TEKNINEN KESKUS. Käyttösuunnitelmatavoitteet Hallinnon palvelut. Vastuuhenkilö: Hannele Portman

Transkriptio

1 TEKNINEN KESKUS Käyttösuunnitelmatavoitteet 2015 Hallinnon palvelut Vastuuhenkilö: Hannele Portman hallinnon prosessien uudistaminen eläköitymisen korvaamiseksi ajoneuvojen talousprosessin kehittäminen ja uudistaminen lean-hankkeena Pohjois-Karjalan Sotetuotantoalueen suunnitteluun osallistuminen kuntalain muutokseen liittyvien toimenpiteiden seuranta Hallinnon ja ajoneuvohallinnan prosessien kehittämiskohteina ovat teknisen keskuksen sisäisen laskutuksen vähentäminen, tuntipalkkakirjausten yksinkertaistaminen ja tarpeettoman tiedon tallennuksen poistaminen. Muutokset valmistellaan ajoneuvohallinnan lean-hankkeessa, joka käynnistyi joulukuussa ja valmistuu kesäkuussa. Ravintopalveluiden kustannuslaskennan uudistaminen on käynnistetty. Kehittämiseen tarvittava henkilöresurssi hallinnon vastuualueelle on järjestetty määräaikaisesti siivouspalveluiden vuorotteluvapaaseen liittyvien tehtävämuutosten avulla. Sote-uudistuksen maakunnallinen valmistelu käynnistyi kesällä Tekninen keskus osallistui Siun Sote -hankkeen valmisteluun tukipalveluiden osalta. Valmistelutyöryhmien väliraportti valmistui tammikuussa. Ehdotus Pohjois-Karjalan tuotantomallista valmistuu Tämän jälkeen ehdotus lähtee kuntiin lausunnoille ja päätettäväksi. Jos yhteinen tuotantomalli hyväksytään kunnissa, uuden organisaation valmistelu tapahtuu vuosina ja se aloittaa toimintansa vuoden 2017 alussa. Jos muutos etenee suunnitellusti, sillä on merkittäviä vaikutuksia teknisen keskuksen toimintaan ja organisointiin. Kuntalain muutoksen, joka rajoittaa kuntien toimintaa kilpailutilanteessa markkinoilla, siirtymäaika päättyi vuoden 2014 lopussa. Teknisessä keskuksessa on lakimuutoksen seurauksena luovuttu ulkoisesta myynnistä korjaamopalveluiden ja puusepänverstaan osalta. Kiinteistöpalvelut Vastuuhenkilö: Janne Korhonen kiinteistöpalveluiden uuden organisaation toiminnan käynnistäminen tilakeskukselta siirtyvien Kiinteistöpalveluiden uudistettu organisaatio aloitti huhtikuun alusta. Tilakeskukselta siirtyvät hankkeet on sisällytetty kiinteistöpalveluiden työohjelmaan ja hankkeiden valmistelu on aloitettu. Uusina työntekijöinä aloittivat talonhuoltoinsinööri ja

2 kunnossapitohankkeiden haltuunotto ja laadukas toteuttaminen tilakeskuksesta siirtynyt rakennuttajainsinööri. kiinteistöpalveluiden ydinprosessien määrittely ja kuvaaminen Kiinteistöpalveluiden ydinprosessien kuvaus on aloitettu, vastuutettu ja aikataulutettu. Sähköisen työpyyntöjärjestelmän käyttöönottoa on valmisteltu yhdessä tilakeskuksen kanssa. mobiili työnohjaus ja sähköinen työpyyntöjärjestelmä käyttöön kaikissa yksiköissä sisäilmakeskusteluiden käynnistäminen käyttäjäasiakkaiden kanssa henkilöstön osaamiseen ja työssä jaksamiseen vaikuttaminen kehityskeskusteluiden, työjärjestelyjen ja varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein Niittylahden ja Reijolan alueen kiinteistönhoidon ostopalvelutoiminnan käynnistäminen. Toteutetaan myöhemmin. Lähiesimiesten kehityskeskustelut ovat käynnissä. Reijola-Niittylahti alueen kiinteistöhoidon ostopalvelutoiminta käynnistyi vuoden alussa ja toiminta on vakiintunut suunnitellusti. Siivouspalvelut Vastuuhenkilö: Anneli Ruotsalainen uusien siivouskohteiden siivouspalvelutoiminnan käynnistäminen ja haltuunotto (Senioripiha, Noljakan päiväkoti, Yhteiskoulun lukio ja Syreenipiha) henkilöstön osaamiseen ja työssä jaksamiseen vaikutetaan ohjaustoiminnan, työjärjestelyjen ja varhaisen tuen mallin mukaisin toimenpitein Toteuma Senioripihan siivouspalvelutoiminnan käynnistäminen ja Siilaisen muuttoon liittyvät siivoukset Kotilahdessa onnistuivat hyvin. Siivoustoiminta on vakiintunut molemmissa kohteissa. Eläköityminen jatkuu vilkkaana, varhaisen tuen mallin mukaisia toimenpiteitä ja niihin liittyviä työjärjestelyjä tehdään jatkuvasti. Kolme uutta laitoshuoltajaa on valittu ja he aloittavat työnsä kevään aikana. Ohjaustoiminta jatketaan edelleen kahden ohjaavan laitoshuoltajan toimesta.

