TEKNINEN KESKUS. Käyttösuunnitelmatavoitteet Hallinnon palvelut. Vastuuhenkilö: Hannele Portman

Transkriptio

1 TEKNINEN KESKUS Käyttösuunnitelmatavoitteet 2015 Hallinnon palvelut Vastuuhenkilö: Hannele Portman hallinnon prosessien uudistaminen eläköitymisen korvaamiseksi ajoneuvojen talousprosessin kehittäminen ja uudistaminen lean-hankkeena Hallinnon ja ajoneuvohallinnan prosessien kehittämiskohteina ovat teknisen keskuksen sisäisen laskutuksen vähentäminen, tuntipalkkakirjausten yksinkertaistaminen ja tallennettavien tietojen selkeyttäminen. Muutokset valmistellaan ajoneuvohallinnan leanhankkeessa, joka valmistuu lähiviikkoina. Pohjois-Karjalan Sotetuotantoalueen suunnitteluun osallistuminen Sote-uudistuksen maakunnallinen valmistelu käynnistyi kesällä Tekninen keskus osallistui Siun Sote -hankkeen valmisteluun tukipalveluiden osalta. Valmistelutyöryhmien väliraportti valmistui tammikuussa. Ehdotus Pohjois-Karjalan tuotantomallista etenee kuntien päätettäväksi syyskuussa. Jos muutos etenee suunnitellusti, sillä on merkittäviä vaikutuksia teknisen keskuksen toimintaan ja organisointiin. kuntalain muutokseen liittyvien toimenpiteiden seuranta Kuntalain muutoksen, joka rajoittaa kuntien toimintaa kilpailutilanteessa markkinoilla, siirtymäaika päättyi vuoden 2014 lopussa. Teknisessä keskuksessa on lakimuutoksen seurauksena luovuttu ulkoisesta myynnistä korjaamopalveluiden ja puusepänverstaan osalta. Kiinteistöpalvelut Vastuuhenkilö: Janne Korhonen kiinteistöpalveluiden uuden organisaation toiminnan käynnistäminen tilakeskukselta siirtyvien kunnossapitohankkeiden haltuunotto ja laadukas toteuttaminen Kiinteistöpalveluiden uudistettu organisaatio aloitti huhtikuun alusta. Organisaatiouudistuksen yhteydessä uudistettiin ja selkeytettiin esimiesten tehtäväjakoa. Tilakeskukselta siirtyneet hankkeet on sisällytetty kiinteistöpalveluiden työohjelmaan. Siirtyneiden rakennusteknisten hankkeiden haltuunotto on onnistunut hyvin (Rantakylän terveysasema, Wärtsilä-talon keittiö, Niinivaaran lukio) Vuoden 2016 hankkeiden aikataulutus aloitetaan elokuussa.

