Rakentaja näyttelyn yleisö- ja näytteilleasettajatyytyväisyyden tutkiminen. Projektisuunnitelma

Transkriptio

1 Rakentaja näyttelyn yleisö- ja näytteilleasettajatyytyväisyyden tutkiminen Projektisuunnitelma Sanna Heinilä Tampereen ammattikorkeakoulu

2 Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 2 (12) Sisällysluettelo: MÄÄRITTELYT... 3 JOHDANTO... 3 PROJEKTIN TAVOITTEET... 3 Tulos... 3 Aika... 3 Talous... 4 PROJEKTIN RAJAUS... 4 PROJEKTIORGANISAATIO... 4 PROJEKTIRYHMÄ... 4 OHJAUSRYHMÄ... 5 YHTEYSTIEDOT... 5 TOTEUTUSSUUNNITELMA... 5 TOTEUTUSVAIHEET... 5 TEHTÄVÄLUETTELOT MÄÄRÄAJOIN... 6 TOIMINTASUUNNITELMA... 7 RISKIEN HALLINTA... 8 BUDJETTI PROJEKTIBUDJETTI KUSTANNUSSEURANTA OHJAUSSUUNNITELMA KOKOUSSUUNNITELMA TIEDOTTAMINEN VALVONTA JA RAPORTOINTI Ulkoinen valvonta Raportointi Apumateriaalit... 12

3 Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 3 (12) Määrittelyt Johdanto Tämä projektisuunnitelma kuvaa Rakentaja näyttelyn yleisö- ja näytteilleasettajatyytyväisyyden tutkimisprojektin suunnittelua, organisointia, toteuttamista ja valvontaa. Projektin suorittavat kolme projektiosaamiseen erikoistunutta opiskelijaa osana koulun järjestämää projektikoulutusta. Opiskelijat suorittavat toimeksiannon virallisena projektina asiakkaalleen eli projektinasettajalle, sekä raportoivat projektin kulusta ja sen onnistumisesta myös opponoiville kurssiopiskelijoille ja projektikoulutuksen lehtorille. Rakentaja näyttely on rakentajille suunnattu rakentamisen, saneeraamisen ja sisustamisen näyttely. Tapahtuma järjestetään Tampereen ammattikorkeakoululla Näyttelyn järjestää Puusuutarit ry, joka koostuu TAMKin rakennusosaston 3. ja 4. vuosikurssin opiskelijoista. Näyttely järjestetään tänä vuonna 39. kerran, ja näyttelyn teemana on tällä kertaa "ammattilainen apunasi". Projektin tavoitteet Projektin tavoitteet on sovittu asettajan kanssa. Tavoitteisiin on tiivistetty ne asettajan tarpeista johdetut teemat, jotka asettaja itse kokee tärkeimmiksi, ja jotka parhaiten palvelevat asettajan omaa tapahtumaa. Tulos Aika a. Toteutettu palautekysely kerää sopivalla tavalla keskeiset tiedot näyttely-yleisön tyytyväisyydestä. Nämä tiedot ovat koottuna, analysoituna ja raportoituna asettajalla yhdessä sovittuun määräaikaan mennessä. b. Toisen toteutettavan palautekyselyn kautta kerätään, kootaan, analysoidaan ja raportoidaan keskeiset tiedot näytteilleasettajien tyytyväisyydestä. c. Asettajalle luovutettavassa raportissa on myös vertailua tämän vuoden ja viime vuonna näyttelystä saadun palautteen välillä, siltä osin kuin tämä vertailu on ollut mahdollista suorittaa. a. Asettaja saa näyttely-yleisöä ja näytteilleasettajia koskevan tyytyväisyystutkimuksen raportin Asettaja voi näin käyttää raporttia apunaan näyttelyn purkupalaverissa, joka pidetään näyttelyn järjestäjien kesken.