3 siivouksen ostopalvelujen kilpailutus kevään aikana vaikutetaan sisäilman laadun parantamiseen ohjaamalla tilojen käyttäjiä huolehtimaan tilojen siivottavuudesta työympäristössään siivouskohteissa olevien hankalien yläpölyjen poistokiertoa tihennetään vähintään kolmen vuoden välein tehtäväksi, tehdään yhteistyötä kiinteistöpalvelujen kanssa ja vuosittaisten määrärahojen puitteissa Reijola-Niittylahti alueen siivouksen ostopalvelutoiminta käynnistyi vuoden alussa, toiminta on vakiintunut. Siivouspalvelujen neljässä erässä tehtävä kilpailuttaminen on edennyt suunnitelman mukaisesti. Päätös on tehty ensimmäisestä (Marjala-Noljakka) hankinnasta ja sen sai Lassila & Tikanoja. Hankinnat saadaan päätökseen ennen kesälomia. Sopimuskausi alkaa kaikissa neljässä hankinnassa Tilojen käyttäjien ohjaaminen siivottavuuden parantamiseen etenee verkkaisesti, työ jatkuu resurssien puitteissa. Hankalien yläpölyjen poistoon tälle vuodelle on tehty suunnitelma yhteistyössä kiinteistöpalvelujen kanssa. Alkuvuodesta tehtiin yksi liikuntasali ja loppuvuonna tehdään hankalien pölyjen poistoa kuudessa koulukohteessa. Työ tehdään pääsääntöisesti lomien aikana. Ravintopalvelut Vastuuhenkilö: Pirjo Mäkinen uusien avattavien yksiköiden ja toimitusten sekä muuttuvan toiminnan hallittu käynnistäminen: Hopearanta, Senioripiha, Sireenipiha, Niinivaaran päiväkoti, Kaislakadun päiväkoti ja Noljakan päiväkoti sekä Kotilahden ja Siilaisen toiminnan muutokset Siilaisen keittiöhankkeen edetessä keittiön suunnittelu sekä valmistuskeittiöiden ja niihin liittyvien palvelukeittiöiden uuden toiminnan suunnittelu henkilöstön yhteistyöllä, sisältäen hallinnon ja esimiestehtävien sekä kustannusseurannan Niinivaaran ja Kaisalakadun päiväkodit toimivat suunnitellusti. Hopearannan palveluasumisyksikön ruokatoimitusten käynnistys on onnistunut hyvin Enon terveysaseman keittiöstä. Maaliskuussa 2015 on Senioripiha avattu ja henkilökunta siirtynyt muista yksiköistä onnistuneesti, kalusteita vielä puuttuu. Siilaisen keittiö on suljettu ja henkilöstö siirtynyt uusiin toimipaikkoihin, kalusteet on siirretty, mutta koneiden siirto on vielä kesken. Kotilahden lisääntynyt tuotanto on käynnistetty. Kotipalveluateriat keskustan alueelle lähtevät nyt suurimmaksi osaksi Kotilahdesta, joka tuottaa haasteita. Siilaisen hankkeeseen liittyvät palvelukeittiökartoitukset on tehty ja kalustamissuunnitelma tehdään yhdessä Tilakeskuksen kanssa. Siilaisen keittiön tila- ja prosessisuunnittelua tehdään henkilöstöryhmissä. Hallinnon uudistusta on aloitettu mahdollisuuksien kartoituksella toimistotiimissä. Muuttojen ja käynnistysten vuoksi koulutusta on sijoitettu ensi syksyyn.