2 kiinteistöpalveluiden ydinprosessien määrittely ja kuvaaminen mobiili työnohjaus ja sähköinen työpyyntöjärjestelmä käyttöön kaikissa yksiköissä sisäilmakeskusteluiden käynnistäminen käyttäjäasiakkaiden kanssa henkilöstön osaamiseen ja työssä jaksamiseen vaikuttaminen kehityskeskusteluiden, työjärjestelyjen ja varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein Niittylahden ja Reijolan alueen kiinteistönhoidon ostopalvelutoiminnan käynnistäminen. Kiinteistöpalveluiden ydinprosesseista kolme on määritetty ja kuvattu. Muut määritetään ja kuvataan syksyn aikana. Sähköisen työpyyntöjärjestelmän(gm) käyttöönottoon ja määrittämiseen perustettiin yhteinen projektiryhmä tilakeskuksen kanssa. Tavoitteena projektille on työpyyntöjärjestelmän käyttöönotto loppuvuoden aikana. Käyttäjäasiakkaiden käyttäjäkierros (sisäilmakeskustelu ja kehitystarpeet, toiminta-aikojen kartoitus) aloitetaan syyskuussa varhaiskasvatuksen yksiköistä. Lähiesimiesten kehityskeskustelut on pidetty ja uusien työntekijöiden kehityskeskustelut pidetään syksyn aikana. Henkilöstön eläköityminen jatkuu vilkkaana ja henkilöstön seuraajasuunnittelun merkitys korostuu osaavan henkilöstön turvaamiseksi. Varhaisen tuen mallin mukaisia toimenpiteitä ja niihin liittyviä työjärjestelyjä tehdään jatkuvasti. Reijola-Niittylahti alueen kiinteistöhoidon ostopalvelutoiminta käynnistyi vuoden alussa ja toiminta on vakiintunut suunnitellusti. Kesäkuussa pidettiin urakoitsijan kanssa ensimmäinen laatu -ja kehityskokous. Siivouspalvelut Vastuuhenkilö: Anneli Ruotsalainen uusien siivouskohteiden siivouspalvelutoiminnan käynnistäminen ja haltuunotto (Senioripiha, Noljakan päiväkoti, Yhteiskoulun lukio ja Syreenipiha) Toteuma Senioripihan siivouspalvelutoiminnan käynnistäminen ja Siilaisen muuttoon liittyvät siivoukset Kotilahdessa onnistuivat hyvin. Siivoustoiminta on vakiintunut molemmissa kohteissa. Uuden Yhteiskoulun lukion siivouspalvelu hoidetaan ostopalveluna, käyttöönottovalmistelut ovat loppusuoralla. henkilöstön osaamiseen ja työssä jaksamiseen vaikutetaan ohjaustoiminnan, työjärjestelyjen ja varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein Eläköityminen jatkuu vilkkaana, varhaisen tuen mallin mukaisia toimenpiteitä ja niihin liittyviä työjärjestelyjä tehdään jatkuvasti. Kolme uutta laitoshuoltajaa on valittu ja he aloittivat työnsä kevään aikana.

3 siivouksen ostopalvelujen kilpailutus kevään aikana vaikutetaan sisäilman laadun parantamiseen ohjaamalla tilojen käyttäjiä huolehtimaan tilojen siivottavuudesta työympäristössään siivouskohteissa olevien hankalien yläpölyjen poistokiertoa tihennetään vähintään kolmen vuoden välein tehtäväksi, tehdään yhteistyötä kiinteistöpalvelujen kanssa ja vuosittaisten määrärahojen puitteissa Reijola-Niittylahti alueen siivouksen ostopalvelutoiminta käynnistyi vuoden alussa, toiminta on vakiintunut. Siivouspalvelujen neljässä erässä tehtävä kilpailuttaminen toteutui suunnitelmien mukaisesti. Hankintapäätökset on tehty. Palveluntuottajia on kolme, ISS Palvelut, RTK Palvelut ja Lassila & Tikanoja Oyj. Sopimuskausi alkaa kaikissa neljässä hankinnassa Tilojen käyttäjien ohjaaminen siivottavuuden parantamiseen etenee. Kohteiden