4 Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 4 (12) Talous a. Projektin hallinnoijat vastaavat projektin budjetista asettajan määräämän nettobudjetin mukaan. Kustannukset pidetään niin pieninä kuin ne tulostavoitteiden toteutumisen kanssa ovat mahdollista olla. Projektin rajaus Tämä projektisuunnitelma kuvaa vain Rakentaja näyttelyn yleisö- ja asettajatyytyväisyyden tutkimisprojektin toteuttamista. Tämän projektin suorittajat ovat vastuullisia ainoastaan tämän osuuden toteuttamisesta. Projektisuunnitelma ei ota kantaa tai esittele muita Rakentaja-näyttelyyn kuuluvia vastuualueita. Projektiin liittyvät mahdolliset kopiointitehtävät järjestää asettaja. Muista mahdollisista toimistotarviketarpeista projektin tiedottaja on yhteydessä projektin asettajaan aina ennen niiden hankintaa. Tämän projektin hallinnoijat huolehtivat siitä, että varat, jotka saadaan tämän projektin toteuttamiseen, käytetään asiallisesti tavoitteiden saavuttamiseen. Muutoin tämä projektisuunnitelma ei esittele, vastaa tai ota kantaa koko näyttelyn budjettiin. Palkinnon hankkimisen arvontaan hoitaa asettaja. Tämän projektin hallinnoijat eivät vaikuta palkinnon valintaan eivätkä ole vastuussa palkinnosta. Sen sijaan arvonnan järjestäminen, sen markkinointi ja toteuttaminen ovat kokonaisuudessaan tämän projektin hallinnoijien vastuulla. Projektiorganisaatio Projektiryhmä Jokaisella tiimin jäsenellä on toimenkuva. Projektiryhmä on:. Projektipäällikkö. juha-matti.viitala@cs.tamk.fi, Sanna Heinilä. Yleisötyytyväisyysvastaava. sanna.heinilä@cs.tamk.fi, Näytteilleasettajatyytyväisyysvastaava. tuukka.rantamäki@cs.tamk.fi,

5 Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 5 (12) Ohjausryhmä Ohjausryhmä muodostuu Rakentaja-näyttelyn ja Tampereen ammattikorkeakoulun edustajista: Tero Aho. Näyttelynjohtaja. tero.aho@ce.tpu.fi, Kai Hintsanen. Lehtori. kai.hintsanen@tamk.fi Projektin esittelijänä ohjausryhmälle toimii projektipäällikkö. Yhteystiedot Projektin yhteyshenkilönä toimii projektin tiedottaja. Hän vastaa ensisijaisesti kaikkiin yhteydenottoihin ja toimii tiedon välittäjänä projektin ja sen ympäristön välillä. Hän toimii tiedon välittäjänä ohjausryhmään. Tesomajärvenkatu 22 H TAMPERE juha-matti.viitala@cs.tamk.fi Toteutussuunnitelma Toteutusvaiheet Projekti on ositettu sen jäsentämisen helpottamiseksi neljään ajallisesti rajattuun toteutusvaiheeseen: Valmistelu Keskeiset alueet: projektista sopiminen asettajan kanssa, näyttelyyn perehtyminen, yleisötyytyväisyyden mittaamisen suunnittelu ja lomakkeen laatiminen, näytteilleasettajatyytyväisyyden mittaamisen suunnittelu ja lomakkeen laatiminen, arvonnan suunnittelu, ensimmäisiin lomakevedoksiin ehdotettujen muutosten tekeminen, näyttelyn aikaisten töiden suunnittelu, statusraportointi opponoinnille, materiaalien hankkiminen.

6 Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 6 (12) Rakentaja-näyttely Keskeiset alueet: suunniteltujen järjestelyiden toteuttaminen, palautelomakkeiden täyttämiseen kannustaminen, palautteen antamisen mahdollisuuden markkinointi, positiivisen asenteen merkitys, yleisön opastus lomakkeissa/ näyttelyssä; siinä määrin kuin mahdollista. Tutkimustulosten analysointi ja raportin laatiminen Keskeiset alueet: tiedon kokoaminen ja järjestely, tiedon analysointi, raportin kirjoittaminen, raportin luovuttaminen asettajalle. Projektin purku Keskeiset alueet: projektin onnistumisen arviointi, keskeisenä arvioinnin kohteena: tavoitteissa onnistuminen ja asettajan saama lisäarvo projektista, asettajan palaute, projektiryhmän jäsenten oppiminen, loppuraportointi opponoinnille, projektin onnistumisen arviointi (Kai Hintsanen). Tehtäväluettelot määräajoin TEHTÄVÄ VASTUUHLÖ TEHTÄVÄ VALMIS Koko projektin aikaiset Sisäinen ja ulkoinen tiedotus Juha-Matti Raportointi Juha-Matti Projektisuunnitelman ylläpito Juha-Matti Kokousvalmistelut, kutsuminen Juha-Matti Projektin budjetti ja kustannusseuranta Juha-Matti Kontaktit asettajan kanssa Juha-Matti Valmistelu Yleisötyytyväisyyden mittaamisen suun. Sanna Yleisötyytyväisyyden lomakkeen laatiminen Sanna eka 13.2., toinen Näytteilleasettajatyytyväisyyden mittaamisen suun. Tuukka Näytteilleasettajatyytyväisyyden lomakkeen laatiminen Tuukka eka 13.2., toinen Lomakkeiden tarkastuttaminen (asiantuntija M. Grönvall) Juha-Matti Arvonnan järjestämisen suunnittelu Juha-Matti Työaikataulujen laatiminen näyttelyjen ajaksi Juha-Matti Näyttely Yleisötyytyväisyyden mittaamisen onnistuminen Sanna 5.3. Näytteilleasettajatyytyväisyyden mittaamisen onnistumin. Tuukka 5.3. Yleisön opastus ja positiivinen asenne Tiimi 5.3. Palautepisteen järjestys ja siisteys Tiimi 5.3. Raportin laatiminen Yleisöpalautteen koostaminen Sanna Näytteilleasettajapalautteen koostaminen Tuukka SPSS-ohjelman käyttäminen projektissa Juha-Matti Yhteenveto ja vertailu aiempaan vuoteen Juha-Matti 23.3.

