Kehitetään yhteystyötä muiden yksiköiden kanssa Lisätään yhteydenpitoa rakennuttajaan Uusi vakinaistettu henkilöstö on sulautunut positiivisella tavalla vaativien kohteiden toteuttajiin. Arvokasta ammattitaitoa on löytynyt myös perustehtävien ulkopuolelta. Yhteistyötä on kehitetty erityisesti kunnossapitoyksikön kanssa siten, että kaikki vapautuvat maankuljetukseen soveltuvat kuorma-autot työllistetään kadunrakennuskohteissa. Yhteydenpito rakennuttajaan on hyvällä tasolla. Laatusuunnittelun kehitystyötä jatketaan Laatusuunnitelmia on otettu konkreettisesti käyttöön työkaluna työmaan ohjaukseen.

8 Maastomittaus ja pohjatutkimus Vastuuhenkilö: Rauno Vainikainen Kehitetään yhteistyötä kuntatekniikan muiden yksiköiden kanssa Yhteistyötä on tehty logistiikkapalvelujen kanssa. Osallistuttu sisäisen postin jakeluun, tarvittaessa voidaan sijaistaa postin vakinaista henkilökuntaa sisäisen postin jakelussa. Jatketaan aiemmin laadittua kehitystyötä kehittämissuunnitelman mukaisesti Panostetaan työntekijöiden ammattiosaamiseen Siirrytty uuteen korkeusjärjestelmään N ja mittaukset tehdään nykyisin N2000 korkeusjärjestelmässä. Henkilöstölle atk-sovellusten käytön opastusta on jatkettu, mm. sovellukset Excel ja 3D-Win. Panostetaan ennaltaehkäisevään huoltoon paremmin mittaus- ja ajoneuvokaluston osalta Ajoneuvojen kunnon seuranta ja mittauskaluston kunnossapito on osa päivittäistä rutiinia. Metsien ja katujen hoito Vastuuhenkilö: Petri Ratilainen Kaupungin sisääntuloväylien viihtyisyyden ja näkymien parantaminen Taajamametsien hoidossa pääpaino Enon, Uimaharjun ja Rantakylän suunnalla sekä virkistysalueiden hoitaminen Kukkosensaaressa ja Repokalliossa Kustannustehokkaiden työtapojen kehittäminen Työturvallisuusasioiden kehittäminen ja kouluttaminen Väylien reuna-alueiden hoito keskeytettiin eläinten pesintöjen ajaksi. Hoitoa jatketaan elokuun alusta. Taajamametsien hoidot aloitetaan elokuussa. Metsäyksikkö tehosti puunkaadon tehokkuutta. Työmaa-alue eristettiin kaikilta ulkopuolisilta liikkujilta ja tämä toimenpide tehosti työtä merkittävästi. Katurakentamiskohteissa on kiinnitetty erityistä huomiota kevyenliikenteen ohjaamiseen. Määräaikaisten työntekijöiden perehdyttämiseen on käytetty aikaa ja voimavaroja.

9 Talvityökonesopimusten ja tiehoitoauton kilpailuttaminen Yhteistyön ja -toiminnan parantaminen muiden yksiköiden kanssa Työturvallisuushavaintojen menettelytapojen kehittäminen Tiehoitoautosta tuli yksi tarjous. Volvo -merkkistä autoa rakennetaan parhaillaan Jyväskylässä. Kokoamisvaiheessa käymme vastuukuljettajan kanssa paikan päällä ja tarkoitus on määrittää mm. katkaisimien, kameroiden ja lisävalojen paikat jotta työergonomia olisi kuljettajalle mahdollisimman hyvä. Talvityökonesopimusten valmistelut on käynnistetty hankintatoimen kanssa. Puistoyksikön kanssa on pidetty yhteispalaveri torinhoidosta ja katujen puhtaanapidosta. Kaupungin siisteys pidetään edelleen hyvällä tasolla. Kuitenkin tavoitteena on kustannusten sopeuttaminen tilauksesta vastaavaksi. Työturvallisuushavaintoja on tullut alkuvuonna 5 kpl. Puistojen hoito Vastuuhenkilö: Hannu H Holopainen Koko yksikkö seurantajärjestelmän mobiilikäyttäjiksi. Järjestelmää hyödynnetään vahinkojen raportoinnissa ja dokumentoinnissa. Katualueen käsipuhtaanapidon työjärjestys ja aikataulu muutetaan tilausta vastaavaksi Leikki- ja liikuntavälineiden turvatarkastajan jatkokoulutus järjestetään vuoden 2016 aikana pätevyyden varmistamiseksi. Ryhmäkasvit ja kasvualustat kilpailutetaan huhtikuun 2016 loppuun mennessä Kaikille työntekijöille on hankittu älypuhelin (+ mobiilidatayhteys). Kolme ensimmäistä työntekijää on perehdytetty Softroin seurantajärjestelmän käyttäjäksi (mm. käsihiekoituksen seuranta). Perehdytys ohjelman käyttöön tapahtuu syksyn aikana. Katuroska-astioiden kokoa suurennetaan ja tyhjennysväliä harvennetaan ydinkeskustan alueella tilauksen pienenemisen johdosta. Isojen mainosroska-astioiden lisäyksestä sovitaan tilaajan kanssa. Turvatarkastajan jatkokoulutus toteutuu syksyllä Osallistuminen on vahvistettu. Ryhmäkasvien kilpailutus toteutettiin helmi-maaliskuussa Yksi tarjous jätettiin. Edellinen sopimusviljelijä (Heimosen puutarha) jatkaa seuraavat viisi vuotta (4+1 vuoden optio). Kasvualustan kilpailutus on tehty.

10 Logistiikkapalvelut Vastuuhenkilö: Juha-Matti Alanen Oppilaskuljetuksien järjestämisja suunnitteluvastuiden joustava siirtyminen logistiikkayksikköön elokuusta 2016 alkaen. Valmisteluvaiheessa siirto on tapahtunut jouheasti yhteistyössä Varkon kanssa. Seuraavat vaiheet käydään lävitse koulukuljetuksien alettua syksyllä. Oppilas- ja ruokakuljetuksien sekä asiointiliikenteen kilpailutuksen toteutus yhteistyössä alueen palvelutuottajien kanssa kevään 2016 aikana Ajoneuvokaluston kehittäminen ja tulevien hankintamallin valmistelutyö jatkuu Logistiikkayksikkö on mukana Siun soten valmistelutyössä ja näin ollen suunnittelemassa peruskaupungin ja Siun soten tulevaa logistista kokonaisuutta Logistiikkayksikkö, hankintatoimi ja ravintopalvelut järjestivät yhdessä alueen liikennöitsijöille yhteis- ja erillistapaamiset vuoden vaihteessa ennen kilpailutuksien avaamista. Liikennöitsijät pääsivät myös vaikuttamaan kilpailutusten yleisten ehtojen vaatimuksiin asiakirjojen avoimen kommentoinnin kautta. Kuljetuspalveluiden kilpailutukset saatiin onnistuneesti päätökseen keväällä Ajoneuvojen hankintamallin valmistelussa on päätetty edetä leasingautoselvityksen kautta, missä konsulttityönä arvioidaan tulevaa hankintamallia Soten yhteistoiminta-alueen purkautuessa. Logistiikkayksikkö oli mukana Siun Soten valmistelutyössä. Valmistelutyö jatkuu kuntien ja Siun soten rajapintatyöryhmän loppuraportin ja jatkotoimenpiteiden mukaisesti.