siivottavuudessa on tapahtunut jonkin verran myönteistä kehitystä. Työ jatkuu resurssien puitteissa. Hankalien yläpölyjen poistoon tälle vuodelle on tehty suunnitelma yhteistyössä kiinteistöpalvelujen kanssa. Hankalien yläpölyjen poistoa on tehty tänä vuonna jo kolmessa liikuntasalissa ja seitsemässä koulu- ja päiväkotikohteessa. Loppuvuodesta poistetaan yläpölyjä vielä muutamasta päiväkodista ja koulusta. Työt ajoittuvat pääsääntöisesti kohteiden kiinnioloaikaan. Ravintopalvelut Vastuuhenkilö: Pirjo Mäkinen uusien avattavien yksiköiden ja toimitusten sekä muuttuvan toiminnan hallittu käynnistäminen: Hopearanta, Senioripiha, Sireenipiha, Niinivaaran päiväkoti, Kaislakadun päiväkoti ja Noljakan päiväkoti sekä Kotilahden ja Siilaisen toiminnan muutokset Siilaisen keittiöhankkeen edetessä keittiön suunnittelu sekä valmistuskeittiöiden ja niihin liittyvien palvelukeittiöiden uuden toiminnan suunnittelu henkilöstön yhteistyöllä, sisältäen hallinnon ja esimiestehtävien sekä kustannusseurannan Niinivaaran ja Kaisalakadun päiväkodit toimivat suunnitellusti. Hopearannan palveluasumisyksikön ruokatoimitukset toimivat sovitusti. Senioripiha n toiminta on vakiintunut. Siilaisen keittiö on suljettu ja keittiö on kohta purettu. Kotilahden lisääntynyt tuotanto on vakiintunut. Senioripihassa ja Kotilahdessa on ollut erilliset tiimikoulutukset koko uusiutuneelle henkilöstölle. Sinkkolan päiväkoti Noljakassa ja Yhteiskoulun lukio käynnistyvät keittiöineen elokuussa. Sireenipihan avaus on siirtynyt. Siilaisen rakentaminen on alkamassa ja laitekilpailutuksia on suunniteltu hankkeen suunnittelijoiden kanssa. Hankkeeseen liittyvät palvelukeittiöiden kalustamissuunnitelmat on tehty yhdessä Tilakeskuksen kanssa ja työvoimasuunnittelu aloitettu. Tiedottaminen henkilöstölle jatkuu kauden aloituspalavereissa sekä erillisessä henkilöstöinfossa. Siilaisen keittiön prosessisuunnittelua tehdään Lean-hankkeena pienellä henkilöstöryhmällä. Hallinnon uudistusta on aloitettu mahdollisuuksien kartoituksella toimistotiimissä.

4 kehittämisen henkilöstön koulutuksen jatkaminen uuteen tuotantomenetelmään, kun Siilaisen keittiöhanke etenee. Kustannuslaskenta vuoden 2014 kuluista on tekeillä. Muuttojen ja käynnistysten vuoksi henkilöstön koulutusta on sijoitettu ensi syksyyn. Kuntatekniikan palvelut Varikko Vastuuhenkilö: Vesa Eronen panostetaan hyvään ja nopeaan palveluun kehitetään materiaalin kierrätystä ja lajittelua sekä poistettavan kaluston myynti- ja hävitystoimintoja Akuuttikorjauksien tukena on käytetty ostopalveluja tasaamaan huoltojen ja korjaustarpeiden joustavuutta Materiaalin kierrätystä ja lajittelua on tehty yhteistyössä liikkuvan pajan kanssa hyvin tuloksin Nettihuutokauppaa on käytetty kalustonpoistossa Rakentaminen Vastuuhenkilö: Ilkka Ratilainen uudisrakennuskohteet aikataulutetaan siten, että tonttien luovutus toteutuu suunnitellusti saneerauskohteissa huomioidaan ympäristölle aiheutuvat vaikutukset mahdollisimman hyvin, ja toteutetaan kohteet kokonaisuutena mahdollisimman pienin haittavaikutuksin työkohteet toteutetaan laadukkaasti Kohteiden tavoitearviot tehdään tarkasti ja toteutetaan taloudellisesti turvallisuudesta ja laadusta tinkimättä. Olosuhteiden