7 Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 7 (12) Palauteraportin tarkastaminen ja hyväksyminen Tiimi Raportin tarkastuttaminen (asiantuntija M. Grönvall) Juha-Matti Palauteraportin toimittaminen asettajalle Juha-Matti Projektin purku Asettajan palautteen vastaanottaminen Juha-Matti Tiimin keskeisen projektin arviointikokouksen järj. Juha-Matti Loppuraportin laatiminen Tiimi Projektin onnistumisen arviointiesitys opponoinnille Tiimi Toimintasuunnitelma Tämä toimintasuunnitelma kuvaa tehtäviä ja järjestelyjä Rakentaja näyttelyn aikana Torstai klo Projektiryhmä tapaa Tamkin aulassa asettajan ja sopii tämän kanssa käytännön järjestelyistä. Asettaja esittelee näyttelyn tilat, jakaa näyttelypaidat sekä luovuttaa projektiryhmälle hankkimansa tarvikkeet. klo Projektiryhmä valmistelee palautepisteet: viisi kylmää pistettä ja pääpalautepisteen. Kylmille pisteille jaetaan lomakkeet valmiiksi. Pääpalautepiste sijoitetaan näyttelyn keskeiselle paikalle. Pääpalautepisteellä on koko ajan palautehenkilö, lomakkeita ja kyniä. Iltapäivän jälkeen palautepisteet ovat täysin valmiita näyttelyyn. Torstaille Sanna ottaa sakset ja valmistamansa ohjekyltit palautepisteille. Tuukka varmistaa pöydän. Perjantai klo Projektiryhmä kokoontuu Tamkiin. klo Sanna vastaa palautepisteestä. Juha-Matti ja Tuukka jakavat palautelomakkeita. klo Ruokailut liukuvasti siten, että aina joku on palautepisteellä. klo Juha-Matti vastaa palautepisteestä. Sanna ja Tuukka jakavat palautelomakkeita. klo Kahvit liukuvasti. klo Näyttely sulkeutuu. Palautepiste sulkeutuu. Projektitiimin palaveri: miten kokonaisuudessaan meni, tarvitaanko muutostoimenpiteitä järjestelyihin.

8 Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 8 (12) Lauantai klo Projektiryhmä kokoontuu Tamkiin. Kylmien pisteiden kunto tarkastetaan. klo Sanna vastaa palautepisteestä. Juha-Matti ja Tuukka jakavat palautelomakkeita. klo Ruokailut liukuvasti siten, että aina joku on palautepisteellä. klo Juha-Matti vastaa palautepisteestä. Tuukka lähtee jakamaan näytteilleasettajalomakkeita. Tuukka jakaa lomakkeet vauhdilla 1 minuutti/näytteilleasettaja, jolloin hän on valmis klo huomioiden kahvitauko. klo Kahvit liukuvasti. klo Näyttely sulkeutuu. Palautepiste sulkeutuu. Projektitiimin palaveri: miten kokonaisuudessaan meni, tarvitaanko muutostoimenpiteitä järjestelyihin. Sunnuntai klo Projektiryhmä kokoontuu Tamkiin. Kylmien pisteiden kunto tarkastetaan. klo Sanna vastaa palautepisteestä. Tuukka lähtee keräämään näytteilleasettajalomakkeita. klo Ruokailut liukuvasti siten, että aina joku on palautepisteellä. klo Juha-Matti vastaa palautepisteestä. Tuukka lähtee toisen kerran keräämään näytteilleasettajalomakkeita. klo Kahvit liukuvasti. klo Näyttely sulkeutuu. Palautepiste sulkeutuu. Kylmät pisteet ja pääpalautepiste korjataan pois. Kaikki lomakkeet kerätään. Tarvikkeet viedään Puusuutareille. Riskien hallinta Seuraavassa on esitetty sellaiset projektiin liittyvät riskit, joissa sekä merkitys että todennäköisyys ovat vähäpätöistä suuremmat. Riskien esittelyn lisäksi on kirjattu ne toimenpiteet, joilla riskejä pyritään minimoimaan. Tutkimuslomakkeiden toimivuus (kiinnostavuus; visuaalinen ilme, kysymykset, pituus; miten saadaan kaikki tärkeät kysymykset tiiviisti). Riskiä hallitaan perehtymällä näyttelyyn, keskustelemalla asettajan kanssa tärkeimmistä palautealueista, tarkastuttamalla lomake asettajalla, koeryhmällä sekä asiantuntijalla ennen näyttelyä.

