Projektinhallinta TARJA NISKANEN LÄHTEENÄ MM. KEHITTÄJÄN KARTTAKIRJA

Transkriptio

1 Projektinhallinta TARJA NISKANEN LÄHTEENÄ MM. KEHITTÄJÄN KARTTAKIRJA

2 PROJEKTITOIMINNAN ONGELMIA Kaikkea mahdollista nimitetään projekteiksi Projekti annetaan henkilöille muiden töiden ohella Ei osata käyttää projektin ohjauksen menetelmiä Suunnitelmallisuus ja valvonta puuttuu Ei ole projektiohjeistoa ja kukin toimii miten parhaaksi näkee Asenteet: ei minun työtäni voi aikatauluttaa Johto ei tunne projektien tilannetta ja henkilöstön kuormitusta Projektin aloitus ja lopetus lipsuvia Osaavien tai halukkaiden projektipäälliköiden puute

3 Projekti vai hanke Hanke on selkeästi asetettuihin tavoitteisiin pyrkivä ja ajallisesti kertaluonteinen tehtäväkokonaisuus (kehittämishanke, investointihanke, esiselvityshanke) Projekti on kestoltaan rajallinen, ainutkertainen ja muusta erillään oleva toiminto, jonka tarkoituksena on resursseja ohjailemalla saavuttaa tietty päämäärä (kehitysprojekti, tutkimus- ja selvitysprojekti tai toteutusprojekti)

4 Projektityyppejä Liiketoiminnan/yrityksen kehittämisprojekti Elinkeinojen kehittämishanke Organisaation kehittämisprojekti Investointiprojekti/hanke Tiedonvälityshanke Koulutusprojekti Asiakasprojekti Yleishyödyllinen kehittämishanke Markkinointiprojekti

5 Hyvän projektin tunnusmerkkejä Ainutkertaisuus (alkamis- ja päättymispäivä) Tarveperusteisuus/ongelmalähtöisyys Tavoitteellisuus (realistinen) Suunnitelmallisuus Yhteistyö- ja verkostoituminen Osallistuminen (sitoutuminen tavoitteisiin) Pelisäännöt Johtajuus Ketteryys

6 Projektin elinkaari Esiselvitys Valmisteluvaihe+ Projektin toteutus & valvonta Lopetusvaihe

7 Malli tehokkaasta liiketoiminnan kehitysprojektin toteuttamisesta Viestintä Motivointi ja osallistaminen Koulutus ja muutosten toteutus Projektin suunnittelu ja organisointi Projektin ohjaus ja seuranta TAHTO KYKY MAHDOLLISUUS KURINALAISUUS Visio ja tavoitteet Päättäminen ja muutosten vakiinnuttaminen Arviointi Keskeiset roolit ja johdon tuki Muutostarve ja analysointi

8 Yleinen nelivaiheinen malli ESISELVITYS SUUNNITTELU TOTEUTUS PÄÄTTÄMINEN Muutostarpeen tunnistaminen ja viestintä Nykytilan analysointi Käytettävissä olevien resurssien arviointi Projektin myyminen avainhenkilöille Johdon tuen varmistaminen Projektiorganisaation määrittely Vision ja tavoitteiden määrittely Tehtävien määrittely Resurssien osoittaminen Aikataulutus Projektitiimin muodostus Suunnitelmien viestintä Henkilöstön valmennus kehitysprojektin toteutukseen Osallistumisen varmistaminen Ihmisten motivointi Muutokset tarvittavissa järjestelmissä Edistymisen seuranta Toiminnan ohjaus ja koordinointi Koulutus projektin sisältöön liittyvistä aiheista Muutosten viestintä Muutosten vakiinnuttaminen Vastuiden siirto linjaorganisaatiolle Seurannan varmistaminen Projektin päättäminen Projektin arviointi Tulosten viestintä Henkilöstön palkitseminen Palaute

9 Missä olet - muutostarve Projektin on perustuttava todelliseen tarpeeseen Tarve täytyy osata perustella; tunnettava ongelmat ja niiden syyt Tahto muuttua on tärkeä motivaatiotekijä Edellyttää toistuvaa kommunikointia yrityksessä/organisaatiossa Kehittämisprojektin perustelu investointina ja asiakasprojektin tarpeen kartoitus haastavaa

10 Miten edetä? Tarve Tavoite Tuki Osaaminen Osallistuminen Onnistuminen Ohjaus Selvitä Missä olet? Mihin haluat, miksi ja miten? Yhteisymmärrys edellisistä Realistinen ja yksinkertainen suunnitelma Oikea osallistaminen ja organisointi Pienet askeleet, nopeat tulokset Seuranta ja palaute Merkittävät muutokset Tarkoituksenmukainen arviointi

11 Johdon tuki Johto on aidosti projektin takana, jos se on valmis satsaamaan rahaa käyttää omaa aikaansa ottaa kantaa varmistaa riittävät toimintavaltuudet tukee tiukissakin tilanteissa Ymmärryksen varmistaminen Riskien hallinta Tuen merkityksen korostaminen Tuen vahvistaminen Uskottava suunnitelm a Edistys ja siitä kertominen Kustannusten osoittaminen

12 Motivointi - onnistuminen Miten todennäköisenä pidät toiminnan (projektin) johtavan tavoiteltuun tulokseen? Kuinka paljon arvostat toiminnan tulosta (projektin tavoitteita)? * = Motivaatio osallistua projektiin Aikaisemmat kokemukset Projektisuunnitelman uskottavuus Projektipäällikön ammattitaito Nopea edistys Konkreettiset tulokset Seuranta ja palaute Henkilökohtainen hyöty Palkkiot Yhteinen uhka ENNEN TOTEUTUSTA TOTEUTUKSEN AIKANA

13 Projektin organisointi Ohjausryhmä Projektiryhmä Suunnittelu- tai kehitysryhmä Suunnittelu- tai kehitysryhmä Suunnittelu- tai kehitysryhmä Suunnittelu- tai kehitysryhmä

14 PDCA malli projektin toteutuksessa - korjaa suunnitelmaa - miten asioita tehdään ACT PLAN CHECK DO - tarkastele toimintaa suunnitelmia vastaan - toimi

15 Projektin arviointi Muutostarpeen tiedostus Johdon sitoutuminen Analysointi. Visio ja tavoitteet... Projektin suunnittelu. Roolit ja vastuut. 1 Keskinkertaisest i hoidettu Huonosti hoidettu Hyvin hoidettu Tavoitteena siirtää osaaminen organisaatioon Tavoitteiden saavuttaminen Projektinhallinnan onnistuminen Koettu tyytyväisyys Taloudellinen arviointi Tulokset Kokemukset Loppuanalyysit Jatkokehitystarpeet Tavoitteellinen ja järjestelmällinen oppiminen Hyvät lähtötiedot uusille projekteille

16 Projektinhallinnan ohjelmia: Maksullinen ohjelma: MS-Project Projektinhallinnan arvioinnin opas

17