tai kustannusten muuttuessa reagoidaan nopeasti. Aikataulut tehdään realistisiksi ja Rakentajien mahdollisuus päästä tonteilleen toteutui suunnitellusti sekä Utran alueella sekä Karhunmäessä Saneeraustyömaiden toteutus alkamassa, ajoittuvat syksyyn Toteutuksissa ei havaittuja laatupoikkeamia, materiaalien toimituksissa ilmenneisiin poikkeamiin on reagoitu. Tavoitearviot onnistuneet, ilmennet muutokset julkaistu työmaakokousten yhteydessä, lisätöiden hinnoittelu ollut kohtuullisen haastavaa

5 mitoitetaan resurssit kokonaisuutena oikein sekä reagoidaan tarpeen mukaan kohteiden toteutusten aikana. Maastomittaus ja pohjatutkimus Vastuuhenkilö: Rauno Vainikainen tehdään kaupunkirakenneyksikön antamat tilaustyöt vuosisopimuksen mukaisesti tehdään ulkopuolisten tilaajien työt heidän kanssaan tehtyjen sopimusten mukaisesti kehitetään yksikön toimintaa sille laaditun pitkän tähtäimen kehityssuunnitelman mukaisesti suoritetaan kaikki uuteen valtakunnalliseen N2000 korkeusjärjestelmään siirtymisen edellyttämät tarkistusmittaukset. Tilaustyöt on tehty vuosisopimuksen mukaisesti. Ulkopuolisten tilaajien työt on tehty sopimusten mukaisesti. Muutto Salpakadulle tapahtunut, työohjeita tehty ja niitä tehdään edelleen tarpeen mukaan, ryhmien kokoonpanoja muutettu työtarpeiden mukaan. Kaupunkirakenneyksikkö ei ole vielä tilannut N korkeusjärjestelmään siirtymisen edellyttämiä mittauksia. Metsien ja katujen hoito Vastuuhenkilö: Petri Ratilainen pääpaino taajamametsien hoidossa on Mutalan, Tuupovaaran, Koveron ja Enon suunnilla kustannustehokkaiden toimintatapojen kehittäminen siten, että asunympäristön viihtyisyys sekä luonnon monimuotoisuus ei siitä kärsi. tiedottamisen ja asukasyhteistyön parantaminen sekä taajamametsän hoidon laadun kehittäminen yhteistyössä tilaajan kanssa panostetaan tehokkaiden ja taloudellisten työ- ja Alkukesästä kunnostettiin ulkoilu- ja virkistysalueita. Kukkosensaaren ulkoilualueella paljastettiin vanhaa kiviaitaa metsäkasvillisuudesta ja polkuverkostoa parannettiin lehtikuusipitkospuilla. Repokallion virkistysalueella on uusittu metsäpolun pää- ja kohdetauluja. Suunnitellut taajamametsien hoitotyöt aloitettiin Tuupovaaran ja Koveron suunnalla heinäkuussa. Koneelliset hoitohakkuut ovat tehty ja tilauksen puumäärät ovat kertyneet suunnitelman mukaan. Tuupovaaran ja Koveron taajamassa postilaatikkotiedotetta on jaettu laajasti ja kyläyhdistykselle on lähetetty hoitotiedote sähköpostilla. Kaupungin nettisivuilta löytyvät ajan tasalla olevat hoitokartat. Työturvallisuuden kehittäminen jatkuu. Työvaiheita tarkastellaan

6 toimintamenetelmien kehittämiseen siten, että työkohtaisessa tehtäväluettelossa määritelty hoitotaso ei laske yksikön sisäisten seurantajärjestelmien kehittämistä siten, että kerran kirjattua tietoa ei tarvitse kirjata useampaan kertaan vaan jatkossa eri järjestelmät osaavat hyödyntää yhtä kirjauskertaa jatketaan yhteistyössä eri kuntatekniikan yksiköiden kanssa toimintamenetelmien ja tapojen yhteensovittamista ja kehittämistä turvallisuuden näkökulmasta. Ajoneuvohallinnan lean-hanke on edennyt siten, että eivälttämättömistä huonoista ja tarpeettomista seurantajärjestelmistä luovutaan ja hyviä