4 kehittämisen henkilöstön koulutuksen jatkaminen uuteen tuotantomenetelmään, kun Siilaisen keittiöhanke etenee. Kuntatekniikan palvelut Varikko Vastuuhenkilö: Vesa Eronen panostetaan hyvään ja nopeaan palveluun kehitetään materiaalin kierrätystä ja lajittelua sekä poistettavan kaluston myynti- ja hävitystoimintoja Kone- ja autohuoltoja on tehty asiakkaiden aikataulutoiveet huomioon ottaen. Materiaalia on kierrätetty ja lajiteltu hallintokuntien ja toimijoiden kanssa yhteistyössä. Nettihuutokaupan palveluja on käytetty kalustonpoisto toiminnoissa. Rakentaminen Vastuuhenkilö: Ilkka Ratilainen uudisrakennuskohteet aikataulutetaan siten, että tonttien luovutus toteutuu suunnitellusti saneerauskohteissa huomioidaan ympäristölle aiheutuvat vaikutukset mahdollisimman hyvin, ja toteutetaan kohteet kokonaisuutena mahdollisimman pienin haittavaikutuksin työkohteet toteutetaan laadukkaasti Kohteiden tavoitearviot tehdään tarkasti ja toteutetaan taloudellisesti turvallisuudesta ja laadusta tinkimättä. Olosuhteiden tai kustannusten muuttuessa reagoidaan nopeasti. Käynnissä olevien kohteiden tonttien luovutus tulee tapahtumaan suunnitellusti Ei saneerauskohteita käynnissä tällä erää Ei havaittuja laatupoikkeamia Tavoitearvioissa on pysytty toistaiseksi. Utranrannan työmaalla erittäin vaikeiden olosuhteiden vuoksi aikataulua on väljennetty antamalla yksi työ urakkakohteeksi (Takalinja)

5 Aikataulut tehdään realistisiksi ja mitoitetaan resurssit kokonaisuutena oikein sekä reagoidaan tarpeen mukaan kohteiden toteutusten aikana. Maastomittaus ja pohjatutkimus Vastuuhenkilö: Rauno Vainikainen tehdään kaupunkirakenneyksikön antamat tilaustyöt vuosisopimuksen mukaisesti tehdään ulkopuolisten tilaajien työt heidän kanssaan tehtyjen sopimusten mukaisesti kehitetään yksikön toimintaa sille laaditun pitkän tähtäimen kehityssuunnitelman mukaisesti suoritetaan kaikki uuteen valtakunnalliseen N2000 korkeusjärjestelmään siirtymisen edellyttämät tarkistusmittaukset. Tehty krakin tilaamia töitä vuosisopimuksen mukaisesti Näyttötoimintaan on neuvoteltu hinnankorotukset ja töitä tehty uusilla hinnoilla alkaen Kehityssuunnitelmaa on aloitettu toteuttaa, ensimmäisenä isona asiana muutto Salpakadulle N2000 korkeusjärjestelmään siirtyminen aloitettu krakin toimesta kilpailuttamalla hanke Hilma-portaalissa Metsien ja katujen hoito Vastuuhenkilö: Petri Ratilainen pääpaino taajamametsien hoidossa on Mutalan, Tuupovaaran, Koveron ja Enon suunnilla kustannustehokkaiden toimintatapojen kehittäminen siten, että asunympäristön viihtyisyys sekä luonnon monimuotoisuus ei siitä kärsi. tiedottamisen ja asukasyhteistyön parantaminen sekä taajamametsän hoidon laadun kehittäminen yhteistyössä tilaajan kanssa panostetaan tehokkaiden ja Hoitoalueet on suunniteltu yhteistyössä krakin kanssa. Taajamaalueiden yhteispinta-ala on 62,5 ha ja työt aloitetaan heinäelokuun vaihteessa. Koneelliset hoitohakkuut toteutetaan siten, että hoitoalat ovat pinta-alaltaan aiempaa suuremmat ja näin ollen tilauksen puumäärät kertyvät nopeammin. Toimintamalli vapauttaa henkilöresursseja kaupunkialueen vaativiin puunpoistoihin. Jotta luonnon monimuotoisuus ei kärsisi, hakkuut toteutetaan pääsääntöisesti talviaikana ja eläinten pesintäaikana taajamahakkuita vältetään. Mutalan, Tuupovaaran, Koveron ja Enon hoitoalueilla laajennetaan tiedotteiden jakelua. Tiedottamista tehostetaan taajamissa ottamalla yhteyttä kylä- ja asukasyhdistyksiin. Hoitamisesta kerrotaan myös mm. Joensuun uutiset lehden ja kaupungin nettisivujen kautta.