9 Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 9 (12) Väärinkäsitykset tai muut sekaannukset projektinasettajan kanssa. Riskiä hallitaan rajaamalla projektin tavoitteet mahdollisimman tarkasti asettajan kanssa, laatimalla mahdollisimman yksiselitteinen sopimus toimeksiannosta sekä pitämällä kokouksia asettajan kanssa. Myöhästyminen. Projektin aikataulu on tiukka. Kiirettä hallitaan laatimalla heti projektin aluksi koko projektia kattava aikataulu, josta pidetään kiinni. Aikataulua suunniteltaessa on huomioitu normaalit rajoitteet. Aikataulu on hyväksytty ja siihen on sitouduttu. Aikataulussa pysymistä tarkkaillaan koko ajan. Näyttely-yleisön yhteistyöinnokkuus. Riskiä siitä, että näyttely-yleisö ei ole kovin innokas antamaan palautetta hallitaan kannustamalla yleisöä palautteen antoon. Tämä toteutetaan näkyvyydellä, palkinnolla ja positiivisella asenteella. Asettaja on kuitenkin varoittanut liiasta tuputtamisesta. Ongelmat näyttelyn aikana. Näyttelyn aikana voi ilmetä yllättäviä ongelmia. Palautelomakkeisiin liittyvät riskit pyritään minimoimaan testaamalla lomakkeita etukäteen. Materiaaleja hankitaan riittävästi. Tiedonkäsittelyriskit (täytettyjen lomakkeiden hukkuminen, ongelmat tietokoneen kanssa). Lomakkeet palautetaan täytön jälkeen heti kerääjälle tai laatikkoon. Tietokoneella aineistoa käsiteltäessä ovat tiedot aina turvassa myös varmuuskopioina. Projektiryhmällä on kontakteja tietokoneen käytön tukeen. Riski tiedon hukkumisesta tietokonekäsittely vaiheessa on siis kokonaan vältetty. Ajankäyttöongelmat projektiryhmän kesken. Projektin nopea läpivienti edellyttää projektiryhmältä joustamista koulussa ja harrastuksissa. Tähän on kuitenkin sitouduttu. Kokousaikataulut on laadittu mahdollisimman hyvin koko projektin ajalle, sen tähden että yhteisen ajan löytyminen olisi varmistettu. Erimielisyydet projektiryhmän sisällä. Projektin osilla on omat vastuuhenkilönsä. Projektiin liittyvistä suurista asioista keskustellaan kuitenkin aina ryhmänä yhdessä. Päätökset pyritään muodostamaan yhteisesti. Erimielisyyksissä pyritään kartoittamaan kaikki ratkaisumahdollisuudet ja sen jälkeen vastuuhenkilön johdolla päättämään asia. Näytteilleasettajien vastausaktiivisuus. Näytteilleasettajille ei ole luvassa muita etuja kuin se, että he saavat mahdollisuuden edelleen kehittää näyttelyä. Palautelomaketta markkinoidaankin juuri tästä näkökulmasta. Sairastumiset. Projektiryhmän jäsenten työpanos on tärkeä onnistumisen kannalta. Jos projektiryhmän jäsen sairastuu, pyrkivät muut jäsenet korvaamaan hänen työnsä jokaisessa vaiheessa. Mikäli tämä ei riitä, pyydetään apua ulkopuolelta.