otetaan käyttöön. Uutena käytäntönä tuli 1.7 alkaen raskaaseen kalustoon ns. työkoneen ja ajoneuvon luovutuksen tarkastusraportti. Raportin tarkoituksena on parantaa koneiden käyttöastetta sekä henkilöstön työturvallisuutta ja -terveyttä. Samalla raportti antaa seurantatietoa koneiden elinkaaresta. Yhteistyötä on tehty kaikkien kuntatekniikan palveluyksiköiden kanssa. Mittausyksikön kanssa on sovittu koulutuksesta. Puistojen hoito Vastuuhenkilö: Hannu H Holopainen puistojenhoitoyksikkö sopeuttaa toimintaansa rakennemuutosohjelman ja kaupunkirakenneyksikön tilauksen mukaisesti kustannustehokkaasti ja hoitoluokituksen mukaisesti yksikkö tiivistää yhteistyötä katujenhoitoyksikön kanssa mm. investointi- ja kunnostuskohteiden toteuttamisessa, kaluston yhteiskäytössä sekä työvoiman joustavassa yhteiskäytössä puistojenhoitoyksikkö pyrkii käyttämään mahdollisuuksien mukaan työllistämisyksikön osoittamia tukityöllistettyjä, kesätyöntekijöitä ja kuntouttavan työtoiminnan työntekijöitä urakointipalvelujen käyttöä tehostetaan hankintatoimen Urakoitsijoiden työpanoksen tehokkuutta on vertailtu ylläpitotöissä (niitot, traktorityöt). Oman konekaluston käyttöä on tehostettu mm. uusimalla pienkoneita. Katujen hoidon konekalustoa on käytetty puistojen ylläpitotöissä ja puistoinvestointikohteissa (mm. Sinkkola, Kirvunpuisto, Pesolantie). Tukityöllistettyjen (10) lisäksi yksikössä on työkokeilija 2 kk:n ajan. Kaupunkirakenneyksikön lisärahoituksella palkattiin kesätyöntekijöitä henkilöstöyksikön kiintiön lisäksi (kesätyöntekijöiden kokonaismäärä 90 henkilöä). Kuntouttavan työpajan henkilöt ovat aputöissä (ns. pitkän heinän alueiden niitot). Työkonepalvelujen kilpailutuksen mukaisesti kaikki valitut urakoitsijat ovat töissä.

7 kilpailutuksen antaman vertailun perusteella kilpailutetaan ryhmäkasvien sopimusviljely vuoden 2015 aikana (2+1+1 optiomallilla) Kilpailutus on siirretty vuoden 2016 alkuun. Logistiikkapalvelut Vastuuhenkilö: Juha-Matti Alanen uuden organisaation toiminnan sujuva käynnistäminen logististen toimintojen kehittämiseksi kartoitetaan kuljetuksien optimointiohjelmiston hankintaa, jolla pystytään kehittämään kuljetuksien optimointia ja hankintaa. aloitetaan valmistelut koulukuljetuksien hankintojen ja suunnittelun siirtämiseksi Koulukuljetukset siirtyvät logistiikkayksikölle viimeistään alkaen. Logistiikkayksikkö aloittaa koulukuljetuksien uudelleen kilpailutuksen valmistelut syksyllä Valmistelutyössä tullaan käyttämään käyttöönotettavaa optimointiohjelmistoa. aloitetaan kaupungin omistuksessa olevan ajoneuvokaluston kehittämisen ja hankintamallin luomisen tulevia kalustohankintoja varten. Organisaation henkilöstö on saman katon alla Muuntamontiellä. Kevään aikana on tarkasteltu yksikön toimintatavat ja käyty kehityskeskustelut. Kuljetusten optimointiohjelmiston hankinta etenee tietohallintopäällikön vetämä. Koulukuljetuksien hallinnoinnin ja siirron valmistelut on aloitettu varhaiskasvatus- ja koulutuspalveluiden kanssa. Siirron ajankohta tarkentuu syksyn aikana. Logistiikkayksikkö on mukana Lean kehityshankkeessa ajoneuvokaluston talous- ja ylläpitotiedon kehittämiseksi. Kehityskohteita on kartoitettu ja kehitystyö saatu aloitetuksi.