6 taloudellisten työ- ja toimintamenetelmien kehittämiseen siten, että työkohtaisessa tehtäväluettelossa määritelty hoitotaso ei laske yksikön sisäisten seurantajärjestelmien kehittämistä siten, että kerran kirjattua tietoa ei tarvitse kirjata useampaan kertaan vaan jatkossa eri järjestelmät osaavat hyödyntää yhtä kirjauskertaa jatketaan yhteistyössä eri kuntatekniikan yksiköiden kanssa toimintamenetelmien ja tapojen yhteensovittamista ja kehittämistä Lumenajoa on vähennetty merkittävästi. Vain pakollisilta alueilta on lunta ajettu esim. parkkipaikat, risteysalueet ja katutilassa lumelle ei ole ollut riittävästi tilaa. Yksikkö on mukana ajoneuvojen kustannus- ja tiedonhallinnan kehittämishankkeessa. Menossa on selvitysvaihe. Tavoitteena on tarpeellisen seurantatiedon tuottaminen ja kustannustiedon hallinta sekä tiedonkulun parantaminen. Mittausyksikön muutto Salpakadun varikolle tuo synergiaetuja esim. kuntatekniikan rakentamistoimintaan. Yhteistyötä on jatkettu eri yksiköiden kanssa siten, että metsurit ovat pimeän aikana tehneet leikkipaikoilla lumitöitä. Katujen aurauksen yhteydessä koneet ovat tehneet puistojen vastuulle kuuluvia kohteita ja henkilöstö on osallistunut akuuttikorjaamon toimintaan suorittamalla kaluston huolto- ja korjaustoimenpiteitä. Puistojen hoito Vastuuhenkilö: Hannu H Holopainen puistojenhoitoyksikkö sopeuttaa toimintaansa rakennemuutosohjelman ja kaupunkirakenneyksikön tilauksen mukaisesti kustannustehokkaasti ja hoitoluokituksen mukaisesti yksikkö tiivistää yhteistyötä katujenhoitoyksikön kanssa mm. investointi- ja kunnostuskohteiden toteuttamisessa, kaluston yhteiskäytössä sekä työvoiman joustavassa yhteiskäytössä puistojenhoitoyksikkö pyrkii käyttämään mahdollisuuksien mukaan työllistämisyksikön osoittamia tukityöllistettyjä, kesätyöntekijöitä ja kuntouttavan työtoiminnan työntekijöitä Kevät- ja syyssiivousohjelmaa tiivistetään ja urakoitsijoiden osuutta karsitaan. Kuntouttavan työtoiminnan henkilöitä käytetään aputyövoimana. Investointiohjelman toteutus jaettu katujenhoitoyksikön kanssa. Talvityökoneiden käytössä tehty yhteistyötä. Puistojenhoitoyksikön työntekijä on ollut katujenhoidossa talven ajan. Puistojenhoitoon haastateltu ja valittu kymmenen tukityöllistettyä ajalle Kesätyöohjeman mukaan yksikkö saa vähintään 60 kesätyöntekijää. urakointipalvelujen käyttöä

7 tehostetaan hankintatoimen kilpailutuksen antaman vertailun perusteella kilpailutetaan ryhmäkasvien sopimusviljely vuoden 2015 aikana (2+1+1 optiomallilla) Urakoitsijat valittu kilpailutuksen perusteella Ryhmäkasvien sopimusviljelyn kilpailutus käynnissä Logistiikkapalvelut Vastuuhenkilö: Juha-Matti Alanen uuden organisaation toiminnan sujuva käynnistäminen logististen toimintojen kehittämiseksi kartoitetaan kuljetuksien optimointiohjelmiston hankintaa, jolla pystytään kehittämään kuljetuksien optimointia ja hankintaa. aloitetaan valmistelut koulukuljetuksien hankintojen ja suunnittelun siirtämiseksi Koulukuljetukset siirtyvät logistiikkayksikölle viimeistään alkaen. Logistiikkayksikkö aloittaa koulukuljetuksien uudelleen kilpailutuksen valmistelut syksyllä Valmistelutyössä tullaan käyttämään käyttöönotettavaa optimointiohjelmistoa. Matkojenyhdistelykeskus aloitti toimintansa joulukuussa Muuntamontiellä ja sen toiminta on saatu käynnistettyä sujuvasti. Sisäinen posti muutti maaliskuun lopussa Salpakadulta Muuntamontielle, jonka seurauksena logistiikkayksikön toiminnot ovat jatkossa yhden katon alla. Kuljetusten optimoinnin monipuolisiin haasteisiin soveltuva ohjelmisto on löydetty ja optimointiohjelmiston hankinta etenee tietohallintopäällikön vetämä. Logistiikkayksikkö on mukana Lean kehityshankkeessa ajoneuvokaluston talous- ja ylläpitotiedon kehittämiseksi. Ajoneuvokaluston hankintojen ja hallinnoinnin kehittämiseksi on luotu yhteistyötapoja varikon korjaamon kanssa, joka tuottaa jatkossa parempaa tietoa kalustoinvestointien tarpeista ja ajankohdista. aloitetaan kaupungin omistuksessa olevan ajoneuvokaluston kehittämisen ja hankintamallin luomisen tulevia kalustohankintoja varten.