10 Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 10 (12) Budjetti Projektibudjetti Artikkeli Määrä Yksikkö /yks. Yhteensä Näytteilleasettaja-lomake 200 kpl 0,14 27,00 Yleisötyytyväisyys-lomake 800 kpl 0,10 78,00 Kuulakärkikynä 90 kpl 0,13 11,70 Postilaatikko 5 kpl 2,30 11,50 Leveä läpinäkyvä teippi 1 rulla 1,70 1,70 Arpajaispalkinto 1 kpl 114,00 114,00 Näyttely-paidat 3 kpl 8,00 24,00 Ruokailut 9 kpl 2,20 19,80 Palkkiot 3 kpl 100,00 300,00 YHTEENSÄ 587,70 Kustannusseuranta vastaa projektin kustannusseurannasta. Kaikki hankinnat projektiin liittyen tehdään hänen kauttaan. Ennen jokaista hankintaa Viitala pyytää luvan ko. hankintaan Rakentaja 2006 näyttelyn talouspäällikkö Risto Roposelta. Projektin laskutusosoite on: Puusuutarit ry PL Tampere Ohjaussuunnitelma Kokoussuunnitelma Kokouksia pidetään joko projektiryhmän kesken (Tiimi), projektiryhmän ja projektin asettajan kesken (Asettaja), projektiryhmän ja asiantuntijan kesken (Asiantuntija) tai projektiryhmän ja opponoinnin kesken (Opponointi).

11 Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 11 (12) AIKA PAIKKA TEEMAT Tiimi klo 8.15 Tamk, kahvila Kick-off, valmiudet, resurssit Asettaja klo 9.00 Tamk, kahvila Toimeksianto, tavoitteet Tiimi 2.2. klo Tuukalla Projektisuunnitelma_01, roolit Opponointi 6.2. klo B5-31 Status, projektisuunnitelman esittely ja palaute Tiimi klo Tuukalla Lomakkeet, arvonta Tiimi klo Tuukalla Lomakkeet Asettaja klo 9.30 Tamk, kahvila Lomakkeet_01, sopimus, vaatteet, palkinto, status Asiantuntija klo Tamk Opponointi klo B5-20 Lomakkeiden tekninen palaute, otoskoot Status Tiimi klo Tamk Lomakkeet valmiit Tiimi 1.3. klo Tuukalla Kaikki kunnossa -kokous Asettaja 2.3. klo Tamk Tilajärjestelyt, käytännön asiat NÄYTTELY Tamk Palautteen kerääminen, päivystys, positiivisuus Opponointi klo 9.00 B5-31 Status, miten meni näyttely Tiimi klo Tesoma Raportti Tiimi klo Tesoma Raportti Tiimi klo Tesoma Raportti Tiimi klo Tuukalla Asettajalle palautettavan raportin hyväksyminen Asiantuntija Raportin tarkastuttaminen Asettaja Palaute asettajalle Opponointi 4.4. klo 9.00 Status Tiimi 6.4. klo Tuukalla Loppuraportin laatiminen Opponointi klo 9.00 Loppuraportin luovutus, itsearviointi, auditointi

12 Sanna Heinilä PROJEKTISUUNNITELMA 12 (12) Tiedottaminen Tiedottaminen projektiryhmän sisällä, tiedottaminen asettajalle sekä tiedottaminen valvonnalle tapahtuu sähköpostitse. Kiireellisissä ja nopeissa kontakteissa tiedottaminen tapahtuu puhelimitse. Tiedottajana toimii. Valvonta ja raportointi Ulkoinen valvonta Raportointi Apumateriaalit Koska projektin toteuttaminen on osa Tampereen ammattikorkeakoulun koulutusta, valvotaan sitä koulusta käsin. Valvojana toimii lehtori Kai Hintsanen. Hän valvoo projektia suullisten statusraporttien ja projektisuunnitelman kautta. Koska projektin suorittaminen on myös osa opintoja ja oppimista, on valvonta luonteeltaan erityisesti ohjaavaa ja neuvovaa. Projektia raportoidaan tämän projektisuunnitelman muodossa projektin aikana. Projektin purkuvaiheessa projektista laaditaan loppuraportti. Nämä raportit ovat projektiryhmän, asettajan, valvonnan ja opponoinnin käytössä. Raportoinnista vastaa. Apumateriaaleihin on koottu projektiin liittyvät aineistoviitteet ja kontaktit. Materiaalit: Rakentaja 2006 näyttelyn sivut: Vuoden 2005 kyselytulokset Rakentaja mainoslehti Tilastollinen tutkimus, Edita Prima Oy 2004 Kontaktit: Lehtori Mira Grönvall: Lehtori Kirsi Tanner: Näyttelyn talouspäällikkö: Risto Roponen: Ohjelmat: SPSS